CÓDIGO: P-RF-07

PROCEDIMIENTO ENTRADA DE
ELEMENTOS AL ALMACÉN VERSIÓN: 04

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ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

REVISÓ APROBÓ
GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION
FÍSICOS

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

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ELEMENTOS AL ALMACÉN VERSIÓN: 04

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1. OBJETIVO

Definir las actividades y acciones a realizar para gestionar y desarrollar con eficacia,
eficiencia y efectividad, el ingreso o las entradas de elementos al Almacén.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la remisión de la carpeta con copia del contrato, a la
Gerencia Administrativa y de Recursos Físicos, la revisión, recepción y almacenamiento
de los elementos y finaliza con el registro del ingreso en los respectivos formatos y en el
software PCT, Módulo Almacén.

Aplica a todos los procesos de la Gobernación del Meta

3. DEFINICIONES

 ALMACÉN: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercancía. Allí, se controlan físicamente y mantienen todos los artículos
inventariados, se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los
artículos de algún daño de uso innecesario, inventarios defectuosos y robos.
 ALMACENAMIENTO: Es la labor de registro de los bienes en depósito y
organización interna de conformidad con la naturaleza de los bienes, seguridad y
las características particulares que garantices su conservación y faciliten su
manejo, identificación y control.
 BIENES: Son todas aquellas propiedades en término de producto. Dichos bienes
pueden ser muebles o sea que se pueden trasladar o desplazar, bienes de
consumo y devolutivos, con permanencia por un determinado tiempo.
 ENTRADA: Es el ingreso de elementos o bienes al almacén por adquisición,
donaciones o devolución por parte de los funcionarios.

4. RESPONSABLE

 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos

 Técnico Operativo
 Funcionario Asignado a Bodega
 Responsable de Inventarios Individuales
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5. DESARROLLO

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

INICIO

NO
¿La entrada al Almacén es por
1 N.A. 12
compra?
SI

Recibir y revisar copia de la

Técnico carpeta del contrato o avances Recibir carpeta de
2 Contratos
Operativo remitidos por el supervisor contrato
asignado.
Revisar y verificar que los
documentos recibidos se Formato de
Gerente encuentren completos y en Revisar y verificar verificación
Administrativo y regla. En caso de que los documentos
3 documentos de
de Recursos documentos no estén completos contratos F-RF-
Físicos o en regla se realiza la 09
devolución al supervisor.

Gerente
Definir con el Supervisor del
Administrativo y Definir de fecha y
4 contrato fecha y hora en que los
de Recursos hora
elementos llegan al almacén.
Físicos

Inspeccionar, verificar y revisar Formato

que los elementos cumplan de verificación de
conformidad con los criterios de especificaciones
aceptación establecidos en el de los
Funcionario objeto del contrato. elementos del
5 Asignado a En caso de equipos de cómputo Verificar contrato F-RF-
especificaciones del
Bodega deben ser revisados por un 11 / Formato de
producto
Ingeniero de Sistemas o Concepto
Electrónico, quien debe Técnico de
diligenciar el Formato de Equipos F-RF-
Concepto Técnico de Equipos. 12
SI
¿Los elementos cumplen de
6 N.A. conformidad con los criterios
8
establecidos en el contrato? NO
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Formato
verificación de
Funcionario Dejar constancia mediante Devolución de especificaciones
7 Asignado a anotación y se devuelven los elementos de los
Bodega elementos. elementos del
2 contrato F-RF-
11
Almacenar elementos en una de
Funcionario las bodegas e identificarlos con Almacenar los elementos
8 Asignado a el número del contrato, en bodegas
Bodega secretaría ordenadora del gasto
y fecha de ingreso.
Registrar el ingreso al sistema la
Gerente entrada al almacén a través del
Administrativo y software PCT, Módulo Almacén Registrar ingreso al
de Recursos y genera el comprobante para sistema y generar Comprobante
9
Físicos / revisión y firmas del Gerente comprobante de entrada de entrada (SW)
Técnico Administrativo y Recursos
Operativo Físicos y Funcionario Asignado
a Bodega.

Entregar comprobante de
entrada al supervisor, previa
Técnico Entregar Comprobante
10 firma del Gerente Administrativo comprobante
Operativo de entrada (SW)
y de Recursos Físicos y
Funcionario Asignado a Bodega.

Archivar copia del comprobante

Carpeta de
Técnico de entrada para actualizar la Archivar copias
11 inventarios en
Operativo carpeta de inventarios en carpeta bodega
bodega. Este ítem va a Fin.

