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Informe y dictamen del Revisor Fiscal

Bucaramanga, Marzo de 2009


Seores
Asamblea General de DelegadosFinanciera Comultrasan
Respetados seores Delegados:
En mi calidad de Revisora Fiscal y en cumplimiento de mis funciones, establecidas en
la ley y en el estatuto, presento mi informe correspondiente al ao 2008 sobre las
operaciones de la Cooperativa de Ahorro y Crdito de Santander Ltda. Financiera
Comul-trasan.
Mi responsabilidad es la de expresar una opinin sobre los estados financieros, la
correspondencia, comprobantes, libros de actas, registro de asociados y el control
interno de la Cooperativa.
Es obligacin de la Administracin de la Cooperativa el cumplimiento de normas
legales y estatutarias, el establecimiento de objetivos, metas y estrategias para la
conduccin eficiente de los negocios, el diseo e implementacin del sistema de
control interno y la preparacin, integridad y presentacin razonable de los estados
financieros.
Mi opinin se soporta en una base razonable de evidencias vlidas y suficientes,
obtenidas a travs del trabajo realizado bajo mi direccin por el equipo de personas
que conforman la Revisora Fiscal, el cual se ha realizado de forma permanente y con
independencia de criterio y de accin, con cobertura total de las opera-ciones, reas y
procesos de la Cooperativa.
La administracin de la Cooperativa suministr la informacin requerida para el
desarrollo de la auditora.
1.ALCANCE DEL TRABAJO DE REVISORA FISCAL
1.1.Enfoque Integral
El trabajo de Revisora Fiscal ejecutado para la Cooperativa de Ahorro y Crdito de
Santander, Financiera Comultrasan, por el periodo de enero 1 a diciembre 31 de 2008
comprende la evaluacin de los siguientes aspectos:
Cumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias.
Efectividad y eficiencia del sistema de control interno.
Aplicacin de normas y principios contables.
Razonabilidad de los estados financieros.
Logro de las metas y objetivos institucionales.
1.2.Procedimientos de Auditora aplicados
Dentro del marco de las normas de auditora generalmente aceptadas y la tcnica de
interventora de cuentas, se aplicaron procedimientos de inspeccin, observacin,
verificacin y anlisis diseados para cada uno de los aspectos a evaluar, tales como
anlisis de procesos administrativos, examen de operaciones, aplicacin de pruebas
sustantivas, evaluacin de normas y principios de contabilidad utilizados y anlisis de
los principales indicadores financieros, para el periodo 2008.
1.3. Estados Financieros Analizados

Los estados financieros objeto de evaluacin por la Revisora Fiscal son los
siguientes:
Balance General a diciembre 31 de 2008.
Estado de Resultados por el ao 2008.
Estado de Cambios en el Patrimonio.
Estado de Cambios en la Situacin Financiera.
Estado de Flujos de efectivo.
Notas a los estados financieros.
Los Estados Financieros estn presentados en forma comparativa con los
correspondientes a diciembre 31 de 2008, los cuales no fueron reexpresados para
mostrar el efecto de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.
1.4.Participacin en reuniones
La Revisora Fiscal estuvo presente en las reuniones del Consejo de Administracin,
Comit de Riesgos y Auditora, Comit de Fondos Sociales, Comit Evaluador de
Cartera, Comit de Gerencia y dems reuniones administrativas a las que fue invitada.
1.5. Informes
Durante el ao 2008 se emitieron los siguientes informes:
Al Consejo de Administracin, men-sualmente.
A la Superintendencia de Economa Solidaria: Trimestralmente sobre el cumplimiento
de normas legales de carcter contable y financiero.
Al Fogacoop, trimestralmente sobre la posicin neta de los directivos.
A la DIAN, mensualmente sobre Gravamen a Movimientos Financieros.
A la Gerencia u otras reas administrativas, cuando las circuns-tancias lo ameritaron
para informar debilidades de control interno y recomendar la aplicacin de correctivos.
Se revisaron y firmaron las declaraciones tributarias de Reten-cin en la fuente, IVA,
Gravamen a los movimientos Financieros, Renta, Patrimonio e Industria y Comercio
en todos los municipios donde la Cooperativa desarrolla sus activi-dades.
A Bancoldex y Banco de Bogot sobre cumplimiento de compromisos contractuales.
Certificados solicitados por entidades relacionadas con la Cooperativa, sobre
aspectos de inters pblico o privado.
2. CONTROL INTERNO
El sistema de control interno de la Cooperativa brinda confiabilidad en la informacin
financiera, el cumpli-miento de la regulacin legal y estatutaria y facilita el logro de los
objetivos institucionales, desta-cndose en cada uno de sus elementos lo siguiente:
2.1. Ambiente de Control
Cultura organizacional basada en los principios y valores cooperativos y en el
acatamiento de normas legales y estatutarias.
Planeacin y Evaluacin de Operaciones.
Sistema de Normatividad Interna.

