¿QUÉ ES UN INVENTARIO?

El inventario es una parte esencial de cualquier sistema de materiales.

Los inventarios existen para asegurar que se encuentren disponibles
cuando los usuarios los requieran, en el momento oportuno y en el
lugar apropiado.
.
OBJETIVOS
1. Conocer la definición de la logística y el propósito de un sistema
logístico.
2. Conocer el propósito de un Sistema de información para la
Administración Logística,
3. Utilizar correctamente los formularios del Sistema de Información
4. Evaluar el nivel de existencia de los insumos en el Sistema de
suministros del IGSS con base en el consumo Promedio Mensual
(CPM) y los Meses de Existencia Disponible (MED).
5. Realizar los cálculos de cantidades a solicitar, basándose en los
niveles mínimos, máximos y saldos disponibles.

LOGÍSTICA PARA EL MANEJO DE MEDICAMENTOS

1. Definición de Logística
2. Propósitos
3. Ciclo Logístico
4. Sistema de distribución
5. Lapso de reabastecimiento
6. Período de reabastecimiento
7. Datos de consumo y distribución
8. Sistema de Información para la administración logística
9. Disponibilidad de insumos meses de existencia
10. Sistema de control de inventarios

PROCEDIMIENTOS
1. Consumo Promedio Mensual - CPM
2. Meses de Existencia Disponible - MED
3. Toma Física de Inventario
4. Control de Inventarios SPS-922
5. Baja de Medicamentos
6. Movimiento de Existencias entre Bodegas SES-41-

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7. Canje de Medicamentos
8. Préstamos de Medicamentos
9. Devolución de Medicamentos –SPS-925

¿QUÉ ES LOGÍSTICA?
Logística es la serie de actividades que en conjunto, contribuyen a
garantizar la disponibilidad oportuna de insumos para la prestación de un
servicio.

PROPÓSITOS DE UN SISTEMA LOGÍSTICO

PROVEER:
 Los insumos correctos
 En las cantidades correctas
 En la condición correcta
 En el lugar correcto
 En el tiempo correcto
 Al costo correcto

CICLO LOGÍSTICO
 Atención al usuario
 Selección de productos
 Proyección y adquisición
 Almacenamiento y distribución
 En cada una de las etapas deberá existir
 “EVALUCIÓN CONTINUA”

SELECCIÓN DE PRODUCTOS
 ¿Qué comprar?
 ¿Cuánto y cuándo comprar?

PROYECCIÓN Y ADQUISICIÓN
 Estimación de necesidades existentes basadas en:
 Datos Logísticos
 Datos Estadísticos
 Datos Demográficos
 Proveedores existentes

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 Financiamiento (Asignación Presupuestaria)
 Elaboración de compra

ALMACENAMIENTO
 Adecuación del espacio apropiado y condiciones de almacenamiento
en las diferentes áreas.
 Es mantener los insumos, de tal manera que siempre estén
accesibles, identificados, en buenas condiciones y disponibles para
su consumo.
 Cumplimiento de normas para mantener la calidad de los insumos.
 Que se almacén de conformidad al Sistema PEPE – primero en
expirar, primero en entregar-.
 La existencia de insumos sin movimiento.
 Insumos en Mal Estado y Vencidos.

SISTEMA DE INFORMACIÓN LOGÍSTICA

 Monitoreo del Sistema de distribución

 Recursos Humanos
 Presupuesto asignado
 Supervisión de los ingresos y egresos
 Evaluación de todos los procesos

ATENCIÓN AL USUARIO
Cumplir con las necesidades de los afiliados/as y/o derechohabientes
prestando servicios de calidad en un ambiente de respeto y adecuados a
su realidad.

SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN
El sistema de distribución es la cadena completa de instalaciones y
transporte, por los cuales tienen que pasar los insumos hasta ser
entregados al usuario, incluyendo las bodegas, medios de transporte,
personal de bodegas y personal de salud.

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POR REQUISICIÓN
El personal de los servicios de la Unidad Médica solicita las cantidades
requeridas a la farmacia y bodega.

POS ASIGNACIÓN:
El personal de la farmacia y bodega determina las cantidades a distribuir
a todos los servicios de la Unidad Médica.

LAPSO DE REABASTECIMEINTO

 Es el tiempo comprendido entre el momento en que se

solicitan/envían nuevos insumos y el momento en que se reciben y
están disponibles para entregarse a los usuarios/as.

PERÍODO DE REABASTECIMIENTO

 La frecuencia con la que se abastece cualquier nivel de distribución

(bodega, servicio).

