In Manejo de Datafonos V2

INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y
CUSTODIA DE LOS DATAFONOS
MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

PROCESO Facturación Y Recaudo VERSIÓN 2
RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Caja General PAGINA 1 de 10
Establecer los canales de comunicación, controles y los pasos que se deben realizar para la
OBJETIVO solicitud datafonos de un nuevo almacén, almacenes ya en funcionamiento, solicitudes de
mantenimiento cambio o revisión de datafonos y la custodia de los mismos.
Aplica para todas las unidades de negocio a nivel nacional en las cuales se haga uso de
ALCANCE
datafonos.
DEFINICIONES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder ejecutar las
actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las personas que lo ejecutan.
SOLICITUD DE DATAFONOS PARA UN NUEVO ALMACÉN
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Tramitar afiliación del establecimiento ante Bancolombia
llenando el formulario correspondiente de cada franquicia, para Director de Caja
1. Tramitar Afiliación
poder hacer este trámite se requiere previamente tener el registro General
mercantil actualizado con la nueva tienda.
Asignar código del establecimiento por parte de incocredito y
2. Asignar código reportarlo a las redes. El tiempo de duración de este proceso es Incocredito
de un mes.
3. Informar a las redes el Informar al establecimiento que solicita y a las franquicias (visa,
Banco
código de Credibanco, American Express, RBM, Davivienda etc.) el código
Adquiriente
establecimiento asignado.
4. Informar a las franquicias Informar a las franquicias privadas de la apertura del nuevo punto Coordinador
privadas el nuevo de venta y el código único que le corresponde para que lo comercial de
código único parametricen y se posibilite su facturación en el punto de venta. Medios de Pago
Soporte en sitio
5. Informar la instalación de Informar al Director de Caja General la fecha en la que quedan
y/o Supervisor de
puntos instalados y activos los puntos de pago del nuevo almacén.
punto de venta
Informar por mail a la red bancaria, la fecha de instalación de los
6. Coordinar la inspección puntos de pago, para que la red bancaria envíe los datos de la Director de Caja
de los puntos de pago fecha y el funcionario que va a realizar la inspección de los puntos General
de pago.
Realizar la inspección por parte del funcionario de la red bancaria
con el personal de soporte en sitio, para garantizar la completa
Funcionario de la
instalación de la red bancaria, en caso que se presenten
7. Realizar la inspección de Red bancaria /
novedades se debe generar un informe de las cosas que se
los puntos de pago Personal de
deben completar para la instalación de la red bancaria y la fecha
Soporte en Sitio
en la que queda listo, para programar una nueva instalación, si
no hay novedades se continua el proceso e instalación final.
ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR

CARGO: Supervisor Administrativo de Caja CARGO: Director de General de Cajas,
CARGO: Analista de Procesos General, Coordinador de Medios de Pago, Director de Operaciones, Director de
Oficial de Seguridad Medios de Pago
FECHA: 29/04/2021


