1.

IDENTIFICACION DEL CARGO:

Nombre del Cargo: CORDINADOR DE COTIZACIONES

División: ADMINISTRATIVA
Departamento: COTIZACIONES
Nombre del cargo del jefe inmediato: DIRECTOR GENERAL

2. DESCRIPCION DEL CARGO:

Revisar, Organizar y Coordinar de manera eficiente y oportuna los requerimientos de

los clientes dentro de los márgenes, tiempos y prioridades establecidas según el
lineamiento de la empresa, ofreciendo la información técnica y garantizar un excelente
servicio a los clientes de manera remota.

3. FUNCIONES ESPECÍFICAS

DIARIAS
• Solicitar la información completa al departamento comercial y/o residentes para
gestionar las cotizaciones requeridas

• Revisar y clasificar la información recibida para cotizar, coordinando la asignación

de tareas al personal a cargo, logrando mantener el flujo constante del proceso que
lidera.

• Organizar las tareas del departamento en función de las prioridades, carga de

trabajo y metas u objetivos establecidos.

• Entregar la información detallada, completa y a tiempo al Coordinador de

Proyectos.

• Ordenar, actualizar y controlar los registros de los cuadros de información a su

cargo: Matriz de Control de cotizaciones y Cotizado.

• Ordenar y mantener actualizadas las carpetas electrónicas de su dependencia según

su clasificación, identificado su ruta de acceso (ver hoja de archivos virtuales).

• Gestionar el cumplimiento de metas diarias y mensuales de cotizaciones generadas

y aceptadas.

• Preparar la información necesaria, en coordinación con las dependencias

administrativas, para participar en concursos y licitaciones públicas y/o privadas.

• Asignar y mantener un centro de costo para cada proyecto cotizado con los
presupuestos, cantidades, descripción del producto y valores adicionales tenidos en
cuenta.

• Controlar permanentemente el desarrollo de las tareas del personal a cargo, en

cuanto a calidad y resultados.
 • Actualizar constantemente, la lista de precios de los productos y servicios que se
están cotizando
• Resolver dudas sobre requerimientos de clientes antes de cotizar, para validar la
información recibida.

• Cumplir con el reglamento interno de trabajo y demás normas establecidas por la

organización.

• Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e

instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier
anomalía o daño importante que se presente a su superior inmediato.

• Participar activamente, colaborar, y cumplir con todas las políticas, procedimientos

asociados al aseguramiento de la calidad que desarrolle o implemente la compañía.

• Asegurarse que el personal a su cargo conozca y cumpla el plan de emergencia.

PERIODICAS

• Elaborar y presentar informes mensuales de los proyectos entregados a

producción, para determinar la proyección anual de ventas. (MENSUAL)

• Identificar dificultades en el proceso que lidera, informando a su jefe inmediato

para ejecutar el plan de mejora, alcanzando una solución. (CADA 15 DIAS)

• Manejar el lenguaje técnico de su dependencia, aplicando en el manejo de los

formatos dichos conceptos (Leer hojas, controles, formatos y funciones). (CADA 5
DIAS)

• Realizar seguimiento semanal a las cotizaciones de los clientes, manteniendo

actualizada su información en coordinación con el departamento comercial.
(SEMANAL)

• Realizar tareas afines según sea necesario. (SEMANAL)

OCASIONALES
• Asegurarse que el personal a su cargo conozca y cumpla el plan de emergencia.
(CUANDO LE CORRESPONDA)
• Resolver dudas sobre requerimientos de clientes antes de cotizar, para validar la
información recibida.
(CUANDO LE CORRESPONDA)
 4. PERFIL DE COMPETENCIAS

4.1. COMPETENCIAS TECNICAS

PRIMARIA - BACHILLER ACADEMICO -

3.1.1 FORMACION BÁSICA
CARRERA UNIVERSITARIA
3.1.2 FORMACION COMPLEMENTARIA NO ES REQUERIDA

3.1.3 FORMACION LABORAL DOS (2) AÑOS DE EXPERIENCIA EN

CARGOS SIMILARES EN OTRAS EMPRESAS

4.1.4. FORMACIÓN EN ENTRENAMIENTO

SISTEMAS DE GESTION DEL APRENDIZAJE

CICLO COMPLETO DE CAPACITACION (EVALUAR NECESIDADES - PLANIFICAR -

4.1.4 FORMACION DURANTE EL DESARROLLAR - COORDINAR - MONITORIAR - EVALUAR)
ENTRENAMIENTO HERRAMIENTAS DE ENTREGA WEB
PLATAFORMA DE E-LEARNING
HABILIDADES DE COMUNICACIÓN