DATOS DE CONSUMO
 Información sobre la cantidad de medicamentos entregados a los
afiliados y/o beneficiarios.
 Es el total de lo despachado por la farmacia y bodega, durante un
período.
 Acuerdos 25/2012 “Normativo para la prescripción de Medicamentos del IGSS”
 3/2010, “Normativo para el manejo, control y dispensación de recetas del IGSS”.
 Acuerdo 48/2012 “Normativo para el uso y control del formulario DAB-75
Requisición a Bodega Local”.
Todos de Gerencia.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

LOGÍSTICA

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DEFINICIÓN:
Conjunto organizado de datos y registros interrelacionados que brindan
información logística esencial.
PROPÓSITO:
Mejorar las decisiones de las Direcciones en materia de logística.

TIPOS DE REGISTROS DEL SIAL

 REGISTROS DE EXISTENCIAS
 Control de Inventarios de Suministros Forma- SPS-922.
 REGISTROS DE MOVIMIENTOS
 Control de Inventarios de Suministros SPS-922 y
 Requisición a Bodega Local DAB-75
 REGISTROS DE CONSUMO
 Receta SPS-46 - Cuadrícula SPS-113-

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

 Es un conjunto de actividades organizadas, que permiten verificar la
existencia de productos, con la finalidad de que estén disponibles
para el usuario/a y Servicios.

¿CUÁL ES EL PROPÓSITO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE

INVENTARIOS?

 Determinar la cantidad de insumos en existencia/saldos.

 Mantener un nivel adecuado de existencia.
 Determinar la cantidad a solicitar o distribuir a los servicios.
 Determinar cuándo solicitar/despachar.
 Determinar los niveles de existencia a lo largo del sistema.

EXISTENCIA DISPONIBLE

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  La existencia disponible no incluye los insumos dañadas o vencidos,
ya que no se pueden ser entregados a los usuarios. Insumos dañados o
vencidos se deben separar lo antes posible.
 La existencia disponible se expresa en unidades (frascos, ampollas,
comprimidos, tabletas, dosis) y nunca en cajas o cartones, porque
para un mismo producto puede haber cajas o cartones con
cantidades diferentes.
 Si hay dos marcas diferentes de un insumo con un mismo nombre
genérico, la existencia disponible es la suma de las dos marcas.
 La existencia disponible se determina a través de un inventario
físico. Se deben realizar inventarios físicos en todas las áreas de la
farmacia y bodega.

INVENTARIO FÍSICO
 Se recomienda realizar los inventarios físicos en todas las áreas
donde se manejan insumos.
 Se realizan para comparar el saldo de la tarjeta kardex con las
existencias.
 Sólo Auditoría Interna puede dar de baja del inventario, los insumos
dañados o vencidos y autorizar el retiro de la bodega.
 Sirven para reordenar la bodega y monitorear las fechas de
vencimiento (PEPE).
 En el presente caso los inventarios se deben realizar cada trimestre, de
conformidad a lo estipulado en el Acuerdo 40/2010 de Gerencia “Manual de
Normas y Procedimientos para la Toma Física de Inventario en Farmacias y
Bodegas”. Utilizando los formatos que se encuentran vigentes.

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS, MÍNIMOS Y

MÁXIMOS
  
Definición
Es el conjunto de actividades ordenadas que permiten fijar niveles de
abastecimiento de productos, (MEDICAMENTOS) con la finalidad de evitar
desabastecimiento y/o sobreabastecimiento en las farmacias y bodegas o
servicios del Instituto.

Propósito:

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 Determinar la cantidad de productos en existencias/saldos.
 Mantener un nivel adecuado de existencia.
 Determinar la cantidad a solicitar.
 Determinar los niveles de existencia durante el proceso de compra.
 

Ventajas de mínimos y máximos:

 
 Minimiza las posibilidades de desabastecimiento y
sobreabastecimiento.
 Reduce las pérdidas por expiración o vencimiento.
 Evita costos de pedidos de emergencia.
 Ahorro de recursos financieros y materiales a nivel institucional.
 Optimiza el espacio físico de almacenamiento.
 Se solicitan únicamente las cantidades que se necesitan.
 Se evitan redistribuciones entre unidades
(Movimientos de existencias entre bodegas).
 Brinda pautas para la toma de decisiones.

CONSUMO PROMEDIO MENSUAL

En el transcurso de los últimos 6 meses de 2012, fueron entregados a los
afiliados y/o beneficiarios en la farmacia de la Unidad de Policlínica, el
producto identificado con el código 318, de la lista básica institucional,
las siguientes cantidades:

Julio 51 Octubre 67
Agosto 59 Noviembre 74
Septiembre 57 Diciembre 60

Fórmula: Suma del consumo de los últimos 6 meses

6

CPM = 368/6

CPM = 62

Nota: El CPM se debe aproximar al número entero inmediato superior, porque no se

pueden entregar fracciones de unidades.