Activar el punto de pago con la red bancaria habilitada y
ponerlo en funcionamiento. De este proceso se debe dejar un
reporte de visita técnica con la impresión del Boucher donde
aparezca nombre del establecimiento, este documento debe
quedar con firma de la persona de la red bancaria que instalo y
Funcionario de la
8. Activar y entregar del Jefe de tienda Ktronix o Coordinador de punto de pago
Red bancaria /
formalmente el punto Alkosto que recibió y valido la información y el adecuado
Personal de
de pago funcionamiento.
Soporte en Sitio
Nota: en caso que en este proceso de instalación se realice
alguna prueba con el datafono, se debe anular la transacción y
reportar dicho movimiento al Director de Caja general con copia
al Supervisor Operativo contable de caja general y Supervisor
administrativo de caja general.
a. Realizar antes de la apertura varias pruebas con los diferentes
medios de pago privados, para confirmar que el proceso
esté funcionando y llegue la información a caja general y a
9. Realizar pruebas de la conciliación respectiva. Coordinador
funcionamiento con b. Anular las transacciones realizadas. comercial de
medios de pago c. Enviar información de pruebas realizadas al Director de Caja Medios de Pago
general con copia al Supervisor Operativo contable de caja
general y Supervisor administrativo de caja general,
adjuntado copia del voucher y de las facturas generadas.
Diligenciar la planilla de inventarios de datafonos con el
Coordinador de
10. Actualizar el inventario inventario de datafonos y ubicarla en la red en la carpeta de
puntos de Pago
cada tienda en una subcarpeta llamada Puntos de pago.
SOLICITUD DE DATAFONO PARA UN NUEVO PUNTO DE PAGO
Enviar mail al Director de Caja General solicitando la asignación
de un datafono para un nuevo punto de pago en uno de los
almacenes Alkosto o Ktronix.
Administrador
Esta solicitud se debe hacer con mínimo 48 horas hábiles de la
Alkosto, Supervisor
1. Solicitar nuevo datafono fecha requerida de instalación y asegurar que el punto donde se
Ktronix y/o Director
va instalar ya esté listo para operar.
de Operaciones
Nota: en caso que el instalador de la red bancaria llegue y el
punto no esté listo para operar, la reprogramación de esta visita
es de 24 horas hábiles.
Enviar mail a la red bancaria con código del establecimiento,
2. Solicitar datafono a la Director de Caja
el número de caja y si tiene integración TEF para el nuevo
Red bancaria General
datafono.
3. Recibir información de
Recibir mail con los datos del funcionario de la red bancaria y la Director de Caja
la instalación del
fecha de visita al almacén para la instalación del datafono. General
datafono
4. Reenviar la información Reenviar mail con la información de la red bancaria al personal
de los datos de la de soporte en sitio, seguridad, administrador, supervisor, Jefe de Director de Caja
instalación al punto de tienda Ktronix, Líder de Caja Ktronix y Coordinador de puntos de General
venta pago Alkosto.
a. Ingresar al punto de venta por registro donde se valida que
Personal de
se el funcionario reportado en mail por la red. En caso que
5. Realizar la instalación seguridad de
no sea el funcionario o no se haya recibido el mail con la
Registro
información, no se debe permitir el ingreso.


b. Instalar el datafono en el nuevo punto de pago y ponerlo Funcionario de la
en funcionamiento. Red
Entregar el datafono funcionando al Coordinador de puntos de
pago Alkosto o Líder de Cajas o Jefe de tienda Ktronix, actividad
en la cual se genera una copia de un voucher para validar que
este asignado al almacén y no a otra razón social.
Adicionalmente el funcionario de la red bancaria debe dejar el Funcionario de la
6. Entregar el datafono
reporte con la información del proceso de instalación que hizo, Red
con toda la información del reporte diligenciado y este
documento debe quedar con firma del funcionario de la red
bancaria y del Coordinador de Puntos de pago Alkosto o Jefe de
tienda o líder de caja Ktronix de recibido a satisfacción.
Registrar en la planilla de inventario de datafonos, la ubicación Coordinador de
7. Registrar los datos del
del datafono, red bancaria (redaban y Credibanco) terminal, Puntos de Pago,
nuevo datafono en el
placa, identificar si es fijo o inalámbrico, accesorios entregados, Jefe de tienda o
inventario.
observaciones en caso que aplique. Líder de Cajas
Los reportes deben permanecer archivados en una carpeta para
Coordinador de
este fin y organizados cronológicamente. El archivo debe estar
Puntos de Pago,
8. Archivar los reportes en custodia del Coordinador de puntos de pago Alkosto, el Jefe
Jefe de tienda o
de tienda o Líder de cajas Ktronix por un periodo de un año,
Líder de Cajas
pasado este tiempo se destruye.
SOLICITUD DE DATAFONO PARA UNA NUEVA CONCESIÓN
Enviar mail al Director de Caja General solicitando la asignación

