Archivo de Gestión.

Series
Documentales

Área de Gestión Comercial

ÍNDICE

1. Archivo de Gestión

2. Tratamiento de la documentación

3. Series documentales
1 Archivo de Gestión
¿Qué es un Archivo de Gestión?

Es el conjunto de documentos y expedientes ubicados en las diferentes unidades Administrativas que se utilizan
para la tramitación de sus procesos administrativos o procesos de negocio, y que son de uso frecuente por parte de
los gestores.

La Ley 4/1993 de 21 de abril de Archivos y Patrimonio Documental de

la Comunidad de Madrid señala en su artículo 13:
Por lo tanto, la transferencia de la
documentación al Archivo Central habrá de
realizarse de forma ordenada y con los
expedientes cerrados.
Relación con el Archivo Central
Las diferentes unidades productoras de documentación son responsables del cumplimiento de los deberes y
cargas en relación a la misma, impuesto por la normativa vigente para la protección del Patrimonio
Documental de la empresa. Cada unidad administrativa estará obligada a:

 Custodiar de forma organizada y clasificada la documentación que se genere, hasta que finalice su
tramitación.

 La documentación se clasificará en series documentales.

 Los documentos que formen parte de un expediente deben mantenerse unidos y deberá remitirse al
Archivo Central numerado por contrato, clasificado en la serie documental correspondiente y dentro de la
carpetilla determinada.

 Se evitará tener expedientes incompletos, grapados, con fotocopias ilegibles, etc., así como su
duplicidad.

 Los contratos y las solicitudes deberán remitirse desde Registro a cada área responsable, para que se
clasifique y se compruebe la documentación para su posterior remisión al Archivo Central.
2 Tratamiento de la Documentación
Cuando recibimos la documentación en nuestro Área, el procedimiento a seguir es el siguiente:
1. Recepcionar:
Tenemos que recepcionar en GRECO la documentación mediante el lector de código de barras (si el
documento dispone del mismo).

2. Separar la documentación por Serie Documental:

Recepcionada la documentación, deberemos de separarla teniendo en cuenta la Serie Documental a la que
pertenece, hecho que nos indica GRECO automáticamente. Si puntualmente no lo hiciera, hay un indicador
en la parte superior derecha del contrato que nos lo indica.
¿Cómo se recepciona la documentación en GRECO?

1. De forma individual:

NÚMERO DE CONTRATO
Desde este menú, podemos recepcionar toda la documentación asociada al contrato, distinguiéndose por
cada una de las actuaciones o modificaciones que hagamos sobre el mismo.

(O)  Obligatorio
(P)  Presentado
2. De forma masiva:
 Serie
Documental

Listado de contratos recepcionados

3. Realizar un recuento de los documentos recepcionados:
Una vez recepcionados todos los documentos pertenecientes a la misma Serie Documental,
debemos realizar el recuento de los mismos. En caso de localizar contratos pertenecientes al
Equipo de Grandes Clientes o al Área de Gestión municipal, no los recepcionaremos y se los
enviaremos por correo interno al área correspondiente para su gestión.

4. Elaborar carpetas con las diferentes Series Documentales para su posterior archivo:
Las carpetas de cada Serie Documental son diferenciadas por colores, constando en cada una de ellas el
nombre de la serie. Asimismo, en dicha carpeta debemos anotar el número de contrato siempre que
dispongamos de él, y la Unidad Productora (en nuestro caso, Área de Gestión Comercial).
5. Almacenar las carpetas por Serie Documental en cajas de archivo.

Una vez estén completas las cajas de archivo que hemos ido rellenando
con las carpetas que incluyen la documentación de cada Serie Documental
debemos:

1. Elaborar un listado con la documentación que contiene, distinguiendo el número de contrato de

suministro, siempre que dispongamos del mismo.