Sistema de Gestin Humana.


Adecuada atencin a los rganos de control internos y externos.
Atencin de quejas y reclamos de asociados.
2.2.Gestin de Riesgos
Reunin mensual del Comit de Riesgos, para analizar los riesgos ms significativos
para la cooperativa: liquidez, crdito, contraparte y jurdico.
Establecimiento de rea especia-lizada en la Gestin de Riesgos GERENCIA DE
RIESGOS.
Evaluacin peridica de la cartera segn parmetros Supersolidaria.
Unidad de Lavado de Activos a cargo del OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Avances significativos en los procesos de implementacin de sistemas de
administracin de riesgos de liquidez, operacional, crdito, lavado de activos y
financiacin del terrorismo.
2.3. Actividades de Control
Polticas y Procedimientos documen-tados.
Tecnologa para el procesamiento de datos.
Parametrizacin y contabilizacin automtica de operaciones.
Mecanismos de seguridad fsica e informtica.
Procesos de Seleccin de Personal y Evaluacin de desempeo.
Procesos disciplinarios.
2.4. Informacin y Comunicacin
Tecnologa para proceso y anlisis de informacin.
Sistema de comunicaciones en lnea.
Sistema de REPORTES para seguimiento, evaluacin y toma de decisiones.
Canales de comunicacin interna y externa como Intranet, correo electrnico, call
center, publicaciones peridicas en medios impresos y electrnicos.
2.5. Supervisin y Monitoreo
Seguimiento de operaciones por los responsables de cada proceso.
Herramientas tecnolgicas para extraccin y anlisis de informacin. Auditora
Operativa con enfoque a los procesos misionales.
Auditora de Sistemas.
Herramientas tecnolgicas especiali-zadas para auditora.
No obstante, existen aspectos a mejorar los cuales han sido reportados por la
Auditora Interna y la Revisora Fiscal en los informes a la Gerencia General y al
Consejo de Administracin, entes que han demostrado inters en aplicar los
correctivos recomendados.
En general, el sistema de control interno de la cooperativa brinda confianza sobre el
resultado de las operaciones, sin embargo las limitaciones de cualquier sistema de
control interno, no exime de la posibilidad de que se hubieran cometido errores no
detectados.
3.CUMPLIMIENTO DE NORMAS

