informeSeguimientoMapasRiesgosJunio2018 Junio2019.

INFORME DE SEGUIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
JUNIO 2018 - JUNIO 2019
CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

2. Metodología UIS Consolidado
6. Informe general
4. Riesgos
3.3 5. Aspectos
3.4 Indicadores UIS vs Guía
Comparativo por Mejorar
DAFP
CONTENIDO
1 Objetivo
2 Metodología
3 Desarrollo
3.1 Procesos de la Universidad
3.2 Consolidado Seguimiento acciones Mapas de riesgos
3.3 Comparativo ejecución de acciones (jul 2017 - jun 2018) vs (jul 2018 - jun 2019)
3.4 Indicadores asociados a riesgos
4 Administración de riesgos UIS vs Guía de administración de riesgos DAFP
5 Aspectos por mejorar en la administración de riesgos
6 Informe general

6. Informe
general
4. Riesgos UIS 5. Aspectos
3.3 Comparativo 3.4 Indicadores
vs Guía DAFP por Mejorar
OBJETIVO
Realizar seguimiento a la gestión de riesgos por proceso de la Universidad, con la finalidad de verificar si los controles y las acciones se están
cumpliendo y contribuyen a que no se materialicen los riesgos.
METODOLOGÍA
a) Estado actual: Revisar el estado actual de los Mapas de Riesgos de Gestión con el fin de validar que procesos requieren: seguimiento o
seguimiento más actualización.
b) Comunicaciones: Enviar comunicaciones (física o digital) a los líderes de proceso solicitando las evidencias de la ejecución de las actividades y
actualización del Mapa de Riesgos, si es necesario.
c) Seguimiento: Revisar las evidencias del cumplimiento de los controles, las acciones y la posible materialización de los riesgos.
d) Nivel de cumplimiento: Evaluar en qué nivel de cumplimiento se encuentra la gestión de riesgos en la Universidad con base en los resultados
de la vigencia revisada.
e) Actualización: Revisar las propuestas de actualización de los Mapas de Riesgos y realimentar a los responsables en caso de que se presenten
observaciones.
f) Publicación: Gestionar la Publicación de los Mapas de Riesgos actualizados y del informe de seguimiento.
Los siguientes rangos corresponden a las posibles sugerencias por hacer según los resultados de la ejecución de las acciones.
SUGERENCIAS SEGÚN RESULTADOS DE LAS

RANGOS
ACCIONES
1 0% - 19%
Sugerir a los procesos reevaluar las acciones
y actualizar los Mapa de Riesgos.
2 20% - 39%
Sugerir a los procesos reevaluar las acciones

3 40% - 59% o solicitar ampliación en el plazo de
finalización de las acciones.
Sugerir a los proceso solicitar ampliación en

4 60% - 79%
el plazo de finalización de las acciones.
Sugerir al proceso terminar las acciones y

5 80% - 100%
dar cierre a las ya ejecutadas.
*Rangos establecidos por el profesional de seguimiento UIS

6. Informe
general
3.1 PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD
Para la validación del estado de los Administración de Riesgos, se tomó como base el modelo de operación por procesos de la Universidad
del año 2018, el cual cuenta con 23 procesos.
Adicionalmente se realiza el seguimiento a los mapas de riesgos de los subprocesos Consultorio Jurídico e Instituto de lenguas.

6. Informe
general
CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS

Cumplimiento de Porcentaje
controles Cantidad de Con ejecución promedio de Observaciones
# PROCESO n° de riesgos Con ejecución total Sin ejecución
acciones parcial ejecución de las Control Interno y Evaluación de Gestión
SI NO acciones
1 DI Dirección Institucional X 4 7 7 0 0 100.00%

2 PI Planeación Institucional X 3 3 3 0 0 100.00%
3 SE Seguimiento Institucional X 6 9 8 1 0 94.44%
Se sugiere incorporar en la actualización del mapa de riesgos del proceso, las
4 CA Gestión de la Calidad Académica X 3 4 2 2 0 74.42% acciones que tienen una ejecución parcial, con el fin de realizar el cierre eficaz de las
mismas.
5 FO Formación X 3 7 5 2 0 95.21%
6 IN Investigación X 5 10 10 0 0 100.00%
7 EX Extensión X 2 2 2 0 0 100.00%
7.1 CJ Consultorio Jurídico X 5 7 7 0 0 100.00%
7.2 IL Instituto de Lenguas X 2 32 31 1 0 97.50%
8 AR Admisiones y Registro Académico X 2 2 2 0 0 100.00%
9 CO Contratación X 3 5 3 2 0 96.00%
10 JU Jurídico X 3 3 3 0 0 100.00%
* Analizar la acción que no fue ejecutada para validar si se debe: formular
11 RE Relaciones Exteriores X 8 25 19 5 1 92.00% nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que
contribuya a la no materialización del riesgo.
12 BI Biblioteca X 2 10 10 0 0 100.00%
13 FI Financiero X 5 7 7 0 0 100.00%
* Para el porcentaje promedio de ejecución de las acciones no se tuvo en cuenta la
acción que no se ejecutó.
14 PU Publicaciones X 3 5 2 3 0 65.00% * Analizar la acción que no fue ejecutada para validar si se debe: formular
nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que
* Para el porcentaje promedio de ejecución de las acciones no se tuvo en cuenta la

acción que no se ejecutó.
* Analizar la acción que no fue ejecutada para validar si se debe: formular
nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que
15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones X 2 3 0 2 1 70.00%
* Se sugiere incorporar en la actualización del mapa de riesgos del proceso, las
acciones que tienen una ejecución parcial, con el fin de realizar el cierre eficaz de las
mismas.
16 BE Bienestar Estudiantil X 14 36 31 5 0 95.08%

17 CU Gestión Cultural X 3 9 9 0 0 99.67%
18 RF Recursos Físicos X 6 24 12 12 0 86.61%
* Analizar las acciones que no fueron ejecutadas para validar si se deben: formular
19 TH Talento Humano X 4 12 4 6 2 90.00% nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que
20 CI Comunicación Institucional X 3 16 15 1 0 96.25%

21 GD Gestión Documental X 4 12 7 5 0 80.00%
22 RT Recursos Tecnológicos X 2 16 7 9 2 84.38%
* Analizar las acciones que no fueron ejecutadas para validar si se deben: formular
23 UD UISALUD X 11 34 16 16 2 85.54% nuevamente, eliminar, modificar su alcance o incorporar una nueva acción que
TOTAL jun 2018- Jun 2019 108 300 222 72 8 92.08%
TOTAL jun 2017- Jun 2018 110 268 207 53 8 92.00%
CONTENIDO 1. Objetivo 3.2

3.1 Procesos UIS
3.1 Procesos 2. Metodología Consolidado
CONTENIDO
UIS 6. Informe
general
3.3 4. Riesgos UIS vs 5. Aspectos
4. Estado
3.3 de 3.4 Indicadores
Comparativo Guía DAFP por Mejorar
Comparativo
madurez
CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS

% Promedio de ejecución % Promedio de ejecución
Observaciones
# Proceso acciones acciones
Control Interno y Evaluación de Gestión
Jun 2017- Jun 2018 Jun 2018- Jun 2019
1 DI Dirección Institucional 100% 100%
2 PI Planeación Institucional 100% 100%
3 SE Seguimiento Institucional 94% 94%
4 CA Gestión de la Calidad Académica 82% 74%
5 FO Formación 99% 95%
6 IN Investigación 95% 100%
7 EX Extensión 100% 100% * El porcentaje de avance de las acciones varía teniendo en cuenta
7.1 CJ Consultorio Jurídico 100% 100% que se toma el dato a la fecha de seguimiento (30 mayo 2019). Por lo
cual pueden existir acciones que aun están en proceso de ejecución o
7.2 IL Instituto de Lenguas 100% 98% que serán incorporadas nuevamente en la actualización del mapa de
8 AR Admisiones y Registro Académico 100% 100% riesgos para poder darle continuidad en el siguiente periodo.
9 CO Contratación 66% 96%
10 JU Jurídico 100% 100% * Para el periodo jun 2018- Jun 2019 se evidencia un promedio de
cumplimiento de las acciones del 94% siendo esto positivo
11 RE Relaciones Exteriores 84% 92%
considerando que el número total de acciones era de 300 en
12 BI Biblioteca 100% 100% comparación con el periodo de seguimiento anterior (jun 2017- Jun
13 FI Financiero 78% 100% 2018) en donde el número de acciones fue 268 con un porcentaje
14 PU Publicaciones 95% 65% promedio total de ejecución del 92%
15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones 88% 70%
* En total para este periodo no se ejecutaron 9 acciones las cuales no
16 BE Bienestar Estudiantil 97% 95% se tuvieron en cuenta en la ponderación de los promedios de
17 CU Gestión Cultural 72% 100% ejecución.
18 RF Recursos Físicos 87% 87%
19 TH Talento Humano 100% 90%
20 CI Comunicación Institucional 98% 96%
21 GD Gestión Documental 95% 80%
22 RT Recursos Tecnológicos 98% 84%
23 UD UISALUD 78% 86%
92% 92.08%

3.1 Procesos
UIS CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2
6. Informe
4. Estado de general
madurez 3.3 4. Riesgos UIS 5. Aspectos por
3.4 Indicadores
Comparativo vs Guía DAFP Mejorar
NUMERO DE INDICADORES ASOCIADOS A RIESGOS

Observaciones
# Proceso n° de Indicadores
1 DI Dirección Institucional 0
2 PI Planeación Institucional 2
3 SE Seguimiento Institucional 1
4 CA Gestión de la Calidad Académica 3
5 FO Formación 2
6 IN Investigación 9
7 EX Extensión 2
7.1 CJ Consultorio Jurídico 4
*Seguimiento: Los indicadores son reportados a
7.2 IL Instituto de Lenguas 1 través del informe de desempeño del proceso a la
8 AR Admisiones y Registro Académico 1 Coordinación de Calidad trimestralmente.
9 CO Contratación 2
10 JU Jurídico 2 * Cada unidad plantea y realiza la medición de
indicadores asociados a:
11 RE Relaciones Exteriores 2
- Todo el riesgo
12 BI Biblioteca 6 - Controles que contribuyen a la no
13 FI Financiero 3 materialización de los riesgos identificados.
14 PU Publicaciones 0 - Acciones que ayudan al fortalecimiento de los
15 SI Servicios Informáticos y de Telecomunicaciones 2 controles existentes o de unos nuevos, o acciones
por un periodo específico.
16 BE Bienestar Estudiantil 2
17 CU Gestión Cultural 2
18 RF Recursos Físicos 1
19 TH Talento Humano 3
20 CI Comunicación Institucional 2
21 GD Gestión Documental 3
22 RT Recursos Tecnológicos 1
23 UD UISALUD 0
56
CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos

3.2 Consolidado
2. Metodología UIS
6. Informe
general
4. Riesgos
3.3 5. Aspectos por
3.4 Indicadores UIS vs Guía
Comparativo Mejorar
DAFP
El siguiente nivel de cumplimiento se diseña con base en la -Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades públicas v4- publicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública en octubre de
2018. Tiene en cuenta los riesgos asociados a: Gestión, Corrupción y Seguridad Digital.
La guía adicionalmente se encuentra alineada con el MIPG.
En la siguiente tabla se encuentran los niveles de madurez para validar el cumplimiento en la Universidad.
Se presentan 10 criterios que en su totalidad contienen 47 ítems de valoración, por lo cual la valoración de cada nivel se da de multiplicar la cantidad de criterios por el numero asignado al nivel.
NIVEL DE CUMPLIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS vs GUÍA DAFP % promedio total de Cumplimiento
1 BÁSICO La entidad reconoce que pueden existir amenazas en su entorno, no se han identificado los controles. 1% - 30%
La identificación de riesgos no se ha extendido para todos los procesos sino para unos pocos y es por eso que al interior de la entidad no se
2 INTERMEDIO ha podido madurar la valoración y administración de los mismos, ni el diseño de mapas de riesgo por proceso y lineamientos para la 31% - 60%
administración de riesgos y falta fortalecer los controles.
La entidad se esmera por estar al día, con que su política de riesgos sea coherente con los cambios que surjan al interior de la entidad y sus
procesos. La falla es que no es un comportamiento frecuente de la entidad y faltan aún procesos, áreas o unidades a los cuales se les debe
identificar riesgos y otros que los deben actualizar.
3 SATISFACTORIO 61% - 85%
Se sensibilizan a los servidores en cuanto a las metodologías de administración de riesgos, pero no se reflejan avances en la
implementación.
Se cuenta con controles pero falta fortalecer la identificación y descripción para que mitiguen de manera adecuada el riesgo.
Todos los procesos cuentan con su mapa de riesgos, se tienen identificados los riesgos que afectan los objetivos institucionales. El ejercicio
de detectar nuevos riesgos se reflejan en la revisión continua de los mapas. La sensibilización de la administración de riesgos se da en toda
la entidad, y las personas involucradas en procesos cuentan con herramientas de control, lineamientos y herramientas de administración de
4 AVANZADO 86% - 100%
riesgos, actualizados y completos.
Los controles son revisados, fortalecidos constantemente y cuentan con las especificaciones de construcción para que mitiguen de manera
adecuada el riesgo.
NIVEL DE CUMPLIMIENTO
Total de puntos Promedio de
n° CRITERIO DESCRIPCIÓN Bajo Aceptable Medio Alto
posibles por criterio Cumplimiento
(1) (2) (3) (4)
Está definida la Misión 4
Está definida la Visión 4
Conocimiento de la
1 Han definido los objetivos estratégicos 16 4 100%
entidad
Cuenta con una Planeación Institucional (Políticas, lineamientos, otros) que contribuyan al
4
cumplimiento del PDI
Están definidos los procesos en la institución 4
Los procesos contemplan todas las actividades, unidades, áreas u otros que contribuyen a la misión de
3
la institución.
Modelo de operación por Los procesos definidos cuentan con caracterizaciones 4
2 24 88%
proceso Los procesos tienen definidos sus objetivos 4
Los objetivos están alineados con los objetivos institucionales 3
Se han definido planes, programas o proyectos asociados a los procesos para contribuir con la misión
3
institucional y se les han identificado los riesgos.
Cuenta con un objetivo 4
Hay definido un alcance 4
Están definidos los niveles de aceptación del riesgo o tolerancia al riesgo 4
Han identificado y descrito los términos y definiciones asociados a la administración de riesgos 4
Han instaurado una metodología a utilizar. 4
Política de Cuentan con una herramienta para la gestión de riesgos y se encuentra la explicación de su manejo. 3
3 40 95%
administración de riesgos
Están definidos los aspectos relevantes sobre los factores de riesgo estratégicos para la entidad, a partir
3
de los cuales los procesos pueden iniciar con el análisis para el establecimiento del contexto.
Se encuentra especificada la periodicidad para el monitoreo y revisión de los riesgos, así como el
4
seguimiento de los riesgos de corrupción.
Han determinado los niveles de riesgo aceptados para la entidad y su forma de manejo. 4
Han incluido una la tabla de impactos o consecuencias institucionales. 4
Está establecido el contexto interno 4
Establecimiento del Han establecido el contexto externo 4
4 16 75%
contexto Se ha identificado el contexto del proceso 3
Tienen identificados los activos de seguridad de la información 1
Cuentan con técnicas para la identificación de riesgos 3
Cuentan con técnicas para la redacción de riesgos 3
Tienen identificadas y descritas las tipologías de riesgos 2
5 Identificación de riesgos 24 67%
Se cuenta con mapa de riesgos de gestión 4
Se cuenta con mapa de riesgos de corrupción 3
Se cuenta con mapa de riesgos de seguridad digital 1
Cuenta con análisis de causas 4
6 Valoración de riesgos Se ha realizado el cálculo de probabilidad y consecuencias o nivel de impacto 12 4 100%
Cuenta con la valoración de riesgos inicial o inherente 4
Se han defino o establecido controles 4
Los controles están diseñados de forma que mitiguen de manera adecuada el riesgo 2
En la redacción está definido el responsable de llevar a cabo la actividad de control. 1
Valoración de los En la redacción está identificada la periodicidad de ejecución del control 1
7 controles – diseño de Han Indicado cuál es el propósito del control. 32 1 38%
controles En la redacción está identificada cómo se realiza la actividad de control. 1
Han identificado qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de ejecutar el control 1
Se ha definido la evidencia de la ejecución del control. 1

Cuentan con mapa de calor para los riesgos inherente (antes de controles) 1
8 Mapa de Calor 8 25%
Cuentan con mapa de calor para los riesgos residuales (después de controles) 1
9 Monitoreo y revisión Cuentan con una matriz de responsabilidades frente a la administración de riesgos 4 3 75%
Se ha realizado seguimientos a los riesgos de gestión por proceso según la periodicidad establecida por
4
la institución.
Se ha realizado seguimientos a los riesgos de seguridad digital según la periodicidad establecida por la
10 Seguimiento 12 1 75%
institución.
Se ha realizado seguimientos a los riesgos de corrupción de manera cuatrimestral como lo establece la
4
normativa
*Nota: Tabla es de construcción propia, con el fin de hacer un posible acercamiento a las brechas actuales de la gestión de riesgos frente a la nueva guía del DAFP
74%
Observaciones Control Interno y Evalución de Gestión
Con base en el resultado promedio de cumplimiento total 74%, se puede identificar que la Universidad se encuentra en un nivel satisfactorio frente a las pautas establecidas por el DAFP en la guía para la administración del riesgo y el
diseño de controles en entidades públicas v4.
Por lo anterior se plantean acciones de mejora para que sean revisadas y de ser consideradas se incorporen a la gestión de riesgos institucional y así poder tener un avance en el tema.

6. Informe
general
4. Riesgos
5. Aspectos
3.3 Comparativo 3.4 Indicadores UIS vs Guía
por Mejorar
DAFP
ASPECTOS POR MEJORAR

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS A ANIVEL INSTITUCIONAL
Los siguientes aspectos por mejorar se dan con base en la valoración del estado de madurez de la administración de riesgos UIS, por lo cual se recomienda que sean
desarrollados por la Unidad responsable del despliegue de la metodología.
ACCIONES POR EJECUTAR SUGERIDAS

ASPECTO EVALUADO
1 Conocimiento de la entidad Socializar el PDI 2019-2030 para que los procesos tengan bases para complementar sus mapas de riesgos
Analizar la posibilidad que la gestión de riesgos sea tenida en cuenta por todas las áreas, unidades, y
oficinas de la universidad, no solo en la parte administrativa.
Hacer el despliegue de como los objetivos de los procesos aportan al cumplimiento de los objetivos
institucionales (PDI)
2 Modelo de operación por proceso
Inculcar en los procesos la cultura de la gestión de riesgos para casos en los que se formulan planes,
programas o proyectos.
Revisar las caracterización (objetivo, alcance, actividades, salidas) y en caso de ser necesario actualizarlas.
Política de administración de riesgos Actualizar el Manual para la Administración de Riesgos con base en la metodología establecida por el DAFP y
3 otros mecanismos que contribuyan al buen manejo del tema en la Universidad.
Incorporar en la gestión de riesgos de cada proceso el análisis del contexto interno y externo
4 Establecimiento del contexto
Identificar los activos de seguridad de la información y definir los responsables.
Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos las técnicas para la identificación y redacción de
riesgos
Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos las tipologías de riesgos.
Integrar la metodología de riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital.
5. - 6. Identificación de riesgos y Valoración de riesgos
Revisar los riesgos de gestión identificados y de ser necesario actualizarlos con base en el análisis integral
del contexto y del modelo de operación de la institución.
Analizar los riesgos de corrupción y hacerlos extensivos a todos los procesos.
Hacer la identificación de los riesgos de seguridad digital
Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos la metodología para la construcción de controles

7 Valoración de los controles – diseño de controles
incorporando: identificación de responsables, periodicidad de ejecución, propósito y la evidencia.
Incluir en la metodología de administración de riesgos la elaboración de los mapas de calor antes y después
8 Mapa de Calor de controles, con el fin de poder evidenciar de forma gráfica como los controles contribuyen en la
mitigación de los riesgos.
9 Monitoreo y revisión Fortalecer la identificación de los responsables frente a la administración de riesgos.
10 Seguimiento Incluir en la metodología el seguimiento a los riesgos de seguridad digital.
11 A nivel general se debe fortalecer la socialización de la metodología, capacitaciones constantes y acompañamiento en la implementación de los ajustes que se
deben realizar a la gestión de riesgos.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS POR PROCESO

ACCIONES POR EJECUTAR SUGERIDAS
ASPECTO EVALUADO
• Validar la pertinencia de los riesgos teniendo en cuenta la actualidad del proceso.
Identificación de riesgos • Analizar el contexto interno y externo
• Analizar las necesidades de los grupos de interés
• Tener en cuenta para la identificación de riesgos los objetivos del proceso y los subprocesos.
• Para cada riesgo realizar el análisis de causas e identificar los posibles controles, en caso de no existir
Análisis de causas plantear acciones para crearlos
• Teniendo en cuenta la cantidad de causas se deben priorizar según el impacto que tengan.
Valoración de riesgos • Revisar la valoración del riesgo, tener en cuenta que la valoración es por el riesgo no por causas.
(antes y después de controles)
Tener en cuenta que las acciones se establecen para:
• Fortalecer los controles existentes.
• Crear nuevos controles si se han identificado nuevas causas.
• Acciones que se ejecutarán por un tiempo y contribuyen a mitigar el riesgo.
Acciones • Para los riesgos materializados se deben realizar todo el análisis y plantear acciones.
Nota: Si de evidencia que los controles existentes han contribuido por varios periodos a que los riesgos no
se materialicen puede que no sea necesario plantear acciones todo depende del análisis realizado por el
proceso.

6. Informe
general
INFORME DE CUMPLIMIENTO
Nivel de Cumplimiento Administración de Riesgos vs

Guía DAFP Para que la institución adquiera un nivel de madurez más avanzado con relación a la guía de administración de riesgos del DAFP, se
requiere tener en cuenta la acciones de mejora establecidas en este informe las cuales principalmente se enfocan en la actualización de
la metodología y el fomento de una cultura basada en la gestión de riesgos.
Satisfactorio 74%
RESULTADOS FURAG II -2018
El sistema de control interno de la UIS según los resultados del FURAG II se encuentra en un nivel satisfactorio de desempeño con
una puntuación del 73.3, acorde con los componentes del MECI y el MIPG respecto a la puntuación del grupo par de 64.8
Dimensión Puntaje UIS Puntaje Max.
Ambiente propicio para el ejercicio del

72.4 98.3
control
A través del FURAG también se pudo evaluar el estado de los componentes del Sistema de Control Interno, entre los cuales está la
Evaluación estratégica del riesgo 72.1 95.5 Evaluación Estratégica del Riesgo para la cual se obtuvo un puntaje del 72.1, un puntaje muy cercano al resultado obtenido del análisis
del nivel de cumplimiento de la Administración de Riesgos actual de la Universidad vs la Guía del DAFP que fue de 74%.
Actividades de control efectivas 73.2 94.2 Con base en lo anterior de deben revisar los aspectos del FURAG en el tema de riesgos que tuvieron una puntuación baja para
incorporarlos en el plan de mejoramiento de la Administración de Riesgos de la institución.
Información y comunicación relevante y
75.9 96.8
oportuna para el control
Actividades de monitoreo sistemáticas y
72.1 98.6
orientadas a la mejora
SEGUIMIENTO ACCIONES POR PROCESO
En la metodología actual se tiene establecido que los procesos deben formular acciones que ayuden a fortalecer los controles y a mitigar la
materialización de los riesgos, por esta razón para el periodo de seguimiento para los 23 procesos y 2 subprocesos, se presentaron 108 riesgo y 300
acciones, con un promedio general de cumplimiento del 92%
% Prom. cumplimiento
n° de Riesgos UIS n° de Acciones
de acciones Las acciones con un bajo porcentaje fue debido a aspectos como: Aun no han terminado el tiempo de ejecución y se requiere incorporarlas en la nueva
actualización del mapa de riesgos del proceso, adicionalmente algunas acciones no se pudieron ejecutar por falta de gestión o falta de recursos por lo
108 300 92.08% cual tuvieron que ser replanteadas en la actualización.
CUMPLIMIENTO DE CONTROLES Y MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS
¿Hay cumplimiento de los

controles? Con base en el reporte de seguimiento realizado por los líderes de proceso y los facilitadores se puede concluir lo siguiente:
SI NO • Para el periodo de seguimiento junio 2018 - junio 2019 no se materializó ninguno de los riesgos identificados; se presentaron eventualidades que derivaron en la identificación
X de nuevas causas que podían conllevar al incumplimiento de los objetivos y metas de los procesos, por lo cual se formularon acciones y controles adicionales.
• Con relación a los controles existentes y según las evidencias allegadas, se están ejecutando y constantemente cada proceso analiza si es necesario mejorarlos para que
contribuyan a la no materialización de los riesgos.
¿Hubo Riesgos • Aunque no se reportan riesgos materializados, se hace la salvedad que hay eventualidades puntuales en cada proceso que han sido identificadas a través de auditorías,
materializados? seguimientos o a través del desarrollo diario de las actividades, para lo cual se plantean acciones ya sea en la actualización de los mapas de riesgos o en los formatos de acciones
SI NO correctivas según corresponda.
X
Fecha corte del Seguimiento 30 de junio de 2019

Nombre FRANCISCO JAVIER ACEVEDO
Revisó el informe de seguimiento
Cargo Director de Control Interno y Evaluación de Gestión
Nombre ADRIANA PATRICIA AFANADOR VELASCO
Elaboró el informe de seguimiento
Cargo Profesional de Control Interno y Evaluación de Gestión
PROCESO: DIRECCIÓN INSTITUCIONAL
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador
Descripción (Sujeto u objeto con
Riesgo capacidad para
¿En qué consiste o cuáles
¿Qué puede ocurrir? generar el riesgo)
son sus características?
Rectoría
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrectoría
Académica
Que el proceso de la Vicerrectoría
planificación institucional no Investigación y
Incumplimiento de las metas
se construya de acuerdo con Extensión
del Plan de Desarrollo
los objetivos estratégicos y Planeación
Institucional
metas del Plan de Desarrollo DCIEG
Institucional.
Unidades Académico
Administrativas
Rectoría
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrectoría
Incumplimiento de las Académica
No aplicación o aplicación
políticas, reglamentos, Vicerrectoría
errónea de políticas,
estatutos y demás normativa Investigación y
reglamentos, acuerdos y
que sea aplicable a la Extensión
normativa aplicable a la UIS.
Universidad Planeación
DCIEG
Unidades Académico
Administrativas
Rectoría
Vicerrectoría
Administrativa
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría
Extemporaneidad de No se realiza rendición de
Investigación y
rendición de cuentas cuentas en el tiempo previsto
Extensión
Planeación
DCIEG
Unidades Académico
Administrativas
Presentar información
Enviar información errónea o
errónea o incompleta que no
incompleta en reportes a
esté de acuerdo a la realidad
entes de control y demás
de la Universidad a los entes
instituciones a las que se Unidades Académico
de control y demás entidades
proporciona información Administrativas
o instituciones que lo
institucional.
solicitan.
4
Total de riesgos
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el cumplimien
Causas
(Factores internos o externos)
¿Por qué se puede
¿Por qué? ¿Por qué?
presentar?
Al realizar una proyección Información incompleta,

deficiente de los recursos confusa o inexacta para la
No existe una formulación adecuada de
que se van a asignar en los toma de decisiones en el
los Planes de Gestión por parte de las
proyectos que contribuyen ámbito presupuestal y
UAA.
al cumplimiento de las financiero de la
metas del PDI. Universidad.
Desconocimiento de los
Por la no alineación de las objetivos, metas y
Falta de un adecuado proceso de
actividades de las UAA actividades estratégicas que
comunicación del PDI.
con el PDI. contiene el Plan de
Desarrollo Institucional.
No se tiene claridad por
Desconocimiento de las parte de las UAA de las No hay un mecanismo de actualización
políticas, reglamentos, normas, políticas y y recopilación de la normativa interna
estatutos y normativa reglamentos aplicables a y externa aplicable en cada proceso de
aplicable a la Universidad. cada proceso y a la la Universidad.
Universidad.
Falta definir
No hay estandarización en procedimientos y formatos Desconocimiento del proceso y las
los procedimientos y formales que correspondan funciones propias de la administración
formatos de las actividades con la normativa por parte pública.
que realizan las UAA con de las UAA encargadas y
el Sistema de Gestión de estén enmarcados en el Por necesidad de tomar las decisiones
Calidad. Sistema de Gestión de en menos tiempo (improvisación).
Calidad.
No alineación en los temas Inexistencia de guías o manuales que

Complejidad en las
por parte de los emisores faciliten la interpretación y aplicación
políticas y normativa.
de la normatividad. de las normas.
Aplicación de normas para Seguimiento deficiente en Inexistencia de controles finales en las

beneficio propio o de las actividades de cada decisiones tomadas y actividades
terceros. proceso. realizadas por los funcionarios.
No hay participación o
Incomunicación entre
apropiación por parte de la
estamentos o carencia de Medios y espacios ineficientes de
comunidad en la
reflexión crítica sobre el comunicación entre estamentos.
definición de las políticas
estado de cosas existentes.
institucionales.
Entrega de informes de
Falta de actualización de la
gestión de las UAA por Deficiencias en la planificación de la
información por parte de
fuera de las fechas rendición de cuentas.
las UAA.
establecidas.
Entrega de información No hay claridad en los
poco clara y extensa por lineamientos para la
parte de las UAA. rendición de cuentas.
Baja participación de la Poco interés y baja
comunidad en los apropiación de la
ejercicios de rendición de comunidad hacia la
cuentas. rendición de cuentas.
Desconocimiento de la plataforma y
sistemas de información o sus
actualizaciones.
Error involuntario en el Modificaciones en la forma
Las entidades a las que se les reporta
registro de los datos e de reportar la información
información institucional no divulgan
información solicitada.
los cambios, ni capacitan al personal
sobre el manejo de las herramientas o
la forma de presentar la información
solicitada.
Falta de integración de las unidades o

Cada UAA cuenta con
Consulta en la fuente procesos que manejan la información a
información parcial sobre
inadecuada. reportar e igualmente falta de análisis
un mismo tema
de datos que se reportan.
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
MAPA DE RIESGOS
SO: Garantizar el cumplimiento de la Misión, Visión y Políticas Institucionales conforme a la normatividad aplicable y a las d
Probabilida
Evaluación
Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias
d
(¿Cómo se refleja en la
entidad?)
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40)
No mejora la capacidad
institucional para el
desempeño de las funciones
misionales.
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Deterioro de la imagen.
Bajos niveles de eficiencia

en la gestión Institucional.
Incumplimiento de la visión
de la Universidad.
ZONA DE RIESGO MODERADO (20)
Detrimento patrimonial.
Pérdida de credibilidad.
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Sanciones disciplinarias,
fiscales o penales.
Posicionamiento y deterioro
de la imagen institucional.
Deterioro de la imagen
institucional.
ZONA DE RIESGO
MODERADO (20)
Disminución de la
GRAVE (20)
BAJA (1)
participación de la
comunidad en temas
institucionales.
Incumplimiento de la
normatividad en rendición
de cuentas.
Medición incorrecta en
ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40)

indicadores a nivel
nacional.
Sanciones; hallazgos
administrativos, penales y
GRAVE (20)
MEDIA (2)
fiscales
Toma de decisiones
inadecuadas
Actos mal intencionados de

terceros
Deterioro de la imagen y
credibilidad institucional
MAPA DE RIESGOS
n y Políticas Institucionales conforme a la normatividad aplicable y a las disposiciones del orden nacional.
Valoración
de Manejo
Opciones
riesgo
Controles existentes
Informe de seguimiento a los indicadores

estratégicos del PDI 2008 -2018.
Capacitaciones realizadas por Planeación a las UAA

Probabilidad: Baja (1)
Impacto: Grave (20)
con el fin de guiar la formulación de proyectos del

MODERADO (20)
Programa Anual de Gestión (PGA) de acuerdo con

REDUCIR
los objetivos del PDI.
Seguimiento a los proyectos del PGA de las UAA

por parte de la Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión.
Seguimiento al Plan de mejoramiento fruto de la

Acreditación Institucional.
Auditorias internas realizadas por la Dirección de
Control Interno y Evaluación de Gestión.
Micro sitio en la Página web institucional para el

control y seguimiento de la ciudadanía:
"Transparencia y acceso a información pública";

Impacto: Grave (20)
MODERADO (20)
Veeduría ciudadana; Rendición de Cuentas
REDUCIR
Documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
Actas de reuniones de grupos primarios para el

seguimiento de las actividades de cada proceso.
Correos y circulares para dar a conocer cambios o

lineamientos de los procesos.
Divulgación del Diario Normativo por medio de

correos electrónicos.
Publicación de la rendición de cuentas en la página

Web y medios de divulgación internos como correos
electrónico y redes sociales.
Impacto: Grave (20)
MODERADO (20)
Especiales periodísticos TELEUIS; Periódicos UIS.

REDUCIR
Redes sociales institucionales.
Informes publicados en la página Web: UIS en

Cifras.
Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

publicado en la página institucional.
Revisiones periódicas a los informes a presentar al

Impacto: Grave (20)
SNIES.
MODERADO (20)
REDUCIR
Uso de la herramienta "Sistema Integrados de
Información" que permitan disminuir los errores.
Informes publicados en la página Web (Informes

financieros, UIS en Cifras).
disposiciones del orden nacional.
Cronograma
Acciones Responsables
Fecha inicio Fecha fin
Realizar Informe dinámico de los

9 de mayo de 30 de junio de
indicadores del Plan de Desarrollo Planeación
2018 2019
Institucional.
Implementar el modelo de gestión Vicerrectoría

1 de febrero de 30 de junio de
para el despliegue de la visión de la Administrativa y
2018 2019
UIS Planeación
Documentar los procedimientos de
bonificaciones
extraordinarias;
Vicerrectoría 1 de febrero de 30 de junio de
auxiliaturas estudiantiles; y horas
Administrativa 2018 2019
extras.
(Proyecto 4100)
Desarrollar módulos de información

que estén alineados con el plan de
transparencia y anticorrupción de la Vicerrectoría
Universidad, tales como: Validación Administrativa y la 1 de febrero de 30 de junio de
de la afiliación de los usuarios de División de Servicios 2018 2019
UISALUD , y la emisión de de Información
certificados y carnets en línea para
los afiliados de UISALUD.
Actualizar la estrategia de rendición Planeación con el 9 de mayo de 30 de junio de

de cuentas. apoyo de TELEUIS 2018 2019
Vicerrectoría
Enviar comunicación de
Administrativa y
recomendaciones a las unidades que 14 de enero de 30 de junio de
Dirección de Control
reportan información a los entes de 2019 2019
Interno y Evaluación
control
de Gestión
Actualizar el diligenciamiento de las 9 de mayo de 30 de junio de

Planeación
plantillas SNIES 2018 2019
7
Total de acciones
Nivel de
Indicador de la Acción Meta Cumplimie
nto
Informe Dinámico publicado

1 100%
en la web
Porcentaje de participación
de los cargos del alcance del 50% 100%
proyecto.
Propuesta de mejora de los
procedimientos de
bonificaciones
3 100%
extraordinarias, auxiliaturas
estudiantiles y horas extras,
realizado.
(Número de Sistemas de
Información desarrollados
/Sistemas de Información 100% 100%
planificados para
desarrollo)*100%
Documento de la Estrategia
de Rendición de cuentas 1 100%
actualizado
Comunicación a las
unidades que reportan
1 100%
información a los entes de
control enviada
Plantilla SNIES actualizada 1 100%
100%
Código: FSE.18
Versión: 02
Observaciones
CONTENIDO
Se realizó la acción conforme a lo planeado, se cuenta con el

informe de los indicadores del plan de desarrollo y se está en 3.2 Consolidado
proceso de publicación en la página web.
El proyecto Despliegue de la Visión en el 2018 tuvo como

objetivo consolidar el modelo de gestión de la metodología de
Alineación Total. Para tal fin, con el apoyo del equipo de
facilitadoras se realizaron diversas actividades con los cargos
del alcance del proyecto; algunas de estas son: cierre de
indicadores de 2017, apertura de indicadores de 2018,
capacitación a nuevos funcionarios que ocupan los cargos del
alcance, procesos de revisión de equipo y procesos de revisión
uno a uno. Asimismo, se realizó un taller que tuvo como
objetivo explorar la visión definida en el Proyecto
Institucional, su relación con los enfoques estratégicos y la
contribución de cada uno, desde su función y rol, para su
cumplimiento. Para el taller se aplicó la metodología de café
mundial. Finalmente, se realizó un ejercicio de lecciones
aprendidas con el equipo de facilitadoras.
La Vicerrectoría Administrativa en su plan de gestión formuló
el proyecto “Análisis, mejora y documentación de los
procedimientos de auxiliaturas, bonificaciones y horas
extras”. Las actividades programadas, que incluían la
elaboración de las propuestas de mejora, se desarrollaron y
cumplieron al 100%.
Se desarrollaron los módulos de información establecidos

para UISALUD.
Se actualizó la estrategia de rendición de cuentas, según se

evidencia en documento anexo.
Esta actividad es permanente y las evidencias reposan en la
Dirección de Control Interno.
Se adjunta correo enviado al SNIES, en el que se solicita

actualización y se adjunta el archivo de Excel con la plantilla
actualizada.
PROCESO: PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (
Riesgo
En qué consiste o cuáles son sus capacidad para generar Por qué se puede presentar?
Qué puede ocurrir? el riesgo)
características?
Sobreestimar los ingresos
Subestimar los gastos
El presupuesto general de la
Universidad no tenga en cuenta
Ordenadores del gasto
los requerimientos
El presupuesto general de la (al proporcionar
institucionales; que el programa
Universidad no se elabore de información inadecuada)
de gestión no tenga financiación
acuerdo con los
asegurada o que los proyectos de
requerimientos Planeación UIS
inversión no consideren el debido
institucionales
financiamiento de los gastos de Viabilizar proyectos con una
Variables
operación. relación costo/beneficio
Macroeconómicas
negativa y/o con impacto no
cuantificado sobre los
recursos de funcionamiento.
estos recursos en las fechas

Pérdida de recursos destinados UAA establecidas
Pérdida de recursos para proyectos de inversión por la
destinados para proyectos de no asignación a tiempo de IPRED No son aceptadas las
inversión recursos provenientes de propuestas presentadas para
Ordenanza. Planeación UIS ser financiadas por estas
fuentes de financiación
La información que proviene

de cada una de las UAA no
cumple con los
requerimientos establecidos.
Inadecuada administración
de los sistemas por parte de
UAA los responsables del
Suministrar datos inadecuados a poblamiento de las bases de
Suministrar información
las entidades nacionales que datos.
errónea o incompleta Planeación
interactúan con la Universidad
Insuficiencia en el desarrollo
de los sistemas de
información.
Falta de oportunidad en el
reporte de información a las
Instituciones que lo
requieren.
Falta de oportunidad en el
reporte de información a las
Instituciones que lo
requieren.
3
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INST
MAPA DE RIESGO
OBJETIVO DEL PROCESO: Asesorar y apoy
Causas
Evaluación
Probabilid
(Factores internos o externos) Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias
ad
Por qué ? Por qué? (Cómo se refleja en la
entidad?)
La información que
Realizar una proyección proviene de cada una de
deficiente de los ingresos o gastos las UAA no refleja la
por omisión o exceso. situación real en cuanto a Déficit e inestabilidad
los rubros y/o su monto financiera de la
Universidad
No se aumente la
IMPORTANTE (40)
capacidad institucional
para desempeñar las
GRAVE (20)
MEDIA (2)
La información que proviene de
actividades misionales
cada una de las UAA no refleja la
situación real en cuanto a los
rubros considerados y/o su
Institucional
monto.
Información inadecuada
Por necesidad de tomar las
para la toma de
decisiones en menos tiempo
decisiones en el ámbito
(improvisación).
presupuestal y financiero
de la Universidad
Falta de capacidad del gestor y del
evaluador.
cumplan con los lineamientos recursos destinados para

IMPORTANTE
para ser financiados con estos proyectos de inversión
GRAVE (20)
MEDIA (2)
recursos
No hay un óptimo (40)
No existe una base de propuestas desempeño de la
que cumplan con lineamientos Universidad en el
para ser financiados con estos cumplimiento de las
La entrada de la información
(insumo) es defectuosa.
INACEPTABLE (60)
Sanciones
GRAVE (20)
Falta de capacitación
ALTA (3)
No hay responsabilidad Pérdida de credibilidad

en el suministro de la
información. Disminución o pérdida
Causas atribuibles al Proceso de de los ingresos
Servicios Informáticos y de
Telecomunicaciones.
académico de la Universidad con
los establecidos por las demás
instituciones.
de los ingresos
INA
instituciones.
Falta de oportunidad en el reporte

de información por parte de las
MAPA DE RIESGOS
TIVO DEL PROCESO: Asesorar y apoyar la planificación institucional, en el horizonte de la Misión, Objetivos y Políticas establecidas por el Consejo S
Valoración
de Manejo
Opciones
riesgo
Controles existentes Acciones Responsables
Lineamientos por parte de Rectoría para la

elaboración del presupuesto.
Consulta del comportamiento de las variables

macroeconómicas a lo largo del año.
Consulta ejecución presupuestal del año.

Capacitaciones a las UAA.
Comparación entre el presupuesto proyectado y
Impacto: Grave (20)
el histórico.
MODERADO (20)
Fortalecer la divulgación
Verificación de partidas que presentan del proceso de
EVITAR
Director y
desviaciones con la fuente de información programación anual, a
profesionales de
(suministrada por las UAA) - (Documento de través de la difusión a
Planeación
trabajo) líderes de UAA y
profesionales de apoyo.
Reuniones de revisión y retroalimentación de
información entre Planeación y la alta dirección
para determinar los ajustes necesarios.
Observaciones a las UAA sobre los proyectos

de gestión formulados.
Reuniones de retroalimentación de información

con la Comisión del Consejo Superior.
Contar con una base de propuestas priorizadas Acompañamiento a la

Impacto: Grave
MODERADO
formulación de propuestas
Probabilidad:
para ser presentadas

de inversión de las UAA, Director y
EVITAR
Baja (1)
Capacitación a las UAA

(20)
(20)
evidenciando los profesionales de

Cumplimiento del Procedimiento Institucional requerimientos necesarios Planeación
para la planeación y aprobación de la inversión del proyecto en las fechas
(PPI.04). indicadas.
Revisión y validación que hacen los

funcionarios de Planeación sobre los datos
suministrados.
Impacto: moderado(10)
Probabilidad: Media (2)
MODERADO (20)
Auditorias externas para verificar la calidad de

REDUCIR
la información reportada por las UAA.

