PROCEDIMIENTO PARA TRASPASO DE BIENES INVENTARIABLES (TBI)

Con el objetivo de formalizar el traspaso de la custodia de bienes inventariables, o el cambio de su

ubicación física, se detalla a continuación el Procedimiento para Traspaso de Bienes Inventariables,
incluyendo la forma de completar el formulario respectivo.

1. NORMATIVA SOBRE TRASPASO DE BIENES INVENTARIABLES

A continuación, se describe la normativa y el procedimiento que, por causa de buen servicio,
ocurrencia de siniestros, desvinculación laboral o renuncia voluntaria, entre otros, permiten a los
funcionarios liberarse de la custodia de los bienes inventariables que tienen a su cargo.
a) Traspaso de Bienes: Este movimiento de bienes inventariables puede consistir en cambiar al
responsable de la custodia o la ubicación física de ellos; o bien, podría darse una combinación
de ambos. En el primer caso, el Custodio cede a otro funcionario ciertos bienes inventariables,
pero sin cambiar su ubicación física actual. En el segundo caso, el Custodio cambia ciertos bienes
inventariables de una dependencia a otra, pero manteniéndolos a su cargo. En el último caso, el
Custodio cede la custodia de los bienes a otro funcionario y conjuntamente estos bienes son
reubicados en otra dependencia.
b) Mediante el Formulario “Traspaso de Bienes Inventariables (FOR-02-EAF-M-UAF-01)”, el
Custodio tendrá que informar a la Unidad de Activo Fijo las condiciones en que se realizó el
traspaso acordado entre las partes interesadas.
c) Un traspaso de bienes se puede requerir por diversos motivos. A continuación, se explican las
opciones más comunes, pero que no constituyen una salida del Campus al que están adscritos
los bienes:
1) Evento Interno: Cuando se realizan préstamos de bienes inventariables dentro de un mismo
Campus.
2) Reemplazo de Bienes: Cuando un Custodio reemplaza ciertos bienes por otros mejores, y
los antiguos son traspasados a favor de otra unidad o funcionario.
3) Entrega de bienes excedentes: Cuando un Custodio mantiene bienes en desuso y decide
cederlos a la Administración para que se disponga de ellos institucionalmente.
d) Cuando sea necesario traspasar más de 3 bienes, el Custodio deberá registrar el total de los
bienes que serán traspasados en un formulario “Control Inventario por Custodio (CIC)”, e indicar
en la descripción del primer ítem del formulario TBI el siguiente texto: “SE ADJUNTA
FORMULARIO CIC 000-9999 [usar el mismo Folio del TBI], QUE RESPALDA EL TRASPASO
DE XX BIENES A [ingresar Nombre y Apellidos del Nuevo Custodio]”.

Página 1 de 3
e) Cuando se deban trasladar temporalmente bienes inventariables fuera del Campus al que están
adscritos, regirá el procedimiento de “Control de Salida de Activos Fijos”.

2. FORMULARIO PARA TRASPASO DE BIENES INVENTARIABLES (TBI)

a) Al completar el Formulario “Traspaso de Bienes Inventariables (TBI)”, primero, se debe
ingresar la fecha en que se realiza el traspaso y un folio interno que cada unidad organizativa
deberá asignar al documento.
b) En el bloque "1) CUSTODIO QUE ENTREGA", se deben completar los datos solicitados, los que
deberán ser acreditados con la firma del Custodio Actual de los bienes y con la de su Jefe de
Unidad (en ocasiones se puede tratar del mismo funcionario).
c) En el bloque "2) CUSTODIO QUE RECIBE", se deben completar los datos solicitados, los que
deben ser acreditados con la firma del funcionario designado como Nuevo Custodio de los bienes
traspasados, quien NO podrá estar contratado a honorarios, y con la de su Jefe de Unidad (en
ocasiones se puede tratar del mismo funcionario).
d) Tanto en los bloques de “Entrega y Recibe”, el código de ubicación se deja en blanco porque
todavía no está sistematizado este parámetro (aunque este sí aparece en el formulario que
entregó la empresa externa durante el Proceso de Inventario General 2017).
e) La Dependencia Física del Custodio Actual, se refiere a la habitación, pasillo o cualquier otro
espacio dentro del inmueble en el cual se utiliza o está instalado el bien que será traspasado, y se
completa con el nombre con que se conoce a la dependencia especifica (oficina XXXXX, sala
de clases XXXXX, bodega XXXXX, sala de reuniones XXXXX, pasillo XXXXX, kitchenette XXXXX,
etc.). Lo mismo aplica para la Dependencia Física del Nuevo Custodio.
f) En el bloque "3) DETALLE DE BIENES", se deben completar datos como el código de inventario,
descripción del bien y número de serie si lo tuviera.
g) En el bloque “4) OBSERVACIONES”, se puede señalar cualquier información adicional referente
a las circunstancias del traspaso y sobre la ubicación física en la cual quedarán los bienes.
En caso de ser posible, resulta de mucha utilidad informar el número de factura o el folio del Acta
de Asignación de Custodia (AAC) relacionado con los bienes traspasados, o en el mejor de los
casos, anexar una fotocopia de alguno de estos documentos.
h) Enviar a la Unidad de Activo Fijo una copia del formulario TBI, debidamente firmado por las
partes, quedando una copia en poder de cada una de ellas. Todo formulario con datos
incompletos o erróneos será rechazado y devuelto para su corrección y posterior reenvío.
i) La Unidad de Activo Fijo, dará su V° B° a la recepción del traspaso, para después proceder con
la actualización de las planchetas electrónicas personales de ambos funcionarios.

Página 2 de 3
j) Cabe señalar, que si algún Bien NO tuviera pegada la etiqueta de inventario, se puede solicitar
su código de inventario al email activo.fijo@unap.cl, indicando la descripción y el número de
serie del Bien que se trate, señalando además el número de la factura del proveedor o el folio
del Acta de Asignación de Custodia (AAC). Este último documento lo entrega el área de
compras conjuntamente con el bien nuevo.
k) Será responsabilidad del Custodio que haya tramitado un TBI, cerciorarse de que los bienes
traspasados hayan sido rebajados de su cargo en el Sistema de Inventario.

Página 3 de 3