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Meses de existencia disponibles
El inventario físico realizado al 31 de diciembre de 2012, en el Hospital
de Gineco Obstetricia mostró el saldo de 6017 frascos ampolla de
penicilina, código 28, y su consumo promedio mensual es 3,761:

Formula:MED = Saldo final del mes

CPM
MED = 6,017/3761

Respuesta MED = 1.5 meses

Nota: En este caso, sólo se toma en cuenta el número entero y el primer decimal, no se
aproxima al número inmediato superior o al decimal superior.

CONSUMO PROMEDIO MENSUAL:

De insumo de la farmacia y bodega de una Unidad Médica, el promedio
de los últimos seis o doce datos históricos de “Consumo del Mes”,
descartando aquellos que reporten cero porque no tenga existencia del
insumo, dividiendo entre el número de datos tomados en cuenta.

DESABASTECIMIENTO:
De un insumo en la farmacia y bodega de una Unidad Médica, la situación
en la cual se refleje un saldo de su inventario igual a cero.

SOBREABASTECIMIENTO:
De un insumo de la farmacia y bodega de una Unidad Médica, la situación
en la cual el insumo tenga para más de seis meses veces el “consumo
Promedio Mensual”.

MÍNIMO DE INVENTARIO:
Se establece como la cantidad de insumo en existencia, necesaria para
abastecer a la farmacia y bodega de una Unidad Médica, por un período
de dos veces su “Consumo Promedio Mensual”.

PUNTO DE REORDEN:

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 El momento en el que se debe emitir una “Solicitud de Bienes y
Servicios” de insumos, con la finalidad de que éste permanezca
abastecido en la farmacia y bodega de la Unidad Médica, el cual se
genera cuando la existencia sea igual o menor al “Mínimo de Inventario”.

DEMANDA TOTAL MENSUAL:

La suma del “consumo del Mes” más la “Demanda insatisfecha” del
mismo mes.

Cantidad mínima: 
Es La cantidad de producto que debe estar en existencia en la bodega, en
el momento de recibir un pedido. Constituye la cantidad mas baja
establecida para el almacenamiento de productos, convertido a número
de unidades de producto de acuerdo con el consumo promedio mensual.
 
Formula: CM = 2 meses X C.P.M.

Cantidad máxima:
 
En condiciones normales, es la cantidad de producto por encima de la
cual no deben estar las existencias. Constituye el nivel máximo de
Unidades de producto en la bodega, de acuerdo al consumo promedio
mensual.
FORMULA: CM = 4 meses X C.P.M.
 
Las cantidades se expresan en número de unidades de producto.

Nivel mínimo:
 
 El número mínimo de meses de consumo promedio mensual que
deben cubrir las existencias en bodega.
 
 El número de meses de existencias establecido para un nivel de
distribución.

 
Nivel máximo:
 

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  El número máximo de meses de consumo promedio mensual que
deben cubrir las existencias en bodega.
 
 El número de meses de existencias establecido para un nivel de
distribución.
Para las farmacias y bodegas del Instituto el nivel máximo es de 4 meses

Nivel de existencia de reserva:

 
Las existencias de reserva que se deben mantener disponibles para evitar
desabastecimiento por causa de demoras en las entregas o por aumentos
significativos del consumo, generalmente se expresa como el equivalente
a otro lapso de reabastecimiento

Cantidad a solicitar (CAS)

 
Determina el número de unidades que se necesita adquirir, para llegar al
nivel máximo de existencia.

FORMULA: CAS = Cantidad máxima – saldo disponible

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 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA
BALANCE Y REQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS
NIVEL NIVEL
UNIDAD MÉDICA: MÍNIMO MÁXIMO
2 4

F G I
B C H
A D E CONSUMO MESES CANTIDAD PRECIO
RECIBIDO CONSUMO CANTIDAD
CÓDIGO SALDO AJUSTES SALDO FINAL PROMEDIO EXISTENCIA A UNITARIO
EN EL ( E N T R E GA D O MÁXIMA
INICIAL (+/-) ( A +B - C +/ - D ) MENSUAL DISPONIBLE SOLICITAR Q
PERÍODO A US UA R IO S )
(E/F)
(F*4)
(6/6) (H-E)

5 1320 2500 1200 30 2590 950 2.73 3800 1210

ELABORADO POR:

FECHA ELABORACIÓN:

OBSERVACIONES:

TOMA FISICA DE INVENTARIO

ASPECTOS A EVALUAR
 Si es posible el inventario debe practicarse en horas inhábiles.
 Se debe instruir al personal que participe sobre la metodología a
utilizar: en parejas, uno cuenta y otro anota.
 Promover una actitud positiva hacia la actividad
 El recuento debe comenzar a la hora programada
 Los artículos a contar deben estar rotulados y ordenados
 Los saldos de las tarjetas kardex deben estar actualizados

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 Si existen productos vencidos y/o en mal estado, deben estar
rotulados y almacenados en un lugar separado.
 Si existen ingresos y egresos en la Bodega durante el recuento,
estos deben centralizarse y tomarse como parte de las existencias
físicas, para efectuar el cuadre con los saldos del kardex y del
Sistema
 Si se comprueba plenamente algún error u omisión en los registros
de las tarjetas del kardex, el saldo de las mismas debe ajustarse
según el procedimiento establecido, utilizando la columna “Reajuste
+/- ”
 Observar los lineamientos establecidos en la Resolución No. 243-
SUB/2009, de la Subgerencia Financiera del Instituto . (Valorizar los
insumos con precio unitario de la última compra).
Se deberán utilizar los formatos autorizados por el Instituto, según el Normativo.

