Como todos podemos imaginar, cualquier evento que congregue a gran cantidad de

personas lleva consigo una gran cantidad de problemas. Mientras más personas sean
citadas, más crece la probabilidad de que algo falle. La correcta organización de un evento
pasa por la previsión y resolución de todos estos problemas que surgen sobre la marcha.
Situaciones que pueden pasar un evento:
1. COMUNICACIÓN DEFICIENTE ENTRE CLIENTE, AGENCIA Y PROVEEDORES
Uno de los principales inconvenientes para organizar un evento suele ser el flujo
de comunicación que se establezca entre la agencia y el cliente. Si este flujo es
fluido y correcto, todo perfecto, pero en muchas ocasiones no recibes la
información necesaria o, sobre todo, fuera de tiempo por parte del cliente lo que
entorpece y retrasa las labores organizativas.

Para el cliente es difícil depositar confianza en una agencia, por ello una
comunicación profesional, fluida, empática y totalmente transparente, es esencial
para que el cliente confíe en nosotros y de este modo crear eventos disruptivos y
más creativos y trasgresores que aporten un valor diferencial al producto y a la
marca.

2. NO PREVER LOS IMPREVISTOS

Cuando se trabaja en directo hay riesgos y hay que estar preparados para
solventar posibles incidencias como puede ser un plan b por si la climatología no
acompaña y hay que buscar alternativas, o si la convocatoria ha tenido más éxito
del esperado y hay que redimensionar salas, catering y otros servicios. Poder
reaccionar a ello es minimizar riesgos y por ello es buena idea invertir previamente
en aquellos elementos críticos.

Hay que tener un plan alternativo, y más si cabe en ubicaciones al exterior, debido
a que las condiciones meteorológicas pueden afectarnos. Por tanto, siempre
deberemos tener planteada una alternativa que podamos utilizar rápidamente sin
perder calidad.

3. CLIMATOLOGÍA ADVERSA.
La climatología es un clásico en los imprevistos que no sólo puede suponer el tener
que cambiar la celebración de un cocktail en un jardín a un espacio cerrado, sino
que puede incluso afectar a la agenda de actividades de un viaje de incentivo que
puede incluir un paseo en bicicleta o una actividad acuática y que por las
inclemencias del tiempo hay que suspender. Siempre hay que tener alternativas y
si optamos por un venue de bonitos jardines para un evento, debemos percatarnos
de que contempla espacios cubiertos por si la lluvia sorprende el día del evento.
Igualmente pasa con las actividades.
 Existen muchos más condicionantes además de la lluvia, como por ejemplo el
viento o incluso el calor o el frío, que debemos considerar a la hora de planificar un
evento.

4. CAMBIOS DE ÚLTIMA HORA

La adaptabilidad y buena disposición de los profesionales que trabajan
organizando eventos se refleja en el éxito de un evento. Siempre hay cambios de
última hora: aumenta o disminuye el número de asistentes, cambio de
escenografía, peticiones de última hora. El organizador de eventos debe adaptarse
a las necesidades y peticiones del cliente, aunque sean durante el mismo evento.
Para ello es importante que todo el personal involucrado tenga la predisposición
para realizar todos los cambios que solicite el cliente, siempre y cuando sean
cambios que no afecten al buen funcionamiento del evento.

5. NO DISEÑAR UN BUEN CRONOGRAMA.

La organización y el cumplimiento de los plazos es fundamental. Desarrollar un
cronograma bien detallado tanto del día “D” y de toda la pre-producción es vital
para que todo fluya según lo previsto.

6. EL FACTOR TIEMPO.
En numerosas ocasiones se trabaja contra reloj porque se dilatan las decisiones del
cliente. Esto obliga a organizar y planificar en tiempo record. Si a esto le añadimos
las modificaciones y cambios de última hora puede llegar a provocar situaciones de
estrés que en nada benefician al evento.

7. FALTA DE PROFESIONALIDAD.
Es importante trabajar con profesionales, tanto con organizadores de eventos
como con proveedores. Son ellos los que aportan soluciones a los posibles
imprevistos que puedan surgir. Un error es trabajar con gente no cualificada. Hay
que prestar una especial atención a nuestras agencias de logística, mensajería, etc.
para cubrir de manera adecuada nuestros plazos de entrega y que de esa manera
no repercuta en el buen funcionamiento de nuestro acontecimiento.

8. TECNOLOGÍAS Y CONECTIVIDAD.
Los fallos tecnológicos pueden jugarnos una mala pasada en más de un evento: un
micrófono que no funciona, la presentación de un ponente que no se carga… La
solución a este tipo de imprevistos es reforzar el equipo audiovisual que en un
principio se necesita y sobre todo, realizar los ensayos técnicos previos que sean
necesarios.
 Sin duda alguna, la tecnología ha cambiado por completo la comunicación en vivo
y en directo. Sin embargo, en ocasiones puede causar inconvenientes, por lo que
es imprescindible contar con un equipo de profesionales que esté coordinado en
todo momento, además de asegurarnos previamente que los contenidos se
adaptan perfectamente a los diferentes dispositivos.

9. DESCUIDAR LOS DETALLES.

A la hora de planificar un evento, debemos cuidar hasta el más mínimo detalle,
desde cómo y cuándo van a llegar cada uno de los asistentes, hasta saber si tienen
algún tipo de alergia u cualquier otra necesidad. Por ello, es imprescindible una
buena gestión logística mediante una secretaría técnica que permita conocer y
analizar todos los datos y evitar así posibles imprevistos.

Los pequeños detalles de un evento conforman el todo. Descuidar los aspectos

más pequeños y centrarse en los objetivos principales, puede hacer fracasar un
evento. Todo es importante y nada es casual.

10. GASTOS IMPREVISTOS.

En toda cotización para un evento hay que contemplar dos partidas diferentes, una
de gastos fijos donde se puede incluir el fee de la agencia o el coste del venue del
evento, y otra de gastos variables, que contiene por ejemplo los costes de catering
y una partida para posibles imprevistos.

Es muy habitual que en la comunicación en vivo y en directo, el presupuesto se vea

afectado por algunos imprevistos. Por ello, debemos tener en cuenta todas las
variables y ponderables que se pueden producir, de lo contrario, es posible que el
corazón del evento deje de funcionar. La prevención y la financiación son
imprescindibles para que un evento funcione perfectamente.