EVITAR
Actualización en el
Profesional de
diligenciamiento de las
Planeación
plantillas SNIES
Existencia de archivos que soportan los
reportes dados por las UAA.
Establecimiento de cronograma con fechas de

corte para el registro de la información.
MO
Impac
Proba
Revisión por parte de los funcionarios de
Planeación para verificar el poblamiento de las
bases de datos.
3
Total de acciones
Código: FSE.18
Versión: 02
líticas establecidas por el Consejo Superior, el Consejo Académico y el Rector.
Cronograma
Indicador de la Nivel de
Fecha Meta Observaciones
Fecha fin Acción Cumplimiento
inicio
Se llevaron a cabo 9 reuniones

informativas con líderes de UAA,
organizados por facultad y
vicerrectoría: IPRED, Facultad de
Ciencias, Facultad de Ing.
Número de Fisicomecánicas, Facultad de Salud,
reuniones Facultad de Ing. Fisicoquímicas,
informativas a Facultad de Ciencias Humanas,
Jun-18 Oct-18 9 100%
líderes de UAA y Vicerrectoría Administrativa,
profesionales de Vicerrectoría Académica y
apoyo. Vicerrectoría de Investigación y
Extensión
Así mismo se realizaron 2 sesiones de

capacitación para líderes y personal de
apoyo
Monto a solicitar
con propuestas de
Se adjunta evidencia del registro de los
inversión
Jun-18 Jun-19 20.000 smmlv 100% proyectos en la plataforma para
presentadas para
financiar con recursos de gobernación
recursos de
ordenanza
Se solicitó actualización por medio de

Plantilla SNIES
Jun-18 Jun-19
actualizada
1 100% un archivo de Excel, plantilla
actualizada, enviada a SNIES.
100%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
PROCESO: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Riesgo Causas
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Factores internos o externos)
Riesgo Por qué se puede
En qué consiste o cuáles son capacidad para Por qué ?
Qué puede ocurrir? generar el riesgo) presentar?
sus características?
Falencias en la orientación Falta de No se tienen

técnica y recomendaciones Acompañamiento y establecidas las
Incumplimiento al rol para mejorar procesos, evitar Asesoría a las necesidades de las
de asesor desviaciones en los planes y Unidades Académico UAA con relación
de gestión
programas e identificación de Administrativas para a la mejora
riesgos la mejora de procesos continua
Poco desarrollo en procesos Falta de planeación
Interno y Evaluación No se contemplan
de sensibilización, de sensibilizaciones,
de gestión capacitaciones en
Bajo fomento de la capacitación y divulgación a capacitaciones y
las actividades
Cultura del Control todos los miembros de la divulgación a las
Unidades anuales de la
entidad para interiorizar y UAA en el tema de
Académicas DCIEG
comprometerse con el control Cultura de Control
Administrativas
Por no realizar la
actividad de auditoría Falta de controles
de forma y/o
Fallas o Inexactitud en la independiente y procedimientos
evaluación del sistema de objetiva para agregar que determinen el
Falencias en el rol de control interno, control de la Dirección de Control valor y fin y la forma de
Evaluación y gestión, evaluación de los Interno y Evaluación mejorar las ejecutar las
seguimiento controles y Seguimiento por de gestión operaciones de la auditorías
dependencias en las Universidad
auditorías internas
Inexactitud en la Falta de
información verificación en
recopilada fuentes confiables
Fallas en la
No contemplar la
formulación de los
revisión de riesgos en
Falencias en la evaluación de Dirección de Control planeas de
las auditorías
aspectos tanto internos Interno y Evaluación auditoría
Inadecuada como externos que puedan de gestión
Administración del llegar a representar una
Riesgo amenaza para la consecución Unidades
de los Académicas
objetivos institucionales Administrativas
Falta de
Inadecuado
capacitación de
seguimiento y
los funcionarios
evaluación a los
que realizan el
Mapas de riesgos
seguimiento
Entrega inoportuna
de la información por
parte de las Falta de
dependencias planeación de los
académico responsables de la
administrativas a la realización de los
Fallas en la atención de los Dirección de Control reportes
requerimientos de los Interno y Evaluación
Falencias en los organismos de control, en la de Gestión
tramites, informes, coordinación y Unidades
solicitudes y acompañamiento para la Académicas
relaciones con los presentación de informes y Administrativas
entes de control en la verificación de la Falta de seguimiento
información de las respuestas por parte de la
a los entes de control Dirección de Control
de Gestión a los
cronogramas
establecidos por los
entes de control
Alteraciones en el
orden público
No cumplir con los tiempos Dirección de Control
Incumplimiento en
establecidos para dar Interno y Evaluación Fallas técnicas en el Falta de
tiempo de respuesta a Sistema de mantenimiento del
respuesta a las solicitudes de gestión
los usuarios del Información módulo
presentadas mediante el
Sistema de Quejas,
módulo de Quejas, Reclamos Unidades
Reclamos y
y Sugerencias por parte de la Académicas
Sugerencias
Comunidad. Administrativas
No cumplir con los tiempos Dirección de Control
Incumplimiento en
establecidos para dar Interno y Evaluación
tiempo de respuesta a
respuesta a las solicitudes de gestión
los usuarios del
presentadas mediante el
Sistema de Quejas,
módulo de Quejas, Reclamos Unidades
Reclamos y No atención por parte
y Sugerencias por parte de la Académicas Fallas en la
Sugerencias
Comunidad. Administrativas de las unidades
comunicación
generadoras de las
internas
respuestas
6
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONA
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar seguimiento continuo a los procesos Estratégicos, Misionales, de Evaluación y Apoyo de la Un
proporcionar valor agregado a la organización a través de recomendaciones con un alcance preventivo y de mejoramiento de los proceso
ausas
Evaluación
Probabilid
ernos o externos)
Impacto
Efecto /
Riesgo
Consecuencias Controles existentes
ad
Por qué? (Cómo se refleja en la entidad?)
*Incumplimiento de Normatividad * Difusión de documentación del

Interna y Externa proceso Seguimiento institucional en
Moderado (20)
Moderado (10)
la página Web institucional

Media (2)
*Inadecuada toma de decisiones

* Asesorías constantes a través de
*Deterioro de la calidad correo electrónico, llamadas
académica y administrativa telefónicas y reuniones con los
procesos
*Sanciones Legales
*Incumplimiento de Normatividad
Interna y Externa
*Inadecuada toma de decisiones

Moderado (10)
Moderado (20)
Media (2)
*Deterioro de la calidad * Difusión de documentación del

académica y administrativa proceso en la página institucional
*Sanciones Legales
*Deterioro de la imagen
institucional
* Programa de Auditorías
* Plan de Auditorías
*Incumplimiento de Normatividad
*Informes de Auditorías
Importante (40)
Interna y Externa
* Seguimiento a las acciones
Grave (20)
Media (2)
correctivas derivadas de auditorías
*Deterioro de la calidad
internas
académica y administrativa
* Procedimientos de Auditorias
*Procedimiento de Acciones
*Sanciones Legales
correctivas
*Plan de formación
* Programa de Auditorías
* Plan de Auditorías
*Informes de Auditorías
No tener claridad
* Seguimiento a las acciones
en los aspectos a *Incumplimiento de Normatividad
correctivas derivadas de auditorías
evaluar del Interna y Externa internas
Importante (40)
proceso
* Procedimientos de Auditorias
Grave (20)
Media (2)
*Inadecuada toma de decisiones *Procedimiento de Acciones
correctivas y preventivas
*Deterioro de la calidad
académica y administrativa
*Sanciones Legales
*Manual para la Administración del
riesgo
*Formato Mapa de riesgos
Formato Controles existentes
* Información presentada a los

entes de control con contenido
incorrecto Guía para la elaboración del plan de
Importante (40)
acción y/o corrección

Grave (20)
Media (2)
* Sanciones y/o multas impuestas

a la institución o a sus Seguimiento a las páginas web de los
funcionarios entes de control con el fin de conocer
sus cronogramas y novedades
*Hallazgos en las auditorías
realizadas por los entes de control
Direccionamiento de PQRS a los

responsables de las UAA
*Deterioro de la imagen involucradas
institucional
Importante (40)
Administración del Sistema de PQRS

Grave (20)
Media (2)
*Insatisfacción del cliente por el en la página web de la Universidad

servicio prestado
*Incumplimiento de la
normatividad legal y reglamentaria
*Deterioro de la imagen
institucional
Importante (40)
Grave (20)
Media (2)
*Insatisfacción del cliente por el
servicio prestado
Registro de PQRS
*Incumplimiento de la
en periodo de
normatividad legal y reglamentaria Informes semestrales de PQRS
vacaciones y
comisiones
NTO INSTITUCIONAL
E RIESGOS
Evaluación y Apoyo de la Universidad a través de un enfoque sistémico de auditorías internas; de igual forma, dar asesoría y acompañamiento en Ad
mejoramiento de los procesos. Además, apoyar la Solución de Conflictos administrativos y facilitar el flujo de información con Entes Externos.
Cronograma
Valoración
de Manejo
Opciones
riesgo
Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5) Aceptable
Apoyar capacitaciones en
Interno y Evaluación 1/1/2018 6/30/2019
temas contractuales
de Gestión
ASUMIR
Hacer procedimiento para la

publicación de Contratos en
la Plataforma SIA
de Gestión
OBSERVA
Asesorar a través de
diferentes medios a las UAA
en temas relacionados con
de Gestión
Control Interno
Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5) Aceptable
ASUMIR
Realizar y publicar cartilla
de autocontrol
de Gestión
Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE Moderado (10) x Probabilidad Baja =
TOLERABLE (10)
REDUCIR Interno y Evaluación
Participar en capacitaciones
de Gestión
de fortalecimiento en 1/1/2018 6/30/2019
evaluación y seguimiento
Entes externos y/o
internos
Realizar informe de Gestión

de riesgos
REDUCIR
(10)
Profesionales OCI 1/1/2018 6/30/2019
Asistir a capacitaciones de
Gestión de riesgos
Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10)
Enviar correos,
comunicaciones y/o
REDUCIR
circulares a las unidades

reiterando la importancia de Profesionales OCI 1/1/2018 6/30/2019
presentar información
oportuna y confiable a los
entes de control
Moderado (10) x Probabilidad
Baja = TOLERABLE (10)
REDUCIR
Gestionar mejoras en el
sistema de información de Profesionales OCI 1/1/2018 6/30/2019
PQRS
Moderado (10) x Probabili
Baja = TOLERABLE (1
REDUCIR
Gestionar mejoras en el
sistema de información de Profesionales OCI 1/1/2018 6/30/2019
PQRS
9
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 04
3.2
Consolidado
forma, dar asesoría y acompañamiento en Administración del Riesgo y Planes de Mejoramiento. Así mismo,
flujo de información con Entes Externos.
Meta Observaciones
Acción Cumplimiento
La DICIEG constantemente participa en las

capacitaciones realizadas por el proceso de
Evidencia de la Talento Humano y por el proceso de
Capacitación Listas contratación.
1 100%
de asistencia o
registro fotográfico Adicionalmente se brinda acompañamiento de
forma telefónica, por correo y de forma
presencial
Procedimiento El procedimiento fue elaborado y se encuentra

1 100%
Publicado publicado en el SGC de la intranet.
Dentro de las funciones de la DCIEG está la de

3 asesorar a las UAA, por lo cual constantemente
50% 100%
Asesorías se asiste a reuniones, comités y se brinda
asesoría cuando es requerida.
Se cuenta con una propuesta del documento la

cual debe ser ajustada y una ver aprobada, se
puede socializar a las UAA.
Cartilla Publicada 1 50% Esta actividades será incluida en la

actualización del Mapa de riesgos ya que debe
ser pasar por un proceso de revisión y
aprobación para ser socializada a la comunidad
universitaria
Los funcionarios de la DCIEG, han participado
2 Capacitaciones 2 100% en las capacitaciones brindadas por el proceso
de Talento Humano
Cuatrimestralmente se realiza seguimiento a la

gestión de riesgos de corrupción y anualmente
se realiza el seguimiento a los riesgos de
Informe Publicado gestión.
1 100%
en página web Acción que se cumplió para el año 2018
publicando el informe respectivo en el mes de
julio, para la vigencia junio 2018 - junio 2019
el informe será publicado en el mes de julio.
Durante el año 2018 se asistió a

1 videoconferencias realizadas por el DAFP, para
1 100%
Capacitación el 2019 se tiene programada una capacitación
en el segundo semestre.
La DCIEG realiza el envío de correos

informativos, de recordación y de solicitud
frente a la oportunidad en la rendición de
6 Comunicaciones
6 100% información solicitada por parte de los entes de
y/o circulares
control como por ejemplo: Plan de
mejoramiento de la Contraloría general de
Santander.
En el sistema información de PQRS se han

Solicitudes realizado mejoras en beneficio de los usuarios,
N° de solicitudes 100%
realizadas y adicional para el reporte de informes
relacionados con el tema.
En el sistema información de PQRS se han
Solicitudes realizado mejoras en beneficio de los usuarios,
N° de solicitudes 100%
realizadas y adicional para el reporte de informes
relacionados con el tema.
94%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
PROCESO: GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo)
Agente generador
En qué consiste o cuáles son capacidad para
Qué puede ocurrir? generar el riesgo) presentar?
Insuficiencia en
el cumplimiento
No expedición de concepto
No renovación de de las
favorable del CNA para la UIS
la Acreditación características de
renovación de la
Institucional de la alta calidad
acreditación Institucional
Universidad. institucional
por parte del MEN.
establecidas por
el CNA.
Insuficiencia en
el cumplimiento
No acreditación o Dirección de las
favorable del CNA para la
no renovación de Institucional características de
renovación de la
la acreditación de alta calidad
acreditación de programas
programas Unidad establecidas por
académicos por parte del
académicos. Académica el CNA para
MEN.
programas
académicos.
Insuficiencia en
el cumplimiento
No acreditación o Dirección de las
favorable del CNA para la
no renovación de Institucional características de
renovación de la
la acreditación de alta calidad
acreditación de programas
programas Unidad establecidas por
académicos por parte del
académicos. Académica el CNA para
MEN.
programas
académicos.
Incumplimiento
de las
condiciones de
calidad para
ofrecer y
desarrollar
programas
académicos.
No obtención del Registro

Calificado, el cual es el
aval del MEN que
No obtener el demuestra que los
Unidad
Registro programas académicos
Académica
Calificado. cumplen con las
condiciones de calidad para
su ofrecimiento y
desarrollo.
Por no solicitar
el Registro
Calificado en el
plazo establecido
por el MEN.
3
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIEN
MAPA DE
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el mejoramiento continuo de la calidad acadé

Causas
Evaluación Riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
entidad?)
Lo anterior, ocasionado
por: políticas
institucionales mal
Pérdida de imagen
enfocadas que no
y credibilidad
responden a las
exigencias actuales del
Perdida de recursos
entorno, la no existencia
MODERADO (20)
financieros
Deterioro de las fortalezas detectadas en el de un plan de desarrollo
GRAVE (20)
BAJA (1)
proceso de acreditación anterior. acorde con las
Pérdida de
exigencias de la
representatividad ante
Incumplir con el plan de mejoramiento Universidad o planes de
el MEN
Institucional o por la ineficacia de éste. gestión no articulados
con sus Objetivos
Pérdida de
Misionales.
competitividad
Ausencia de recursos
financieros para la
implementación de los
planes de mejoramiento.
GENERALES
Políticas institucionales y de la unidad

académica que no responden a las exigencias
actuales del entorno.
La no existencia de un plan de gestión

Pérdida de imagen
articulado con los objetivos misionales de la
y Credibilidad
Universidad y de la Unidad Académica.
TOLERABLE (10)
MODERADO (10)
Perdida de recursos
RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN
BAJA (1)
financieros.
Deterioro de las fortalezas detectadas en el
Pérdida de
proceso de acreditación anterior.
competitividad ante
programas similares
Incumplimiento con el plan de mejoramiento
en el mercado.
del programa o por la ineficacia de éste.
La no existencia de un plan de gestión

Pérdida de imagen
articulado con los objetivos misionales de la
y Credibilidad
Universidad y de la Unidad Académica.
TOLERABLE (10)
MODERADO (10)
Perdida de recursos
RENOVACIÓN DE LA ACREDITACIÓN
BAJA (1)
financieros.
Deterioro de las fortalezas detectadas en el
Pérdida de
proceso de acreditación anterior.
competitividad ante
programas similares
Incumplimiento con el plan de mejoramiento
en el mercado.
del programa o por la ineficacia de éste.
Ausencia de recursos financieros para la

implementación de los planes de
mejoramiento.
No priorización de recursos financieros para

proyectos del plan de mejoramiento.

Falta de recursos académicos y físicos para el

desarrollo del Programa.
Imposibilidad para
ofrecer el Programa
MODERADO (10)
MODERADO (20)
Pérdida de
MEDIA (2)
oportunidades en el
área de conocimiento
del Programa
Las etapas no se llevaron a cabo en los Pérdida de imagen y

tiempos previstos. visibilidad
Institucional
Falta de capacitación del personal encargado
del proceso.
Desconocimiento de las consecuencias de no

realizar la solicitud de Registro Calificado.
MAPA DE RIESGOS
ento continuo de la calidad académica de la UIS.

Cronograma
Valoración riesgo
Opciones de
Manejo
Plan de
mejoramiento
acorde con los
resultados de la
acreditación
institucional y su
REDUCIR EL RIESGO
ejecución.
Probabilidad: baja (1)
Impacto: Grave (20)
MODERADO (20)
Realizar
seguimiento a la
Vicerrectoría
ejecución del
Académica y Enero 2018 Junio de 2019
plan de
Planeación
mejoramiento
institucional.
Plan de desarrollo
acorde con las
exigencias de la
Universidad.
Septiembre
Enero 2015
2016
Actualizar el plan
de mejoramiento
REDUCIR EL RIESGO
Impacto: Moderado (10)
que se establece
TOLERABLE (10)
Seguimiento al en la Director de Escuela

cumplimiento del autoevaluación, Decano de Facultad
plan de con fundamento Vicerrector
mejoramiento del en los resultados Académico
programa. de la evaluación
de los pares
académicos y del
Actualizar el plan
de mejoramiento
REDUCIR EL RIESGO
que se establece
TOLERABLE (10)
Seguimiento al en la Director de Escuela
cumplimiento del autoevaluación, Decano de Facultad Septiembre
plan de con fundamento Vicerrector Enero 2016
2017
mejoramiento del en los resultados Académico
programa. de la evaluación
de los pares
académicos y del
CNA.
Septiembre de
Enero de 2017
2018
Enero de 2018 Junio de 2019

Impacto:
Realizar un
diagnóstico del
estado de los
programas
académicos para Vicerrectoría Diciembre
Enero 2018
planificar el Académica 2018
Evaluación del proceso de
Proyecto Educativo renovación de
de cada Programa
registro
por CEDEDUIS y calificado
Planeación.
REDUCIR EL RIESGO
Moderado (10)
Realizar un
Red de apoyo para el diagnóstico del
Mejoramiento y la avance de los
Evaluación de los Vicerrectoría Diciembre
procesos de Enero 2018
procesos académicos Académica 2018
renovación de
registro
calificado.
TOLERABLE (10)
Seguimiento a los
plazos
establecidos por el
MEN y al estado
de cada programa.
4
Total de
acciones
Meta
Informe de
1 20%
seguimiento
Según el número de programas

académicos que obtengan la
83%
acreditación o su renovación
durante el año 2015
Documento:
"Resultados del
proceso de
acreditación y
actualización del
plan de
mejoramiento"
Documento:
"Resultados del Según el número de programas
proceso de académicos que obtengan la
acreditación y 100%
actualización del durante el año 2016
plan de
mejoramiento"

50%

Informe de Según el número de programas

diagnóstico para académicos que deben iniciar
iniciar el proceso de proceso de renovación del 100%
renovación de registro calificado durante el
registro calificado año 2018.
Informe de
diagnóstico del
académicos que deben solicitar
avance del proceso 100%
renovación del registro
de renovación de
calificado durante el año 2018.
registro calificado
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
3.2
Consolidado
Observaciones
El informe de seguimiento al plan de mejoramiento institucional se está haciendo de la

mano de la evaluación del Proyecto Institucional y del Plan de Desarrollo Institucional 20%
2019 – 2030. Esto implica que el seguimiento se tendrá a finales de este año.
De los siete (7) programas acreditados en el 2015, se remitieron a la Dirección de

Control Interno y Evaluación de Gestión (DCIEG) los documentos de cinco (5):
• En el 2016 Enfermería y Trabajo Social.

• En el 2017 Medicina, Licenciatura en Música y Licenciatura en español y Literatura.
• El programa de Química remitió documento ajustado según observaciones de la
Vicerrectoría Académica en marzo de 2019, por lo tanto, está pendiente la revisión y el 83
aval del mismo.
• Para el programa de Historia y Archivística no se realizará esta acción dado que ya
cuentan con un nuevo plan de mejoramiento producto de la autoevaluación realizada en
2017.
(5/6)
78%
Del programa acreditado durante el 2016, ya fue remitido el documento a la Dirección
de Control Interno y Evaluación de Gestión.
78% 100
(1/1)
De los dos (2) programas acreditados en el 2017, se remitió a la Dirección de Control

Interno y Evaluación de Gestión (DCIEG) el documento de Ingeniería Civil.
En cuanto al programa de Ingeniería Electrónica, el MEN dio respuesta al recurso de 50

reposición mediante la Resolución No. 10255 de 27/06/2018.
(1/2)
De los 12 programas acreditados en el 2018, no se remitió ningún documento a la

DCIEG.
0
(0/12)
De los 28 programas académicos que debían iniciar proceso de renovación del registro
calificado durante el 2018 se realizó diagnóstico a 28
100%
(28/28 )
De los 14 programas académicos que debían solicitar renovación del registro calificado
durante el 2018 se realizó diagnóstico a siete (7).
Para siete (7) programas académicos no fue necesario realizar diagnóstico dado el 100%
avance de los procesos .
(7/7)
74%
PROCESO: FORMACIÓN
Riesgo
Causas
(Evento que puede afectar el logro del
Agente generador (Factores internos o externos)
objetivo)
Riesgo Descripción (Sujeto u objeto con
Por qué se puede
Qué puede En qué consiste o cuáles capacidad para Por qué ?
presentar?
ocurrir? son sus características? generar el riesgo)
Fallas en la
proyección de
requerimientos y
formación docente
en las unidades
académicas.
No hay profesores
formados en un
área específica
Concursos docentes
desiertos
Insuficiencia de Las unidades académicas Escuelas,
personal docente no cuentan con el personal Departamentos,
para atender las docente suficiente para el Instituto de
actividades desarrollo de las Proyección
académicas de un actividades académicas en Regional y No existe un Plan
periodo las condiciones Educación a de Relevo
académico adecuadas. Distancia Generacional en
cada Unidad
Académica
Los profesores
formados en un
área específica no
Incremento en la
son suficientes
población
estudiantil
Falta de gestión de
la unidad
académica
Falta de recursos
financieros
la unidad
académica
Insuficiencia de
Las unidades académicas
recursos
cuentan con recursos
bibliográficos, Vicerrectorías,
bibliográficos,
informáticos, de Escuelas,
informáticos, de apoyo
apoyo didáctico, Departamentos,
didáctico, equipos y
equipos y Instituto de
materiales de laboratorio
materiales de Proyección
insuficientes para el
laboratorio Regional y
desarrollo de las
necesarios para el Educación a
actividades académicas en
desarrollo de las Distancia
las condiciones
actividades
adecuadas.
académicas.
Insuficiencia de
Las unidades académicas
recursos
cuentan con recursos
bibliográficos, Vicerrectorías,
bibliográficos,
informáticos, de Escuelas,
informáticos, de apoyo
apoyo didáctico, Departamentos,
didáctico, equipos y
equipos y Instituto de Falta de recursos
materiales de laboratorio
materiales de Proyección financieros
insuficientes para el
laboratorio Regional y
desarrollo de las
necesarios para el Educación a
actividades académicas en
desarrollo de las Distancia
las condiciones
actividades
adecuadas.
académicas.
Desactualización o
deterioro del
material de apoyo
a los procesos
académicos
la unidad
académica
Las unidades académicas Falta de recursos
Escuelas,
no tienen disponibles los financieros
No disponibilidad Departamentos,
recursos físicos necesarios
de recursos físicos Instituto de Inadecuada
para desarrollar las
para el desarrollo Proyección planeación del uso
actividades académicas
de las actividades Regional y de los espacios
programadas en un
académicas. Educación a físicos
periodo académico en las
Distancia
condiciones adecuadas.
Insuficiencia de
espacios físicos
3
Total de riesgos
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el desarrollo de los Programas Académicos.
ausas
Probabilidad
ernos o externos)
Opciones de
Evaluación
Valoración
Efecto /
Impacto
Manejo
Riesgo
riesgo
Consecuencias Controles
Acciones
Por qué? (Cómo se refleja en existentes
la entidad?)
Vinculación de Convocatoria
profesores en para la selección
modalidad de profesores de
ACEPTABLE (5) (IMPACTO LEVE 5, PROBABILIDAD BAJA 1)

ocasional planta
ASUMIR EL RIESGO (Se plantean acciones de mejoramiento)

*Insatisfacción de los
estudiantes Contratación de Convocatorias
*Afectación en el profesores cátedra para ampliar el
banco de
MODERADO (10)
desarrollo de la malla
TOLERABLE (10)
curricular elegibles de
profesores
BAJA (1)
*Aumento de la
sobrepermanencia de cátedra
Concursos
los estudiantes por
docentes
Jubilación o programa
retiro voluntario *Disminución de la
de profesores calidad de la
formación
*Estrés ocupacional Plan de
Formación
Docente Seguimiento al
cumplimiento
del plan de
formación
docente
Gestión
académica y
administrativa de
las UAA
Programa para la
renovación y
adquisición de Adquisición de
ABLE (5) (IMPACTO LEVE 5, PROBABILIDAD BAJA 1)
material nuevas bases de

MIR EL RIESGO (Se plantean acciones de mejoramiento)
bibliográfico datos
multidisciplinare
s
BPPIUIS
estudiantes
*Afectación en el
MODERADO (10)
TOLERABLE (10)
curricular
BAJA (1)
*Aumento de la
permanencia y/o
deserción por
programa
*Disminución de la
calidad de la
formación
ASUMIR EL RIESGO (Se plantean acciones de mejorami
ACEPTABLE (5) (IMPACTO LEVE 5, PROBABILIDAD
estudiantes
*Afectación en el
MODERADO (10)
TOLERABLE (10)
curricular
BAJA (1)
*Aumento de la Programación Adquirir nuevos
permanencia y/o financiera libros impresos
deserción por
programa
*Disminución de la
calidad de la
formación
Programa
Operativizar la
operativo anual de
Política de TIC
inversiones de la
aprobada
UIS
ACEPTABLE (5) (IMPACTO LEVE 5,
ASUMIR EL RIESGO (Se plantean

BPPIUIS
PROBABILIDAD BAJA 1)
acciones de mejoramiento)
estudiantes
MODERADO (10)
*Afectación en el
TOLERABLE (10)
Mediación para
la optimización
BAJA (1)
curricular Programación
financiera en la
*Disminución de la
administración
calidad de la
de los recursos
formación
físicos
*Aumento de la
deserción por Programa
programa operativo anual de
inversiones de la
UIS
7
Total de acciones
ONAL
Cronograma
Responsables Meta
Fecha inicio Fecha fin Acción Cumplimiento
Convocatorias
Vicerrectoría Diciembre de
Enero de 2018 docentes al año 1 100%
Académica 2018
(número)
Vicerrectoría Diciembre de Convocatorias al

Enero de 2018 2 100%
Académica 2018 año (número)
Informes de
seguimiento al
Vicerrectoría Diciembre de
Enero de 2018 cumplimiento del 1 70%
Académica 2018
plan de formación
docente (número)
Bases de datos
2 100%
adquiridas (número)
Diciembre de
Biblioteca Enero de 2018
2018
Diciembre de
Biblioteca Enero de 2018
2018
Libros impresos
1500 96%
adquiridos (número)
Profesores
formados en TIC 50
(número)
Vicerrectorías y
Diciembre de
Unidades Académicas Enero de 2018 100%
2018
y/o Administrativas
Propuestas de uso
30
de TIC (número)
Optimización en la
administración de
los recursos físicos
(N° solicitudes
Dirección de
Diciembre de resueltas para la
Admisiones y Registro Enero de 2018 100% 100%
2018 asignación de
Académico
espacio para
formación/ total
solicitudes
recibidas)*100
95%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
3.2 Consolidado
Observaciones
Durante el año 2018 se hizo apertura de una convocatoria,

según el Acuerdo de Consejo Académico No 243, que se
encuentra abierta a la fecha y disponible en el enlace
http://www.uis.edu.co/webUIS/es/concursoDocente/concurs
oDocente2018/index.html
Durante el año 2018 se realizaron 4 convocatorias para

ampliar la base de Profesores de Cátedra elegibles hasta
junio de este año y 1 convocatoria para ampliar el banco de
elegibles de tutores de pregrado a distancia del IPRED.
Estas convocatorias pueden ser consultadas en:
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/concursosConvocatorias/
index.html
Se construyó informe de cumplimiento del Plan Institucional

de Formación de profesores de planta para el año 2017, y se
presentó en el Consejo Académico el 22 de mayo de 2018.
Teniendo en cuenta que el alcance del plan actual es hasta el
año 2018, la Vicerrectoría Académica se encuentra
preparando la nueva versión del Plan Institucional de
Formación de profesores de planta para los años 2019-2021
para dar continuidad a esta acción.
Esta actividad se tendrá en cuenta en la actualización del
mapa de riesgos.
Para el año 2018 se cuenta con un total de 119 recursos

electrónicos suscritos por la universidad, adicional se tienen
13 revistas suscritas en formato digital, directamente con el
proveedor; de los cuales, 56 fueron suscritos antes de junio
de 2018 y 63 junto a las 13 revistas, después de junio de
2018.
Al mes de junio del año 2018 se adquirieron 542 libros para
la sede central, 227 para la sede Barrancabermeja, 2 para la
sede Barbosa, 10 para la sede Málaga para un total de 781
libros físicos. Al mes de octubre del año en curso se
adquirieron, de manera adicional, 398 libros para la sede
central, 256 para la sede Barrancabermeja, 4 para la sede
Barbosa, 8 para la sede Málaga para un total de 666 libros
físicos. En este sentido, para el año 2018 la Universidad ha
adquirido 1447 libros físicos.
180 Docentes formados en TIC de acuerdo a la información

contenida en el servidor del CEDEDUIS durante el segundo
semestre académico de 20 y primer semestre de 20; 35
Docentes planta y 145 Catedra
La cantidad de profesores con aulas virtuales que
efectivamente están en funcionamiento son 426 y que
corresponden a propuestas en funcionamiento donde se usan
herramientas TIC que pueden ser cuantificadas para la
universidad .
2018-1
Se atendieron 11 solicitudes de las Escuelas de: Ingeniería

de Sistemas, Biología, Geología, Ingeniería Metalúrgica,
Química, Matemáticas e Idiomas
2018-2
Se atendieron 7 solicitudes de las Escuelas de: Ingeniería de
Sistemas, Química, Matemáticas, Idiomas y Derecho.
PROCESO: INVESTIGACIÓN.
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Factores
En qué consiste o cuáles capacidad para
Qué puede ocurrir? presentar?
son sus características? generar el riesgo)
Las propuestas de
investigación no son
financiables por
entidades externas.
Profesores
Grupos de
Dificultades para adquirir
1.Disminución de recursos para la investigación
recursos destinados a las
financiación de la investigación realizada en
actividades de
la Universidad. Entidades Externas
investigación.
Dirección Algunos profesores no
Institucional realizan actividades de
investigación.
No hay conocimiento
de las fuentes y
oportunidades de
financiamiento de la
investigación.
Profesores
Divulgación y protección
Entidades Externas Mal manejo de la
de las creaciones
relacionadas con información
2.Violación de los derechos de propiedad intelectuales de los
propiedad relacionada con las
intelectual de los investigadores. investigadores, tales como
intelectual creaciones intelectuales
plagio y utilización no
de los investigadores.
autorizada.
Dirección
Institucional
Profesores
Que se incumplan los
Que los responsables
compromisos asumidos en Grupos de
3. Incumplimiento de los compromisos del proyecto no
los proyectos de investigación
derivados de los proyectos de investigación. entreguen los
investigación por parte del
compromisos.
equipo de investigación. Dirección de la
Universidad
Que se incumplan
lineamientos y normas
para la debida ejecución
de los proyectos o
Profesores
actividades de
investigación realizadas Realización inadecuada
4. Incumplimiento de normatividad para la Estudiantes
en la Universidad, entre de actividades de
ejecución de actividades de investigación.
otros por el manejo investigación.
Grupos de
experimental en humanos
investigación
o animales, por la colecta
de especies silvestre, o el
acceso a recursos
genéticos.
Desvío de los recursos en

efectivo aprobados por
entidades externas o por la Personal VIE
Que se realicen
Universidad para el
5. Apropiación de los recursos públicos de contratos con fines
desarrollo de los Ordenadores del
investigación a beneficio propio o de diferentes al desarrollo
proyectos de investigación Gasto
terceros. de los proyectos de
con otros fines diferentes
investigación.
a los objetivos del Profesores
proyecto, a beneficio
propio o de terceros.
efectivo aprobados por
entidades externas o por la Personal VIE
Que se realicen
Universidad para el
5. Apropiación de los recursos públicos de contratos con fines
desarrollo de los Ordenadores del
investigación a beneficio propio o de diferentes al desarrollo
proyectos de investigación Gasto
terceros. de los proyectos de
con otros fines diferentes
investigación.
a los objetivos del Profesores
proyecto, a beneficio
propio o de terceros.
5
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTIT
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Promover el desarrollo de las políticas de investigación y propiedad intelectual de l
Causas
Probabilidad
Evaluación
Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias
entidad?)
Exigencia de los
requisitos o recursos
limitados por cambios
o regulaciones por
Debilidad en la Orientación en la
parte de las entidades
formulación de las formulación de
externas.
propuestas por parte de propuestas y requisitos de
algunos grupos de las convocatorias
Presentación de
investigación. vigentes.
propuestas de
investigación para
financiación externa Disminución de la
actividad misional de
40 (IMPORTANTE)
por otras instituciones.
investigación en la
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
Universidad.
el grupo de
investigación de su
Disminución de los
unidad académica.
indicadores
institucionales.
Falta de motivación.
Enfoque en otras Portafolio para el fomento
actividades. de la investigación VIE.
No se genera sinergia
en los grupos de
investigación para
formulación de
proyectos
Debilidad en la
asertividad de las
difusiones y
Vigilancia de las fuentes
Falta de interés. socialización de
de financiación externa.
oportunidades de
financiación de
investigación.
Pérdida de recursos
Reglamento de propiedad
40 (IMPORTANTE)
financieros.
intelectual.
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
Falta de interés por
No hay conocimiento parte de los profesores Comité de Propiedad
institucional.
de la normatividad. para asistir a las Intelectual.
capacitaciones.
Disminución de los
Programa de apoyo de la
indicadores
VIE.
institucionales.
40 (IMPORTANTE)
financieros. Procedimiento para el
inicio de los proyectos de
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
Falta de claridad en los No se realice
Deterioro de la imagen investigación.
roles y tiempos para el seguimiento al
institucional.
cumplimiento de los cumplimiento de los
Acta de inicio y/o
compromisos. compromisos.
Disminución de los contratos con entes
indicadores financiadores.
institucionales.
Desconocimiento de la
No se solicitan los
normatividad requerida
permisos o aval
para el desarrollo de Orientación para el
correspondiente para el
actividades de permiso de colecta de
40 (IMPORTANTE)
desarrollo de
investigación Deterioro de la imagen especies silvestre y
actividades de
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
específicas. institucional. contratos de acceso a

investigación
recursos genéticos.
específicas.
Falta de seguimiento a Sanciones.
las actividades de
No se realizan los
investigación que se Accidentes. Procedimientos y guías
controles para la
realizan en la del proceso de aval del
mitigación de los
Universidad y que deba CEINCI.
riesgos derivados de la
cumplir con una
investigación.
normatividad.
40 (IMPORTANTE)
No se aplican los financieros. Reporte de contratos en el

Se desconoce la
procedimientos sistema de gestión
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
normatividad existente.
adecuados en especial Deterioro de la imagen transparente.
para la finalización de institucional.
Entrega o acceso de
los proyectos de
claves personales a
investigación con Acciones de tipo Términos de referencia de
terceros.
financiación interna. disciplinario, penal, u las convocatorias.
otro tipo.
No se aplican los financieros. Reporte de contratos en el
Se desconoce la
40 (IMPORTANT
procedimientos sistema de gestión
20 (GRAVE)
2 (MEDIA)
normatividad existente.
adecuados en especial Deterioro de la imagen transparente.
para la finalización de institucional.
Entrega o acceso de
los proyectos de
claves personales a
investigación con Acciones de tipo Términos de referencia de
terceros.
financiación interna. disciplinario, penal, u las convocatorias.
otro tipo.
GUIMIENTO INSTITUCIONAL
APA DE RIESGOS
y propiedad intelectual de la Universidad reafirmando la prioridad y el valor estratégico y misional que la Institución reconoce en estas actividades.
Cronograma
Opciones de
Valoración
Manejo
riesgo
20 (IMPACTO GRAVE) * 1 (PROBABILIDAD BAJA)= 20 (MODERADO)
Participar en la actividad de
21 de
formación dirigido a 15 de mayo de
Profesional VIE -CPP diciembre de
profesores de reciente 2018
2018
vinculación.
REDUCIR EL RIESGO
Plantear propuesta para la

21 de
modificación de la política 05 de febrero
COIE diciembre de
de Investigación de la de 2018
2018
Universidad
21 de
Difusión de los programas de 22 de enero de
DIEF diciembre de
la VIE. 2018
2018
Socializar convocatorias de Profesional VIE -CPP 21 de

22 de enero de
financiación de diciembre de
2018
investigación. Comunicadora VIE 2018
20 (IMPACTO GRAVE) * 1 (PROBABILIDAD BAJA)=
REDUCIR EL RIESGO
20 (MODERADO)
21 de
Realizar formaciones en 05 de febrero
Profesional VIE - DTC diciembre de
propiedad intelectual. de 2018
2018
20 (IMPACTO GRAVE) * 1
(PROBABILIDAD BAJA)=
REDUCIR EL RIESGO
20 (MODERADO)
Realizar seguimiento al
21 de
cumplimiento de los DIEF 22 de enero de
diciembre de
compromisos de los CPP 2018
2018
proyectos de investigación.
Formular y socializar
(PROBABILIDAD BAJA)= 20
procedimiento para el uso y

20 (IMPACTO GRAVE) * 1
15 de mayo de 30 de junio de
solicitud de permisos para Profesional VIE - DTC
REDUCIR EL RIESGO
2018 2019
colecta o contratos de acceso
(MODERADO)
a recursos genéticos
Realizar seguimiento a las 21 de

05 de febrero
propuestas avaladas por el Profesionales CEINCI diciembre de
de 2018
CEINCI. 2018
(IMPACTO GRAVE) * 1 (PROBABILIDAD
Realizar socialización sobre

las responsabilidades del
21 de
BAJA)= 20 (MODERADO)
manejo de recursos públicos 15 de mayo de

Profesional calidad diciembre de
REDUCIR EL RIESGO
dirigida a personal VIE y a 2018

2018
cargo de la oficina de control
interno disciplinario.
20 (IMPACTO GRAVE) * 1 (PR
REDUCIR EL RIES
BAJA)= 20 (MODER Ajustar y difundir el
procedimiento y actas para la 21 de
DIEF 15 de mayo de
finalización de los proyectos diciembre de
Profesional calidad 2018
de investigación con 2018
financiación interna.
10
Total de acciones
nstitución reconoce en estas actividades.
Nivel de
Indicador de la Acción Meta
Cumplimiento
Actividad de formación
1 100%
realizada
Propuesta 1 100%
Número de presentaciones
del portafolio VIE durante 5 100%
el año
Boletín VIE 26 100%

Actividades de formación
8 100%
realizadas.
(Cantidad de mensajes
enviados a los directores
de los proyectos en
90% 100%
mora/Cantidad de
proyectos en mora
durante el año)
Procedimiento 1 100%
(Número de seguimientos
pasivos o activos
realizados en el
90% 100%
año/Número de
seguimientos planificados
en el año)
Actividad realizada 1 100%

Procedimiento ajustado 1 100%
100%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
3.2
Consolidado
Observaciones
Se realizó la actividad de formación a los profesores de reciente

vinculación los días 05, 12 y 19 de julio de 2018.
La propuesta se presentó al Consejo Académico el 24 de abril y a los

profesores el 18 de julio.
La difusión de los programas VIE fue presentada por los DIEF en los
consejos de cada facultad.
Se socializaron 41 boletines de convocatorias de financiación de

investigación.
Se realizaron 12 charlas y talleres en formación de propiedad
intelectual:
1. Capacitación en temas de información y relaciones públicas al
equipo de trabajo
2. Bienvenidos al mundo de PI
4. Marcas y diseños industriales
5. La invención y sus mecanismos de protección
6. Derechos de autor en el ámbito universitario
7.Busqueda de innovación sobre patentes
8. Miércoles de PI
9. Bienvenidos al mundo de propiedad intelectual
10.Las invenciones y sus mecanismos de protección
11. Búsqueda de información de patentes
12. Derechos de autor en la industria musical
De 91 proyectos en mora, se hizo seguimiento a 85 proyectos.
Teniendo en cuenta que la meta era 90 y se dio cumplimiento en un

93% se da por ejecutada la acción
El procedimiento se encuentra disponible en los términos de

referencia del programa publicado en la página web.
Se realizaron en total 215 seguimientos de los 80 proyectados en la

meta, 187 seguimientos pasivos y 28 seguimientos activos, por parte
de los profesionales del CEINCI. Los seguimientos se distribuyeron
de la siguiente manera: Proyectos de salud y Ciencias Básicas: 87
pasivos y 13 activos. Proyectos de Ciencias Sociales e Ingenierías:
100 pasivos y 15 activos. Para un cumplimiento superior al 100%.
Se realizó la socialización el 17 de agosto de 2018.

Se ajustaron los documentos disponibles en la intranet desde 01 de
agosto de 2018. Se socializó a través de correo electrónico el día 08
de agosto de 2018 y el día 10 de septiembre en reunión con
profesores.
PROCESO: EXTENSIÓN.
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Factores
Riesgo capacidad para Por qué se puede
En qué consiste o cuáles
No se realiza el registro de
todas las actividades de El registro de las
1. Incumplimiento en el registro de las consultoría y educación actividades por parte
Unidades Gestoras
actividades de extensión. continuada ofrecidas por de las Unidades es
parte de las Unidades incompleto.
Gestoras.
Imprecisiones en la Baja participación de

2.Disminución en la formulación de formulación de las los profesores en
Unidades Gestoras
iniciativas de extensión. iniciativas lideradas por iniciativas de
las UAA gestoras. extensión.
2
Total de riesgos
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar, fomentar y realizar seguimiento al registro de las actividades de extensió
Causas vigente.
Probabilidad
Evaluación
Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias Controles
Por qué ? Por qué? (Cómo se refleja en la existentes
entidad?)
10 (MODERADO)
20 (MODERADO)
Las Unidades no No hay una política Incumplimiento de la Acuerdo del
2 (MEDIA)
reportan las definida que organice normatividad. Consejo Superior
actividades que no y contemple toda la N° 103 del 2010.
conducen a extensión realizada en Deterioro de la imagen
bonificación. la Universidad. Institucional. Procedimientos.
Dismunicación de los
indicadores Orientación en el
30 (IMPORTANTE)
10 (MODERADO)
Institucionales. registro y
formulación de
3 (ALTO)
Falta de interés por el
Imprecisiones en la Debilitamiento de la propuestas de
cumplimiento de la
normatividad. función misional de extensión.
normatividad vigente.
extensión.
Módulo de
Disminución de los extensión.
ingresos de extensión.
MIENTO INSTITUCIONAL
A DE RIESGOS
egistro de las actividades de extensión de la Universidad basado en el cumplimiento de los requisitos y procedimientos administrativos de la política de ex
Cronograma
Opciones de
Valoración
Manejo
riesgo
Indicador de la
Acciones Responsables Meta
Fecha inicio Fecha fin Acción
1 (PROBABILIDAD BAJA) = 10
10 (IMPACTO MODERADO) *
REDUCIR EL RIESGO
(Comunicaciones
enviadas a UAA
(TOLERABLE)
Dirigir comunicación a que realizan

las UAA solicitando el 05 de febrero de 21 de diciembre actividades de
DTC 100%
reporte de las 2018 de 2018 extensión / Total
actividades de extensión UAA que realizan
actividades de
extensión)
10 (IMPACTO MODERADO) * 2
(PROBABILIDAD MEDIA) = 20
REDUCIR EL RIESGO
(MODERADO)
Participar en la
actividad de formación Profesional VIE - 15 de mayo de 21 de diciembre Actividad de
1
dirigido a profesores DTC 2018 de 2018 formación.
CEDEDUIS
2
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
rativos de la política de extensión según la normatividad
3.2
Consolidado
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
Se hace seguimiento del

reporte de actividades de
extensión, enviando
100% comunicación a través de
una carta a todas las UAA
que realizan extensión, en
total 38 unidades.
Se realizó la capacitación
titulada "Conferencia sobre
la gestión de la
100%
investigación y extensión"
los días 5, 12 y 19 de julio
de 2018.
100%
ha
PROCESO: CONSULTORIO JURIDICO/CENTRO DE CONCILIACIÓN

Riesgo Causas
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador (Factores internos o externos)
Riesgo capacidad para Por qué se puede
En qué consiste o cuáles Por qué ?
*Imposibilidad en la
matricula de la
asignatura de
No se cuenta con los consultorio jurídico
estudiantes * No contar con
necesarios estudiantes
suficientes para la
prestación del
servicio
*Admisiones y
Registro académico
*Estudiantes
matriculados en
Consultorio Jurídico
Imposibilidad de Que el Consultorio Jurídico Desconocimiento de

prestar el servicio de no cuente con los Deficiencia de
las normas que
Consultorio Jurídico y estudiantes para atender a algunos
recientemente se han
Centro de Conciliación los beneficiarios conocimientos
proferido sobre
Jurídicos sobre los
asuntos de
asuntos de
competencia del
competencia del
Consultorio
Consultorio Jurídico.
Jurídico.
*Bloqueo de clave
de acceso al sistema
por parte del
Imposibilidad de
estudiante
acezar al SYSAC
*El estudiante
introduce por error
una clave errada.
*Bloqueo de clave
de acceso al sistema
por parte del
Imposibilidad de
estudiante
acezar al SYSAC
*El estudiante
introduce por error
una clave errada.
Posible disminución La disminución de Por desconocimiento Algunos

en los beneficiarios beneficiarios no permite el de la Existencia del beneficiarios
Beneficiarios de
atendidos en desarrollo de la práctica de Consultorio Jurídico desconocen la
Consultorio Jurídico y los Estudiantes de y de los servicios que gratuidad del
Centro de Conciliación Consultorio Jurídico presta servicio
Daño (diferentes
Pérdida de carpetas causas) en la
Pérdida de la información de Asesoría o infraestructura que
Pérdida de Estudiantes procesos a cargo del afecte las
(Asesorías Jurídicas,
información del matriculados en Estudiante condiciones del
Trámites procesales y
Consultorio archivo
Consultorio Jurídico extraprocesales) generada Jurídico, Asesoras,
y del Centro de por los estudiantes del
Dirección del
Conciliación Consultorio Jurídico y
Centro de Conciliación
Desconocimiento del
Estudiante sobre la
importancia en el
Utilización indebida de la Manejo de la
Manejo inadecuado de información suministrada Estudiantes Confidencialidad de La inasistencia a la
información por los beneficiarios a los matriculados en la Información inducción de
confidencial estudiantes en la Asesoría Consultorio Jurídico suministrada por el Consultorio Jurídico
Jurídica beneficiario en la
Asesoría Jurídica,
Trámite procesal o
extraprocesal
Desconocimiento de
las consecuencias de
No cumplir con las
Al momento de prestar el
leyes y acuerdos Falta de
servicio, el estudiante pida
Recibir y cobrar dinero Estudiantes donde se establece fortalecimiento de
o reciba dinero por parte
por la prestación del matriculados en que el servicio los mecanismos de
del beneficiario para el
servicio. Consultorio Jurídico prestado es difusión sobre este
desarrollo de su proceso o
GRATUITO para tipo de conductas
asesoría.
aquellas personas que
cumplan con los
requisitos.
5
Total de riesgos
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Servir de instrumento de docencia y práctica a los estudiantes de la carrera de derecho garantizando su f
ausas conflictos a personas de escasos recursos de la región, en las áreas del derecho Laboral y Público, Penal y Privado.
Probabilidad
ernos o externos)
Opciones de
Evaluación
Valoración
Efecto /
Impacto
Manejo
Riesgo
riesgo
Consecuencias
Por qué? (Cómo se refleja en
la entidad?)
*Los estudiantes
presentan en sus
matriculas
interferencia horaria
Con los estudiantes
que no permite
matriculados en la asignatura
matricular la
establecer turnos que
asignatura
permitan atender
oportunamente a los
*Los Estudiantes no
beneficiarios
ha cumplido con los
prerrequisitos del
programa académico
de Derecho
Impacto LEVE (5)

Visto bueno de Asesores de
*La no prestación de las distintas Áreas.
la asesoría jurídica a Relevo de estudiante y
los beneficiarios. asignación de un nuevo
ASUMIR EL RIESGO
* Inasistencia del estudiante. ACEPTABLE (5) Probabilidad BAJA (1) X
TOLERABLE(10)
MODERADO(10)
estudiante a la *La pérdida de

semana de inducción imagen del
BAJA (1)
a consultorio jurídico consultorio Jurídico .

