INSTRUCTIVO DE APLICACIÓN DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Presentado por:

YULY NATHALIA RUIZ

FICHA 1295500

Docente:

Adriana Uribe Morales

Tecnología en Gestión Documental

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

2018
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN
2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
1.1. Quienes Somos
1.2. Reseña
1.3. Sociedad de Televisión
1.4. Misión
1.5. Visión
1.6. Principios y Valores
1.6.1. Principios
1.6.2. Valores
1.7. Objetivo
1.8. Sedes y Horarios

3. PASOS METODOLOGICOS UTILIZADOS PARA LA ELABORACION LA

TVD
a. Primera Etapa. Compilación de Información Institucional

b. Segunda Etapa. Diagnóstico

c. Tercera Etapa. Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo Archivístico Integral.

d. Cuarta Etapa. Valoración

4. PASOS METODOLOGICOS PARA APROBACION DE TVD

4.1. Presentación, revisión y ajustes

5. PASOS METODOLOGICOS PARA APLICACIÓN DE TVD

5.1. Capacitación

5.2. Tabla de Valoración Documental

5.3. Identificación documentos que hacen parte del Archivo Central

5.4. Identificación de documentos que hacen parte del Archivo Histórico

 5.5. Identificación de documentos que son para descarte documental

5.6. Condiciones Físicas del Depósito de Archivo

5.7. Insumos, Cantidad, Referencia y Costo

5.7.1. Recursos Humanos

5.7.1.2. Recursos Técnicos

5.7.1.3. Valor de la propuesta

5.7.1.4. Tiempo

5.7.1.5. Espacio

5.8. Clasificación Documental

5.8.1. Distribución en las Estanterías

5.9. Ordenación al interior las unidades simples y complejas

5.10. Foliación de las unidades simples y complejas
5.11. Descripción de las unidades simples y complejas
5.12. Marcación de las unidades de instalación en el Archivo Histórico
5.13. Servicios Prestados
6. CONCLUSIONES
7. RECOMENDACIONES
8. GLOSARIO DE TERMINOS
9. CIBERGRAFÌA
10. ANEXOS
 1. INTRODUCCIÓN

Desde la creación de la Empresa Televisión para Todos en el mes de mayo de 1985,

se han generado documentos de suma importancia para el funcionamiento y evolución de la
entidad. Lo que ha generado la necesidad de la preservación y organización de estos
documentos a través de las Tablas de Valoración Documental y el inventario natural que nos
permite estableces los asuntos documentales producidos y gestionados en la empresa durante
los periodos representados en las estructuras orgánicas de cada ciclo y/o periodo.

A través del presente instructivo podemos orientarnos sobre los eventos que marcaron
la historia de la empresa a lo largo de su trayectoria por lo tanto lo invitamos a navegar a
través de este instructivo en los diferentes momentos que son de real importancia y que nos
permite evidenciar de manera documental los lo que fue y lo que ha evolucionado desde su
creación en cada una de sus series y sub-series documentales, permitiendo así determinar qué
tipos documentales han perdurado a través de las generaciones por las que ha pasado la
entidad y su tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final con el
fin de favorecer una adecuada selección documental.
 2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

2.1. Quiénes somos?

TPT, como Canal Regional de Televisión es una sociedad entre entidades públicas,
organizada como Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional, que presta
el servicio de televisión pública en la región colombiana del Eje Cafetero y de la cual son
socios los departamentos de Caldas, Quindío y Risaralda, Infi Manizales, Infider, la
Universidad del Quindío y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

“Somos televisión para la integración, para el desarrollo de Nuestra Región, el país

y el mundo”

2.2. Reseña

El 20 de diciembre de 1984, con la expedición del Decreto 3100 proferido por el

Ministerio de Comunicaciones, por el cual se dio vía libre a la creación de canales regionales
y teniendo en cuenta que algunos ciudadanos emprendedores como Patricia Suárez, Eleonora
Robledo, Luis José Londoño Arango, Ignacio Restrepo Abondano y Luis Fernando Arboleda
González, vislumbraron la necesidad de impulsar nuevos proyectos para la reactivación
social y económica, se inició el proyecto de crear un canal regional para el Eje Cafetero
colombiano. Dicho proyecto fue presentado para estudio y aprobación ante los miembros del
Consejo Nacional de televisión, quienes aprobaron la creación de una empresa que integrara
social, económica y culturalmente a los habitantes de Caldas, Quindío y Risaralda.