2. El listado tenemos que imprimirlo y adjuntarlo a la caja de archivo.

3 Series Documentales
¿Qué es una Serie Documental?
Conjunto de unidades documentales producidas por una Unidad Administrativa en el
desempeño de una función, como desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado
por una norma jurídica, procedimiento administrativo o proceso de negocio.

Las series documentales que produce cada Unidad Administrativa deberán ser definidas desde el
Área de Gestión Documental, con la cooperación del personal de la unidad.

El ordenamiento de las series documentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente

para la institución (numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

La organización de documentos archivísticos consiste en el

desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados
clasificar, ordenar y codificar los documentos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y de orden original.

El fin de la organización de documentos archivísticos es la localización

y recuperación inmediata de la información.
En el caso de Canal de Isabel II, podemos realizar diversas gestiones relacionadas con un contrato de
suministro a lo largo de la vida del mismo.

Por ello, cada uno de los diferentes procedimientos realizados compondrá una serie documental
diferente, como alguno de los ejemplos que se detallan a continuación:

Formalización del Contrato de Suministro

Proceso
de ALTA Ejecución de la acometida
MODIFICACIONES

Proceso Otras actuaciones

ACTIVO
Cambio de Titularidad y Subrogación

Proceso Bajas
de BAJA
Restablecimientos
Series documentales del Área de Gestión Comercial

1. Expedientes de contratos de suministro de agua.

2. Expedientes de contratos de suministro para agua de obra.

3. Expedientes de contratos de agua por Cambio de Titular o Subrogación.

4. Expedientes de contratos de suministro de agua por modificación de servicios

(servicios con suministro).

5. Expedientes de modificación de datos del contrato de suministro.

6. Expedientes de bajas de contratos de suministro.

7. Expedientes de bonificación de facturas de suministro de agua

8. Expedientes de suministro de agua por cisternas y bocas de riego.

9. Expedientes de quejas, reclamaciones y sugerencias.

10.Expedientes de suministro de suelo urbano o urbanizable.

11.Expedientes de domiciliación bancaria (SEPA).

12.Expedientes de Fin Ejecución de Acometida.

1) Expedientes de Ejecución de Acometida con permiso de Licencia de Cala.

2) Expedientes de Actuaciones Previas en instalaciones para la contratación de suministro

de agua para consumo humano sin Licencia de Cala.
1. Expedientes de contratos de suministro de agua para consumo humano

Estos expedientes se generan cuando se tramita el alta del suministro. Estos expedientes se
enviarán al Área de Gestión Documental (archivo central), cuando las cajas dónde se custodian
están completas.

Se componen de:

• Contrato de suministro de agua firmado por el

cliente.

Los contratos de suministro disponen

de un código de barras, el cual puede
ser escaneado con el lector de código
de barras, indicándonos la serie
documental a la que pertenece.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de contratos de suministro de agua para consumo humano”

Espacio reservado para indicar el

Área productora del contrato.

Espacio reservado para escribir el

número de contrato.
2. Expedientes de contratos de suministro para agua de obra.

Estos expedientes se componen de los mismos documentos que el punto anterior,

pero estos contratos al estar sometidos a una vigencia determinada en base a la
Licencia de Obra concedida por el Ayuntamiento correspondiente, debemos
custodiarlos en nuestro Área.

Se componen de:
• Contrato de suministro de agua para obra firmado por el cliente

Un mes antes del vencimiento de la vigencia del contrato, se informará al

cliente de este hecho con el fin de que o bien, solicite la acometida para
usos definitivos o solicite una prórroga de la vigencia del mismo, para lo
cual, deberá presentar el documento municipal que acredite la
ampliación del plazo.

En caso contrario, se procederá a la suspensión del suministro y la

resolución contractual.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de contratos de suministro de agua para consumo humano
para obra”
3. Expedientes de contratos de agua por Cambio de Titular o Subrogación.

Expedientes que se generan cuando un cliente nos solicita actualizar la titularidad de un

contrato, ya sea por haber realizado una compraventa de un local o vivienda, un
arrendamiento o haber sido adjudicada mediante herencia, testamento o donación.