BAJA DE PRODUCTOS

Definición
Como consecuencia de hechos diversos, (clima, el manejo, etc.), los
productos pueden deteriorarse o caducar. Esto obliga a realizar un
ajuste en los registros contables y en el Sistema ya que dichos productos
no pueden distribuirse a los afiliados. La responsabilidad de las mismas
se encuentra definida en el Acuerdo 16/2010 de Gerencia “Manual de
organización de Farmacias y Bodegas”.

CONDICIONES
 Insumos que se encuentren en mal estado, deteriorados,
derramados o vencidos
 Productos vencidos por los cuales se haya agotado el trámite
administrativo para su canje, promoción o devolución
 Todo producto que no llene los requisitos para ser despachado a los
afiliados, beneficiarios, salas y servicios.
 Para dar de baja a los insumos de mal estado, debe existir dictamen técnico de la
Jefe de Farmacia o Bodega, en su defecto del Director Médico, indicando las
causas y si hay responsables, para la deducción de responsabilidades.

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TARJETAS KARDEX.

“Control de inventario de suministros” SPS-922

Es un sistema de tarjetas que permite al responsable de la bodega,
llevar un control permanente de las existencias o saldos de la misma.

Ventajas del inventario

 Se podrá tener información confiable y oportuna, sin necesidad de
realizar la toma física del inventario.
 Sirve de base para confrontar el inventario físico de existencias,
siendo un instrumento para detectar sobrantes y faltantes de un
área específica.
 Es un instrumento que sirve para confrontar las operaciones de
ingreso, egreso y saldos.

TARJETA KARDEX

En las bodegas y farmacias del Instituto, la tarjeta de kardex que se

encuentra autorizada se identifica con el nombre de: “Control de
inventario de Suministros”, FORMA SPS-922. La cual se compone
de 11 columnas, además del encabezado de la tarjeta, previo a
registrar cualquier operación de ingreso y egreso de productos,
deberá contar con la autorización de la Contraloría General de
Cuentas, mismas que deben estar prenumeradas.

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 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL FORM. SPS-922
HOSPITAL GENERAL "DR. JUAN JOSÉ ARÉVALO BERMEJO"
CONTROL DE INVENTARIOS DE SUMINISTROS 1.0000

CÓDIGO:

DESCRIPCIÓN:

UNIDAD DE DESPACHO:

NIVELES DE SEGURIDAD POR BIMESTRE

BIMESTRE 6
BIMESTRE 1 BIMESTRE 2 BIMESTRE 3 BIMESTRE 4 BIMESTRE 5
MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO MINIMO MAXIMO MINIMO MÁXIMO MINIMO MÁXIMO

NIVELES DE SEGURIDAD POR BIMESTRE ENTRADA SALIDA

REAJUSTE +/
SALDO
BIMESTRE 1 BIMESTRE 2 BIMESTRE 3 BIMESTRE 4
FECHA BIMESTRE 5 BIMESTRE 6 -
FECHA Com.
MINIMO No.
MÁXIMO PROC EDENCIA/DESTINO
MINIMO MÁXIMO MINIMO MÁXIMO MINIMO LOTE NÙMERO
MÁXIMO MINIMO MÁXIMO MINIMO MÁXIMO
VENCIMIENTO PREC IO
CANTIDAD CANTIDAD C ANTIDAD CANTIDAD PREC IO
UNITARIO
VIENEN. .

VAN. . . . . . . . .

OBSERVACIÓN: EN LA PARTE SUPERIOR DERECHA DEBERÁ COLOCARSE EL LOGO DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS Y SU AUTORIZACIÓN.

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MOVIMIENTO DE EXISTENCIAS ENTRE BODEGAS

Definición
Son los traslados de medicamentos o productos, los cuales se encuentran
regidos por lo dispuesto en la Circular 24/2005 de las Subgerencias de
Prestaciones en Salud y Financiera. Para realizar los traslados de
productos de una Unidad Médica a otra. El formulario utilizado es el SPS-
41 “Movimiento de Existencias entre Bodegas del Instituto Guatemalteco
de Seguridad Social”. Ampliada por la Oficio Circular 006648 del 16 de
octubre de 2009.

