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UNIVERSIDAD TÉCNOLOGICA DE CAMPECHE

MANTENIMIENTO INDUSTRIAL

NOMBRE DE LA MATERIA:

Administración de personal.

NOMBRE DEL MAESTRO:

Mtra. Aidé May Bautista.

INTEGRANTES:

Angélica del Ruby Tejero Pérez


Gilberto López Córdova.
Maisa Escarlett Poot Ovando.
Karla Leonela Balboa Arenas.
GRADO: GRUPO:

1° Cuatrimestre “E”

CARRERA:

T.S.U En Mantenimiento Industrial

NO. DE LA UNIDAD:

NOMBRE DE LA ACTIVIDAD:

Elaboración de un manual de organización

FECHA:
18-FEBRERO-2022
MANUAL DE ORGANIZACIÓ CANDELA VIVA

Candela Viva

Manual de Organización
MANUAL DE ORGANIZACIÓ CANDELA VIVA

4. Candela Viva 5. 15-FEBRERO-2022

CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN.
II. OBJETIVO DEL MANUAL
III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
IV. MARCO JURÍDICO.
V. ATRIBUCIONES
VI. MISIÓN Y VISIÓN
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
VIII. ORGANIGRAMA
IX. OBJETIVO Y FUNCIONES X. GLOSARIO DE TÉRMINO
MANUAL DE ORGANIZACIÓ CANDELA VIVA

I. INTRODUCCIÓN

El documento que se elabora a continuación, es para tener un control administrativo, donde


se dan a conocer los criterios de organización, dando detalles de cada uno, se dan a
conocer igual detalles históricos así como la visión, misión y objetivos.
Esto es para dar un conocimiento de manejo a todos aquellos interesados, especialmente a
servidores públicos de dicha institución.
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II. OBJETIVO DEL MANUAL

El objetivo del manual de organización es facilitar el proceso de capacitación y/o inducción


del personal y permitir el reforzamiento y orientación de las funciones y responsabilidades
del cargo que se les fue confiado. De igual manera verán como determinar las funciones
específicas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica. Y
por último se proporcionara información a los funcionarios y servidores sobre sus funciones
específicas para Implementar la estructura organizacional de la empresa.
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III. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Productos “La Candela Viva” nació hace 18 años en el garaje de la Familia Franco
Guerrero, constituida por una madre viuda y cinco hermanos, de los cuales cada uno se
dedicaba a trabajar para poder soportar sus propios estudios.
Octavio Máximo, hijo segundo del hogar, realizaba en compañía de su madre, dulces secos
con sabores, para venderlos en la institución donde estudiaba y adicionalmente los fines de
semana los ofrecían para actividades recreacionales, fiestas, basares entre otros, como
entrada adicional.
Posteriormente el potencial de este mercado fue creciendo gracias a la calidad, diversidad e
innovación que la Familia Franco Guerrero ponía al producto. Pasados dos años se ofreció
comercializarse en Tiendas y posteriormente ingresó a la cadena de Supermercados del
Valle, donde fue acogido con éxito.
El señor Octavio Máximo culminó sus estudios en Administración y dedicó parte de su
tiempo a especializarse en los temas de costos y mercadeo, para aplicarlo a su Empresa.
Luego de cinco años, la empresa de garaje pasó a ubicarse en una planta de 200 m2 donde
contaba con dos áreas de embalaje, un área de calderas, área de recubrimiento, área de
empaque, área de despachos y bodega. Contaba con aproximadamente 50 trabajadores en
total y se encontraba en todos los Supermercados de Cadena.
Su primera exportación fue realizada a Venezuela, donde se consolidó la venta de un
contenedor de 20 pies. Posteriormente el mercado extranjero fue creciendo, entrando a los
países de Ecuador, Panamá, República Dominicana, México, Costa Rica y actualmente
están realizando pruebas para la Comunidad Europea.
Productos La Candela Viva ha participado en varias ferias de alimentos y ha sido
considerado, en el mercado nacional, como líderes en snack y se han consolidado como
innovadores, de alta calidad y que buscan dar productos sanos a los consumidores.
Poseen Sistema de Calidad y Sellos en los productos y acaban de certificarse en el Sistema
de Seguridad BASC, necesarios para los procesos de exportación.
Actualmente, cuenta con una nueva fábrica, propia, de 500 m2, manejan distribución a las
principales ciudades y sectores del país.
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IV. MARCO JURÍDICO


LEYES:

 Código Civil y Comercial de la Nación, Art. 1100.


 Ley 24.240. Ley de defensa del consumidor, Art. 4.
 Vi un producto en la vidriera con un precio ¿pueden cobrármelo más caro?
 No, te tienen que cobrar el precio que está en la vidriera.
 Ley 24.240, Ley de defensa del consumidor, Art. 8.
 Ley 24.240. Ley de defensa del consumidor, Art. 4 y 9
 Ley 24.240, Ley de defensa del consumidor, Art. 11.
 Ley 24.240, Ley de defensa del consumidor, Art. 11 y 12.
 Ley 24.240. Ley de defensa del consumidor, Art. 34.
 Ley 3.281 de CABA Ley de Devolución de productos en negocios comerciales, Art. 3.
 Ley 3.281 de CABA, Ley de Devolución de productos en negocios comerciales, Art. 1
 Ley 3.281 de CABA Ley de Devolución de productos en negocios comerciales, Art. 3
 Ley 3281 CABA Ley de Devolución de productos en negocios comerciales, Art. 3..
 Ley 3281 CABA Ley de Devolución de productos en negocios comerciales, Art. 3
 Código Civil y Comercial de la Nación, Art. 1056 y 1057.
 Código Civil y Comercial de la Nación, Art. 1110.
 Código Civil y Comercial, artículo 441
 Ley de defensa del consumidor, Art. 4 y 9.
 DOF 27/07/1993 LEY de Comercio Exterior
 DOF 03/09/1999 LEY orgánica del congreso nacional de los Estados Unidos Mexicanos.
 DOF 18/07/2016 LEY de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación
 DOF 01/07/2020 LEY de Infraestructura de la Calidad
 DOF 12/11/2021 LEY de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal de 2022
 DOF 01/07/2020 LEY de los Impuestos Generales de Importación y de Exportación
 DOF 26/05/2000 LEY de los Institutos Nacionales de Salud
 DOF 12/12/2002 LEY de Sistemas de Pagos
 DOF 29/12/1978 LEY del Impuesto al Valor Agregado
 DOF 30/12/1980 LEY del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios
 DOF 31/03/2007 LEY del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado
 DOF 21/12/1995 LEY del Seguro Social
 DOF 07/06/2013 LEY Federal de Responsabilidad Ambiental
 DOF 09/05/2016 LEY Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
 DOF 18/05/2018 LEY General de Mejora Regulatoria
 DOF 28/01/1988 LEY General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente
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CODIGOS:

DOF 07/10/1889 CÓDIGO de Comercio

 DOF 31/12/1981 CÓDIGO Fiscal de la Federación

REGLAMENTO:

 DOF 09/08/1999 REGLAMENTO de Control Sanitario de Productos y Servicios.

 DOF 04/12/2006 REGLAMENTO de la Ley del Impuesto al Valor Agregado


 DOF 04/12/2006 REGLAMENTO de la Ley del Impuesto Especial sobre Producción y
Servicios
 DOF 01/11/2002 REGLAMENTO de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación,
Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización

DECRETOS:

 DOF 11/04/1997 DECRETO para el establecimiento de empresas de comercio exterior


 DOF 07/05/1993 DECRETO que promueve la organización de empresas integradoras
 DOF 23/04/2021 DECRETO por el que se reforman, adicionan y derogan diversas
disposiciones de la Ley Federal del Trabajo; de la Ley del Seguro Social; de la Ley del
Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores; del Código Fiscal de
la Federación; de la Ley del Impuesto sobre la Renta; de la Ley del Impuesto al Valor
Agregado; de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria
del Apartado B) del Artículo 123 Constitucional; de la Ley Reglamentaria de la Fracción
XIII Bis del Apartado B, del Artículo 123 de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos, en materia de Subcontratación Laboral.
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CIRCULARES Y/O OFICIOS:

ANÁLISIS Y DIAGNÓSTICO LA CANDELA VIVA

Para: Dr. OCTAVIO MAXIMO FRANCO


Gerente General
De: B&H Asociados

INTRODUCCIÓN

Durante los últimos cinco años la Empresa ha generado un crecimiento positivo del 20% en
su línea de consumo a nivel nacional, esto igualmente ha generado que los sistemas y
procesos de la compañía, se vuelvan más dinámicos y flexibles frente a los requerimientos y
pedidos de oportunidad, que se puedan generar.

Se ha penetrado en nuevos mercados internacionales, de forma que se han encausado las


estrategias de trabajo hacia la visión de la Organización, el cual tiene un enfoque de
mercados y nuevos negocios.
Actualmente la empresa cuenta con diferentes canales de ventas: Supermercados,
Exportaciones, Institucionales, Industriales, entre otros.
El aumento en los volúmenes de venta, especialmente para el canal de las exportaciones e
industriales, ha generado que los procesos y sus responsables, enfoquen sus actividades a
operaciones de gestión y tengan un grupo de trabajo para delegar y hacer más eficientes
las actividades operativas. Cada año se plantean cuáles son los objetivos de cada área y a
su vez, el despliegue de estrategias y metas para lograr su consecución.

ANÁLISIS:
Este síndrome de crecimiento acelerado ha generado desordenes, ineficiencias y altos
costos, reflejados en los resultados finales de la Compañía.
Para describir a fondo las fallas que actualmente se encuentran en la Cadena de
abastecimientos de la Empresa, tenemos:
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ÁREA DE OPERACIONES.
Comprendida por los departamentos de Compras y Producción, donde se establecen cuáles
serán los planes, programas y necesidades, para el cumplimiento de los presupuestos
establecidos por el Departamento Comercial.

La estructura de estos departamentos está compuesta en:


Compras, por un Ingeniero, un asistente y un almacenista de materiales
Producción, cuenta con un Jefe de Producción, un Supervisor, Coordinadores y Operarios
de planta, así como áreas de apoyo, como Mantenimiento y Control de Calidad.

