ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No.

2
MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DE
SERVICIOS FARMACÉUTICOS I

PROGRAMA Tecnología en Regencia de Farmacia Convenio

UNAB-CES

DOCENTE (S) Lina Marcela Díaz y Judy Elena Cortés

UNIDAD DE APRENDIZAJE Unidad 3. Recepción de productos farmacéuticos

PROPÓSITOS DE FORMACIÓN:

A partir de esta unidad, usted tendrá la oportunidad de comprender el proceso de

recepción técnica y administrativa de medicamentos y dispositivos médicos.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN:

- Conocer e Identificar los tipos de defectos que se pueden presentar en los

medicamentos y dispositivos médicos cuando se realiza una recepción
técnica
- Conocer y aplicar las normas militar estándar como estrategia estadística que
permite llevar a cabo la recepción técnica de una manera confiable, con el
objetivo de aceptar o rechazar productos por su calidad.

NOMBRE DE LA HABILIDAD CREATIVA:

Tolerar la ambigüedad, resaltar la Esencia y Aceptar el desafío.

MARCO TEÓRICO:
Recepción de medicamentos y dispositivos médicos

Recepción técnica: Es una inspección visual donde se determina y se registra en el

acta de recepción todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento y
dispositivos médicos.

Recepción administrativa: Es verificar que los medicamentos y dispositivos médicos

solicitados correspondan con lo recibido y facturado por el proveedor. Igualmente
confirmar las condiciones durante el tiempo de transporte, embalaje, envase,
producto, cantidad y precio.

Responsable de la recepción
El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y
el director del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la
recepción técnica de los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.

Procedimiento para la recepción

La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos
y técnicos de verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o servicio
farmacéutico. El proceso tiene dos momentos importantes: la recepción
administrativa y la técnica.

1. Recepción administrativa - Estudio de la documentación

Se estudiará previamente la documentación que permita establecer las siguientes
condiciones:

La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres informaciones:

Qué producto ingresa, el valor (compra) y el proveedor de este (factura). Para que
el responsable del inventario pueda verificar estas variables es necesario que
oportunamente haya recibido el contrato de suministro o la orden de compra de los
productos que van a ingresar al almacén o servicio farmacéutico.

1.1 Recepción y estudio de la documentación que entrega el proveedor

El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor
seleccionado, en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el
contrato de suministro o la orden de compra. Se constata que exista una
correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el producto cumple o no con las
condiciones pactadas en la compra.
 - Nombre genérico (o denominación común internacional) del producto
solicitado vs. el despachado.
- Concentración y forma farmacéutica en el caso de medicamentos.
- Precios unitarios y totales (por producto y valor total de la factura)
acordados.
- Fecha y hora de entrega.
- Cantidad pedida vs. cantidad recibida vs. cantidad facturada.

2. Recepción técnica - Inspección de los productos recibidos

Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a
realizar una inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar
las condiciones técnicas establecidas en la contratación. (Por ejemplo, la cantidad
de unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación,
embalaje, material de empaque y envase, demás condiciones administrativas y
técnicas).

Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del

medicamento y/o dispositivo médico, sobre la información de las especificaciones
del producto, tiempo de vida útil, condiciones de almacenamiento y la información
que la institución considere necesaria. Esta información es brindada por el
proveedor al momento de cotizar los productos.

Se podría hacer la revisión técnica de todo el lote de un producto, es decir, revisar

producto por producto comparándolo con las especificaciones de la ficha técnica,
de esta manera se sabría sin ninguna duda si el lote cumple o no con lo acordado.
Aplicar esta técnica es posible, en especial para pedidos pequeños. Sin embargo,
cuando nos enfrentamos a pedidos muy grandes, el tiempo y el personal que se
necesita para hacer esta inspección al 100% sería muy alto. Por esta razón, para
hacer más eficiente este proceso, se emplea la metodología estadística llamada
Militar estándar, en donde por medio de una muestra (ciertas unidades que se
toman al azar del lote) se puede aceptar o no el lote.

Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se

comunicará al proveedor y al jefe de compras o quien haga sus veces. Se debe
garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones
técnicas y las establecidas en el momento de la compra.