CONDICIONES

 Por emergencia, solamente por cantidades necesarias para cubrir el

desabastecimiento.
 Por sobreabastecimiento, solamente cuando se compruebe que
durante los últimos seis meses el consumo tiende a bajar. (Para evitar
pérdidas económicas al Instituto).
 Por estar próximo el vencimiento, siempre que se compruebe que se
utilizó el sistema de mínimos y máximos para la adquisición de los
insumos.
 Cuando los productos no han tenido movimiento por más de seis
meses, no se cuente con carta de compromiso del proveedor, el
proveedor no los haya cambiado y se demuestre haber
promocionado su consumo internamente.
 Bodega que recibe el producto verifica la cantidad, calidad,
vencimiento
 Elabora el RECIBO DE ALMACÉN, (Sistema SIBOFA) y registra en la
tarjeta kardex
 Reporta el valor total en el detalle de ingresos que se envía a
Auditoría Interna
 Todos los traslados deben estar debidamente documentados y
razonados
(Anexando Fotocopias de las tarjetas kardex en donde conste el saldo actual, así
como, los datos del ingreso del producto, Recibo de Almacén).

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 Bodega que entrega: elabora el formulario SPS-41
 Revisión y aprobación del SPS-41 por parte de la Jefatura de
Farmacia y Bodega, conteniendo el Visto Bueno de la Dirección
Médica
 Registra en la tarjeta kardex, la salida del producto y en el Sistema
SIBFA, a través de la Opción REGULARIZACIONES, resta la cantidad
 Reporta el valor total del producto en el detalle de consumos que se
envía a Auditoría Interna
 Los formularios deben estar numerados
Este procedimiento no puede ser utilizado como mecanismo de
abastecimiento.

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 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
" MOVIMIENTO DE EXISTENCIAS ENTRE BODEGAS " SES-41

FECHA DE EMISIÓN: __________________________________________ NÚMERO CORRELATIVO: ________________

CÓDIGO: _________________ PRESENTACIÓN: __________________________________________ CANTIDAD ENTREGADA Y RECIBIDA: ________________

DESCRIPCIÓN: _________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FECHA DE VENCIMIENTO: __________________________________________ NÚMERO DE LOTE: __________________________________________

PRECIO UNITARIO: _________________________________ VALOR TOTAL: _________________________________

NÚMERO Y FECHA DE FACTURA: __________________________________________ PROVEEDOR: ___________________________________________________________

CAUSAS QUE ORIGINAN EL MOVIMIENTO: _______________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

UNIDAD MEDICA QUE ENTREGA: UNIDAD MEDICA QUE RECIBE:

CLAVE ADMINISTRATIVA: _________________________ CLAVE ADMINISTRATIVA: _________________________

NOMBRE: ___________________________________________________________NOMBRE: ___________________________________________________________

___________________________________________________________ ___________________________________________________________

JEFE Y/O ENCARGADO DE JEFE Y/O ENCARGADO

FARMACIA Y BODEGA: ___________________________________________________ DE FARMACIA Y BODEGA: ___________________________________________________

FIRMA Y SELLO: ___________________________________________________________FIRMA Y SELLO: ___________________________________________________________

VISTO BUENO: VISTO BUENO:

___________________________________________________________ ___________________________________________________________
DIRECCIÓN MÉDICA DIRECCIÓN MÉDICA

**** ORIGINAL: Unidad que entrega; COPIA 1: Unidad que recibe; COPIA 2: Departamento de Informática****

CANJE DE MEDICAMENTOS CON LOS PROVEEDORES

Definición
Esta actividad se refiere a las gestiones administrativas que deben
realizarse para que las casas farmacéuticas proveedoras, cambien
producto propiedad del Instituto, con fecha de vencimiento próxima, por
producto del mismo tipo o bien por otro producto, con precio equivalente.
Este canje es necesario, porque el medicamento no fue consumido según
las proyecciones realizadas, dentro del período de vida útil del mismo.

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CONDICIONES
 Es necesario que exista carta de compromiso de canje, extendida
por el proveedor.
 Que existan medicamentos y material médico hospitalario con fecha
próxima de expiración.
 La gestión de canje debe realizarse por lo menos dos meses antes
de la fecha de expiración del medicamento.
 La autorización de Auditoría Interna puede obtenerse después del
canje.
 Se debe informar mensualmente todo canje a los Departamentos de
Informática y Auditoria Interna.

 Ejemplo de cómo realizar canje de productos con las casas proveedoras
Cantidad Canje por Cantidad
Código Entregada Valor Q Código Recibida Valor Q
192 244 10,888.50 716 923 2,907.45
661 02 892.76 726 2,493 8,974.80
TOTALES 11,781.26 11,882.25

 Si es por el mismo producto no se modifica ningún registro, pero si

el canje es por otro, se realiza la operación de abono en la tarjeta
kardex y en el sistema (Opción reg. Resta) del entregado al
proveedor y se emite el respectivo RECIBO DE ALMACÉN por lo
recibido y se opera el cargo en la Tarjeta kardex.
 Reportando los movimientos en el detalle valorizado que se envía a
Auditoria Interna.