* Inasistencia del
estudiante a las *La no realización de Realizar capacitaciones
diferentes la práctica jurídica del adicionales a la Inducción con
capacitaciones estudiante de el fin de reforzar este aspecto.
adicionales Consultorio Jurídico.
programadas por la
Dirección del
consultorio jurídico.
Aplicación del Reglamento
Interno de Consultorio
Jurídico y Centro de
Conciliación.
Uso de archivo provisional

(cuadro de Excel) que
permite capturar la
información requerida por el
Sistema de Control y
seguimiento de las
actuaciones de los
Estudiantes de Consultorio
Conciliación
Uso de archivo provisional
(cuadro de Excel) que
permite capturar la
información requerida por el
Sistema de Control y
seguimiento de las
actuaciones de los
Estudiantes de Consultorio
Conciliación
Impacto MODERADO (10)
REDUCIR EL RIESGO
Probabilidad BAJA (1)
MODERADO (20)
TOLERABLE (10)
La no realización de
GRAVE(20)
Planificación de Estrategias
BAJA ((1)
la práctica de los
de divulgación por parte de la
estudiantes que
Dirección de Consultorio
matricularon
Jurídico
Impacto MODERADO (10) X

*Pérdida de la Inducción a estudiantes sobre
REDUCIR EL RIESGO
el Manejo de la información
Probabilidad BAJA (1)

TOLERABLE (10) =
información en MODERADO (20)
Archivo Físico en el sistema y archivo
GRAVE (20)
físico.
BAJA (1)
*Pérdida de la
información
contenida en el Diligenciamiento del Formato
Sistema de Control y Control gestión estudiantes
Seguimiento Procesal FEX-CJ.05
SYSAC Diligenciamiento del formato
entrega de procesos y
carpetas de asesorías a la
Dirección FEX-CJ.22
REDUCIR EL RIESGO
TOLERABLE (10)
MODERADO (20)
Probabilidad (1)
Pérdida de imagen y
GRAVE (20)
Manual de procedimientos de
Impacto(10)
BAJA (1)
Confianza en el
Falta de Ética Consultorio Jurídico
Profesional (Numeral 5.5.10 Propiedad de
y Centro de
los beneficiarios)
Conciliación.
* Desconfianza por
parte de la comunidad Avisos informativos para
MODERADO (20)
* Falta de advertir a los estudiantes y

Falta de ética en el
GRAVE (20)
credibilidad y beneficiarios de la
BAJA (1)
ejercicio de la
deterioro de la prohibición.
práctica jurídica por
imagen institucional Socialización a los
parte de los
* Inicio de proceso estudiantes de las
estudiantes.
disciplinario al consecuencias de recibir
estudiante que incurre dinero.
en dichas conductas
NSTITUCIONAL
GOS
derecho garantizando su formación como verdaderos profesionales, así como, la prestación del servicio social de asesoría jurídica y la promoción de
ado.
Cronograma
Indicador de la
Registro de
Determinar el numero de asignación de turnos
Dirección consultorio
estudiantes matriculados y JULIO de acuerdo al
jurídico y centro de JUNIO 2018 100%
asignar turnos de atención a 2019 número de
conciliación.
los beneficiarios estudiantes
matriculados
No. de
Identificar los Estudiantes capacitaciones
que presentan debilidades realizadas durante el
Dirección consultorio
en algunos conocimientos y JUNIO JULIO semestre
jurídico y Centro de 100%
desarrollar talleres o 2018 2019 evidenciadas en el
Conciliación.
actividades que le permitan cuadro de registro
reforzar su práctica de plan de
formación.
Inducción a los estudiantes

de Consultorio Jurídico y
Realización de la
sobre el uso del archivo y la Dirección consultorio
JUNIO JULIO inducción
captura de la información jurídico y centro de 100%
2018 2019 estudiantes
correspondiente a los datos conciliación.
Consultorio
requeridos por el SYSAC
para posteriormente subir la
información al Sistema.
Inducción a los estudiantes
de Consultorio Jurídico y
Realización de la
sobre el uso del archivo y la Dirección consultorio
JUNIO JULIO inducción
captura de la información jurídico y centro de 100%
2018 2019 estudiantes
correspondiente a los datos conciliación.
Consultorio
requeridos por el SYSAC
para posteriormente subir la
información al Sistema.
Diseñar un plan de
Consolidación y
divulgación que permita
Aplicación del Plan
garantizar y mantener el Dirección consultorio
JULIO de Divulgación de
conocimiento del Jurídico y Centro de JUNIO 2018 100%
2019 Consultorio Jurídico
Consultorio Jurídico en las Conciliación.
y Centro de
personas de escasos
Conciliación.
Recursos Económicos
Socializar la información
necesaria para el manejo Dirección Consultorio
JUNIO JULIO Resultado del Que sea
seguro de la información , Jurídico y Centro de
2018 2019 estudio realizado factible
carpetas y procesos tanto en Conciliación.
el sistema como en físico.
Crear un compromiso
escrito en el cual exista un
apartado referente a las Compromiso
Dirección Consultorio
características e JULIO suscrito de manera
Jurídico y Centro de JUNIO 2018 100%
importancia de la 2019 individual por los
Conciliación.
confidencialidad de la estudiantes
información suministrada
por los beneficiarios
Socializar a estudiantes y Formato de

personal docente de la asistencia a la
prohibición de recibir Dirección consultorio socialización,
JUNIO JULIO
dinero por parte de los jurídico y Centro de divulgación por 100%
2018 2019
beneficiarios. Conciliación. avisos y
Publicar avisos compromiso suscrito
informativos. por los estudiantes.
7
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
jurídica y la promoción de mecanismos alternativos de resolución de
3.2 Consolidado
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
Se cuenta con una herramienta de

Excel para la asignación de
100% turnos lo cual permite llevar un
control y atención oportuna a los
usuarios.
Esta actividad se realiza

constantemente con el fin de que
100%
los Estudiantes del consultorio
puedan nivelar sus competencias.
La actividad se desarrolla
constantemente ya que la
100%
plataforma SYSAC debe estar
actualizada.
La actividad se desarrolla
constantemente ya que la
100%
plataforma SYSAC debe estar
actualizada.
Se cuenta con los registros de

asistencia las actividades
planeadas por el consultorio
100%
como lo es el caso de brigadas,
adicionalmente se elaboraron y
socializaron folletos, radio.
Se cuenta con las evidencias e la

socialización sobre el manejo de
la información en el sistema y
archivo físico.
Se incorpora al Manual de
calidad del consultorio el
100%
numeral 5.5.10 Propiedad de los
beneficiarios.
Constantemente se socializa al
personal que no está permitido
100% recibir dinero. Adicionalmente a
través de un cartel se socializó
esta información.
100%
SUB-PROCESO: INSTITUTO DE LENGUAS
Riesgo Causas OBJETIVO DEL SUB-PROCES
(Evento que puede afectar el logro (factores internos o externos)
del objetivo) Agente generador
Riesgo
En qué consiste o capacidad para Por qué se puede
Qué puede Por qué ? Por qué ?
cuáles son sus generar el riesgo) presentar?
ocurrir?
características?
Rechazo o protesta
Personal de la del personal de la
Cese forzoso de la
Institución y institución ante
actividad
Comunidad políticas o hechos
académica
Universitaria nacionales, locales
o institucionales.
Suspensión del
servicio de agua o Racionamiento en
luz por largos el servicio. Daño
Agentes Internos y / o
periodos. en las redes de
Desastres naturales
Debilitamiento de servicios públicos
la Infraestructura .
física.
periodos. en las redes de
Desastres naturales
Debilitamiento de servicios públicos
la Infraestructura .
física.
La universidad
desarrolla un
conjunto de
actividades que La creciente
pueden asociarse demanda de cursos
con para el aprendizaje
Responsabilidad Disminución de la de una o mas
Social matrícula hasta el lenguas
Universitaria. Este punto que afecte la extranjeras genera .
riesgo tiene que Organizaciones
auto un mercado
ver con la externas
sostenibilidad. competitivo que
Imposibilidad para ofrece cada vez
ofrecer los más opciones a los
programas de usuarios.
Lenguas
Extranjeras o con
la posible no
continuidad de los
programas
Imposibilidad de Por diversas

ofrecer cursos de circunstancias no
Lengua Extranjera se puedan ofrecer
a la Comunidad. los cursos de
lenguas
extranjeras tanto
en los programas
curriculares como Pocos programas
de extensión. de Licenciatura en
Idiomas en la
Baja oferta de
Región.
Docentes de
idiomas con el
Por cancelación de Docentes Baja tasa de
perfil idóneo para
los cursos que ya Inmigración de
laborar en la
han sido vendidos extranjeros en la
Institución
o del cronograma Región con el
que ya ha sido perfil para
ofrecido a la enseñar.
población
Poca capacidad
Problemas en el del servidor para
Desaparición de
servidor de la atender todos los
los programas por
Universidad usuarios del
baja o nula
servicio
demanda.
Daños y o
insolencia en Fallas en la señal
equipos de de internet o
computo y/o en el intranet
sistema de
información que
afecten Problemas en la
Fallas en equipos, negativamente el red de conexión.
servidores, plataforma proceso de
y/o en el Sistema de matricula.
Información del
demanda.
Daños y o
insolencia en
equipos de
computo y/o en el
sistema de
información que
afecten Problemas en la Falla en los
Fallas en equipos, negativamente el red de conexión. equipos del
servidores, plataforma proceso de Instituto de
y/o en el Sistema de matricula. Lenguas.
Información del
instituto de Lenguas. Proceso de
actualización de
redes en la
Universidad.
Desactualización o
deterioro del
Equipos
material
tecnológicos cada
Tecnología. tecnológico de
vez más avanzados
apoyo
en el mercado.
a los procesos
académicos
Mejores
edificaciones y
mobiliario en otras
Instituciones
( competencia)
Infraestructura
Objetivos estratégicos
de Planes de
Desarrollo Regionales
Se puede ofertar y relacionados con el
vender los cursos dominio de lenguas
Mayor demanda
de nivel A1.1 de extranjeras en la Trayectoria
que oferta de
ciclos siguientes población. Académica UIS.
cursos nivel A1.1
en la misma
vigencia. Políticas Educativas
relacionadas con
competencia en
Lengua Extranjera.
2
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENT
MAPA DE R
TIVO DEL SUB-PROCESO: Ofrecer, con calidad UIS, programas y servicios en el área de lenguas extranjeras atendiendo estándares internacional
Probabilidad
Evaluación
Valoración
Efecto /
Impacto
Riesgo
riesgo
Consecuencias
(Cómo se refleja
en la entidad)
Traslado de los cursos a la Sede extramural y búsqueda de otras

instituciones cuando el número excede la capacidad de la Sede
extramural.
(Probabilidad media (2) * Impacto Moderado (10))

MODERADO (20)
Reprogramación del Cronograma de los periodos académicos.
GRAVE (20)
Importante
Media (2)
Reconfiguración de actividades académicas.
Reasignación de carga académica a los docentes existentes.
Proyecto de adquisición y adecuación de una sede extramural

para el Instituto de Lenguas matriculado en el Banco de
Proyectos de inversión de la Universidad.
Activación de la planta eléctrica en la sede central.

(Probabilidad Baja(1) * Impacto Leve (5))
Activación de la UPS en la sede central
Campaña sobre el uso racional del agua de los tanques

ACEPTABLE (5)
Moderado (10)
especialmente en periodos afectados.

Tolerable
Baja (1)
Reprogramación del Cronograma de los periodos académicos.
Simulacros de evacuación.
Tole
(Probabilidad Baja(1
Baj
Moder
ACEPT
Deterioro de la
imagen
Institucional.
(Probabilidad Baja(1) * Impacto Moderado (10))

Socialización de información actualizada y oportuna.
Imposibilidad Información general a padres de familia de los cursos de niños y
jóvenes cada ciclo.
TOLERABLE (10)
para desarrollar las
Variación en las estrategias de publicidad.
GRAVE (20)
actividades
Importante
Media (2)
misionales. Variados programas y horarios para los usuarios.

Análisis de la Deserción.
Talleres de inducción a Lengua Extranjera.
Talleres de estrategias para estudio de habilidades.
Pérdida de Modulo de estudio gratuito para estudiantes nuevos.
recursos Gestión de Registro en el SIET para la validez de las
financieros. certificaciones expedidas.
Disminución de
los indicadores
institucionales.
Renuncia masiva
de docentes por
diferentes razones
(Académicas,
Impacto leve (5) con probabilidad
personales,
movilidad).
Plan de actualización docente
ACEPTABLE (5)
Evaluación de desempeño y realimentación a Docentes

Media (2)
Tolerable
Leve (5)
Baja (1)
Pérdida de
competitividad Convocatoria Docente
ante programas
similares en el
mercado.
Interrupción del
proceso de
aprendizaje de las
lenguas
extranjeras en los Recolección manual de información
tar - Reducir - Compartir o Transferir ir
obabilidad baja(1) * Impacto Leve (5))
estudiantes y
posible pérdida o
disminución del
nivel de
INACEPTABLE (60)
ACEPTABLE (5)
competencia. Seguimiento a servicio de internet en la sede de cabecera.

GRAVE (20)
Alta (3)
disminución del
Evitar - Reducir - Compartir o Tra
(Probabilidad baja(1) * Impacto L

nivel de
INACEPTABLE (60)
ACEPTABLE (5)
competencia.
GRAVE (20)
Alta (3)
Plan de mantenimiento preventivo de equipos .
Mantenimientos correctivos.
Repotencialización de infraestructura tecnológica.

Actualización Docente en TIC.
Ofrecimiento servicios de Alta calidad Académica

Certificación de calidad.
Adecuaciones locativas dentro de la edificación donde funciona

el Instituto de Lenguas en la sede central.
(mantenimiento de piso y paredes, instalación de persianas,
polarización de ventanas, instalación de equipos tecnológicos,
adecuación de oficinas para la actividad administrativa,
renovación del mobiliario, entre otros) instalación de algunos
aires acondicionados con el visto bueno de Mantenimiento
Tecnológico.
(Probabilidad media (2) * Impacto Moderado (10))

Contratación de una persona con funciones de todero de tiempo
completo para mantenimiento de las instalaciones.
Participación en los talleres de elaboración del Plan Maestro de

MODERADO (20)
Infraestructura de la Universidad para la priorización de nuevos

GRAVE (20)
espacios dentro del campus para el funcionamiento del Instituto

Alta (3)
de Lenguas en mejores condiciones que las actuales.
Proyecto de adquisición y adecuación de una sede extramural

para el Instituto de Lenguas matriculado en el Banco de
Proyectos de la Universidad.
Pago oportuno del canon de arrendamiento

Solicitudes a los propietarios de las sedes extramurales para que
realicen las adecuaciones necesarias.
Grupo de Elegibles
Replica de grupos
Datos estadísticos
Gestión para obtener mayor y mejor infraestructura física dentro
y fuera del campus principal
MAPA DE RIESGOS
ndiendo estándares internacionales para beneficio y satisfacción de nuestros clientes.

Cronograma
Opciones
manejo
Acciones Responsable
Fecha Inicio
Arrendamiento de dos sedes alternas que permitan Directora del Instituto de

Permanente
cumplir con el cronograma establecido. Lenguas
Préstamo de salones en Instrucciones y/o Dependencias

Directora del Instituto de
alternas. Permanente
Lenguas
Reducir, Evitar o Compartir
Postergar la finalización de los cursos, acuerdos para

trabajar en diferentes horarios, socialización a través de la
Coordinadores Académicos
página web, y correos masivos a los usuarios del Permanente
del Instituto de Lenguas.
Instituto informando acerca de los cambios hechos por la
dificultad presentada.
Revisión de hoja de vida de los docentes teniendo Dirección y Coordinaciones

encuentra Evaluación Docente, Experiencia, Académicas del Instituto de Permanente
Disponibilidad de tiempo y número de cursos. Lenguas.
Análisis de la necesidad, elaboración de los presupuestos

Dirección Instituto de
de obra y de operación, y proyección de los beneficios Febrero
Lenguas.
futuros en número de matrículas.
Verificación del funcionamiento de la UPS técnicos instituto de Lenguas Permanente
Socialización a través de la página y correos masivos a

Asumir
los usuarios del Instituto de Lenguas de los cambios Permanente;

hechos por la dificultad presentada. Coordinadores Académicos
Facilitadora de Calidad
semestral
Permanente;
Asu
Coordinadores Académicos
semestral
Realización y evaluación de simulacros de Evacuación.
Reunión de Coordinadores del Programa de niños y

Jóvenes con padres de familia de estudiantes nuevos para
información general.
Fortalecimiento estrategias de mercadeo y publicidad de

los cursos de Lenguas extranjeras a través de diferentes
medios publicitarios.
Estrategia de posicionamiento de imagen (creación de

nuevo logo e identidad gráfica para todas las piezas
publicitarias),
Directora Instituto de
Lenguas.
Invitación a estudiantes a continuar en los cursos. Profesional Financiera
Reducir
Instituto de lenguas
Permanente
Coordinadora Administrativa
Envió por correo electrónico del módulo de refuerzo a Instituto de Lenguas
estudiantes del nivel A1.1. Coordinaciones Académicas
Instituto de Lenguas UIS.
Ofrecimiento de cursos en nuevos horarios e intensidad.
Ofrecimiento de cursos en horario flexible.

Ofrecimiento de Tutoría.
Desarrollo de Talleres de aprender a Aprender con

estudiantes del nivel A1.
Inducción sobre formación como estudiante de Lengua

extranjera.
Fortalecimiento y seguimiento al Plan de Actualización

Docente encaminándolo a aumentar su motivación y
sentido de pertenencia por la Institución.
Coordinadores Académicos y
Asumir
Evaluación periódica a todos los docentes de Evaluación del Instituto de Permanente

Lenguas.
Convocatorias Docente y ampliación del grupo de
elegibles.
Comunicación directa con la Escuela de Idiomas
Solicitud de información al usuario e inclusión de los

datos recolectados en el sistema y posterior envío de
Auxiliares Administrativos. Ocasional
recibos vía correo electrónico una vez se reestablezca el
servicio.
Ampliación del ancho de banda de internet en la sede de Profesional financiera y

Permanente
cabecera. Dirección I.L.
Asumir
Asumir
Técnicos Instituto de Lenguas

Desarrollo y seguimiento al cumplimiento del Plan de
Permanente
mantenimiento preventivo.
Facilitadora de Calidad.
Adquirió de nuevos equipos .

Dirección
Seguimiento al cumplimiento del Plan de actualización Permanente
Coordinaciones Académicas
Docente.
Mantenimiento del S.G.C

Dirección
Plan de actualización Administrativo enfocado al buen Permanente
servicio y satisfacción de los usuarios. .
Implementación de las reparaciones según Directora de Instituto .

Permanente
necesidad/solicitud. Faciltadora de Calidad
Contrato de Trabajo Necesidad del

Reducir -Evitar -Compartir o Transferir
Dirección de Instituto
Plan de trabajo para el todero contratado. Servicio
Asistencia a los talleres de Plan Maestro de

Dirección de Instituto Enero de 2017
Infraestructura.
Diagnóstico de necesidades para el proyecto de

construcción de la se extramural del Instituto de Lenguas Dirección Instituto mayo de 2017
UIS.
Profesional de División
financiera del Instituto
Cuenta de cobro mensual Necesidad del
Seguimiento a las obras Correos enviados. Dirección del Instituto de Servicio
Lenguas
Convocarías Docente
Actualización Docente
Coordinaciones y
Sistema de información del Instituto de lenguas. Enero de 2017
Dirección Instituto
Bases de datos
Priorización en el Plan Maestro de Infraestructura UIS.
32
Total de acciones
Cronograma
Nivel de
Indicador de la acción Meta Cumplimient
Fecha Fin o
Permanente Contratos de arrendamiento de las sedes extramurales. 2 100%
Solicitud de préstamo de salones.

Permanente Correo electrónico enviado a docentes y a estudiantes desde 80% 100%
Coordinación
- Formato de planeación donde se evidencia el cumplimiento de las

horas establecidas para cada curso a través de medios virtuales.
Planillas de acuerdo entre estudiantes y profesor para la recuperación
de horas de clase entregadas a Coordinación Académica.
Permanente 80% 100%
-Correos enviados a los Docentes y Usuarios, desde Coordinación
Académica, informando el plan a seguir.A9
-Calendarios actualizados en la página del Instituto.
Formato programación horario general de Docentes.

Permanente Sistema del Instituto de Lenguas en consultas - grupos por docente. 100% 100%
Revisión Grupo de elegibles.
Número de matrícula del proyecto en la plataforma del banco de

Junio de 2018 100% 100%
proyectos de inversión de la Universidad.
Solicitudes realizadas a la División de Planta Física para la revisión y

Permanente 80% 100%
mantenimiento en caso de ser necesario.
-Calendarios actualizados en Sistema del Instituto de lenguas, pagina

Web, medios publicitarios.
Permanente;
-Correos enviados a los Docentes y Usuarios con los cambios
autorizados, cuando se presentan dificultades por cortes del servicio 100% 100%
de agua o luz.
semestral
-Actas de grupo primario
Permanente;
-Correos enviados a los Docentes y Usuarios con los cambios
autorizados, cuando se presentan dificultades por cortes del servicio 100% 100%
de agua o luz.
semestral
-Actas de grupo primario
Pautas radiales
Valla digital en Barrancabermeja
Publicidad en redes sociales
Volantes publicitarios
Correos electrónicos enviados a los padres de familia de los cursos de
niños y jóvenes con información actual.
Correos electrónicos enviados a estudiantes para que continúen en los
permanente cursos. 100% 100%
Planillas de control de asistencia a talleres y evaluación del impacto de
los talleres.
Planillas de asistencia al Taller sobre "el arte de aprender una Lengua
Extranjera" para la Comunidad, al inicio de cada ciclo en la sede
central.
Relación tutorías dictadas.
OPS de la auxiliar encargada de mantener actualizado el SIET.
Plan de actualización
Controles de asistencia a las sesiones de actualización.
Permanente Observación de clase. 100% 100%
Encuesta de satisfacción
Publicación Convocatoria
Ocasional Correos enviados a DSI solicitando mejoras al sistema . 80% 100%
Permanente Recibo de pago del servicio. 80% 100%

Verificación del Software del mantenimiento preventivo .
Permanente 60% 100%
Ordenes de pago de facturas por servicio de Internet
Acciones de mejora por repotencialización de infraestructura

tecnológica.
Permanente 80% 50%
Informes de seguimiento al cumplimiento del plan de formación
docente.
Registro SIET,
Permanente Certificación de Calidad, 80% 100%
Plan de actualización Administrativo.
Acciones de mejora
Permanente Acciones Correctivas 80% 100%
Acciones Preventivas
Necesidad del
Contrato de trabajo y ordenes de pago 100% 100%
Servicio
Diciembre 2018 Inclusión en el Plan Maestro de Infraestructura. 80% 100%
Noviembre de Informe diagnóstico de necesidades de infraestructura para el Instituto

1 100%
2017 de Lenguas.
Necesidad del Ordenes de pago

100% 100%
Servicio Solicitudes por medio correos electrónicos
Matriculas en el Sistema de información del Instituto en siguientes
ciclos.
Diciembre 2018 80% 100%
Grupo de elegibles suficiente.
Informes del Consejo superior.
98%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
3.2 Consolidado
Observaciones
Contratos vigentes de arrendamiento de 2 sedes en

Bucaramanga, los cuales reposan en archivo
financiero y en la oficina de contratación de la
universidad.
En el año 2018 se cumplió la prestación del servicio

con la sedes principal y de cabecera, no hubo
necesidad de recurrir a prestamos de salones alternos.
Los Coordinadores académicos envían

constantemente correos a los profesores con las
modificaciones para replicar a los estudiantes.
Se dio cumplimiento al cronograma académico

establecido para 2018 por lo tanto no se dio la
necesidad de reasignar carga académica.
A través de la página web institucional - contratación-

anuncio público - se presenta las condiciones para la
Adquisición de un predio para la construcción de la
sede extramural del Instituto de Lenguas de la
Universidad Industrial de Santander, en el municipio
de Bucaramanga.
Constantemente se verifica el funcionamiento de lisa

UPS adicionalmente se realizó la adquisición e 2 UPS
una para la sede central y una para la sede
Barrancabermeja.
A través de correos electrónicos el Coordinación

Académica envía correos los profesores informando
sobre eventualidades que se presentan, es el caso por
ejemplo del es de los baños en periodos de dificultad
por cortes de agua.
En grupo primario también ese revisaron los

resultados del los simulacros.
Académica envía correos los profesores informando
sobre eventualidades que se presentan, es el caso por
ejemplo del es de los baños en periodos de dificultad
por cortes de agua.
En grupo primario también ese revisaron los

resultados del los simulacros.
el subproceso cumplió con las actividades

establecidas lo cual se puede evidenciar a través de
Información constante y actualizada en redes sociales,
una valla publicitaria instalada en Barrancabermeja,
un contrato para revista y periódico; documentos
creados con la publicidad para envías por correo
electrónico y redes sociales; planillas de asistencia de
reuniones de padres de familia; planillas de asistencia
a capacitaciones académico administrativas; volantes
nuevos; Correos electrónicos enviados a estudiantes
nuevos con el módulo de refuerzo; talleres de
aprender a aprender; taller el arte de aprender una
lengua extranjera.
Para el cumplimiento de estas acciones se lleva

seguimiento a través de la evaluación de desempeño
de indicadores trimestral; los resultados de
evaluación docente (sistema Instituto de lenguas y
archivo coordinación académica); Convocatorias
2018 y las actas de comité con # 020, y 021 Ed 2018.
Durante el año 2018 y a la fecha del reporte el

funcionamiento del sistema académico del instituto
fue normal, por lo cual no se requirió el desarrollo de
esta acción.
Se realizó la gestión y la ampliación del ancho de

banda lo cual se puede evidenciar con la factura de
pago.
Teniendo en cuenta la planeación delos
mantenimiento preventivas, ésta se ejecutó con
normalidad.
Se planteó una acción de mejora, para la adquisición

de nuevos equipos de computo para una sala de
multimedios en la sede central y para las oficinas
administrativas, cambio de tablero inteligente, compra
e instalación de aires acondicionados.
El instituto a través de los responsables realiza

capacitaciones al personal de las áreas académico
administrativas.
Se cuenta con el reporte de jornadas de limpieza del

edificio; reporte de acciones de mejora del año 2018;
y contratos de ferretería.
Se realizó el contrato por orden de prestación de

servicios del todero.
Se realizó socialización del plan maestro y se

evidencia en actas del consejo de facultad; y se cuenta
con las asistencias a reuniones de planeación.
Se realizó el diagnostico y se evidencia en los

expedientes que reposan en el instituto de lenguas y
en el banco de proyectos de la universidad.
Se cuenta con la ordenes de pago de los cánones de

arrendamiento de las sedes de cabecera; y correos
electrónicos enviados a los dueños de las
instalaciones.
el cumplimiento de esta actividad se evidencia en el
sistema de información del instituto de lenguas con
nuevos ciclo creados; correos enviados por
coordinación académica; y gestión de salones
adicionales con otras dependencias.
PROCESO: ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO
Riesgo
Causas
objetivo) Agente generador
(Sujeto u objeto con
capacidad para
Riesgo Descripción
generar el riesgo)
Qué puede En qué consiste o cuáles Por qué se puede presentar?
ocurrir? son sus características?
El sistema y la red no
funcionen para la
inscripción y para generar
los resultados de
admisiones
Cambios inesperados en la
estructura del Examen de
Estado
El ICFES no publique los

resultados en la fecha
programada.
División de
servicios de Cambio inesperado en los
información criterios de la normatividad
Incumplimient de selección.
o de la
ICFES
Programación Incumplir con el
Entidad bancaria
de las cronograma definido
Entorno
actividades de para las actividades Desconocimiento de la
Dirección de
admisiones a de admisiones. vigencia del registro
admisiones y
los programas calificado de los programas
registro
de pregrado. académicos a ofrecer
académico
Sedes Regionales
No reporte a tiempo y
errores en los pagos
Cierre de la universidad o
problemas de orden publico
Incumplimiento en el
reporte de inscritos y
errores en la información
suministrada para hacer el
proceso de Selección en
ciclo básico de las
Ingenierías y los Programas
terminales.
Sistemas de
información Pérdida de registros físicos
Inseguridad en Personal de la o informáticos
Pérdida y/o errores de
la información Dirección de
la información
asociada con Admisiones y
asociada con
Admisiones y Registro
Admisiones y
Registro Académico
Registro Académico.
Académico. Unidades
académicas
Errores humanos
2
Total de
riesgos
PROCESO SEGUIMIEN
MAPA DE R
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar que las actividades de admisión de aspirante
Causas
Impacto
Efecto /
Consecuencias
(Cómo se refleja en la entidad?)
Por qué ? Por qué?
Por causas atribuibles al Proceso de Sistemas

Informáticos y Telecomunicaciones.
Desconfianza en los
resultados de las actividades
de admisiones
Institucional
GRAVE (20)
Insatisfacción de los aspirantes
Falta del reporte oportuno de las escuelas Pérdida económica por

disminución de inscritos
Disminución de calidad
académica
Por causas atribuibles al Proceso Financiero Sanciones para la Institución
Fallas en el sistema de información

Incumplimiento en el cronograma por no envío de
los inscritos en los programas terminales a la
Coordinación de Admisiones.
Incumplimiento en el cierre del periodo del nivel

introductorio de los programas del ciclo básico en
las Ingenierías.
Reporte de pagos
Falta de acciones de control documental Desconfianza en los
Por causas atribuibles al
Proceso de Gestión resultados generados por el
Documental. proceso
Por causas atribuibles al Proceso Sistemas
GRAVE (20)
Informáticos y Telecomunicaciones. Deterioro de la imagen
Institucional
Insatisfacción de los
No hay seguimiento beneficiarios
Falta de capacitaciones efectivas
adecuado
Caos administrativo,
No se efectúa la verificación adecuada por falta reprocesos
de tiempo o negligencia
MAPA DE RIESGOS
ividades de admisión de aspirantes y de registro académico se realicen de forma oportuna y confiable de acuerdo al calendario académico.
Opciones de Manejo
Evaluación Riesgo
Valoración riesgo
Probabilidad
Formulario físico de inscripción

establecido para realizar inscripciones
que no se han podido realizar
directamente por lentitud u otra razón
Reprogramación del cronograma de
admisiones
Seguimiento oportuno a las

modificaciones que se realicen en la
estructura del Examen del Estado.
Impacto= Leve (5) Probabilidad= baja (1)
Analizar y tomar decisión sobre la

aplicación de los criterios de selección
en el siguiente periodo académico.
MODERADO (20)
ACEPTABLE (5)
BAJA (1)
ASUMIR
Verificar ante la
Vicerrectoría
Académica la Coordinadora de
vigencia de los Admisiones
Programas
Académicos
Solicitar via fax el comprobante de

pago
No existen controles. Aplica a todas las

Sedes.
Desarrollo de software que permite

realizar la inscripción en línea para
cualquier programa de las sedes
regionales, permitiendo realizar el
registro dentro de las fechas estipuladas
en el calendario académico.
TOLERABLE (10) Impacto=Moderado(10)
Mantener actualizada
las hojas de vida,
anexando
Sistema eficiente para la organización documentos como Auxiliar de Archivo
Probabilidad = baja (1)

MODERADO (20)
del archivo de hojas de vida polígrafos y revisión
de matricula, que se
REDUCIR
BAJA (1)
presentan cada
semestre.
Listados de inconsistencias
Corrección de la información de
Admisiones y Registro Académico
2
Total de acciones
Código: FSE.18
Versión: 02
ario académico.
Cronograma
Meta Observaciones
Constantemente se realiza la
Un mes antes # de programas
8 días después certificación de los programas
del inicio de verificados/ # de
de solicitar la 100% 100% académicos por medio del envío de
cada programas
verificación. correos solicitando la información a
convocatoria Ofrecidos * 100
la Vicerrectoría Académica.
Por medio de reuniones internas, se
valida con la coordinación de archivo
Diciembre de Archivo
Enero de 2018 100% 100% académico el estado de las hojas de
2018 Actualizado
vida dentro del archivo académico a
corte 9 de mayo de 2019.
100%
CONTENIDO
3.2 Consolidado
PROCESO: Contratación
Riesgo (Factores
Agente generador
En qué consiste o cuáles capacidad para generar el
Qué puede ocurrir? riesgo) presentar?
Porque en las U.A.A.

hay constante rotación
de funciones
Incorrecta interpretación
de la normatividad interna Las Unidades Académico
Incumplimiento en la aplicación de la Porque se realizan
y externa que aplique al Administrativas y la
norma cambios esporádicos
proceso. (leyes, acuerdos División de Contratación
en la norma
y resoluciones)
Porque falta
seguimiento a los
contratos
Dificultad en la ejecución de Las Unidades Académico Demora en la parte

Demora en el proceso de
proyectos de Inversión aprobados por Administrativas y la precontractual del
contratación
planeación División de Contratación proceso
Las UAA no cumplen con

el plazo para publicación Inestabilidad de la
La dificultad en el control social de la
de documentos en la Ordenador de Gasto UAA plataforma y falta de
actividad contractual.
plataforma de servicios de capacitación
información.
3
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIO
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Contratar, apoyar, asesorar y capacitar a las diferentes Unidades Académico Adm
competencias estipuladas en el Estatuto de Contratación vigente, con su correspondiente reglamentación.
Evaluación Riesgo
Valoración riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
entidad?)
Contratos
Por rotación indebidamente
constante del ejecutados
personal que realiza
el proceso de Demora en el proceso
contratar de contratación
20 GRAVE
40 MEDIA
Asesorías brindadas
2 MEDIA
4 MEDIA
Realizar el proceso de por parte de la
contratación División de
inadecuadamente Contratación
Porque la División
no cuenta con el Hallazgos en las
personal suficiente y Auditorías Internas y
capacitado externas.
* Investigaciones
Disciplinarias
* Quejas y/o
reclamos
30 IMPORTANTE
10 MODERADO
Asesorías brindadas
REDUCIR
Desconocimiento-to Retraso en la ejecución por parte de la
4 MEDIA
3 ALTA
de los del proyecto y quejas División de

requerimientos del por parte de las U.A.A. Contratación
proyecto (formato de
asesorías)
* Información de interés
general no publicada a
60 INACEPTABLE
Porque es un tiempo
20 GRAVE
procedimiento * Procesos Alertas tempranas de

3 ALTA
3 BAJA
nuevo que se disciplinarios la plataforma de

empieza a * Incumplimiento a lo gestión, documentos
implementar en la establecido por el de contratos
Universidad Estatuto de
Contratación
MIENTO INSTITUCIONAL
DE RIESGOS
es Unidades Académico Administrativas y a la alta Dirección en el proceso de contratación de la Universidad Industrial de Santander conforme a
ente reglamentación.
Cronograma
Opciones de
Manejo
Capacitar a las U.A.A en la Líder del proceso de

Junio de
correcta aplicación del la División de Junio de 2018
2019
Estatuto de Contratación Contratación
Elaborar y/o actualizar los Líder del proceso de

Junio de
Documentos del proceso de la División de Junio de 2018
2019
contratación Contratación
REDUCIR
Mantener actualizada la
Líder del proceso de
pagina web según los
la División de Junio de 2018 Junio de 2019
cambios que se generen en
Contratación
el proceso de contratación
Programar capacitaciones
Líder de la División
para el personal de la Junio de 2018 Junio de 2019
de Contratación
División de Contratación
REDUCIR
EVITAR, REDUCIR
Promover mensualmente la Líder del proceso de

Junio de
publicación de documentos la División de Junio de 2018
2019
de los contratos Contratación
5
Total de acciones
Código: FSE.18
Versión: 02 CONTENIDO
ción de la Universidad Industrial de Santander conforme a los principios, políticas, procedimientos, facultades y
3.2 Consolidado
Nivel de
Indicador de la Acción Meta Cumplimiento
Observaciones
Número de capacitaciones Se realizo capacitación para el personal

realizadas / Número de 100% 100% administrativo de todas las Unidades de
capacitaciones programadas * 100 la Universidad.
Se encuentra en revisión y aprobación

Número de documentos
2 90% dos documentos del proceso de
aprobados y publicados
contratación.
Número de cambio 100% 100% No se han requerido cambios
Número de capacitaciones
realizadas / Número de Se programo capacitación para el
100% 100%
capacitaciones programadas * personal y se realizaron.
100
A través de circulares se viene

Número de comunicados 100% 90% promoviendo la publicación de los
documentos de contratos.
96%
CONTENIDO
3.2 Consolidado
PROCESO: JURÍDICO
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) Agente generador
Riesgo capacidad para generar el
En qué consiste o cuáles son sus
Qué puede ocurrir? riesgo)
características?
Estudiantes
Abogados Externos y/o
Asesor Jurídico.
Situación en la cual la Universidad no
Secretaria Oficina
Imposibilidad de pueda atender oportunamente los
Jurídica
representar oportunamente requerimientos judiciales, extrajudiciales
Abogado Pasante
a la Universidad. o administrativos, o iniciar acciones
Unidades Académico-
extrajudiciales y judiciales.
Administrativas
Servidores de la
Universidad.
Estudiantes
Asesor Jurídico.
Secretaria Oficina
Imposibilidad de brindar No brindar asesoría jurídica en el tiempo
Jurídica
asesoría jurídica oportuna a requerido por las unidades académico
Abogado Pasante
las UAA de la Universidad. administrativas, beneficiarias del proceso.
Unidades Académico-
Administrativas
Servidores de la
Universidad.
Estudiantes
Asesor Jurídico.
Imposibilidad de Secretaria Oficina
No suministrar la información solicitada
suministrar oportunamente Jurídica
en el tiempo requerido por los entes
información solicitada por Abogado Pasante
internos y/o externos
entes internos y/o externos Unidades Académico-
Administrativas
Servidores de la
Universidad.
3
Total de riesgos
Por qué ?
Por no conocer la fecha y hora de la diligencia.
No asistir a una diligencia judicial o

administrativa. Por no consultar oportunamente el Litisdata en
donde se encuentran los datos de fecha y hora de
la diligencia.
Por cierre de la Universidad, o problemas de

orden público que impida tener a disposición los
documentos necesarios.
Porque las solicitudes son complejas, confusas o

Requieren altos tiempos para brindar asesoría.
imprecisas.
No recibir oportunamente la documentación o la

Por desconocimiento de los documentos soportes
solicitud presentada por parte de los beneficiarios
que deben adjuntar.
de la asesoría.
Porque los plazos y limites establecidos por la
Solicitudes imprevistas de carácter urgente o
ley ante figuras tales como tutelas y derechos de
términos cortos que obligan a reprogramar las
petición son muy cortos y se les debe dar
actividades planeadas.
prioridad.
Cierre de la universidad o problemas de orden
público que imposibilite tener a disposición los
documentos necesarios. información
Porque las solicitudes de información son
complejas, confusas o imprecisas.
No recibir oportunamente la solicitud de
La solicitud es recibida por una UAA la cual
información requerida por los entes externos y/o
debe suministrar la información
internos Porque los plazos y limites establecidos por la
Solicitudes imprevistas de carácter urgente o ley o las autoridades judiciales ante figuras tales
términos cortos que obligan a reprogramar las como tutelas y derechos de petición son muy
actividades planeadas. cortos e improrrogables y se les debe dar
prioridad.
Cierre de la universidad o problemas de orden
público que impidan acceder a los documentos
necesarios para suministrar la información
requerida
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Asesorar y representar jurídicamente a la Universidad de forma oportuna y de acuerdo a la normatividad vig
Probabilidad
Efecto /
Evaluación
Impacto
Riesgo
Consecuencias
Por qué? (Cómo se refleja en la
entidad?)
Porque el Litisdata no reporta
oportunamente la información o la reporta
errores en la información.
Pérdida de oportunidad para
Porque las UAA no remiten ejercer el derecho de
oportunamente o de manera completa la defensa y de ejercer las
información y documentación requerida. acciones en representación
GRAVE (20)
GRAVE (40)
MEDIA (2)
de la Universidad.
Sanciones y pérdidas
económicas para la
Universidad y/o para quien
ejerce la representación.
Pérdida de la oportunidad
de desarrollar actividades
misionales.
MODERADO (10)
MODERADO (20)
Pérdida económica.
MEDIA (2)
Deterioro de la imagen de
la Universidad.
Mal ambiente institucional.
Pérdida de oportunidad para

ejercer el derecho de
defensa y de ejercer las
acciones en representación
de la Universidad.
GRAVE (20)
GRAVE (40)
MEDIA (2)
Sanciones y pérdidas
económicas para la
Universidad y/o para quien
ejerce la representación
la Universidad.
GUIMIENTO INSTITUCIONAL
APA DE RIESGOS
ad de forma oportuna y de acuerdo a la normatividad vigente, así como suministrar información y atender requerimientos solicitados por entes internos y/o
Valoración
de Manejo
Opciones
riesgo
Controles existentes Acciones
GRAVE (40) = Impacto: Grave (20) x

Resumen de revisión diaria de Litisdata.
Probabilidad: Media (2)

Formato Control de Correspondencia
FJU-01.
REDUCIR
Realizar seguimiento aleatorio mensual a
Formato Control de Procesos Judiciales
los controles establecidos.
FJU-09 actualizado.
Dos personas del proceso jurídico revisan

diariamente en forma independiente los
datos suministrados por los informativos.
TOLERABLE (10) = Impacto Moderado(10) x
probabilidad baja (1)
REDUCIR
Inducción y reinducción sobre

lineamientos de Asesoría Jurídica.
GRAVE (40) = Impacto: Grave (20) x Probabilidad: Media (2)
REDUCIR
Formato de Control de Correspondencia Realizar seguimiento aleatorio mensual a

FJU.01 los controles establecidos.
3
Total de acciones
equerimientos solicitados por entes internos y/o externos.
Cronograma
Nivel de
Responsables Indicador de la Acción Meta
Fecha inicio Fecha fin Cumplimiento
No de seguimientos
01 de mayo 30 de abril de efectuados /No. de
Asesora Jurídica 100% 100%
de 2018 2019 seguimientos programados x
100
Secretaria Jurídica 100% 100%
No de seguimientos
01 de mayo 30 de abril de efectuados /No. de
Asesora Jurídica 100% 100%
de 2018 2019 seguimientos programados x
100
100%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 06
3.2
Consolidado
Observaciones
Estas actividades haces parte de los controles

establecidos por el proceso jurídico, y se
evidencia que se han ejecutado conforme a lo
planteado, contribuyendo a que no haya
materialización de los riesgos.
PROCESO: RELACIONES EXTERIORES
Causas
Riesgo (Factores internos o externos)
Agente generador
capacidad para generar
el riesgo)
Descripción
En qué consiste o cuáles son Por qué ?
No existe un
programa promotor No existen actividades para los
Baja participación de Pocos estudiantes visitantes que Personal de Relaciones
que haga publicidad intercambistas que promueva y
estudiantes entrantes deseen hacer una movilidad en Exteriores y Universidades
a la universidad de motive la movilidad estudiantil
movilidad académica la UIS Cooperantes
manera eficiente en hacia nuestra institución
el exterior
Porque los
No existe por parte de los
estudiantes ya
beneficiarios una cultura de
conocen las
revisión de la información
oportunidades de
disponible en la Web de
movilidad
Relaciones Exteriores, lo que
disponibles en las
se concluye en problemas de
diferentes áreas
comunicación
del conocimiento
La participación estudiantil Personal de Relaciones