Se prohíbe la recepción o tenencia de muestras médicas en el servicio farmacéutico

o almacén. Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado,
una vez se realice la respectiva recepción técnica, deberán almacenarse bajo
seguridad y en un sitio independiente de los demás medicamentos.
2.1 Método de selección de muestra por la norma Militar Estándar

Plan de muestreo:

El plan de muestreo estará basado en las normas de la Military standard 105D (MIL-
STD 105D). Para ello, se utilizarán las tablas de muestreo simple, que contienen
tres niveles generales de inspección: Normal (II), reducida (III) o intensa (I). Los dos
últimos niveles de inspección, aplicarán de acuerdo a los resultados obtenidos en el
muestreo normal del lote recibido.

El procedimiento será como sigue:

1. En el área de recepción técnica, señalizada, ubicada, adaptada y lista para la

operación que se va a realizar, el personal evaluará de acuerdo al tamaño de lote
recibido las características descritas en la tabla No 1. Por lo tanto lo primero que
debe hacer la persona es identificar en qué rango de tamaño de lote está su
solicitud, por ejemplo si la cantidad a recibir son 5200 tabletas de albendazol, según
la tabla 1, el rango de tamaño de lote es entre 3201 y 10000.

2. Ahora bien en la tabla 1 se observa los niveles de inspección: General (II), estricto
(III) y bajo (I). Estos niveles se seleccionan según la rigurosidad con la que vaya a
hacer la recepción, en la mayoría de las veces se toma el nivel de inspección
General (II).

Tabla 1. Tabla Militar Estándar MIL STD 195D.

Niveles Generales de inspección por lotes

3. Se debe relacionar el tamaño de lote con el nivel de inspección, lo que nos

ubica en alguna de las letras de la A a la R. Esta letra la tendremos en cuenta
cuando revisemos la tabla 2. Para el ejemplo que traíamos de un tamaño de
lote entre 3200 y 10000 unidades a recibir y si se va realizar un nivel de
inspección general, al interceptar estas dos condiciones nos lleva a ubicar la
letra L.

Tabla No 2. Planes de Muestreo Simple para Inspección Normal

Observaciones de tabla No 2

A. Una vez realice la inspección de la muestra, identifique si la muestra presenta

defectos críticos, mayores o menores. De acuerdo al tipo de defecto y a la
letra código, ubique de nuevo en la tabla 2 el nivel de aceptación (AQL) y
siga las fechas.

B. Flecha abajo: Use el primer plan de muestreo que encuentre, debajo de la

flecha. Si el tamaño de la muestra es igual o excede el tamaño del lote, lleve
a cabo una inspección total (100%)

C. Flecha arriba: Use el primer plan de muestreo que encuentre, arriba de la

flecha.

D. Establezca los valores Ac y Re.

Ac: Cantidad máxima de defectos con la que se puede aceptar el lote.

Re: Cantidad de defectos a partir de la cual se rechaza el lote.
 E. De acuerdo al defecto encontrado, consulte la columna correspondiente al tipo
de defecto.

En la tabla 2 se presenta el plan de muestreo, esta tabla tiene como primera

columna la letra “código del tamaño de muestra” esta se refiere a las letras de la A
a la R que provienen de la tabla 2.

En la segunda columna titulada “tamaño de muestra” se encuentra la cantidad de

producto a inspeccionar, la cual está relacionada con la columna de la izquierda
“código de tamaño de muestra”. Consecuente con el ejemplo que hemos
mencionado es la Letra “L” el código de tamaño del muestra y al frente encontramos
el número 200, lo que significa que 200 unidades únicamente son las que se deben
inspeccionar de las 5200 que estamos recibiendo.

Y por último el porcentaje de aceptación de calidad AQL en tres columnas 0.65, 6.5
y 15. El valor de 0.65 se utiliza cuando el producto a recibir es conocido, con
antecedentes de mala calidad. El valor de 6.5 generalmente con productos nuevos
(aunque es el más utilizado) y 15 cuando el producto es conocido sin antecedentes
de mala calidad. A su vez cada porcentaje de aceptación contiene una serie de
números debajo de las columnas tituladas como Ac (Aceptado) y Re (Rechazado).
Cuyos valores corresponden a la mínima cantidad de defectos que se pueden
presentar para aceptar o rechazar el producto que le estamos haciendo recepción
técnica.

Si hacemos la inspección a las 200 unidades como ejemplo, asumiendo un

porcentaje de aceptación de calidad de 6.5, se intercepta en la tabla 6, AC=21 y
RE= 22 esto significa que si en la inspección se encuentran de las 200 unidades
menos de 21 con defecto se acepta la totalidad de lo recepcionado, en cambio si la
cantidad con defectos es mayor o igual a 22, la totalidad del producto es devuelto al
proveedor o en su defecto se debe ubicar en el área de cuarentena mientras se
decide la suerte del producto.