Para el área de compras, el volumen de trabajo está concentrado en el inventario, del cual,
el 70% consiste en la materia prima principal (importada en un 70%) y bobinas de empaque.
El inventario es controlado a través de una matriz, que indica la rotación de éstos y la
frecuencia con la cual se debe pedir, de acuerdo con su comportamiento
Los pedidos de importaciones deben ser generados con un tiempo anticipado, debido al
paneleo que éste requiere y a que los proveedores deben abastecerlos, cumpliendo con los
estándares de compras establecidos.
Las órdenes de bobina son regidas por control de inventario, el cual se maneja bajo
una rotación, teniendo en cuenta la historia de años anteriores como pronóstico.
El sistema comercial manejado no ha sido explotado en su máxima capacidad, lo cual
impide que se evidencien, de una forma más eficaz, las necesidades de materiales y que se
rijan más por controles físicos, que debe realizar periódicamente el almacenista de bodegas
(MP, ME) y a los movimientos que se tengan programados por el plan de producción, el cual
es suministrado mensualmente.
Este departamento está apoyado por un asistente de compras, cuyo perfil no
satisface las expectativas requeridas y por el movimiento dinámico de la Empresa. El
departamento de producción está dirigido por un Ingeniero y a su cargo, cuenta con un
supervisor que apoya las operaciones diarias de la planta. El departamento es alimentado
por los presupuestos de ventas, los cuales están discriminados por cada uno de los
canales de ventas existentes: supermercados, exportaciones, institucionales, entre
otros. Sin embargo, no existe una fortaleza, ya que la realización de sus actividades
depende en gran medida de proveedores y todo lo que conlleva a un retraso en las
entregas.
El presupuesto, dentro de su asertividad, es controlado para el canal de supermercados,
pues para los otros canales, se espera que el cliente confirme el pedido para ser
programado en producción.
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Esta situación, así como la programación de áreas, que afectan directamente la gestión del
departamento de Producción, como es Compras, hace variable el cumplimiento en las
entregas.
Esta falta de certeza hace que costos de fabricación estén controlados por el nivel de
ventas, especialmente por el volumen en kilos producidos, pues afectan directamente el
indicador, y que adicionalmente se mueva el personal y estos ingresos fortuitos ocasionen
problemas de calidad en los productos.

ÁREA COMERCIAL:
El área comercial está conformada por un Gerente Comercial, quien realiza los viajes fuera
del país para la consolidación de clientes internacionales, y su departamento está
conformado por una asistente comercial y una auxiliar de ventas.
De él, depende un área de eventos y mercadeo, quienes son los responsables del
“desarrollo de nuevos clientes” y la realización de actividades promocionales.
También se encuentra el área de Despachos, en la cual se encuentra la bodega de producto
terminado y se realizan los despachos a nivel nacional e internacional.
En la ciudad de Bogotá se ha conformado una pequeña oficina, la cual no tiene establecido
un objetivo, pero se realizan los despachos locales que van dirigidos, especialmente, a
supermercados y clientes del mismo sector.
De esta área depende todo el resto de los departamentos para su planeación de recursos y
programación de trabajo.

ÁREA ADMINISTRATIVA Y TALENTO HUMANO


Una de las ventajas con las cuales ha contado la Compañía, durante el tiempo de vida, ha
sido la dinámica y versatilidad con la cual, cada uno de los miembros, ha trabajo y
respondido a las exigencias del medio.
Pero ahora es importante replantear cuáles son las verdaderas necesidades de la Empresa
frente a las expectativas y objetivos que se tenga planeado, frente a su imagen corporativa y
estrategias de trabajo.
Durante este último trimestre se registraron fallas en los procesos, originados por errores
humanos, tales como descuidos en la realización de labores y actividades de seguimiento a
diversos proyectos. Estos errores, a la vez, son traducidos en altos costos, por decisiones
inmediatas a retrasos en las programaciones de producción e incumplimientos en los
tiempos de entrega a clientes.

DESCRIPCION DE FALLAS EN LAS OPERACIONES DE LA CADENA DE


ABASTECIMIENTO.
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Aunque se cuenta con un presupuesto de ventas, no existe una verdadera confirmación de


las fechas y las cantidades realmente requeridas, afectando cualquier tipo de programación
presupuestada para el área de compras y ventas.
La planeación de compras presenta muchas debilidades, generando agotados en los
procesos y adicionalmente, se presentan continuos retrasos e incumplimientos en las
entregas, generados por pedidos programados inesperadamente, fallas de proveedores,
falta de visualización del comportamiento de la demanda y el departamento comercial,
responsabilidades dentro del área y fallas en la comunicación, ausencia de personal para
realizar las tareas y cumplir con las responsabilidades del caso.
Con el aumento de las ventas se ha incrementado el movimiento en el área de despachos,
generando devoluciones, falta de seguimiento a los inventarios y auditorias, que permitan
tener un control de inventario veraz en el programa comercial, es decir, en cada periodo de
inventario, se encuentran descuadres por referencias y se presentan deficiencias en la
metodología para realizar los despachos por rutas, en la ciudad de Cali.
Para la ciudad de Bogotá no se tiene con claridad, cual es el objeto de ésta y se cuenta con
un presupuesto de ventas de esta ciudad, pero no existen planes claros para el desarrollo
de esta, como tampoco se cuenta con el personal adecuado para el control de inventarios y
consecución de metas. Presentan problemas para el cierre de inventario a final de cada
periodo y no existe control sobre la rotación de los productos, como políticas de solicitud de
pedidos.
En producción actualmente se cuenta con una planta con capacidad de espacio limitada y
que su eficiencia en las operaciones es muy regular por las operaciones que realiza. El plan
de producción no se encuentra integrado al Sistema o módulo comercial, lo cual evita que
se realicen solicitudes o requerimientos a compras, de acuerdo con el programa mensual.
Las actividades de órdenes de servicio se realizan manualmente y no existe control sobre el
personal adecuado para los cálculos de las horas trabajadas. La programación se realiza
con base al canal de las ventas y se adecuan a las necesidades de otros canales cuando
se confirman los pedidos, generando altos costos en algunos periodos, problemas con la
asignación del personal requerido y costos extras por tareas repetitivas manuales.
El Sistema de información con el que cuenta actualmente la Empresa no está totalmente
actualizado a las necesidades reales de la Compañía, ni existe una preparación adecuada
para su manejo, generando atrasos y problemas de control frente a los inventarios de cada
una de las bodegas. Adicionalmente, las entradas a la bodega de producto terminado se
realizan de una forma manual generando inconsistencia en las auditorias entre el sistema y
lo físico.
Con el crecimiento de la empresa se ha demandado mayor dinamismo y compromiso del
personal de cada área, careciendo de conocimientos para su mejor desempeño y
búsqueda de alternativas, es decir se necesita capacitación, porque cuando no se cuenta
con este nivel se producen acciones que conllevan a paradas en el sistema, altos costos e
incumplimiento en los pedidos. Existen algunas áreas, que no cuentan con la estructura
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suficiente y con el perfil que se requiere, afectando el resultado final con el cliente y con la
Compañia
V. ATRIBUCIONES