¿La entrada es por reintegro de NO

12 N.A. 20
bienes entregados en servicio?
SI
Recepcionar el memorando
emitido y los documentos
Recepcionar memorando
Responsable de anexos según tipo de bien por el
del ordenador del gasto
13 los inventarios ordenador de gasto donde
individuales solicita el descargue del bien del
inventario y se reintegre a
bodega.
Verificar la información del
memorando con los anexos y Verificar la información del
Responsable de memorando, anexos, en físico
conciliar con el aplicativo.
14 los inventarios del elemento y ordenar a
Recibir el elemento y luego de
individuales bodega
verificado ordena el ingreso en
bodegas.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Recibir el elemento, marcarlo e
Formato
ingresar a la bodega. En el caso
Inventario Físico
de vehículos del parque
Estado de
automotor del departamento se Ingresar el elemento a bodega.
Funcionario Vehículos F-RF-
verifica el inventario físico y En caso de vehículo recibir el
15 Asignado a 13 / Formato
estado de los mismos vehículo y ubicar en zona de
Bodega Inventario Físico
diligenciando el Formato parqueo.
Estado de
Inventario Físico Estado de
Motocicletas F-
Vehículos o Formato Inventario
RF-14
Físico Estado de Motocicletas.
Elaborar para firma y revisión Comprobante
del Gerente Administrativo y de de entrada por
Responsable de Elaborar
Recursos Físicos el comprobante de reintegro de
16 los inventarios
comprobante de entrada por entrada bienes
individuales
reintegro de bienes entregados entregados en
en servicio. servicio (SW)
Gerente Comprobante
Administrativo y Firmar comprobante de entrada de entrada por
Recursos Físicos por el responsable de los Firmar comprobante reintegro de
17
/ Responsable de inventarios individuales y por el de entrada bienes
los inventarios Gerente. entregados en
individuales servicio (SW)
Comprobante
de entrada por
Archivar copia de comprobante
Técnico Archivar copia de reintegro de
18 en la carpeta movimientos de
Operativo comprobante bienes
almacén.
entregados en
servicio (SW)
Comprobante
de entrada por
Responsable de Archivar copia en la carpeta Archivar reintegro de
19 los inventarios inventario individual del Comprobante de bienes
individuales funcionario. Este ítem va a Fin. entrada
entregados en
servicio (SW)
¿La entrada es por reintegro de NO
20 N.A. bienes entregados en
25
administración? SI
Recibir el acta de traslado
Responsable de suscrita por los rectores entrante
21 los inventarios y saliente, junto con el acto Recibir acta de Acta de traslado
individuales administrativo de traslado de los traslado de rectores
docentes.
Confrontar la información con el
Responsable de Confrontar la
sistema, proceder a realizar el Comprobante
22 los inventarios información
reintegro de bienes en el de entrada (SW)
individuales
sistema.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Firmar comprobante de entrada
Responsable de
por el responsable de los Firmar comprobante Comprobante
23 los inventarios
inventarios individuales, por el de entrada (SW)
individuales
Gerente y por el rector.
Archivar copia de comprobante
Responsable de en la carpeta movimientos de Archivar copia de
comprobante Comprobante
24 los inventarios almacén y en la carpeta
de entrada (SW)
individuales individual del docente. Este ítem
va a Fin.
NO
¿La entrada es por nuevas 27
25 N.A.
existencias?
SI

Elaborar el comprobante de
entrada por nuevas existencias,
conforme al acto administrativo Comprobante de
entrada por
26 Técnico expedido por el Secretario Elaborar comprobante de
23 nuevas
Operativo Administrativo, previo informe entrada por nuevas existencias en el
emitido por el Gerente existencias inventario (SW)
Administrativo y de Recursos
Físicos. Este ítem va a Fin.

NO
27 N.A. ¿La entrada es por donaciones? 31
SI

Recepcionar el acta o
documento soporte de la
Recepcionar el acta o
donación, haciendo la documentos soporte
Técnico verificación de las cantidades,
28
Operativo valores y destinación. Solicitar la
inspección de los elementos e
ingreso a bodega al funcionario
asignado a bodega.
Formato
verificación
Verificar los elementos donados Verificar los elementos especificaciones
Funcionario
y constatar con el acta o soporte donados y constatar de los
29 Asignado a
las especificaciones técnicas de con acta elementos
Bodega
los mismos e ingresar a bodega. recibidos en
donación F-RF-
10
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

Realizar la entrada al sistema de
elementos donados por otras
30 Técnico Ingresar al sistema Comprobante de
27 entidades con destino a las entrada
Operativo elementos donados
diferentes Secretarías de la
Gobernación. Este ítem va a Fin.

¿La entrada es por órdenes de NO

28 31 N.A. entrega de dotaciones a los FIN
docentes del departamento?

Recibir las órdenes de dotación SI

Funcionario y verificar con los listados del
29 Asignado a personal docente remitidos por Recibir las órdenes de
Bodega la Secretaría de Educación dotación de los docentes
(cédula, nombre y cantidad).

