Identificados y caracterizado los puntos críticos se inició el análisis de las causas que inciden en

el comportamiento descrito. En el análisis de las causas se partió del desarrollo de una lluvia
de idea con el equipo y el personal involucrado en el proceso mediante la cual se pudieron
establecer las causas que se resumen en la figura en función de cada punto crítico bajo
estudio.

Método/Proceso Herramientas Medición

Registro histórico Mala utilización Material de baja

deficiente calidad Parámetros de
de los equipos informáticos medición imprecisas
Malos estilos de
gestión Material
El jefe no sigue los
defectuoso
procesos
Ausencia de tablas de Gestión
Inventario documental ineficiente de
archivos y
documentos
Roles no están bien Entorno de trabajo Archivo físico está
definidos negativo colapsando por falta de
espacio
Falta de Sensibilización sobre
conocimientos los costos Amoblado antiguo y
defectuoso

Personas Medio Ambiente Almacenamiento

En función de los resultados del análisis anterior se confeccionó los criterios de evaluación
como se muestra en la tabla 3, con el fin de encontrar la causa raíz del problema, para ello se
tomaron las principales causas identificadas en el diagrama de causa y efecto.

Tabla 3. Criterios de evaluación de causas

CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE CAUSAS
F Factor ¿Es un factor? ¿Es un factor que lleva al
problema?
S Específico ¿Es una causa? Esto ¿Ocasiona
directamente el problema?
M Medible ¿Es medible? ¿Se puede medir si la
solución funcionó?
A Alcanzable ¿Es de bajo costo? ¿La solución es de bajo
costo?
R Realista ¿Solución factible? ¿Se puede plantear una
solución factible?
T Tiempo ¿Solución directa? Si esto es eliminado ¿Se
corregirá el problema?

Con base en lo anterior al calificar los criterios se creó una tabla de cuantificación la cual se
divide en alto impacto, medio impacto y bajo impacto, que corresponden a cinco, dos y uno
respectivamente (Véase la tabla 4), con el objetivo de asignar la afinidad de las causas con
cada uno de los criterios.
 Tabla 4. Criterios de evaluación de causas
TABLA DE CUANTIFICACIÓN
Alto impacto 5
Medio impacto 2
Bajo impacto 1

Acorde con los criterios de evaluación y la tabla de cuantificación se procede a realizar la

matriz que describe cada una de las causas con su calificación. (Véase la tabla) la matriz de
criterios es una herramienta que permite cuantificar cada una de las actividades causales del
problema de forma fácil y sencilla. Para su creación se basó en el diagrama de causa - efecto
del proceso seleccionado el cual es alistamiento y se presentaron las causas de manera
descriptiva en la matriz, la segunda columna corresponde a las posibles soluciones para cada
causa del problema, independientemente si es a largo o corto plazo se establecen creando así
una lluvia de ideas. Desde la columna cuatro hasta la nueve (Véase el Cuadro 5) se especifican
los criterios los cuales son factor, específico, medible, alcanzable, realista y tiempo y por último
el total de la calificación de los criterios anteriores dando importancia al total mayor, lo que
quiere decir que es la causa relevante para la gestión documental de la universidad y donde se
realiza el análisis para la propuesta de mejora.
Análisis y Solución a causa raíz (Criterios de Evaluación)
Causas Soluciones Criterios Totales
Método Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo
Directa Costo
Registro Propuesta de 2 2 5 2 2 1 14
histórico mejora
deficiente
Malos estilos de Propuesta de 5 5 5 2 2 1 20
gestión mejora

Ausencia de Propuesta de 5 5 5 5 2 1 23
tablas de mejora
Inventario
documental
Persona Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo
Directa Costo
Roles no están Crear un formato 2 2 2 1 2 1 10
bien definidos donde se
detallen
las actividades y
responsables
Sensibilización Plan de 5 1 2 2 1 1 12
sobre los costos Capacitación y
evaluación de
desempeño
Falta de Capacitación al 2 2 2 2 2 2 12
conocimientos personal

Herramienta Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo

Directa Costo
Mala utilización Seguimiento al 5 2 2 5 2 5 21
de los equipos plan de
informáticos mantenimiento
Material de baja Seguimiento al 2 2 2 2 2 5 15
calidad plan de
mantenimiento
Material Seguimiento al 2 2 2 2 2 5 15
defectuoso plan de
mantenimiento
Medio Ambiente Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo
Directa Costo
 Entorno de Capacitación 5 5 2 2 2 5 21
trabajo negativo Inteligencia
emocional
Amoblado Propuesta de 2 2 2 1 2 5 14
antiguo y mejora
defectuoso

Medición Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo

Directa Costo
Parámetros de Propuesta de 2 2 2 2 2 2 12
medición mejora
imprecisas
Almacenamiento Solución Factor Causa Solución Factible Medible Bajo
Directa Costo
Archivo físico Seguimiento al 5 5 1 2 5 5 23
está colapsando plan de
por falta de mantenimiento
espacio

De acuerdo con los resultados anteriores la causa fundamental que incide en lo altos niveles
de la Gestión ineficiente de archivos y documentos se relacionan con la ausencia de tablas de
inventario documental y con que el archivo físico está colapsando por falta de espacio.

De la misma manera cómo se analizaron las causas importantes de los posibles problemas para
el proceso de alistamiento se sugieren soluciones para cada una de las actividades en donde se
encuentra que una propuesta de mejora sería la opción acertada para atacar el problema de
gestión documental.