Jefe de
1. Solicitar nuevo datafono de un datafono para una nueva concesión en uno de los
Concesiones
almacenes.
Enviar mail a la red bancaria con código del establecimiento,
nombre de la concesión, dirección y medio de comunicación
2. Solicitar datafono a la Director de Caja
que dispone el punto (telefónica, internet o inalámbrico), en este
Red bancaria General
caso los datafonos que se solicitan son fijos o inalámbricos
dependiendo la actividad de la concesión.
3. Recibir información de
Recibir mail con los datos del funcionario de la red bancaria y la Director de Caja
la instalación del
fecha de visita al almacén para la instalación del datafono. General
datafono
4. Reenviar los datos de la Reenviar mail con la información de la red bancaria al personal
instalación al punto de de soporte en sitio, seguridad, administrador, supervisor, Director de Caja
venta y Jefe de Coordinador de puntos de pago Alkosto, Jefe de Concesiones, General
Concesiones Jefe de tienda y Líder de Caja Ktronix.
a. Ingresar al punto de venta por registro donde se valida que
Personal de
sea el funcionario reportado en mail por la red. En caso que
seguridad de
no sea el funcionario o no se haya recibido el mail con la
Registro
información, no se debe permitir el ingreso.
b. Contactar al Coordinador de Puntos de pago Alkosto o al
5. Realizar la instalación Funcionario de la
Líder de Cajas Ktronix, para que le indique la ubicación del
Red Bancaria
datafono en la concesión.
c. Instalar el datafono en la concesión y ponerlo en
Funcionario de la
funcionamiento.
Red Bancaria


Entregar el datafono funcionando a la concesión y al
Coordinador de puntos de pago Alkosto o líder de cajas o Jefe
de Tienda Ktronix, actividad en la cual se genera una copia de
un voucher para validar que este asignado al almacén y no a
otra razón social. Adicionalmente el funcionario de la red Funcionario de la
6. Entregar el datafono
bancaria debe dejar el reporte con la información del proceso Red Bancaria
de instalación que hizo, con toda la información del reporte
diligenciado y este documento debe quedar con firma del
funcionario de la red bancaria y del Coordinador de Puntos de
pago, Jefe de tienda o líder de caja de recibido a satisfacción.
Generar el acta de entrega del datafono de la concesión
Coordinador de
adjuntando el reporte de entrega de la red bancaria.
7. Generar Acta de Puntos de Pago,
El acta de entrega debe quedar firmada por el responsable de
entrega del Datafono Jefe de tienda o
la concesión y el Coordinador de Puntos de pago Alkosto o Jefe
Líder de Cajas
de tienda o líder de caja Ktronix que realiza la entrega.
Registrar en la planilla de inventario de datafonos, la ubicación Coordinador de
8. Registrar los datos del del datafono, red bancaria (redaban y Credibanco) terminal, Puntos de Pago,
nuevo datafono placa, identificar si es fijo o inalámbrico, accesorios entregados, Jefe de tienda o
observaciones en caso que aplique. Líder de Cajas
Los reportes deben permanecer archivados en una carpeta para
Coordinador de
este fin y organizados cronológicamente. El archivo debe estar
Puntos de Pago,
9. Archivar los reportes en custodia del Coordinador de puntos de pago Alkosto, el Jefe
Jefe de tienda o
de tienda o Líder de cajas Ktronix por un periodo de un año,
Líder de Cajas
pasado este tiempo se destruye.
REPARACIÓN, MANTENIMIENTO Y CAMBIO DE DATAFONOS

a. Falla de un único datafono que no bloquea la operación de la
tienda: Se debe informar a Soporte en Sitio para que revise el
equipo y realice los ajustes, en caso que no pueda solucionarla
novedad o no se cuente con el funcionario de soporte en sitio, se
debe solicitar el servicio a la red bancaria, quienes informan el
tiempo de respuesta, si pasado este tiempo no se ha cumplido
con el servicio se debe enviar un correo al Director de caja
general y al supervisor administrativo de cajas informando el caso Coordinador de
1. Identificar la novedad
presentado para que ayuden a gestionar una pronta asistencia. Puntos de Pago,
presentada para su
b. Si son uno o varios datafonos que presentan falla y afectan la Jefe de tienda o
gestión
operación de la tienda: se debe solicitar el servicio Líder de Cajas
inmediatamente a la red bancaria y se debe informar por correo
y por Avantel al Director de Caja general y al Supervisor
Administrativo de cajas el caso presentado para ayuden a
gestionar la oportuna asistencia.
Nota: mientras se recibe el servicio de mantenimiento se debe
hacer uso de los datafonos inalámbricos de backup, solo si no
funcionan ninguna de las dos redes.
Informar por teléfono el número de autorización del servicio
2. Informar el número de solicitado, los datos del técnico que fue asignado y el tiempo de
Red Bancaria
autorización respuesta.