Con base en la evidencia obtenida en la realizacin de mi auditora, me permito


expresar mi concepto sobre los siguientes aspectos legales:
3.1.Contabilidad
La contabilidad se lleva conforme a las tcnicas contables y las normas legales,
Decreto 2649 de 1993, Resolucin 1515 de 2001, Circular Bsica Contable 0013 de
2003, modificada por la Circular 004 de 2008, de la Superintendencia de Economa
Solidaria y dems normas que regulan la Contabilidad en Colombia.
La Cooperativa ha venido realizando las adecuaciones necesarias para dar
aplicacin a los cambios introducidos en la nueva Circular Contable y Financiera de la
Superintendencia de Economa Solidaria.
3.2.Operaciones, actos de los administradores, correspondencia y comprobantes.
Las operaciones registradas y los actos de los administradores, se ajustan a la ley, los
estatutos y las decisiones de la Asamblea.
La correspondencia, los compro-bantes de las cuentas, los libros de actas y de
registro de asociados se llevan y se conservan debidamente.
3.3.Custodia y proteccin de bienes
Los bienes de la entidad y de terceros en poder de la Institucin, se encuentran
protegidos adecua-damente con medidas de seguridad que garantizan su
conservacin y custodia.
Los recursos captados de los ahorradores y el efectivo generado en las operaciones
durante el ao 2008, fueron invertidos de conformidad con los usos autorizados
legalmente: Cartera, Inversiones Temporales, Fondo de Liquidez y Disponible.
La Cooperativa cuenta con un reglamento para el otorgamiento de crditos el cual
contiene proce-dimientos para las diferentes etapas. La auditora de la Cooperativa
vela porque los funcionarios encargados del anlisis, perfecciona-miento, desembolso
y recuperacin de los crditos cumplan con las polticas y procedimientos diseados.
Las inversiones temporales y el fondo de liquidez se encuentran consti-tuidas en
entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera, cumpliendo las
polticas del Consejo de Administracin para evitar la concentracin y minimizar los
riesgos.
El disponible se encuentra deposi-tado en cuentas bancarias y en las oficinas de la
Cooperativa para el cumplimiento normal de sus obligaciones, protegidas con medidas
de seguridad y plizas para el cubrimiento de siniestros.
3.4. Obligaciones Tributarias
La Cooperativa cumpli oportu-namente con la presentacin y pago de las
declaraciones tributarias Renta, Patrimonio, IVA, Retencin en la Fuente y GMF ante
la DIAN, as como las declaraciones de Reteica e Industria y Comercio, en cada una
de los municipios en los cuales existen oficinas de la Cooperativa.
3.5. Fondo de Liquidez
La Cooperativa dio cumplimiento permanente durante todo el ao 2008 a las normas
sobre Fondo de Liquidez, establecidas en el Decreto 790 de 2003, 2280 de 2003 y el

captulo XV de la Circular Bsica Contable de la Superintendencia de Economa


Solidaria.
Los ttulos que respaldan las inversiones del Fondo de Liquidez se encuentran
depositados en las respectivas entidades financieras o constituidos en ttulos desmaterializados certificados por el DECEVAL.
Al corte de 31 de diciembre de 2008, la Cooperativa tena depsitos e inversiones
destinadas al Fondo de Liquidez, por valor de VEINTICUATRO MIL SEISCIENTOS
TREINTA Y NUEVE MILLONES NOVECIENTOS CUARENTA Y OCHO MIL CIENTO
CUARENTA Y NUEVE PESOS ($24.639.948.149), equivalentes al 10.15% de los
depsitos de los asociados, que al mismo corte sumaban $242.832 millones.
3.6.Evaluacin de Cartera
La Cartera de Crditos se clasific y calific de acuerdo con las instrucciones
contenidas en el capitulo II de la Circular Bsica Contable 013 de 2003 de la
Superintendencia de Economa Solidaria, modificada por la Circular 004 de 2008.
De manera permanente la Cartera fue calificada teniendo en cuenta su hbito de
pago y el Comit Evaluador de Cartera realiz las evaluaciones obligatorias en los
meses de mayo y noviembre. Los crditos evaluados fueron calificados de acuerdo
con el anlisis de riesgo individual realizado con base en metodologas tcnicamente
desarrolladas y el resultado de la evaluacin fue contabilizado en los meses de junio y
diciembre, conforme a las normas legales.
De igual forma se dio cumplimiento a las normas sobre causacin de intereses y
constitucin de provi-siones.
Atendiendo lo aprobado por la Asamblea General en Marzo de 2008, el Consejo de
Administracin autoriz la constitucin de provisiones individuales de Cartera a los
porcentajes mximos permitidos por la Supersolidaria y la provisin general de
Cartera se realiz al 2,61% de la Cartera bruta total.
A 31 de diciembre de 2008, el indicador de calidad de la Cartera fue de 4,52% segn
su nivel de riesgo, y de 3.21% segn su morosidad. La sumatoria de provisiones y
reserva de Cartera, alcanzan un nivel de cobertura equivalente al 128.73% de la
Cartera calificada en riesgo.
3.7. Margen de Solvencia
La Cooperativa aplic las normas contenidas en el Decreto 1840 de 1997 y las
instrucciones del captulo XIV de la Circular Bsica Contable 0013 de 2003 de la
Superintendencia de Economa Solidaria, modificada por la Circular 004 de 2008, para
determinar el margen de solvencia con base en el clculo de los activos ponderados
por nivel de riesgo y el patrimonio tcnico.
A 31 de diciembre de 2008 el patrimonio tcnico de la Cooperativa fue de $87.276,66
millones y el margen de solvencia de 23,04%, el cual excede en 14.04 puntos
porcentuales el mnimo de 9% exigido para la Cooperativa.
3.8.Lmites a captaciones, colocaciones, aportes
La Cooperativa cumpli con las normas sobre lmites en los cupos individuales de
crdito, concentracin de operaciones, captaciones y aportes sociales. A 31 de