2.3. Sociedad de Televisión

El 29 de noviembre de 1990 se modificó la Sociedad de Televisión de Caldas,
Risaralda y Quindío Ltda. TPT, quedando integrada por Inravisión y los Departamentos
nombrados. Se ratificó el ingreso del Departamento de Caldas mediante la Gobernación de
Caldas y las Empresas públicas de Manizales, del Departamento de Risaralda con la
Gobernación de Risaralda y del Departamento del Quindío representado por la Gobernación
del Quindío y la Universidad del Quindío, con aportes iguales cada uno de dichos
departamentos. Luego de la firma de la Escritura Pública, se sorteó en un “cara y sello” la
sede del canal Regional, correspondiéndole al Departamento de Caldas dicha sede, al
Departamento de Risaralda la Gerencia y al Departamento del Quindío la subgerencia.
El acto inaugural de las emisiones se llevó a cabo el 17 de octubre de 1992, con una
transmisión en vivo y en directo, originada desde el Teatro Los Fundadores de Manizales.

2.4. Misión
Satisfacer con responsabilidad y respeto las necesidades de entretenimiento,
educación e información del televidente; así mismo, ofrecer servicios complementarios según
las expectativas de nuestros clientes en operación logística, central de medios, marketing
digital, entre otros. Todo esto, gracias a un excelente grupo humano que con ética,
compromiso y profesionalismo, produce, transmite, comercializa programas y presta
servicios adicionales con altos estándares de calidad, que contribuyen al desarrollo social,
cultural y de integración del Eje Cafetero y Colombia, para la satisfacción de nuestros
clientes, socios y colaboradores.

2.5. Visión
En 2019 TPT será una de las mejores opciones de televisión pública que informe,
eduque y entretenga con contenidos que caractericen su identidad como agente de integración
cultural del Televisión Para Todos.

2.6. Principios y Valores

2.6.1. Principios
–IDENTIDAD REGIONAL: Todas nuestras acciones y comportamientos se
caracterizan por el compromiso y pertenencia hacia la región.

–TRABAJO EN EQUIPO: Trabajamos juntos de forma integrada para la

consecución de un objetivo común.
 –ACTITUD DE SERVICIO: Enfocamos todas nuestras acciones para descubrir,
conocer y solucionar las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
–AUTOCONTROL: Controlamos nuestra conducta, a fin de optimizar los recursos
de la organización.

2.6.2. Valores

–COMPROMISO: Vamos más allá del deber, trascendemos las normas y logramos

el deber ser, para alcanzar objetivos futuros.

-ÉTICA: La integridad, la rectitud y el respeto por las personas caracterizan todas

nuestras actuaciones.

–HONESTIDAD: Adelantamos negocios transparentes, con pulcritud, decencia y

honradez, apoyándonos en reglas claras del deber, consolidados en normas éticas y de justa
conducta.

–RESPONSABILIDAD: Cumplimos nuestros compromisos sin desviarnos de

nuestro objetivo fundamental.

–RESPETO: Reconocemos el valor propio y el de los demás y utilizamos siempre un

trato amable.

–PERTENENCIA: Asumimos las funciones para las que fuimos contratados con

responsabilidad y amor, enfocándonos siempre en la calidad del Canal.

– DISCIPLINA: Exigencia por parte de los directivos para el cumplimiento de las

normas y disposiciones internas, bajo un orden y lineamientos establecidos, con el fin de
alcanzar los objetivos deseados.
2.7. Objetivo

El objetivo de TPT, es prestar el servicio público de televisión en el área de

cubrimiento legalmente autorizada (Caldas, Quindío y Risaralda) con programas de carácter
educativo, cultural, informativo y recreativo, en las frecuencias asignadas mediante la
operación de control de la emisión, transmisión y programación.

