Aplicación de las tablas de retención (TRD)

La tabla de retención documental es un instrumento archivístico que facilita la clasificación

documental en concordancia con la estructura funcional de cada entidad, en ella se indica los
criterios de retención y disposición final de acuerdo con la valoración asignada.

Son importantes porque permiten la normalización de la gestión documental, la racionalización de

la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos
de gestión, central e histórico de las entidades, sabemos la disposición del documento desde el
inicio hasta el final del desarrollo del mismo. Por otra parte, le permite a los archivistas recibir y
gestionar los documentos que son competencia de cada dependencia de acuerdo con sus
funciones, las cuales conforman los expedientes que dan origen al archivo de gestión

Las TRD se aplican a la totalidad de los documentos de archivo producidos por una entidad en
ejercicio de sus funciones independientemente del formato en que se encuentren, esta regida por
la ley 594 de 2000 la cual proporciona los parámetros orientadores a las entidades públicas o
privadas para una gestión archivística exitosa considerando que su proceso inicia con la
recolección de cada documento y continúa hasta su almacenamiento, garantizando con ello la
adecuada conservación y facilidad de consulta. De manera concreta, la ley 594 de 2000 en su
Artículo 24, afirma la obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental para todas las
entidades del Estado.

En conclusion la TRD nos muestra la disposición final de los documentos de la institución,

entendida como la “destrucción final de los documentos de archivo o su transferencia a un archivo
tal como está determinado en su valoración” , considerando que “ninguna acción de disposición
debería tener lugar si no se garantiza que el documento de archivo ya no se necesita, que no
queda ninguna labor pendiente de ejecución y que no existe ningún litigio o investigación, en el
momento actual o pendiente de realización, que implique la utilización del documento como
prueba.

Carmen Cecilia Polo Canoles.

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