Aumento en la ha aumentado Exteriores, responsable
participación de considerablemente y se institucional del
estudiantes salientes corre el riesgo de no convenio, factores
movilidad académica abastecer a la demanda externos, institución Cantidad de
actual cooperante. recursos
asignados para Cambios en los procesos de
procesos de admisión a movilidad en la
movilidad con los Universidad cooperante
que no alcance (Actualización fichas técnicas)
para cubrir toda
la demanda
Un estudiante en movilidad
internacional puede tener
situaciones adversas que afecten
su integridad física, psicológica Por conductas No existe un protocolo que
Dificultades del orden y legal en el país anfitrión. El inadecuadas del establezca el control de las
físico, psicológico y estudiante puede no contar con Estudiante en Movilidad estudiante ajenas al conductas y situaciones ajenas a
legal durante la perfil psicológico estable, que le Internacional personal de aspectos académicos de los
movilidad permita realizar la movilidad sin Relaciones estudiantes antes y durante su
percances, incluyendo nivel de Exteriores movilidad
responsabilidad para cumplir
con los compromisos
adquiridos.
Algunas UAA no Los contactos de las instituciones

Procesos de suscripción Pérdida de voluntad de
El cooperante Relaciones tienen tiempos de cooperantes tardan en responder o
de convenios cooperación por parte de los
Exteriores respuesta no son los indicados para efectuar
inconclusos socios
especificados el trámite
El cooperante No se
No renovar un Pérdida de voluntad de
Relaciones Exteriores materializan las Ausencia de reporte de
convenio que sea cooperación por parte de los
Los usuarios del actividades de actividades
estratégico socios
convenio cooperación
Responsable
institucional del
convenio, Personal de Ausencia de
Relaciones Exteriores y reporte por parte
las Unidades de los gestores y
No tener un seguimiento
Académico UAA que permita Existen actores que usan los
adecuado respecto a las
Administrativas de la dar cuenta de las convenios sin informar de su
actividades que se realizan a
UIS/ Unidades actividades participación
partir de un convenio
Académicas y desarrolladas en
Administrativas que no el marco de un
tienen conocimiento del convenio.
reporte a las actividades
No se identifica la desarrolladas
actividad de un
convenio
Derivados de los
acuerdos marco,
se exige la
No se ejecuten actividades suscripción de
Las instituciones No se firman acuerdos
derivadas de la suscripción acuerdos
cooperantes específicos
del acuerdo específicos para
la ejecución de
las actividades
puntuales
Falta de
actualización de
la base de datos
de programa por La ley de Habbeas data limita a
que solo las personas
interesadas en recibir y ser
contactado por la universidad
mantengan un vinculo directo
Disminución en la para que reciban invitaciones
de programa por La ley de Habbeas data limita a
parte de que solo las personas
Egresados interesadas en recibir y ser
contactado por la universidad
No se recuperan mantengan un vinculo directo
Disminución en la los datos para que reciban invitaciones
participación de los Menos del 10% de los pertinentes de las por parte del programa de
Egresados en las egresados participan en las RELEXT, DSI y intenciones de egresados.
actividades del actividades propuestas por Egresados grado por parte
Programa el programa de egresados de DSI
Institucional
Egresados pueden estar

Falta de interés
registrados en la base de datos
por parte de los
pero no autorizan para ser
egresados
contactados
La Empresa
Dependencia de la plataforma
MasterBase
Master Base
desaparece
Por razón de capacidad, la
Pérdida de la UIS tiene que contratar
DSI, Rectoría, Relext,
información de anualmente un servicio de
MasterBase
Egresados Emailing con su propia base
de datos para egresados. Ausencia de No se tiene un sistema en el
capacidad de correo Outlook que pueda
almacenamiento soportar la cantidad de usuarios
de los sistemas de de correo electrónico q tiene el
información UIS programa de egresados
8
Total de riesgos
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Orientar, promover y desarrollar procesos de movilidad de personas, de intercambios de servicios y con
institucional.
Causas
nternos o externos)
Evaluación Riesgo
Valoración riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
(Cómo se refleja en la
entidad?)
Por qué?
Impacto Moderado(10) x Probabilidad Media (2)

= Moderado (20)
Comunicaciones convocando a las Universidades
Moderado (10)
Moderado (20)
cooperantes a postular a sus estudiantes a movilidad

Media (2)
No se fortalece la
internacionalización
Participación en Becas como Alianza Pacífico y

Iberoamericana Santander PILA que favorecen la
movilidad
Realización de charlas de movilidad a los

estudiantes con transmisión on line invitando
también a las Sedes
Impacto Moderado(10) x Probabilidad Media (2) = Moderado (20)
Difusión de las oportunidades y convocatorias en

las fechas oportunas (Flash informativo pagina
1. No se contribuye a Web y redes sociales)
la formación y
apertura de la
comunidad
Moderado (10)
Moderado (20)
universitaria.
Media (2)
2. Incumplimiento de
los deberes Comunicación de la UIS con la Institución
misionales de Cooperante a través de correo electrónico y
internacionalización revisión de los portales Web, previo a la
de la educación. convocatoria de movilidad
Acuerdo 029 de 2014 Y Difusión de los

programas de becas disponibles
Impacto
Campañas de divulgación
Impacto Grave (20) x Probabilidad

Media (2) = Aceptable (40)
Se pierden posibilidades
de cooperación con el Certificado de notas con anotaciones de conducta
país en donde se irregular del estudiante
tolerable (10)
presentó la dificultad
Baja (1)
leve (5)
Procesos legales
Reglamento de pregrado y proceso disciplinario del
levantados al estudiante
caso
deportado
Seguimiento periódico mediante Comunicaciones por
Probabilidad Media (2) =

Impacto Moderado(10) x
correo electrónico o vía telefónica con los gestores de
Moderado (10)
Moderado (20)
Moderado (20)
los convenios para conocer el interés de continuar con
Se pierden posibilidades
Media (2)
la suscripción.
de cooperación que
beneficien a la
comunidad UIS
Se han establecido modelos de convenio con términos

jurídicos que faciliten la negociación de los acuerdos
Probabilidad Media (2) =

Impacto Moderado(10) x
Moderado (10)
Moderado (20)
Moderado (20)
Se pierden
Media (2)
posibilidades de
Cambio de estrategia del
cooperación que Encuesta de seguimiento a convenios
cooperante
beneficien a la
comunidad UIS
Impacto Grave (20) x Probabilidad Impacto Moderado(10) x Probabilidad Media

No reportar los
indicadores
(2) = Moderado (20)

institucionales de
Moderado (10)
Moderado (20)
manera global
Media (2)
Porque no existen
herramientas sistemáticas
para detectar la actividad
Existencia de una encuesta bianual a los gestores

(descrita en FRI.05 y FRI.11)
Media (2) = Aceptable (40)
Gestores y beneficiarios de
los convenios realizan Se suscriben acuerdos
actividades sin el trámite del ineficaces
acuerdo específico
Se solicita a los Egresados que actualicen la

bilidad Media (2) =
información en el enlace web dispuesto para ellos

No existe aún un proceso
definido donde los datos
solicitados en la
actualización de la base de
egresados sean iguales o
similares en contenido con
40)
40)
)
)
Impacto Grave (20) x Probabilidad Media (2) =
No existe aún un proceso
definido donde los datos Recolección de datos en eventos culturales donde
solicitados en la se convoca a egresados
actualización de la base de
egresados sean iguales o
similares en contenido con
Importante (40)
Aceptable (40)
los datos requeridos para la
Grave (20)
Se solicita paralelo al requisito de entrega de
Media (2)
intención y solicitud de Pérdida del documentos para grado la actualización de los
grado relacionamiento con datos de contacto
los egresados
Hay que ampliar la oferta de

servicios ofrecidos para
poder satisfacer los gustos y Acuerdo 091 de 2008, lineamientos con alcance
Impacto Moderado (10) x Probabilidad Alta (3) = Aceptable (30)

necesidades de cada definido
egresado según su área de
conocimiento
Se han identificado varias empresas que prestan

Mantiene la custodia de la
servicios similares en caso de requerir otra
información actualizada
Perder el empresa que se encargue del proceso
relacionamiento
tolerable (10)
media (2)
establecido y las
leve (5)
correcciones
aportadas a la base de
datos de egresados Planificar con antelación la compra de la licencia
que genera DSI del año N+1 para que a través de ella se cuente
con la capacidad de envío de correos y
relacionamiento
NSTITUCIONAL
GOS
ercambios de servicios y conocimientos y de cooperación interinstitucional, en los ámbitos nacional e internacional, orientados al mejor cumplimiento
Opciones de Manejo
Cronograma
Indicador de la
Acción
Profesional de Agosto-
Generación de una campaña virtual de promoción Marzo-Mayo de
Movilidad Relaciones Noviembre de Número de campañas
de la Institución 2019
Exteriores 2018
Generar una campaña de divulgación teniendo

Profesional de Programa de
Reducir el riesgo
como base los contactos de las universidades Junio-Agosto de Diciembre-Enero de

Movilidad Relaciones Embajadores de la UIS
socias y los estudiantes que van de la UIS a 2018 2019
Exteriores publicado
movilidad
Profesional de
Generar videos testimoniales con los estudiantes
Movilidad Relaciones Octubre de 2018 Diciembre de 2018 Videos generados
de intercambio en idioma de origen y español
Exteriores
Profesional de Videos publicitando la

Realizar material audiovisual en diferentes Agosto-Octubre de
Movilidad Relaciones Diciembre de 2018 UIS en diferentes
idiomas para la movilidad entrante. 2018
Exteriores idiomas
Generar videos testimoniales con los Profesional de Septiembre de Diciembre de

Videos generados
estudiantes de intercambio movilidad 2018 2018
Encuesta que
permita medir el
Publicitar el programa Partners para que su Profesional de
Julio de 2018 Julio de 2019 conocimiento que se
ejecución se dé de manera efectiva movilidad
tiene sobre el
programa
Videos tutoriales para el uso del sistema Profesional de

Julio de 2018 Julio de 2019 Tutoriales generados
Sirelex movilidad
Reducir el riesgo
Estudiantes que tengan la facilidad Procedimiento de

económica de realizar movilidad con Profesional de Diciembre de estudiantes que
Julio de 2018
recursos propios, podrán realizarla si movilidad 2018 subsidian su propia
cumplen con requisitos establecidos movilidad
Profesional de Publicidad generada

Publicar a través de los canales: Web,
Movilidad Relaciones Julio de 2018 Diciembre de 2018 y difundida a través
correo electrónico y redes sociales Exteriores y DSI de redes sociales
Realizar actividades que apoyen el
Profesional de
mejoramiento de los canales de Septiembre de
Relaciones Febrero de 2019 Charlas realizadas
comunicación. (Charla de proceso de 2018
Exteriores
movilidad)
Realizar una propuesta junto con Bienestar

Universitario para emplear dentro del proceso de
selección a movilidad una encuesta psicológica Profesional de
Propuesta enviada a
Reducir el riesgo
que determine el perfil del aspirante que tenga un Movilidad Relaciones Julio de 2018 Julio de 2019
Bienestar Universitario
nivel de responsabilidad para con sus Exteriores
compromisos académicos y su bienestar integral
durante la movilidad.
Implementar en la charla de movilidad y en las

Profesional de
indicaciones de salida un aspecto referente a Correo de indicaciones
Movilidad Relaciones Agosto de 2018 Diciembre de 2018
embajadas u consulados de Colombia y los de salida
Exteriores
destinos
Realizar un listado de los convenios en trámite

desde 2015 y las nuevas solicitudes; Contactar Profesional de
Compartir o transferir
Número de trámites de
nuevamente al gestor y al cooperante para convenios Gestor del Julio de 2018 Diciembre de 2018
convenios recuperados
indagar sobre la voluntad de continuar con la Convenio
intención de cooperación.
Profesional de
Publicar a través del Portal Web las minutas Modelos de convenios
convenios Gestor del
actualizadas según revisión jurídica. Solicitar Junio de 2018 Diciembre de 2018 dispuestos en el portal
Convenio y Escuela de
traducción de minutas al idioma inglés. Web.
Idiomas
Realizar campaña de sensibilización para

Compartir o transferir
que el gestor tome partida en la promoción Profesional de

Julio de 2018 Junio de 2018 Campaña realizada
de los convenios motivando a la comunidad convenios
a hacer uso del mismo.
Número de
Programar recordatorios en el escritorio de Profesional de convenios
Julio de 2018 Junio de 2019
Windows del profesional convenios convenios estratégicos
renovados
Crear un base actualizada de gestores de Profesional

Julio de 2018 Diciembre de 2018 Base de gestores
convenios Convenios RELEXT
Crear un video de promoción para los

Profesional
actores que tiene la intención suscribir un Julio de 2018 Diciembre de 2018 Video promocional
Reducir el Riesgo
Convenios RELEXT
convenio
Crear un video que indique a los gestores la

Profesional
importancia de reportar las actividades que Julio de 2018 Diciembre de 2018 Video generado
Convenios RELEXT
se realizan con los convenios
Reducir el riesgo
Realizar cartas de intención en el ámbito de

la cooperación académica a los gestores y a Profesional
Número de cartas de
las instituciones cooperantes, con el fin de Convenios y Julio de 2018 Diciembre de 2018
intención remitidas
incentivar la ejecución de actividades Movilidad RELEXT
dispuestas en los convenios
Depurar la base general de egresados

Profesional de Diciembre de Porcentaje de
estandarizando los datos correctos a través Enero de 2017
Egresados 2018 correos erróneos
de la plataforma master base.
esgo
Depurar la base general de egresados
Profesional de Diciembre de Porcentaje de
estandarizando los datos correctos a través Enero de 2017
Egresados 2018 correos erróneos
de la plataforma master base.
Reducir el riesgo
Realizar campaña de sensibilización para Profesional de Diciembre de Número de

Junio de 2017
tener información actualizada de los datos Egresados 2018 campañas
Proponer nuevos servicios para el programa

de egresados que incluyan a mayor Profesional de Diciembre de Número de
Agosto de 2017
población de egresados según el campo de Egresados 2018 propuestas
conocimiento
Realizar las cotizaciones para ir validando y Numero de

comparando precios frente al operador de cotizaciones
correo actual recibidas
Reducir el Riesgo
Personal de
Diciembre de
Relaciones Junio de 2017
2018
Exteriores
Generar copias de seguridad de manera
Copias de seguridad
periódica, de las actualizaciones hechas a la
trimestrales
base de datos en archivos Excel
25
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
ntados al mejor cumplimiento de las funciones misionales y al fortalecimiento 3.2

Consolidado
Nivel de
Meta Observaciones
Cumplimiento
Se realizó una campaña de información para realizar

2 100%
movilidad en la UIS y una guía de migración.
Se realizó la publicación del programa embajadores por

1 100%
medio de correo electrónico y se creó el manual.
Solo se contó con la disposición de un estudiante en

2 50%
movilidad entrante para realizar el video testimonial.
Videos disponibles en el drive compartido de la Profesional

8 100%
de Movilidad.
Videos publicados en el canal de YouTube de

3 100%
relaciones exteriores UIS.
La encuesta se realizó tanto para movilidad saliente,

2 100%
como para movilidad entrante.
Video publicado en el canal de YouTube de relaciones

2 50% exteriores, no se generaron más debido a que ya se
encuentran en este canal los demás videos instructivos.
Se realizó análisis de conveniencia de la acción y se

concluyó que, sujeto al reglamento de relaciones
exteriores, cualquier estudiante está en el derecho de
adquirir los beneficios proporcionados, por lo tanto, se
1 100%
puede presentar en riesgo de que el estudiante
manifieste realizar movilidad con recursos propios
para lograr conseguir un cupo y al momento de
obtenerlo decida optar por los beneficios.
Evidencia de las diferentes charlas realizadas por la

1 100% oficina de Relaciones Exteriores difundida a través de
redes sociales.
2 100% Charlas de convocatoria a movilidad.
Se realizó la notificación a Bienestar Universitario, pero no

se llegó a una propuesta final debido a que la realización de
1 100%
la encuesta puede generar molestias a los estudiantes; por lo
tanto se seguirá estudiando la acción.
Correo indicaciones de salida con información acerca de

100%
embajadas y consulados incluida.
4 100% Listado de convenios en tramité desde 2015
Solicitud de traducción de minutas y minutas

3 100%
publicadas en la página web.
Campaña de sensibilización realizada por medio de

1 100%
correo electrónico a los gestores de convenios.
5 100% Recordatorios programados
1 100% Base de gestores actualizada
El video de promoción para los actores en el momento

1 100%
está en correcciones, se incluye la evidencia sin estas.
El año pasado no se renovó el contrato de la persona

encargada de medios audiovisuales, por está razón no
1 50% se había trabajado en la actividad; este año ya se
cuenta con una persona encargada y se está trabajando
pero no se ha culminado.
2 100% Cartas de intensión remitidas para la cooperación.
30% 100%
30% 100%
Campaña de sensibilización realizada por medio

2 50% de correo electrónico invitando a los egresados
UIS a la actualización de datos-
1 100%
Teniendo en cuenta que el pago de la licencia está a cargo de

DSI ellos son los responsables de esta tarea. Sin embargo,
2 100% este año se mejoró la propuesta y salió más económica que el
año anterior.
2 100%
92%
PROCESO: BIBLIOTECA
Riesgo
Causas
objetivo)
Agente generador
capacidad para
Descripción generar el riesgo)
Aprobación de
presupuesto y trámites Dependencia de la asignación de los
para la asignación del Recursos de Estampilla PROUIS
recurso
No se le informa oportunamente al
proveedor sobre la transacción financiera
hecha al exterior
Incumplimiento en el
suministro de material
por parte de los Se agota el material en bodega
proveedores (material
impreso)
No disponer de Dirección Incumplimiento del proveedor en el

material bibliográfico Institucional - suministro de la información solicitada por
actualizado, de autores Financiero el SIF
y casas editoras Agentes externos:
Falta de material
reconocidas que Gobierno,
bibliográfico por
satisfagan el desarrollo entidades
cantidad y calidad
de las actividades bancarias,
Académico- proveedores.
Administrativas.
Procesos Técnicos.
Inconsistencia en la
solicitud de material
Inexactitud en la información enviada
por parte de las
frente al requerimiento de adquisiciones
unidades académico-
administrativas.
Académico- proveedores.
Administrativas.
Procesos Técnicos.
Inconsistencia en la
solicitud de material
Inexactitud en la información enviada
por parte de las
frente al requerimiento de adquisiciones
unidades académico-
administrativas.
Demora en los
Ajustes de normatividad institucional en la
trámites
contratación de bienes y servicios,
administrativos,
tangibles e intangibles
financieros y técnicos
Presencia de insectos,
roedores, polillas,
Variación de Temperatura y Humedad,
humedad (hongos y
Material Bibliográfico expuesto a factores
bacterias), uso
externos e internos
inadecuado, luz
excesiva, fuego y agua
Inadecuadas prácticas Colección abierta, Préstamo a usuarios

de manipulación
Inadecuadas prácticas Colección abierta, Préstamo a usuarios
de manipulación
hurto Fenómeno social y cultural
Factores externos
Pérdida del Daño, hurto y deterioro (agentes biológicos
material del material y físicos) e
bibliográfico bibliográfico internos (calidad
del papel y la tinta)
Incendio Falla en infraestructura y vandalismo

Desastres naturales
2
Total de riesgos
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Satisfacer las necesidades de información científica, técnica y humanística de la comunidad universitaria de la Universidad
as
os o externos)
Opciones de Manejo
Evaluación Riesgo
Valoración riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
(Cómo se refleja en
la entidad?)
Por qué?
No se pueden
realizar compras
No se recibe información oportuna

de la entidad bancaria
*Acuerdo N° 101 de Julio 14 de
2004 del Consejo Académico
Congestión interna de la oficina de por el cual se aprueba la Política
importaciones de Desarrollo de Colecciones de
No recepción de la Biblioteca UIS.
material físico en
los tiempos *Procedimiento para la
esperados Selección de Material
Bibliográfico.PBI.01
*Procedimiento para la
Adquisición (por compra) de
Material Bibliográfico.PBI.02
Probabilidad: BAJA (1)
Impacto: LEVE (5)
MODERADO (10)
MODERADO (20)
ACEPTABLE (5)
*Estadística de
MEDIA (2)
Colecciones .FBI.01
ASUMIR
*Estadísticas Adquisiciones.
FBI.05
*Listado para seleccionar

material bibliográfico
*Sistema de Información
Afecta el desarrollo Financiero
Desconocimiento de los datos oportuno de las
bibliográficos actividades *Pagina web biblioteca
misionales
*Hoja de vida de indicadores.
FSE.14.
Efectividad en la ejecución del
presupuesto asignado para las
adquisiciones de MB
Eficacia en las adquisiciones de
MB
*Listado para seleccionar
Prob
I
*Sistema de Información
Afecta el desarrollo Financiero
Desconocimiento de los datos oportuno de las
bibliográficos actividades *Pagina web biblioteca
misionales
*Hoja de vida de indicadores.
FSE.14.
Efectividad en la ejecución del
presupuesto asignado para las
adquisiciones de MB
Eficacia en las adquisiciones de
MB
Pérdida de la
imagen institucional
Afecta el desarrollo
oportuno de las
actividades
misionales
Variación del medio ambiente
Pérdidas
patrimoniales
•Reglamento de Biblioteca UIS.

Acuerdo No. 029 de 2008 de
Consejo Superior, por el cual se
Poca importancia en el uso del aprueba el reglamento de
material bibliográfico Biblioteca.
• Procedimiento para el Proceso

Físico de Material PBI.09
• Procedimiento para Dar de

Baja Material Bibliográfico
PBI.10
nales)
Acuerdo No. 029 de 2008 de
Consejo Superior, por el cual se
Poca importancia en el uso del aprueba el reglamento de
material bibliográfico Biblioteca.
• Procedimiento para el Proceso

Físico de Material PBI.09
• Procedimiento para Dar de

Baja Material Bibliográfico
PBI.10
ASUMIR (De acuerdo con el análisis de causas los controles establecidos son suficientes para mitigar el riesgo y no se requieren acciones adicionales)
• Procedimiento para la
selección y preparación de
material bibliográfico para
mantenimiento PBI.13
• Manual para el registro de

Pérdidas MBI.01
• Manual LIBRUIS para

Atención a Usuarios MBI.02
• Instructivo de Apertura y
Cierre de la Biblioteca Central
de la Universidad Industrial de
Santander. IBI.01
Afectación en el
desarrollo de las
• Guía para la Atención a
actividades
Usuarios GBI.01
misionales
• Guía para el Mantenimiento de
Colecciones GBI.02
Impacto: MODERADO (10)

Probabilidad: BAJA (1)
IMPORTANTE (40)
TOLERABLE (10)
• Formato Mantenimiento de
Colecciones FBI.10
GRAVE (20)
MEDIA (2)
• Control para Encuadernación

de Material Bibliográfico FBI.12
• Certificación Entrega de
Material Durante Caídas del
Sistema FBI.14
• Certificación de Préstamo
Manual Colección de Reserva
Durante Caídas del Sistema
FBI.16
• Hoja de vida de indicadores.

FSE 14 Porcentaje de pérdida de
Desperfecto y manipulación
inadecuada de las instalaciones • Sistema de Información
eléctricas. bibliográfico LIBRUIS
Adecuaciones y mejoramiento de
la planta física. • Pagina Web de Biblioteca
• Lista de chequeo para

inspección de extintores
FTH.136
• Solicitud de servicio de
mantenimiento, adecuación y/o
remodelación FRF. 26
• Mantenimiento físico de bienes

muebles e inmuebles y
fabricación de bienes muebles.
PRF.01
• Plan anual de mantenimiento

preventivo FRT.24
ASUMIR
• Solicitud de servicio de
mantenimiento, adecuación y/o
remodelación FRF. 26
• Mantenimiento físico de bienes

muebles e inmuebles y
fabricación de bienes muebles.
PRF.01
• Plan anual de mantenimiento

preventivo FRT.24
TUCIONAL
dad universitaria de la Universidad Industrial de Santander y las Instituciones en convenio.
Cronograma
Acciones Responsables Indicador de la Acción Meta
Gestión para adquisición

Jan-18 Jun-19 100%
Ejecutar el proyecto de de MB
inversión para la renovación
Dirección de
de material bibliográfico
Biblioteca
2016-2020
Adquisición de Número
Jan-18 Jun-19 2000
de volúmenes
*Gestionar la adquisición de
material y monitoreo a
trámites administrativos y No. Adquisiciones
pagos a proveedores durante el periodo/ (No.
Jan-18 Jun-19 80%
Solicitudes durante el
periodo)*100
Coordinador de
Adquisiciones
Profesional
Coordinación
Biblioteca Sedes
Auxiliar Biblioteca
sede Málaga
* Visitas a las escuelas y Cantidad correos
Correos electrónicos a los Jan-18 Jun-19 electrónicos y Visitas 29
profesores de las escuelas por Escuelas
sede Málaga
Realización de una feria

expo bibliográfica con
Realización de la 1
editoriales para apoyar en la Feb-18 Jun-19
Muestra bibliográfica
recomendación de MB
(sede Bucaramanga)
* Realización de los
diferentes contratos,
realizados para: La
adquisición y la suscripción, Dirección de biblioteca Ordenes: de compra,
las cuales están y Coordinador de Jan-18 Jun-19 prestación de servicios y 50
representadas en órdenes de adquisiciones pago al exterior
compra, ordenes de
prestación de servicios y
ordenes de pagos al exterior
Coordinador de Planta
Efectuar actividad de Física, Auxiliares
limpieza general de libros y de Servicios Generales
estantería del área de Dirección de
colecciones y bodega de Biblioteca
libros, con el objeto de Profesional
Jun-18 Jun-19 Número de actividades 1
mitigar riesgo de deterioro Coordinación
del material bibliográfico Biblioteca Sedes
producto de factores físicos
como el polvo y refugio de Auxiliar Biblioteca
insectos. sede Málaga
Dirección de
Biblioteca
* Utilizar elementos
protectores para el material Profesional
bibliográfico (forros, papel Coordinación
Mantenimiento
contac, empastes, Biblioteca Sedes
preventivo de MB
encuadernación, otros).
Jan-18 Jun-19 2000
Cantidad de libros
* Realizar mantenimiento Auxiliar Biblioteca
tratados
permanente al material sede Málaga
bibliográfico
bibliográfico (forros, papel Coordinación
Mantenimiento
contac, empastes, Biblioteca Sedes
preventivo de MB
encuadernación, otros).
Jan-18 Jun-19 2000
Cantidad de libros
* Realizar mantenimiento Auxiliar Biblioteca
tratados
permanente al material sede Málaga
bibliográfico
Dirección de
Biblioteca
* Jornadas de formación en Profesional 10

el uso adecuado y Coordinación Se realizan 2 por cada
# de Inducciones a la
responsable del material de Biblioteca Jan-18 Jun-19 sede y frecuencia
comunidad universitaria
la institución semestral
Auxiliar Biblioteca
sede Málaga
* Verificación del estado de

Verificación de
los dispositivos contra Jun-19 2
extintores
incendios
Dirección de
Biblioteca
Profesional
Coordinación
Biblioteca
Jan-18
Auxiliar Biblioteca
sede Málaga
Dirección de
Biblioteca
Profesional
Coordinación
Biblioteca
Jun-19 Brigadistas 5
Jan-18
Auxiliar Biblioteca
sede Málaga
Coordinación SYSO
* Simulacros y
capacitación de brigadistas
Numero de
Jun-19 3
entrenamientos anuales
10
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
3.2
Consolidado
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
* Los acuerdos del consejo superior número 20,21,40 y 41, se evidencia la

gestión realizada para la adquisición de los recursos 2018.
100% * Los acuerdos número 08 y 09, evidencian la gestión realizada para al

adquisición de los recursos bibliográficos 2019
*2294 Volúmenes
Se da cumplimiento al 100% de la acción ya que la meta era el 80% y se

sobrepaso obteniendo un 84% con base en los siguientes datos:
100%
No. adquisiciones durante el periodo: 2294
No. Solicitudes durante el periodo: 2746
100% Se hacen las visitas correspondientes a las escuela, en conjunto con el envío de
100% Esta feria se realizó en el mes de marzo de 2018
100% Se realizaron 60 ordenes
* Barbosa: realizó jornada de aseo general a la estantería de la biblioteca el 23

al 25 de julio de 2018
* Barrancabermeja: Se llevo a cabo limpieza en el año 2018, para el año 2019 se
comenzaron
*Bucaramanga: Se efectuó revisión de libros por cada colección y se realizó la
fumigación y desinfección en todos los pisos de la Biblioteca Central el 21 de
octubre de 2018
100% * Málaga: Se llevo a cabo el 31 de mayo del presente año. Solicitud a recursos
físicos: asignación de personal de servicios generales para la limpieza de
estantería y colecciones. Fotografías del personal en la actividad.
* Socorro: Jornada de limpieza general de libros y estantería realizada en el mes
de julio de 2018 . Se realizó inventario general y jornada de limpieza de libros y
estantería en el mes de enero de 2019, en la biblioteca Convento y
Bicentenario.
*Barbosa: 307
*Barrancabermeja: 976
*Bucaramanga: 5665
100% *Socorro:542
*Málaga: En la proyección del presupuesto de 2019 se incrementó el rubro para
hacer el mantenimiento técnico de material Bibliográfico. El presupuesto de
2018 estaba agotado para este fin. (Se levantó una Salida No Conforme)
*Barrancabermeja: 976
*Bucaramanga: 5665
100% *Socorro:542
*Málaga: En la proyección del presupuesto de 2019 se incrementó el rubro para
hacer el mantenimiento técnico de material Bibliográfico. El presupuesto de
2018 estaba agotado para este fin. (Se levantó una Salida No Conforme)
*Barbosa: Sede UIS Barbosa a 30 de octubre ha realizado 3 capacitaciones en el

uso adecuado y responsable del M.B. de la biblioteca. En los cuatro primeros
meses de 2019 se llevaron a cabo 2 inducciones
* Barrancabermeja: Se realizaron capacitaciones en los dos años.
*Bucaramanga: Se realizaron dos jornadas en el año 2018 en la sede central,
para un total de 54 sesiones y para el año 2019 15 sesiones
*Socorro: realizó diez (10) inducciones, Educación a distancia, Introductorio,
100%
turismo e Ingenierías. Se realizó en los meses de febrero y marzo, las chalas de
inducción a los estudiantes de 1 nivel de ingenierías, Turismo, programas de
educación a distancia y nivel introductorio.
*Málaga: En el primer semestre se realizó la inducción a los servicios de
Biblioteca con estudiantes de Primer Semestre. En el segundo semestre se
participó en una actividad lúdico recreativa programada por Bienestar
Universitario (dinámica realizada con los servicios prestados por Biblioteca.
*Barbosa: La sede UIS Barbosa a 20 de noviembre ha realizado 2 verificaciones

de extintores
* Barrancabermeja: Se hizo verificación de los extintores
*Bucaramanga: realizadas por la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo -
100% SYSO
*Socorro: Se realizó la verificación y recarga de los extintores de toda la sede
incluidos los 6 ubicados en la biblioteca
* Málaga: Formato de verificación de dispositivos contra incendios, en el
archivo de la Profesional HSEQ
*Barbosa: La biblioteca UIS sede Barbosa cuenta con 2 brigadistas
* Barrancabermeja: Un brigadista por sede
* Bucaramanga: Copia de asistencia Biblioteca Central, se cuentan con 3
100% brigadistas
*Socorro: 3 funcionarios de la biblioteca pertenecen al grupo de brigadistas de la
Sede
* Málaga: Cronograma de capacitación de Brigadistas de la Sede Málaga 2019
*Bucaramanga: Copia de asistencia Biblioteca Central

* Barrancabermeja: se llevaron a cabo tres capacitaciones 13 de junio, 22 de
agosto y 8 de noviembre
*Socorro: realizó tres capacitaciones durante lo recorrido del año 2018, las
100% fechas de las capacitaciones fueron Junio 26, Julio 12 y Octubre 9. Además la
sede llevó a cabo dos simulacros
* Málaga: Se realizó una capacitación el 18 de octubre y un simulacro el 24 de
octubre del presente año, video de la Cruz Roja y Registro Fotográfico. Archivo
de la Profesional HSEQ.
100%
PROCESO: FINANCIERO
Riesgo Agente generador (Factores
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Sujeto u objeto
Descripción con capacidad
En qué consiste o cuáles para generar el
son sus características? riesgo)
Posibilidad que el dinero

invertido por la Universidad
Jefe División Error en la toma de
Pérdida del dinero en Entidades Financieras no
Financiera decisiones
invertido en Entidades genere los rendimientos
Jefe Sección
Financieras esperados por crisis y/o
Tesorería Crisis en el Sistema
ausencia de lineamientos de
Financiero
inversión internos.
No depuración de saldos No depuración de saldos de Difícil coordinación de los

Jefe Sección
de los diferentes tipos de los diferentes tipos de tiempos de los miembros
Contabilidad
cuentas. cuentas. del Comité
Desconocimiento de la
Normatividad vigente.
"Manual Normativo y
No reconocimiento por No reporte o reporte fuera Procedimental para la
parte de la Compañía de los plazos establecidos a Administración y Control
Aseguradora de la Compañía Aseguradora de los Bienes Muebles de la
Jefe Sección UIS"
siniestros, robos, daños o de los siniestros, daños o
Inventarios
pérdida de bienes robos generados a los
muebles propiedad de la bienes muebles de la
UIS Universidad
No reconocimiento por No reporte o reporte fuera
parte de la Compañía de los plazos establecidos a
Aseguradora de la Compañía Aseguradora
Jefe Sección
siniestros, robos, daños o de los siniestros, daños o
Inventarios
pérdida de bienes robos generados a los
No reconocimiento por
muebles propiedad de la bienes muebles de la
parte de los Servidores
UIS Universidad
Públicos en su deber de
cuidado y conservación de
los bienes públicos que
tienen bajo su custodia.
El traslado de los dineros

recibidos en las cajas de la
Funcionario Universidad a la Entidad
Posibilidad de que alguien responsable del Bancaria se realiza sin
se apodere del dinero de la manejo de dinero acompañamiento de
Robo o hurto de dinero de Universidad (recibido en personal de seguridad.
la Universidad (Campus caja, manejado a través de Funcionarios de
Central) cajas menores, por las UAA
Causas atribuibles a
transferencia electrónica o
procesos de servicios
recibido por las UAA) Delincuencia
informáticos y de
común (entorno)
telecomunicaciones por
modificación de la
información.
Devolución de documentos
de contratación allegados
para trámite de pago
Demoras por parte del

personal de la División
Sección de Financiera en la revisión de
Pago no oportuno a los
Presupuesto los documentos de
Pago no oportuno de los proveedores de la
compromisos adquiridos Universidad por demoras contratación.
Sección de
por la Universidad con atribuibles al proceso
Tesorería
Proveedores. financiero y a la gestión de
las UAA´s.
UAA´s No programación del
presupuesto por parte de las
UAA´s
Demoras en la autorización
de las cuentas por parte del
ordenador del gasto
5
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUC
MAPA DE RIESGOS
Causas OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad.
Evaluación
Efecto /
Probabilid
Impacto
Riesgo
Consecuencias
ad
entidad?)
Concentración de recursos
en una sola Entidad
Sanciones disciplinarias y
Financiera
IMPORTANTE (40
pecuniarias
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Recesión económica
Iliquidez
Factores Económicos
Crisis de liquidez Externos
Descapitalización
Globalización
No obtención de los
rendimientos esperados
Devaluación o Revaluación
del dólar
IMPORTANTE (40)
Actividades de la Alta
GRAVE (20)
MEDIA (2)
No existe un cronograma
Dirección con carácter Incremento en el valor de
pre establecido de las
urgente que conllevan al las cuentas por pagar y
sesiones a realizar durante
aplazamiento de las tirillas por cobrar.
la vigencia.
sesiones
Se carece del hábito de Sanciones disciplinarias

No consulta de la
revisión de la normatividad
IMPORTANTE (40)
normatividad vigente.
en la Universidad Detrimento del patrimonio
GRAVE (20)
MEDIA (2)
público
Pérdidas económicas
Interrupción del flujo

normal de los proceso
misionales
Sanciones disciplinarias
IMPORTANTE (40)
Detrimento del patrimonio
GRAVE (20)
MEDIA (2)
público
Desconocimiento del
Sistema de Inventarios a Interrupción del flujo
No revisión periódica de
través del cual pueden normal de los proceso
los inventarios a su cargo
consultar los elementos a su misionales
cargo.
Sanciones disciplinarias,
La Entidad Bancaria se El Banco Corpbanca tiene penales y pecuniarias
encuentra al interior de las sucursal en el Campus
MODERADO (20)
instalaciones de la UIS. Central. Detrimento de los
GRAVE (20)
BAJA (1)
recursos públicos
Institucional
Fallas en los canales de
Factores Externos
información virtuales.
Mal ambiente laboral
Ausencia de cultura por Documentación incompleta.

parte de las UAA´s en la
revisión de la Error en la selección del
documentación soporte. rubro presupuestal
Alta rotación del personal Ofertas laborales que Deterioro de la imagen

responsable de la revisión. superan las condiciones institucional
IMPORTANTE (40)
actuales de la UIS
Alto volumen de cuentas GRAVE (20)
MEDIA (2)
Pérdida de garantías y
por tramitar Cierre de año fiscal descuentos comerciales
Demandas
Posibilidad de que las UAA
adquieran obligaciones Las UAA´s no reciben los Quejas por parte de
contractuales sin contar con ingresos esperados Proveedores y UAA´s.
disponibilidad presupuestal
Débil cultura de revisión Falta de comunicación y

continua de las cuentas coordinación entre
pendientes por autorizar en secretarias y ordenadores de
el SIF gasto
CESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
MAPA DE RIESGOS
ecursos financieros de la Universidad.
Cronograma
Valoración
de Manejo
Opciones
riesgo
Controles existentes Acciones Responsables Fecha
inicio
Manual de Colocación de
Excedentes Temporales de
Liquidez
Impacto Moderado (10)
Probabilidad Baja (1)
Modelo para la Calificación

TOLERABLE (10)
de Entidades Financieras
REDUCIR
soporte a la toma de Seguimiento trimestral a

Jefatura División Junio de
decisiones de inversión. las Inversiones Actuales y
Financiera 2018
Constituidas
Seguimiento de carteras
colectivas y CDT´s
Informe de Inversiones
Ministerio de Educación
Nacional

TOLERABLE (10)
Establecer cronograma de
Jefe División
REDUCIR
Acuerdos del Consejo las sesiones a realizar del

Financiera Junio de
Superior No. 070 de 2006 y Comité Técnico de
Jefe Sección 2018
007 de 2013 Sostenibilidad del Sistema
Contabilidad
Contable
Revisión y actualización
de la documentación de la
TOLERABLE (10)
Pruebas Selectivas Sección de Inventarios

Jefe División
REDUCIR
Entrega del informe de Financiera Junio de

reporte de daños, siniestros Jefe Sección 2018
o robos de manera oportuna Inventarios
a la Compañía de Seguros
Impacto Moderado (10

TOLERABLE (10)
Pruebas Selectivas
Jefe División
REDUCIR
Entrega del informe de Financiera Junio de
reporte de daños, siniestros Jefe Sección 2018
o robos de manera oportuna Inventarios
Reportar anualmente la
a la Compañía de Seguros
rendición de inventarios a
través del Sistema de
Inventarios (Nuevas
Versiones)

Arqueo diario a los fondos TOLERABLE (10)
de cajas de Tesorería Actualizar Manual de
REDUCIR
Actividades Básicas del
Jefatura División Junio de
Conciliaciones bancarias Proceso Financiero de
Financiera 2018
mensuales acuerdo a normatividad
entrada en vigencia.
Boletín Diario
Elaborar circular
informativa acerca de los
aspectos a tener en cuenta
Procedimiento de Egresos -
las Unidades Académico
PFI.08
y/o Administrativas para
un exitoso trámite de Jefatura División

ASUMIR/REDUCIR
cuentas.
TOLERABLE(10)
Financiera
Jefe Sección Junio de

Presupuesto 2018
Jefe Sección
Tesorería
Informe enviado al correo Revisión y actualización
de cada ordenador del gasto del Procedimiento de
recordando la autorización Egresos (Trámite de
de las cuentas en el SIF Cuentas)
7
Total de acciones
Código: FSE.18
Versión: 02
Cronograma
Meta Observaciones
Número de
Se cuenta con el último informe, del
informes
Junio de primer trimestre del año 2019, enviado al
presentados a la 12 100%
2019 Ministerio de Hacienda y Crédito
Vicerrectoría
Público.
Administrativa
Cronograma
Cronograma de reuniones para el año
Junio 2019 socializado 1 100%
2019
mediante Comité.
En el presente año se han actualizado dos

Documentación
documentos el PFI.26 y el FFI.25
actualizada de
completando así la actualización de los
acuerdo a 100% 100%
documentos debido a que antes de la
requerimientos del
fecha de inicio de la actividad se habían
Subproceso
Junio de actualizado 5 formatos.
2019
Junio de
2019
Reporte anual
generado por el
1 100% Reporte del año 2019
Sistema de
Inventarios
Junio de Porcentaje de Avance terminado y publicado en la

100% 100%
2019 avance del Manual intranet.
Circular elaborada Circular elaborada con el animo de

1 100%
y socializada facilitar una exitosa gestión financiera
Junio de
2019
Procedimiento de Procedimiento PFI.08 actualizado en la

100% 100%
Egresos actualizado intranet
100%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
PROCESO: PUBLICACIONES
Riesgo Causas
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Factores internos o externos)
Agente generador
capacidad para
Descripción generar el riesgo) Por qué se puede
Riesgo
En qué consiste o cuáles son sus
características?
Pocas obras científicas, literarias y

artísticas para editar, que sirvan de
medio para que el conocimiento y la Disminución de las
cultura generados por la comunidad publicaciones de libros
académica se constituyan en una con sello Ediciones UIS
realidad tangible y accesible a la
sociedad
División de
Disminución de la Publicaciones
visibilidad de la
editorial universitaria Comunidad UIS y la
sociedad
editorial universitaria Comunidad UIS y la
sociedad
Poca difusión y comercialización de las

obras científicas, literarias, artísticas y
Disminución de la
demás material impreso con el fin de
participación en eventos
que sean conocidas por la comunidad en
general
Clientes que no vuelven a solicitar Nivel bajo en la

servicios ni productos a la División de satisfacción de los
Publicaciones clientes
División de
Publicaciones
Pérdida de clientes
Desconocen los servicios

Ausencia de nuevos clientes
ofrecidos por la División
División de
Publicaciones
Déficit de ingresos por Inversión en compra de
Saldo fiscal muy bajo
el fondo especial nueva tecnología
Comunidad UIS y la
sociedad
3
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCION
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Ofrecer servicios editoriales, de artes gráficas y de difusión, mediante el uso de tecno
Causas
Evaluación Riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
la entidad?)
Pocos interesados en Poca tecnología

solicitar la digital para la
Difusión por redes sociales
publicación de un promoción de los
libro libros
Deterioro de la
imagen de
Publicaciones y de la
UIS
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
financieros
ME
MODE
MODE
financieros
Comercialización de los
libros a través de la Tienda
Universitaria y de los
distribuidores autorizados,
No se incluyeron tales como Hipertexto Ltda.
todos los gastos con su plataforma
No se cuenta con los
requeridos en la denominada Librería de la
recursos necesarios
programación U y Lemoine Editores en
presupuestal sus canales de distribución
nacional e internacional.
Participación activa en
ferias del libro nacionales e
internacionales.
Deterioro de la
No cumplir con la imagen de
Fallas en la
entrega del producto Publicaciones y de la Informe del sistema de
planeación de la
terminado en las UIS gestión Inédito
producción
MODERADO (10)
MODERADO (20)
fechas pactadas MEDIA (2)
financieros
No se ha
Falta de estrategias estudiado a Referidos por clientes
de mercadeo fondo una permanentes (voz a voz)
solución
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Demoras en la No seguimiento a Pérdida de recursos Seguimiento a la cartera por

gestión del cobro la cartera financieros el sistema de gestión Inédito
SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
MAPA DE RIESGOS
e difusión, mediante el uso de tecnologías y talento humano calificados, para contribuir a la generación del conocimiento y a la conservación y la reinterpr
Opciones de Manejo
Valoración riesgo
Cronograma

EFECTIVIDAD MEDIA (4) = EFICACIA MEDIA (2) + EFICIENCIA MEDIA (2)
Incorporar la tecnología
digital para la promoción Jefe de la División de 11de mayo de 30 de junio
de las publicaciones con Publicaciones 2018 de 2019
sello Ediciones UIS
REDUCIR
RE
EFECTIVIDAD MEDIA (4) = EFICA
Participar directamente en
Jefe de la División de 11 de mayo de 30 de junio
algunas ferias nacionales e
Publicaciones 2018 de 2019
internacionales
EFECTIVIDAD MEDIA (4) = EFICACIA MEDIA (2)
Elaborar un plan de acción

