“AÑO DEL FORTALECIMIENTO DE LA SOBERANÍA NACIONAL”

CURSO: ERP
TAREA ACADEMICA II

GRUPO 4

INTEGRANTES:

De La Cruz Salazar, Ruth Keny

Gómez Jauregui, Jackelin Roció

Osorio Villanes, Wilson André Sebastián

Sosa Vera, Jannet Lucia

Tello Fuentes, Martha

PROFESORA:

García Valdeavellano Lourdes

Mayo – 2022

Lima
 ERP GESCOM

Visión: Ayudar a los dueños de negocios a desarrollar una base sólida y una estrategia
comercial para que puedan tener éxito. Trabajaremos para mejorar las ventas, la
productividad, la organización, la cultura empresarial, y las relaciones con los empleados.

Misión: Nuestro objetivo es mejorar el rendimiento de su negocio y brindar capacitación

para una estrategia comercial exitosa.

Productos:

● Gescom: Sistema integrado de Gestión

● Gespos: Módulo de punto de venta
● Gescom RES: Módulo para restaurantes
● Gescom Agro: Módulo para agroindustrias y cooperativas agrarias.
● Facturación electrónica: Módulo Integrador de factura electrónica.

Servicios: Desarrollo de sistemas a medida, consultoría para la implementación de

sistemas de gestión y específicos. Auditoría de sistemas. Implementación de sistemas de
negocios.
Breve Descripción ERP Gescom:

La integración con los principales sistemas de información es completa y constituye una de

las principales fuentes de ventajas de GESCOM.

Esta conectividad es una de las claves del éxito de nuestro ERP y de su rápida penetración
en todo tipo de negocios. Esta experiencia de éxito proporciona a Ceinor una ventaja única a
la hora de lograr una integración orgánica entre sistemas de información remotos.

GESCOM informa de los pedidos en curso y de la fecha de recepción de los productos.

Además, la incorporación de los albaranes al sistema es automática.

Estas operaciones permiten dar una mejor atención al cliente, minimizar tiempos de forma
considerable y optimizar sus procesos evitando un gran número de duplicidades y errores.
 I. Instalación y configuración del sistema ERP

Figura 1: Usuario y contraseña para acceder al ERP

Fuente: Gescom ERP

A continuación, se puede observar en la parte superior los módulos que conforman el

sistema ERP GESCOM:

Figura 2: Módulos en general

Fuente: Gescom ERP

Los módulos son los siguientes:

1. Archivos:
2. Compras Locales
3. Almacén
4. Ventas
5. Cuentas por pagar
6. Tesorería
7. Contabilidad
8. Ventana y Ayuda
Asimismo, en el menú de ayuda se puede acceder a cambiar de contraseña y a reconectar
en caso el sistema presente problemas al procesar la información de sus respectivos registros
tal y como se observa en el cuadro siguiente:

Figura 3: Menú Ayuda

Fuente: Gescom ERP

Figura 4: Menú de archivos – Proveedores/Anexos

Fuente: Gescom ERP

Por otro lado, el primero de los módulos que conforman al sistema ERP es el menú de
archivos en donde como principales submódulos que contienen son: Productos, compras,
Cobranzas, Tesorería, Contabilidad, proveedores y anexos, Unidades de Negocio, tipo de
cambio, etc. Una vez creada nuestra primera empresa, ésta queda iniciada con unos valores
por defecto, suficientes para comenzar a trabajar con ella. Además, se deberá crear todos los
ficheros maestros necesarios para comenzar a operar: Clientes, Proveedores, Artículos, etc.
A continuación, se presenta las capturas principalmente de los procesos de registro de
proveedores/Anexos.

Figura 5: Formulario para el llenado del proveedor

Fuente: Gescom ERP

Como primer paso, se ingresa a la opción de archivos, se elige la opción de proveedores y

se da clic en mantenimiento para ingresar información de un nuevo proveedor, así como
también se puede ingresar información de otros anexos como empleados, clientes socios,
prestadores de servicios entre otros. Una vez llenados los datos del respectivo anexo se da
en guardar y listo el nuevo anexo está creado. Cabe mencionar que a través del formulario
podemos agregar registros al fichero, modificarlos, borrarlos o listar el contenido del fichero,
además de otras funciones específicas del formulario.
Como ejemplo anexamos la figura Nro. 6.
 Figura 6: Ficha con los datos del proveedor

Fuente: Gescom ERP

De igual manera, dentro del menú archivos también encontramos el submódulo tipo de
cambio, el cual es importante mantenerlo al día para el registro correcto de las
transacciones de la empresa Comercial e Industrias SAC. En la siguiente figura se muestra
un ejemplo del llenado del tipo de cambio de acuerdo con los datos proporcionados por la
SBS.
Figura 7: Registro de tipo de Cambio