Si el lote tuvo unidades con defectos críticos y fue aceptado. Es recomendable,

tomar el nivel de aceptación 0.65%, de la tabla número 2, con la letra código, en
este caso L, en donde nos indica que si hay más de 4 unidades con defectos críticos
el lote debe ser rechazado (Re) y menos o igual a 3 se Aceptado (Ac).

Al finalizar el proceso, se notificará al proveedor o persona designada si el producto

cumplió a satisfacción con los requerimientos de calidad. Esta operación se realiza
de manera verbal en el momento de la recepción y por escrito por medio del área
de compras o como se encuentre descrito en el procedimiento de la institución.

Es de aclarar que el criterio técnico prevalecerá sobre el criterio comercial o de

contención de costos. Cualquier concepto que diverge entre el personal de almacén
y proveedor, el Químico Farmacéutico establecerá su concepto y decidirá sobre si
se acepta o no el producto (medicamento o dispositivo médico) mediante la
presentación de un certificado de calidad o documento que especifique las
condiciones por las cuales se fabricó el producto.

A continuación se muestra una tabla de los criterios a revisar según el medicamento

y dispositivo médico que llegue al servicio farmacéutico, según su criticidad.

Categorías de defectos y su clasificación

Cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas,

se le considera un defecto. Estas desviaciones se pueden clasificar en:

Defecto crítico El que puede llegar a impedir la utilización del producto.

Defecto Mayor Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir

considerablemente el uso del producto.

Defecto menor No reduce materialmente el uso del producto.

Algunos ejemplos,

La clasificación oficial puede ser revisada en el texto guía del módulo, página 73.

Con el objetivo de poder tomar la decisión de aceptación o rechazo de un lote de

recepción, se definen unos niveles aceptables de calidad (NAC): el 1% para
defectos críticos, 6.5% para defectos mayores y 15% para defectos menores.

La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el

NAC y el resultado de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción.
Ello se acepta si el número de defectuosos es igual o inferior al establecido por el
NAC respectivo. Si es superior al establecido en la tabla se rechaza.
Acta de Recepción
Se elaborará un acta que recoja detalladamente la información que arroje el
procedimiento de recepción, fecha y hora de entrega, nombre del producto en su
denominación genérica y comercial, cantidad de unidades, número de lote, registro
sanitario, fechas de vencimiento, condiciones de transporte, manipulación,
embalaje, material de empaque y envase, condiciones administrativas y técnicas
establecidas en la negociación y la que permita identificar en todo momento la
muestra tomada. El acta será firmada por la persona que realiza la recepción técnica
para su archivo en el almacén y copia del acta para el servicio farmacéutico.

Registro de ingreso de medicamentos y dispositivos médicos

Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al
sistema contable del almacén. El almacén o servicio farmacéutico registrará en los
medios existentes para tal fin, preferiblemente computarizados, la cantidad, fecha,
valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos y dispositivos
médicos recibidos.

MATERIALES

Para el desarrollo de la siguiente guía se requiere que cada estudiante cuente con
los materiales y equipos, que se relacionan a continuación:

- Computador
- Guía de Aprendizaje
- Videoconferencias
- Texto Guía del módulo
- Calculadora
- Hoja o cuaderno

GUÍA DE EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN

Para el desarrollo de la presente guía se debe:

- Leer detalladamente la guía de aprendizaje

- Desarrollo de las preguntas y los cálculos que se encuentran en la sección
Actividades de Aprendizaje
- Elaboración de cálculos y/o análisis así como la conclusión aplicado al proceso re
recepción
- Ingresar a la plataforma y presentar el cuestionario asociado al desarrollo de la
presente actividad.

AUMENTAR EXPECTATIVAS:
Imagine que usted ya se graduó de Regencia de Farmacia y hace unos años trabaja
en el Hospital Militar. Desde hace poco, el Químico Farmacéutico le asignó el
proceso de Recepción Técnica de Medicamentos. Un día, llegó un cargamento de
1000 cajas de Acetaminofén, del laboratorio XXXXX. Casualmente, ese día usted
no se sentía bien y como el laboratorio tiene buena reputación por ser alemán, usted
resolvió no revisar y recibió el pedido. Al siguiente día, el almacén reporta que la
mitad del pedido corresponde a otro medicamento (ibuprofeno). Por esta situación
usted es sancionado 2 días.