+ EFICIENCIA MEDIA (2)
de acuerdo con los Jefe de la División de 1 de junio de 30 de junio

resultados del informe del Publicaciones 2018 de 2019
sistema de gestión Inédito
REDUCIR
Realizar un proyecto de Jefe de la División de 6 de agosto de 30 de junio

mercadeo Publicaciones 2018 de 2019
EFECTIVIDAD MEDIA (4)
= EFICACIA MEDIA (2) +
EFICIENCIA MEDIA (2)
Gestionar con la DSI la

REDUCIR
inclusión de Publicaciones Jefe de la División de 1 de junio de 30 de junio

en la plataforma de Nuevas Publicaciones 2018 de 2019
Versiones de la UIS
5
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
l conocimiento y a la conservación y la reinterpretación de la cultura, de manera que sea accesible a la comunidad. 3.2
Consolidado
Nivel de
Indicador de la Acción Meta Observaciones
Cumplimiento
La universidad a través de la siguiente

página da visibilidad a las publicaciones de
la UIS - ediciones.uis.edu.co
Actualmente se encuentra disponible el libro

Publicaciones UIS en
1 100% Santander Paisaje de Sabores son sello UIS
plataformas digitales
el cual se puede descargar en formato PDF
en el link
https://ediciones.uis.edu.co/index.php/public
acionesuis/catalog/book/368
La Universidad participó por medio del
proceso de publicaciones en 16 eventos
Ferias en las que se
1 100% durante el año 2018 y en 5 en eventos en a
participó directamente
corte 30 de mayo de 2019.
Esta es una acción permanente.
Se ha realizado el análisis de los clientes

teniendo en cuenta la información del
sistema de gestión Inédito. Teniendo en
cuenta que este análisis se empezó a realizar
Plan de acción 1 50%
a partir del mes de enero de 2019, el plan de
acción se formulará en el mes de enero de
2020 para incluir los datos de mínimo 1 año
y hacer un comparativo semestral.
El proyecto lo está realizando una estudiante

Proyecto de mercadeo 1 50% de Diseño Industrial. En la actualización del
Mapa de Riesgos se ajustará esta acción.
Autorización de pagos El proceso ha realizado gestión para

de las UAA para involucrar estudiantes de sistemas que estén
Publicaciones en la interesados en realizar el proyecto de grado
1 25%
plataforma de Nuevas en el tema pero no ha sido posible por lo
Versiones (ingresos para cual en la actualización del Mapa de
el Fondo 7018) Riesgos se ajustará esta acción.
65%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
OBJETIVO DEL PROCESO:
PROCESO: SERVICIOS
Riesgo INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES
Causas institucionales, el adecuado uso de los r
(Evento que puede afectar el logro
del objetivo)
Riesgo
En qué consiste o capacidad para Por qué se puede
Qué puede Por qué ? Por qué?
cuáles son sus generar el riesgo) presentar?
ocurrir?
características?
Las UAA's desconocen

Las solicitudes de Las UAA's no tienen
los procesos,
desarrollo obedecen a definido el objetivo y
funcionalidades e
la visión y las el alcance de los
Desarrollo de interrelación de los
necesidades del jefe de desarrollos o ajustes
sistemas o aplicativos sistemas de información,
cada UAA, cuya solicitados, así como
sin implantación. que les permita evaluar
rotación impide dar su relación con la
el impacto de los
continuidad a los visión estratégica de la
cambios solicitados y
proyectos. Universidad.
realizar una proyección.
Gestión
inapropiada de Cambios El diseño de los
en los Jefes de las UAA's,
las tecnologías procesos Líderes de Desarrollo sistemas se realizó
de información y institucionales que no de la DSI y Alta partiendo de procesos
El nivel de
telecomunicacio puedan Dirección que en algunos casos Los sistemas han
ser obsolescencia de
nes. ya no se encuentran cumplido su ciclo de
soportados por los algunos aplicativos es
vigentes y se desarrolló vida útil
sistemas de alto.
sobre plataformas que
información
a la fecha son
existentes.
obsoletas.
Ausencia de un
Desconocimiento por lineamiento o política
Tercerización de los Falta de divulgación de
parte de las UAA de institucional para el
servicios que ofrece los servicios, recursos
los servicios, recursos desarrollo de
la DSI, por parte de y capacidades con que
y capacidades con que aplicaciones o la
las UAA's. cuenta la DSI.
cuenta la DSI. prestación de servicios
transversales.
No se ha dado inicio a No se cuenta con un

No contar con acceso No contar con la
No los procesos de diagnóstico y un
a los sistemas de Jefe y personal de la infraestructura
disponibilidad adquisición de equipos esquema de
información DSI, Coordinadores y adecuada y suficiente
de los servicios o servicios para la infraestructura que
institucionales o a los Técnicos de las Sedes que permita soportar
ofrecidos por la actualización de la permita tomar acciones
servicios prestados Regionales. los sistemas y servicios
DSI infraestructura de actualización y
por la DSI. prestados por la DSI.
existente. prevención.
institucionales o a los Técnicos de las Sedes que permita soportar
ofrecidos por la actualización de la permita tomar acciones
servicios prestados Regionales. los sistemas y servicios
DSI infraestructura de actualización y
por la DSI. prestados por la DSI.
existente. prevención.
2
Total de
riesgos
MAPA DE RIESGOS
VO DEL PROCESO: Gestionar y administrar los recursos y servicios de tecnologías de la información y comunicación - Tics - para el soporte de los pro
nales, el adecuado uso de los recursos y la innovación tecnológica, apoyando la consecución de los objetivos estratégicos y misionales de la Universidad.
Probabilidad
Opciones de
Evaluación
Valoración
Efecto /
Impacto
Manejo
Riesgo
riesgo
Consecuencias
entidad?)
Pérdida de tiempo y Los desarrollos o

recursos que se pueden modificaciones a los sistemas
invertir en ofrecer de información nacen de los
soluciones requerimientos directos
transversales de mayor realizados por las UAA's
impacto para la responsables de los procesos
institución. que dichos sistemas soportan. Formulación de un proyecto para la
asignación de recursos para la
actualización de los sistemas de
información a la plataforma Java 8.
Ejemplo: Elecciones, Planta Física,
Bienestar Universitario, Banco de
Moderado (10)
Moderado (20)
proyectos, entre otros.
REDUCIR
Grave (30)
Sistemas de Solicitudes de los usuarios

Alta (3)
información con para modificación del software

exceso de cambios o existente.
sistemas de
información que no se Consultas periódicas de la
ajustan a los vigencia de la plataforma de
procedimientos desarrollo de software y/o de
actuales. sus componentes.
Descentralización de
Elaboración, publicación y
los sistemas de
divulgación del catálogo de
información y pérdida
servicios ofrecidos, ubicado en
de control sobre los
el portal web de la DSI.
recursos de TI.
Adquisición, instalación y puesta en

Servidor de respaldo y red de funcionamiento de la infraestructura
almacenamiento de respaldo de los servidores que alojan los
(SAN) sistemas de información de misión
crítica de la Universidad
REDUCIR, TRANSFERIR
No prestación de los
Moderado (20)
servicios ofrecidos por

Grave (20)
Grave (40)
Media (2)
las UAA's, la DSI y las Respaldo eléctrico (Planta

Sedes o demoras en la eléctrica, UPS y circuitos Puesta en marcha del centro de
atención que se presta independientes) en las salas de monitoreo de la red LAN institucional
a los usuarios. servidores institucionales.
Sedes o demoras en la
Gra
Gra
Mode
REDUCIR,
atención que se presta
M
a los usuarios.
Respaldo para el servicio de

internet (dos canales
funcionando simultáneamente)
3
Total de acciones
ción - Tics - para el soporte de los procesos institucionales, mediante la modernización de la infraestructura de los servicios informáticos
icos y misionales de la Universidad.
Cronograma
Responsables Fecha Fecha Meta
inicio fin
Líder Proceso Proyecto

Servicios Informáticos presentado a la
Sep-18 Jun-19 1
y de alta dirección o al
Telecomunicaciones BPPIUIS
Líder Proceso
Servicios Informáticos Solución
Oct-18 Jun-19 1 70%
y de instalada
Telecomunicaciones
Líder Proceso
Centro de
Servicios Informáticos
Sep-18 Jun-19 monitoreo en 1 70%
y de
funcionamiento
Telecomunicaciones
70%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
de la infraestructura de los servicios informáticos
3.2 Consolidado
Observaciones
Pendiente definir si se reprograma o se

elimina esta acción, teniendo en cuenta
directrices de la alta dirección.
Se adjudicó la Convocatoria Pública No. 28

de 2018 a la empresa Controles
Empresariales SAS.
Se cuenta con la resolución de adjudicación,
minuta y acta de inicio del contrato.
Se registró la información de la
infraestructura de redes de cableado y fibra
óptica en el sistemas de información - Se
tiene el plano de la red de F.O. y paneles de
control de la infraestructura de los
elementos de la red LAN correspondiente a
3 de los centros de cableado.
PROCESO: BIENESTAR ESTUDIANTIL
Riesgo
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Factores
Agente generador
Descripción capacidad para
Riesgo En qué consiste o generar el riesgo) Por qué se puede
Qué puede ocurrir? cuáles son sus presentar?
características?
Los estudiantes no se
inscriben dentro del
tiempo establecido
por la Universidad.
Jefe de División,
Jefe de Sección de
Comedores y Fallas en el proceso
Cafetería y Comité de adjudicación del
de Bienestar servicio de
Universitario comedores
Situación en la cual no Estudiantil.
se adjudican los
servicios ofrecidos en División de Servicios
Fallas e inequidad en la asignación el subproceso de de Información
de los servicios de atención socio- atención socio -
económica económica de División Financiera
Bienestar Estudiantil a (Liquidaciones y
la población para la Comité de
cual están destinados. Matrículas)
Dirección de
Admisiones y
Registro Académico
Estudiantes
Capacidad limitada
en los servicios a
ofrecer
Presentación de
información inexacta
por parte del
estudiante
Las condiciones
socioeconómicas de
los estudiantes, a lo
largo del programa
académico, pueden
variar, sin que la
institución este
enterada, por lo tanto
el valor base de
matrícula no se
actualiza de acuerdo
a la realidad.
Personal que no
reúna las
competencias
requeridas para el
cargo (habilidades
personales y técnicas,
conocimiento y
experiencia)
Cierre de la
Universidad o
problemas de orden
público.
Desconocimiento de
los parámetros y
criterios para la
prestación adecuada
Desconocimiento de
los parámetros y
criterios para la
de servicios y
programas de
Bienestar
Universitario.
Personal profesional,
Ofrecer servicios o
administrativo y
productos que
operativo de la
presenten fallas en
División de Bienestar
atributos como:
Universitario
Incumplimiento de los atributos de inocuidad, calidad,
calidad definidos para los oportunidad,
Dirección de la
programas y servicios de Bienestar pertinencia,
Universidad
Universitario integralidad, eficacia, Carencia de recursos
confiabilidad; y humanos,
División de Servicios
confidencialidad de la tecnológicos,
de Información
información (según el financieros.
caso).
Estudiantes
presenten fallas en
atributos como:
Universitario
Incumplimiento de los atributos de inocuidad, calidad,
calidad definidos para los oportunidad,
Dirección de la
programas y servicios de Bienestar pertinencia,
Universidad
Universitario integralidad, eficacia, Carencia de recursos
confiabilidad; y humanos,
División de Servicios
confidencialidad de la tecnológicos,
de Información
información (según el financieros.
caso).
Estudiantes
Proveedores de
insumos no
calificados.
Fallas en los sistemas

de información de
Bienestar
Universitario.
Pérdida de
información histórica
del SIMSIS (Sistema
de Información para
el Manejo de
Servicios Integrales
de Salud).
Pérdida de
información histórica
del SIMSIS (Sistema
de Información para
el Manejo de
Servicios Integrales
de Salud).
Cambios
desfavorables en las
políticas de la
Universidad con
respecto a Bienestar
Universitario.
Cambios
desfavorables en la
legislación y en las
normas y decretos
emanados del Estado.
Dirección de la
Universidad. Aumento de la
demanda de los
Jefes de División y servicios con la
de Sección de misma capacidad de
Bienestar atención.
Universitario.
Disminuir en número
Disminución en el portafolio de
los programas y/o
programas y servicios ofertados y Ministerio de
servicios ofrecidos y la
en las coberturas de atención a la Educación.
cantidad de estudiantes
población estudiantil
beneficiados.
Ministerio de la
Protección Social.
Normas oficiales,
decretos y
legislación.
Disminución en la
oferta de servicios.
Disminución en la
oferta de servicios.
Situación en la cual no
se cumple con uno o
más de los requisitos Funcionarios de No se aplica en forma
Incumplimiento de los requisitos
exigidos por las Bienestar estricta la
obligatorios para la prestación de
normas que aplican a Universitario y normatividad
los programas y servicios
la prestación de personal en práctica vigente
servicios de salud y
alimentación
El traslado de los
dineros recibidos en
las cajas de las
cafeterías de la SCC
hacia la caja fuerte y
hacia la entidad
bancaria, se realiza
sin acompañamiento
de personal de
seguridad
Condiciones del
entorno (delincuencia
común)
No se cuenta con un
protocolo de cambios
de ruta para el
traslado de dinero de
un lugar a otro
Funcionario
Posibilidad de que
responsable del
alguien se apodere del
manejo de dinero
dinero de la SCC,
recibido por la venta
Robo o hurto de dinero de la SCC Comunidad
de comestibles y
Universitaria
medicinas a través de
las cafeterías
Delincuencia común
administradas por la
(entorno)
DBU
Hacer uso de Dineros

de la Universidad a
titulo personal
No todos los
funcionarios que
manejan dinero en la
SCC tienen asignada
dicha responsabilidad
en el manual de
funciones establecido
por la División de
Recursos Humanos
Falta de
conocimiento y
experticia de los
funcionarios de la
DBU para la
Incorrecta aplicación del
Jefe DBU, Jefe SCC, Estatuto de
interpretación del
Jefe SSISDS y contratación de la
Incumplimiento en la aplicación del Estatuto u omisión de
Profesionales de UIS
Estatuto de contratación de la alguno de sus
apoyo encargados de
Universidad y su reglamentación artículos, ocasionando
procesos
procesos contractuales
contractuales
incompletos o erróneos
Falta de rigurosidad
en el proceso de
supervisión de
contratos
No se cumplen con
las normas de
bioseguridad en la
manipulación de
alimentos
Los alimentos entran

en contacto con
sustancias ajenas, Proveedores y
Fallas en la inocuidad de los
generalmente nocivas personal manipulador
alimentos ofrecidos a la Comunidad
para la salud, de alimentos de la
Universitaria Poca rigurosidad en
generando SCC
contaminación cruzada el proceso de
directa e indirecta recepción y
almacenamiento de
materia prima y
manipulación de
producto en proceso
Fallas en la inocuidad de los
generalmente nocivas personal manipulador
alimentos ofrecidos a la Comunidad
para la salud, de alimentos de la
Universitaria Poca rigurosidad en
generando SCC
contaminación cruzada el proceso de
directa e indirecta recepción y
almacenamiento de
materia prima y
manipulación de
producto en proceso
No se cuenta con una

persona o empresa
seria que provea a la
Los desechos Universidad un
generados de los servicio de
procesos de recolección de
alistamiento, desechos oportuno y
Personal eficaz
preparación,
manipulador de
Acumulación o mala disposición distribución y
alimentos de la SCC
final de los desechos generados por consumo de alimentos
la prestación de los servicios de ofertados por la SCC,
Consumidores de los
alimentación crean dos posibles
alimentos ofertados
problemas para la La persona que
por la SCC
SCC, la no recolección actualmente recoge
de los mismos y la los desechos, no le
inadecuada disposición garantiza a la
final. Universidad la
adecuada disposición
final de los mismos
Daños internos
Suspensión de energía
eléctrica, agua potable
Fallas en la prestación de servicios o gas doméstico por Empresas prestadoras
públicos como agua, luz y gas parte de las empresas de servicios públicos
proveedoras de estos
servicios Fallas externas por
causas ajenas a la
UIS
públicos como agua, luz y gas parte de las empresas de servicios públicos
proveedoras de estos
servicios Fallas externas por
causas ajenas a la
UIS
Desconocimiento de
los parámetros y
Personal profesional
criterios para la
administrativo y
operativo de la
de los servicios y
programas de
Brindar servicios que Universitario.
Bienestar
carezcan de uno a mas
Universitario
de las siguientes
características: Dirección de la
pertinencia, Universidad.
oportunidad, eficacia,
buen servicio Estudiantes
División de Servicios Carencia de recursos

de Información. humanos,
tecnológicos y
financieros.
SEDE MALAGA
Incumplimiento de los objetivos de

calidad definidos para los
programas y servicios de Bienestar
Universitario.
SEDE MALAGA
Incumplimiento de los objetivos de

calidad definidos para los
programas y servicios de Bienestar
Universitario.
Ofrecer servicios que

carezcan de uno o más Personal profesional,
de los siguientes administrativo y
atributos: oportunidad, operativo de la Fallas en los sistemas
pertinencia, División de Bienestar de información de
integralidad, eficacia, Universitario Bienestar
confiabilidad; y Universitario.
confidencialidad de la División de Servicios
información (según el de Información
caso).
Falta de planeación
unificada y efectiva.
SEDE MÁLAGA Equipo de Trabajo

Disminución en
Bienestar Estudiantil.
número asistentes a los
Disminución en la Cobertura de
Programas Educativo-
Programas Educativo Preventivos Comunidad
Preventivos.
ofrecidos. Estudiantil.
Disminución en
oferta de horarios
para los programas
ofrecidos en la sede.
Falta de planeación
unificada y efectiva.
Falta o disminución
en las Estrategias de
SEDE BARBOSA comunicación y
Equipo de Trabajo divulgación.
Disminución en
Bienestar Estudiantil.
Disminución en la Cobertura de número asistentes a los
Programas Educativo Preventivos Programas Educativo-
Comunidad
ofrecidos. Preventivos.
Estudiantil.
Disminución en
oferta de horarios
para los programas
ofrecidos en la sede.
Los estudiantes no se
inscriben dentro del
tiempo establecido
por la Universidad.
Bienestar
Universitario
Comité de
SEDE SOCORRO se adjudican los
reliquidaciones de la
servicios de apoyo
Sede
Fallas e inequidad en la asignación socio -económico de
de los servicios de atención socio- Bienestar Estudiantil a
Comunicación
económica . la población para la
institucional
cual están destinados
Estudiantes
Bienestar
Universitario
Comité de
SEDE SOCORRO se adjudican los
reliquidaciones de la
servicios de apoyo
Sede
Fallas e inequidad en la asignación socio -económico de
de los servicios de atención socio- Bienestar Estudiantil a
Comunicación
económica . la población para la
institucional
cual están destinados
Las condiciones
Estudiantes
socioeconómicas de
los estudiantes, a lo
largo del programa
académico, pueden
variar, sin que la
institución este
enterada, por lo tanto
el valor base de
matrícula no se
actualiza de acuerdo
a la realidad.
Aumento de la
demanda de los
servicios con la
Dirección de la
misma capacidad de
U.A.A
atención
Disminuir en número Líder del proceso de
SEDE BARRANCABERMEJA
los Bienestar Estudiantil.
programas y/o
Disminución en el portafolio de
servicios Ministerio de
programas y servicios ofertados por
ofrecidos y la cantidad Educación.
Bienestar Universitario y en las
de
coberturas de atención a la
estudiantes Ministerio de la
población estudiantil
beneficiados. Protección Social.
Disminución en la
oferta de servicios
Normas oficiales,
decretos y
legislación.
14
Total de riesgos
PROCESO SE
M
OBJETIVO DEL PROCESO: Ofrecer y mantener servicios y programas que promuevan
Causas
Evaluación Riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
la entidad?)
Por qué ? Por qué ?
Las red de telefonía e internet

de la Universidad no cuenta
con la suficiente capacidad
para atender la demanda de la
Fallas en el Sistema
Comunidad Universitaria,
ocasionando fallas constantes
en las redes y sistemas de
información
El estudiante se encuentra en
Falta de accesibilidad a los
lugares apartados, situación
medios de comunicación,
personal que impida el acceso
por factores internos o
(incapacidad física, calamidad
externos.
doméstica).
Dificultad para acceder al Insatisfacción de los

sistema financiero o usuarios.
académico originado por
fallas internas, por
Dificultad para acceder al Insatisfacción de los
sistema financiero o usuarios.
académico originado por
fallas internas, por
congestión en la red o por
causas atribuibles al
proceso de Sistemas
Informáticos y de
Telecomunicaciones.
Acceso limitado o
restringido al sistema de
adjudicación, por la
necesidad de garantizar la
MODERADO (10)
MODERADO (20)
seguridad y veracidad de Disminuir la
MEDIA (2)
la información asignación de
recursos financieros
Ausencia del personal para Bienestar
responsable del sistema de Universitario por
adjudicación por parte de la UIS o para
problemas personales. la UIS por parte del
Estado
Deterioro de la
imagen de Bienestar
Universitario y de la
Institución
Hay una infraestructura y
recursos con capacidad Desconfianza sobre la
limitada transparencia de los
procesos de la
Universidad
Deseo del estudiante de

recibir el beneficio
económico
Mejora en las unidades
Aumentan los ingresos
económicas familiares

proceso de Talento
Humano.
Modalidad de contratación
y dificultades en el
desempeño del personal de
planta.
Insatisfacción y
afectación de la salud
y el bienestar de los
usuarios
Por omisión u olvido Disminución de la
asignación de
IMPORTANTE (40)
para Bienestar
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Universitario por
parte de la UIS
Deterioro de la
imagen de Bienestar
Institución.
Pérdida de
credibilidad
usuarios
Disminución de la
asignación de
IMPORTANTE (40)
para Bienestar
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Universitario por
parte de la UIS
Deterioro de la
Por falta de planes y imagen de Bienestar
programas que permitan Universitario y de la
efectuar un adecuado Institución.
control y seguimiento
Pérdida de
credibilidad
Sanciones, problemas
jurídicos
Por falta de una adecuada

inducción al personal que
se contrata en aspectos
relativos a las condiciones
de calidad de los servicios
que se deben ofrecer a los
estudiantes.
Por insuficiente
asignación presupuestal
para el funcionamiento de
la División de Bienestar
Universitario.
Por falta de gestión desde

la Jefatura de la División y
de las Secciones para
allegar los recursos
adicionales necesarios.
Insatisfacción y
usuarios
Disminución de la
Por insuficiente
asignación presupuestal
para el funcionamiento de
la División de Bienestar
Universitario.
Por falta de gestión desde

la Jefatura de la División y
de las Secciones para
allegar los recursos
adicionales necesarios.
Insatisfacción y
usuarios
Disminución de la
asignación de
IMPORTANTE (40)
para Bienestar
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Universitario por
parte de la UIS
Deterioro de la
imagen de Bienestar
Falencias en el proceso de Institución.
Se presentan errores en los
selección y evaluación de
procesos licitatorios.
proveedores. Pérdida de
credibilidad
Sanciones, problemas
jurídicos
Por causas atribuibles al No se han actualizado y

proceso de Sistemas mejorado los sistemas
Informáticos y informáticos de Bienestar
Telecomunicaciones. Universitario

proceso de Sistemas
Informáticos y
Telecomunicaciones.
proceso de Sistemas
Informáticos y
Telecomunicaciones.
Por aumento en la usuarios
población estudiantil de la
UIS. Disminución de la
asignación de
TOLERABLE (10)
MODERADO (10)
recursos financieros BAJA (1)

para Bienestar
Universitario por
parte de la UIS.
Deterioro de la
imagen de Bienestar
UIS
Daños en la infraestructura
(por causas atribuibles al
deterioro de los recursos
físicos).
físicos).
usuarios.
Perdida de
certificación y
habilitación de los
INACEPTABLE (60)
entes de control.
Por fallas en el proceso de
GRAVE (20)
Por omisión, impericia o
ALTA (3)
selección de los funcionarios,
negligencia de los Daños a la salud e
fallas en el proceso de
funcionarios y de las integridad de los
inducción, entrenamiento y en
personas en práctica usuarios.
el proceso de verificación
Pérdida de la
credibilidad de los
usuarios.
Afectación de la
imagen de Bienestar
Universidad.
Las cajas de las cafeterías,

la caja fuerte y la entidad
bancaria se encuentran al
interior de las
instalaciones de la UIS
Inseguridad interna y
externa y en el trayecto
desde las cajas de las
cafeterías de la SCC hacia
la caja fuerte y hacia el
banco en donde se realizan
las consignaciones
Incumplimiento de
los
procedimientos
TOLERABLE (10)
MODERADO (10)
Sanciones
BAJA (1)
disciplinarias y
penales
Deterioro de la
imágen
Institucional
No se registran la totalidad No se realiza inventario de
de los elementos vendidos productos con la periodicidad
en las cafeterías necesaria
Hallazgos en las
Auditorías Internas y
externas.
IMPORTANTE (40)
Investigaciones
Disciplinarias
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Quejas y/o reclamos
La SCC no tiene
capacidad de almacenaje, Dificultad en la
para poder efectuar planeación y
procesos de compra programación de los
semanales o mensuales, servicios de
razón por la cual se alimentación
realizan diariamente,
aumentando muchísimo el
volumen de facturas y el
movimiento de los
contratos
Falta cultura y
capacitación al respecto
Afectaciones en la
Ausencia de fichas
MODERADO (10)
MODERADO (20)
salud de los
técnicas para cada uno de
MEDIA (2)
comensales
los grupos de comestibles
manejados por la SCC
Sanciones y hallazgos
por parte de los entes
de vigilancia en la
industria de alimentos
MODERA
MODERA
MEDI
Sanciones y hallazgos
por parte de los entes
de vigilancia en la
industria de alimentos
Falta de capacitación en el
tema
No se han realizado las

gestiones pertinentes para
subsanar esta irregularidad
Malos olores y
MODERADO (10)
MODERADO (20)
presencia de animales
MEDIA (2)
en la SCC
Afectaciones a
terceros dada la
No se han documentado disposición final de
acuerdos de servicio, los desechos
responsabilidades,
tiempos, tarifas y demás
requerimientos para la
prestación adecuada del
servicio de recolección
Falta de mantenimiento
preventivo de las redes
eléctricas, tuberías de agua
y gas y caldera de la SCC
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Incapacidad de
responder ante la
demanda de servicios
de alimentación
demanda de servicios
ME
MODE
MODE
de alimentación
Deterioro de la
Por falta de una adecuada
imagen de Bienestar
inducción al personal que
se contrata en aspectos
Institución.
relativos a condiciones de
los servicios que se deben
IMPORTANTE (40)
Perdida de
ofrecer a los estudiantes
credibilidad
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Disminución de la
asignación de los
recursos para
Bienestar
Universitario
El número de
profesionales no es Aumento en la población Demora en los
suficiente para atender la beneficiaria tiempos de respuesta
población beneficiaria a los beneficiarios
usuarios.
Disminuir la
asignación de
para Bienestar
Universitario por
MODERADO (10)
MODERADO (20)
No se han actualizado y parte de la UIS o para
MEDIA (2)
mejorado los servicios de la UIS por parte del
proceso de Servicios
información de Bienestar Estado
Informáticos y
Universitario utilizados en la
Telecomunicaciones.
Sede Deterioro de la
imagen de Bienestar
Institución
Desconfianza sobre la
transparencia de los
procesos de la
Universidad
Incumplimiento a
reuniones de equipo de
trabajo.
MODERADO (10)
MODERADO (20)
usuarios.
MEDIA (2)
Deterioro de la
imágen
de Bienestar
Inefectiva organización y Estudiantil y de la
aprovechamiento del Universidad.
tiempo en el desempeño
de las actividades
planeadas.
Incumplimiento a
reuniones de equipo de
trabajo.
Poca efectividad en la
variedad de los canales de Insatisfacción de los
MODERADO (10)
MODERADO (20)
comunicación. usuarios.
MEDIA (2)
Deterioro de la
imágen
de Bienestar
Estudiantil y de la
Universidad.
Inefectiva organización y
aprovechamiento del
tiempo en el desempeño
de las actividades
planeadas.
Falta de accesibilidad a los
El estudiante se encuentra en usuarios.
medios de comunicación,
lugares apartados, situación
por factores internos o
personal que impida el acceso.
externos.
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Disminuir la
asignación de
para Bienestar
Universitario por
parte de la UIS o para
la UIS por parte del
Estado
Deterioro de la
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Disminuir la
asignación de
para Bienestar
Universitario por
parte de la UIS o para
la UIS por parte del
Estado
Deterioro de la
imagen de Bienestar
Mejora en las unidades
Aumentan los ingresos Universitario y de la
económicas familiares
Institución
Desconfianza sobre la
transparencia de los
procesos de la
Universidad
Por aumento en la
población estudiantil de la
UIS
usuarios
Disminución de la
asignación de
TOLERABLE (10)
MODERADO (10)
BAJA (1)
para Bienestar
Universitario por
parte de la UIS.
Deterioro de la
imagen de Bienestar
físicos).
UIS
MAPA DE RIESGOS
os y programas que promuevan la formación integral y el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad estudiantil
Opciones de Manejo
Valoración riesgo
Desde la SCC se monitorea

constantemente el sistema de Comedores
durante el periodo de inscripciones, para
identificar oportunamente cualquier falla
y reportarla a la DSI.
El Comité de Bienestar Universitario

Estudiantil elabora y aprueba un
cronograma que contiene todas las
fechas y actividades del proceso de
asignación de los beneficios de
Comedores, Residencias estudiantiles y
Auxilio de sostenimiento femenino, esta
información se publica con anterioridad
en la Página Web de la Universidad, en
las carteleras de la DBU y en las redes
sociales.
La DSI puso en funcionamiento una

APP para realizar los procesos de
inscripción a los programas y servicios
ofrecidos por BU
Elaborar un instructivo
general del uso del sistema de
El Jefe de la DBU, la Jefe de la SCC y el
comedores estudiantiles
Auxiliar de servicios de Bienestar
resultado del proceso de
cuentan con acceso al Sistema de
PROBABILIDAD: BAJA (1)

capacitación a un funcionario
adjudicación de Comedores
de la SCC
IMPACTO: LEVE (5)

ACEPTABLE (5)
ASUMIR
Cronograma de mantenimiento
preventivo y proyectos de
modernización de la infraestructura
física y de equipos tecnológicos (si
aplica)
Evaluación de las solicitudes de los

estudiantes en el comité de matrículas y
comité de Bienestar Universitario
Estudiantil
Reglamentación de los beneficios, con

sus respectivos requisitos y proceso de
selección a través de acuerdos del CS
Realizar visitas domiciliarias a
un muestreo de estudiantes
beneficiarios del servicio de
comedores que han sido
adjudicados por casos de
vulnerabilidad, con el ánimo
de corroborar su condición
socioeconómica
Verificar en el Sistema de
afiliación a la seguridad
social, el nivel
socioeconómico de los
miembros de la Unidad
económica familiar de un
muestreo de estudiantes que
solicitan el beneficio de
Reliquidación de Matrícula.
No se asignan actividades misionales a

auxiliares estudiantiles.
Capacitación permanente al personal de

la División.
Atención de las urgencias de los

estudiantes en el Hospital Universitario
de Santander
Capacitación permanente al personal de

la División.
IMPACTO: MODERADO (10)
EVITAR / REDUCIR
TOLERABLE (10)
EVITAR / REDUCIR
TOLERABLE (10)
Cumplimiento de las
actividades descritas en los
siguientes programas de la
SCC: Control de Plagas y
Roedores, Muestreo
microbiológico y
fisicoquímico y Monitoreo
de agua potable
Socialización permanentemente de las

guías, programas, protocolos, formatos,
procedimientos, normatividad e
instructivos de los diferentes programas
y servicios.
Actualización constante los contratos

interadministrativos con las Instituciones
Prestadoras de Servicios de salud para
los estudiantes (HUS - HPSC)
Renovación oportuna de la póliza de

accidentes estudiantiles
(10)
(1)
Apoyo a las diferentes Unidades
Académicas de la Universidad,
Acompañar y dar apoyo a los
generando espacios para la rotación de
estudiantes que realizan
estudiantes en práctica de Medicina,
proyectos de grado.
Enfermería, Ingeniería, Fisioterapia,
Nutrición, Trabajo Social, etc.

EVITAR / REDUCIR Realizar visitas a los

TOLERABLE (10)
proveedores de los servicios

de recolección de residuos,
consultas oftalmologías, de
optometría y profamilia.
Puesta en funcionamiento del Estatuto

de contratación de la UIS
Realizar durante la ejecución

de los contratos de suministro
de alimentos de medio y
mayor riesgo en salud pública,
visita de inspección del
cumplimiento de las Buenas
Prácticas de Manufactura.
Realización permanente de encuestas de

satisfacción del usuario
Hacer el seguimiento de la
Uso del software SIMSIS II para la
realización de Backup
conservación y custodia de la
periódicos de la información
información de las Historias Clínicas de
de la Sección Salud y PEP que
los estudiantes
esta a cargo de la DSI
Hacer el seguimiento de la
Uso del software SIMSIS II para la
realización de Backup
conservación y custodia de la
periódicos de la información
información de las Historias Clínicas de
de la Sección Salud y PEP que
los estudiantes
esta a cargo de la DSI
Reportes trimestrales de las coberturas

de servicios y participaciones en los
Programas Educativo Preventivos
Estimación anual del talento humano

profesional de la SSISDS, necesario para
la prestación de programas y servicios.

IMPACTO: LEVE (5)
ACEPTABLE (5)
ASUMIR
Gestionar cuando sea

necesario, los recursos
suficientes para la realización
de mantenimientos
preventivos a la maquinaria y
equipos con criticidad alta de
la DBU
preventivo anual para los equipos de la
División.
Elaboración de los contratos de

mantenimiento correctivo anual (si
aplica) o solicitudes a la División de
Mantenimiento Tecnológico.
preventivo anual para los equipos de la
División.
Elaboración de los contratos de

mantenimiento correctivo anual (si
aplica) o solicitudes a la División de
Mantenimiento Tecnológico.
Verificar periódicamente el
cumplimiento oportuno del
cronograma de mantenimiento
preventivo de los equipos con
criticidad alta en Bienestar
Universitario.
Actualización periódica del Listado

Maestro de Documentos Externos y
divulgación de las normas.
Cumplimiento de los procedimientos

establecidos por la División de Recursos
TOLERABLE (10)
Humanos para la contratación del

REDUCIR
personal
Capacitación continua para todos los

funcionarios de la División
Realizar inducción para

Cumplimiento de requisitos nuevos funcionarios y
practicantes sobre el Sistema
de Gestión de calidad
Revisión constante del Sistema de
PQRDSR de la Universidad.
Socializar con los nuevos

Dar cumplimiento al procedimiento
empleados contratados para el
ingresos por caja de los puntos de venta
manejo de dinero en el
de la cafetería de la División de
Campus, el procedimiento
Bienestar Universitario PBE.24
PBE.24.
Socializar con los nuevos
Dar cumplimiento al procedimiento
empleados contratados para el
ingresos por caja de los puntos de venta
manejo de dinero en el
de la cafetería de la División de
Campus, el procedimiento
Bienestar Universitario PBE.24
PBE.24.
Realizar inventarios
periódicos a una muestra
aleatoria de productos a cada
REDUCIR / COMPARTIR
uno de los puntos de venta de
las cafeterías de la SCC
TOLERABLE (10)
(Bienestar, Humanistas,
Academia, Bien estar bien y el
Bosque)
Efectuar arqueos sorpresa de

ventas por parte de la Sección
Se entrega a la Sección de Inventarios Comedores y Cafetería a cada
UIS, un inventario final que contenga uno de los puntos de venta de
los ítems: elemento, unidad, cantidad y las cafeterías de la SCC
valor comercial de los productos (Bienestar, Humanistas,
ubicados en las Bodegas y Cafeterías al Akademia, Bien estar bien y el
finalizar el año. Bosque)
Solicitar a la Dirección de
Control Interno y Evaluación
de Gestión, la realización de
arqueos sorpresa a cada uno
de los puntos de venta de las
Cafeterías de la SCC
(Bienestar, Humanitas,
Akademia, Bien estar bien y el
Bosque)
Solicitar a la División de
Recursos Humanos la
actualización del manual de
funciones, asegurando que
todas las personas que
manejen dinero en la SCC
tengan asignada dicha
responsabilidad

TOLERABLE (10)
Comunicación permanente por parte de

REDUCIR
los Supervisores de contratos, hacia los

proveedores que incumplen las
especificaciones técnicas contractuales.
Diligenciar el formato de
devoluciones y
eventualidades, de esta
manera se apoyará a los
supervisores de contratos en la
labor de supervisión
Capacitar al personal
operativo y administrativo de
la SCC, en temas relacionados
con las Buenas Prácticas de
Manufactura .
Capacitar al personal de
bodega de la SCC, en temas
TOLERABLE (10)
relacionados con las Buenas

REDUCIR
Prácticas de recepción y
almacenamiento de materias
primas e insumos.
PROBABILIDA
TOLERAB
REDU
IMPACTO: MO
Realizar jornadas de limpieza
profunda y organización de
bodegas de la SCC

IMPACTO: LEVE (5)
Gestionar con la Alta

ACEPTABLE (5)
Dirección de la Universidad la
aprobación de recursos para
REDUCIR
Uso de un shut en acero inoxidable con

contratar una Orden de
tapas para la disposición higiénica del
prestación de servicios de
residuo
recolección del residuo en la
SCC por parte de una empresa
externa
Gestionar los recursos

necesarios para la realización
del mantenimiento preventivo
anual de la Caldera de la SCC
Gestionar con la Alta

IMPACTO: LEVE (5)
Mantenimiento anual obligatorio por Dirección la aprobación de

ACEPTABLE (5)
parte de al empresa Gasoriente en el recursos para contratar una

caso de las tuberías de gas y de ARC
REDUCIR
Orden de prestación de
Ingeniería para el caso de la Caldera limpieza y desinfección anual
de tanques de agua por parte
Información oportuna y veraz a la de una empresa externa
División de Planta Física para que
realicen cualquier ajuste o arreglo menor
PROBABILI
IMPACT
RE
Información oportuna y veraz a la
ACEP
División de Planta Física para que
realicen cualquier ajuste o arreglo menor
Gestionar recursos para

comprar una Planta
generadora de energía
eléctrica
Plan de Formación del Proceso Bienestar Capacitar al personal de

Estudiantil TOLERABLE (10) Bienestar Universitario
REDUCIR
Estadísticas de crecimiento de la
Gestionar la contratación de
población estudiantil en la Sede
los profesionales necesarios
para el buen desempeño del
Contrato con los profesionales
proceso de Bienestar
necesarios para desempeñar las labores
estudiantil.
propias del Proceso de Bienestar
Estudiantil
PROBABILIDAD: MEDIA (2)
MODERADO (20)
Solicitar a la DSI la activación
REDUCIR
de los Sistemas de
información de Bienestar
Universitario que apliquen, en
la Sede
Ejecución de reuniones
Programación estratégica y registro de periódicas, con el fin de
actividades masivas de Programas verificar el cumplimiento de la
Educativo Preventivos. planeación y seguimiento a
los resultados.
IMPACTO: LEVE (5)
ACEPTABLE (5)
REDUCIR
Verificar el cumplimiento de
las actividades programadas
de PEP para el I y II semestre
Agendas diarias o semanales con la del año (según el registro
programación de actividades del proceso FBE.81 Cronograma de
y de cada profesional de apoyo. Actividades Masivas PEP) del
equipo de bienestar estudiantil
que promuevan la mejora en
la oferta del servicio.
Ejecución de reuniones
Programación estratégica y registro de periódicas, con el fin de
actividades masivas de Programas verificar el cumplimiento de la
Educativo Preventivos. planeación y seguimiento a
los resultados.

