DUNIA ECHAARA, FRAN HIDALGO, MAYRA GOMEZ, SMAHAN MIRI, ANA AGUILAR

TEMA 3: PLANIFICACIÓN
INTRODUCCIÓN

Aun cuando pudiera pensarse que la planificación es fundamentalmente una

elección o un intento de pronosticar el futuro, comprende bastante más. De
alguna manera, pretende dominar el futuro desconocido y conocer por
adelantado, qué se desea hacer, cómo puede alcanzarse el propósito
establecido, cuándo van a ejecutarse cada una de las acciones previstas, quién
va a desempeñarlas, qué recursos se utilizarán para su logro y cómo van
a evaluarse los resultados conseguidos. Es un proceso intelectual, previo a la
realización de acción que se planifica, que utiliza la previsión para fijar los
objetivos. Steiner (1979) la define como “el proceso que determina los
grandes objetivos de una organización y las políticas y estrategias que
gobernarán la adquisición, uso y disposición de recursos para conseguir
tales objetivos.”

La planificación se puede considerar como el instrumento fundamental de la

dirección empresarial, al abordar y responder a cuestiones tales como: la
filosofía, el propósito, la línea de actuación y los objetivos a conseguir; las
políticas de investigación y desarrollo, de tecnología o de producción; los
productos a elaborar o los mercados en los que se estará presente; la forma de
competir o los canales de distribución; los recursos y cuantas cuestiones sean
relevantes para la empresa

3.1 OBJETO DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

La planificación de recursos humanos es un proceso que identifica las

necesidades actuales y futuras de recursos humanos para que la empresa pueda
lograr la consecución de sus objetivos. Una vez comenzada la planificación se
deberán establecer los objetivos a conseguir, las acciones que se deban llevar a
cabo, los resultados que se esperan obtener y la forma de evaluarlo (todo ello
teniendo en cuenta los problemas o contra tiempos que puedan presentarse).

Dependiendo del área de actividad que la planificación abarque, se puede

diferenciar entre planificación global (la cual afecta al conjunto de la empresa) y
planes de producción, financieros, de inversión, de recursos humanos, etc. Estos
planes tienen un carácter parcial y se realizan para lograr los objetivos por lo que
deben de estar dentro del plan global.
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Con respecto a los objetivos y estrategias empresariales, observamos que solo

pueden alcanzarse y desarrollarse cuando la organización dispone de personas
con las cualidades adecuadas para realizar estas actividades, por lo que la
planificación de recursos humanos es un instrumento necesario para poder llevar
a cabo la planificación empresarial

Ahora bien, el conjunto de decisiones empresarias que son tomadas mediante

la planificación de recursos humanos permitirán a la empresa desempeñar las
tareas requeridas; estas decisiones determinarán:

1. La planificación de plantillas

2. La planificación de necesidades del personal

3. La planificación de reclutamiento y selección

4. La planificación de la formación

5. El plan de carreras profesionales

6. El plan de gastos de personal.

La planificación de recursos humanos tiene una doble vertiente: cuantitativa y

cualitativa, puesto que con ella se trata de predecir no sólo la cantidad de
individuos necesarios, sino que, además, esta cifra debe complementarse con el
perfil de los individuos precisos. Los cambios en las necesidades cualitativas y
cuantitativas de personal tienen su origen en una serie de variables internas
(decisiones internas y cambios en la fuerza de trabajo como pueden ser las
jubilaciones) y externas (la situación económica, cambios sociales, competencia,
etc.)

Por tanto, podemos establecer los siguientes objetivos (MELLO,2002):

1. Prevenir el déficit y superávit de personal. Con la PRH la empresa se asegura

un número suficiente de personas para conseguir las metas deseadas.

2. Asegurar que la organización cuenta con los empleados correctos, con las
habilidades adecuadas, en los lugares oportunos y en el momento preciso. Las
empresas deben anticipar el tipo de empleados que van a necesitar en términos
de habilidades y características personales para llevar a cabo el reclutamiento
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en el momento adecuado para poder ser contratados y formados cuando la

organización lo necesite.

3. Asegurar que la organización se adapta a los cambios en el entorno. El

proceso de PRH requiere que los que toman las decisiones consideren una
variedad de escenarios teniendo en cuenta los numerosos ámbitos del entorno.