Informar a seguridad que se espera la visita de un representante Coordinador de
3. Informar la visita de de la red bancaria para mantenimiento de un datafono con los Puntos de Pago,
mantenimiento siguientes datos: Numero de caso asignado y datos del técnico Jefe de tienda o
que realizara la visita. Líder de Cajas
Confirmar con el funcionario el número del servicio, si coincide se
solicita el carnet de la empresa y la cedula para identificar que
sea un funcionario de la red bancaria, si todo coincide se permite
el ingreso e informa al coordinador de puntos de pago, Jefe de
4. Validar que sea el
tienda o líder de cajas que está presente el funcionario de la red
funcionario de la Seguridad
bancaria para el mantenimiento, en caso que no coincida el
franquicia
número del servicio o no tenga los documentos no se le permitirá
el ingreso y se le debe informar a los interesados.
Nota: el empleado de la red bancaria siempre debe ingresar por
la recepción del almacén para los Alkosto.
El funcionario de la red bancaria debe contactar al
5. Contactar al coordinador de puntos de pago o Jefe de tienda o Líder de Funcionario de la
Coordinador Cajas en el almacén, quien lo atiende y le indica el o los Red bancaria
datafonos que requieren revisión, mantenimiento o cambio.
Solicitar el carnet de visitantes entregado por seguridad con el fin Coordinador de
6. Solicitud de Carnet de de confirmar que el funcionario de la red ingreso por la entrada Puntos de Pago,
Visitante de personal y no por la entrada de clientes del almacén. Jefe de tienda o
En caso que no lo tenga, debe remitirlo a registro para su ingreso. Líder de Cajas
7. Realizar revisión, Realizar la revisión, mantenimiento o cambio de datafonos. En el
Funcionario de la
mantenimiento o caso que se deba realizar el cambio de un datafono se debe
Red bancaria
cambio actualizar el inventario de datafonos.
Entregar el reporte o informe de la revisión o mantenimiento del
datafono con los aspectos encontrados y lo que se le hizo.
8. Entregar reporte de la Funcionario de la
Adicionalmente se debe generar el voucher del datafono donde
actividad realizada Red bancaria
se valide que el datafono no sufrió ninguna modificación
respecto al código de comercio asignado.
Coordinador de
Archivar los reportes en la carpeta del punto de venta Puntos de Pago,
9. Archivar los reportes
identificada como Documentación PCI Jefe de tienda o
Líder de Cajas
REPARACIÓN, MANTENIMIENTO Y CAMBIO DE SWITCH Y LAS REDES DE COMUNICACIÓN

Confirmar con el funcionario el número del servicio, si coincide se
solicita el carnet de la empresa y la cedula para identificar que
sea un funcionario de la red bancaria, si todo coincide se permite
el ingreso e informa al operador de sistemas, en caso que no
coincida el número del servicio o no tenga los documentos no se
1. Direccionar al
le permitirá el ingreso y se le debe informar igualmente.
funcionario de la
Nota: este tipo de servicios de reparación, mantenimiento y Seguridad
franquicia con el
cambios que tengan que ver con los switch y las redes de
Operador de Sistemas
comunicación, son programados con 24 a 48 horas de
anterioridad y siempre debe estar presente un operador de
sistemas. En el caso de Ktronix se solicitará apoyo a las otras
unidades de negocio para asegurar que siempre haya un
operador presente.


