■ LETICIA LEYDI MONTES HERHUAY

■ DIANA
■ SHEYLA
■ RAFIS
INICIO DE ACTA DE TOMA DE
INVENTARIO
¿Qué es el acta de entrega de inventario físico?
El acta de entrega de inventario físico es un documento que se suscribe para asentar la
transferencia de bienes entre empresas, personas, instituciones o, incluso, sucursales o 
almacenes de una misma organización.
El texto debe especificar e identificar tanto a quien envía las mercancías o productos como al
responsable de recibirlos, que al final del día asumirá derechos y la titularidad de los mismos.
Además, debe contener un inventario que esté conformado por una lista enumerada o
descriptiva de los objetos que se están entregando.
El texto tiene que incorporar igualmente el estado de conservación, así como la condición
general de los productos o bienes.
¿Cuándo se usa el acta de entrega de inventario físico?

a) El acta de entrega de inventario físico se utiliza en los contratos de compraventa o arrendamiento que
implican la entrega de un conjunto de bienes dentro de una propiedad y lugar.

b) También, en las empresas se emplea para documentar transferencias de mercancías entre almacenes,
compañías, sucursales o centros de operación, garantizando que la operación sea transparente, oficial y,
sobre todo, pueda ser monitoreada.

c) Así, en el futuro el documento puede servir como garantía para los casos de compensaciones por
deterioros o gestión de reclamos.

d) Por otro lado, en las organizaciones, el acta de entrega de inventario físico también es relevante cuando
se hacen cambios de administración o bien se ejecuta una mudanza de alguna oficina. La idea es dejar
por sentado cuáles son los mobiliarios, oficinas, papelería y documentación que se entrega y se recibe.

e) Igualmente, se especifica por escrito las condiciones de los objetos, así como también alguna
descripción especial que sea precisa sobre los bienes.

f) Cabe destacar que, en algunas circunstancias, el acta de entrega de inventario físico puede ser
protocolizada y formalizada por un notario e inscrita en registros públicos, como parte de un convenio de
arrendamiento o compraventa.
¿Qué otro documento debe acompañar a un acta de entrega
de inventario físico?

El acta de entrega de un inventario físico debe ir acompañada justamente por un

inventario de los objetos, artículos o bienes que pretendes entregar, si este es el
caso.
Este consiste en corroborar la presencia real de los bienes almacenados y establecer
tanto su estado como su condición de seguridad. Si cuentas con todas las 
existencias documentadas en una base de datos digital, a través de un 
software de inventario, el proceso será mucho más rápido y sencillo.

Previamente al día en que se realizará el inventario, el contador de la empresa deberá

hacer la respectiva notificación al departamento de logística, estableciendo la hora,
la fecha y el lugar, así como todas las instrucciones que sean necesarias.
Una vez hecho este documento que debe contar con ciertas características, es
necesario añadirlo al acta de entrega de inventario físico.
¿Qué debe contemplar un acta de entrega de inventario físico?
Lo primero que tienes que hacer es colocar el nombre de tu empresa en la parte superior de la
hoja. Luego, identifica el documento como "Acta de entrega de inventario físico".

1. También en la parte superior, debes establecer el número de acta. Ejemplo: Acta N° 78956, a
fin de que pueda ser identificada y archivada.

2. En el cuerpo de texto, inicialmente debes asentar la hora, la fecha, la dirección y el nombre de

la empresa.

3. Luego es preciso identificar a quienes estarán presentes en el acto de entrega, estableciendo

los respectivos cargos, en caso de que se trate de miembros de tu empresa.

4. En el siguiente párrafo, se debe dejar clara la conformidad de quien recibe y hacer referencia
a que ya tiene en sus manos el acta y la descripción de todos los objetos.

5. Seguidamente, se hace constar que previo recorrido en el inmueble, se corroboró la

existencia y el estado en que se conservan los bienes detallados en el inventario.

6. Finalmente, el acta debe ir firmada por los presentes en la reunión o junta, a fin de que tenga
validez.
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y procedimiento a seguir para la adecuada
ejecución del proceso de toma de inventario físico de los bienes existentes en el
almacén.

2. ALCANCE
El procedimiento se inicia con la elaboración del Informe para la toma de
inventario físico que incluya la realización de los Términos de Referencia para
contratar el servicio de toma de inventario físico en el almacén de y culmina
con la regularización de los bienes faltantes y/o sobrantes identificados durante
la toma de inventario físico y el archivo de los documentos generados.
DEFINICIONES

1 Almacén: Espacio físico acondicionado especialmente para la custodia temporal,

la conservación y distribución de los bienes a emplear para el cumplimiento de las
funciones .

2 Bienes: Son aquellos recursos o provisiones, que por sus características pueden
ser trasladados de un lugar a otro sin alterar su integridad, incluyendo los
intangibles, las existencias y los bienes de capital, independientemente de su uso.

3 Existencias: Conjunto de bienes o mercaderías que por su naturaleza presentan

condiciones fungibles de uso.

4 Guía de salida de almacén: Documento fuente a través del cual se autoriza,

registra y efectúa la entrega del pedido de bienes del Almacén a las áreas usuarias
solicitantes.
7. Nota de entrada a almacén: Documento fuente que se utiliza para
registrar todos los ingresos de bienes al almacén.

8. Sistema Logístico : Para gestionar los procesos logísticos o de

abastecimiento de la entidad, en el cual se registran los movimientos
(ingresos y salidas) de los bienes existentes en el almacén.

9. Tarjeta de control visible de almacén : Tarjeta que tiene como finalidad

registrar el movimiento (no valorizado) de cada bien almacenado, refle.
6. CONDICIONES BÁSICAS
Para realizar la toma de inventarío físico se debe conformar una Comisión de Inventario, la cual
es designada mediante una Resolución Jefatura por el Jefe de la OAD, y debe contar con los
siguientes miembros:

 Un representante de la OAD.
 Un representante de la ULOG.
 Un representante de la UFIN.

La Comisión de Inventario será responsable de:

a) Supervisar que la toma de inventario físico de los bienes existentes en el almacén de se
realice de acuerdo a las pautas establecidas en el presente procedimiento.
b) Supervisar al proveedor especializado en la toma de inventario.
c) Suscribir las Actas de inicio y cierre.
d) Suscribir el informe de resultados del inventario
La toma de inventario físico permite verificar de manera presencial la existencia y
estado de conservación de los bienes ubicados en el almacén de la entidad, a una fecha
dada, y contrastar las cantidades encontradas con el Listado general de los bienes
existentes en el almacén del Sistema Logístico de PROMPERÚ, a fin de establecer su
conformidad.

Analizando las diferencias de faltantes y/o sobrantes que pudieran existir, y

procediendo a las regularizaciones del caso en coordinación con las áreas usuarias
respectivas.

1. La toma de inventario físico en el almacén deberá efectuarse como mínimo una (01)
vez al año, teniendo una duración máxima de diez (10) días hábiles.

2. La ejecución de la toma de inventario físico en el almacén de PROMPERÚ será

tercerizada a un proveedor
CONDICIONES ESPECÍFICAS

Programación de la toma de inventario físico

-Ejecución de la toma de inventario físico

-Resultado de la toma de inventario físico
-Regularización de bienes sobrante

Regularización de bienes faltantes

1. Faltante por robo o sustracción
2. Faltante por merma
3. Faltante por negligencia
4. Faltante por despacho no registrado