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 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL
ENTREGA DE PRODUCTOS AL PROVEEDOR PARA CANJE

UNIDAD MÉDICA:

CLAVE ADMINISTRATIVA:

NOMBRE DEL PROVEEDOR:

FECHA DE ENTREGA: FECHA PROBABLE DE DEVOLUCIÓN: ________________________

CANTIDAD/ VALOR Q
CÓDIGO UNIDADES UNITARIO TOTAL DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

CAUSA DEL CANJE:

NOMBRE JEFE y/o ENCARGADO DE BODEGA:

FIRMA Y SELLO:

NOMBRE DEL REPRESENTANTE CASA PROVEEDORA:

FIRMA Y SELLO:

VISTO BUENO:
DIRECTOR MÉDICO

O rig in a l: P ro v e e d o r C o p ia s : J e f a t u ra d e F a rm a c ia y B o d e g a y E n c a rg a d o d e Ka rd e x.

DEVOLUCIÓN DE INSUMOS
Las DEVOLUCIONES que realicen los afiliados y/o beneficiarios, Servicios
y donaciones, se deberá emitir el respectivo RECIBO DE ALMACÉN,
tomando en cuenta que los mismos están generando ingreso a la
bodega. Lo anterior para evitar desfases tanto a nivel de existencias
como en los Estados Financieros del Instituto.

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Las devoluciones de insumos se deben operar en el Sistema SIBFA, de la
misma forma que una compra.
La devolución de medicamentos procede en los siguientes casos:

 Cuando en las Salas y/o Servicios existe algún producto que no

tiene movimiento, por estar próxima la fecha de vencimiento o por
cambio de medicamento al afiliado o beneficiario.
 Asimismo, por las DEVOLUCIONES que realicen los afiliados y/o
beneficiarios, Servicios y donaciones, se deberá emitir el respectivo
RECIBO DE ALMACÉN, tomando en cuenta que los mismos están
generando ingreso a la bodega. Lo anterior para evitar desfases
tanto a nivel de existencias como en los Estados Financieros del
Instituto.
 Sólo se debe aceptar la devolución de medicamentos en
condiciones óptimas, conforme evaluación del profesional
farmacéutico, Jefe del servicio o encargado de bodega, verificando
que corresponda al medicamento despachado, fecha de expiración,
sello de empaque sin cambios físicos visibles.

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 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL SPS-925

DEVOLUCIÓN DE MEDICAMENTOS AL SERVICIO DE FARMACIA Y BODEGA

Dependencia Médica: ________________________________________________________

1 Quien devuelve:
.

Servicio o Sala:

Nombre del servicio o sala: ______________________________________________________

Nombre del responsable del servicio o _________________________________________

sala:

Derechohabiente:

Número de ____________________________________________________________
afiliación

Nombre del afiliado o beneficiario: _________________________________________________

2 Descripción del medicamento: _________________________________________________

.

_______________________________________________________________________________

3 Códig _______________________ 4 Cantida ________________________

. o: ___ . d: ___

5. Fecha de expiración: _______________ 6 Número de lote: ______________________

.

7 Motivo de la devolución: ______________________________________________________

.

_______________________________________________________________________________

Lugar y __________________________________________________
fecha:

________________________________ _________________________________
Firma y sello responsable del servicio Firma derechohabiente

___________________________________
Nombre, firma y sello del
Jefe o encargado de farmacia y bodega

Nota: El presente ingreso deberá ser registrado en la respectiva tarjeta de kardex, su revisión será posterior por el
Departamento de Auditoria Interna, quedando bajo la responsabilidad del jefe o encargado de farmacia y bodega, con la
supervisión respectiva de la Dirección de la dependencia médica hospitalaria.

Original: Farmacia y Bodega

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Copia: Servicio o derechohabiente

EXISTENCIAS O SALDOS DISPONIBLES

Solicitud:
Tomando como base la proyección de necesidades de productos, las
Unidades Médicas podrán obtener los productos que requieran, en
cantidades y especificaciones. La Farmacia y Bodega emitirá el
formulario SIAF-01 “Solicitud de Bienes y Servicios”, detallando sus
requerimientos. Posteriormente la Sección de Compras procederá a
adjudicar la compra del producto a la Casa Proveedora seleccionada, por
medio del formulario SIAF 02 “Orden de Compra”, en apego a los
Acuerdos de Compras Nos. 06/2012 y 07/2012 de Gerencia.

