CÓDIGO:

INSTRUCTIVO
PÁGINA: EDICIÓN:
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA 1 de 7 02
NOCTURNA HOTELES
FECHA EDICIÓN:
Abril 15 de 2016

1. Objetivo

Estandarizar el procedimiento que deben llevar a cabo los funcionarios de la

hoteleria que manejan el PMS Novasoft, para la realización de la Auditoria
Nocturna con el fin de garantizar con ello la idoneidad y oportunidad de la
información tanto Estadística que arroja el aplicativo Galaxy como la
información Financiera que migra al aplicativo contable Novasoft.

2. Alcance

Es aplicable a todos los colaboradores que deben realizar el proceso de

auditoria nocturna en los diferentes Hoteles de la Cadena.

RECURSOS

QUÉ CÓMO PARA QUÉ

Realizar una Al momento de llegar al turno, se debe realizar una Enterarse de las
ronda Inicial ronda de inspección a las diferentes áreas del hotel diferentes
por las Áreas teniendo en cuenta: novedades y
del Hotel eventos que se
 Verificar movimiento de Restaurante, personal en están llevando a
turno. cabo en el hotel
con el fin de
 Verificar eventos Si hay eventos programados, tenerlo en cuenta
personal en turno. al momento de
dar algún tipo de
 Ronda parqueadero información a los
huéspedes y/o
 Recibir novedades del supervisor de seguridad y clientes o que
Gerente de Turno. impacten el
proceso de
auditoria
 nocturna.
Recibir turno Recibir el turno del recepción teniendo en cuenta los Recibir toda la
por parte del siguientes aspectos: documentación
recepcionista necesaria para
de turno  Recibo de novedades: Leer libro novedades. realizar una
revisión de las
 Revisar llegadas pendientes en el sistema diferentes
Galaxy; variables
necesarias para
 Revisar salidas pendientes en el sistema hacer la
GALAXY auditoria.

 El turno 14 entregar sin salidas pendientes de

habitaciones.

Supervisar organización y aseo de Front desk.

Organizar  Se debe Separar envío cajeros de recepción: Organizar toda la
Documentaci documentación
ón del cajón Paquete 1: Reportes de cierre de caja por necesaria para
de auditoria recepcionista. una realizar la
auditoria
Paquete 2: Facturas pagos directos, copy of invoice nocturna y no se
de cuentas por cobrar (consecutivo DIAN). queden
documentos o
Paquete 3: Cuentas por cobrar separadas por cajero pagos por fuera
con su respectivos soportes. Cada cajero debe de la misma.
enviar este paquete debidamente separado y
organizado. Con la tapa de cxc y soportes en orden
de cargo en la factura.

 Efectuar cierre de datafonos: Clave supervisor

 3141 ESTO VARIA DEPENDIENDO EL
MOVIMIENTO.

Paso 1: Imprimir reporte detallado de las

transacciones del día por datafono.

Paso 2: Imprimir cierre por datafono.

(Preferiblemente hacerlo en el momento de hacer el
cierre del día).

Revisar las Se debe ingresar a todas y cada una de las Contabilizar de

Reservas Reservas pendientes del día para minimizar errores manera completa
pendientes durante la estadía. los cargos del día
con el fin de
minimizar los
errores o
faltantes de
ventas en la
contabilización
de los ingresos.

Revisando por cada llegada

1 Tarifa debe coincidir con la información de la
reserva en el comments.

En las habitaciones con huésped, compartiendo

revisar que el acompañante este cargando no rack
si la reserva es para dos pax o de lo contrario estar
pendiente para cargarlo manualmente si aplica el
cargo del pax add:

2- Packages, teniendo en cuenta que por cada

huésped alojado debe postearse seguro hotelero por
noche, y por habitación, estos cargos dependen de
la cantidad de pax que estén registrados en el
sistema.

Ejemplo de distribución tarifa:

un tercer pax, si cobra el registro debe ser el mismo

del segundo pax, si no se cobra el rate code debe
ser NO RACK. IGUAL PARA LOS PAX QUE SE
CARGUE EL PAX ADD EL CUAL DEBE SER
CARGADO MANUALMENTE

Las reservas 1 0 2 pax en las que en la tarifa no se

discrimina el pax adicional solo están permitidas en
tarifas para grupos o tarifas de planes especiales, de
lo contrario toda reserva debe tener por separado el
costo y tarifa de las personas adicionales, con el
rate NO RACK Y SE CARGA MANUALMENTE EL
PAX ADD.