4. Dotar de sentido y coherencia a todos los sistemas y actividades de recursos

humanos. La PRH da sentido al resto de funciones de recursos humanos y
asegura que la organización tenga una visión mucho más sistemática de las
actividades de dirección, a través

del entendimiento de la interrelación que tienen los sistemas de recursos

humanos con el resto de los sistemas organizativos.

5. Unificar las perspectivas de los directivos de línea y staff. Aunque la PRH es

normalmente iniciada y dirigida por personal de recursos humanos, requiere del
apoyo y la cooperación de los directivos de la organización.

3.2. TIPOS DE PLANIFICACIÓN

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stoner, los

gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica y
la planificación operativa. La planificación estratégica está diseñada para
satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación
operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el
quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están
vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que
justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de
los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de
detalle.

La planificación estratégica (proactiva) es planificación a largo plazo que enfoca

a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación
estratégica se encuentran los siguientes conceptos:

a) estrategia

b) administración estratégica,

c) cómo formular una estrategia.

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Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas

estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para
alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la
organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado
final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil
debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una

organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con
dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración
estratégica consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de
la estrategia; b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados de
la estrategia y d) evaluación de la estrategia.

Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en responder cuatro

preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el propósito
y los objetivos de la organización?, ¿A dónde se dirige actualmente la
organización?, ¿En qué tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué puede
hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales en el
futuro?

La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan

de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que
las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga
éxito a corto plazo.

Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo,
c) de largo plazo.

Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.

Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos

de cinco.

Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años" (W.
Jiménez C., 1982).

3.3 EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

 ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

El proceso de planificación de recursos humanos consta de cinco fases

(Barranco, 1993):
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1. Fase de análisis de la situación laboral actual.

La planificación de RRHH comienza por un análisis de la empresa y de su

entorno.

En relación al entorno, se hace un análisis general, a nivel económico, social,

tecnológico, legal… y un análisis específico, de la competencia, clientes, etc. En
cuanto al análisis de la empresa a nivel interno, se trata de obtener información
general sobre su estructura organizativa, composición de la fuerza de trabajo,
políticas y estrategias, etc. Para ello se analizarán documentos como el
organigrama de la empresa, el inventario de puestos de trabajo, la descripción
de puestos, profesiogramas, ratios sobre la plantilla (absentismo, rotación,
antigüedad, etc.).

2. Fase de previsión

Se intenta pronosticar cómo será la empresa en el futuro, los cambios

organizativos que se producirán en ella, etc. La futura situación de la empresa
afectará a las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal, de modo que
en esta fase se tratarán de prever tales necesidades:

2.1 Previsión de las necesidades cualitativas.

Hacen referencia al conjunto de conocimientos, capacidades, habilidades

y actitudes que deberían tener los trabajadores de la empresa en el futuro.

Tales necesidades se plasman en el perfil de trabajadores que serán

precisos donde se detalla la formación básica, la formación técnica
específica, madurez específica, etc.

Ésta previsión cualitativa del personal se realiza comparando la demanda

con la oferta cualitativa del personal cuyo contraste determinará las
necesidades cualitativas netas para las que se deberán diseñar
determinadas acciones que permitan a la empresa cubrirlas.

- Demanda cualitativa de personal o necesidades cualitativas brutas. Las

necesidades cualitativas de personal se centran en el perfil de exigencias
del puesto de trabajo. Este perfil determina el conjunto de capacidades y
habilidades físicas, mentales y de personalidad que deberán tener las
personas que ocupen dicho puesto.
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La información necesaria para establecer el perfil de exigencias de los

puestos de trabajo que hay en una organización se obtiene mediante el
análisis y descripción de puestos de trabajo y su previsible evolución.

- Oferta cualitativa de personal. Hace referencia al conjunto de

conocimientos capacidades, habilidades y actitudes de los recursos
humanos de los que dispondrá la organización en el futuro.