Elaborar el comprobante de Elaborar el comprobante

Técnico Comprobante de
30 entrada por compra de las de entrada por compra de entrada (SW)
Operativo
órdenes de dotación. las órdenes

FIN

5.1 GENERALIDADES

DESCRIPCIÓN ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

Las entradas al Almacén se pueden presentar por:

 Compras
 Donaciones
 Devolución del servicio
 Nuevas existencias

Los elementos son clasificados en:

 Elementos Devolutivos: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace
de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. Conforman esta
agrupación todos los elementos que se encuentran en bodega o en servicio y que
constituyen los activos del Departamento, no desaparecen con su uso normal y
pueden ser objeto de depreciación, amortización y provisión por deterioro u
obsolescencia.
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 Elementos de Consumo: Son todos aquellos elementos que por su duración y

destino tienen una vida útil de corto plazo, o se consumen por el primer uso que se
hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entra a formar parte integrante o
constitutiva de esos otros , o que por su uso continuo desaparecen o dejan de ser
útiles, o que su costo de adquisición por unidad sea inferior de acuerdo al Decreto
0412 de 2003 o su valor modificado de acuerdo a nueva normatividad.

ENTRADAS AL ALMACÉN

Siempre que se realice una entrada de elementos al almacén se debe elaborar el

comprobante de entrada, este documento acredita la entrega real del bien o elemento al
almacén y sirve de soporte para el movimiento de registro de ingresos en el almacén y
contabilidad.

El comprobante de entrada debe ser elaborado en original y tres copias, así:

- El original para el archivo en la carpeta movimientos de almacén
- Primera copia para contabilidad
- Segunda copia para la carpeta original del contrato
- Tercera copia para la carpeta inventarios en bodega

Este comprobante se debe elaborar tomando como base los documentos soporte, factura
o documento equivalente y debe contener la siguiente información básica:
- Lugar y fecha
- Concepto de transacción, número de documento soporte
- Número de comprobante de entrada en forma ascendente y continua
- Nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o nit,
clase de bien adquirido.
- Código, elemento, referencia, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor
total.
Firmas y observaciones

En la medida que se afecta la entrada de elementos al sistema PCT módulo de almacén

se llama el código de elemento, la referencia, la cantidad y costo unitario y total, de
acuerdo a la ruta de entrada, se diligencian los datos y se graba para que se realice la
afectación contable, en todos los casos, se verifica que se haya afectado la contabilidad al
registrar la entrada de bienes.

Los pedidos que lleguen al almacén deben ingresar en su totalidad como se estipula en el
contrato, a excepción de aquellos que requieran un bodegaje especial y por lo cual serán
entregados en el sitio de destino, previa verificación de los elementos por un funcionario
de almacén.
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ENTRADA POR COMPRAS

Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de bienes

mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios, convenios o
cofinanciación.

Para realizar la entrada se debe por parte del supervisor del contrato allegar al almacén
con ocho (8) días antes de la entrega de elementos y dentro del término de ejecución del
respectivo contrato los siguientes documentos:

- Registro Presupuestal
- Certificado de disponibilidad Presupuestal
- Copia Minuta contrato
- Nombramiento Supervisor
- Póliza y Aprobación
- Acta de inicio

En caso de prorroga se adjunta copia con sus respectivas pólizas y aprobación.

La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos según
lo pactado en el contrato correspondiente. En el momento de la entrada de los elementos
al almacén deben estar presente: El supervisor y el contratista.

En el caso de adquisición de equipos de cómputo y de comunicación, además de las

anteriores personas se debe contar con la presencia de un Ingeniero de Sistemas o
Electrónico que certifique que el producto cumple con lo requerido y se adjunta la
siguiente documentación:

- Copia de la factura especificando marcas y seriales según los elementos

- Concepto técnico o certificación del Ingeniero de Sistemas o Electrónico
- Garantía de los equipos
- Acta de recibo
- Acta de finalización

Todo recibo de elementos por compra se respalda con un comprobante de entrada que
se realiza a través del sistema así: se ingresan los elementos estipulados en el contrato al
sistema a través de la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes
devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) – entrada por compras, y se
visualiza de la siguiente manera:
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a) Compra – bienes de consumo:

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b) Compra – bienes devolutivos:

DONACIONES

Existe una donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica particular se
transfiere, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece a favor de
una entidad estatal previa aceptación del funcionario administrativo competente.

Se recibe el acta o soporte de donación de elementos y se realiza la verificación física de

los mismos para proceder a elaborar el comprobante de entrada y se establece el valor
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conforme lo indicado en el acta de entrega o mediante avalúo practicado por peritos

legalmente facultados.