Recepción:
Los productos son enviados por parte de la Casa Proveedora a las
Farmacias y Bodegas de las Unidades Médicas, quienes los recibirán
previa revisión de su concentración, presentación, vencimiento,
integridad, empaque, número de lote y que cumpla con las
especificaciones de la Orden de Compra, así como con lo estipulado en
los listados básicos Institucionales

REGISTRO
Al momento del ingreso del producto, el Encargado de kardex
inmediatamente deberá registrar la entrada en su totalidad de acuerdo a
las unidades de despacho establecidas en los listados básicos, en las
tarjetas de kardex con base a la factura emitida por el Proveedor y en el
Sistema SIBFA, en donde se encuentra implementado, con la emisión del
recibo de almacén.

ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA
Es el punto central del proceso entre recibir y distribuir, requiere la
ubicación técnica de los espacios físicos apropiados que faciliten los
procedimientos de control de calidad y el sistema de información. El
almacenamiento se concentra en la guarda temporal de las entradas
hasta el momento de su distribución. Almacenar es mantener los

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productos de tal manera que siempre estén accesibles, identificados, en
buenas condiciones y disponibles para su consumo, asimismo que se
encuentren protegidos contra robos o cualquier otra eventualidad de
riesgo.

Distribución (PEPE)
Para la distribución se deberá observar la técnica PEPE, lo cual garantiza
que todos los productos sean distribuidos en la fecha apropiada; PEPE=
Primero en expirar/Primero en entregar, a través de los formatos
autorizados por el Instituto para su distribución, SPS-46 receta y
Requisición a Bodega Local. (DAB-75).

PRESTAMOS DE MEDICAMENTOS
 Definición
Los préstamos de medicamentos consisten en: intercambios temporales,
los cuales pueden realizarse entre las unidades hospitalarias del Instituto,
con unidades médicas del Estado y con unidades médicas privadas.
 
Los lineamientos que deben seguirse, se encuentran establecidos en el
Acuerdo 37/2012 de Gerencia. “Normativo para el préstamo o
Intercambio temporal de medicamentos y/o Material Médico Quirúrgico
Menor”.

RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS CUYO VALOR

SOBREPASE LOS CIEN MIL QUETZALES.

 De conformidad a instrucciones de Subgerencia del área de

Prestaciones en Salud contenidas en la Circular No. 240 del 12 de
febrero 2004, el Departamento de Auditoría Interna debe verificar
la recepción de medicamentos cuando su valor exceda los Cien Mil
Quetzales, con la participación del Médico Director, Administrador,
Jefe de Farmacia y el personal de bodega encargado de recepción.
 Todo producto codificado solicitado para existencia del Servicio de
Farmacia y Bodega debe cumplir con las especificaciones contenidas en
los listados básicos del Instituto.

REPORTES
LOS REPORTES POR INGRESOS Y EGRESOS QUE SON TRASLADADOS AL
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

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INGRESOS:
 PRODUCTOS DESPACHADOS POR LAS CASAS PROVEEDORAS POR
COMPRA DIRECTA O CONTRATO ABIERTO.
 A TRAVÉS DE MOVIMIENTO DE EXISTENCIAS ENTRE BODEGAS SPS-
41
 DONACIONES
 INGRESOS POR CANJE DE OTRO PRODUCTO
 DEVOLUCIONES

EGRESOS (CONSUMOS)
 Todo lo despachado a través de Recetas SPS-46 y Requisición a
Bodega Local DAB-75
 Traslados por Movimiento de Existencias entre Bodegas SPS-41
 Por canje de productos con las Casas Proveedoras
 Todos los reportes deben estar valorizados de conformidad con el
precio de la ÚLTIMA COMPRA.

TARJETAS KARDEX. “Control de Inventario de Suministros”,

FORMA SPS-922

Es un sistema de tarjetas o fichas que permite al responsable de la

bodega, llevar un control permanente de las existencias de la misma.

Inventario perpetuo
 Son aquellas tarjetas que en cualquier momento reportan saldos de
existencias físicas reales, en las cuales se hace necesario registrar
los ingresos y egresos inmediatamente después de manejar un
producto.

Ventajas del inventario perpetuo

 Se podrá tener información confiable y oportuna, sin necesidad de

realizar la toma física del inventario.
 Sirve de base para confrontar el inventario físico de existencias,
siendo un instrumento para detectar sobrantes y faltantes de un
área específica.
 Es un instrumento auxiliar del kardex general en el sentido que sirve
para confrontar las operaciones de ingreso, egreso y saldos.

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 En las bodegas y farmacias del Instituto, la tarjeta de kardex que se
encuentra autorizada se identifica con el nombre de: “Control de
Inventario de Suministros”, FORMA SPS-922. La cual se
compone de 11 columnas, además del encabezado de la tarjeta, la
cual previo a registrar cualquier operación de ingreso y egreso de
productos, deberá contar con la autorización de la Contraloría
General de Cuentas, mismas que deben estar prenumeradas.