El departamento técnico y el departamento de producción, por definición, deberían


establecerse como dos departamentos separados en una empresa, pero el factor
económico es determinante muchas veces, y suele encontrárselos estructurados como
una sola unidad.
El departamento de producción es el encargado de fabricar el producto, pero además
de producir se ocupa de otras tareas, tales como

 Analizar los productos o servicios


 Medir los tiempos de ejecución
 Seguridad e Higiene
 Formas de ejecutar los trabajos
 Control de calidad
 Control de inventarios
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VI. MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN:
Somos una empresa de producción de dulces duros, elaborados conforme a las
necesidades y peticiones de nuestros clientes, a los cuales nos compete, brindarles
productos fabricados por personal altamente calificado que garantice una excelente
calidad.

VISION:
Ser el referente a nivel nacional e internacional en dulces duros, cuyo reconocimiento
provenga tanto de consumidores, proveedores y la sociedad y velando por una cadena
alimentaria sostenible.
Estamos constantemente enfocados a la industria. Creemos en lo simple, no en lo
complejo, necesitamos abordar y controlar la producción detrás de los productos que
se hacen.
Y participar en los mercados de manera nacional donde podemos hacer una
contribución significativa

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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

 Gerente general
 Jefe de planta
o Área de operación:
 Departamento de producción.
 Jefe de producción.
 Supervisor.
 Coordinadores.
 Operarios de planta.
 Control de calidad.
o Departamentos de compra:
 Jefes de compra.
 Asistente
 Almacenista de materiales.
o Área comercial:
 Departamento comercial
 Gerente comercial
 Asistente comercial.
 Auxiliar de ventas.
o Áreas: administrativas y talento humano:
 Departamento administrativo
 Director administrativo.
o Áreas de mantenimiento:
 Departamento de mantenimiento.
 Jefe de mantenimiento.
 Talleres de mantenimiento.
 Mantenimiento 1 (correctivo)
 Mantenimiento 2 (preventivo)
 Ayudante de mantenimiento.
o Área de staff:
 Staff de la compañía consultora BYB.

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VIII. ORGANIGRAMA

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IX. OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS ÁREAS

 ÁREA DE OPERACIÓN:

Autorizar desarrollar un plan o estrategia de operaciones, que permite definir


los protocolos y la organización que se deberá seguir durante los procesos de
actividad la empresa.

Función

o Establecer el plan de inversiones según las necesidades de la


compañía.
o supervisar los procesos diarios y mantener al director ejecutivo
informado sobre el rendimiento de la empresa.

DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN:

Descubrir innovaciones para una mayor eficiencia en las distintas etapas del
proceso productivo, lograr una calidad óptima de la empresa.

Función

 Vigilar continuamente buscando los errores y fallos en las distintas fases de


producción de la empresa.
 Planificar todas las tareas y procesos necesarios para lograr llegar en el
tiempo establecido.

JEFE DE PRODUCCIÓN:
Planificar y gestionar las tareas de los trabajadores de planta, asegurando
su nivel de rendimiento y productividad, optimización de los procesos
productivos con el fin de obtener los mejores resultados para la empresa.

Función
 Supervisa el mantenimiento de las instalaciones productivas, para el
correcto funcionamiento de maquinarias y equipos, así como por el
desempeño diario de cada trabajador encargado de algún proceso
productivo.

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 Supervisar las líneas de producción, ajustes y mejoras puntuales, que se


siguen los procedimientos determinados por el departamento de calidad, y
de igual manera los procesos y paradas de mantenimiento de las máquinas.

SUPERVISOR:

Encargado de velar porque las personas que están bajo su supervisión realicen
el trabajo de la mejor forma posible, cumpliendo estándares y políticas propias
de la empresa.

Función

 Coordinar las tareas que cada miembro del equipo llevará a cabo.
 Garantizar que todos los trabajadores cumplan con sus
responsabilidades.

COORDINADOR:
Coordinar, programar y ejecutar las actividades de los grupos de trabajo para
finalmente lograr los objetivos previstos, supervisar las tareas asignadas al equipo.

Función
 Informar de los riesgos específicos que pueden afectar de manera directa o
indirecta a los trabajadores que acudan a centro de trabajo.
 Organizar diversas cosas de manera armónica para la producción de
resultados deseados.

OPERARIOS DE PLANTA:

Autorizar equipos de proceso para ser reparados o intervenidos, y ponerlos en


marcha para su conexión o integración en el proceso y mantener limpios y en
la disposición adecuada los equipos y el área que están bajo su propia
responsabilidad.

Función

 Prepara y acondiciona máquinas, equipos e instalaciones de plantas


industriales.

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 Prevenir los riesgos personales mediante la utilización de equipos de


protección, responder en condiciones de emergencia con rapidez y de la
forma adecuada.

MANTENIMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD:


Plantear mantenimiento constante, permite prevenir fallas que provocan
mayores retrasos y desajustes en la producción de la empresa, además de que
se reducen costos en los que se tendrían que incurrir por concepto de
reparaciones mayores, o incumplimiento de la programación de la producción.

Función

 Realizar inspecciones de las acciones, los procedimientos, el equipo y


las instalaciones del área de mantenimiento.
 Asegurar que todo el personal esté consciente de los procedimientos y
normas de mantenimiento, con la experiencia requerida para cumplirlos.