Se componen de:
• Contrato de suministro de agua generado por Cambio de Titular o Subrogación, firmado por
el titular o representante del mismo.
• Documentación aportada por el cliente necesaria para llevar a cabo el cambio de titular o
subrogación del contrato, siempre que la misma se presente por escrito y forme parte de la
documentación original, ya que si no fuera así, queda digitalizada en la aplicación GRECO.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de contratos de suministro de agua para consumo humano
por cambio de titularidad/subrogación”

DOCUMENTO DE SUBROGACIÓN

En este caso, diferenciaremos

con un si se trata de un
cambio de titularidad o de una
CONTRATO REALIZADO POR CAMBIO DE
TITULARIDAD
subrogación.
4. Expedientes de contratos de suministro de agua por modificación de servicios
(servicios con suministro).

Estos expedientes se generan cuando el cliente solicita realizar algún Servicio con
Suministro en su contrato, como puede ser retranqueo o ampliación de
contador/acometida, etc.

Se componen de:

• Contrato de suministro firmado por el cliente, siempre y cuando dicho servicio implique
la modificación del mismo.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de contratos de suministro de agua por modificación de
servicios”

En la carpeta, debemos
señalar el servicio con
suministro realizado.
5. Expedientes de modificación de datos del contrato de suministro.

Expedientes en los que el cliente ha solicitado la modificación de algún dato de su

contrato, ya sea de titular, contacto, finca, etc.
RECORDATORIO: Los datos de titular, contacto y pagador deben estar
alineados. (Nota informativa externa 09/22)
Se componen de:
• Contrato de suministro modificado firmado por el cliente, siempre y cuando la
modificación solicitada implique la edición de un nuevo contrato.
MODIFICACIÓN DATOS PERSONALES:
- Dirección de contactos
- Incorporar/eliminar un titular
- Incorporar/modificar/eliminar
NO es obligatorio datos de representante
editar un nuevo
contrato modificado MODIFICACIÓN DIRECCIONES:
- Modificar dirección de finca
SERVICIOS CON SUMINISTRO:
- Modificación de la vigencia del
contrato de obra
No obstante, si algún cliente nos solicita copia del contrato incorporando la
modificación realizada, el documento podrá editarse a través de la aplicación
GRECO:
Carpeta de la serie documental “Expedientes de modificación de datos del contrato de suministro de
agua para consumo humano”
6. Expedientes de bajas de contratos de suministro

Esta serie documental recoge la solicitud de baja del suministro de agua.

Se componen de:

• Solicitud firmada por el titular del contrato o representante con autorización

bastante de la propiedad, solicitando la baja del contrato de suministro.

• Documentación original que el cliente pudiera aportar.

Carpeta de la serie documental “Expedientes de bajas de contrato de suministro de agua para consumo
humano”
7. Expedientes de bonificación de facturas de suministro de agua
Serie documental que recoge documentación relativa a la bonificación de suministro solicitada.
Se componen de:
• Solicitud de bonificación de factura de suministro de agua firmada por el titular del contrato o
representante con autorización bastante de la propiedad, en el caso de que nos la presente.
• Documentación aportada por el cliente para la gestión de bonificación solicitada:
- Familia Numerosa: Título de Familia Numerosa en vigor o Certificado de Familia Numerosa emitido por la
Conserjería competente.
- Vivienda Numerosa: Certificado de Empadronamiento emitido por el Ayuntamiento correspondiente.
- Exención Social: Certificación del Trabajador Social, documento que acredite ser de beneficiario de Renta
Mínima de Inserción (REMI), Pensión NO contributiva (PNC), Renta Activa de Inserción (RAI), Ingreso Mínimo Vital (IMV),
o pisos tutelados o viviendas comunitarias.
- Pensión de Viudedad: Certificado que acredite ser perceptor de dicha pensión, así como declaración
responsable que no supera el importe establecido de 14.000€ brutos anuales.
- Ahorro de Consumo: Solicitud razonada de las medidas adoptadas en el caso de uso para vivienda, o estudio
técnico y justificantes económicos de las actuaciones realizadas en el caso de uso comercial, industrial y asimilado a
comercial.
Tanto la solicitud como la documentación que acredita una situación de vulnerabilidad se archivará
teniendo en cuenta la fecha de finalización de la bonificación, siempre y cuando no esté digitalizada.