diciembre de 2008 no existan operaciones que superaran los lmites legales, sin
embargo las siguientes operaciones superan el 10% del patrimonio tcnico:
A 31 de diciembre de 2008, los Depsitos en cuentas de ahorro, corrientes e
inversiones en el Grupo Aval, registraban un saldo de $17.791,34 millones, superior
en $9.063,67 millones al 10% del patrimonio tcnico de la Cooperativa. El Consejo de
Administracin ha establecido un lmite interno del 25% del patrimonio tcnico, que al
corte del 31 de diciembre de 2008 equivale a $21.819.42 millones.
Los crditos a Saludcoop y Gimnasio Los Pinos, pertenecientes al mismo grupo
econmico, suman $13.688 millones, equivalentes al 15,68% del patrimonio tcnico.
El lmite para crditos con garanta admisible es el 25% del patrimonio tcnico.
No existen otras operaciones que superen el 10% de patrimonio tcnico.
3.9. Aportes a la seguridad social, parafiscales (Art. 11 y 12 del Decreto 1406/99)
La Cooperativa cumpli durante el perodo 2008 sus obligaciones de autoliquidacin y
pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral. Los datos incorporados
en la planilla nica de autoliquidacin correspondientes a los afiliados y sus
respectivas bases de cotizacin, son correctos. La Cooperativa se encuentra a paz y
salvo por el pago de aportes parafiscales al cierre del ejercicio, de acuerdo con los
plazos fijados y no existen irregularidades contables en relacin con las bases de
liquidacin, aportes laborales y aportes patronales.
3.10. Distribucin de Excedentes
Los excedentes del ejercicio 2007 fueron distribuidos de conformidad con el proyecto
aprobado por la Asamblea General y las normas cooperativas. La Cooperativa, con
base en los anlisis efectuados de conformidad con la normatividad vigente, opt por
acogerse al beneficio de la renta exenta por inversin en educacin formal del 20%
de sus excedentes, tomado de los fondos sociales.
3.11. Ejecucin de Fondos Sociales
Los fondos sociales de Educacin y Solidaridad fueron incrementados con los
excedentes del ejercicio 2007 y con cargo a gastos del ejercicio 2008, de acuerdo con
lo aprobado por la Asamblea General, presentando el siguiente movimiento:

La ejecucin de los Fondos de Educacin y Solidaridad se realiz de acuerdo con el


presupuesto aprobado por el Consejo de Administracin, atendiendo las disposiciones
para utilizacin de recursos establecidas en las Circular Bsica Contable 0013 de
2003 de la SES, modificada por la Circular 004 de 2008 y el decreto 2880 de 2004.
Las inversiones obligatorias en Educacin Formal fueron realizadas en proyectos
educativos debidamente aprobados por el Ministerio de Educacin, en convenio con la
Gobernacin de Santander y la Alcalda de Bucaramanga, hacindose acreedora al

beneficio tributario del descuento del 40% del impuesto de industria y comercio
causado en este Municipio para la vigencia 2009.
Los saldos a 31 de diciembre de 2008, corresponden al presupuesto de los programas
aprobados por el Consejo de Administracin para ejecutarse en el primer trimestre de
2009.
3.12.Incremento de Reservas Patrimoniales
Conforme a lo aprobado por la Asamblea General, el Consejo de Administracin
autoriz los siguientes incrementos de Reservas de Carcter Patrimonial con cargo a
resultados, tal como lo establece el art. 56 de la ley 79:

Al corte del 31 de diciembre de 2008, el capital institucional de la Cooperativa alcanz


el 8.41% de los activos, acercndose a la meta del 10%.
3.13. Derechos de autor
La Cooperativa ha dado estricto cumplimiento a las normas sobre Derecho de Autor
contenidas en el Art. 1 de la Ley 603 de 2000, pagando los derechos de los productos
protegidos con propiedad intelectual y obteniendo las debidas autorizaciones para su
uso. En el caso del software, todos los programas instalados se utilizan de
conformidad con sus respectivas licencias de uso.
3.14.Control de Lavado de Activos
La Cooperativa aplica los mecanismos de control y prevencin de lavado de activos,
dando cumplimiento a las normas legales y al captulo Decimoprimero del Ttulo
Segundo de la Circular Bsica Jurdica 007 de 2003 de la Superintendencia de
Economa Solidaria y ha iniciado las adecuaciones requeridas para ajustarse a las
modificaciones impartidas en la Circular 007 de 2008. El Oficial de Cumplimiento ha
rendido los informes correspondientes a los entes de control y al Consejo de
Administracin, alertando de las situaciones sospechosas y solicitando cuando ha sido
necesario, la exclusin de asociados incluidos en las listas de personas involucradas
en procesos por este delito.
3.15.Actuaciones de los Entes de Control
La Cooperativa present oportu-namente la informacin requerida por los entes de
control, tales como los informes mensuales de Riesgo de Liquidez y Fondo de
Liquidez, as como los Trimestrales y Anuales de informacin financiera.
Las aclaraciones solicitadas, tanto por la Superintendencia de Economa Solidaria
como por el Fogacoop, dentro del proceso de evaluacin que estas entidades
efectan trimestral-mente, fueron suministradas en forma oportuna por la
Administracin y las recomen-daciones fueron atendidas aplicando los correctivos y/o
ajustes del caso.
La Cooperativa present informes en medios magnticos a la DIAN, la Alcalda de
Bogot y la Gobernacin de Santander, dentro de los plazos sealados y de
conformidad con las instrucciones impartidas por cada entidad.

La Cooperativa fue objeto de investigacin por parte del Municipio de Bucaramanga,


