UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA MATANZA

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

CLASE VIII

1° CUATRIMESTRE

- 2020 -
 Universidad Nacional de La Matanza
Departamento de Ciencias Económicas
Procedimientos Administrativos

METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Etapas del análisis de sistema

2.- Diseño

DISEÑO DISEÑO
DIAGNÓSTICO
GLOBAL DETALLADO

 Se pone de manifiesto los problemas que

presenta el sistema actual.-
DIAGNÓSTICO
 Se plantea propuestas concretas de
cambio fundamentadas en términos
técnicos y empresarios.-

Si bien previamente hemos procedido a sistematizar la información relevada, en esta etapa

resulta de gran utilidad usar una lista de control compuesta por las peguntas:

LISTA DE CONTROL

Qué? Por qué?

Cuando? Por qué?
Donde? Por qué?
Quién? Por qué?
Cómo ? Por qué?

Qué? Saber lo que se está realizando. Por qué? Base para análisis de eficacia
Cuando? Oportunidad en que cierta acción tiene lugar Por qué? Indagar la existencia de oportunidades
mejores para su realización.
Donde? Nos presenta el lugar de realización de cierta Por qué? Investigar la posibilidad de un espacio más
acción. adecuado.-
Quién? Relaciona la persona responsable de una acción Por qué? Impulsa a pensar si es la persona adecuada.
Cómo ? Nos trae a colación el método. Por qué? Da lugar a un análisis de la posibilidad de aho-
rrar $$, reemplazar formularios, instalar equipos, etc

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Las respuestas a estas preguntas darán las bases para el diseño eficaz y eficiente y una idea
al analista si ha recogido todos los datos que necesita para tener un cuadro completo de la
situación actual. Permiten darse cuenta si uno tiene toda la información relevante y si es lo
suficientemente clara.-

En esta etapa:

Se parte de los Diagramas que representan la situación actual en donde se marcan las
operaciones y/o sectores donde se han ido identificando problemas.

En términos técnicos se pueden dividir los problemas en dos grupos:

1. los que corresponden a fallas de control interno,

2. los que se consideran fallas de procedimiento.

Ubicados todos los problemas se plantean las posibles soluciones que son
discutidas y elaboradas por el equipo de análisis.
Una vez chequeadas con personas claves de la organización, se elabora el Informe de
Diagnóstico.-
Antes de presentar un informe de diagnóstico, las conclusiones deben ser testeadas con el personal o parte de él
(jefes x ejemplo) con el objeto de verificar la corrección de las conclusiones, no dar lugar a comentarios y recibir
críticas de los propios interesados, y crear una actitud favorable de parte del personal de línea.-

INFORME DE DIAGNÓSTICO

- se incluyen los Diagramas de situación actual.

- se marcan en ellos los problemas, y se codifican.

Para cada CÓDIGO a) Falla detectada definida a nivel técnico.

habrá un CAPÍTULO b) Falla examinada con criterio empresario. (*)
que detallará: c) Propuesta de cambio que solucione la falla técnica
d) Ventaja fundamentada del cambio propuesto en términos
del empresario.-

a) Falla técnica.- b) Trascendencia empresaria.- c) Propuesta de cambio.- d) Fundamentación.-

(*) criterio empresario: se entiende que los sistemas deben cubrir pautas de:
 Control,
 Información Todo cambio será examinado en términos
 Necesidades operativas y legales de producir una mejora sensible.-
 Economicidad.-

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INFORME DE DIAGNÓSTICO:

 Se somete a análisis y aprobación por niveles directivos y gerenciales:

El analista efectúa la entrega del informe en una reunión explicativa – a través de Diagramas
de Proceso de la situación actual- explicando objetivos, limitaciones, facilitando la lectura del
informe y poniendo énfasis en los puntos más relevantes.-

 Luego se realizarán reuniones complementarias:

Se escucharán sugerencias y observaciones que merecen las propuestas realizadas. Resulta
fundamental para el éxito del sistema.-

 Reunidas y tabuladas las críticas, se da forma final a los cambios a introducir

en el sistema. Luego se pasa a la etapa de diseño global.-

DISEÑO GLOBAL

EN ESTA ETAPA: Se formula el proyecto del sistema incorporando los cambios aceptados
(analizados y aceptados con el Informe de Diagnóstico)

