CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Contextualización del Problema

Se puede mencionar que a nivel nacional del territorio Venezolano,

existen cientos de empresas de seguridad. Básicamente este tipo de
empresa desarrolla funciones de seguridad Interna y externa, pública o
privada. Las cuales están al servicio de los diferentes ámbitos en el entorno
social, como escuelas, locales, hospitales, conjuntos residenciales,
urbanizaciones, entidades públicas, entre otras. Sin embargo a pesar de su
control y calidad en la actividades o funciones de las diversas operaciones
que cumplen, se puede considerar que estás sufren o presentan problemas
en al área de gestión y control administrativo. En consideración, (Valda,
2010) interpreta el control como “La función que permite la supervisión y
comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados
originalmente”.
En la actualidad, con el avance de la tecnología, existen empresas que
han dejado de presentar un servicio de vigilancia privada por uno más
avanzado de seguridad y vigilancia electrónica, por medio de control y
monitoreo de consolas con programas coordinados y capacitados para el
desarrollo de sus actividades, evitando el riesgo humano de quienes
presentan un servicio físico.
 Se debe señalar que en el estado Táchira, se encuentra una de estas
empresas de vigilancia tecnológica avanzada llamada “Seguridad Águila 24 I
C.A.” ubicada en el sector de Barrio Obrero, Edificio Suquisa (local parte
baja).
Considerando las diferentes áreas o departamentos que maneja la
organización en su administración y desarrollo de las actividades, cabe
mencionar que la empresa fue fundada hace aproximadamente 25 años en
sociedad, prestando servicio tanto de monitoreo electrónico como vigilancia
privada, pero al pasar el tiempo surgió un cambio en su control y gestión
interna en la relación laboral de ambas partes asociadas. De esta manera,
hace unos 3 años, la empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.” continúa sus
servicios de manera independiente, siendo pioneros en el área de monitoreo
y servicio técnico, realizando sus operaciones de la mano a asesores
indirectos en cuestión de vigilancia privada y Sistema de Posicionamiento
Global (Global Positioning System) G.P.S.
Además de esto, la empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.” se ha obligado
a reiniciar sus métodos y estrategias administrativas, desarrollando desde
reseña histórica, objetivos corporativos, gestión y hasta planificación del
control interno (de manera general) en cada una de las áreas o
departamentos definidos dentro de la misma para el cumplimiento de sus
funciones. Dentro de las áreas manejadas, se encontran:
˗ Gerencia (Director Principal).
˗ Operaciones (Técnicos, Consola, Operadores, Supervisores).
˗ Administración (Contabilidad, R.R.H.H., Pagos y Compras,
Facturación).
Es por ello y pese a su reestructuración, que existe una reducción de
especialistas que ejecutan las labores diarias para el funcionamiento de sus
operaciones, sobre todo en el área administrativa, donde actualmente se
presenta una situación irregular más sin embargo es común en las
organizaciones de la nación en general, donde una empleada desempeña un
cargo en R.R.H.H. y al mismo tiempo en Pagos y Compras.
“Seguridad Águila 24 I C.A.” cuenta actualmente con 24 empleados
aproximadamente, distribuidos en la siguiente población: Gerencia uno (1),
Contabilidad (1), Descarga (1), Pagos y Compras / R.R.H.H. (1), Facturación
dos (2), Técnicos tres (3), Cobradores cuatro (4), Operadores cuatro (4),
Supervisores cinco (5). En su estructuración continúan prestando un servicio
de igual y mejor calidad desde su fundación con sistemas y equipos técnicos
avanzados, procediendo en el desarrollo de sus actividades de la siguiente
manera:
˗ Inspección de las instalaciones a proteger para detectar las áreas
vulnerables y requerimientos específicos
˗ Diseño de los sistemas de seguridad
˗ Venta de los Equipos y Materiales a utilizar
˗ Instalación de los dispositivos que conforman los sistemas
˗ Recepción y monitoreo de las señales de emergencia detectada por
los sistemas
˗ Aviso de las señales de emergencia recibidas en el centro de
monitoreo vía telefónica y por mensajería de texto
˗ Inspección en el sitio de la emergencia por personal altamente
capacitado para verificar la situación presentada
˗ Las señales emitidas determinan:
 Atraco
 Incendio
 Robo
 Aperturas y Cierre
 Es por tal motivo que este tipo de procedimiento, es posible gracias a la
relación de asociados que tiene con una empresa indirecta llamada Electro
Shock quien es la que presta el sistema electrónico y sistemático de
vigilancia; es decir, el usuario hace la compra del equipo electrónico a dicha
empresa asociada para la instalación física de vigilancia privada, mientras
que “Seguridad Águila 24 I C.A.” ofrece el sistema de monitoreo con personal
altamente capacitado para ejecutar dicha labor, mediante un sistema técnico
que determina de manera completa la situación de seguridad del área
monitoreada.
Ahora bien se debe resaltar que la empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.”
desarrolla sus actividades laborales de manera eficiente, siempre tomando
en cuenta que un margen para cualquier dificultad en el área de facturación y
cobranza, que es una función relacionada que conjuntamente influye en las
cuentas por cobrar de la organización. En consecuencia y por lo
anteriormente señalado, sucede que desde su reestructuración, presenta
carencia en documentación física en cuanto a manuales de procedimientos y
políticas de la empresa se refiere, es allí donde persiste el problema y es
necesario optimizar el desarrollo de las funciones. Por su parte, (Seguel,
2008) considera que optimizar “es encontrar el mínimo o el máximo de una
función respecto a ciertas restricciones. Sin duda, alcanzar el mínimo o
máximo es obtener la “mejor” solución entre otras soluciones factibles.”
Se debe señalar que, existen problemas en cuanto al personal de
cobranza y la distribución de la facturación que la organización les traspasa
para el cumplimiento de su función. Se presenta que en la modalidad de
pago (efectivo) al igual se involucra la fuga de efectivo (por el método de
cobranza que trabaja la organización). Dicho método de cobranza, se efectúa
de esa manera ante la declaración de impuestos (Impuesto Sobre La Renta
I.S.L.R. e Impuesto al Valor Agregado I.V.A.) la empresa también obtiene la
desventaja de no poder monitorear los movimientos en cuanto a rutas, visitas
y entregas del material de facturación.
Al respecto se puede exponer que los siguientes elementos presentan
dificultad y atrasos en las cuentas por cobrar:
˗ Estrategias de Cobranza y Facturación
˗ Proceso de Demora y Volumen de Facturación
˗ Tiempo
˗ Distribución de las rutas
˗ Cliente Moroso (falta de principios y sentido de responsabilidad)