3- Para las reservas con pago directo debe existir

tarjeta de crédito en el sistema o deposito en
efectivo en la cuenta.

4- Observaciones: En toda reservación debe estar

clara si tiene o no el desayuno, la forma de pago y la
tarifa aplicada.

5- Procedencia y Destino: Para el caso de

nacionales PAIS en ambos campos.
 Para el caso de extranjeros solo País en ambos
campos

Para el caso de huéspedes Walk in, supervisar

como dato adicional que los siguientes campos
estén debidamente diligenciados.

Efectuar la revisión de cuentas maestras para que

no esté cargando tarifa y no nos afecte el ingreso
del día y la tarifa promedio.

Efectuar cuadre de restaurante, minibares,

lavandería, tarjetas de crédito y débito, revisión de
facturas cxc con sus respectivos soportes cartas de
garantía y posibles órdenes de compra, verificando
que no existan movimientos pendientes en los
ambientes.

Nota: los diferentes ambientes deben entregar sus

movimientos cuadrados cierre de cada área con sus
soportes minibares con sus soportes, lavandería con
sus soportes y portada de cierre al igual que
restaurante con sus comandas y caratulas de cierre.

Antes de las 12 de la noche se debe enviar el

reporte en la plataforma de migración Colombia.
Imprimir los Se deben imprimir los reportes de centros de costo Imprimir los
reportes en de productos que afectaron ingreso del día: documentos
Galaxy soporte de los
ingresos del día,
con el fin de
tener claro las
diferentes formas
de pago y
 programar así las
consignaciones
bancarias de los
pagos en
efectivo.

Se debe revisar llamadas telefónicas, tarificador vs

lo cargado en Galaxy, si hay diferencias, se deben
reportar y hacer el cobro respectivo a la persona
encargada del turno, en el cual se generó las
llamadas, si encontramos alguna llamada de
habitación en el sistema en la cuenta de teléfonos se
debe verificar en qué hora se realizó y así poder
cargar la llamada en la habitación que se hizo, esto
si concuerdan las horas con el ch in de la
habitación, el no cargo de la llamada se puede
generar ya que no se le hizo ch in en sistema y el
huésped realizo llamadas si esta en check in la
habitación.

Realizar el Efectuar el cierre del sistema siguiendo los Realizar los

cierre de siguientes pasos: movimientos en
Sistema: el aplicativo con
 Efectuar el cierre de cajero. el fin de dejar las

 Imprimir reportes de soporte o guardar en el

escritorio del equipo derecho del front desk.

 Guest in House por habitación y llegadas

pendientes.

 Preview, por esta opción se despliega el reporte

por Acrobat, guardar en el escritorio del equipo.

 Print, impresión del reporte.

 Reservas por llegar: se deben cancelar pero

este procedimiento se debe replantear con el
departamento de mercadeo, ya que ser deben
 cobrar los no show del día.

Realizar El Realizar y correr todos y cada uno de los procesos

proceso de de Galaxy según rutina de auditor en Galaxy
auditoria
Galaxy

Digitar Diligenciar el archivo llamado informe de Gerencia y

informe de enviarlo por correo electrónico al Gerente del Hotel.
Gerencia y
enviarlo a
Gerencia
General.

Se deben dejar los 3 paquetes de auditoria nocturna

bien organizados y con su respectiva tapa:

 Auditoria con soportes reportes y cierres.

 Paquete de cuentas por cobrar totalmente

revisadas y listas para enviar a radicación.

Consecutivos del día completos y en orden.

Relacionar En el archivo llamado “Registro Diario Reservas Llevar un registro
las reservas Portales”, se relacionan todas las reservas que diario de las
que durante el día hicieron check in y que se realizaron a reservas a las
realizaron través de los diferentes portales (Booking, Despegar cuales se les
check in que pago en destino y Expedia), de acuerdo al siguiente realiza el check
llegaron a tal como se muestra como ejemplo en el pantallazo in y que llegan a
través de anexo. través de
portales portales,
consolidando su
Seleccionando el portal respectivo de acuerdo a la información y
lista de despliegue que da el archivo, en donde teniendo con ello
previamente se ha seleccionado el Hotel y Mes. una mayor
oportunidad del
valor de la
comisión a pagar
a cada uno de
ellos para el
cierre contable.