Se realiza con los Diagramas de Proceso planificando

DISEÑO GLOBAL globalmente el sistema.
(sin omitir ninguna secuencia de proceso y planteando un
cuadro consistente y completo)

Antes de formular los diagramas propuestos, se debe definir los siguientes temas:

(c) ENTRADA (d)(e) PROCESO (a) SALIDA

(b) ARCHIVO

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Qué elementos debe producir el sistema

(a) SALIDAS: Necesidades de info. Cuando (oportunidad en que se requieren)
Qué datos deben contener (esos elemen.)
Producción Obtención
del de la
hecho información

Período dentro del cual

Máximo período los resultados son válidos
de desfasaje:

(b) ARCHIVOS: Enumeración de archivos y registros con datos

ordenadamente dispuestos, para ser producidos luego como salida (información).

(c) ENTRADAS: Determinar las fuentes que proveerán los datos para
mantener actualizados archivos y registros, y que producirán salidas (información).-

(d) EQUIPO: Elección de equipo de procesamiento de datos que con sus

características condicionará toda la estructura sectorial y el flujo administrativo.-

(e) PROCESO: Explicación completa y analítica de los procesos a los que

se someten los datos para producir salidas por combinación de entradas y archivos;
Y correlación en sucesivos ciclos de procesamiento que se san en el tiempo.

ESTOS ELEMENTOS son precisados y detallados en la etapa de DISEÑO GLOBAL

a través de una descripción analítica de los datos que deben contener. –

entradas - formularios
Las salidas toman forma definitiva en -listados en la etapa de
archivos -pantallas de DISEÑO DETALLADO
computación

DISEÑO DETALLADO

EN ESTA ETAPA: Se producen los elementos que servirán para implementar el nuevo
sistema.

a) Redacción de Manuales de Procedimiento.-

b) Redacción de Manuales de organización.-

EL DISEÑO recopilando funciones y tareas por sector.-
DETALLADO
INVOLUCRA c) Diseño de formularios definitivos.-

d) Diseño de registros .-

e) Identificación de archivos.-

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La Etapa de Diseño Detallado concluye cuando:

 Manuales de Procedimiento y de Organización se terminan (normas ,

formularios, registros y archivos.-)

 Cuando formalmente se ponen a disposición en la etapa de

Implementación.-

HERRAMIENTAS de DISEÑO

DIAGRAMAS de PROCESO (Cursogramas)

 Modelo esquemático que representa a una determinada porción del sistema

administrativo total (circuito).-
 No se concentra en un sector (o lugar) discurre (pasa) por todos aquellos
lugares o sectores donde la info. se ramifica.-
 Se fijan los límites en función de la conveniencia del analista.-

En el gráfico se muestran perfectamente identificados:

 Sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o

receptores de info.-
 Límites fijados: basados en la conveniencia de interrelación. No
parcializar el análisis a un sector o sectores en particular.
 Los procesos a que son sometidos los datos: clasificación y cálculo,
operaciones de captación, transmisión, control y conservación de
datos.
 Soportes físicos donde la info queda materializada.-
 Breve descripción acerca de la naturaleza de los procesos
gráficamente representados.

LIMITACIONES de los DIAGRAMAS de PROCESOS:

1. Prescinden de considerar el factor tiempo. Vemos por donde pasa la

información y que hace cada uno de los sectores pero no adquirimos el conocimiento
de:
 Cuánto tiempo demora en efectuarlo.
 Cuál es la rutina horaria de transferencia de datos.
 Cuál es el tiempo total que demora un trabajo desde su comienzo hasta su
conclusión.

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2. No aparece la cantidad de veces que se repite la operación rutinaria.

 No aparece lo que se conoce como “carga de trabajo”; o sea, si el proceso se
cumple una, cinco o quinientas operaciones en un lapso de tiempo determinado.

3. Se individualizan a sectores y personas, pero no establecen

relaciones de jerarquía entre ellos:
 No muestran la visión de la dotación de personal.
 No muestran la interrelación jerárquica, funciones y carga de trabajo de c/
componente de la organización.-

4. Muestran solamente un panorama global de la totalidad del sistema

administrativo.
 De los símbolos y descripciones someras que se utilizan, no se podrá pretender
instruir al personal.