2.8. Sedes y Horarios

Manizales: Carrera 19 A calle 43-02 sacatín Contiguo a la Universidad Autónoma de

Manizales / Tel. (PBX) 872 71 00

Pereira: Calle 17 N° 10-22 Ciudad Victoria / Tel. 335 89 24 – 325 39 49

Armenia: Edificio de la Gobernación Piso 17 / Tel. 741 17 78

Bogotá: Carrera 4ª A Nº 26 A 43 Casa de Risaralda / TEL 5618052

Horario de Atención:

Lunes a jueves de 7:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:30 p.m.
Viernes de 7:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 2:00 p.m. a 4:30 p.m.
3. PASOS METODOLOGICOS UTILIZADOS PARA LA ELABORACION LA TVD

3.1. Primera Etapa. Compilación de Información Institucional

1. Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto

de identificar y conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación.

2. Búsqueda y recuperación de Manuales de Funciones y Procedimientos,

Estatutos y organigramas (en el evento de no encontrar los organigramas es preciso
reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución, a partir de los
materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación, objeto de
organización).

3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de

datos, informes estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya
relacionado.

4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación,
ubicación en la estructura Administrativa.

5. Planta física: Verificar en las áreas de depósito y de trabajo, las condiciones

ambientales, locativas y materiales del mobiliario.

6. Conservación de la documentación: Se debe constatar si se presenta deterioro

biológico, químico o físico; también se requiere determinar en qué unidades de
Continuación Acuerdo No. -2004 Página No. 3 conservación (Carpetas, AZ, legajos,
tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la documentación.

3.2. Segunda Etapa. Diagnóstico

Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que
refleje la situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias
observadas; tales como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación
de la información (inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos
de soporte ( papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos e informáticos,), fechas extremas
teniendo en cuenta desde la más antigua hasta la más reciente y el volumen de la
documentación dado en metros lineales, entre otros.

3.3.Tercera Etapa. Elaboración y Ejecución del Plan de Trabajo Archivístico Integral.

Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos
obtenidos en la primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las
necesidades de personal, materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la
elaboración del cronograma que permita determinar los tiempos de duración del trabajo a
desarrollar y el presupuesto correspondiente. En la organización documental se observarán
los principios y procesos archivísticos relacionados a continuación: Clasificación. Este
proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del organismo u organismos
productores. Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en
cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos
al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros),
correspondientes a las diferentes unidades administrativas. Descripción. Para la descripción,
se diligenciará el formato único de inventario documental adoptado por el Archivo General
de la Nación, incluyendo además, la documentación afectada biológicamente. En la
aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes actividades:
- Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo). -
Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo. -
Foliación y retiro del material abrasivo. Continuación Acuerdo No. 002 -2004 Página No. 4 -
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas. -
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.

En la organización documental se observarán los principios y procesos archivísticos

relacionados a continuación:

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgánica del

organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán teniendo en

cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto o serie y también los documentos
 al interior de cada unidad de conservación (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros),
correspondientes a las diferentes unidades administrativas.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario
documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo, además, la
documentación afectada biológicamente.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las siguientes

actividades:
 Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
 Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el respectivo testigo.
 Foliación y retiro del material abrasivo.
 Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y Cajas.
 Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el inventario.

3.4.Cuarta Etapa. Valoración

Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos,

contables, fiscales, legales y técnicos) e identificar los valores secundarios
(Históricos, científicos y culturales), que posea la documentación. Esta valoración
dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de retención y su disposición
final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración Documental.