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Diseñar controles administrativos para optimizar el proceso de facturación

y cobranzas en la empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.” ubicada en el
municipio San Cristóbal, estado Táchira.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual en el área de facturación y cobranzas de

la empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.”
Describir los factores que perjudican el desarrollo corporativo de la
empresa “Seguridad Águila 24 I C.A.”
 Establecer los componentes necesarios para el diseño de controles
administrativos en el área de facturación y cobranza de la empresa
“Seguridad Águila 24 I C.A.”

Justificación de la investigación

De acuerdo a los factores determinados, se considera que perjudican el

desarrollo corporativo de la empresa y la liquidez con la que esta pueda
contar para cumplir con sus compromisos de pago. Debido a esto “Seguridad
Águila 24 I C.A.” debe enfocar su atención en la cartera de clientes y cuentas
por cobrar para obtener un optima gestión en la salud financiera de la
organización. Para esto (Castro, 2014) interpreta:

Las cuentas por cobrar representan el crédito que la empresa

otorga a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso
ordinario de las operaciones de un negocio al entregárseles un
producto o servicio derivado de una venta.

De modo que, estas son utilizadas con el fin de maximizar el número de

clientes, conservar y mejorar la relación con los mismos. Los créditos dan
origen a las cuentas por cobrar las cuales deben ir orientadas con un periodo
promedio de cobranza, el cual es una serie de acuerdos financieros en
cuanto al número de días determinado para efectuar el pago y a su vez, de la
antigüedad de cuentas por cobrar, el cual es un proceso de análisis de los
débitos que integran los saldos a cargo de clientes, tomando como base la
fecha de factura o de vencimiento.
Por otra parte, la empresa debe establecer normativas en los manuales
de sistemas y procedimientos para evitar retrasos, corregir errores y mejorar
el rendimiento en la ejecución de las actividades. En cuanto a políticas
corporativas, debe establecer de crédito que representan las pautas que
regirán las condiciones sobre el cual se otorga el crédito a los clientes y
lograr puntual cumplimiento de las obligaciones contraídas. De
administración, que conlleva a un adecuado manejo de los créditos para
garantizar la transformación de esas cuentas por cobrar en efectivo. Y de
cobranza, para regir los procedimientos de cobro cuando estas han llegado a
su vencimiento.