Herramientas para el análisis de situación actual de la organización (TIC)

Kensy Pavelly Gavarrete Guerra – 20192100283.

Luis Enrique Alvarado Pineda – 20192100222.
Junio 2022.

Universidad Nacional Autónoma de Honduras.

Centro Universitario Regional de Occidente.

Departamento de Ingeniería en Sistemas.

Auditoria Informática 2000 – Ing. Concepción Pavón Umanzor
 El análisis de la situación es algo fundamental al momento de hacer una
planificación pues es la base de lo que será un plan sobre lo que se sustenta la organización,
lo primero que se hace en este tipo de análisis es seleccionar las variables a utilizar
(internas/externas) y desde ahí se desglosaran los datos y hechos de cada variable a
analizar. Todo esto se hace con un motivo y este se concentra en lograr obtener
conclusiones que nos ayuden dentro del análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Alcances).
El análisis externo nos ayuda a profundizar en variables clave como el entorno
económico, político, legal, etc. que la organización no controla, dentro de este análisis es
muy importante el tener en cuenta aprender arduamente sobre el mercado, el cliente y a la
competencia, si se tiene en cuenta todo lo planteado con anterioridad esto servirá a la
organización como ayuda contra las amenazas del mercado y a encontrar mejores
oportunidades.
Dentro del análisis interno los “pasos a seguir” parecen ser más sencillos, aquí se
analizan las variables que la organización si controla como la tecnología, portafolios de
productos, las marcas, los recursos ya sean humanos o financieros, etc. al estar la empresa
estudiándose a sí misma es más fácil comprender sus principales fortalezas y debilidades
pues ellos conocen su manera de trabajo.
Ahora si nos adentramos a las herramientas para el análisis de situación actual de la
organización orientadas a las TIC’s, dentro de las empresas existen diferentes tipos de
valores que ayudan con el manejo de ciertas áreas, pero una de las más importantes para
cualquier organización seria el capital humano y las personas que lo componen, el fomentar
el uso de las tecnologías de la información y sus múltiples herramientas colaborativas se
multiplica la eficiencia y eficacia de todos los procesos manejados en la compañía, toda
innovación usada dentro de los sistemas informáticos se deben tomar en cuenta a base de la
mejora, el optimizar los procesos de productividad, eficiencia y básicamente todo el
negocio logrando el máximo rendimiento, todo esto siempre teniendo en cuenta que el
centrar toda la inversión u optimización tecnológica en el producto final sin tener en cuenta
los factores externos pueden provocar que el resultado no sea siempre lo esperado.
Una de las herramientas que puede ayudar a la mejora de los mecanismos de trabajo
en base a la comunicación de los empleados está anclada a la optimización del software
manejado por la organización, al hacer que estos funcionen de una manera más rápida y
haciendo de estos una herramienta fácil de usar, cómoda y productiva nos ayuda al
mejoramiento de la productividad y a la erradicación de problemas en base a soluciones
más rápidas al tener una dinámica de trabajo más estable y competente. Las TIC’s no se
pueden ver si no como una mejora a la productividad de una empresa, al momento de
aplicarlas en las empresas el rendimiento se multiplica ya sea directa (reducción de tiempo,
ahorro de costos, simplificación de procesos, etc.) o de manera indirecta (motivación del
personal, mejora de la seguridad, reducción de emisiones, etc.).
No siempre la implementación de nuevas soluciones tecnológicas nos dará el
resultado esperado, en muchas ocasiones supone todo lo contrario en esto también influyen
diferentes aspectos como la complejidad de las herramientas, falta de formación
empresarial o el uso de una herramienta inadecuada para el problema propuesto. Por esto es
necesario el analizar a profundidad y anterioridad las áreas y las necesidades de las mismas
que necesitan una mejora que pueda implementarse con soluciones tecnológicas para así
conseguir la mejor herramienta aplicable en ese caso, con esto logramos que la tecnología
final no se convierta en el nuevo problema a reparar y más bien dar una solución acertada al
problema.
Podemos decir que las TIC son herramientas que nos han brindado una mejoría
notoria en cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de las empresas, desde la
implementación de programas para la redacción de documentos como el que estamos
utilizando ahora mismo, hasta los softwares utilizados para lograr que el dispositivo que
