FASE V- DETERMINACIÓN DE LA LEGALIDAD, SINCERIDAD

Y EXACTITUD NUMÉRICA DEl GASTO

Selección de la muestra
A los efectos de comprobar la legalidad, sinceridad y exactitud numérica de los
comprobantes que justifican la inversión financiera de los fondos recibidos de la cuenta
objeto de examen, se seleccionará una muestra no inferior al treinta por ciento (30%) del
universo de la cuenta, conforme a los métodos y técnicas estadísticas aplicables, a tales
fines, considerando el número de operaciones, el monto o valor de dichas operaciones, y
su relevancia para la gestión del cuentadante, solicitudes de investigación o denuncias
durante el período a evaluar, y antecedentes sobre el funcionamiento de la dependencia
según informes anteriores (artículo 25 de las NOFRECOPPN).

Pruebas
Una vez seleccionada la muestra, se procederá a la aplicación de pruebas, tendentes a
verificar la legalidad, sinceridad y exactitud numérica de la información contable,
reflejadas en las ejecuciones presupuestaria y financiera.
Las pruebas de los pagos consisten en verificar en forma exhaustiva y/o selectiva, la
legalidad, exactitud y correcta inversión de los fondos públicos.

Con la aplicación de las pruebas de legalidad se comprueba que los actos de la

administración, se ajusten a las disposiciones de las normas jurídicas que rigen la materia
presupuestaria y el control fiscal.

El uso de las pruebas de sinceridad permite verificar la ejecución real y efectiva de una
determinada situación u operación financiera, a través del sistema inspectivo de manera
mucho más eficaz que con los métodos de control puramente documentarios.

Exactitud numérica consiste en convalidar todas las operaciones aritméticas y

numéricas indicadas en los comprobantes que se analizan: cantidades, precios u otros.
Dentro de algunas de las pruebas a aplicar tenemos:
Verificar:
• La correcta imputación del gasto por cada tipo de fondos atendiendo las disposiciones
contenidas en el Reglamento N° 1 de la LOAFSP, en concordancia con lo señalado en el
Plan Único de Cuentas,
• Que los documentos presentados como soportes de las operaciones sean los adecuados
originales y estén completos (voucher cheque, facturas, órdenes de compras o
servicios, requisiciones, presupuestos, actas de control perceptivo, nóminas de
personal, solicitud de viáticos y pasajes, entre otros),
• Las operaciones matemáticas contenidas en los documentos,
• La conformidad del responsable en la recepción del bien o servicio,
• La exacta correspondencia entre lo adquirido con las características del compromiso
previamente establecido.

En los casos que se evidencien presuntas irregularidades, éstas deberán estar soportados
en los papeles de trabajo mediante documentos comprobatorios debidamente certificados,
por el funcionario competente, y verificar que tiene asignada tal atribución, mediante
Resolución que debe estar publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de
Venezuela.

Pruebas específicas en el examen de cuentas

Existencia documental: se efectúa para determinar que todos los pagos realizados
estén debidamente soportados por los documentos correspondientes y a su vez que
coincidan con las operaciones registradas en los libros auxiliares de banco.

Las pruebas de remuneraciones: persiguen como objetivo verificar el ingreso y

egreso de manera oportuna del personal de las nóminas de la dependencia (personal fijo,
contratado, jubilados y pensionados), y que tales movimientos hayan cumplido con los
requerimientos establecidos en la normativa legal y que efectúen sus labores conforme lo
establecido en la normativa interna de la dependencia, (Reglamento Interno, Reglamento
Orgánico, Manual de Normas y Procedimientos, entre otros).
A tales efectos, se requerirá de la dependencia los siguientes recaudos necesarios para la
realización de las mismas: lista del personal jubilado, pensionado, egresado e ingresado
durante el ejercicio objeto de examen, así como relaciones de personal que se
encontraban de vacaciones, permisos, suplencias y reposo; expedientes de personal, con
el objeto de validar la información contenida en las nóminas de pago del personal de esa
dependencia.

Retenciones al personal: mediante esta evaluación verificar que las distintas

deducciones efectuadas al personal por conceptos de: IVSS, Paro Forzoso, Ley de Política
Habitacional, Caja de Ahorros, HCM, entre otros, hayan sido canceladas de manera
oportuna a sus legítimos beneficiarios. Solicitar a la dependencia original de las solvencias
de las respectivas retenciones, para el ejercicio examinado.

Personal jubilado o pensionado: con esta prueba se procede a verificar que la lista
presentada por la dependencia del personal cesante durante el año objeto de examen,
tenga en su expediente, información actualizada (fe de vida, resolución de jubilación o
pensión, declaración jurada de patrimonio) y su exclusión oportuna de la nómina de
personal activo.

Variación de nómina: se realiza cotejando la relación de personal ingresado con las

respectivas nóminas, verificando que dicho personal aparezca en la misma, tal como se
estableció en el momento de su incorporación (fijo, contratado o servicios especiales). En
cuanto a la relación de personal egresado, se indaga si los mismos fueron oportunamente
excluidos de nómina a la fecha de su renuncia o retiro.