 DEPARTAMENTO DE COMPRA:

Proporcionar y asegurar que el suministro de las materias primas, los


productos que se subcontraten, los repuestos, tengan una continuidad
evitando posibles rupturas.

Función

 Asegurar el suministro de materias primas, productos o


servicios es la principal función del departamento de compras y
conseguir los mejores resultados, tanto en calidad, como en precio
y plazo.
 utilizar el proceso de compra como elemento intermediario entre
empresa y proveedores se evaluará el coste de los materiales
necesarios para el desarrollo de nuestra actividad empresarial al tiempo
que propone diferentes.

JEFE DE COMPRA:
Aprobar las compras y debe asegurarse de que sus trabajadores
cumplen su función correctamente, y establecer un control y
evaluación del trabajo. No solo debe saber organizar el servicio, sino
también delegar tareas en sus trabajadores.

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Función

 Gestionar información de cualquier tipo con respecto a los mismos para


completar las futuras contrataciones.

 Trabajar como parte de un equipo.

ASISTENTE:

Gestionar a hacer un mejor uso de su tiempo, gestionar su carga de


trabajo y asegurarse de que su oficina funcione sin problemas y ayudar
al gerente o director para lo que se necesite.

Función

 Organiza y planifica la agenda diaria de su jefe.


 Contestar llamadas telefónicas o actuar como recepcionista.

ALMACENISTA DE MATERIALES:

Mantiene libres y limpias las áreas de bodega y pasillos del almacén, la


mercancía existente en el almacén mantiene control de caducidades
de materiales para evitar pérdidas por obsolescencia y ejecuta
maniobras con seguridad para evitar mermas por malos manejos o
daños.

Función

 El almacenamiento correcto de las mercancías


 La recepción de todos los productos que comprendan la actividad
industrial de la empresa propietaria del almacén

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 AREA COMERCIAL:
El área comercial es aquella en la que las empresas despliegan las
estrategias de ventas, marketing, relaciones públicas y todos aquellos
esfuerzos para alcanzar la mejor posición en el mercado.

Objetivos:
Algunos ejemplos de objetivos comerciales bien definidos son:

 Aumentar 10% la cartera de clientes durante el próximo semestre.

 Reducir el costo de generación de leads un 20% en el próximo trimestre.

 Elevar la facturación del 5% de sus clientes en un plazo no mayor a 6


meses.

 Cerrar contratos por un año con al menos tres clientes potenciales


durante el siguiente bimestre.

Funciones:
Algunas de funciones más importantes del departamento comercial serían las
siguientes:

 Diseñar estrategias junto con los diferentes departamentos. En este


sentido, el departamento comercial está en contacto y trabaja codo a
codo con todos los departamentos. Es transversal a ellos y ha de estar
alineado con los mismos para ofrecer bien los productos y conseguir
beneficios para los diferentes departamentos.

 Análisis de mercados y estrategias de introducción. Ante una


estrategia de crecimiento de la empresa, el departamento comercial
deberá analizar mercados, medir y realizar estrategias para poder
acceder a este crecimiento e internacionalización de la forma más
adecuada y eficaz posible.

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 Diseñar plan ventas, productos que demanda el mercado. Se ha de


estudiar y conocer qué demanda el mercado y nuestros clientes y
promover el diseño de los productos más adecuados.

 Establecer objetivos de ventas. Estos objetivos se pueden valorar


tanto por número como por producto.

 Organizar al equipo de ventas. Dirigir el departamento significa


organizar a quienes forman el equipo, teniendo en cuenta posibles jefes
de equipo, promociones, medición de resultados, etc.  (por zonas,
selección jefes equipo…)

 Diseñar programas de formación e incentivos. Estos programas


tienen como objetivo la mejora de los resultados que obtiene el
departamento.

 Diseñar campañas promocionales. Promociones adecuadas a la


estrategia prevista.

 Preparar las visitas del equipo comercial.

 Diseñar servicio post venta.

 Control y Evaluación de la red comercial. Lo que no se controla y


mide no se puede mejorar.

GERENCIA COMERCIAL:

La Gerencia Comercial, es el Órgano de Línea, encargado de programar,


organizar, coordinar, conducir y controlar la generación de ingresos que
permitan financiar los planes de operación e inversión; asimismo, establecer,
liderar y coordinar la gestión comercial.

Objetivos:

Los gerentes comerciales se responsabilizan de todas las acciones y


resultados que arroja el departamento de ventas. Así, son personas
capacitadas para trabajar en equipo y cuentan con grandes habilidades de
liderazgo. 

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 Podemos intuir que los objetivos que estos deben cumplir no son nada
sencillos:

 En primer lugar, deben cumplir con los planes de ventas establecidos.


Uno de los principales objetivos de los gerentes de ventas es distribuir el
presupuesto de ventas entre los objetivos de ventas fijados por la alta
dirección. Por tanto, serán los encargados de cumplir los objetivos
establecidos en el plan de ventas por la alta dirección, logrando
establecer la inversión oportuna para la consecución de cada uno de los
objetivos.
 En segundo lugar, deben cumplir los objetivos establecidos a largo plazo
por la empresa. En este caso, la alta dirección les delega la
responsabilidad suficiente como para poder establecer planes tácticos
con los que ir orientando los resultados comerciales hacia la
consecución de los objetivos estratégicos.
 En tercer lugar, deben cumplir con los objetivos de capacitación
comercial. Cada x tiempo, las organizaciones llevan a cabo formaciones
para sus vendedores, pero, realmente, son los gerentes comerciales los
encargados de evaluar a qué formación debe asistir cada comercial en
función de sus debilidades individuales. Cuando la compañía vuelva a
evaluar a los comerciales, será el gerente de ventas el que deberá dar la
cara si alguno de ellos no ha superado las debilidades que se
identificaron en la evaluación anterior.