Validar si el trabajo que va a realizar afecta la operación, de ser
así se programa con el funcionario de la red bancaria cuando no
esté operando el punto de venta. Si no afecta la operación se
2. Validar que el trabajo
deja trabajar o revisar el Rack según sea el caso y el funcionario Operador de
no afecte la operación
permanecerá acompañado del operador de sistemas quien Sistemas
del almacén
valida que se cumpla con los procedimientos de seguridad
informática (no uso de USB, no uso de computadores y de nuestra
red interna).
En caso que el funcionario requiera llevarse uno de los equipos
para su reparación o cambio esto debe quedar registrado en la
3. Registrar la salida de Seguridad y
hoja de control de sistemas y en el reporte que deja el funcionario
equipos en hoja de Operador de
de la red bancaria.
control y reporte sistemas
Nota: es estos casos también la salida del equipo debe quedar
registrada en la minuta de seguridad.
INSPECCIÓN DE SEGURIDAD EN BASCULA ESCANER, EQUIPO COMPUTO, DATAFONOS Y MUEBLE GENERAL
1.1. Validar que el escáner siempre este en 00.
1.2. Validar que la báscula tenga los cauchos y estén en buen

estado.
1. Inspeccionar el estado
de la báscula escáner.
1.3. Validar la calibración inspeccionando que tenga los sellos y

que tenga sonido.
FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.

1.4. Garantizar la limpieza de la báscula escáner con ayuda del
soplete de aire con el fin de eliminar elementos ajenos que
altere la medición (peso) y el correcto funcionamiento del
mismo. Se debe realizar una vez por semana ,
Nota: no se debe forzar la báscula superando los 15 kg, ya que
pueden alterar la calibración.


2.1. Revisar el scanner balanza colocando la pesa de 2 Kg en los
5 puntos definidos, y validar que no exista ninguna variación
de peso, se debe repetir este proceso con la pesa de 5 Kg,
para esto se deben registrar en el formato FR-FYR-016 Planilla
Revisión scanner balanza:
 los pesos que se muestran de los diferentes puntos.
Ingenieros de
2. Revisar scanner balanza
soporte de sistemas
 Si requiere mantenimiento.
 Si requiere calibración.
 Fecha y nombre de quien realiza la revisión.
.
Nota: en caso de encontrar variación en la medición, se debe
gestionar la calibración y/o mantenimiento con el proveedor
autorizado.
Coordinador de
Puntos de Pago,
3.1. Teclado: Revisar que no esté bloqueado esto se hace con la
Jefe de tienda o
tecla inicio y enter para posteriormente hacer la validación
Líder de
de todo el teclado numérico.
3. Validar el estado del Cajas/coordinador
3.2. Monitor: Revisar que no esté bloqueada la pantalla.
equipo de computo de
3.3. Impresora: Revisar que tenga papel, que esté funcionando
mantenimiento/
correctamente y que no tenga dañada la tapa. FR-FYR-015
Ingenieros de
Planilla Revisión Puntos de Pago.
soporte de
sistemas
4.1. Banda: validar que esté en correcto funcionamiento y que se
encuentre limpia.
4.2. Cables: El gabinete que está debajo de la caja debe estar
completamente libre de mercancía y los cables deben estar
debidamente organizados.
4.3. Botón Cambio/ Coordinador: La botonera BT5 de llamado de
relojes debe estar instalado en la caja correspondiente y se Coordinador de
realiza validación de su funcionamiento con el reloj. Puntos de Pago,
4.4. Botón 50%: Se hace validación con la tecla ALT y F2 se oprime Jefe de tienda o
el botón ganador y en la pantalla sale en el recuadro el Líder de
4. Inspeccionar mueble símbolo de @ el cual garantiza que está correcto. Cajas/coordinador
general de
mantenimiento/
Ingenieros de
soporte de
sistemas