respecto de la Declaracin de Impuesto de Industria y Comercio por el ao 2007, la
cual concluy satisfactoriamente, emitin-dose auto de Archivo definitivo del proceso.
La Revisora Fiscal fue requerida por la Superintendencia de Economa Solidaria en
tres oportunidades, para adelantar auditora a crditos de asociados que presentaron
quejas ante esa entidad. Realizado el trabajo solicitado, se rindi informe a la
Supersolidaria de los hallazgos.
De igual forma, la Supersolidaria en dos ocasiones solicit a la Revisora Fiscal
explicaciones sobre polticas y procedimientos relacionados con los productos de
Ahorro Especial y Microcrdito. La informacin solicitada fue remitida en forma
oportuna.
4. GESTIN
4.1. Administracin de Riesgos
Los riesgos de liquidez, cartera, contraparte, jurdico y tasas asi como la gestin
comercial y la labor de auditora interna, fueron evaluados por El Comit de Riesgos y
Auditora en sus reuniones mensuales.
Las estrategias financieras y comerciales lograron mantener controlado el riesgo de
liquidez durante el ao, finalizando con un cubrimiento del 174.52% de los activos
lquidos con maduracin mayor a 3 meses, frente al valor en riesgo.
El riesgo de cartera, al corte del 31 de diciembre de 2008 es cubierto en un 128.73%
por las provisiones y la Reserva de Cartera.
El riesgo de posibles contingencias por procesos en contra, es cubierto con
provisiones que al corte del 31 de diciembre de 2008 suman $151.8 millones.
Durante el ao 2008 se realiz depuracin de los activos fijos de la Cooperativa,
dando de baja tanto los faltantes como aquellos que por obsolescencia o dao no
estaban en condiciones de utilizacin, haciendo uso de provisiones previamente
constituidas, por valor de $1.245 millones.
De igual manera, con aprobacin del Consejo de Administracin y previa
sustentacin del proceso de cobro realizado y la constitucin de provisiones, se
castigaron 801 crditos por valor total de $2.209.386.209 de capital y $107.685.409 de
intereses, a los cuales se les adelantan las gestiones administrativas o jurdicas del
caso para lograr su recuperacin.
Durante el 2008 se avanz significativamente en el proceso de implementacin de
metodologas tcnicas para la medicin y control del riesgo operacional y de cartera,
as mismo se iniciaron las adecuaciones del Sistema de Prevencin y control del
lavado de activos y financiacin del terrorismo, para dar cumplimiento a las nuevas
exigencias de la Superintendencia de Economa Solidaria.
4.2. Liquidez
La Cooperativa mantuvo en forma permanente durante el ao 2008 el fondo de
liquidez por encima del 10% exigido sobre los depsitos de ahorro y cumpli
estrictamente con las normas vigentes sobre procedi-miento de clculo y constitucin
de las inversiones que lo conforman.

El flujo de efectivo de la Cooperativa, le permiti cumplir oportunamente con todas


sus obligaciones financieras, operacionales, legales, laborales y contractuales, as
como la realizacin de inversiones para expansin y mejoramiento tecnolgico.
4.3. Informe de Gestin
En cumplimiento del artculo 47 de la ley 222/95, dejo constancia de que he revisado
la informacin suplemen-taria y el informe de gestin del Consejo de Administracin y
la Gerencia General y que los datos en l incorporados corresponden a la realidad
econmica de la Cooperativa de conformidad con los Estados Financieros, los
registros contables y las bases de datos.
DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Con base en el trabajo realizado, el cual se ejecut en forma permanente en
cumplimiento de las normas y procedimientos de auditora generalmente aceptadas y
con la evidencia obtenida, concepto:
La Cooperativa de Ahorro y Crdito de Santander Ltda. FINANCIERA
COMULTRASAN, lleva su contabilidad conforme a las disposiciones legales y
tcnicas contables.
Los Estados Financieros con corte a 31 de diciembre de 2008 y 31 de diciembre de
2007: Balance General, Estado de Resultados, Cambios en el Patrimonio, Cambios
en la situacin financiera, Flujo de Efectivo y Notas a los Estados Financieros, fueron
tomados fielmente de los libros registrados.
La Cooperativa dio cumplimiento a las normas legales sobre evaluacin, clasificacin
y calificacin de cartera. El clculo de las provisiones de cartera y la causacin de
intereses se efectu conforme a las normas impartidas por la Superintendencia de
Economa Solidaria, en el captulo II de la Circular Bsica Contable 004 de 2008.
La Cooperativa ha cumplido con las normas legales sobre aportes parafiscales y
derechos de autor.
En mi opinin, los Estados Financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crdito de
Santander Ltda. FINANCIERA COMULTRASAN a diciembre 31 de 2008 y 2007, estn
presentados en forma fidedigna de acuerdo con las normas de contabilidad
generalmente aceptadas, y reflejan razonablemente la situacin financiera, los
resultados de sus operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en la
situacin financiera y los flujos de efectivo por los aos terminados en esas fechas.

Proyecto Aplicacin de Excedentes


COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO DE SANTANDER LIMITADA
FINANCIERA COMULTRASAN
NIT 804.009.752-8