Difusión a través de diferentes medios Diseñar nuevas estrategias
IMPACTO: LEVE (5)

de comunicación. efectivas en pro del aumento
ACEPTABLE (5)
Ej.: Cartelera y correos electrónicos. en la participación en PEP
REDUCIR
Verificar el cumplimiento de
las actividades programadas
de PEP para el I y II semestre
Agendas diarias o semanales con la del año (según el registro
programación de actividades del proceso FBE.81 Cronograma de
y de cada profesional de apoyo. Actividades Masivas PEP) del
equipo de bienestar estudiantil
que promuevan la mejora en
la oferta del servicio.
Bienestar Universitario tiene un

cronograma de actividades para el
proceso de asignación de los beneficios Continuar con la divulgación
de Auxiliaturas, Auxilios de por los diferentes medios
sostenimiento, y reliquidaciones, donde físicos y electrónicos de la
se establecen las fechas para Sede, para informar sobre de
convocatorias, cuya información se las fechas y cronogramas para
publica con anterioridad en las pantallas la adjudicación de los
digitales y carteleras físicas de la sede, beneficios socioeconómicos.
en las redes sociales y se envía por
IMPACTO: LEVE (5)
ACEPTABLE (5)
ASUMIR
IMPACTO: LEVE (5)
ACEPTABLE (5)
ASUMIR
Realizar visitas domiciliarias a
un muestreo de estudiantes
beneficiarios del auxilio de
sostenimiento de sedes
regionales, con el ánimo de
corroborar su condición
socioeconómica
Verificar en el Sistema de
afiliación a la seguridad
social, el nivel
socioeconómico de los
miembros de la Unidad
económica familiar de un
muestreo de estudiantes que
solicitan el beneficio de
Reliquidación de Matrícula.
IMPACTO: LEVE (5)
ACEPTABLE (5)
Solicitar apoyo por parte de Institución Actualizar convenio con la

REDUCIR
externa (UCC) para que estudiantes en Universidad Cooperativa de

práctica realicen rotación en la Sede Colombia para la rotación de
Barranca estudiantes de psicología en
práctica.
36
Total de acciones
a de la comunidad estudiantil
Cronograma
Indicador de la
Responsables Meta
Acción
Fecha
Fecha fin
inicio
Jefe SCC, profesional
asuntos
administrativos SCC, Instructivo general
24 de abril 30 de junio de
profesional DSI que del uso del sistema 1
de 2018 2019
apoya el servicio de de comedores
Comedores y Auxiliar
de servicios de BU
# de estudiantes
visitados por
semestre / # total de
Jefe SSISDS y
Enero de 30 de junio de estudiantes
Trabajadoras Sociales 30%
2018 2019 adjudicados por
SSISDS
casos de
vulnerabilidad por
semestre
# de estudiantes
verificados por
Enero de 30 de junio de semestre / # total de
Comité de matrículas 10%
2018 2019 estudiantes que
solicitan el
beneficio
# de actividades
Jefe SCC y
24 de abril 30 de junio de realizadas / # total
profesionales de apoyo 70%
de 2018 2019 de actividades
SCC
descritas
Jefe DBU, Jefes de Proyectos de grado
Secciones y 24 de abril 30 de junio de con
1
Profesionales de de 2018 2019 acompañamiento
apoyo de BU por parte de BU
Jefe SSISDS y # de Proveedores

Enero de 30 de junio de
profesional de apoyo visitados / # total de 100%
2018 2019
SSISDS visitas programadas
# de proveedores
visitados / # total
Jefe SCC , profesional proveedores de
de apoyo alimentos de medio 50%
de 2018 2019
administrativo SCC y mayor riesgo en
salud pública de la
SCC
Enero de 30 de junio de Seguimientos

Jefe Sección Salud 1
2018 2019 realizados por año
Enero de 30 de junio de Seguimientos
Jefe Sección Salud 1
2018 2019 realizados por año
Las necesarias
hasta obtener los
Jefe de la División y 24 de abril 30 de junio de Solicitudes
recursos o una
Jefes de secciones de 2018 2019 realizadas
respuesta por
escrito
# de equipos
definidos con
criticidad alta a los
cuales se les realizó
Jefe de la División y 24 de abril 30 de junio de
manteniendo 100%
Jefes de secciones de 2018 2019
preventivo /
Número total de
equipos con
criticidad alta
# de personas
Profesional facilitador capacitadas en la
del SGC y/o 24 de abril 30 de junio de DBU / # total de
100%
integrantes del Grupo de 2018 2019 personas reportadas
Primario. por las Secciones de
DBU
# de personas
capacitadas / # total
Jefe SCC y de empleados
Profesional de apoyo nuevos contratados 100%
de 2018 2019
SCC para el manejo de
dinero en el
Campus
# de personas
capacitadas / # total
Jefe SCC y de empleados
Profesional de apoyo nuevos contratados 100%
de 2018 2019
SCC para el manejo de
dinero en el
Campus
Jefe SCC y
1 de junio 30 de junio de Inventarios
Profesional de apoyo 60
de 2018 2019 realizados
SCC
Jefe SCC y
1 de mayo 30 de junio de
Profesional de apoyo Arqueos realizados 60
de 2018 2019
SCC
Las necesarias
hasta que la
Enero de 30 de junio de Solicitudes DCIEG realice la
Jefe SCC
2018 2019 realizadas actividad o envíe
una respuesta por
escrito
Las necesarias
hasta que la DRH
realice la
Enero de 30 de junio de Solicitudes
Jefe SCC actualización o
2018 2019 realizadas
envíe una
respuesta por
escrito
Almacenista y Depende del

1 de mayo 30 de junio de
Auxiliar de Almacén incumplimiento de N/A
de 2018 2019
de la SCC los proveedores
# de personas
Jefe SCC y
Enero de 30 de junio de sensibilizadas / #
2018 2019 total de personas
SCC
adscritas a la SCC
# de personas
sensibilizadas / #
Jefe SCC y
Enero de 30 de junio de total de personas
2018 2019 adscritas a la
SCC
bodega de la SCC
(2 personas)
Personal operativo de
bodega, profesional Enero de 30 de junio de
Jornadas realizadas 2
asuntos 2018 2019
administrativos SCC
Las necesarias
hasta obtener los
Jefe DBU y Jefe SCC recursos o una
respuesta por
escrito
Las necesarias
hasta obtener los
respuesta por
escrito
Las necesarias
hasta obtener los
respuesta por
escrito
Las necesarias
hasta obtener los
Jefe DBU y Jefes de Enero de 30 de junio de Solicitudes
recursos o una
Sección 2018 2019 realizadas
respuesta por
escrito
Líder del Proceso de

Bienestar Estudiantil Enero de 30 Junio de Capacitaciones
2
Sede Málaga 2018 2019 brindadas
Líder del Proceso de Plan de

Enero de 30 Junio de
Bienestar Estudiantil Contratación del 1
2018 2019
Sede Málaga personal de la Sede.
Coordinadora de Sede Módulos activados
Málaga Enero de 30 Junio de y funcionando /
60%
Líder Proceso 2018 2019 Total de módulos
Bienestar Estudiantil solicitados
(# Reuniones
Equipo de Bienestar
Enero de 30 Junio de ejecutadas /
Estudiantil Sede 60%
2018 2019 # Reuniones
Málaga
Programadas) *100
(Actividades
ejecutadas
mensualmente /
Equipo de Bienestar
Enero de 30 Junio de Actividades
2018 2019 Programadas
Málaga
mensualmente)
*100
(# Reuniones
Equipo de Bienestar
Enero de 30 Junio de ejecutadas /
2018 2019 # Reuniones
Barbosa
Programadas)*100
Aumento en el
número de
Equipo de Bienestar participaciones en
Estudiantil Sede programas 20%
2018 2019
Barbosa educativo
preventivos
semestralmente
(Actividades
ejecutadas
Equipo de Bienestar mensualmente /
Estudiantil Sede Actividades 80%
2018 2019
Barbosa Programadas
mensualmente)*100
Profesional # de divulgaciones
Coordinación BU y realizadas para la
Enero de 30 de junio de
Profesional de adjudicación de los 3
2018 2019
Comunicación beneficios
institucional socioeconómicos
# de estudiantes
visitados por
Profesional de Trabajo Enero de 30 de junio de semestre / # total de
10%
social 2018 2019 estudiantes
adjudicados por
semestre
# de estudiantes
verificados por
Profesional de Trabajo Enero de 30 de junio de semestre / # total de
50%
social 2018 2019 estudiantes que
solicitan el
beneficio
Coordinador de Sede
Director IPRED 15 de No. de Estudiantes

30 de junio de
Enero de en práctica. 2 por 6
2019
Líder del proceso BE - 2018 semestre
Sede UIS
Barrancabermeja
Código: FSE.18
Versión: 02
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
Se elaboró documento llamado instructivo comedor estudiantil hasta fase
previa asignación, el cual contiene el paso a paso para preparar el sistema
para inscripciones e inicio de semestre académico.
100%
Nota: Se recomienda revisar el documento y validar la pertinencia de
incluirlo en el Sistema de gestión de calidad.
Teniendo en cuenta la meta planteada se da cumplimiento a la actividad de la
siguiente forma.
2018-1: Total estudiantes asignados por vulnerabilidad 109; Total estudiantes

100% con estudio socioeconómico 35; estos datos proporcionan un porcentaje de
cumplimiento del indicador Mapa de Riesgos del 32%
2018-2: Total estudiantes asignados por vulnerabilidad 151; Total estudiantes
con estudio socioeconómico 46; estos datos proporcionan un porcentaje de
cumplimiento del indicador Mapa de Riesgos del 30%
Para evidenciar el cumplimiento de esta actividad Bienestar Estudiantil a

través de la Trabajadora Social DBU, realizó informes del proceso de
100% reliquidación de la matrícula del primer y segundo semestre académico de
2018, en donde se hace un análisis de actividades como: total de solicitudes
de reliquidación por sede y tipificación de las solicitudes e reliquidación.
Se cuenta con un cronograma de muestreo de las actividades para las cuales
se pudo evidenciar que:
Control de Plagas y Roedores: mensualmente desde el proceso de bienestar
Estudiantil se realiza seguimiento y se llevan estadísticas, y de esta forma se
realiza el control para tomar las acciones a que haya lugar.
100% Muestreo microbiológico y Fisicoquímico: esta actividad se subcontrata a
través de un laboratorio que toma las respectivas muestras y realiza el
análisis. Se cuenta con el informe del 1 de abril de 2019 como evidencia.
Monitoreo de agua potable: Se lleva un registro fotográfico de las
inspecciones realizadas a la potabilidad del agua, también de los muestreos
realizados.
Se dio cumplimiento a la actividad dando apoyo a proyectos como:
• Diseñar y construir un dispositivo para realizar las tareas de mezclado y
vaciado de los alimentos, adaptable a las marmitas industriales ubicadas en la
cocina de sección de comedores de Bienestar Universitario-UIS.
• Implementar un plan de mantenimiento en la sección de comedores y
100% cafetería de la UIS.
• Propuesta de manejo y alternativas de aprovechamiento de los residuos
orgánicos generados por la sección de comedores.
• Propuesta de diseño para prevenir el riesgo de lesiones físicas en operarios
de cocina de bienestar universitario UIS que manipulan cargas de alimentos
en la cadena de producción.
Las actividades planteadas fueron realizadas acorde a como se plantearon y

100% se tiene como evidencia las certificaciones de las visitas emitidas por el
proveedor.
La acción fue ejecutada conforme a lo planificado y se cuenta con la

100% evidencia de la - inspección cumplimiento de las buenas prácticas de
manufactura-.
Para la vigencia de seguimiento se cuenta con los correos soporte de la

100%
solicitud de copias de seguridad dando cumplimiento a la actividad.
Para la vigencia de seguimiento se cuenta con los correos soporte de la
100%
solicitud de copias de seguridad dando cumplimiento a la actividad.
Se cuenta con un informe que contiene todos los recursos gestionados por la
100%
Unidad.
La división tiene identificados los equipos que debían recibir mantenimiento
100%
y cuanta con los soportes respectivos de su ejecución.
Se realizó la inducción al personal que ingreso en el 1er u 2do semestre de

100% 2018 y del 1er semestre de 2019 contando para ello con la evidencia de las
listas de asistencia.
Se cuenta con la listas de asistencia y soportes de informes de las

100% socializaciones relacionadas con el procedimiento PBE 24 y el manejo de
dineros en el campus central.
Se cuenta con la listas de asistencia y soportes de informes de las
100% socializaciones relacionadas con el procedimiento PBE 24 y el manejo de
dineros en el campus central.
Constantemente se realizan recortes de las novedades presentadas en el

sistema de cafeterías.
100%
Igualmente se tienen los soportes de los inventarios a aleatorios realizados a
las cafeterías.
Se cuenta con los registros de los arqueos realizados por un de profesional de

100%
la sección de comedores y cafetería.
Se cuenta con los soportes de los arqueos de caja realizados por la Dirección
100%
de Control Interno y Evaluación de Gestión.
Fueron actualizadas las funciones del personal que maneja dineros y se
cuenta con los soportes de solicitudes, acuerdo y resoluciones de
100%
modificación.
Bienestar Estudiantil informa que se tiene como evidencia los formatos

100% diligenciados de las eventualidades y de las devoluciones realizadas durante
el periodo de seguimiento. Y se dará continuidad a esta actividad.
Se cuenta con un cronograma de las capacitaciones adelantadas por Bienestar

100% Estudiantil frente a temas de interés del personal y adicionalmente se tienen
las estadísticas de asistencia.
Se cuenta con un cronograma de las capacitaciones adelantadas por Bienestar

100% Estudiantil frente a temas de interés del personal y adicionalmente se tienen
las estadísticas de asistencia.
Bienestar Estudiantil informa que durante el primer y el segundo semestre de
2018 se realizaron jornadas de limpieza y desinfección enfocadas en:
• Retiro de producto de las bodegas de: secos, abarrotes, bebidas,
desechables, químicos y fruver.
100%
• Limpieza y desinfección profunda de pisos, paredes, techos y mobiliario.
• Descongelación de refrigeradores y limpieza interna.
• Limpieza y desinfección de estantería.
• Reorganización de producto en bodegas.
Dando cumplimento al desarrollo de esta actividad se cuenta con las

100% evidencias de la gestión y contratación de la empresa que se encarga de la
recolección de residuos de la Sección de Comedores y Cafetería.
Se realizó la programación y la ejecución del mantenimiento de la caldera y

100%
de las marmitas de comedores, dando cumplimiento a la actividad planteada.
Teniendo en cuenta que la Sección de Construcción y Albañilería del

Subproceso de Mantenimiento Físico adscrito al proceso de Recursos Físicos,
tiene dentro de su alcance llevar a cabo actividades destinadas a la
100% conservación de las redes hidráulicas, sumideros, rejillas y limpieza de las
terrazas del Campus Central y la Facultad de Salud para su correcto
desempeño, se programó y ejecuto el mantenimiento preventivo de la red
hidrosanitaria.
Se solicitaron los recursos a la Vicerrectoría Administrativa quien manifestó
que en el momento no se cuenta con la disponibilidad del recurso para la
planta de energía. Es necesario mencionar que se realizó el análisis de esta
100%
actividad en donde se detectó que no es prioritaria, teniendo en cuenta que
los equipos que actualmente tiene la sección de comedores ante una eventual
falla eléctrica no tendría mayor afectación.
Se realizó la actividad conforme a lo planeado y se evidencia a través del

cronograma de capacitación de los profesionales (psicopedagogía,
100%
enfermería) y los Formato de asistencia a capacitaciones.
Registro fotográfico.
Por parte de la coordinación de Sede se realiza la gestión para la contratación

100% de los profesiones ( trabajo social/psicóloga(o)/enfermera(o)), con el objetivo
de brindar apoyo en los procesos de Bienestar Universitario.
Correos al profesional de la DSI, realizando la solicitud de la activación de la
40% plataforma de Bienestar Universitario, para tramites y solicitudes de la misma
dependencia.
Cronograma de Actividades de las profesionales FBE.81

Registro de asistencias Programa educativo preventivos FBE.16
50%
Encuestas de satisfacción FBE.53
Registro Fotográfico
Cronograma de actividades de las profesionales FBE.81, de las cuales se

60% programaron 110 actividades y se ejecutaron 80 de las mismas.
Se programaron 8 reuniones con el quipo de bienestar estudiantil para
100% verificación de cumplimiento de actividades para la vigencia 2018, de las
cuales se realizaron 7 reuniones.
100%
100%
Se adjuntan las divulgaciones realizadas de las convocatorias a auxilios de

100% sostenimiento, auxiliaturas administrativos y reliquidaciones, de los
siguientes periodos académicos: I-2018, II-2018 y I-2019.
En el año 2018, se realizaron visitas domiciliarias a seis estudiantes de los
60 auxilios asignados. Dichas visitas se pueden consultar en el SIMSIS.
90%
Se reporta un 90% de cumplimiento, porque los auxilios de sostenimiento
del año 2019, no se han nombrado por lo que nos e han realizado visitas.
Todos los estudiantes que solicitan reliquidación de matricula son

verificados en bases de datos como, ADRES, RUAF y/o SISBEN. Dicha
información se puede verificar en Actas del Comité de matrículas, así:
100%
Acta N° 01 del 12 de junio de 2018, Acta N° 01 del 7 de diciembre de
2018 y Acta N° 02 del 4 de febrero de 2019.
Para el I semestre del año 2019 no fue posible contar con dos practicantes, ya
que a finales del año 2018 se realizaron modificaciones en los requerimientos
en la asignación de prácticas de psicología clínica por parte de la Universidad
83%
Cooperativa de Colombia. Solo se asignan prácticas clínicas en las agencias
que tengan habilitados los servicios de salud. La sede no cuenta con esta
habilitación.
95%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
PROCESO: GESTIÓN
Riesgo CULTURAL Agente
generador (Factores
objetivo) Descripción (Sujeto u
Riesgo En qué consiste o objeto con Por qué se puede
Qué puede ocurrir? cuáles son sus capacidad presentar?
características? para generar
el riesgo)
La población
objetivo no se
informa
oportunamente
Integrantes del
Integrantes del
proceso de
Cancelar la gestión cultural
Cancelación o
realización de un
suspensión de
evento que ha sido Responsables Fallas o
eventos artísticos y
divulgado a la externos o suspensión del
culturales
población objetivo. internos de servicio eléctrico
realización del sin previo aviso.
evento
realización del
evento
Fallas en los
trámites
administrativos
requeridos para la
presentación del
evento
Falta de locación
para realizar el
evento (Sede
Socorro)
Incumplimiento
por parte del
organizador del
evento de las
normas de
seguridad.
Suceso repentino
Personal
que ocasiona lesión
Operativo o
corporal a una
Accidente de trabajo Técnico
persona durante el
durante el montaje o No aplicación del
montaje o
desarrollo del evento Artistas Programa de
desarrollo de
(Sede central) Protección Contra
eventos en el
Público Caídas -
Auditorio Luis A.
Asistente PGTH.07 del
Calvo.
Sistema de
Gestión Integrado
de la UIS,
Proceso Talento
Humano,
Subproceso
Seguridad y Salud
Ocupacional
Dificultad para Integrantes del
Disminución de la
mantener y /o Proceso de
oferta de los eventos
maximizar el Gestión
culturales y artísticos.
número de eventos Cultural de la Carencia o baja
con respecto a Sede Central. oferta cultural en
(Sede Central, Sede
periodos anteriores la región
Barrancabermeja,
que alimentan el Beneficiarios
Sede Socorro, Sede
indicar del Comunidad
Barbosa)
Proceso. Local
3
Total de riesgos
PROCESO SEGUIM
MAPA D
Causas OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a la formación integr

Probabilidad
Evaluación
Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias
Por qué ? Por qué ? (Cómo se refleja
en la entidad?)
Demora en la
divulgación del
evento.
Fallas en la
capacidad de
respuesta de la
Los medios de UAA autorizada
difusión no son por la
efectivos. Universidad
para la
elaboración del
material
impreso.
La información
del Evento es
incompleta o
errada.
Deterioro de la
La toma de imagen
decisiones sobre Institucional.
el tiempo de las
actividades Detrimento de la
Comunidad
Universitaria y de
)
elaboración del
material
impreso.
La información
del Evento es
incompleta o
errada.
Deterioro de la
La toma de imagen
decisiones sobre Institucional.
el tiempo de las
actividades Detrimento de la
Comunidad
Universitaria y de
IMPORTANTE(40)
la sociedad en
GRAVE (20)
general.
MEDIA(2)
Disminución de
clientes (internos y
externos).
Pérdida de
recursos
financieros.
Incumplimiento de
los objetivos
misionales.
externos).
I
Pérdida de
recursos
financieros.
Incumplimiento de
los objetivos
misionales.
No realizar
No cumple con
trámites con
los requisitos
suficiente
requeridos
anticipación
Omisión de las
instrucciones
referentes a
normas de
seguridad.
Lesiones
personales o
muerte
MODERADO(20)
GRAVE (20)
Disminución de
BAJA (1)
clientes (internos y
externos).
Gastos adicionales
Falta de derivados de los
supervisión por daños y perjuicios
parte de los producidos.
Auxiliares
logísticos de
Eventos
Culturales
Ausencia de
profesionales,
grupos artísticos
y recursos
financieros. Deterioro de la
imagen
Institucional.
Detrimento de la
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Baja inversión de
Comunidad
recursos en
Universitaria y de
propuestas
la
culturales.
No asignación sociedad en
de recursos a la general.
sedes regionales
para la Incumplimiento de
ejecución de los objetivos
actividades del Proceso.
artísticas y
culturales por
centralización
de los recursos
en la Sede
central (Sede
Barbosa, Sede
Málaga)
MAPA DE RIESGOS
SO: Contribuir a la formación integral de la comunidad universitaria y nutrir el proceso cultural de la región, m
Opciones de
Valoración
Manejo
riesgo
Divulgación de los eventos

con mínimo 10 días de *Implementación
anticipación a su de estrategias de
realización. Marketing en el
uso de canales de
Mantener el calendario comunicación
cultural actualizado masiva como los
(Sede Central, Sede medios sociales.
Barrancabermeja)
* Divulgación a
través de periódicos
medios radiales, *Profesional (Sede
cartas a Barrancabermeja)
instituciones/gremi *Profesional
os y voz a voz en CU (Sede Central)
las aulas de clase.
O (10)
A (1)
)
*Realizar plan de
acción
Comunicación interna
considerando las
permanente con
actividades que
Publicaciones haciendo
requieren de la
énfasis en las fechas de
toma de decisiones
entrega del material
por parte de los
impreso.
profesionales
IMPACTO MODERADO (10)

encargadas
PROBABILIDAD BAJA (1)

TOLERABLE (10)
Planta eléctrica para el
*Solicitar el
REDUCIR
funcionamiento exclusivo
diligenciamiento
del escenario (sede
del formato de
Central). No *Profesional (Sede
control del
existen controles en las Central)
mantenimiento
sedes regionales porque
preventivo
hace referencia a factores
realizado.
externos.
IMPAC
T
PROB
*Profesional
(Sede Central)
Lista de chequeo para *Profesional
verificar la pertinencia y el Coordinación
Hacer seguimiento
cumplimiento de los Bienestar
a la Lista de
requerimientos necesarios Universitario (Sede
chequeo
para la realización del Barrancabermeja,
evento. Sede Socorro, Sede
Barbosa, Sede
Málaga)
No existen controles
porque hace referencia a
factores externos ( Proyecto
de Ampliación planta física
Campus Bicentenario Sede
UIS Socorro)
*Capacitación y * Profesional CU
certificación de (Sede Central)
curso en altura a los *Auxiliares de
auxiliares logísticos Eventos Culturales y
de los eventos en el personal técnico del
Vinculación a la Brigada de Auditorio Luis A Auditorio Luis A
Emergencias de la UIS. Calvo. Calvo
Implementación del
Programa de Protección
TOLERABLE (10)
Contra Caídas.
Exigir al organizador del EVITAR

evento el certificado de
trabajo en alturas para
PROBABILIDAD BAJA(1)
montajes escenográficos. * Profesional CU

(Sede central)
Diligenciar el Formato *Capacitación y

*Auxiliares de
Permiso de Trabajo en vinculación de
Eventos Culturales y
Alturas auxiliares en
personal técnico del
primeros auxilios
Auditorio Luis A
Calvo
*Generación de
alianzas en la
búsqueda del
aumento de
recursos para
mantener y/o
*Plan de eventos culturales aumentar la oferta
y artísticos. Consolidación de eventos
de grupos semilleros y culturales dirigidos
artísticos propios de la a la comunidad UIS
Sede. y de extensión
PROBABILIDAD MEDIA (1)
(Sede Málaga, Sede

*Elaborar el Plan Barbosa)
TOLERABLE (10)
presupuestal de la Sede con *Líder del proceso

asignación de recursos para Gestión Cultural
REDUCIR
Eventos culturales y (Sede Málaga, Sede

artísticos (Sede central, Barbosa, Sede
Sede Socorro, Sede Barrancabermeja,
Barrancabermeja). Sede central)
*Elaborar planeación de
actividades artísticas y
culturales, teniendo en Promoción de los
cuenta el potencial apoyo Semilleros de los

de otras entidades públicas Grupos Artísticos
o privadas de las sedes
regionales
9
Total de acciones
ultural de la región, mediante el desarrollo de actividades artísticas y culturales
Cronograma
Fecha Meta
inicio
100%
*Calendario cultural
en medios sociales
actualizado (Sede
Central, Sede
Barrancabermeja)
*Cumplimiento en la
fecha de entrega del
material impreso
Enero de 100%
Junio de 2019 * # de participantes 100%
2018
que asistieron al
evento / # de
participantes
convocados
*Evidencia física o
digital de
comunicación interna
para la toma de
decisiones
participantes
convocados
*Evidencia física o
digital de
comunicación interna
para la toma de
decisiones
100%
*Formato de control
Enero de diligenciado
Junio de 2019 100% 100%
2018 /Mantenimiento
preventivo realizado
*Lista de
Enero de
Junio de 2019 chequeo/Evento 100% 97%
2018
realizado
*Copia del
certificado de trabajo
en alturas
Enero de *Copia del

Junio de 2019 100% 100%
2018 certificado del curso
básico de trabajo en
alturas de auxiliares
logísticos
*Formatos de
Permiso de Trabajo
en Alturas
diligenciados /
Formatos de Permiso
en Trabajo en Alturas
Enero de
Junio de 2019 requeridos. 100% 100%
2018
*Registro de
experiencia en
primeros auxilios de
auxiliar(es)
logístico(s)
100%
*Indicador de
número de eventos
Culturales del
Enero de Proceso CU.
Junio de 2019
2018 100%
*Número de
solicitudes de
alianza/Alianzas
concretadas
100%
99.7%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 03
3.2
Consolidado
Observaciones
Se sigue actualizando la cartelera del A.LA.C. Se

realizan volante semestral con programación
mensual; en redes sociales se crea calendario de
eventos, dado el auge y difusión masiva que
permite.
Se cuenta con el seguimiento a calendario 2018 e

invitaciones a eventos.
Se utilizan las redes sociales del auditorio y la

universidad para captar a la comunidad
estudiantil principalmente
Se realizaron divulgación en periódicos, medios

radiales, y cartas.
universidad para captar a la comunidad
estudiantil principalmente
Se realizaron divulgación en periódicos, medios

radiales, y cartas.
Se realizan solicitudes de mantenimiento a la

división de planta física a través del sistema UIS
y correo electrónico.
Se realizó lista de chequeo al 100% de los
eventos realizados para 2018 y 2019 en la sede
Central
Se tienen las actas de reunión donde se planea el

calendario cultural y se hace revisión de los
requerimientos de estos para llevarlos a cabo con
éxito. Se tienen registros de actividades para la
verificación de la realización exitosa de la
actividad. sede Barbosa
Sede Socorro indica que se realizaron 44 listas de

chequeo de los eventos desde enero de 2018 a
abril de 2019. La lista de chequeo se diligencia
con anterioridad a cada evento cultural a realizar,
teniendo en cuenta la programación cultural de la
sede, con la posibilidad de gestionar las
condiciones que no cumplan y llevar un control
de la realización del evento.
Se cuenta con las certificaciones de renovación
de trabajo en alturas de los técnicos del Auditorio
Se cuenta con la planilla del personal que asistió

a la capacitación de primeros auxilios
Constantemente se realiza gestión de eventos que
permitan aumentar la oferta de eventos culturales,
de igual forma se realiza la promoción de los
semilleros de los grupos artísticos de las sedes
regionales para generar reconocimiento en las
diferentes regiones.
PROCESO: RECURSOS FÍSICOS
Riesgo
Causa
(Evento que puede afectar el
(Factores interno
logro del objetivo)
Agente generador
Descripción capacidad para generar
Riesgo el riesgo)
En qué consiste
Qué puede Por qué se puede presentar?
o cuáles son sus
ocurrir?
características?
Incidentes de orden público
Programa de Mantenimiento
Predictivo, Preventivo y Correctivo
no eficaz.
Daño ocasionado
en la
infraestructura
Personal de la Institución
eléctrica que
suministra energía
Maquinaria / Materiales
Colapso de las a las instalaciones
Instalaciones de la Universidad,
Agentes Externos
Eléctricas interrumpiendo el
(Personas, Empresas
desarrollo normal
Prestadoras del Servicio
de las diferentes
de energía)
actividades
académicas y
administrativas
Programa de Mantenimiento
Predictivo, Preventivo y Correctivo
no eficaz.
Daño ocasionado
en la
infraestructura
Personal de la Institución
eléctrica que
suministra energía
Maquinaria / Materiales
Colapso de las a las instalaciones
Instalaciones de la Universidad,
Agentes Externos
Eléctricas interrumpiendo el
(Personas, Empresas
desarrollo normal
Prestadoras del Servicio
de las diferentes
de energía)
actividades
académicas y
administrativas
Alta demanda de energía para

garantizar el respaldo eléctrico
necesario en las diversas labores
misionales.
Fallas en la atención oportuna del

servicio de mantenimientos y
reparaciones eléctricas en las
instalaciones de la Universidad.
Fallas en la calidad del servicio de

mantenimiento y reparaciones
eléctricas en las instalaciones de la
Universidad.
Agentes externos
desestabilizadores del orden
público, fuera del control interno
Vulnerabilidad en
la seguridad del
Campus
Universitario.
Ambientes
inseguros que
motivan el hurto
de los bienes Personal de la Institución
institucionales y
Inseguridad en
de la Comunidad Cuerpo de vigilancia
el Campus
Universitaria;
Universitario
ataques a la Agentes externos a la
integridad física de Comunidad Universitaria
las personas
dentro del
Campus y
consumo y
comercialización
de sustancias
psicoactivas.
Fallas en la supervisión de las

actividades operativas ejecutadas
por el cuerpo de vigilancia
Fallas en la supervisión de las
actividades operativas ejecutadas
por el cuerpo de vigilancia
Falta de cultura por parte de la

Comunidad interna y externa ante el
cumplimiento de los protocolos de
seguridad dispuestos.
Falta de cultura de prevención por

parte de la Comunidad Universitaria
Fallas en el
soporte técnico
requerido para la
atención de las Personal del proceso Atención no adecuada de las
necesidades de Recursos Físicos necesidades de mantenimiento
mantenimiento de
las diferentes
Unidades Contratistas
Académicas y
Administrativas
para garantizar el Maquinaria
desarrollo normal
de sus
actividades. Lo
anterior, respecto Materiales
a los servicios de
Aseo, jardinería,
Carpintería,
Soldadura,
Pintura,
Construcción,
Albañilería,
Fontanería y
Electricidad
anterior, respecto Materiales
a los servicios de
Aseo, jardinería,
Carpintería,
Soldadura,
Pintura,
Construcción,
Albañilería,
Fontanería y
Electricidad
Fallas en la comunicación entre los

beneficiarios y personal encargado
de ejecutar los mantenimientos -
Trabajadores, Operarios y
Contratistas- (Asertividad en la
Comunicación)
Mala calidad de los materiales

utilizados en las labores de
construcción, adecuación o
mantenimiento de la infraestructura
física
Vulnerabilidad
de la
Infraestructura
Física de la
Universidad
construcción, adecuación o
mantenimiento de la infraestructura
física
Vulnerabilidad
de la
Infraestructura
Física de la
Universidad
Propensión al
deterioro de la
infraestructura
física de la Personal de la Institución
Universidad, tanto
de espacios
internos (Oficinas, Materiales
Aulas de Clase,
Auditorios, etc.) y
externos Factores de deterioro
(Fachadas natural Maquinaria
edificios,
corredores, áreas
comunes, etc.)
Desastres naturales (terremotos) e

incidentes tales como: incendios,
derrames de sustancias peligrosas,
fugas, etc.
Desastres naturales (terremotos) e
incidentes tales como: incendios,
derrames de sustancias peligrosas,
fugas, etc.
Profesores
Situación en la cual
ocurre un consumo Estudiantes
Uso ineficiente de
desmesurado en el Fallas en el proceso de inducción
los recursos
consumo energético Contratistas
Profesores
ocurre un consumo Estudiantes
Uso ineficiente de
desmesurado en el Fallas en el proceso de inducción
los recursos
consumo energético Contratistas
y de agua
Trabajadores
Profesores
no se cumple con Estudiantes
uno o más de los
Incumplimiento
requisitos exigidos Contratistas No se aplica en forma estricta la
de normatividad
por las normativas normatividad vigente
ambiental
ambientales que Trabajadores
aplican a la
universidad Sistema de Gestión
Ambiental
Recursos financieros insuficientes
Incumplimiento total
Imposibilidad para Dirección de la Universidad
o parcial de los
llevar a cabo los
programas del
programas del Sistema de Gestión
Sistema de Gestión
SGA Ambiental
Ambiental
Baja participación de los responsables

de las actividades
6
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONA
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar las condiciones ambientales, de infraestructu
Causas
Evaluación Riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
(Cómo se
refleja en la
Por qué ? Por qué? entidad?)
Daños a las subestaciones, circuitos

y transformadores eléctricos a
causa de AMIT.
Fallas en cuanto al cumplimiento de

la programación - ejecución de las
actividades de mantenimiento
planteadas en el programa.
Incapacidad de
la Universidad
para garantizar
el suministro
Grave (20)
Grave (40)
Media (2)
eléctrico
necesario para el
desarrollo
adecuado de las
actividades
académicas y
administrativas
la programación - ejecución de las
actividades de mantenimiento
planteadas en el programa.
Incapacidad de
la Universidad
para garantizar
el suministro
Grave (20)
Grave (40)
Media (2)
eléctrico
necesario para el
desarrollo
adecuado de las
actividades
académicas y
administrativas
Algunos edificios de la universidad

no cuentan con plantas eléctricas
de emergencia.
Aumento demanda de solicitudes de

reparación y mantenimiento de
Demora en la atención de los equipos e infraestructura eléctrica.
requerimientos de mantenimiento
eléctrico por parte de operarios
Personal técnico insuficiente para
(personal y contratista).
atender la demanda del servicio de
mantenimiento y reparaciones
eléctricas.
Fallas en las capacidades técnicas

del personal que presta el servicio
de mantenimientos y reparaciones
eléctricas.
Permanencia de personas en los
Ausencia de cerramiento perimetral
alrededores del Campus, generando
necesario para brindar seguridad en
ambientes de inseguridad interna y
el campus universitario.
externa
Pérdida
económica.
Deterioro de la
imagen
institucional.
Grave (20)
Grave (40)
Ambientes de
Media (2)
inseguridad no
adecuados para
el correcto
desarrollo de las
actividades
misionales
Lesiones a la
Comunidad
Universitaria
No acatamiento de las normas de
seguridad respecto al ingreso y
Fallas en la comunicación
permanencia en el campus
universitario
Deterioro de la
Infraestructura
física de la
El personal no cuenta con la Universidad, lo
competencia para la realización de cual, no
Desconocimiento de las técnicas permitiría
las labores encomendadas (Calidad
modernas para el desarrollo de los garantizar un
en el servicio)
trabajos de mantenimiento adecuado
Falta de compromiso desarrollo de las
actividades
misionales de la
institución.
Grave (20)
Grave (40)
Media (2)
Pérdida
Económica
Accidentes e
incidentes
Mala Imagen
Institucional
Ambiente
(Físico, de
Naturaleza, de
seguridad y
emocional) no
Accidentes e
incidentes
Mala Imagen
Institucional
Ambiente
(Físico, de
Naturaleza, de
seguridad y
emocional) no
adecuado
No existe claridad sobre los canales

de comunicación implementados Desconocimiento en las
para el reporte y seguimiento de las herramientas tecnológicas
necesidades de mantenimiento
Falta de lineamientos en cuanto a

las especificaciones técnicas
Errores en la selección de
respecto a los tipos de materiales
contratistas, proveedores y
necesarios para el mantenimiento,
materiales
adecuación y corrección de daños a
la infraestructura
respecto a los tipos de materiales
contratistas, proveedores y
necesarios para el mantenimiento,
materiales
adecuación y corrección de daños a
la infraestructura
Deterioro de la
Infraestructura
física de la
Universidad, lo
cual, no
permitiría
garantizar un
adecuado
desarrollo de las
actividades
misionales de la
institución.
Grave (20)
Grave (40)
Media (2)
Pérdida
Económica
Accidentes e
incidentes
Mala Imagen
Institucional
Ambiente
(Físico, de
Naturaleza, de
seguridad y
emocional) no
adecuado
Ambiente
(Físico, de
Naturaleza, de
seguridad y
emocional) no
adecuado
Aumento en el
consumo de los
recursos
ERADO (10)
ERADO (20)
EDIA (2)
Afectación delos
Por omisión, impericia o negligencia de
Fallas en el seguimiento de los indicadores del
los funcionarios y de las personas de la
lineamientos ambientales Sistema de Gestión
Aumento en el
consumo de los
recursos
MODERADO (10)
MODERADO (20)
MEDIA (2)
Afectación delos
Fallas en el seguimiento de los indicadores del
lineamientos ambientales Sistema de Gestión
Ambiental
Mayores gastos
económicos para la
Universidad
Imposición de
sanciones por parte
de la autoridad
ambiental
IMPORTANTE (60)
GRAVE (20)
Pérdida de
ALTA (3)
Fallas en el proceso de inducción, credibilidad ante la
entrenamiento y verificación comunidad
Afectación de la
imagen del
Sistema de Gestión
Ambiental y de la
Universidad
Inadecuada gestión financiera Falta de claridad de los programas
Cambio de administración en la Disminución de

Universidad que desfavorece los Cambio de políticas institucionales los indicadores
MODERADO (10)
MODERADO (20)
recursos para los programas institucionales

MEDIA (2)
Mala clasificación
de los residuos
Imprecisiones en los roles y
Falta de motivación compromisos adquiridos por los Disminución en la
responsables de los programas generación de
material reciclable
Sobrecarga laboral Rotación de personal

ENTO INSTITUCIONAL
E RIESGOS
mbientales, de infraestructura física y de seguridad de las instalaciones de la Universidad, que permitan el correcto desarrollo de las ac
Opciones de Manejo
Valoración riesgo
Planes de evacuación, seguridad y control en el

acceso a las subestaciones y transformadores
eléctricos.
PROBABILIDAD: Baja (1)
IMPACTO: Moderado (10)
Programa de mantenimiento Predictivo, Preventivo y

TOLERABLE
Correctivo de los diferentes transformadores y

REDUCIR
subestaciones eléctricas.
Programa de mantenimiento Predictivo, Preventivo y
TOLERABLE
Correctivo de los diferentes transformadores y
REDUCIR
subestaciones eléctricas.
Procedimientos de Contratación de personal conforme

al perfil requerido para los diferentes cargos.
Selección de proveedores de acuerdo al Manual de

Contratación y certificación de calidad requerida.
Formación del personal conforme a la competencia

requerida para el cargo.
Mecanismos tecnológicos y logísticos de seguridad
(Cámaras, talanqueras, torniquetes, sistema de
ingreso visitantes)

TOLERABLE
REDUCIR
Jerarquías de supervisión establecidas para la sección

de seguridad.
Supervisión al servicio de seguridad y vigilancia.

Supervisión al servicio de seguridad y vigilancia.
Comunicar a la Comunidad Universitaria sobre la

importancia de la seguridad en las instalaciones.
Implementación de línea telefónica para el reporte de

novedades de seguridad por parte de la Comunidad
Universitaria a la sección de seguridad de la
Universidad. Con atención las 24 horas del día.
Planificación y ejecución de Planes de formación para

el personal y operarios en temas relacionados con el
cargo.
TOLERABLE
REDUCIR
IMPAC
PROB
Implementación de sistema de información para el
control del desarrollo de las actividades de
mantenimiento solicitadas por las diferentes U.A.A, el
cual permite:
-Programación ordenada de la ejecución de los

servicios de mantenimiento.
-La interacción y comunicación entre los beneficiarios

y supervisores.
-El control en tiempo de la ejecución de los servicios.
Aplicación adecuada del Manual de contratación en el

proceso de selección de Contratistas y Proveedores
Manual de especificaciones técnicas para contratistas

que ejecutan obras.
Guía para el mantenimiento de la red eléctrica
Guía de mantenimiento preventivo red hidrosanitaria

Manual de especificaciones técnicas para contratistas
que ejecutan obras.
Guía para el mantenimiento de la red eléctrica
Guía de mantenimiento preventivo red hidrosanitaria

TOLERABLE
REDUCIR
Planes de seguridad para la atención de emergencias,

reportes de accidentes e incidentes.
Planes de seguridad para la atención de emergencias,
reportes de accidentes e incidentes.
Desconexión de los elementos electrónicos y

eléctricos al finalizar la jornada laboral y/o académica
10) x Probabilidad MEDIA(2)=
IR EL RIESGO
ERADO (20)
Inducción al personal nuevo
Sensibilización del personal a través de mailers, publicidad,

Impacto Moderado(10) x Probabilidad Media (2)= MODERADO Impacto Grave(20) x Probabilidad alta (3)= IMPORTANTE Impacto MODERADO(10) x Probabilidad MEDI
REDUCIR EL RIESGO
MODERADO (20)
Inducción al personal nuevo
Sensibilización del personal a través de mailers, publicidad,

campañas educativas o cartillas
REDUCIR EL RIESGO
Matriz de requisitos legales ambientales actualizada
Inducciones al personal nuevo

(60)
Sistema de Quejas y Reclamos
Programas del SGA REDUCIR EL RIESGO
Formatos del Sistema Gestión Ambiental
Programas del Sistema de Gestión Ambiental

(20)
Difusión de los programas a través de cartillas, mailers,

publicidad o campañas educativas
e la Universidad, que permitan el correcto desarrollo de las actividades académico-administrativas.
Nivel de
Acciones Responsables Meta Cumpli
miento
Coordinador
Sede
100%
Barrancabermej
a
Jefe División
100%
Planta Física
Formular, ejecutar y realizar seguimiento Coordinadora 80%

del Plan de Mantenimiento Predictivo, Sede Málaga
Preventivo y/o ejecutar Mantenimiento
80%
Correctivo de las Redes, transformadores
y/o subestaciones eléctricas de las Sedes
de la Universidad.
Preventivo y/o ejecutar Mantenimiento
80%
Correctivo de las Redes, transformadores
y/o subestaciones eléctricas de las Sedes
de la Universidad.
Coordinador
60%
Sede Barbosa
Coordinación
60%
Sede Socorro
Ejecutar plan de formación para el Jefe División

80% 50%
personal del área de electricidad Planta Física
Jefe División
100%
Planta Física
Coordinador
Sede
100%
Barrancabermej
a
Ejecutar plan de formación para el

personal de vigilancia externa y/o de
80%
planta de la Universidad sobre temas
propios de su cargo
Coordinadora
Ejecutar plan de formación para el 80%
Sede Málaga
personal de vigilancia externa y/o de
80%
planta de la Universidad sobre temas
propios de su cargo
Coordinador
70%
Sede Socorro
Coordinador
70%
Sede Barbosa
Solicitar diagnóstico de vulnerabilidad a Coordinador

1 100%
la empresa de vigilancia Sede Socorro
Ejecutar el Proyecto de Cerramiento Coordinador

100% 50%
Perimetral de la sede UIS Barbosa. Sede Barbosa
Implementar un puesto de seguridad y

Coordinador
vigilancia de 24 horas para el área de 1 1
Sede Barbosa
Laboratorio Agroindustrial
Jefe División
Actualizar el manual de vigilancia de
Planta Física -
acuerdo a los nuevos controles de 1 80%
Coordinadores
seguridad implementados.
de Sedes
Jefe División
100%
Planta Física
Evaluar mensualmente el servicio de

vigilancia prestado por la empresa de 18
seguridad
Evaluar mensualmente el servicio de
vigilancia prestado por la empresa de 18
seguridad
Coordinador
100%
Sede Socorro
Jefe División
100%
Planta Física
Realizar inducción y/o dar a conocer a la

comunidad universitaria los protocolos de 1
seguridad implementados
Coordinador
100%
Sede Socorro
Jefe División
100%
Planta Física
Coordinador
Sede
100%
Barrancabermej
a
Ejecutar plan de formación para el

personal de Mantenimiento Físico (Aseo,
Jardinería, Carpintería, Soldadura, Coordinador
80% 80%
Pintura, Construcción y Albañilería, Sede Socorro
Fontanería y/o Electricidad) en temas
propios de su cargo.
Coordinador Sede
70%
Barbosa
Coordinadora
70%
Sede Málaga
Capacitar a la Comunidad Universitaria Coordinadora

2 50%
sobre el Sistema de Planta Física Sede Málaga
Ejecutar el procedimiento interno en la

verificación de las garantías solicitadas Jefe División
90% 100%
para la contratación de órdenes de Planta Física
trabajo.
Coordinador
Realizar plan de mantenimiento físico de Sede
90% 100%
la sede Barrancabermeja Barrancabermej
a
Realizar plan de mantenimiento físico de Coordinador

90% 90%
la sede Socorro Sede Socorro
Ejecutar proyecto Anual de Mantenimiento
Coordinador Sede
Físico y Adecuaciones Menores de la Sede 70% 41%
Barbosa
Barbosa
Jefe División
100%
Planta Física
Coordinadora
90%
Sede Málaga
Coordinador
Ejecutar plan de formación de brigadistas
Sede
de emergencias de las Sedes Bucarica, 100%
Barrancabermej 90%
Guatiguará, Málaga, Barrancabermeja,
a
Socorro y Barbosa
Coordinador
100%
Sede Socorro
Coordinador
80%
Sede Barbosa
Jefe División
100%
Planta Física
Coordinadora
100%
Sede Málaga
Realizar simulacro de emergencias y/o

evacuación en las Sedes Bucarica, 1
Guatiguará, Málaga, Socorro y Barbosa
Coordinador
100%
Sede Socorro
Coordinador
100%
Sede Barbosa
Profesional
Inspección de equipos contra incendios
HSEQ Sede 4 100%
de la sede
Barbosa
Realizar capacitaciones en los programas del

Sistema de Gestión Ambiental a la Comunidad 80% 100%
Universitaria
Líder ambiental
Coordinador SGA
Líder ambiental
Coordinador SGA
Realizar inspecciones en áreas comunes,
laboratorios y áreas administrativas para
80% 100%
verificar el cumplimiento de los lineamientos
ambientales
Realizar actualización de la matriz de

1 90%
requisitos legales ambientales
Líder ambiental
Coordinador SGA
Realizar inspecciones en áreas comunes,
laboratorios y áreas administrativas para
80% 100%
verificar el cumplimiento de los lineamientos
ambientales
Establecer un cronograma ambiental durante el

año, en el que se vean incluidos los programas
del SGA
Líder ambiental
80% 100%
Coordinador SGA
Vincular auxiliar para apoyar las

capacitaciones y actividades programadas en
el Sistema de Gestión Ambiental
24
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
o-administrativas. 3.2 Consolidado
Observaciones
La actividad fue ejecutada y se evidencia a través de: Informe mantenimiento

de transformadores UIS Barranca 2018: Evidencias de controles existentes:
Circular para contratistas: Formato diligenciado de mantenimiento
subestaciones eléctricas FRF.44: Plan de emergencias y evacuación,
requisitos legales para contratistas
Se cuenta con el programa de mantenimiento predictivo y preventivo a

subestaciones eléctricas
Se cuenta con las evidencias del Mantenimiento Correctivo de la Subestación

UIS Sede Málaga.
-Registro Fotográfico - Correo enviado Profesional de Plantan Física Sede
Bucaramanga
80%
80%
Se realizo mantenimiento correctivo en el punto de arranque de la cometida

eléctrica de media tensión el día 15 febrero de 2019 con apoyo de la División
de Planta Fisca.
Nota. Se encuentra pendiente el mantenimiento preventivo de la Subestación
eléctrica (termografía, pruebas aceite, limpieza), debido a la no asignación
presupuestal en el rubro Reparación y Mantenimiento de Planta Física para la
vigencia 2018 y 2019. Este mantenimiento es de vital importancia ya que
desde el año 2014 no se realiza este diagnostico y por otra parte se aumento
la carga eléctrica dada la instalación de acometida para funcionamiento de
equipos del Laboratorio Agroindustrial.
Se encuentra proceso de entrega de la subestación eléctrica en el Campus

Bicentenario para la cual se encuentra en proceso de energización por el
operador de red, es decir aún no ha sido entregada en funcionamiento.
Evidencia fotográfica. Por otro lado en el campus Convento cuenta con dos
transformadores que son propiedad de la electrificadora. Sin embargo la sede
dentro del mantenimiento general realiza actividades en instalaciones de uso
Final.
Se evidencia comunicación remitida a la División de Recursos humanos

50%
solicitando la formación para el personal de electricidad.
Se realizaron capacitaciones al personal de vigilancia del campus principal,

Barbosa, Barrancabermeja, Málaga, socorro.
DELTHAC Cronograma de actividades 2018, DELTHAC Estudio seguridad

UIS Barranca parte 1, DELTHAC Estudio seguridad UIS Barranca parte 2,
DELTHAC Capacitación primer respondiente Grupo I, DELTHAC
Capacitación Primer respondiente Grupo II, DELTHAC Ley de protección de
datos personales, DELTHAC Protocolo para el servicio de vigilancia.
84%
Se ejecutaron las actividades y se evidencia a través de Cronograma de
Capacitación Vigilantes, Cronograma de Capacitación Outsourcing, Registro
Fotográfico de las capacitaciones Efectuadas, Registro de Asistencia de las
Capacitadores Efectuadas 84%
La empresa de seguridad y vigilancia de la empresa Delthac 1, soportes de

capacitación vigilancia.
Se ejecuta el plan de formación del personal de Seguridad y Vigilancia de la

empresa Delthac 1 Seguridad adscrito a la sede Barbosa para la vigencia
2018 en un 100%.
El plan de formación de la empresa Tecniseg Ltda. para la vigencia 2019 se
encuentra en ejecución.
Estudio presentado por la empresa de seguridad y vigilancia DELTHAC 1,

documento pdf 100%
El día 06 de marzo de 2017, la Gobernación de Santander efectuó el abono de