El potencial cualitativo de personal lo determinan las cualificaciones y

capacidades actuales de los operarios y su evolución previsible,
determinándose mediante la información obtenida con las evaluaciones
periódicas al personal. Una herramienta muy útil para determinar el
potencial cualitativo del personal son los inventarios de habilidades.
Dichos inventarios reúnen información sobre los trabajadores como datos
personales, cualificación, capacidades, preferencias, y más factores que
ayudan a evaluar con rapidez y precisión las capacidades disponibles por
la organización y su potencial, siendo realmente útil para diseñar planes
de formación, promoción y movilidad interna, reclutamiento y selección,
entre otros.

- Necesidades cualitativas netas de recursos humanos. Tras comparar la

demanda con la oferta, se obtienen las necesidades cualitativas netas, es
decir, las carencias futuras de la organización en conocimientos,
capacidades y habilidades de los trabajadores. Para reemplazar estas
deficiencias se diseñan los planes de acción necesarios.

2.2 . Previsión de las necesidades cuantitativas de los recursos

humanos. Hace referencia al número de personas que la organización
necesitará para hacer frente al volumen de actividad previsto. Dicha
previsión se calcula del mismo modo que la anterior.

-Demanda cuantitativa de personal o necesidades cuantitativas brutas. La

previsión de estas necesidades parte de la previsión del volumen de
actividad prevista para la organización, basándose en diferentes métodos
para calcularlas, dependiendo del tipo de puesto de trabajo.
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No obstante, podemos destacar que existen ciertas categorías de

personal difíciles de estimar cuantitativamente, como es el caso de los
directivos, ya que a medida que aumenta la facultad dispositiva de su
trabajo, más inciertas, variables, dinámicas y menos estructuradas son
sus tareas, resulta más difícil y subjetivo realizar previsiones sobre estos
trabajos.

-Oferta cuantitativa de personal. Se refiere a la cantidad de trabajadores

que estarán a disposición de la empresa en el futuro. Su objetivo es
analizar la plantilla actual con el objetivo de prever posibles jubilaciones,
abandonos, accidentes laborales o bajas de personal.

-Necesidades cuantitativas netas de recursos humanos. Se trata del

número de trabajadores que la empresa necesitará adquirir en el futuro o
del que necesitará despedir para hacer frente a la actividad prevista.

Al determinar el número y el tipo de empleados que serían

necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores
de reclutamiento, selección, capacitación y otros más.

3. Fase de programación, es decir, estudio de los desajustes existentes entre

oferta y demanda personal. Qué se desea hacer, cómo y cuándo hacerlo, quién
será el encargado y qué recursos van a ser necesarios para su puesta en
marcha.

- Demanda mayor que la oferta, significa que la empresa necesitará aumentar

su plantilla o conocimientos, ante esta situación, entre las medidas a tomar en
relación a los trabajadores disponibles se encuentra la planificación de la
formación y planes de sucesión que les permitan ocupar puestos vacantes
mediante su ascenso, mientras que para obtener nuevos trabajadores habrá que
planificar el reclutamiento externo, contratar personal temporal, aumentar el
número de horas extras.
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- Demanda menor que la oferta, significa que la empresa dispondrá en el futuro

de más trabajadores de los que necesitará, en estos casos las empresas
tomarán medidas como recortes salariales, eliminación de puestos mediante
jubilaciones anticipadas, despidos (en ocasiones la empresa no tiene más
remedio que despedir a parte de su plantilla, lo cual suele afectar a los
trabajadores con menos antigüedad o a los que tienen contratos temporales),
etc.

- Demanda igual que la oferta, la empresa dispondrá en el futuro de los

trabajadores necesarios para hacer frente a la actividad pronosticada; en estos
casos, las decisiones se tomarán para prevenir posibles abandonos o despidos,
bajas temporales, etc. Sólo habrá que considerar como sustituciones de cese o
transferencias internas y reajustes.

4. Fase de ejecución o realización.

Esta es la fase en la que se ponen en marcha las acciones que han sido
programadas en la fase anterior para satisfacer las necesidades cualitativas y
cuantitativas del personal, para que estas medidas tengan éxito se necesita la
implicación de todos los miembros de la organización.

5. Fase de control

En esta fase se realiza un seguimiento sobre las acciones diseñadas que se han
puesto en práctica, así se consigue percibir y analizar las desviaciones que se
produzcan, de modo que proporcione una retroalimentación sobre la
planificación realizada que permita mejorar posteriores planes.