Seguramente, usted nunca se imaginó que esto pudiera suceder. ¿Qué hubiera
podido haber hecho durante la recepción del pedido para detectar la confusión del
proveedor?

PROFUNDIZANDO EN LAS EXPECTATIVAS:

Este tipo de situaciones, realmente son incómodas puesto que no hay ninguna
justificación válida de no haber hecho algún control al pedido. Es totalmente
comprensible que usted se haya enfermado y que se haya dejado llevar por la
reputación del laboratorio. Sin embargo, en el sector salud, este tipo de errores
suelen ser considerados como graves. Debido a que, implica no solo pérdida de
dinero por reprocesos (devoluciones), sino también desabastecimiento del
medicamento en el servicio farmacéutico en este caso de Acetaminofén.

Te invito a que revises los siguientes enlaces donde encontrarás una breve
demostración de la recepción administrativa y técnica de medicamentos que
hubieras podido haber hecho:

Recepción técnica de medicamentos. Copservir

https://www.youtube.com/watch?v=sGg5j3FwU-M

Recepción de medicamentos
https://www.youtube.com/watch?v=OG-ykbndOfY

EXTENDIENDO EL APRENDIZAJE:

Como decíamos, es totalmente normal que nosotros nos enfermemos. Por esto, es
recomendable apoyarse en el personal auxiliar, para la revisión del pedido y emplear
para este caso técnicas estadísticas como son el uso de la norma Militar Estándar.
El análisis estadístico nos permite dirigir la recepción técnica de forma confiable y
rápida. Confiable, debido a que sugiere tomar una muestra que representa al lote y
rápida, debido a que evita inspeccionar unidad por unidad de todo el lote.

Con el fin de asimilar los conocimientos, no olvides la importancia de responder los

interrogantes planteados en “Actividades de aprendizaje”.
ACTIVIDAD PARA SUBIR O PRESENTAR EN EL AULA VIRTUAL:
No debe cargar ningún archivo a la plataforma, luego de desarrollar la presente guía
debe ingresar a la plataforma virtual y presentar un cuestionario que permitirá
evaluar la actividad de aprendizaje.

FORMATO QUE SE DEBE UTILIZAR:

No aplica, ya que no se debe hacer entregable

NOTAS ACLARATORIA:
El trabajo se puede desarrollar de forma individual. ¡No presente el cuestionario sin
realizar previamente la guía de aprendizaje en su totalidad!

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
De acuerdo con la revisión y lectura minuciosa del marco teórico, y el contenido de
la guía de aprendizaje Nº 2, desarrolle lo siguiente:

1. De acuerdo a las categorías de defectos y su clasificación, revise los siguientes

casos y si encuentra un defecto, clasifíquelo como Crítico, Mayor o Menor:

Caso encontrado Caso encontrado

a. Un producto presenta incoherencia en el b. Un medicamento tiene una descripción

nombre entre datos del empaque primario incorrecta de la forma farmacéutica, en el
y secundario. empaque secundario.

c. En la etiqueta de jarabe está ausente la d. La etiqueta de un suplemento, se

cantidad contenida en el envase encuentra mal pegada en el envase

Nota: Un jarabe se considera una Solución

(Forma Farmacéutica)

e. Un medicamento en su forma tipo vial, f. Dentro del blíster de un medicamento, se

presenta un grafado defectuoso. No se encontraron varias tabletas rotas.
evidencia derrame del contenido

g. La impresión de la etiqueta es borrosa. h. Al inspeccionar el interior del frasco de un

En general la etiqueta es de baja calidad. medicamento, se encontraron tabletas muy
erosionadas.
i. Un medicamento tenía un blíster arrugado j. La caja de un vial, presenta sobreescritura
y las tabletas blancas que estaban dentro del código de barras, mostrando una
del mismo, presentaban manchas negras impresión defectuosa.
atípicas (mugre).

k. La etiqueta de un medicamento l. El código de barras de la caja de un

envasado en vial, presentaba una medicamento, se encontraba sobre escrito
impresión de calidad deficiente. Además, con otro código de barras.
contenía en la descripción del
medicamento una palabra mal escrita
(“intratranquas”, correcta: intratraqueal).

m. El jarabe Pharysol presenta un n. Un medicamento en cápsulas

contenido disminuido. El sello de la tapa empacado en blíster, presentaba sobre
está intacto. las cápsulas polvo adherido.
2. De los casos anteriores, ¿indique si es posible usar el medicamento a pesar del
defecto encontrado y por qué?