4.5. Desactivador: Se debe garantizar que la caja lo tenga y este
en buen estado.
4.6. Botón Pánico: Se hace validación mensual con seguridad
4.7. Acrílico Protector caja: Verificar que esté asegurado a la caja
y que no esté vencido.
4.8. Tabla Firma: verificar si está en perfecto estado.
4.9. Aviso abierto y cerrado: Validar que esté funcionando
correctamente. FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.
Coordinador de
Puntos de Pago,
Jefe de tienda o
5.1. Validar que haya comunicación con el datafono, para esto
Líder de
se debe reinicializar y dar la clave.
5. Validar comunicación e Cajas/coordinador
5.2. Verificar que la impresora tenga papel y este en correcto
impresora del datafono de
funcionamiento para esto se debe sacar el papel. FR-FYR-015
mantenimiento/
Planilla Revisión Puntos de Pago.
Ingenieros de
soporte de
sistemas
Inspeccionar el estado físico de acuerdo a la referencia del
datafono (teclado, ranuras, chip, banda). Ver FR-FYR-015 Coordinador de
Planilla Revisión Puntos de Pago. Puntos de Pago,
Jefe de tienda o
Líder de
6. Inspeccionar el estado Cajas/coordinador
físico del datafono de
mantenimiento/
Ingenieros de
soporte de
sistemas
Todos los datafonos están identificados con una placa de

inventario, debe garantizar que la placa existente no
presente alteraciones. Ver FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos
de Pago.
Coordinador de
Puntos de Pago,
Jefe de tienda o
Líder de
7. Verificar placa de Cajas/coordinador
inventario del datafono de
mantenimiento/
Ingenieros de
soporte de
sistemas

8.1. Verificar que los sellos del datafono no presenten cortes,

alteraciones químicas e intentos de despegue. Ver FR-FYR-
Coordinador de
015 Planilla Revisión Puntos de Pago.
Puntos de Pago,
Jefe de tienda o
Líder de
8. Verificar sellos externos / Cajas/coordinador
internos del datafono de
mantenimiento/
Ingenieros de
soporte de
sistemas
9.1. Identificar que los dispositivos no tengan elementos ajenos a

los inherentes del mismo como el cable de poder o batería.
Coordinador de
Ver FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.
Puntos de Pago,
Jefe de tienda o
Líder de
9. Identificar elementos Cajas/coordinador
ajenos al datafono de
mantenimiento/
Ingenieros de
soporte de
sistemas
1. El capítulo de “INSPECCIÓN DE SEGURIDAD EN BASCULA SCANNER, EQUIPO COMPUTO,

DATAFONOS Y MUEBLE GENERAL” se debe realizar en su totalidad todos los martes de cada
semana por parte del Coordinador de puntos de pago, Jefe de tienda o Líder de cajas,
diligenciando el formato FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.
2. El Coordinador de Puntos de Pago debe enviar por correo electrónico la FR-FYR-015 Planilla
Revisión Puntos de Pago los días martes con las novedades a los Ingenieros de Soporte, al
Coordinador de Mantenimiento para Alkosto y Ktronix y al Supervisor Operativo de Alkosto y
Jefe de tienda para Ktronix con el fin de gestionar el AM. Adicionalmente se debe imprimir
la planilla y archivar en la AZ para consulta general y firma de la gestión realizada por parte
de los Ingenieros de Soporte y el Coordinador de Mantenimiento los días miércoles, la planilla
POLÍTICAS Y
debe permanecer archivada por un periodo de dos meses, tiempo luego del cual se
REGULACIONES
destruye.
3. Los ingenieros de soporte en sitio y auxiliares de mantenimiento deben solicitar la FR-FYR-015
Planilla Revisión Puntos de Pago cuando se presenten novedades en Ktronix y firmar al
finalizar la inspección, esta gestión se debe realizar de acuerdo a su cronograma de visitas
establecido por su área funcional.
4. Es responsabilidad del Coordinador de puntos de pago, Jefe de tienda o Líder de cajas
mantener actualizada la planilla de inventarios de datafonos con la información en la ruta
definida para cada tienda.
5. Los cajeros no pueden permitir la manipulación de los datafonos por parte de personal ajeno
a la compañía si no cuentan con la autorización del Coordinador de Puntos de Pago, Jefe
de tienda o Líder de Cajas.