$ 3,.076.449,481 a la UIS para la ejecución del Proyecto de Construcción de
Escenarios Deportivos y cerramiento Perimetral de la Sede UIS Barbosa. Se 50%
encuentra pendiente el proceso de licitación, debido al proyecto de plan
maestro de infraestructura de la sede.
Se implemento un puesto de seguridad y vigilancia de 12 horas nocturnas

100%
para el área de Laboratorio Agroindustrial.
Se ha trabajado en la actualización del manual de vigilancia y se encuentra en

80%
proceso de revisión y aprobación.
Se cuenta con los soportes mensuales de cumplimiento del contrato celebrado

entre la UIS y DELTHAC1 seguridad.
100%
100%
Teniendo en cuenta que la Supervisión del contrato de vigilancia está a cargo
del Jefe de la División de Planta Física, oficina donde reposan los informes
de supervisión mensual, sin embardo se anexa pdf de correos, de aval de
pago de facturación.
Se cuenta con la evidencia de las inducciones realizadas en el primer y

segundo semestre del año 2018.
100%
Se evidencian los formatos de asistencia procesos de inducción: Introductorio

I y II-2018, Ingenierías I y II-2018, Turismo y Distancia I y II-2018.pdf
Se evidencian las capacitaciones mensuales realizadas en diferentes temas y a

diferentes funcionarios.
Se cuenta con el Plan de formación Americana, Evidencias de formación

Americana.
Asistencias planes de información las programadas hasta el presente mes de

la empresa Americana de Servicios Ltda. 84%
El plan de formación para la vigencia 2019 está en ejecución.
Se ejecuta el plan de formación del personal de mantenimiento físico de

empresa Americana de Servicios Ltda. adscrito a la sede Barbosa para la
vigencia 2018 en un 100%.
El plan de formación para la vigencia 2019 se encuentra en ejecución.
Se programara entre el cronograma del profesional de Recursos Físicos
Correos envíos e instructivos impresos Comunidad Universitario del
Modulo de planta física
- Instructivo Acceso al Modulo de Planta Física Sedes
Se programara entre el cronograma del profesional de Recursos Físicos la

capacitación del Módulos de Planta Física Sedes a los Nuevos Docentes de la
Sede Málaga y Comunidad en General.
50%
-Correos envíos e instructivos impresos Comunidad Universitario del
Modulo de planta física
- Instructivo Acceso al Modulo de Planta Física Sedes
Se cuenta con las evidencias de las garantías de los contratos que se han
100%
realizado
Se realizó el Plan de mantenimiento 2018. y las evidencias de ejecución ya

100%
sea por la universidad o por un proveedor externo.
Asistencias planes de información las programadas hasta el presente mes de

la empresa Americana de Servicios Ltda.. Se anexa registro de actividades
90%
ejecutadas.
El plan de formación para la vigencia 2019 está en ejecución.
Se ejecutaron 7 mantenimientos físicos y adecuaciones menores
contempladas en el proyecto Anual de Mantenimiento Físico y
Adecuaciones Menores de la Sede Barbosa 2018, de los 17 mantenimientos
programados.
Nota. Se encuentra pendiente por ejecutar 10 mantenimientos y/o 40%
adecuaciones debido a no asignación presupuestal en el rubro Reparación y
Mantenimiento de Planta Física para la vigencia 2018 a la sede. Los
mantenimientos pendientes por ejecutar se contemplaron el proyecto Anual
de Mantenimiento Físico y Adecuaciones Menores de la Sede Barbosa 2019.
Se cuenta con las evidencias fotográficas y los listados de asistencia a las

brigadas realizadas en la sede principal y las sedes.
* Cronograma de Plan de Formación Brigadistas UIS Sede Málaga

* Registro Asistencia Plan de Formación de Brigadistas
* Registro Fotográfico del Plan de Formación Brigadistas Sede Málaga
* Cronograma capacitación Brigadistas Sede Málaga 2019 avalado por la
Coordinación SST
Se tiene el Plan de Formación Emergencias, Evidencias plan de formación

Evidencias. 94%
Capacitación Brigada 26 Junio 26, Julio 12 y Octubre 9 de 2018.
Se ejecuto la totalidad de formaciones de la Brigada de Emergencias de la

Sede UIS Barbosa programados para el año 2018 según Plan de Formación
establecido por la División de Recursos Humanos a través del subproceso
SYST.
El plan de formación de la Brigada de emergencias para al vigencia 2019 es
de tres formaciones en el mes de mayo, agosto y noviembre.
Se cuenta con las evidencias e informes de los simulacros realizados en la
sede central, Bucarica y Guatiguará.
Registro Fotográfico del Simulacro efectuado en la UIS Sede Málaga

*Video de Reconocimiento de la Cruz Roja a los Brigadistas UIS Sede
Málaga
100%
Informe simulacro octubre 9 y Octubre 24.pdf.
El día 17 octubre de 2018 se programo la realización del Simulacro de

Evacuación pero por condiciones climáticas no se ejecuto.
Se tiene reprogramada la realización del simulacro de evacuación para el mes
de noviembre de 2019, según plan de formación.
Se realizo inspección trimestral de los equipos contra incendios(extintores)

con que cuenta la sede UIS Barbosa a través del formato FTH.136 Lista de 100%
Chequeo para Inspección de Extintores.
Se realizo inducción a funcionarios nuevos y estudiantes de primer semestre. 100%

Se realizaron inspecciones en laboratorios de la Facultad de Salud, Sede
100%
Central y sedes regionales.
Se está en el proceso de actualización continua de la matriz con el fin de estar

90%
al día en temas normativos.
Se realizaron inspecciones en laboratorios de la Facultad de Salud, Sede

100%
Central y sedes regionales.
Se desarrollaron diferentes actividades y campañas para la vigencia 2018 y

está en proceso de ejecución el cronograma para el año 2019.
100%
Se vinculo un auxiliar para el segundo semestre del año 2018, de igual forma
igual se cuenta con el apoyo de estudiantes de Voluntariado Social UIS.
86.61%
PROCESO: Talento Humano
Riesgo
Riesgo Descripción
Qué puede ocurrir? En qué consiste o cuáles son sus características?
Aplicar y calcular valores incorrectos, por concepto

de factores salariales y prestaciones, aportes a la Consiste en el reporte no oportuno de las novedades que afectan
seguridad social y deducidos, en el desarrollo de los los procedimientos de liquidación de las nóminas mensuales,
procedimientos de liquidación de nómina mensual, semestrales y anuales tales como ingresos, retiros, licencias no
semestral y anual del personal vinculado en las remuneradas, comisiones de estudios no remunerada, comisiones
diferentes modalidades, debido al reporte no de servicios no remuneradas, cambios de EPS o AFP, puntos
oportuno de las novedades y situaciones por productividad académica, disfrute de vacaciones, licencias
administrativas; estas deviaciones del proceso no remuneradas, encargos y/o comisiones administrativas,
generan reprocesos, afectación al bienestar de los asignación de funciones, prorrogas de nombramientos,
funcionarios, acciones correctivas a los procesos de autorizaciones de libranzas, retenciones de cooperativas y entes
la DRH, así como la atención y respuesta a quejas y judiciales, actualización del nivel de riesgo de ARL.
reclamos.
Desarrollar el proceso de contratación de docentes La generación de los contratos, la asignación de categoría

cátedra para las Unidades Académicas, fuera de los docente, la toma de exámenes preocupacionales, el reporte de
tiempos requeridos e incumpliendo la normativa SST novedades y los procesos de pago y liquidación de nómina se
vigente que les es aplicable, por la falta de ejecutan desde la DRH, al ser una población tan amplia (aprox.
coordinación de actividades dentro de la DRH, 1400 docentes por semestre) el riesgo radica en el volumen y en
causando inconvenientes a los docentes cátedra por el impacto directo en la misión de la Universidad si estos
errores en los pagos e incumplimientos en la procesos no se llevan a cabo bajo parámetros de oportunidad y
normatividad. normatividad vigente.
Para la normatividad actual, la empresa contratante, en este caso

la Universidad, es un actor solidario frente a los incumplimientos
Ocurrencia en los contratos y en las actividades
en materia SST de los contratistas y del personal que estos
objeto del mismo, de situaciones como accidentes,
integren para el desarrollo del objeto contractual; dado que las
incidentes, labores de alto riesgo, entre otros que no
acciones del SG-SST, se adelantan desde la DRH, es necesario
se gestionen de acuerdo a la normatividad vigente de
implementar acciones preventivas para garantizar que durante la
Seguridad y Salud en el Trabajo, causando
ejecución de los objetos del contrato se cumpla a cabalidad la
inconvenientes legales y pecuniarios a la Universidad
norma vigente, y de este modo asegurar la integridad del
(multas).
personal contratista y de las instalaciones e imagen de la
Universidad.
Seguridad y Salud en el Trabajo, causando
ejecución de los objetos del contrato se cumpla a cabalidad la
inconvenientes legales y pecuniarios a la Universidad
norma vigente, y de este modo asegurar la integridad del
(multas).
personal contratista y de las instalaciones e imagen de la
Universidad.
El salario para vincular docentes ocasionales y profesionales a la

Universidad se calcula a partir de la valoración de los aspectos
Asignar un salario de enganche incorrecto partiendo educación formal (títulos universitarios), experiencia certificada
de la valoración de hoja de vida para docentes (posterior a la fecha de grado) y producción intelectual (solo para
ocasional y profesionales, producto de un análisis docentes), proceso que se realiza manualmente y por los
errado de los soportes correspondientes de educación profesionales APA y APD; se requiere verificar entre otros
y experiencia laboral, situación que genera aspectos: que los certificados laborales no se crucen, ya que se
inconformismos para el funcionario (en caso de podría contar dos veces el mismo periodo, que los títulos
menor valor asignado) y daño fiscal (en caso mayor obtenidos en el exterior estén debidamente convalidados, que se
valor asignado). tenga en cuenta el total de experiencia soportada por el
profesional y que los mismos soportes se alleguen a la DRH de
forma oportuna.
4
Total de riesgos
Causas
(Sujeto u objeto con capacidad para
generar el riesgo) Por qué se puede presentar? Por qué ?
Porqué no se reporten a tiempo las

- Funcionario
novedades como renuncias, ingresos,
- Subprocesos de APA, APD y ACS Porqué los funcionarios que reciben las
cambios de salario u otros dentro de los
- Proceso manual de liquidación de novedades no las remiten para el trámite
tiempos en los que el proceso ACS graba
nómina correspondiente al subproceso de ACS.
estas situaciones en el SIRH para la
posterior liquidación de nómina.
Porqué la DRH no reciba la

Porqué no se ingrese o active un docente documentación completa requerida en
- Subprocesos de APD, ACS y SST
cátedra en el SIRH para que las los tiempos establecidos para realizar los
- Unidades académicas
Unidades académicas realicen el procesos de creación en el SIRH o la
- Docente cátedra
respectivo nombramiento activación para el caso de docentes
antiguos.
- Contratista.
- Supervisores de Contratos
Porqué los responsables del seguimiento
- División de Contratación Porqué no se realice un proceso de
a los contratos no cuentan con la
- Planeación auditoría completo al factor SST de los
experticia técnica para valorar los
- Interventorías contratos y las actividades ejecutadas
aspectos a cumplir de acuerdo a la
- División de Planta Física dentro del objeto contractual
normatividad de SST.
- División de Mantenimiento
Tecnológico
aspectos a cumplir de acuerdo a la
- División de Planta Física dentro del objeto contractual
normatividad de SST.
- División de Mantenimiento
Tecnológico
Porqué el proceso aplicado actualmente

Porqué el proceso se puede ver afectado
- Funcionario es de carácter manual, lo que puede
por falta de concentración o experticia
- Profesional de la DRH que realiza la generar errores al momento de validar
del profesional que elabora la valoración.
evaluación. tiempos de experiencia o soportes
académicos.
PROCESO SEGUIMI
MAPA D
OBJETIVO DEL PROCESO: Coordinar y apoyar las actividades de selección, inducción, entrenamiento, capacitación, administración y r
Impacto
Efecto /
Evaluac
Probabi
Riesgo
ternos)
lidad
ión
Consecuencias
Por qué? (Cómo se refleja en la entidad?)
IMPORTANTE (40)
Porqué se desconoce el impacto que el
GRAVE (20)
MEDIA (2)
no reporte puede traer para la imagen de - Liquidaciones por mayor o menor
los proceso de la División por parte de valor realizadas a los funcionarios
los encargados, así como la repercusión activos o en proceso de retiro de la
en el bienestar general de los Universidad
funcionarios de la Universidad.
- Tardía contratación de los docentes

cátedra.
- Pagos errados (por mayor o valor
menor) derivado de reportes tardíos de
IMPORTANTE (40)
Porqué las Unidades académicas contratación
GRAVE (20)
MEDIA (2)
desconocen tiempos de respuesta de las - Malestar del docente cátedra frente a
actividades realizadas en esta división, inconsistencias de reportes de tiempos
así como el rol desempeñado por la DRH laborados
frente a la vinculación de Docentes - Afectación en el objeto misional de la
Cátedra. Universidad
- Que un docente cátedra desarrolle
labores sin contar con las afiliaciones
correspondientes en seguridad social y
riesgos profesionales.
- Incumplimientos legales a la
Porqué la Universidad planea los
INACEPTABLE (60)
normativa SST vigente, impactando

procesos de contratación, auditoria y
directamente en la calificación de
GRAVE (20)
supervisión, contemplando
ALTA (3)
cumplimiento de los requisitos mínimos

principalmente los factores técnicos y
del SG - SST.
administrativos, y dada la reciente
- Afectación al presupuesto e imagen de
actualización normativa no se incluye
la Universidad por la imposición de
hasta el momento el factor SST, a la luz
multas o sanciones legales en materia
de la normativa actual.
SST
- Afectación al presupuesto e imagen de
actualización normativa no se incluye
GR
INACE
la Universidad por la imposición de
hasta el momento el factor SST, a la luz
multas o sanciones legales en materia
de la normativa actual.
SST
- Asignación errada de salarios por

menor valor, generando inconformismo
IMPORTANTE (40)
en los funcionarios profesionales o
GRAVE (20)
MEDIA (2)
Porqué no hay una metodología docentes ocasionales.
estandarizada para el proceso de - Asignación errada de salarios por
verificación de soportes y asignación de mayor valor, cuando no se cumplen los
puntajes. requisitos para dicha asignación
generando afectación en el presupuesto
de la Universidad.
MAPA DE RIESGOS
ento, capacitación, administración y retiro de todo el personal de la Universidad, asegurando su integridad y buscando el aprovechamiento y mejoramiento
Opcione
Valorac
Manejo
riesgo
s de
ión
Consolidar un proceso conjunto de

reporte de novedades entre los procesos
EVITAR EL RIESGO
de APA-APD -SST con ACS con el
IMPORTANTE (40) objetivo de garantizar el flujo correcto y
oportuno de información.
Verificación uno a uno en el proceso de
revisión de nómina.
Realizar seguimiento mensual de los

reportes de novedades, para hacer
seguimiento a la efectividad del
procedimiento establecido
EVITAR EL RIESGO
Establecer un procedimiento para la

IMPORTANTE (40)
contratación de docentes cátedra

- Verificación de documentos previo a la
inclusión en el SIRH
Revisión de aspectos normativos de la

contratación de docentes cátedra
Realizar una revisión de los aspectos

normativos que se han detectado como
un incumplimiento en materia HSE, en
los contratos ejecutados en la
Universidad.
Elaboración de una propuesta de anexó

técnico en materia de SST que sea de
obligatorio cumplimiento en los
procesos contractuales de la Universidad.
TRANSFERIRI EL RIESGO
- Se verifican para el proceso de pago los

aportes de seguridad social obligatorios
INACEPTABLE (60)
- El subproceso de SST realiza

inspecciones periódicas de la ejecución de Presentación de anexo técnico a la
las actividades contractuales y remite los División de Contratación y asesoría
reportes respectivos al supervisor de los Jurídica de la Universidad, para validar
contrato de obras civiles, servicio de aseo la viabilidad de la inclusión dentro de las
y vigilancia; así mismo dentro de las condiciones para adelantar procesos de
actividades de SST realizadas en la UAA selección de proveedores en las
se convoca a participar a los contratistas. diferentes modalidades de contratación.
contrato de obras civiles, servicio de aseo
INACE
TRANSFE
y vigilancia; así mismo dentro de las
actividades de SST realizadas en la UAA
se convoca a participar a los contratistas.
De acuerdo al concepto entregado por la

División de Contratación y la oficina
Jurídica, se implementara el anexo
técnico en materia SST para los procesos
de contratación a partir de la vigencia
2019.
Elaborar un paso a paso detallado del

proceso de valoración de HV donde se
detecten los momentos críticos del
proceso.
A partir de la experiencia de los
REDUCIER EL RIESGO
- Verificación manual de documentos
funcionarios que desarrollan el proceso,
IMPORTANTE (40)
entregados por parte de los funcionarios
encargados de elaborar la valoración. identificar las mejores prácticas
- Previo al acto de posesión de los administrativas para su inclusión en el
funcionarios se entrega el acta y procedimiento y su estandarización.
ofrecimiento del cargo para que el futuro
funcionario tenga la oportunidad de
revisar y verificar la asignación salarial
Consolidar instructivo definitivo para
calculada.
valoración de hojas de vida.
Aplicación de la metodología
desarrollada, en las vinculaciones de
2019
12
Total de acciones
buscando el aprovechamiento y mejoramiento de su talento para el cumplimiento de la misión institucional.
Cronograma
Responsables Indicador de la Acción
- Lideres APA-APD-ACS -SST Un (1) diagrama de proceso de reporte

Aug-18 Oct-18
- Facilitadora de Calidad TH de novedades
Numero total de novedades reportadas de

- Líder ACS Oct-18 Jun-19
forma no oportunas por mes
- Lideres APD-ACS -SST

Sep-18 Nov-18
- Facilitadora de Calidad TH
Un (1) procedimiento de contratación de

docentes cátedra
- Lideres APD-ACS -SST

Oct-18 Nov-18
- Abogada DRH
Informe consolidado de incumplimientos

- Subproceso de SST Jun-18 Oct-18 en materia de SST de los contratistas en
los últimos 2 años
Propuesta de anexo técnico para

- Subproceso de SST Oct-18 Jan-19
contratación en materia SST
- Líder TH Reunión de trabajo para evaluación del

Feb-19 Mar-19
- Subproceso de SST anexo técnico en materia SST
Alineación total de las actividades
ejecutadas por los contratistas a las
- Subproceso de SST Mar-19 Jun-19
políticas de la Universidad y a la
normatividad vigente en materia de SST.
Informe detallado del paso a paso para

- Subproceso de APA - APD Sep-18 Nov-18 realizar la valoración, como se realiza
actualmente
Informe con el consolidado de las

- Subproceso de APA - APD
Oct-18 Nov-18 mejores prácticas detectadas para realizar
- Facilitadora de Calidad TH
la valoración de hoja de vida.
Instructivo estandarizado para valorar

- Facilitadora de Calidad TH Nov-18 Feb-19
HV
- Líder APA Feb-19 Jun-19 Número de valoraciones HV erradas

Código: FSE.18
Versión: 02
Nivel de
Meta Observaciones
Cumplimiento
El desarrollo del diagrama incluye la

consolidación de una guía cuyo objetivo
es identificar los impactos de los reportes
no oportunos de las novedades.
100% 100% Se esta trabajando en la propuesta del
documento para consolidar la versión
final. El mismo se entrego por parte del
subproceso de ACS a todo el Comité
Primario.
De acuerdo al seguimiento realizado

desde l subproceso de ACS, en el
periodo oct-2018 a abr-2019, solo se
<2 100%
encontraron 2 reportes no oportunos, uno
en octubre 2018 y otro en febrero de
2019.
Luego de la revisión conjunta de los

subprocesos involucrados en la
Reporte tardío de vinculaciones de
vinculación de docentes catedra y la
docentes cátedra de máximo 3,3% (esta
validación del mismo procedimiento por
meta representa una reducción del 50%
parte de la Vicerrectoría Administrativa,
del porcentaje detectado en el hallazgo 90%
dicho documento esta en proceso de
de la ultima auditoría interna realizada a
revisión final (en cuanto a forma y
este proceso, en el mes de agosto de
diseño) para la actualización en el SGC.
2017).
El proceso se encuentra pendiente por
actualizar en el SGC.
Se consolido informe de las situaciones

de incumplimientos presentados por lo
100% 100% contratistas, el mismo fue reportado a la
División de Contratación. (Evidencia en
SST)
Consulta de documentos guía en otras

100% 60% empresas y se construye un borrador del
documento. (Evidencia en SST)
Dado que aún se trabaja en el documento

final de propuesta de anexo técnico, no
1 Reunión se ha realizado la reunión formal con los
interesados en normatizar el tema de
contratistas.
100% Pendiente de ejecución.
Informe consolidado de las actividades y

100% 100% variables que influyen en el proceso de
valoración de hoja de vida.
Informe consolidado de las actividades y

100% 100% variables que influyen en el proceso de
valoración de hoja de vida.
Se adelanta la revisión de los informes

entregados por los subprocesos de APA
100% 60% y APD, se tiene borrador donde se
consolida el instructivo de valoración de
HV.
Para la vigencia 2019, no se han
0 100% presentado caso de valoración errada de
HV.
90.00%
CONTENIDO
3.2
Consolidado
PROCESO: COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
Riesgo
Riesgo Descripción
Qué puede ocurrir? En qué consiste o cuáles son sus características?
No comunicar el acontecer Institucional de manera:
Oportuna, es decir que el contenido no sea pertinente o no se dé a

conocer en el tiempo apropiado.
La distorsión de la información o intención de las fuentes.
La consulta de informaciones con fuentes no indicadas (sin

autoridad).



autoridad).
No comunicar de manera oportuna y

adecuada el acontecer Institucional.


autoridad).

autoridad).
Manejo técnico de la fonoteca (RADIO) Deterioro patrimonial del material fonográfico.
Imagen Institucional Inadecuada proyección de la imagen institucional
3
Total de riesgos
OBJETIVO DEL PROCESO: Comunica
Causas
(Sujeto u objeto con capacidad para Por qué se puede
generar el riesgo) Por qué ? Por qué?
presentar?
Fenómenos naturales
UAA
Descargas eléctricas
Entorno Deterioro de los equipos
existentes para la
Responsables del proceso de protección contra rayos.
comunicación institucional
Red eléctrica,
Enlace en estudio,
División de Mantenimiento
Tecnológico,
Proveedores de servicio de
Mantenimiento
Daño de equipos de Falta renovar equipos.
computo y los requeridos
para llevar a cabo la labor Imprevistos (falta de
comunicativa presupuesto, trámites
administrativos
dispendiosos,
inexistencia de
repuestos)
Equipos tecnológicos para la Vida útil del equipo
elaboración de los productos
comunicativos
Equipos de cómputo
Falta renovar y fortalecer
obsoletos y equipos
la disponibilidad de
audiovisuales
equipos.
insuficientes.
Por problemas técnicos y

Demora o no entrega en la
escases de recursos para
elaboración de la
producción de material
información.
audiovisual.
UAA
Entorno
Responsables del proceso de

Red eléctrica,
Enlace en estudio,
UAA
Demora en la aprobación
Entorno de los productos Elaboración de
comunicativos productos comunicativos
Responsables del proceso de * Inscripciones diferentes a los que se
comunicación institucional * Eventos culturales, elaboran en Sede
deportivos, académicos e Principal
Red eléctrica, institucionales que (Sede Socorro)
incluyan a las Sedes
Enlace en estudio, Regionales
(Sede Socorro)
Tecnológico, Interpretación
inadecuada del insumo
Proveedores de servicio de (información).
Mantenimiento
Falta de pertinencia en el Inadecuada formación y
material comunicativo criterio para el
tratamiento de temas
relacionados con
educación, investigación
y cultura.
Equipos tecnológicos para la

comunicativos
Prioridades informativas
de interés público, ya que
Falla en la emisión de los se eligen publicar aquellas
Fallas en el proceso de
productos noticias que generen
producción comunicativa
comunicativos. impacto y con mejor
calidad informativa.
Prioridades
informativas de interés
Falla en la emisión de público, ya que se
Fallas en el proceso de los productos eligen publicar aquellas
producción comunicativa comunicativos. noticias que generen
impacto y con mejor
UAA calidad informativa
Entorno
Responsables del proceso de

Red eléctrica, Capacidad técnica y

Capacidad limitada de humana limitada para
Cubrimiento de eventos
Enlace en estudio, Producción Audiovisual. atender la demanda de
simultáneamente.
los servicios y productos
División de Mantenimiento audiovisuales
Tecnológico,
Mantenimiento
Tecnológico,
Mantenimiento
Capacidad limitada de Capacidad técnica y
Producción Audiovisual. humana limitada para
Cubrimiento de eventos
Proceso: atender la demanda de
simultáneamente.
Comunicación los servicios y productos
Institucional. audiovisuales
Capacidad de
Los equipos o
almacenamiento
dispositivos disponibles
insuficiente para el
Equipos tecnológicos para la se encuentran saturados
material producido
comunicativos
Los líderes de Proceso
Demora en el
no entregan la
proceso de
información Falta de planeación.
producción
oportunamente.
comunicativa.
Porque no hay
Por manipulación. sistematización de la
fonoteca.
Porque no hay reposición

Vida útil del equipo
oportuna y duplicación.
Coordinadores de emisoras,
Operadores técnicos y realizadores.
Condiciones inadecuadas Por crecimiento normal
de almacenamiento de la colección.
Hurto o vandalismo Perdida de información
Inexistencia de la cultura
Director de Teleuis y profesionales de Falta de conocimiento de
de los manuales de
Teleuis los manuales
protocolo institucional
MAPA DE RIESGOS
DEL PROCESO: Comunica a la comunidad universitaria y a la sociedad, el acontecer de la vida universitaria, teniendo en cuenta los tres ejes fundam
Impacto
Evaluac
Efecto /
Probabi
Valorac
Riesgo
riesgo
lidad
ión
ión
Consecuencias Controles existentes
(Cómo se refleja en la entidad?)
Protección tecnológica contra rayos mediante el
uso de pararrayos ubicados alrededor de las
antenas
Protección contra descargas eléctricas mediante
el uso de una malla puesta a tierra
UPS en los estudios de las emisoras, en la

INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir Dirección y en la oficina del diseñador.
Servicio de mantenimiento de equipos (Plan

Anual de mantenimiento preventivo para Radio

y TV) y Estudio de criticidad.

Pérdida de la audiencia y
TOLERABLE (10)
credibilidad por parte de la
GRAVE (20)
ALTA(3)
comunidad, pérdida económica por

mantenimiento o reposición de
equipos, pérdida de vigencia de los Renovación de equipos de producción
programas periodísticos audiovisual.
(oportunidad).
Renovación de equipos de computo.
Renovación de equipos requeridos para la labor

comunicativa de las emisoras UIS.
Respaldo con herramientas tecnológicas

pertenecientes al proceso SI de la Sede
Barrancabermeja.
r, Reducir
10)
(1)
)
Solicitud de aprobación a la división
responsable de la información a divulgar en el
producto comunicativo
(Sede Socorro)
INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir

Realizar la revisión pertinente del material

TOLERABLE (10)
comunicativo elaborado.
GRAVE (20)
ALTA(3)
mantenimiento o reposición de Selección adecuada del talento humano basada
equipos, pérdida de vigencia de los en perfiles definidos.
programas periodísticos
(oportunidad).
Capacitación interna dirigida a: los grupos de
radio, televisión, prensa, a los comunicadores de
las UAA y a los comunicadores de las sedes
regionales.
Desarrollar estrategias para la difusión de la

información y que permitan captar la atención
del público objetivo.
Desarrollar estrategias para la difusión de la

información y que permitan captar la atención
del público objetivo.
INACEPTABLE (60)-Evitar, Reducir
Apoyo operativo por parte de personal ajeno al

proceso ( estudiantes, líder del proceso e SI)

TOLERABLE (10)
(SEDE BARRANCABERMEJA)
GRAVE (20)
ALTA(3)

equipos, pérdida de vigencia de los
(oportunidad).
INACEPTABLE (60)-Evit
TOLERABLE (1
Probabilidad: Baja
Impacto: Moderado
GRAVE (20)
ALTA(3)
equipos, pérdida de vigencia de los
(oportunidad).
Capacidad limitada de Producción
Audiovisual. Proceso:
Comunicación Institucional.
(SEDE SOCORRO)
Cronograma de actividades de Comunicaciones.
Formato de solicitud de servicio FCI 31.
(Sede Barbosa)"
Formato de solicitud de servicio FCI 31.

Cronograma de actividades de Comunicaciones.
Uso de herramientas web para la compilación
de la información.
(SEDE BARRANCABERMEJA)
Planillas de patrimonio UIS y Propiedad del

cliente.
Moderado (20), Riesgo
Probabilidad baja (1)

Control y monitoreo de temperatura y humedad
Moderado (10)
Media (2)
de la fonoteca.
Pérdida económica y del
patrimonio sonoro.
ACEPTABLE (5)
Impacto Leve (5)

Proyecto de adquisición tecnológica.
Gestionar la adquisición del equipo (sistema

escalable) para el almacenamiento y
conservación de los archivos de la fonoteca.
Probabilida
d media (1)
MODERA
Moderado
Moderado
moderado
Media (2)
Proyección inoportuna e
Impacto
atención directa del Director y profesionales de

DO (20)
(20)
(10)
inadecuada de la imagen
Teleuis
institucional
(10)
n cuenta los tres ejes fundamentales de la estructura de la Dirección de Comunicaciones: la Comunicación, la Educación y la Investigación.
Opcione
Manejo
s de
Líder del Proceso,

Garantizar el mantenimiento a los equipos existentes para el Coordinador Grupo
control de las descargas eléctricas, mantenimiento Radio, Diseñador 100%
preventivo identificado para Radio y TV creativo, funcionarios de
TV
REDUCIR
Estabilizador
Adquirir equipos especializados para el estudio de TV, electrónico de
Emisoras UIS y prensa mano de 3 ejes,
(un equipo remoto para emisoras, una consola, un Drom y Líder del Proceso Slider electrónico
cámaras para reportaría) DSLR, Go pro 4k
y grabadora audio
zoom H6
Gestionar la adquisición del equipos de computo y

Líder del Proceso 100%
equipos especializados
Gestionar el 30%, la adquisición de equipos para la Líder del Proceso y

renovación tecnológica y repuestos prioritarios para el buen Coordinador Grupo 100%
funcionamiento de las emisoras. Radio

Comunicación
Adquisición de herramientas de soporte (batería para Institucional de la Sede
1
la cámara digital, extensión eléctrica) Barrancabermeja y
Coordinador de la Sede
UIS Barrancabermeja.
Gestionar el envió y la estandarización del material Líder del Proceso de
elaborado en Sede principal (IPRED, TELEUIS Y Comunicación en la Sede
50%
ADMISIONES) para realizar las actualizaciones de Socorro, Coordinador
información de contacto de la Sede Socorro Sede Socorro
REDUCIR
Desarrollar plan de Capacitación para atender

Líder del Proceso,
requerimientos especiales de cada Grupo de
División de Recursos 100%
Comunicaciones y de los comunicadores de las otras UAA
Humanos y SYSO
y de las sedes regionales.
Desarrollar y/o mejorar productos comunicativos que

Líder del Proceso y
permitan difundir de forma efectiva la información al 100%
Coordinadores de Grupo
público interno y externo.
Líder de Proceso de
Aumentar los productos comunicativos que permitan
Comunicación
difundir de forma efectiva la información al público interno 70
Institucional Sede
y externo.
Barbosa
Líder de Proceso de
Aumentar los productos comunicativos que permitan
Comunicación
difundir de forma efectiva la información al público interno 50
Institucional Sede
y externo
Málaga
Coordinador de la Sede
UIS Barrancabermeja y
Contratación de un auxiliar administrativo para el proceso Líder del Proceso de
1
de comunicaciones. Comunicación
Institucional de la Sede
REDUCIR
Barrancabermeja
REDUCIR
Comunicación en la Sede
Gestionar la vinculación de un auxiliar tiempo completo Auxiliar vinculado
Socorro, Coordinador
Sede Socorro
Enviar agenda de actividades que requieran apoyo del

proceso de comunicación institucional.
Lideres de proceso de la
20
sede Barbosa
Nota: La solicitud se deberán tramitar en su momento a
través del formato de solicitud de servicio FCI 31.

Utilización de grupo de WhatsApp para compartir Comunicación
1
información en tiempo real, de los eventos que se realizan. Institucional de la Sede
UIS Barrancabermeja.
REDUCIR EL RIESGO REDUCIR /ACEPTAR
Digitalizar los archivos e información que se encuentran en

Líder del proceso 100%
la fonoteca
Capacitación especializada dirigida a funcionarios de la

Dirección Institucional 100%
dirección de comunicaciones y a funcionarios de las UAA
16
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 03
ción y la Investigación.
3.2 Consolidado
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
La División de Mantenimiento realizó la contratación de la empresa

INERLA, permitiendo desarrollar mantenimientos preventivos durante el
2018:
• Cabinas emisora: cabina AM, cabina Producción, cabina Fm ubicadas en
100% la sede UIS Bucarica
• Transmisores Am ubicado en el corregimiento dos de Bucaramanga
• Transmisores Fm ubicado en el alto de los padres.
Adicionalmente por parte la División de mantenimiento tecnológico se
realizó el mantenimiento preventivo.
Se realizó la compra Numero de orden: 2018002066 para la adquisición de

100%
algunos equipos
Se realizó la compra No de orden: 2018001695

Compara de AIPAD PRO: No de orden de compra: 2018001722
100%
Compra de imágenes para la labor de diseño: No de orden de compra :
2018001533
Se realizó la Gestión ante mantenimiento Tecnológico para la instalación

100% de la bobina en la caja de sintonía. Se realizó el arreglo de la luminaria de
la torre del Transmisor Am con el apoyo de Planta física.
El proceso de Comunicación Institucional en la Sede Barrancabermeja

cuenta con los siguientes elementos:
Cámara Fotográfica Profesional Nikon Incluye lente 24*120MM Y
Estuche cámara Nikon
Trípode para cámara
100% Grabadora periodísticas de voz ICD-PX240
Micrófono inalámbrico de mano Shure SM58 + cable de 3 metros con
conexión CANON
Controlador de Luces Fotodiox
Elemento de consumo
Tarjeta inalámbrica Wifi FlahsAir y Tarjeta de 64GB
Se cuenta con las evidencias de la estandarización de las comunicaciones
100% del flash informativo y en la página de Facebook de la sede socorro se
encuentran las publicaciones actualizadas.
Se participo en el Taller de Gestión de Archivos Sonoros, Fotográficos y

Audiovisuales que se realiza del 15 al 18 de mayo. Isaac Rey,
participación en: la Red de radios Universitarias Alba Tarazona Malpica y
100% Clara Peña, Capacitación Comunicación 3 agosto 2018, Manejo Tricaster
– desarrollado del 3 al 6 de octubre del 2018, Taller de Marketing –
desarrollado del 3 al 5 de octubre del 2018, Taller de Fonoaudiología 12
septiembre 2018, Marketing Digital – sábado 21 de octubre del 2018,
El proceso trabajo de forma continua en el mejoramiento de los productos

comunicativos emitidos tales como:
• Inicio de actividades académicas 2018 (Nivelación calendario
académico), Inversión en infraestructura (Nuevos espacios en los campus),
100% Día de Rendición de Cuentas Rector, Aniversario de la UIS, Día de la
mujer UIS, Día del hombre UIS, Día del Agua, Día mundial de la salud,
Día de la tierra, Día del idioma, Día de la secretaria, Día del niño, Día del
trabajo, Día de la madre, Día del profesor, Día del medio ambiente, Día
del padre, Día del servidor público, Día de la independencia, entre otros.
A través de los medios oficiales, incluyendo las redes sociales de la

100% universidad constantemente se cuanta con Productos comunicativos de las
sedes y del campus central.
Los Productos comunicativos realizados desde la Sede Málaga se pueden

evidenciar en el Facebook - Universidad Industrial de Santander - Sede
Málaga
Se realizó Contrato con el canal de televisión Regional de Málaga-
100% Arcoma. Con el fin desarrollar estrategias de Difusión OPS 2018003161
Jornada de Entrega de Periódicos (Catedra libre, hecho UIS) a la
comunidad en general para dar a conocer los acontecimientos misionales
de la UIS. Publicaciones página Web, redes sociales y medios de
Comunicación.
Se contrataron auxiliares administrativos y se cuenta con la

100% evidencia a través de la resolución 209 de 19 de febrero de
2019
Se contrataron auxiliares administrativos y se cuenta con la
90%
evidencia a través de la resolución 1052 de agosto 14 de 2018
Se evidencian 20 solicitudes de servicio tramitadas a través del formato

100%
FCI 31.
Se cuenta con un grupo de WhatsApp en el cual se encuentran inmersos

100% las personas del proceso y constantemente se mantienen informados sobre
los acontecimientos que les competen.
En una labor permanente se contrató una auxiliar para realizar la

100%
digitalización de L.P
A través de los medios oficiales de promueve el uso adecuado de la

50% identidad institucional y adicionalmente se cuenta publicado en la página
web institucional
96%
CONTENIDO
3.2 Consolidado
PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL
Riesgo Causas
Agente generador
capacidad para generar
Descripción UAA el riesgo)
La UAA no verifica Una vez se recibe la

los tiempos de comunicación en
entrega real de los Correspondencia
documentos y no despachada, puede ser
entrega la devuelta por errores
comunicación oficial en su contenido o
Empresa de correo en el recorrido firma.
No entrega oportuna de la estipulado.
Inoportunidad de entrega Mensajero
correspondencia de la
de la correspondencia de
Universidad y Sedes
la Universidad
Regionales.
Auxiliar de Archivo Los datos del Los anexos de la

destinatario son comunicación recibida
incorrectos y/o no corresponden a los
incompletos estipulados
Comunidad externa
UAA
Incorrecta gestión de la Procesos
No clasificación según Desinterés por parte Falta de conocimiento
producción documental Auxiliar de Archivo
la serie documental de las UAA para la rutinario relacionado
de la Universidad, sin
correspondiente de cada organización de los con este instrumento
aplicar y/o actualizar las
proceso. archivos de gestión. descriptivo
TRD.
No aplicación de las
Desconocimiento por
Tablas de retención
parte de las UAA
Documental
Archivos de gestión
Congestión de
desorganizados y sin
documentos
inventarios
No calendario de No planeación en el
transferencias proceso de la
anuales transferencia
Falta de
Los procesos no realizan conocimiento por
UAA Desinterés y falta de
No realización de el procedimiento de parte de los procesos
Auxiliar de del procedimiento de responsabilidad por
transferencias primarias transferencias de parte de las UAA
Archivo transferencias
documentos al archivo
Procesos documentales
central
No hay espacio en
No planificación de la
Archivo Central para
producción
recibir la
documental por parte
Transferencia
de las UAA
Documental
En el transcurso del
ciclo vital, Los
documentos de archivo Factores Externos
se deterioran (Biológicos, Factores Internos
Deterioro de los Archivo de Gestión,
normalmente, pero Físicos , Químicos) (Acidez y
documentos de archivo Central e Histórico
condiciones inadecuadas y Factores humanos Circunstanciales)
de manejo y (manipulación)
conservación agravan la
situación
4
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIO
MAPA DE RIESGOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el eficiente manejo de todos los documentos y archivos de la Universidad Industrial de San
ausas
Evaluación Riesgo
rnos o externos)
Valoración riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
entidad?)
Por qué?
MODERADO (20) Probabilidad BAJA (1) Impacto GRAVE (20)

Pérdida de imagen de la
Universidad y de la
La información del Dirección de
destinatario es Certificación y Gestión
incorrecta y/o Documental.
incompleta. Procedimiento de
MODERADO (20)
Sanciones.
Correspondencia Despachada
GRAVE (20)
BAJA (1)
PGD.04 y formatos
Incapacidad para
relacionados: FGD.08,
desarrollar las actividades
FGD.10, FGD.11, FGD.25,
misionales
FGD.27, FGD.36, FGD.37,
adecuadamente.
FGD.41
Cuando son Mal ambiente
revisados los Institucional.
documentos
recibidos por correo Pérdida económica.
vienen sin firma que
garantice la
legitimidad del
documento.
Tablas de Retención
actualizadas por las UAA
MODERADO (20) Impacto MODERADO (10)
FGD.38 FGD.40
Pérdida de trazabilidad de
FGD.42
las acciones de la
Universidad.
La Dirección de Servicios de
Probabilidad MEDIA (2)
Sanciones. Información conserva la

MODERADO (10)
MODERADO (20)
información por medio de

MEDIA (2)
Incapacidad para Backups con almacenamiento

Resistencia al seguro.
desarrollar las actividades
cambio
misionales
adecuadamente.
Utilización del software
Mal ambiente Docu-ware para la
Institucional. conservación, uso y
trazabilidad de la
Pérdida económica. correspondencia recibida y
despachada.
idad MEDIA (2)
FGD.38
Investigaciones y FGD.40
sanciones pertinentes a la FGD.42
documentación perdida.
MODERADO (20) Impacto MODERADO (10) Probabilidad MEDIA (2)

FGD.38
Investigaciones y FGD.40
sanciones pertinentes a la FGD.42
documentación perdida.
Difícil recuperación de
los mismos
Procedimiento de
MODERADO (10)
MODERADO (20)
Pérdida del patrimonio
Transferencia de Documentos
documental.
MEDIA (2)
al Archivo Central PGD.05
No existe un lugar
para el
Registro de consultas y
almacenamiento de
Asesorías FGD.14
archivo Histórico
que separe la
Formato de Verificación y
documentación
Aprobación de Transferencia
siguiendo el ciclo
Documental FGD.40
vital de la
documentación
MODERADO (20) Impacto
Probabilidad MEDIA (2)

MODERADO (10)
MODERADO (20)
MODERADO (10)
Control de Temperatura y
Humedad Relativa FGD.33
MEDIA (2)
Deterioro y pérdida de la
documentación
Mantenimiento Preventivo de
los Termo higrómetros, Des
humificadores y Extractores
de aire
UIMIENTO INSTITUCIONAL
PA DE RIESGOS
e la Universidad Industrial de Santander, así como el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.
Opciones de Manejo
Cronograma
Socializar a los usuarios sobre Dirección de Certificación

la manera correcta de llenar los y Gestión Documental- Enero 18 2018 Junio 30 2019
datos de correspondencia DCGD
EVITAR
Enviar recomendaciones a las Dirección de Certificación

UAA sobre las comunicaciones y Gestión Documental- Enero 18 2018 Junio 30 2019
oficiales radicadas DCGD
Actualizar de las Tablas de Líder del Proceso

Enero 18 2018 Junio 30 2019
Retención Documental Facilitador de Calidad
EVITAR/REDUCIR
Actualizar el procedimiento de Líder del Proceso

Enero 18 2018 Junio 30 2019
control de documentos internos Auxiliar de Archivo
Elaborar el Programa de Líder del proceso

Gestión Documental Líderes de otros
Institucional, presentarlo para procesos
aval en el Comité de Archivo, Secretaría General Enero 18 2018 Junio 30 2019
al Consejo Académico, Integrantes del
socializarlo y publicarlo en la Comité Interno de
Web Archivo
Actualizar la guía de
Auxiliar de Archivo Enero 18 2018 Junio 30 2019
transferencia documental
Actualizar la guía de
Ajustar el cronograma anula de

EVITAR/REDUCIR
Asesorar a las UAA sobre la

Transferencia Documental al
Archivo Central, según
solicitud de las UAA
Informar al Comité de Archivo

sobre la situación existente. Dirección de Certificación
Solicitar a Planta Física el y Gestión Documental- Enero 18 2018 Junio 30 2019
espacio antes utilizado por DCGD
UISALUD y ahora vacío
Secretaría General
Formular el Anteproyecto del
Dirección de Certificación
Edificio de Archivos y Museos Enero 18 2018 Junio 30 2019
y Gestión Documental-
de la UIS
DCGD
Verificar mensualmente
EVITAR/REDUCIR
funcionamiento de los Termo

Auxiliares de Archivo Enero 18 2018 Junio 30 2019
higrómetros Des humificadores
y Extractores de aire.
mantenimiento preventivo de Auxiliar de Archivo Enero 18 2018 Junio 30 2019
los equipos
12
Total de acciones
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
e Gestión de Calidad. 3.2 Consolidado
Nivel de
Indicador de la Acción Meta Observaciones
Cumplimiento
No. De socializaciones
1 100%
realizadas
Se elaboró y ejecutó un cronograma

de capacitaciones dirigido a las UAA
con relación a la las comunicaciones
oficiales radicadas y temas
archivísticos. Adicionalmente de
forma personal en la ventanilla de
correspondencia se le indica a los
usuarios el manejo de los datos de la
correspondencia.
Recomendación enviada 1 100%
No. de solicitudes de Se realizó actualización general

actualización de las Tablas de de todas las TRD incluyendo
Retención Documental 1 anual 100% temas de contratación y
aprobadas por el Comité incorporación del logo
Interno de Archivo institucional.
Se realizó el cambio de versión a