Ejemplo: Título de familia numerosa

Ejemplo: Ingreso mínimo vital Ejemplo: Pensión no contributiva
(exención social) (exención social)
8. Expedientes de suministro de agua por cisternas y bocas de riego

Las solicitudes de cisternas y bocas de riego, previo a la contratación de dicho servicio,

deben ser solicitadas y autorizadas por Canal.
Se componen de:
• Solicitud de suministro, siempre y cuando dispongamos de ella por escrito.
• Autorización municipal en el caso de las bocas de riego.
• Documento que acredite la necesidad del suministro por cisterna, así como el código
CNAE si la actividad es comercial o industrial.
Carpeta para el archivo de los originales de las peticiones de boca de riegos y cisternas.

Podemos indicar el número de

comunicado.
9. Expedientes de reclamaciones y sugerencias

Se componen de:
• Escrito original del cliente dónde manifiesta su reclamación, queja o sugerencia,
así como documentación adjunta a la misma.

• Contestación enviada al cliente, siempre y cuando se le remita con número de

Registro de Salida, ya que de otro modo, la contestación quedará digitalizada en la
aplicación GRECO.
Carpeta para el archivo de los originales de reclamaciones y sugerencias.

A continuación de “Quejas o
sugerencias” podemos indicar el
número de comunicado.
10. Expedientes de suministro de suelo urbano o urbanizable
Este tipo de contrataciones debe ser analizado y autorizado por nuestro Área.

En el caso que sea denegada dicha solicitud por determinarse la necesidad de otro tipo de
viabilidad (Proyecto de Conformidad Técnica, Proyecto de Prolongación de Red), la
responsabilidad del archivo no corresponderá a nuestro Área.

Se componen de:
• Solicitud del cliente de suministro de agua.

• Documentación requerida para determinar la

viabilidad de dicho suministro.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de contratos de suministro de agua para consumo humano
en suelo no urbano ni urbanizable”

Estos expedientes son

gestionados exclusivamente en
el Área de Gestión comercial,
ÁREA GESTIÓN COMERCIAL por lo que, esa será siempre la
Unidad Productora.
11. Expedientes de domiciliación bancaria (SEPA)
Las cuentas bancarias de adeudos directos SEPA se identifican mediante el código IBAN.

Se requiere la existencia previa de consentimiento por parte del titular o persona autorizada, de la
cuenta de cargo para que puedan ser girados los recibos a su cuenta.

Se componen de:
• Adeudo directo SEPA cumplimentado y firmado por el titular de la domiciliación bancaria.
• Documentación aportada por el cliente, tal como autorización, copia del NIF, etc.

Recibida la documentación en nuestro Área, debemos analizarla teniendo en cuenta que, el

impreso de orden de domiciliación de adeudo directo SEPA puede venir sólo o junto con
copia del NIF, contrato de suministro de agua, solicitud de bonificación, etc., en cuyo caso
debemos separar dichos documentos, y archivar cada uno de ellos en la Serie
Documental que le corresponda.
Los documentos SEPA que recibamos sin la
correspondiente firma, habrán de reenviarse
nuevamente al cliente a través de correo postal para
su firma, igualmente si detectamos cualquier
anomalía en el impreso, tal como número de
contrato ilegible, la firma no corresponde al titular de
la cuenta bancaria, etc.
12. Expedientes de Fin Ejecución de Acometida

En esta Serie Documental se incluye el parte del Área de Inspección donde se marcan las obras
necesarias para realizar la puesta en servicio del suministro solicitado, así como las copias de la
documentación presentada al inspector, y si procede, el parte del Área de Acometidas dónde se
indican las obras realizadas finalmente.