Fuente: Gescom ERP

Por último, otro de los principales submódulos del menú de archivos, es la de contabilidad,
donde se encuentra el plan de cuentas que se configura de acuerdo con la actividad de la
empresa Comercial e Industrias SAC. Asimismo, también se encuentran otras opciones como
tabla de detracciones, configuración de formatos, entre otros. Lo descrito anteriormente se
puede apreciar en el cuadro debajo:

Figura 8: Menú de archivos

Fuente: Gescom ERP

II. Interfaz o Módulo de Contabilidad

2.1 Configuración:
Para su previa configuración se incurre en los siguientes procedimientos. Para una mejor
comprensión del procedimiento vamos a dividir este en tres puntos:
- PREPARACION- Establece la estructura y las cuentas que intervienen en el asiento
- PASARELA CONTABLE. - Establece los datos necesarios para comunicarse con AIC-
Contable: Empresa destino del asiento, nombre del borrador, fecha del asiento, etc..
- CONTABILIZACION. - Indica los programas concretos donde se produce la
contabilización.

Asiento de Compras:
Para que el asiento de una factura de compra se lleve a término, es necesario completar el
fichero de Datos contables de compras. Este fichero guarda los datos introducidos, de forma
que se mantienen en vigor para las próximas contabilizaciones.
La contabilización se lleva a cabo durante el proceso de comprobación de facturas.

Asiento de Ventas:
Para que el asiento de una factura de venta se lleve a término, es necesario completar el
fichero de Datos contables de ventas. Este fichero guarda los datos introducidos, de forma
que se mantienen en vigor para las próximas contabilizaciones.
La contabilización se lleva a cabo durante los procesos de facturación automática o
facturación selectiva, si esta se realiza en tiempo real, es decir, al mismo tiempo en que se
emiten las facturas. Si la contabilización se lleva a cabo posteriormente, opción
recomendable, habrá que llamar al programa de Contabilizar facturas

2.2 Activar la base de datos con el correo

El correo de la base de datos, como se podría esperar de su nombre, es una solución para
poder enviar mensajes de correo electrónico desde el motor de base de datos de SQL Server
a los usuarios.
Utilizando Data base Mail, las aplicaciones de base de datos pueden enviar mensajes de
correo electrónico que por ejemplo pueden, contener resultados de consultas o simplemente
alertar a un usuario sobre un evento que ocurrió en la base de datos.
El proceso para poder configurar el correo de base de datos contiene tres principales pasos.
Para completar esto con éxito, necesitamos lo siguiente:
- Crear una cuenta de correo de base de datos,
- Crear un perfil de correo de base de datos,
- Configurar esos dos para trabajar juntos

2.3 Contenido del Módulo de Contabilidad

Dentro del menú o módulo de contabilidad se puede encontrar el registro de ventas, el registro
de compras, el registro de honorarios profesionales, caja banco ingresos, egresos, letras por
cobrar, letras por pagar, asientos de diario, planilla, libros electrónicos SUNAT, entre otros
submódulos tal y como se muestra en las figuras que vienen a continuación:

Figura 9: Modulo Contabilidad

Fuente: Gescom ERP

 Figura 10: Ítems del módulo de Contabilidad

Fuente: Gescom ERP

2.4 Los ítems del menú encontrados

• Registro de Ventas
• Registro de Compras
• Registro de Honorarios Profesionales
• Caja Banco Ingresos
• Caja Banco Egresos
• Letras por Cobrar
• Letras por Pagar
• Asientos de Diario
• Planilla de Haberes
• Reportes y Consultas
• Libros Vinculados a Asuntos Tributarios
• Libros Electrónicos SUNAT (PLE)
• Programa de Envío de Información SUNAT (PEI)
• Procesos de Integración Contable
• Procesos
• Procesos PDT
• Exportación de Asientos Contables
• Importar Datos Contables
• Exportar Información Contable y Tributaria para la SUNAT
• Capital y Patrimonio
• Estados Financieros para el PLE
III. Interfaz o Módulo de Tesorería

Figura 13: Submódulo Comprobantes de egresos (CBE)

Fuente: Gescom ERP

A continuación, se muestra a manera de ejemplo, los egresos de la empresa Comercial e

Industrias SAC, en este caso se trata de un pago de una cuota de una factura por concepto
de arrendamiento financiero.

Figura 14: Ejemplo de CBE

Fuente: Gescom ERP

Como se pudo apreciar en la figura anterior Nro 14, el sistema ERP reconoce
automáticamente el asiento contable por el pago de una factura, en otras palabras, este
sistema ERP contribuye a que la empresa tenga bancarizados sus operaciones económicas
y además facilita su control y ordenamiento ya que genera de manera correlativa asientos de
egresos.
IV. Interfaz o Módulo de Cuentas por pagar

Figura 15: Submódulos de cuentas por pagar

Fuente: Gescom ERP

Dentro de esta interfaz, se encuentra el registro de compras en donde se va a provisionar las

compras con facturas o boletas, de igual manera, al terminar de registrar cada compra, por
defecto el sistema crea automáticamente un numero de asiento correlativo. Asimismo, queda
registrado el nombre del usuario quien hizo el registro de cada compra y de ser el caso
también se puede observar quien hizo modificaciones las fechas de esos registros.

