Integrar el Cronograma y el
Presupuesto
2.0.P1
 

El cronograma y el presupuesto del proyecto son creados a la par con el

entregable del Acta del Proyecto creada en el Paso 1.0. El cronograma es una
herramienta vital para asegurar que el equipo del proyecto conoce qué es lo que
necesita hacer. 
El presupuesto representa la cantidad de dinero disponible para gastar en el
proyecto. Dependiendo de su organización y como realiza la contabilidad, el
presupuesto puede contener solo los costos externos del proyecto (contratistas,
hardware, software, etc.). Algunas organizaciones también incluyen el costo de
personal interno en el presupuesto. Estas organizaciones típicamente tienen algún
tipo de proceso de recuperación presupuestal para cargar los costos internos del
proyecto al cliente o departamento cliente.
El paso de Definir el Trabajo asegura que tengas un acuerdo con el patrocinador
del proyecto en relación con el trabajo que se debe llevar a cabo. En este paso el
Director de Proyecto determina cómo el trabajo será terminado. Dependiendo del
tamaño del proyecto, es posible usar una herramienta de software como MS-
Project, una hoja de cálculo o puedes incluso dar seguimiento de las actividades en
tu cabeza.
 
2.0.P2 La relación entre el cronograma y el presupuesto 
 
El Proceso TenStep tiene enlazados siempre el cronograma y el presupuesto en un
sólo componente integrado. Por supuesto los dos conceptos son diferentes. El
cronograma muestra las actividades requeridas para construir los entregables del
proyecto. El presupuesto muestra cuánto dinero requerirá el proyecto para
producir dichos entregables. 
El proceso TenStep reconoce que estos dos procesos fundamentales son clave
para el éxito del proyecto, y en muchas organizaciones representan los dos
componentes fundamentales para el éxito del proyecto - ¿Cumplimos las
expectativas para el cronograma y presupuesto? Estos dos elementos están
normalmente ligados.

 Si un proyecto está retrasado en el cronograma generalmente también está

sobregirado en el presupuesto.

 Si un proyecto está sobregirado en su presupuesto usualmente

está también pasando su fecha límite. (Por supuesto hay excepciones, pero
estos dos elementos usualmente tienen una tendencia común).

 Si has subestimado la cantidad de trabajo, generalmente vas a subestimar

ambos elementos: cronograma y presupuesto.

 Las horas de esfuerzo del personal aplicadas al proyecto van a impactar

tanto al cronograma como al presupuesto.

 Hay dos elementos integrados de la triple restricción, la cual liga al

cronograma, al presupuesto y al alcance del proyecto. Si el alcance del
proyecto se incrementa (o disminuye), El cronograma y presupuesto
necesitan incrementarse (o disminuirse) igualmente. 

La experiencia del Director de Proyecto usualmente muestra que los elementos

cronograma y presupuesto del proyecto están estrechamente ligados.
 
2.0.P3 La relación entre la Definición del Trabajo y la Integración del
Cronograma y Presupuesto 
 
Notarás que la definición del trabajo es el paso 1 del proceso TenStep y la
Integración del cronograma y el presupuesto es el paso 2. Sin embargo, esta
numeración no implica que estos pasos sean necesariamente secuenciales.
Usualmente encontrarás que no puedes terminar el Acta del Proyecto sin iniciar la
elaboración del cronograma de todo el proyecto. 
En muchos casos, estos dos entregables necesitan ser trabajados en paralelo.
Mientras reúnes información sobre el alcance y los entregables, necesitarás
establecer una línea de tiempo completa de manera que puedas tener contacto
con el esfuerzo y la duración estimados. Mientras obtengas más información de
“definición”, llenarás con más detalle el cronograma. Cuando los entregables, el
alcance, lo supuestos y el enfoque estén terminados, debes tener suficiente
información en el cronograma para estimar el esfuerzo, y presupuesto necesarios –
los cuales a su vez serán utilizados para completar el Acta del Proyecto.