Una vez disponemos de toda la documentación en el expediente, es el momento en que remitimos

la misma al Archivo Central para su custodia permanente.

En esta Serie Documental tenemos que diferenciar entre expedientes de fin de ejecución CON
CALA y SIN CALA, para ser archivados correctamente.
En el parte de inspección Si es marcada alguna de las obras siguientes:
El expediente debe archivarse en
en GRECO se marca
la serie documental: “CON CALA” -
“NECESITA CALA: SÍ” Restablecer condena en llave con
bloqueante con registro hormigonado.
- Normalizar acometida por baja anterior.
- Condena de acometida existente.

• Si recibiremos el Parte de Trabajo del Área de

Acometidas.

• La documentación deberá ser archivada en la

Serie Documental “SIN CALA”.
El expediente debe
En el parte de inspección archivarse en la serie
en GRECO se marca documental: “SIN CALA”, Si no se han marcado ninguna obra de las
“NECESITA CALA: NO” analizando las obras reflejadas en el cuadro anterior:
necesarias marcadas.
• No recibiremos documentación del Área
de Acometidas.

• El expediente será archivado en la Serie

Documental “SIN CALA”.
1). Expedientes de Ejecución de Acometida con permiso de Licencia de Cala.
Estos expedientes recogen todos los procedimientos llevados a cabo desde que el cliente solicita
la contratación del suministro hasta que la situación del contrato es “ACTIVO”.
Se componen de:
• Documentación obligatoria para la contratación, tal como Licencia de Primera Ocupación ó de
Actividad (o en su defecto, Declaración de Responsabilidad), Certificado Final de Industria o Licencia de Obra.
Estos documentos serán fotocopias, por lo cual, su custodia no es imprescindible.
• Plano/s firmado/s por el cliente, y aportado/s en la inspección realizada en finca.
• Impreso de Inspección Previa (IPC), en el cuál se determinan las obras a ejecutar por Canal, y las
obras complementarias a realizar por cliente, así como la ubicación del conjunto de medida.
• Documentación relativa a la batería de contadores, necesaria cuando el tipo de instalación
solicitado es a través de DP, DPU ó Distribuidor Sin Suministro.
• Permisos necesarios para la ejecución de las obras: Licencia municipal de obra en vía pública (o en
su defecto, Declaración responsable), Permiso de Ocupación Temporal de Vía Pública, en el caso de que sea
necesario realizar cala en calzada. Cuando esta documentación es solicitada por Canal, no se incluirá en los
expedientes.
• Parte de Trabajo de ejecución de las obras.
Carpeta de la serie documental “Expedientes de ejecución de nuevas acometidas de abastecimiento de agua
para consumo humano”
2). Expedientes de Actuaciones Previas en instalaciones para la contratación de
suministro de agua para consumo humano sin Licencia de Cala.

Estos expedientes están formados por las contrataciones que requieren inspección, y como obras
a realizar la instalación del contador, accesorios y puesta en servicio del suministro.

Se componen de:

• Documentación obligatoria para la contratación, como Licencia de Primera

Ocupación o de Actividad (o en su defecto, Declaración Responsable), Certificado Final
de Industria o Licencia de Obra. Estos documentos serán fotocopias, por lo cual, su
custodia no es imprescindible.

• Parte de Trabajo de ejecución de las obras.

Carpeta de la serie documental “Expedientes de actuaciones previas en instalaciones para la contratación del
suministro de agua para consumo humano”
Realizado por:
Soledad Cobertera Calcedo Abril 2022

Supervisado por:
Marta Aguado Celma Abril 2022
Mónica Domingo Quintana Abril 2022