Procedimiento publicado 1 50%
la norma iso 9001:2015
El documento PGD fue

Programa de Gestión elaborado, aprobado por el
80% 100%
Documental comité de archivo y se encuentra
publicado en la página web.
Se analizó la viabilidad de
actualización del documento y se
tomó la decisión de remplazarlo
Guía publicada 1 anual 50%
por uno que cumpla con los
lineamientos de transferencia
documental.
Se analizó la viabilidad de
actualización del documento y se
tomó la decisión de remplazarlo
Guía publicada 1 anual 50%
por uno que cumpla con los
lineamientos de transferencia
documental.
Se actualizó el cronograma de
Cronograma ajustado 1 30% transferencia documental y se ha
ejecutado de forma parcial.
Se elaboró y ejecutó un
cronograma de capacitaciones
100% de las dirigido a las UAA con relación a
No. de asesorías realizadas asesorías 100% transferencia documental.
solicitadas Adicionalmente se asesora de
forma personal a las unidades que
solicitan apoyo.
Se realizó la solicitud a los

diferentes estamentos sobre un
Acta de Comité espacio para el deposito de
1 80%
Comunicaciones oficiales archivo central. Acción que esta
pendiente de definir por parte de
las directivas.
Se presento el proyecto ante

planeación el cual a la fecha está
Anteproyecto presentado a
1 50% pendiente de análisis de
Rectoría
viabilidad por parte de las
directivas.
Se realiza seguimiento mensual

Seguimiento
Formatos 100% por parte de los funcionarios de
mensual
gestión documental.
Se realiza el seguimiento al
Matriz de seguimiento al plan Seguimiento cronograma preventivo ejecutado
100%
de mantenimiento preventivo. Semestral por la División de mantenimiento
Tecnológico.
80%
CONTENIDO
3.2 Consolidado
PROCESO: Recursos
Riesgo Tecnológicos
(Factores
Agente
objetivo)
generador
Descripción (Sujeto u objeto
Riesgo En qué consiste o con capacidad Por qué se puede presentar?
Qué puede ocurrir? cuáles son sus para generar el
características? riesgo)
Falta de personal:
*Profesional para asignar solicitudes
por el SIMAT y realizar plan anual de
mantenimiento preventivo
*Técnico para responder a las
necesidades de mantenimiento
tecnológico de la UIS
Falta de capacitación al equipo de

técnicos de la División de
Mantenimiento Tecnológico sobre los
diferentes equipos de la Universidad
Demora por parte de los proveedores en

la entrega de repuestos
Equipo de la
División de
Demora en los
Mantenimiento
trámites
Incumplimiento en el Tecnológico,
relacionados con la
servicio transporte planta Fallas en el Sistema de Información de
atención de las Mantenimiento Tecnológico "SIMAT"
física,
solicitudes
proveedores,
UAA
Demora por parte de las UAA en la

confirmación del listado de equipos
críticos para el plan anual de
proveedores,
UAA
Demora por parte de las UAA en la

confirmación del listado de equipos
críticos para el plan anual de
Cierres no previstos en la UIS
Demora en el traslado del equipo a la

Tecnológico
El usuario no crea la solicitud mediante

el SIMAT
Falta de presupuesto
No disponibilidad de vehículos para la

atención de servicios de transporte a las
sedes de la UIS
Falta de capacitación al personal de

cada UAA con el cuidado básico de
cada uno de los equipos de mayor uso
en la UIS (computadores, impresoras,
videobeam, teléfonos)
Personal
encargado de
Falla posterior a los
Falla que se embalar y
servicios prestados por
presenta en los transportar los
la División de Falta de mantenimiento preventivo a
servicios ya equipos;
Mantenimiento los equipos de la UIS
cumplidos funcionarios que
Tecnológico
dan uso a los
equipos de la UIS
Inadecuado sistema de transporte que

ocasiona daños en el equipo
2
Total de riesgos
PROCESO SEGU
MAP
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el funcionamiento y confiabilidad de los equipos eléctr
Probabilidad
Evaluación
Efecto /
Impacto
Riesgo
Consecuencias
entidad?)
Personal jubilado y/o retirado. Demora en la contratación
Los técnicos cuentan con el

conocimiento general de los
equipos pero en los casos de
equipos especializados se Equipos especializados
necesita conocer a fondo cada
uno de ellos y esto puede causar
demoras en el servicio
Servicios, repuestos o equipos

Proveedores fuera del área
que no se consiguen en el área
metropolitana
metropolitana
Subcontratación de servicio
Equipos o repuestos no Equipos o repuestos

comerciales descontinuados del mercado
IMPORTANTE (30)
MODERADO (10)
usuarios, daño de la imagen
ALTA (3)
de la DMT, levantamiento
No se actualiza constantemente de no conformidades en el
proceso, tiempos elevados
en la respuesta del servicio
No se realiza seguimiento de los

Desconocimiento de los equipos equipos que han sido dados de
críticos de cada unidad baja o han salido de garantía por
parte del proveedor
en la respuesta del servicio
IM
No se realiza seguimiento de los
Desconocimiento de los equipos equipos que han sido dados de
críticos de cada unidad baja o han salido de garantía por
parte del proveedor
Paros o manifestaciones dentro

de la UIS
Desconocimiento por parte de
las UAA en el proceso de la
Tecnológico
Desconocimiento por parte de
las UAA en el manejo del
SIMAT
Alto número de solicitudes de

Insuficientes vehículos para la transporte a la división de
atención de las solicitudes Planta Física en algunas
temporadas
Alta rotación de personal que

utiliza los equipos
Falta de personal para realizar

mantenimiento preventivo a
IMPORTANTE (30)
todos los equipos y no solo los
MODERADO (10)
críticos Insatisfacción de los

ALTA (3)
usuarios, daño de la imagen

y levantamiento de no
conformidades para el
Pocas solicitudes de Desconocimiento del servicio proceso
mantenimiento preventivo ofrecido por el DMT para el
realizadas por el SIMAT mismo
Vehículos inadecuados para el

transporte de equipos
Mal embalaje , amarre y/o
embarque de los equipos
MAPA DE RIESGOS
confiabilidad de los equipos eléctricos, electrónicos y electromecánicos de la Universidad.
Valoración riesgo
Opciones de
Manejo
Cartas a la alta dirección para solicitar Gestionar ante la alta dirección la

personal contratación del personal
Capacitación de los técnicos de acuerdo Gestionar y ejecutar capacitaciones para

con su vinculación laboral los técnicos de la división
Realizar proceso de inscripción con

Base de datos de proveedores de
nuevos proveedores en la plataforma de
repuestos, equipos y/o servicios
la UIS
MODERADO (20) = IMPACTO MODERADO (10) X PROBABILIDAD MEDIA (2)
Realizar evaluación a cada uno de los

Evaluación de proveedores
proveedores
Solicitudes directas a fabricantes y Realizar cotizaciones directas a los

petición de cotizaciones fabricantes
REDUCIR
Proponer oportunidades de mejora a la

Chequeo del funcionamiento del SIMAT
División de Servicios Informáticos
Folleto informativo relacionado con la Enviar listado de equipos críticos del

identificación de equipos críticos año anterior y folleto a cada UAA
MODERADO (20) = IMPACTO M
Solicitar listados actualizados de equipos Entrega a la DMT del listado de equipos
críticos a cada UAA críticos
Enviar un correo masivo a las UAA con

Guías GRT 01 y GRT 03;
diapositivas indicando el paso a paso de
procedimientos PRT01, PRT02, PRT03
los servicios brindados por la DMT y la
y PRT04 - Diapositivas explicando el
ubicación de los documentos del
proceso
proceso en la intranet
Enviar cartas a la alta dirección la

Cartas a la alta dirección para solicitar
solicitud de recursos económicos para la
presupuesto
DMT
Socialización con planta física y

determinación de dos días por semana Solicitar por la intranet el servicio de
para transporte a la sede de Guatiguará y transporte en los días indicados
requerimientos para las otras sedes
Folleto enviado a cada una de las UAA,

MODERADO (20) = IMPACTO MODERADO (10) X
sobre los cuidados básicos de los equipos Enviar folleto a cada UAA
más comunes
PROBABILIDAD MEDIA (2)
Cartas a la alta dirección para solicitar Gestionar ante la alta dirección la

personal contratación del personal
REDUCIR
Folleto enviado a las UAA sobre la

importancia del mantenimiento Enviar folleto a cada UAA
preventivo a los equipos
Realizar el Plan de mantenimiento

Plan de mantenimiento preventivo anual
preventivo anual
Elaborar el instructivo para el embalaje

de equipos delicados
16
Total de acciones
Cronograma
Indicador de la
Responsables Meta
Jefe División Mantenimiento

5/17/2018 12/17/2018 Carta 1
Tecnológico
Jefe División Mantenimiento Número de

5/17/2018 11/17/2018 5
Tecnológico capacitaciones
Número de
Jefe División Mantenimiento proveedores nuevos
5/17/2018 11/30/2018 10
Tecnológico inscritos por medio
de la DMT
Verificación de que
cada orden o
18/012018 12/21/2018 contrato cuente con 100%
Tecnológico
la evaluación del
proveedor
Número de
Jefe División Mantenimiento cotizaciones
1/18/2018 12/21/2018 25
Tecnológico solicitadas a
fabricantes
Dos mejoras o
Jefe División Mantenimiento actualizaciones al
1/18/2018 12/21/2018 50%
Tecnológico SIMAT en el año
2018
Envío de solicitud
Jefe División Mantenimiento de actualización
1/18/2018 12/21/2018 100%
Tecnológico listado de equipos
críticos
Coordinador sede Socorro
Coordinador sede Málaga
Coordinador sede Barrancabermeja
Recepción del
Coordinador sede Barbosa
1/18/2018 12/21/2018 listado de equipos 90%
Responsable sede Bucarica
críticos
Responsable sede Guatiguará
Decanato facultad de Salud
Coordinador UISALUD
Jefe División Mantenimiento Cantidad de correos

5/29/2018 12/21/2018 7
Tecnológico enviados

5/17/2018 9/17/2018 Carta 1
Tecnológico
Número de
1/18/2018 12/21/2018 solicitudes
Tecnológico
realizadas en el año

5/29/2018 12/21/2018 7

Tecnológico

5/29/2018 12/21/2018 7
Plan de
1/25/2018 12/21/2018 Mantenimiento 1
Tecnológico
Preventivo Anual
Coordinador sede Socorro
Coordinador sede Málaga
Instructivo para el
Coordinador sede Barrancabermeja
5/21/2018 12/21/2018 embalaje de equipos 1
Coordinador sede Barbosa
delicados
Responsable sede Bucarica
Responsable sede Guatiguará
Código: FSE.18
Versión: 02 CONTENIDO
3.2 Consolidado
Nivel de
Observaciones
Cumplimiento
100%
Se realizó fortalecimiento de
conocimientos de 5 técnicos con
50% participación en la XXXII Feria
internacional de Bogotá "Exposición
Industrial"
Esta actividad es de carácter

90%
permanente
Se realizaron 79 ordenes en la
Tecnológico y se selecciona una
100%
muestra de 20 evaluaciones a
proveedores, las demás se encuentran
en el archivo de la división.
100%
100%
Se envío a las Unidades Académico

Administrativas listados de equipos
80%
críticos, se cuenta con la evidencia de
los correos enviados.
Algunas Unidades Académico
Administrativas enviaron
actualizados los equipos críticos y se
80%
continúa haciendo la gestión para que
todas las unidades realicen el envío e
la información.
Las guías, diapositivas y

documentación se realizaron y
50% organizaron pero no fueron enviadas
a las Unidades Académico
Administrativas
100%
Se realizó solicitud en los tiempos

oportunos y se cuenta con la
100%
evidencia en la intranet desde el
usuario emilyeip
Se realizó folleto se realizó pero se

encuentra en revisión para ser
50%
enviado a las Unidades Académico
Administrativas
100%
Se realizó folleto se realizó pero se

encuentra en revisión para ser
50%
enviado a las Unidades Académico
Administrativas
100%
100%
84%
PROCESO: UISALUD
Riesgo Causas
Agente generador
(Sujeto u objeto
con capacidad
Descripción para generar el
Riesgo En qué consiste o riesgo)
Por qué se puede presentar?
Qué puede ocurrir? cuáles son sus
características?
No realizar correctamente la
verificación de requisitos que
deben acreditar los
beneficiarios, de acuerdo con
lo establecido en el RPS
se cuente con
Profesional
R1. No garantizar una información veras,
asistencial trabajo
adecuada afiliación oportuna y adecuada
social y el afiliado.
sobre los datos usuario
y su núcleo familiar.
Error en el registro en la base

de datos de los beneficiarios
Los funcionarios que se
vinculen a la UIS se afilien al
La universidad SGSSS
Industrial de
Santander,
Situación en la que Profesional
R2. Pérdida de potenciales
UISALUD disminuye Asistencial de
afiliados o disminución de
su población objeto de trabajo Social,
afiliados cotizantes
atención Proceso de gestión
de afiliación,
organismos
externos.
No brindar una información
adecuada sobre los beneficios
del sistema de salud de
UISALUD a potenciales
afiliados
La red contratada no cuenta

con disponibilidad de camas
Congestión en los servicios de

urgencias
Situación en la que la
red contratada por la Incumplimiento en los
Universidad, para la Dirección de estándares de oportunidad de
R3. Falta de oportunidad
atención de los UISALUD, la red de especialistas
en la atención asistencial
usuarios no ofrece coordinador de
por parte de la red
servicios acordes a los calidad y
contratada
requisitos de coordinador de No enviar oportunamente la
oportunidad exigidos aseguramiento solicitud de atención de
por la Unidad y por la afiliados o beneficiarios a la
normatividad vigente. RUSS
No contar con la base de datos

actualizada al momento de
requerir una atención
asistencial por parte de la red
de clínicas contratada
Demora en los procesos de
contratación de la red de
prestadores de servicios
externos.
Ausencia de nuevas
tecnologías en la red
contratada
Incumplimiento en los
estándares de oportunidad de
la red de especialistas y apoyo
Situación en la que se diagnostico.
puede ver afectada la
salud del usuario
Personal
debido a la demora en
asistencial,
R4. Demora en la la definición del
Dirección de Personal de salud que no
definición del diagnostico diagnostico y manejo
UISALUD, identifica el Diagnóstico
y manejo terapéutico al terapéutico requerido
coordinador salud
usuario por el usuario
y coordinador de
incumpliendo con los
aseguramiento
atributos de
continuidad y
oportunidad
Incumplimiento por parte de la

red externa de los
lineamientos de prestación de
servicio fijadas por UISALUD
Incumplimiento horario por

parte del personal de la
entidad
Situación en la que
UISALUD ofrezca Dirección de Desconocimiento del personal
servicios asistenciales UISALUD, Grupo asistencial de las guías de
R5. Inadecuada prestación
carentes del medico asistencial, manejo y protocolos de
del servicio en cuanto a
cumplimiento de los coordinador atención definidas por
pertinencia, accesibilidad y
siguientes atributos de medico asistencial, UISALUD.
oportunidad.
calidad: pertinencia, coordinador de
accesibilidad, y aseguramiento
oportunidad.
carentes del medico asistencial,
del servicio en cuanto a
cumplimiento de los coordinador
pertinencia, accesibilidad y
siguientes atributos de medico asistencial,
oportunidad.
calidad: pertinencia, coordinador de
accesibilidad, y aseguramiento
oportunidad.
Desconocimiento del personal

asistencial en el manejo del
sistema de información
asistencial.
Desconocimiento por parte del

profesional en cuanto a
protocolos de manejo,
seguridad del paciente y
control de los mismos
UISALUD carece de la
prestación de servicios
asistenciales seguros
debido al
R6.Incumplimiento de los incumplimiento de la Dirección de
No conocimiento y aplicación
lineamientos establecidos normatividad vigente UISALUD, Grupo
de las guías del programa de
por UISALUD y la aplicable y a las medico asistencial,
seguridad del paciente por
normatividad vigente en estrategias de coordinador
parte del personal asistencial y
cuanto a la prestación de Seguridad del paciente medico asistencial,
administrativo involucrado.
servicios asistenciales en cuanto a: coordinador de
seguros. Prevención de caídas e aseguramiento
infecciones,
Maternidad Segura,
comunicación efectiva,
farmacovigilancia y
tecno vigilancia. Desconocimiento del personal
asistencial para el reporte y
seguimiento de eventos
adversos y de la guía de
identificación de eventos
adversos
Debilidad en las estrategias de

la demanda inducida
Incumplimiento y
cancelación por parte del
usuario de las citas
programadas
Dirección de
UISALUD no cumple
UISALUD,
con las coberturas
coordinador de
definidas por la
calidad y
R7. No cumplimiento de normatividad vigente
coordinador de Debilidad en la
metas en los programas de en cuanto a la implementación de los
vigilancia
Promoción y Prevención población que debe ser protocolos y procedimientos
epidemiológica.
atendida en los
coordinador de de los programas de P y P.
diferentes programas
salud, personal
de promoción y
asistencial.
prevención.
Falta de registros que soporten

todas las actividades
realizadas en los diferentes
programas
de promoción y
asistencial.
prevención.
Falta de registros que soporten

todas las actividades
realizadas en los diferentes
programas
No se cuenta con un programa

estructurado de educación en
salud al usuario
Dirección de
Situación en la que UISALUD,
R8. Aumento de factores UISALUD identifica la coordinador de
de riesgo modificables en afectación de sus calidad y
la población usuaria indicadores de coordinador de
morbimortalidad. vigilancia
epidemiológica.
Falta de mecanismos
institucionales que faciliten la
asistencia del paciente a los
programas de p y p.
UISALUD no Dirección de
R9. Incumplimiento en los Vías de acceso externas en
garantiza los UISALUD,
estándares mínimos de condiciones inseguras para el
mecanismos de acceso coordinador de
habilitación en cuanto a los acceso de sillas de ruedas o
e infraestructura calidad y
requerimientos de personas con limitaciones
adecuada a los usuarios coordinador
infraestructura. físicas
para una atención medico.
asistencial de calidad.
Alta incidencia de
enfermedades de alto costo
Situación en la que Aumento en los costos de

UISALUD no pueda Dirección de adquisición de productos y
R10. No disponer de los
garantizar el UISALUD, servicios asistenciales
recursos económicos
cumplimiento de todas coordinador de
necesarios para garantizar
sus obligaciones calidad y
el normal funcionamiento
asistenciales y coordinador
de la entidad
económicas debido a calidad.
iliquidez financiera
No se realizan nuevas
afiliaciones para distribuir el
riesgo
Dirección de
No contar con sistema de
R11. No cumplimiento UISALUD,
Deficiencia y demora información Integrado que
ante los entes de vigilancia coordinador de
en la generación de facilite la búsqueda de
y control en la calidad.
reportes en el sistema variables requeridas de
presentación de reportes e Coordinador de
de información. acuerdo a entes de control y
informes requeridos. salud. Coordinador
reporte especifico.
de vigilancia.
11
Total de riesgos
PROCESO SEGUIMIENTO
MAPA DE RIE
OBJETIVO DEL PROCESO: Asegurar y prestar los servicios de seguridad social en salud a tod
Causas
Evaluación Riesgo
Probabilidad
Efecto /
Impacto
Consecuencias
entidad?)
Inexactitud u omisión en la
información suministrada por el
afiliado
Desconocimiento a nivel interno

del reglamento de prestación de falta de socialización y
servicios en situaciones de capacitación del reglamento de
remplazo del personal prestación de servicios .
encargado.
Riesgo moderado (20)

Insatisfacción del usuario.
Moderado (10)
deterioro de la imagen de
Media (2)
UISALUD.
Perdida de credibilidad.
Sanciones problemas
jurídicos.
Probabilidad de incluir datos

numéricos diferentes a los
Error humano en el
reales y otras variables
diligenciamiento de los campos
necesarias para esto. Además
establecidos para tal fin.
documentación falsa de los
usuarios.
Desconocimiento en el
portafolio de servicios de
UISALUD o por ubicación de
lugar de residencia diferente a
Bucaramanga.

Moderado (10)
Media (2)
UISALUD.
No se cuenta con material

educativo que complemente la
información iniciando en la
división de recursos humanos y
continuar en UISALUD.
Riesgo importante (30)

Moderado (10)
Alta (3)
UISALUD.
No activar oportunamente en la Perdida de credibilidad.
base de datos de UISALUD a los Sanciones problemas
usuarios de la RUSS con jurídicos.
solicitud de prestación de
servicios
Actualización de la base de datos No se cuenta con un
posterior al envió de la misma a mecanismo en línea que
las clínicas de la red contratada. permita actualizar la
información de la base de
datos y que dicha información
la conozca la red en tiempo
real.
Procesos y procedimientos Extensa normatividad externa
complejos en la universidad para e interna de contratación en el
la contratación sector publico
Inadecuada capacidad de
inadecuada auditoria a la red
tecnología diagnostica por parte
de prestadores.
de la Red de atención contratada
Insuficientes prestadores para

Procesos externos de oferta y
determinadas especialidades y
demanda
subespecialidades

No contar con la experticia
Grave (20)
Media (2)
clínica suficiente para la Proceso salud enfermedad es UISALUD.
identificación oportuna de los dinámico y complejo Perdida de credibilidad.
diferentes diagnósticos Sanciones problemas
jurídicos.
La red externa no disponga del

modulo informático de atención
asistencial
Falta de sensibilización al
personal medico de las políticas
y lineamientos de atención al
usuario

Moderado (10)
Falta de verificación y Falta de un plan de deterioro de la imagen de

Media (2)
actualización de protocolos y capacitación continuada para el UISALUD.

guías de manejo asistencial personal asistencial Perdida de credibilidad.
Sanciones problemas
jurídicos.
UISALUD.
Media (
Riesgo moder
Moderado
Sanciones problemas
jurídicos.
Falta de un plan de capacitación

continuada para el personal
asistencial

Falta de sensibilización y
Grave (20)
Media (2)
capacitación al personal
UISALUD.
asistencial, en el programa de
seguridad del paciente
Sanciones problemas
establecido por UISALUD
jurídicos.
Desconocimiento de las causas

reales del desinterés de los
usuarios para asistir a los
diferentes programas de pyp
Sanciones. población expuesta

a riesgos en salud.
Grave (20)
Aumento de la población con

Media (2)
Falta de sensibilización y
capacitación al personal Falta de un plan de enfermedades prevenibles.
asistencial, en la implementación capacitación continuada para el Aumento del gasto por
y manejo de los diferentes personal asistencial complicaciones de las
programas de PyP enfermedades prevenibles en
la población.
El software asistencial no
No se cuenta con una aplicación
cuenta con las fichas de
informática adecuada para el
registro adecuadas para cada
seguimiento y análisis de los
programa de PyP de a cuerdo a
programas de P y P.
la normatividad legal vigente.
El software asistencial no
No se cuenta con una aplicación
cuenta con las fichas de
informática adecuada para el
registro adecuadas para cada
seguimiento y análisis de los
programa de PyP de a cuerdo a
programas de P y P.
la normatividad legal vigente.
No se cuenta con una estrategia

educomunicativa en salud.

Población expuesta a riesgos
en salud.
Grave (20)
Media (2)
enfermedades prevenibles.
Aumento del gasto por
complicaciones de las
enfermedades prevenibles en
la población.
No existen Estrategias
articuladas entre la
UNIVERSIDAD y UISALUD
Falta de coordinación con la

División de planta física para
el tramite y solicitud de
preventivo de las vías de acceso
mantenimiento preventivo de
UISALUD
las vías de acceso a
UISALUD
Pirámide poblacional
concentrada en edades mayores a Modalidad de contratación de
65 años - envejecimiento la UNIVERSIDAD.
poblacional
UISALUD.
Desarrollo de nuevas tecnologías

Evolución normal del sector Perdida de credibilidad.
para el diagnostico y tratamiento Sanciones problemas
científico
Grave (20)
Media (2)
de la enfermedad jurídicos. Población expuesta

a riesgos en salud.
enfermedades prevenibles.
Aumento del gasto por
complicaciones de las
enfermedades prevenibles en
el proceso de contratación de la la población.
Universidad no es dinámico
Grave (20)
Media (2)
Obsolescencia del software Procesos en sistemas
Sanciones
asistencial existente estacionarios
MAPA DE RIESGOS
eguridad social en salud a todos sus afiliados, cotizantes o beneficiarios, con la implementación de programas de promoción de la salud y pre
Cronograma
Opciones de Manejo
Valoración riesgo
Fecha inicio
Depuración mensual de la Realizar análisis de situaciones o Profesional

base de datos a través del quejas presentadas por el usuario Universitario 1-Jan-18
modulo de afiliados por fallas del proceso de afiliación (trabajo social)
REDUCIR
Se lleva una carpeta de

Socializar trimestralmente el
afiliación con los
reglamento de prestación de Director UISALUD 1-Jan-18
correspondientes soportes
servicios.
Moderado (10) Baja (1) Riesgo tolerable (10)
suministrados por los afiliados
Realizar la actualización
Se realiza cruce de la base de permanente en la base de datos de
Profesional
datos institucional con el los documentos aportados por el
Universitario 1-Jan-18
FOSYGA para verificar usuario garantizando el archivo
(trabajo social)
multiafiliación oportuno en la carpeta de afiliación
y cumplimiento RUAF
REDUCIR
Adelantar la actualización de la base

Se solicita de manera
de datos de acuerdo a lo establecido Profesional
aleatoria la actualización de
en el Decreto 1637 del 2006 Universitario 1-Jan-18
datos a los afiliados para
(RUAF) y Resoluciones 3755 u (trabajo social)
verificar multiafiliaciones
2455 del 2008
Verificar con periodicidad mensual

en la base de datos los hijos, que Profesional
cumplirán 18 y 25 años en el mes Universitario 1-Jan-18
subsiguiente, con el objeto de (trabajo social)
notificar al cotizante
Realizar cruce de información de
Profesional
los funcionarios que se vinculan a la
Universitario 1-Jan-18
Universidad y los que se afilian a
(trabajo social)
UISALUD

Búsqueda activa de potenciales Profesional
Se cuenta con un afiliados de acuerdo al plan de Universitario 1-Jan-18
mercadeo (trabajo social)
REDUCIR
procedimiento de inducción
para dar a conocer la
institución a las funcionarios
que ingresan a la UIS
Implementar un programa de
inducción para los nuevos afiliados Profesional
a UISALUD (presentación de Universitario 1-Jan-18
servicios y motivación de (trabajo social)
vinculación a programas de P y P)
Cuando el usuario reporta se Definir y concertar

gestiona directamente ante la contractualmente los estándares de 1-Jan-18
red contratada calidad en la atención del paciente
Moderado (10) Alta (3) Riesgo importante (30)
Se realiza auditoria a los casos
cumplimiento de las obligaciones 1-Jan-18
detectados
contractuales
Dirección de
UISALUD,
REDUCIR
coordinador de
calidad y
Cruce de información con las Gestionar la consolidación de base coordinador de
universidades y entidades de datos de usuarios de la RUSS en aseguramiento 1-Jan-18
educativas la pagina web
Disponer en pagina web y medios

electrónicos la base de datos
actualizada de UISALUD para que 1-Jan-18
sea soporte en la atención de la red
externa
Cuando el usuario reporta se
gestiona directamente ante la
red contratada
Dirección de
UISALUD,
coordinador de
Evaluar la satisfacción del usuario 1-Jan-18
calidad y
coordinador de
Se realiza auditoria a los casos aseguramiento
detectados Grave (20) Baja (1) Riesgo moderado (20)
REDUCIR
Socialización a la red adscrita del

1-Jan-18
vademécum
Se cuenta con formulario Concertar con la red de Dirección de

establecido para la profesionales adscritos la UISALUD,
1-Jan-18
justificación de medicamentos instalación del modulo informático coordinador de
fuera del vademécum y portable de atención asistencial calidad y
autorización por parte de la coordinador de
coordinación medica aseguramiento
Redefinir el procedimiento de
contratación de prestación de
servicios asistenciales 1-Jan-18
contemplando la inclusión de
pólizas de responsabilidad civil
Acciones tendientes al
Registro de llegada y salida
cumplimiento del horario por parte 1-Jan-18
del personal de la entidad
del personal de la entidad
Dirección de
UISALUD,
REDUCIR
Medición de satisfacción del Re inducción en el manejo del coordinador de 1-Jan-18

usuario software asistencial salud, calidad y
vigilancia
epidemiológica y
gestión del riesgo.
coordinador de
REDUC
salud, calidad y
Moderado (10) Baja (1)

vigilancia
epidemiológica y
gestión del riesgo.
Revisión, actualización , validación,

socialización, evaluación y
Memorandos al personal 1-Jan-18
verificación de aplicación de
protocolos y guías de manejo
Establecer plan de capacitación en

Se cuenta con un programa y
temas relacionados a la seguridad
estrategias de seguridad del 1-Jan-18
del paciente en la atención
paciente.
asistencial.
Grave (20) Media (2) Riesgo Importante (40)
Dirección de
Se realiza el reporte y Documentación e implementación UISALUD, Grupo
REDUCIR
seguimiento de eventos del las estrategias de seguridad del medico asistencial,

1-Jan-18
adversos generados en la paciente y barreras de seguridad en coordinador medico
atención en salud. los procedimientos asistenciales. asistencial,
coordinador de
aseguramiento
Definir e implementar el protocolo

1-Jan-18
de eventos adversos
Redefinición de estrategias de
1-Jan-18
demanda inducida
Análisis de las causas de

Grave (20) Media (2) Riesgo Importante (40)
1-Jan-18
inasistencia a programas de p y p
Dirección de
UISALUD,
coordinador de
REDUCIR
calidad y
coordinador de
Revisión y ajuste de los vigilancia
Están definidos los programas procedimientos y protocolos de los epidemiológica.
preventivos que realiza la programas de p y p con fundamento coordinador 1-Jan-18
entidad. en la normatividad vigente y la medico.
evidencia científica
medico.
Grave (20)
Están definidos los Diseño e implementación de
indicadores de cobertura de aplicativos informáticos que
los diferentes programas faciliten la captura e inducción de 1-Jan-18
preventivos que realiza la pacientes a los diferentes programas
entidad. de P Y P
Grave (20) Baja (1) Riesgo Moderado (20)

Diseñar estrategias efectivas de
difusión y motivación a los
usuarios para garantizar la 1-Jan-18
adherencia a los programas
preventivos Dirección de
UISALUD,
REDUCIR
coordinador de
calidad y
coordinador de
vigilancia
epidemiológica.
Diseñar estrategias articuladas con
Se aplican estrategias de
la Universidad para el
difusión de información a los 1-Jan-18
fortalecimiento de las programas de
usuarios
promoción y prevención
Se realiza mantenimiento y Proyecto de mejoramiento de las

1-Jan-18
adecuación a la planta física vías de acceso a UISALUD
Establecer plan de mantenimiento

de la infraestructura física y hacer 1-Jan-18
seguimiento al mismo
Fortalecer los programas de

promoción y prevención, tendientes
a fomentar estilos de vida saludable 1-Jan-18
y detección temprana de la
Grave (20) Baja (1) Riesgo Moderado (20)
enfermedad
Soportar las autorizaciones de

Se tiene definido en el tratamientos con nuevas Dirección de
software asistencial niveles de tecnologías, en decisiones de juntas UISALUD, 1-Jan-18
medicas basadas en la evidencia coordinador de
REDUCIR
autorización de servicios
científica calidad y
coordinador salud,
coordinador
administrativa y
aseguramiento.
Se realizan juntas medicas con
Buscar mejores condiciones de
los pacientes de alto costo
negociación con la red de
para definir manejos 1-Jan-18
prestadores de servicios de salud
terapéuticos racionales y
(tarifas, descuentos financieros)
costo efectivo
Riesgo Importante (40)
Grave (20) Media (2)
Dirección de
UISALUD,
Diseño e implementación de
EVITAR
coordinador de
aplicativos informáticos que
calidad. 1-Jan-18
faciliten la captura de información y
Coordinador de
reportes requeridos
salud. Coordinador
de vigilancia.
34
Total de acciones
e promoción de la salud y prevención, curación y rehabilitación de la enfermedad en forma adecuada y oportuna.
Cronograma
Nivel de
Indicador de la
Meta Cumplimien
Acción
to
Fecha fin
Informe de auditoría
2 Informes de auditoria
30-Jun-19 con respecto al 50%
anuales.
proceso de afiliación
Numero de
30-Jun-19 socializaciones 2 socializaciones 100%
realizadas al personal
No de afiliados 95% de afiliados de

30-Jun-19 RUAF/ Total UISALUD sin 98%
afiliados multiafiliación.
Base de datos
permanentemente 0 errores en la base de
30-Jun-19 100%
actualizada sin datos
errores.
Beneficiarios 100% de beneficiarios

notificados/ total notificados por
30-Jun-19 100%
beneficiarios en edad incumplimiento de
de notificar requisitos de edad.
Porcentaje de nuevos
80% de nuevos
servidores nomina
30-Jun-19 funcionarios UIS 93%
UIS afiliados a
afiliados a UISALUD.
UISALUD
95% de potenciales
Porcentaje de
afiliados (nuevos
30-Jun-19 potenciales Afiliados 93%
empleados planta UIS)
sensibilizados
sensibilizados.
Nuevos usuarios con 100% de usuarios

30-Jun-19 inducción /total de afiliados con 100%
nuevos usuarios inducción.
Todos los contratos de

No. De contratos
UISALUD con
30-Jun-19 concertados con 100%
estándares de calidad
estándares de calidad
concertados.
Porcentaje de
30-Jun-19 70% de red auditada. 100%
contratistas auditados
Base de datos usuario

30-Jun-19 RUSS actualizada y 100%
en la pagina web
Comunicado de
socialización de la base
de datos actualizada de
la RUSS y usuarios
Base de datos usuario UISALUD a la red
UISALUD externa contratada.
30-Jun-19 100%
actualizada y en la
pagina web
90% de satisfacción del
usuario respecto del
Índice de satisfacción
30-Jun-19 servicio brindado por 97%
del usuario
la red externa
contratada.
90% de red adscrita

Porcentaje de con socialización del
30-Jun-19
adscritos socializados vademécum
UISALUD.
Porcentaje de
50% de la red adscrita
módulos instalados en
30-Jun-19 con modulo asistencial 10%
red de profesionales
instalado.
adscritos
90%de la red adscrita

No. De contratos con
contratada con póliza
30-Jun-19 pólizas de 100%
de responsabilidad
responsabilidad civil
civil
Cumplimiento de
30-Jun-19 Medidas adoptadas agendas de atención 87%
establecidas.
% . De funcionarios 90% de funcionarios

30-Jun-19 asistenciales asistenciales 10%
capacitados capacitados.
No. De protocolos y Guías de manejo de las
30-Jun-19 guías de manejo 10 primeras causas de 50%
actualizadas atención asistencial.
90% de cumplimiento
Cumplimiento del
30-Jun-19 de capacitaciones 100%
plan de capacitación
propuestas
85% de resultado
Evaluación de
satisfactorio en la
eficacia, eficiencia y
30-Jun-19 evaluación de eficacia, 93%
efectividad de las
eficiencia y efectividad
capacitaciones
de las capacitaciones.
No. De eventos
adversos
100% de eventos
30-Jun-19 gestionados / total 100%
adversos gestionados
No. De eventos
adversos detectados
Resultado eficiente en
Plan estratégico de el seguimiento al plan
30-Jun-19 100%
demanda inducida estratégico de demanda
inducida.
% de inasistencia por 5% de inasistencia por

30-Jun-19 100%
cada una de las causas cada una de las causas.
Porcentaje de
100% de protocolos y
protocolos y
procedimientos
30-Jun-19 procedimientos 70%
ajustados y
revisados, ajustados y
socializados.
socializados
Aplicativo Aplicativo informático
30-Jun-19 informático diseñado diseñado e 80%
e implementado implementado
Estrategia
Estrategia
educomunicativa en
30-Jun-19 educomunicativa en 100%
salud, estructurada
salud, estructurada.
implementada.
Estrategia articulada
con la Universidad,
30-Jun-19 Estrategia articulada
estructurada
implementada.
100% de proyecto
30-Jun-19 Proyecto ejecutado 100%
ejecutado.
90% de cumplimiento
Plan de
al plan de
30-Jun-19 mantenimiento con 80%
mantenimiento de
seguimiento
infraestructura.
100% de indicadores
Cumplimiento de
30-Jun-19 con cumplimiento de 86%
coberturas
coberturas.
Numero de casos
10 casos estudiados en
30-Jun-19 estudiados en juntas 100%
juntas medicas
medicas
Numero de contratos
legalizados con 30% de la contratación
30-Jun-19 descuentos con descuentos 45%
financieros vs. Total financieros
contratos legalizados
Aplicativo Aplicativo informático
30-Jun-19 informático diseñado diseñado e 95%
e implementado implementado
85.54%
Código: FSE.18
CONTENIDO
Versión: 02
medad en forma adecuada y oportuna. 3.2 Consolidado
Observaciones
Se realizó auditoría al proceso de afiliaciones en el mes de

mayo de 2019 en donde se tuvo en cuenta la revisión de las
situaciones o quejas presentadas por el usuario.
Se realizó 1 capacitación mediante metodología virtual y

presencial de los temas abordados en el reglamento de
servicios, para el personal de atención en ventanilla.
Se genera informe de multiafiliación del año 2018 donde se

evidencia, que 72 casos de multiafiliación durante el año
fueron solucionadas quedando pendientes 2 registros con
multiafiliación de un total de 2968 usuarios dicha
evidencia fue generada por el área de Trabajo Social.
Se cuanta con el informe de actualización de base de datos.
Esta actividad se realiza de manera mensual y se continúa

realizando oportunamente.
UISALUD genera informe de afiliados del año 2018 donde
se evidencia el ingreso de 30 empleados UIS de los cuales
28 fueron afiliados a UISALUD.
Se realiza capacitación por parte de la División de

Recursos humanos con participación de 28 nuevos
funcionarios
A través del procedimiento de afiliaciones se encuentra la

socialización al usuario del reglamento de prestación de
servicios a los diferentes programas de promoción y
prevención. De igual forma se entrega un instructivo con la
información de interés.
Dentro delas obligaciones del contratista establecidas en

cada uno de los contratos de UISALUD con la red externa
se tienen concertados estándares de calidad como por
ejemplo oportunidad de la asignación de citas, calidad de
los suministros, talento humano calificado y ambiente
confortable.
Teniendo en cuenta la cantidad de contratos generados por

UISALUD, la unidad gestiono ante el DSI la posibilidad de
ajustar los sistemas de información con el fin de generar
los formatos diligenciados de informe de supervisión de tal
forma que facilite el seguimiento de los diferentes
contratos de servicio de Salud.
Esta actividades es permanente y a través de la página web,

en el link comprobación de derechos con el fin de que la
red externa cuente con la información necesaria para el
acceso a los usuarios a los servicios.
Se realizo encuesta de satisfacción de usuarios atendidos
por la red externa contratada y se realizó un informe en
donde se evidenció el cumplimiento con un 97.38% la
meta establecida
Esta actividad esta pendiente de realizar.
Se cuenta con el módulo portable implementado por dos

profesionales contratados para la atención de
procedimientos de apoyo Odontológico en protección
específica y atención preventiva en salud bucal.
Los contratos con la red de prestadores de servicios de

salud están respaldados por la póliza de responsabilidad
civil extracontractual.
Se elabora informes de cumplimiento de horarios de

consulta médica dentro de la atención asistencial en
UISALUD . Dando cumplimiento promedio del 86.785
Se realizó capacitación en el manejo de los sistemas de

información de agenda de citas médicas en el año 2019 a
algunos funcionaros asistenciales. También se realizó
seguimiento al desarrollo de los nuevos sistemas de
información.
Se encuentra aprobada y publicada la guía para el manejo
de patología, y se encuentran en desarrollo las diferentes
guías de manejo para las 10 primeras causas de atención
asistencial en UISALUD.
Durante el año 2018 se realizaron capacitaciones en temas

como: Estrategia en la prevención de infecciones,
Comunicación efectiva, prevención de caídas, gestión
farmacéutica, maternidad segura, seguridad del paciente.
Después del desarrollo de las capacitaciones se han

evaluado y esta información es incorporada en los informes
de cada capacitación.
Se han gestionado la totalidad e los eventos adversos

reportados en el año 2018.
Para el año 2019 se estableció un plan estratégico de

demanda inducida basado en el resultado de los indicadores
de cobertura a los programas de promoción y prevención.
A través de las llamadas de demanda inducida se indaga

sobre las causas de inasistencia a los programas de
promoción y prevención a los que se esta invitado, para lo
que se cuenta con un formato que funciona como protocolo
de llamada y también se cuenta con una planilla de registro
de causas.
Se encuentran en actualización de los procedimientos con

respecto a las rutas de atención integral - RAS -
Se desarrollo módulo para la generación y administración
de agendas asistenciales, solicitud, y asignación de citas
medicas y el módulo de atención asistencial y se continua
con el desarrollo del módulo de atención asistencial para
soportar el registro de atención medica y de cada uno de
los programas de promoción y prevención.
Durante el año 2018 se realizaron 3 talleres enmarcados en

el programa de todo corazón en los cuales se realizan
sensibilizaciones en los temas relacionados con las
diferentes patologías, y en hábitos de vida saludable,
desarrollados en las siguientes fechas: 7 de abril, 9 de
junio, y 25 de agosto de 2018.
Adicionalmente Se llevaron a cabo talleres sobre el manejo
adecuado de los glucómetros.
Se llevó a cabo reuniones con el fin de establecer

estrategias de cooperación de la universidad para fomentar
la vinculación de los usuarios a los programas de
promoción y prevención mediante el programa de
universidades saludables.
Las obras de infraestructura que fueron planeadas fueron

ejecutadas permitiendo mejorar la prestación del servicio.
En conjunto con la División de Planta Física se formuló un

plan de mantenimiento de la infraestructura con el fin de
garantizar las condiciones adecuadas de la misma para la
prestación del servicio.
La unidad para verificar el cumplimiento de los programas

de promoción y prevención, realiza la medición de
indicadores como es el caso de cobertura en donde se hace
el seguimiento a 7 indicadores, dando cumplimiento a 6 de
estos en el periodo evaluado
Cada vez que ha sido necesario la unidad tramita los

requerimientos ante el proceso correspondiente, para el año
2018 no se presentaron casos que requirieran
autorizaciones de tratamientos con nuevas tecnologías.
Se evidenció que de 208 contratos con la red prestadora de

servicios de salud, laboratorios de medicamentos y
distribuidores de medicamentos, 94 tienen acuerdo marco
de precios, y/o tarifas, lo cual permite controlar una amplia
red con adecuadas condiciones mantenidas durante la
vigencia del contrato, además le permiten a la entidad
manejar inventarios con mayor flexibilidad.
La unidad elabora y socializa internamente un informe de
avance en el desarrollo de los sistemas de información.

informeSeguimientoMapasRiesgosJunio2018 Junio2019.

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INFORME DE SEGUIMIENTO

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

4 Administración de riesgos UIS vs Guía de administración de riesgos DAFP

5 Aspectos por mejorar en la administración de riesgos

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

SUGERENCIAS SEGÚN RESULTADOS DE LAS

Sugerir a los procesos reevaluar las acciones

Sugerir a los proceso solicitar ampliación en

Sugerir al proceso terminar las acciones y

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

3.1 PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS

1 DI Dirección Institucional X 4 7 7 0 0 100.00%

* Para el porcentaje promedio de ejecución de las acciones no se tuvo en cuenta la

16 BE Bienestar Estudiantil X 14 36 31 5 0 95.08%

20 CI Comunicación Institucional X 3 16 15 1 0 96.25%

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.2

CONSOLIDADO SEGUIMIENTO ACCIONES MAPAS DE RIESGOS

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

NUMERO DE INDICADORES ASOCIADOS A RIESGOS

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos

NIVEL DE CUMPLIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS vs GUÍA DAFP % promedio total de Cumplimiento

Han identificado y descrito los términos y definiciones asociados a la administración de riesgos 4

Han instaurado una metodología a utilizar. 4

Se ha definido la evidencia de la ejecución del control. 1

Observaciones Control Interno y Evalución de Gestión

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

ASPECTOS POR MEJORAR

ACCIONES POR EJECUTAR SUGERIDAS

Fortalecer en el Manual para la Administración de Riesgos la metodología para la construcción de controles

ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS POR PROCESO

JUNIO 2018 - JUNIO 2019

CONTENIDO 1. Objetivo 3.1 Procesos 3.2

Nivel de Cumplimiento Administración de Riesgos vs

RESULTADOS FURAG II -2018

Dimensión Puntaje UIS Puntaje Max.

Ambiente propicio para el ejercicio del

SEGUIMIENTO ACCIONES POR PROCESO

CUMPLIMIENTO DE CONTROLES Y MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS

¿Hay cumplimiento de los

Fecha corte del Seguimiento 30 de junio de 2019

Al realizar una proyección Información incompleta,

No alineación en los temas Inexistencia de guías o manuales que

Aplicación de normas para Seguimiento deficiente en Inexistencia de controles finales en las

Falta de integración de las unidades o

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40)

Bajos niveles de eficiencia

ZONA DE RIESGO IMPORTANTE (40)

Actos mal intencionados de

Informe de seguimiento a los indicadores

Capacitaciones realizadas por Planeación a las UAA

con el fin de guiar la formulación de proyectos del

Programa Anual de Gestión (PGA) de acuerdo con

los objetivos del PDI.

Seguimiento a los proyectos del PGA de las UAA

Incumplimiento de Normatividad Difusión de documentación del

Deterioro de la calidad Difusión de documentación del