Funciones:

 Desarrollar relaciones con los clientes.

 Analizar el desempeño comercial.

 Buscar oportunidades de crecimiento.

 Crear planes para el crecimiento empresarial.

 Gestión financiera de proyectos.

 Desarrollar planes financieros.

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ASISTENTE COMERCIAL:

El Asistente Comercial (AC) se ocupa de las tareas administrativas del


terreno comercial. En una organización, contribuye a la eficiencia y efectividad
del departamento de ventas para aumentar su facturación.

Objetivos:

 Comunicación interna: En una organización multidepartamental, la


transmisión de flujos de información es crucial. Por ejemplo, el equipo
financiero no podrá hacer correctamente su trabajo sin los datos del
departamento comercial. También contará, el AC, con el equipo legal
para la finalización y formalización de las ventas. Por todo ello, el
asistente comercial tendrá que comunicarse con el resto de los
empleados para impulsar la productividad. Además, el AC conoce lo
que sucede fuera de la compañía, lo que significa que transmitirá las
necesidades y expectativas de los clientes a nivel interno. Sin esta
información los comerciales no podrían satisfacer eficazmente las
solicitudes de estos.
 Comunicación externa: En primer lugar, las funciones de
comunicación externa del Asistente Comercial hacen referencia a los
pasos que preceden un trabajo. Es decir: la prospección, el contacto, la
respuesta a las solicitudes de información y el contacto con un
comercial. Este primer contacto es importante pues proyecta una
primera impresión de la calidad del servicio que podría ofrecer la
organización.
 En segundo lugar, la comunicación externa tiene que ver con el servicio
postventa. El AC responderá las preguntas recurrentes de los clientes
sobre el producto, intentará satisfacerles y tratará de retenerlos.
 Proteger la imagen corporativa: Una, oral o escrita, transmite una
buena imagen de la empresa. Proyectando seriedad y profesionalidad a
los clientes. Por lo tanto, el AC debe garantizar la calidad de sus
escritos o llamadas, utilizando un registro formal.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 Centrarse en lo esencial y la simplicidad: El AC debe ser preciso y


conciso. De manera que el cliente entienda rápidamente el propósito del
documento. Para ello, el Asistente Comercial usará oraciones simples y
adoptará un estilo conciso y claro; además, el mensaje debe estar bien
estructurado para ir directo al grano. Así, ambas partes se harán
entender y alcanzarán el acuerdo más rápidamente.
 Organizar el tiempo de servicio al cliente: Saber organizarse es
crucial para un AC, pues mejorará su productividad y esto repercutirá
tanto a nivel interno como externo.
 Priorizar: Para conseguirlo, el AC debe planificar sus tareas por orden
de importancia; considerando qué clientes son los más rentables. Así,
ahorrará tiempo, pero cuidado, esto no implica negligencia con otros
clientes.
 Utilizar herramientas de gestión del tiempo: Hoy en día existen
multitud de herramientas que permiten facilitarnos la gestión del tiempo.
Algo que es especialmente útil para que los AC tengan éxito en sus
misiones. De hecho, con estas herramientas, el Asistente Comercial
puede controlar mucho mejor sus acciones y ganar en productividad.
 Dominar las conversaciones telefónicas: En el terreno de las ventas
es algo inevitable, no hay excusas.
 Asesorar al cliente: Ante las posibles dificultades que podría encontrar
el comprador al usar un producto o servicio, el AC asume el rol de
asesor. Debe estar disponible para los clientes que requieran ayuda;
con esta iniciativa se ayuda a retener a los clientes y a transmitir una
buena imagen de la empresa.
 Además, el Asistente Comercial es la persona que se ocupa de las
objeciones de los clientes insatisfechos. Para ello, tendrá que identificar
la fuente de la queja para proporcionar una solución rápidamente,
demostrando una actitud flexible y profesional, incluso frente a los
ataques.

Funciones:

 Administración del área comercial. Gestión del tiempo, supervisión de


agendas, soporte en organización del equipo de ventas… También
administración de informes de gestión comercial y preparación de las
reuniones periódicas.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 Prospección. Definición de intereses de prospectos, trazado de áreas


comerciales para explorar, organización de base de datos de
prospectos… También la atención a prescriptores, una de esas tareas
que a veces «se pierde» en picos de actividad. Las alarmas del CRM
fáil ayudan al asistente de ventas a no perder el hilo.
 Administración de información comercial. Desde poner al día un
argumenta rio, editar documentos para el equipo comercial,
comparativas de precios y productos con la competencia…
 Apertura y recepción de clientes. El asistente de ventas puede recibir y
dar la bienvenida a nuevos clientes y retener ese primer contacto. De
esta manera el cliente se siente atendido hasta que se le asigna un
comercial. Y no es infrecuente que sea la propia asistente de ventas
quien cierre la transacción.

AUXILIAR DE VENTAS:
Un auxiliar de ventas debe conocer el producto que vendemos.
También debe conocer a los clientes y tener actitud de servicio comercial.
Aptitud para la contabilidad básica. No tanto para llevar las cuentas como para
agilizar éstas.