estamos usando funcione, habiendo mencionado lo anterior podemos decir que algunos de
los puntos con mayor mejoría son los siguientes:
Mejora en la eficiencia de los procesos:
Con esto nos referimos al hecho inequívoco que las TIC’s nos proporcionan una
mejor productividad en los procesos que queramos llevar a cabo dentro de la empresa, ya
sea con la automatización de tareas o proporcionando una mejor comunicación entre los
empleados, como por ejemplo con programas contables (Mónica) o programas de
comunicación (redes sociales, correo, etc.).
Más colaboración y comunicación:
Solo con el uso de las redes sociales o diferentes herramientas que puedan
implementarse dentro de una empresa para la comunicación hacen que estas puedan
mantener a todos sus empleados al día con toda la información necesaria para llevar a cabo
sus actividades de la mejor manera posible y así poder colaborar lo mejor posible dentro de
los proyectos, etc.
Control de Costes
A día de hoy lo que más se toma en cuenta para poder llevar a cabo un proyecto es
el coste de los recursos y el financiamiento del mismo, por lo que las TIC nos brindan un
recorte bastante amplio en la reducción de estos, ya sea en la cantidad de personal necesario
para poder llevar a cabo una tarea o en la automatización de un proceso para no necesitar de
recursos humanos que lleven a cabo la tarea.
Aumento de la Seguridad
Conforme pasa el tiempo la necesidad de tener seguridad sobre nuestra información
se hace cada vez más notoria, puesto que con un poco de acceso a la información de una
empresa podemos tener pérdida de clientes, fondos, etc. Por lo que es correcto tener ciertos
procesos y sistemas los cuales nos permitan tener la seguridad de que nuestra información
permanecerá segura. Es aquí donde entran las TIC’s dándonos ese factor con diferentes
implementaciones como ser un Loguin de usuarios, diferentes llaves de acceso a la
información, rastreo de fugaz etc.
Dentro de una organización existen puntos débiles y parte de la ayuda de las
tecnologías de información es brindar herramientas que nos ayuden a encapsular esos
problemas y proteger los datos sensibles de la empresa, el tener un manejo apropiado de
estas hace a la empresa capaz de evolucionar y adaptarse a los cambios con el fin de
mantenerse dentro competitividad requerida para competir con otras organizaciones, el
poder tener este tipo de información de la manera más optima posible es una base clave
para la buena producción empresarial, en este sentido las herramientas TIC’s cloud ofrecen
este tipo de posibilidades facilitando el acceso a la información desde cualquier lugar y con
cualquier tipo de dispositivo tecnológico que tengamos todo esto sin comprometer la
seguridad y reduciendo los costes de manera notable, algunas herramientas que funcionan
en este proceso son Amazon Web Services, Google Cloud, Microsoft Azure.
Hay que tener en cuenta también las organizaciones que tienen como base la
creación y gestión de proyectos, el manejo usual de este tipo de casos es por medio de
varias personas encargadas del funcionamiento de los mismos. El lograr una mejora de
productividad y aumentar la dedicación en los empleados es necesario contar con
herramientas que nos ayuden al tener espacios comunes que eviten procesos paralelos al
momento de crear proyectos y asignar miembros a cada uno, con esta cada persona
implicada en el proyecto puede hacer seguimiento del mismo, añadir tareas, registrar
tiempos, finalizar tareas, etc. logrando tener esto como una solución a medias, pero
inmediata, para este tipo de procesos existen herramientas de todo tipo que van desde los
más simples a un nivel más grande de complejidad por eso hay que estudiar bien el tipo de
solución que buscamos para así elegir la herramienta correcta, entre las herramientas más
conocidas están Basecamp, TeamWork, Asana, Evernote, GanttProject, Trello, etc.
En el pasado no podíamos decir que los software o los diferentes TIC´s que existen
a día de hoy pudieran ayudarnos con los clientes puesto que estaban orientados a la parte
administrativa y financiera pero en la actualidad se llevó a la parte del cliente, donde
podemos mostrar un catálogo de productos a través de una aplicación o una página en la
web, incluso hacer pagos en línea con nuestras tarjetas de crédito o incluso hacer pedidos
de productos fuera del país y por medio de un sistema de seguimiento (TIC) llegue a
nuestro hogar lo que deseemos, al punto de tener la gestión, inventario, producción y demás
procesos de una empresa dentro de un sistemas con el cual se nos haga más fácil el
monitoreo.