Las columnas y el encabezado se utilizan para:

 Código: Se anota el número que le corresponde al suministro, de

acuerdo a los listados básicos que se manejan en el Instituto.

 Descripción: Se escribe el nombre del suministro para facilitar su

identificación de conformidad a los listados básicos autorizados por
el Instituto; si es un medicamento su nombre genérico y su forma
farmacéutica.

 Unidad de despacho: Se refiere a la forma farmacéutica en la que

se dispensa el suministro o medicamento, por ejemplo: tabletas,
ampollas, vial, frasco, cápsula, tableta, comprimido, aguja, reactivo,
sonda, etc.

 Número correlativo: Se anota el número de la tarjeta que se está

utilizando de acuerdo al número que corresponde a cada unidad
médica.

 Niveles de seguridad por trimestre: Estos niveles de seguridad

se calculan por trimestre para que el encargado de la bodega
conozca y controle la cantidad mínima y máxima que debe existir de
cada suministro para evitar desabastecimiento o
sobreabastecimiento.

 Fecha: Se anota el día, mes y año en que se realiza la operación, es

decir, la fecha en que se practica un inventario, se registra un
ingreso, una salida, un ajuste, etc.

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 Comprobante (COM. No.): Se anota el número de todo
documento que respalde la operación que se realiza en la tarjeta,
por ejemplo: el número de factura, cuando es un ingreso a la
bodega.

 Procedencia / Destino: Se refiere a:

1. Procedencia: Nombre de la dependencia o institución, proveedor,

que envía o despacha los suministros, ya sea por compra,
traslado, canje.

2. Destino: Identifica la dependencia, institución o servicio, al cual

se entrega el suministro.

Esta columna también sirve para identificar el motivo por el cual se

realiza un reajuste, que puede ser por deterioro, vencimiento, préstamo,
traslado, canje, inventario del Departamento de Auditoría Interna o baja.

 Fecha de vencimiento: Se anota el día, mes y año en que caduca

el suministro. La fecha de vencimiento aparece impresa en el
empaque o etiqueta de cada producto. Los suministros adquiridos
pueden tener varias fechas de vencimiento, en este caso, se debe
utilizar una línea para registrar la cantidad del suministro y la fecha
de su vencimiento.

 Número de lote: Se anota el número de lote que viene impreso en

el empaque de cada suministro. Si existe un suministro con varios
números de lote, se utiliza una línea para cada número de lote.

 Entrada (Ingreso): Se anota la cantidad de suministros que

ingresan a la bodega, ya sea por compra, traslado, canje. Cada vez
que opere un ingreso se debe anotar la fecha, cantidad, procedencia
y modificar el saldo.

 Valor unitario: Se debe anotar el precio de conformidad a lo que

establecen los Acuerdos de Compras 06/2012 y 07/2012, emitidos
por la Gerencia. (sin IVA, con cinco decimales).

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 Salida (Egreso o Consumo): Se anota la cantidad de suministros
que ha sido retirada de la bodega. Cada vez que opere un egreso se
debe anotar la fecha, cantidad, destino y modificar el saldo. Los
consumos se deben operar al mes que corresponden.

 Reajuste: En esta columna se registra la cantidad de suministros

que van a ser retirados o ingresados a la bodega por una razón
diferente a la de consumo o compra, por ejemplo: un préstamo de
urgencia de otra Unidad Médica, sumando la cantidad al saldo, las
bajas por deterioro, restarse del saldo, asimismo las devoluciones
de los servicios o afiliados y/o beneficiarios, etc.

Todo reajuste debe ser resultado de un procedimiento administrativo

interno, el cual debe constar en un Acta Administrativa, un conocimiento
o formato.

 Saldo: Se obtiene al sumar a la cantidad del inventario inicial, la

cantidad de la columna de entrada y los reajustes positivos (si los
hubieran) y restarle a este resultado las cantidades de las columnas
de salida o consumo y los reajustes negativos.

Esta columna debe reflejar la cantidad exacta de las existencias físicas

disponibles que están en la bodega, sí no cuadran las mismas con el
saldo de la tarjeta kardex, se debe investigar las variaciones y si es
necesario hacer ajustes al inventario o tarjeta kardex. Los productos en
males estado o vencidos deben ser descargados cuanto antes del kardex
y separados de las existencias disponibles, siguiendo los procedimientos
establecidos en la normativa vigente.

 Saldos Créditos (saldos rojos): Si el saldo de la tarjeta kardex es

negativo, previo a realizar el cargo / abono, se debe regularizar
dicho saldo, dejando la cantidad que refleje la existencia real a la
fecha, ya que los saldos rojos son ocasionados por cargos no
realizados oportunamente; consumos mal operados, despacho y
operaciones aritméticas incorrectas.

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