4.2. COMPETENCIAS CLAVES

- TRABAJO EN EQUIPO
- RESPONSABILIDAD
- COMPROMISO CON LA MEJORA DE HABILIDADES
4.3. COMPETENCIAS GENERICAS

- CONCIENCIA DE LA CALIDAD
- ORIENTACION AL SERVICIO
- CREATIVIDAD E INNOVACION
- AUTOMOTIVACION
4.4. COMPETENCIAS ESPECIFICAS

- CONCENTRACION
- HABILIDADES MANUALES
- PRACTICAS SEGURAS

5. RESPONSABILIDADES

POR MAQUINAS Y/O EQUIPOS

El trabajador responde por el uso de un computador y su correcta utilización, si tuviera

un mal uso de dicha maquina ocasionaría perdida de información vital para la empresa y
para la realización de sus actividades diarias en su puesto de trabajo, generando gastos
adicionales e innecesarios a la compañía. Es necesario que el trabajador maneje una
copia de respaldo de todos los documentos o archivos que se encuentren en el
computador.

POR PRODUCTOS Y/O MATERIALES

En este cargo el trabajador debe tener un seguimiento necesario a los productos y

materiales para poder tener un control de calidad de cada producto que se entrega y que
se mantenga un excelente servicio de alta calidad a cada uno de sus clientes sin ningún
margen de error o daños a los materiales.

POR PROCESO Y CALIDAD

En el desempeño que tiene el puesto de coordinador de cotizaciones, debe coordinar el

sistema de gestión de garantía de la calidad de los productos y materiales debido que si
no tiene una buena coordinación o se presenta algún tipo de descuido en este proceso
ocasionaría un retraso en el sistema de entrega y de generación de pedidos.

POR CONTACTO

Durante la jornada laboral, se tiene contacto con los trabajadores de la Empresa, tanto
del área técnica y administrativa, dependiendo de lo que necesite observar o comentar
con cada uno de ellos, para desarrollar o mejorar algún tipo de método.

POR REGISTROS E INFORMES DE DOCUMENTOS IMPORTANTES

Por otro lado, Responde por la correcta utilización de los documentos que se necesiten
para desarrollar tanto informes como investigaciones, ya sea a través de libros o
archivos, ordenándolos y verificando su buen estado para evitar un rápido deterioro.
También es responsable por la Elaboración y presentación de los diferentes registros
especificados dentro de sus funciones.

POR INFORMACION CONFIDENCIAL

En el desarrollo de este puesto, no se tiene acceso a información de alguna importancia
para la Empresa.

POR DINERO Y SEGURIDAD DE TERCEROS

En este cargo, no se tiene responsabilidad por el manejo de ninguna suma de dinero, así
como de la seguridad por los compañeros de ninguna área. (N/A)

POR SUPERVISON
Para cumplir satisfactoriamente con el buen desempeño del cargo, es responsable de
supervisar las labores del (EJECUTIVO COMERCIAL – ANALISTA DE
COTIZACIONES – DISEÑADOR Y/O DIBUJANTE).

5. EXIGENCIAS DEL CARGO

ESFUERZO FISICO
En el desarrollo de sus funciones permanece una parte del tiempo sentado y otra
caminando o en pausas activas, presentando un esfuerzo físico ligero.

ESFUERZO VISUAL
Requiere un esfuerzo visual normal y constante para gran parte de las actividades que
realiza en el cumplimiento de sus funciones.
ESFUERZO AUDITIVO
Para la totalidad de las labores que ejecuta, es necesario un esfuerzo auditivo alto y
constante, lo cual representa un riego para el trabajador.

6. CONDICIONES DE TRABAJO

CONDICIONES AMBIENTALES
En el sitio de trabajo, las condiciones de la iluminación, ventilación y condiciones
higiénicas son buenas. La temperatura a la que se encuentra siempre es media. El nivel
de ruido es bajo y el aire que se respira es puro. Haciendo todo esto al puesto algo
cómodo y considerar el trabajo agradable.

CONDICIONES DE RIESGO Y SEGURIDAD

El cargo no representa ningún tipo de riesgo para el trabajador.

JORNADA DE TRABAJO
La jornada laboral empieza desde las 7:00 AM – 5:00 PM. Con un descanso de 12:00
PM a 1:30: PM.