Funciones:
Ejecutar Visitas a clientes pequeños y/o medianos de la ruta asignada

 Coordinar, definir y consolidar Pedidos con clientes pequeños y/o


medianos de la ruta asignada.
 Solicitar creación de pedidos a SSCC o Distribuidor mayorista,
desbloqueo de cuentas y liberación de pedidos a SSCC o Distribuidor
mayorista
 Llenar y revisar las boletas de preventa y/o pedidos SAP.
 Realizar cobro de cuentas de pedidos no liquidados.
 Ejecutar Actividades de asesoría técnica con los clientes de la cartera
asignada y/o Charlas informativas acerca de Normativas vigentes,
actividades de promoción y mercadeo.
 Realizar reporte mensual de resultados obtenidos de la cartera asignada

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 Ejecutar actividades relacionadas con los Proyectos y Planes


Estratégicos de la Unidad de Transformadores

 AREA ADMINISTRATIVA:

El Área Administrativa tiene como objeto general, liderar la gestión


administrativa, presupuestal y financiera de la Dirección de Consulta Previa.

Objetivos:
 Proporcionar eficiencia y eficacia en los procesos.
 Controlar de forma eficiente la infraestructura.
 Lograr un adecuado mantenimiento.
 Gestionar los traslados y compras.
 Lograr los máximos beneficios posibles para la empresa.
 Gestionar los traslados y compras.
 Lograr los máximos beneficios posibles para la empresa.
 Entre algunas características de la gestión administrativa contamos con
las siguientes:

 Proponer y elaborar políticas, normas y procedimientos.


 Liderar diversos equipos de trabajo.
 Preparar planes y previsiones de venta
 Mantener actualizado al directorio de la información.
 Controlar el proceso de remuneraciones a los empleados

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

Funciones:
 Coordinar el direccionamiento (entrada y salida) de los documentos de
la Dirección de Consulta Previa por SIGOB.

 Coordinar el registro y administración de la base de datos de


certificaciones y resoluciones.

 Coordinar la gestión documental de la Dirección de Consulta Previa.


 Registrar los avances intermedios, sub-metas intermedias o actividades
incorporadas en el sistema de programación y gestión por metas y
resultados SIGOB.

 Apoyar la realización del plan estratégico, diseño de indicadores y


realizar seguimiento (de la dirección) ante la oficina de planeación del
Ministerio de Interior.

 Presentar informes de ejecución presupuestal y dar cumplimiento a los


indicadores de gestión.

 Realizar proyecciones presupuestales y financieras con destino a los


procesos de negociación de los convenios interadministrativos de
cooperación.

 Apoyar el fortalecimiento de los procesos y procedimientos logísticos y


administrativos de la Dirección de Consulta Previa.

 Apoyar el fortalecimiento de los procesos de programación presupuestal


y seguimiento al plan de acción de la dirección de Consulta Previa.

 Evaluar los resultados de la gestión de la dirección de Consulta Previa y


verificar su correspondencia con el plan de acción de la misma.

 Apoyar a los equipos de la dirección en los temas relacionados con la


gestión Administrativa, financiera y de planeación.

 Gestionar el suministro de bienes y servicios requeridos por la dirección


de Consulta Previa.

 Mantener actualizado los inventarios mínimos de bienes y servicios de la


Dirección de Consulta Previa.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 Consolidar información para dar cumplimiento a la presentación de


informes, planes de mejoramiento y  auditorías requeridas por las
diferentes entidades de seguimiento, vigilancia y control tanto internos
como externos.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION:

Formar profesionistas de la administración  con dominio teórico-práctico de las


áreas del conocimiento económico, administrativo, financiero y de la
producción de bienes y servicios, considerando un perfil integral basado en un
modelo que fomenta las habilidades y destrezas a través de la participación, lo
que le permitirá estar en concordancia con las exigencias del entorno versátil y
cambiante del país; preparado para proyectar y desarrollar planes estratégicos,
estructuras organizacionales y principios de gestión que garanticen el
funcionamiento operativo eficiente de las empresas y que le permita tomar
decisiones para solucionar problemas, todo esto sin olvidar sus principios
éticos  hacia la sociedad y el medio ambiente en el que se desenvuelve.

Objetivos:
 Formar Administradores con una visión proactiva e integral, para el
cambio y la innovación, versados en la práctica profesional, con
conocimientos de los principios teóricos de la administración y de las
ciencias sociales que le apoyen en el manejo de las empresas y que le
permitan un análisis de los procesos y las tareas que desempeñará
durante su actuación profesional en las organizaciones, participando así
en la toma de decisiones, para solucionar problemas.
 Fomentar el análisis estratégico de las organizaciones, realizando el
estudio de los elementos teóricos y prácticos que buscan explicar su
desarrollo y crecimiento.
 Formar profesionistas capacitados para crear e implementar su propio
negocio, con un enfoque especial hacia la micro, pequeña y mediana
empresa, que le permita generar empleo y contribuir al desarrollo
regional y nacional.
 Desarrollar ejecutivos que realicen funciones gerenciales, con
conocimientos conceptuales, humanos y habilidades técnicas para

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

detectar problemas y presentar alternativas de acción para la toma


efectiva de decisiones.
 Formar profesionistas con actitud positiva y creativa, con espíritu
investigativo y analítico del entorno global, que le permita solucionar
problemas y maximizar recursos, así como desarrollar habilidades de
liderazgo para conducir al grupo al objetivo deseado.
 Poseer una visión integral de los organismos sociales a fin de coordinar
los recursos que lo forman: humanos, materiales, técnicos y financieros,
logrando su eficiencia y productividad.
 Formar profesionistas con principios éticos de responsabilidad,
honestidad y respeto, hacia la sociedad y el medio ambiente.