Figura 16: Registro de una compra

Fuente: Gescom ERP

Hay que resaltar que este sistema ERP permite simultáneamente al momento de registrar o
provisionar una compra, en este caso, la adquisición de materias prima o suministros, el
sistema permite jalar las notas de ingreso emitidas previamente por el área de almacén, de
esta manera, permite tener información en tiempo real y una mejor comunicación del área de
contabilidad con el área de logística. Lo dicho anteriormente se puede visualizar mejor en la
figura 17 que viene posteriormente.

Figura 17: Integración de una factura con nota de ingreso

Fuente: Gescom ERP

V. Interfaz del Inventario

El sistema de inventarios se encarga de controlar las existencias del negocio, registra los
ingresos y salidas de los almacenes.

Estos movimientos proceden de los pedidos de compra, venta y de las notas de entrega.

El histórico de almacén puede resultar muy útil a la hora de detectar la causa de los
descuadres que puedan producirse entre las existencias que reflejan los artículos en
GESCOM y las existencias físicas de dichos artículos en el almacén.
Para reconocer el interfaz del aplicativo “Inventarios” se realizará los siguientes pasos:

1. Ingresamos al menú de Inventario

Figura 18: Menú de Inventario

Fuente: Gescom ERP

Podemos observar, todos los ITEMS que tiene INVENTARIOS, entre los cuales destaca:

Ingresos
Salidas
Transferencias
Reporte de Consultas
Consistencia
 2. Creamos la recepción de una mercadería

Figura 19: Módulo de Almacén

Fuente: Gescom ERP

Para ello, hacemos clic en el ITEM “INGRESOS”, en el cual nos aparecerá una ventana
emergente donde nos solicitara cierta información del producto que va a ingresar a almacén

Figura 20: Ventana de ingresos

Fuente: Gescom ERP

Después de ello, veremos la información registrada en el ERP GESCOM como muestra la
siguiente imagen

Figura 21: Ventana del comprobante registrado

Fuente: Gescom ERP

VI. Interfaz o Módulo de Ventas

La Gestión de Ventas se plantea como un proceso administrativo-contable que consta

fundamentalmente de procedimientos: Pedidos, Facturación y Contabilización.
Este módulo permite registrar los parámetros que usará el programa de Registro de
Comprobantes de Ventas. Entre sus principales submenús se tiene a Guía de Remisión,
Registro de ventas de facturas y boletas, notas de crédito y débito y los reportes o consultas.

Figura 22: Modulo de ventas

Fuente: Gescom ERP

Entre algunos de sus principales submódulos se tiene a la emisión de pedidos desde
cotización el cual se entiende por los pedidos recibidos de los clientes.

1.Pedidos. - Como primer paso de una correcta gestión de ventas, Pedidos permite la
grabación y mantenimiento de los pedidos de clientes, así como la emisión de duplicados
para administración y ordenes de servicio o de trabajo. Pedidos, le permitirá administrar su
cartera de pedidos de clientes, conociendo en todo momento la situación de estos mediante
un completo informe de situación que le indicará en qué estado se encuentra un pedido, las
entregas mediante albarán que se han producido del mismo y un resumen final por artículos.
Es posible que su empresa no necesite realizar una gestión de pedidos.

Figura 23: Pedidos de clientes y cotizaciones

Fuente: Gescom ERP

 Figura 24: Registro de Cotizaciones

Fuente: Gescom ERP

2. Facturación. - El segundo paso en la gestión de ventas es la confección de las facturas

correspondientes a los albaranes previamente grabados y si procede conformados. Existen
modalidades de facturación:
● Registro de comprobante. - Permite la facturación de todos los pedidos pendientes
de forma automática con varias posibilidades de descarte.

Figura 25: Submenú factura de venta electrónica

Fuente: Gescom ERP

 Figura 26: Emisión de una boleta de venta electrónica

Fuente: Gescom ERP

Como se observa en la figura 22, se procede a llenar a manera de ejemplo una boleta de
venta, el cual se consigna el DNI del cliente, el nombre del vendedor (a), la condición de venta
si es al contado o al crédito, la fecha de la venta y la descripción de los bienes vendidos y los
precios.

A medida que se van registrando las ventas en el sistema ERP GESCOM, se puede hacer
consultas en la opción buscar y nos saldrá un listado de las facturas o boletas de ventas
registradas de un determinado período, para efectos de graficarlo y entender mejor, se
muestra la siguiente captura:
 Figura 27: Listado de los comprobantes de venta emitidos

Fuente: Gescom ERP

3.-Contabilización. - Realiza el asiento contable de las facturas definitivamente emitidas y

por lo tanto grabadas en el histórico. La Gestión de Ventas se complementa con numerosos
informes y estadísticas destinados a controlar la situación del departamento.

Figura 28: Submenú Reportes y Consultas

Fuente: Gescom ERP