Para la realización del comprobante de entrada, se ingresan los elementos estipulados en

el documento que especifica la donación al sistema a través de la ruta: Sistema PCTG –
módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos o consumo (de acuerdo al tipo de
bien) – entrada por donación, y se visualiza de la siguiente manera:
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REINTEGRO DE BIENES ENTREGADOS EN SERVICIO

Es la devolución del bien que no se requiere en una dependencia determinada, para el

cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados; por ejemplo supresión de la
dependencia, obsolescencia, etc. pudiendo la administración optar por habilitación,
redistribución o baja.

En este caso, es necesario recibir el elemento con autorización del ordenador del gasto
de acuerdo al lugar donde estaba asignado el bien.

Para registrar el ingreso y elaborar el comprobante de entrada, se ingresan al sistema los

elementos estipulados en el memorando del funcionario para dar de baja redistribuir o
habilitar, a través de la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada –
bienes devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) – entrada por devolución del
servicio, y se visualiza de la siguiente manera:
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NUEVAS EXISTENCIAS

Las nuevas existencias se generan, en el caso de la Secretaría Agroeconómica, con la

reproducción de semovientes o valorización de los mismos, siendo necesario realizar el
registro en el sistema de estas entradas.

Adicionalmente, se puede presentar nuevas existencias cuando existen sobrantes en los

inventarios, es decir, cuando en el momento de practicarse el inventario físico se
determine que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros,
esta mayor cantidad se relaciona en el acta de diligencia determinando la causal que los
ocasionó en este caso se presenta un informe al Secretario Administrativo del
Departamento, quien a su vez a través de un acto administrativo ordenará la
incorporación de las nuevas existencias, con los soportes obtenidos en la identificación
del bien y su respectivo valor comercial. Una vez expedido el acto administrativo, la
Gerencia Administrativa y de Recursos Físicos realiza la entrada de los elementos por
nuevas existencias, tal como se indica en el Procedimiento Entradas de Elementos al
Almacén P-RF-07.

Para realizar el registro de entrada, se ingresan al sistema los elementos estipulados en el

informe presentado por la Secretaría Agroeconómica o en el caso de sobrar existencias
tanto en servicio como en bodega, a través de la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén
– proceso entrada – bienes devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) –
entrada por nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera:
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VERIFICACIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE En el momento de la elaboración del

comprobante de entrada al almacén sin importar su origen, el sistema permite verificar si
las categorías se encuentran parametrizadas, permitiendo grabar el comprobante. En el
caso en que no permita grabar el comprobante se informa a contabilidad para que
gestione la parametrización de la categoría y se realice adecuadamente la afectación
contable, verificando que el valor del movimiento de almacén concuerde con la imputación
contable.

6. REGISTROS

Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación final
Comprobante Técnico Medio Archivo de Según tabla Según tabla
de entrada Operativo magnético y gestión de de retención de retención
(SW) físico almacén documental documental
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Registro Responsable Como Donde Tiempo de Disposición

conservarlo conservarlo conservación final
Formato de Técnico Medio físico Archivo de Según tabla Según tabla
verificación Operativo gestión de de retención de retención
documentos almacén documental documental
de contratos
F-RF-09

Formato Técnico Medio físico Según tabla Según tabla Según tabla
verificación Operativo de retención de retención de retención
especificación documental documental documental
es de los
elementos
recibidos en
donación F-
RF-10

Formato Técnico Medio físico Archivo de Según tabla Según tabla

verificación de Operativo gestión de de retención de retención
especificacion almacén documental documental
es de los
elementos del
contrato F-RF-
11
Formato de Técnico Medio físico Según tabla Según tabla Según tabla
Concepto Operativo de retención de retención de retención
Técnico de documental documental documental
Equipos F-RF-
12
Formato Técnico Medio físico Según tabla Según tabla Según tabla
Inventario Operativo de retención de retención de retención
Físico Estado documental documental documental
de Vehículos
F-RF-13
Formato Técnico Medio físico Según tabla Según tabla Según tabla
Inventario Operativo de retención de retención de retención
Físico Estado documental documental documental
de
Motocicletas
F-RF-14
Carpeta de Responsable Medio Archivo de Según tabla Según tabla
inventarios en de Bodegas magnético y gestión de de retención de retención
bodega físico almacén documental documental
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7. HISTORIAL

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01 Según acto administrativo Versión Inicial

02 Según acto administrativo Reingeniería de Procesos

Revisión y ajuste como resultado la
03 23 de Abril de 2010 Acción Correctiva No 01 del 15 de
febrero de 2010
Se realizan ajustes en la denominación
de los cargos, según la reestructura de la
04 27/08/2013
Gobernación del Meta, decreto 0460 de
2012.

NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.