Funciones:
 Gestionar la Adquisición de los bienes que requiera el funcionamiento
de la institución de acuerdo al presupuesto aprobado.
 Realizar todos los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de
los fines de la entidad.
 Dar curso a los decretos, reglamentos e instrucciones que se emitan
por intermedio del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que digan
relación con las funciones que desarrollan de las áreas de su
competencia.
 Preparar informes relacionados con el ámbito de su competencia a las
autoridades del servicio.
 Preparar propuestas de respuestas a requerimientos de organismos
externos, relacionados con el ámbito de su competencia.
 Dirigir e instruir a todas las unidades y funcionarios a su cargo.
 Velar por el adecuado funcionamiento de las dependencias a su cargo.
 Servir de contraparte en los contratos que la SUBDERE mantenga con
proveedores externos, en materias relacionadas con su ámbito de
competencia.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 AREAS DE MANTENIMIENTO:

El departamento de mantenimiento se encarga de brindar todos los servicios


que requiere una empresa en cuanto a mantenimiento preventivo y correctivo.
Lo hace de manera oportuna y eficiente, y realiza también la contratación de la
obra pública cuando es necesaria.

Objetivos:
 Evitar, reducir, y en su caso, reparar, las fallas sobre los bienes de la
central o instalación.
 Disminuir la gravedad de las fallas que no se lleguen a evitar.
 Evitar detenciones inútiles o paro de máquinas.
 Evitar accidentes.
 Evitar incidentes y aumentar la seguridad para las personas.
 Conservar los bienes productivos en condiciones seguras y
preestablecidas de operación.
 Balancear el costo de mantenimiento con el correspondiente al lucro
cesante.
 Alcanzar o prolongar la vida útil de los bienes.

Funciones:

 Organización y formación del personal de Mantenimiento.


 Herramientas y Organización del taller de Mantenimiento.
 Planes de Mantenimiento. Mantenimiento preventivo y correctivo.
 Los procedimientos e instrucciones de trabajo.
 Sistemas de Información.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

 Gestión de repuestos.
 Gestión compras y subcontratación.
 Análisis y control de Mantenimiento.

 DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO:
El Departamento de Mantenimiento se encarga de proporcionar oportuna y
eficientemente, los servicios que requiera el Centro en materia de
mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como la
contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de
las instalaciones físicas de los inmuebles.

Objetivos:
 Cumplir un valor determinado de disponibilidad.
 Cumplir un valor determinado de fiabilidad.
 Asegurar una larga vida útil de la instalación en su conjunto, al menos
acorde con el plazo de amortización de la planta.

 Conseguir todo ello ajustándose a un presupuesto dado, normalmente


el presupuesto óptimo de mantenimiento para esa instalación.

Funciones:
 Coadyuvar en la formulación del plan de distribución anual del
presupuesto para gasto corriente e inversión física para su aprobación,
así como participar en la elaboración del Programa Anual de Obras e
Infraestructura, contribuyendo en la definición de criterios y prioridades
de asignación de recursos para el correcto desempeño de las labores
de mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones, así como
la contratación de la obra pública necesaria para el fortalecimiento y
desarrollo de las instalaciones físicas de los inmuebles.
 Verificar que la contratación de la obra pública y los servicios
relacionados con la misma, se realicen con estricto apego a lo

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN CANDELA VIVA

dispuesto en la Ley de Adquisiciones y Obras Públicas y su


Reglamento.
 Supervisar los trabajos de los contratistas, verificando que los servicios
que presten se apeguen a las condiciones estipuladas en los contratos
y a las especificaciones requeridas, así como instrumentar los cierres
administrativos de las obras contratadas.
 Elaborar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo a
las instalaciones, así como de la contratación de la obra pública
necesaria para el fortalecimiento y desarrollo de las instalaciones físicas
de los inmuebles del Centro.
 
 Realizar visitas de supervisión a las instalaciones para detectar
necesidades de mantenimiento preventivo, correctivo o adaptación.
 Proporcionar o en su caso contratar los servicios de acondicionamiento
de laboratorios, colocación de mesas centrales, cubiertas de trabajo,
pintado de interiores, armado de cancelería, pintado de inmuebles,
deambulatorios, estacionamientos y áreas verdes.
 Proporcionar o en su caso contratar los servicios de colocación de
nuevas Instalaciones para alumbrado y tendido de líneas, suministro de
energía de emergencia ininterrumpida, mantenimiento preventivo
correctivo a subestaciones eléctricas y todo tipo de reparaciones de
este género. 
 Preparar la información mensual requerida del avance físico - financiero
de la obra pública contratada.
 Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoría,
así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
 Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la
Subdirección de Servicios y Mantenimiento, afines a las funciones y
responsabilidades inherentes al cargo.
 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al
área de su competencia.

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X. GLOSARIO DE TÉRMINOS

ORGANIZACIÓN: La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos


disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases
de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

AREA: El área es la medida de un espacio delimitado por un contorno al que


denomina perímetro. Se suele usar en algunos casos indistintamente el término
superficie o área, pero el primero se refiere al espacio, mientras que el segundo, la
medición del mismo. Es decir, el área es la medición de una superficie.
LEY: Es un precepto o conjunto de preceptos, dictados por la autoridad, mediante el
cual se manda o prohíbe algo acordado por los órganos legislativos competentes,
dentro del procedimiento legislativo prescrito, entendiendo que dichos órganos son la
expresión de la voluntad popular representada por el Parlamento o Poder Legislativo.

DEPARTAMENTO: Un departamento es la unidad que se crea dentro de una


organización. El departamento es una unidad organizativa menor dentro de la
empresa a la que se encargan determinadas funciones. Cada departamento suele
tener unos recursos propios para que pueda funcionar de manera autónoma dentro de
la organización.

MARCO JURIDICO: El marco jurídico es el conjunto de normas vigentes aplicables


en el territorio de la Ciudad de México. Conoce tus derechos y obligaciones como
habitante de esta gran ciudad. Aquí encontrarás las normas vigentes más importantes
aprobadas por la Asamblea Legislativa de la Ciudad de México.

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