6. El responsable de la custodia de los datafonos de backup son el Coordinador de Puntos de

Pago, Jefe de tienda o Líder de Cajas.
7. Cada tienda debe asignar un espacio exclusivo para guardar los datafonos de backup y
restringir la manipulación de los datafonos
8. El movimiento de los datafonos de backup debe quedar registrado en una minuta exclusiva
para este propósito.
9. En caso que llegue un funcionario para realizar una actividad con los datafonos sin ser
previamente solicitado por el punto de venta, ni informado por caja general no se dejará
prestar el servicio.
10. En los casos que los datafonos de las concesiones fallen, se debe informar al Coordinador
de puntos de pago o Jefe de tienda o Líder de Cajas del almacén para que el coordine el
proceso de revisión con la entidad que corresponda.
11. En los casos que un datafono presenta falla y el funcionario de la franquicia indique que el
problema es de conectividad, el Coordinador de Puntos de Pago o encargado de tienda
Ktronix le debe informar al personal de mantenimiento y sistemas del caso, para que se revise
el cableado y la conectividad.
12. Cada vez que el personal de mantenimiento o de sistemas requiera ingresar al RACK debe
dejar constancia en la minuta de seguridad de la entrega de las llaves y en la planilla de
ingreso en la RACK también debe quedar el registro de quien ingresa y de la actividad
desarrollada.
13. Para solicitar nuevos datafonos se deben pedir 8 días antes de su colocación en el punto de
venta si está en un mes de baja temporada. Si es un mes de alta temporada (junio, Julio,
agosto y diciembre) el datafono se debe pedir con un mes de anterioridad. Tienda nueva
se deben pedir con dos meses de antelación.
14. Cuando se realicen cambios de datafonos o se instalen nuevos, el Coordinador de puntos
de pago o encargado de tienda Ktronix debe validar que quede configurado al código
único de la tienda, para lo cual se debe hacer una impresión de voucher donde aparecen
los datos del comercio asegurando que quede bien configurado y firmar la planilla de la
franquicia de recibido a satisfacción.
15. Siempre que se realice un cambio de infraestructura el operador de sistemas debe reportarlo
de acuerdo al procedimiento de control de cambios.
16. Es responsabilidad Coordinador de Puntos de Pago, Jefe de tienda o Líder de Cajas
quincenalmente hacer transacciones en la red de Credibanco para evitar que estás se
inactiven.
17. Cuando se requiera capacitación del personal nuevo en puntos de pagos y se necesite la
instalación de datafonos en modo prueba estos deben ser solicitados por la dirección de
operaciones al Director de caja general.
18. En caso de pérdida de un datafono se debe colocar el denuncio por parte del coordinador
de puntos de pago en la página de la Policía Nacional por la opción Constancia de Perdida
de Documentos o Elementos (https://webrp.policia.gov.co:444/publico/constancia.aspx)
Adicionalmente el Coordinador de puntos de pago debe enviar un correo al Director de
caja general con copia al Supervisor administrativo de caja general con los datos del
datafono extraviado y el reporte del denuncio respectivo, para que se gestione con la red
bancaria el bloqueo de los mismos.
DOCUMENTOS DE  FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.

APOYO  FR-FYR-016 Planilla Revisión scanner balanza.
 Instructivo-formulario-de-inspección-pci_ok
DOCUMENTOS DE  Manual de Inspección de Datafonos – RBM
REFERENCIA  Primeros+a+uxilios+REDEBAN
 Acta de Entrega Datafono

In Manejo de Datafonos V2

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INSTRUCTIVO DE ADMINISTRACIÓN, MANTENIMIENTO Y

CUSTODIA DE LOS DATAFONOS

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

SOLICITUD DE DATAFONOS PARA UN NUEVO ALMACÉN

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Enviar mail al Director de Caja General solicitando la asignación

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1.2. Validar que la báscula tenga los cauchos y estén en buen

1.3. Validar la calibración inspeccionando que tenga los sellos y

FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Todos los datafonos están identificados con una placa de

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

8.1. Verificar que los sellos del datafono no presenten cortes,

9.1. Identificar que los dispositivos no tengan elementos ajenos a

1. El capítulo de “INSPECCIÓN DE SEGURIDAD EN BASCULA SCANNER, EQUIPO COMPUTO,

MACROPROCESO Gestión de Ventas CÓDIGO PR-FYR-001

6. El responsable de la custodia de los datafonos de backup son el Coordinador de Puntos de

DOCUMENTOS DE  FR-FYR-015 Planilla Revisión Puntos de Pago.

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