Análisis de expedientes de personal: se elabora papel de trabajo a los efectos de

verificar la efectiva prestación de servicio del personal empleado y/o obrero de la
dependencia.

Personal contratado: se solicitan los contratos y otros documentos que justifiquen la

prestación de servicios en la dependencia durante el ejercicio objeto de análisis; así como
constatar que los contratos se hayan suscrito de acuerdo a lo previsto en el artículo 71 de
la Ley Orgánica del Trabajo.
Suplencias: consiste en comprobar la ausencia del titular del cargo que justifique la
suplencia, revisando los expedientes del personal para verificar si en los mismos se
encuentran archivados los documentos que avalen la referida ausencia (vacaciones,
reposos, permisos u otros).

Pruebas de fondos en anticipos

Para la esta prueba se requerirán los siguientes: lista y/o inventario de los bienes
asignados a la dependencia; notas de requisición de materiales de almacén, tarjeta de
inventario y/o kardex de entradas y salidas del almacén, expedientes de proveedores de
bienes o servicios; expedientes de contratistas de obras públicas y conexos debidamente
inscritas en el Registro Nacional de Contratistas, es importante señalar, que la
documentación suministrada por la dependencia debe estar sellada y firmada por las
personas autorizadas para emitirlas.

Materiales y suministros
Se relacionan en papeles de trabajo aquellas adquisiciones de materiales seleccionadas en
la muestra, a los efectos, de constatar su ingreso al almacén y distribución a las distintas
unidades de trabajo, de acuerdo con lo establecido en el Manual para el Registro de
Materiales y Suministros del SIGECOF.

Adquisiciones de bienes: entre los objetivos de estas pruebas se encuentran:

Verificar la totalidad de las incorporaciones y desincorporaciones de bienes durante el
ejercicio económico financiero, la correcta administración y registro de los bienes de
conformidad con lo señalado en el Manual para el Registro de los Bienes Muebles y
Semovientes y la organización y archivo de los documentos soportes de la información
contable.
Contratación de obras
Con el fin de la ejecución de las pruebas, tendentes a la verificación de la legalidad y
sinceridad de las obras ejecutadas por la dependencia durante el ejercicio objeto de
examen, se seguirá el siguiente procedimiento:
a) Requerir la siguiente recaudos: documento contractual, memoria descriptiva, planos de
la obra, presupuesto, cronograma de ejecución, fianzas de anticipo y fiel cumplimiento,
actas de: inicio, paralización y reinicio (si las hubiere), terminación, recepción
provisional, recepción definitiva; cuadro de cierre, hoja de mediciones, valuaciones,
informes de inspección.
b) Se elabora cédula de trabajo donde se describa la ubicación física y los detalles mas
relevantes contenidos en el cuadro de cierre de la obra y en las hojas de medición,
resaltando las partidas tomadas como muestra para su revisión.
c) Se procede a inspeccionar la obra, a fin de constatar su ejecución conforme a lo
estipulado en las Condiciones Generales de Contratación para Ejecución de Obras,
documento contractual, memoria descriptiva, presupuesto y las mediciones de las
partidas seleccionadas.
d) De existir diferencias entre las mediciones de las partidas seleccionadas y las
valuaciones, se procederá a solicitar las explicaciones por escrito al personal encargado
de la obra y al levantamiento de actas que describan la situación encontrada.

Procedimientos:
a. Se solicita el Inventario de bienes muebles y semovientes de la dependencia, así como
el registro auxiliar (Incorporaciones y desincorporaciones Mensuales).
b. Se elabora cédula de trabajo donde se describa la ubicación física y las características
de aquellos bienes que hayan sido escogidos como muestra (serial, marca, tipo,
modelo, etc.).
c. Se procede a inspeccionar los bienes, a fin de constatar su ubicación física y
correspondencia con la ubicación administrativa indicada en el inventario de bienes
nacionales; igualmente corroborar el grado de operatividad en que se encuentran y
posibles traspasados a otras dependencias; para lo cual se solicitarán los documentos
 que respalden tal movimiento, en consecuencia se debe constatar el cumplimiento de
las disposiciones en el Manual para el Registro de los Bienes Muebles y Semovientes.

Contratación de servicios
Póliza de seguros: en el caso de vehículos, solicitar el anexo de la póliza, donde se
detallan los vehículos asegurados, y constatar que estos estén debidamente registrados en
el inventario de la dependencia, indicando además su estado de operatividad. En el caso
de pólizas de hospitalización, cirugía y maternidad, constatar que las personas aseguradas
son empleadas de la dependencia.

Aunado a lo anterior, el auditor debe verificar que la dependencia haya cumplido con las
disposiciones relativas a las Normas de Control Interno, Organización y Archivo de los
Documentos y la Formación y Rendición de las Cuentas, contenidas en el Capítulo VII, del
Sistema de Contabilidad aplicable a los Organismos del Poder Nacional del SIGECOF.