Etapas del Benchmarking.

Antes de hablar de sus etapas debemos conocer el concepto de

Benchmarking. Este es un proceso a través del cual se recopilan
referencias e información de otras marcas o empresas. Ojo, no
estamos hablando de copiar, sino de adaptar los métodos y
estrategias dentro de la legalidad. Se trata de recoger
inspiración y nuevas ideas mediante la comparación de una
empresa o marca con sus competidores o líderes de mercado.
Según David T. Kearns, director general de Xerox Corporation,
el benchmarking es un “proceso sistemático y continuo que
evalúa los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones mejor reconocidas; los competidores más duros
“.
El principal objetivo del benchmarking es aumentar el nivel de
calidad de los productos o servicios de una empresa o marca;
teniendo en cuenta las características de otros productos o
servicios similares que dominan el mercado. Por otro lado,
aumentar la productividad i mejorar la eficiencia de los procesos
de trabajo.

Teniendo claro el significado de lo que es el Benchmarking

podemos mencionar la etapa #1 que es:
1. LA PLANIFICACION: El objetivo principal de esta primera
etapa es planificar la investigación que se va a realizar. En
esta etapa hemos de responder a tres preguntas:
- ¿Qué quiero medir? Toda investigación debe tener un porqué,
y éste debe estar relacionado con un área de nuestra empresa
que queremos mejorar.
- ¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda
pregunta hemos de plantearnos qué tipo de benchmarking
vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez
hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos
con un departamento propio o con una empresa de dentro o
fuera del sector.
- ¿Cómo vamos a hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto
hemos de crear un equipo de trabajo para que sea responsable
de la organización y de la dirección de este.

2. Datos: La recopilación de datos es fundamental para el

benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito o el
fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de
diferentes fuentes: Interna, asociaciones profesionales o
investigaciones propias entre otras.

3. Análisis: Una vez hemos recopilado la información necesaria,

hemos de analizar los elementos que causan las diferencias
entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para
poder identificar las oportunidades de mejora.

Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es

el momento de proponer las mejoras que vamos a llevar a
cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente
seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos
e infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra
empresa.
4. Acción: El siguiente paso después de analizar la información
y de haber seleccionado los aspectos de referencia en las
empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a
nuestra empresa, pero siempre implementando mejoras.
Dicho de otro modo, después de analizar la información y de
lograr identificar los mejores aspectos de las empresas que
hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia
para adaptarlos a nuestra empresa, pero siempre
añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte
valor a nuestros clientes.

5. Seguimiento y mejora: En esta ultima etapa se debe hacer un

informe con toda la información destacada del proceso. Esto
ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La
idea es que se convierta en un ejercicio de la empresa
sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.

Uno de los mejores ejemplos que se ha llevado a cabo en los

últimos años, es el protagonizado por Starbucks. La
inestabilidad económica y la apuesta por potenciar las ventas de
café por parte de empresas de fast food como McDonalds, han
hecho que Starbucks haya iniciado un proceso de
benchmarking.

¿Qué decidieron mejorar para paliar esta situación? Uno de los

aspectos vitales para su modelo de negocio es el tiempo de la
preparación de sus cafés. Como hemos visto anteriormente, se
necesita una empresa líder en quien fijarse para implementar
posteriormente las mejoras. La empresa elegida: el fabricante
automovilístico japonés Toyota. Sin duda un gran ejemplo a
seguir en la optimización del tiempo de fabricación de sus
productos.

Al parecer el 30% del tiempo empleado en la preparación de los

famosos cafés de Starbucks se pierde en el tiempo utilizado por
los empleados en agacharse, andar o escoger los ingredientes.
Después de realizar un análisis de los benchmarks,
implementaron un plan de acción basado en la optimización de
los procesos para preparar sus cafés, un rediseño del espacio
de trabajo, junto con una nueva disposición de los utensilios y
las maquinas necesarias para la preparación de sus productos.
Aspectos aparentemente tan simples como acercar y mejorar la
disposición de los ingredientes más utilizados en sus cafés,
hicieron que se mejorara casi en un 20% el tiempo de
elaboración de sus productos.