3. Al servicio farmacéutico, han llegado varios medicamentos en un pedido. Usted

con su auxiliar han encontrado lo siguiente:

Captopril Enalapril Maleato 20mg

Caja por 30 tabletas 25 mg Caja por 20 tabletas
Cantidad recibida: 590.000 Unidades Cantidad Recibida: 200 cajas

Defectos encontrados en el lote: Defectos encontrados en el lote:

10 cajas con el envase (blister) sin el 2 cajas que tienen tabletas manchadas
medicamento dentro (tabletas) o laminadas.
1 caja con tabletas que tenían polvo 2 cajas que tienen tabletas con un olor
adherido a su superficie extraño

Furosemida 2mg/2mL Metformina 850mg

Caja por 10 Ampollas Caja por 30 tabletas
Cantidad recibida: 25000 Unidades Cantidad Recibida: 7 cajas
 Defectos encontrados en el lote:
6 cajas que no indican la vía de
administración.
1 Caja con ampollas que presentan
turbidez en la solución.
Defectos encontrados en la muestra:
1 caja con tabletas que tienen bordes
erosionados y/o tabletas rotas

Con base en estos hallazgos, determine:

a. Tamaño de Muestra: Con los datos de tamaño de lote (Cantidad Recibida)

y la tabla militar estándar, determine el tamaño de muestra que se debe
analizar. Tome el nivel de inspección normal (II) en la tabla No 1.
b. Tipo de Defecto: Clasifique el tipo de defecto encontrado de la muestra
como: Crítico, Mayor o Menor. Para esta clasificación usar el texto guía del
módulo, página 73.
c. Decisión de aceptación o rechazo: De acuerdo con los defectos
encontrados, determine si es aceptado o rechazado cada uno de los lotes.

Nota defectos Críticos: Para los lotes que son aceptados con porcentaje de
aceptación de 6.5% (AQL) pero tienen defectos críticos, no olvide que es
necesario realizar un análisis más estricto por medio del porcentaje de
aceptación AQL: 0.65% de la tabla No 2. Para esto, se suman todos los
defectos encontrados.

Guarde sus respuestas y apuntes, pues las necesitará para responder el

cuestionario de esta guía, así como los parciales de este módulo.

RUBRICA (Cómo me van a evaluar):

Nivel Alto: Desarrolla a profundidad cada una de las actividades presentadas sobre
Adquisición de Medicamentos, lo que le permite acertar en todas las respuestas del
cuestionario. (4,0 - 5,0)
Nivel medio: Desarrolla de forma básica o parcial cada una de las actividades
presentadas sobre Adquisición de Medicamentos, lo que le permite acertar en varias
de las respuestas del cuestionario. (2,1 - 3,9)

Nivel Bajo: Desarrolla de forma parcial o nula cada una de las actividades
presentadas sobre Adquisición de Medicamentos, lo que le impide acertar en las
respuestas del cuestionario. (0,0 - 2,0).

BIBLIOGRAFÍA:
Decreto 2200 de 2005. Reglamenta el servicio farmacéutico. Ministerio de Protección Social,
Colombia, 28 de junio de 2005.

Resolución No 1403 de 2007. Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos. Ministerio de Protección Social, Colombia, 14 de mayo de
2007.

Elianna Alexandra Barrera Reyes. ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS I.

Universidad Autónoma de Bucaramanga. 2008.

Amado Enrique Navarro Frómeta. Calidad. INSPECCIÓN EN EL CONTROL DE CALIDAD.

Universidad Tecnológica de Izúcar de Matamoros. Puebla, México. 2008

Arturo Ruiz-Falcó Rojas. Muestreos De Aceptación. Universidad Pontificia Comillas. Madrid, 2006.

MANUAL DE NORMAS TÉCNICAS DE CALIDAD GUÍA TÉCNICA DE ANÁLISIS (INVIMA), Página

10.

NOMBRE DEL AUTOR Y Judy Elena Cortés Romero

FECHA DE ELABORACIÓN 16 de Diciembre de 2020
DE LA GUÍA
FECHA DE APLICACIÓN 13 de abril 2021
26 de abril 2021