Los diagramas de proceso son útiles por lo que efectivamente muestran. Se

constituyen en la columna vertebral, pues es la representación integral más
completa del sistema.-

¿Con qué otras herramientas o técnicas de uso alternativo cuenta el analista

cuando debe analizar problemas no incluidos en esa representación?

 CRONOGRAMA: Indica tiempos de proceso de cada sector y los horarios de

transferencia de información, para contemplar la variable tiempo.

 DIAGRAMA de CARGA de TRABAJO SECTORIAL: Muestra la cantidad de

operaciones involucradas y el factor de ocupación por unidad de organización,
sector o persona.

 ORGANIGRAMA: Es la herramienta apta para presentar la ubicación de las

personas, deptos. u otras denominaciones que reciban los sectores.-

 DIAGRAMAS de SISTEMAS y DIAGRAMAS de LÓGICA: Definición de manejo de

archivos y detalle lógico preciso de descripción de procesos.-

 MANUAL de PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de normas que explican el

desarrollo de los procesos administrativos. Ellos están dirigidos a las personas que
deberán ejecutar las tareas tal como se han programado en el Diagrama de Proceso
propuesto.-

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FUNCION de los DIAGRAMAS de PROCESO

C
U
R
 Son herramientas al servicio del analista. Constituyen un medio y no
S un fin en sí mismos.-
O
G  Como medio sirven al logro de determinados fines; una vez logrados
R los mismos, carecen de relevancia.
A
M
A  Se utilizan para representar sistemas y pretenden localizar problemas,
S subsanarlos y lograr su funcionamiento más eficiente.-

 Seguir con sencillez el flujo de proceso, mostrando

simplemente por falta de continuidad las omisiones, o por
El diagrama superposición, las reiteraciones.-
permite
 Advertir la utilización que se hace de cada soporte o archivo,
la existencia de operaciones o controles duplicados, o
inexistentes, y la longitud de la cadena de transferencias de
información.-

TIPOS de DIAGRAMAS

1.- Respecto a los sistemas que representan, los diagramas pueden ser:
 A.- ACTUALES
 B.- PROPUESTOS

2.- Según a que detalles que se incluyen en los mismos es posible distinguir:
 A.- CURSOGRAMAS
 B.- DIAGRAMAS DE ENCADENAMIENTO SECTORIAL.

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1.A.- Diagramas Actuales: un diagrama representa un sistema actual cuando:

 Recoge una realidad y la esquematiza en un modelo
 Aporta seguridad de que no se han omitido elementos fundamentales de la realidad
 Permite poner de manifiesto fallas mediante recuadros debidamente referenciados
(codificados).

1.B.- Diagramas Propuestos:

 Plantean una idealidad, o sea, sirven de elemento ordenador para que el analista
construya un sistema y lo pueda hacer siguiendo un orden lógico.-
 Son elementos de exposición y guía para el equipo de analistas, en la tarea de
normalización e implementación del sistema futuro.

2.A.- Cursograma:
 Es mucho más rico en elementos a representar y en detalles ampliatorios.
 En él se muestran: sectores, procesos, soportes de información involucrados y un
detalle suficientemente amplio de los procesos.-
 Es recomendable su uso en los casos en que el sistema deba sufrir modificaciones que
no alteren la estructura general del mismo (sistema).-

2.B.- Diagrama de Encadenamiento Sectorial:

 Es una versión simplificada del cursograma: muestra únicamente los sectores y
procesos con breves comentarios.-
 Ni los soportes de información (aunque a veces sí), ni el detalle analítico de
operaciones, controles y archivos aparecen en él.
 Son utilizados cuando en el diagnóstico se ha establecido como factible la
modificación total de la estructura del sistema (cambios en la tecnología de
procesamiento de datos.).-Como el cambio es total, no es necesario seguir paso a paso
el sistema actual, criticando y proponiendo cambios de detalle.-
 Con este diagrama se cuenta con la información básica del sistema actual como para
dibujar el cursograma propuesto.-