3.5. Normatividad

ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.
 4. PASOS METODOLOGICOS PARA APROBACION DE TVD

4.1. Presentación, revisión y ajustes. El procedimiento de presentación, revisión y

ajustes de las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental es el
siguiente:

a) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación el Secretario General, o

quien haga sus veces, del organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentará
las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con todos sus
anexos, al Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación o al Consejo
Departamental o Distrital de Archivos, según el caso, para su evaluación técnica o
convalidación. El Archivo General de la Nación, en las entidades del orden nacional y los
Archivos Generales Departamentales y Distritales en el orden territorial, harán seguimiento
al cumplimiento de esta disposición;

b) Dentro de los treinta (30) días siguientes a su evaluación técnica o convalidación,

el Secretario General o quien haga sus veces, solicitará la inscripción de las tablas de
retención documental o las tablas de valoración documental en el “Registro Único de Series
Documentales” del Archivo General de la Nación, siguiendo el procedimiento establecido
para tal fin;

c) Si el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos del

Archivo General de la Nación o el Consejo Departamental o Distrital de Archivos, determina
que las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental no reúnen los
requisitos técnicos que establece el Archivo General de la Nación, se solicitará a la entidad
que las aprobó que haga los cambios y ajustes consignados en el concepto técnico, el cual es
de obligatorio cumplimiento: la entidad tendrá máximo treinta (30) días para realizar los
ajustes solicitados y remitirá nuevamente al Consejo Departamental o Distrital de Archivos;

d) Si el organismo cuya tabla de retención documental o tabla de valoración

documental que ha sido objeto de observaciones, no realiza los ajustes o modificaciones
solicitadas en el tiempo establecido, el Consejo Departamental o Distrital de Archivos
notificará al Archivo General de la Nación, para determinar la aplicación de las sanciones de
que trata el artículo 35 de la Ley 594 de 2000;

e) Transcurridos noventa (90) días, desde la presentación de las TRD o TVD, a los
Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación, sin
que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata
implementación.

4.2. Normatividad

ACUERDO 4 DE 2013 (marzo 15) Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril

de 2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Resolución 0128 del 20 de mayo de 2010 "Por la cual se actualiza la

metodología de evaluación de Tablas de Retención Documental y de Tablas de
Valoración Documental, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000
y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos"

ANEXOS:

 Disposiciones legales, Actos Administrativos de creación, reestructuración,

fusión, liquidación, manuales, y demás normas internas y externas que afecten la
producción documental y que determinen su retención o su disposición final.

 Historia Institucional presentada por cada periodo.

 Estructuras reconstruidas para cada periodo citando las fuentes.

 Cuadros de Clasificación por periodo.

 Inventarios Documentales por periodo.

 Actas del Comité de Archivo de la entidad correspondiente a la sesión o sesiones

en que se estudiaron y avalaron las Tablas de Valoración Documental.
 5. PASOS METODOLOGICOS PARA APLICACIÓN DE TVD

5.1. Capacitación

CANTIDAD CARGO A PERFIL TIEMPO CAPACITACIÓN TEMAS INTENSIDAD RESPONSABLE

PERSONAL DESEMPEÑAR CAPACITACIÓN
5.2. Tabla de Valoración Documental

5.3. Identificación documentos que hacen parte del Archivo Central

 Una vez verificada la Tabla de Valoración Documental y el Inventario del Fondo
Acumulado, se determinó que ninguna serie o subserie (Estudios Administrativos y
Financieros y Manuales de Funciones) hace parte del Archivo Central toda vez que ya
cumplieron el tiempo de retención en este.

Esto se debe a que la fecha inicial y final de las cuatro carpetas son del año
de 1997 y tienen un tiempo de retención de 10 años, lo que nos dice que a estas
carpetas se les deben realizar transferencia secundaria pasar que pasen al Archivo
Histórico ya que son de Conservación Total.

5.4. Identificación de documentos que hacen parte del Archivo Histórico

Estas carpetas se deben conservar permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el

inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la
signatura topográfica.

Ventajas 
* Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

* Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

* Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

* Solucionar a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de

documentos en las dependencias.

* Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas

o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

* Guardar precaucionar o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones

de conservación.

INVENTARIO DOCUMENTAL
 PERIODOS DE DEPENDENCIA NOMBRE DE LAS FECHAS SOPORTE NOTAS
REESTRUCTURACIÓN EXTREMAS

SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS INICIAL FINAL  

6 (1997) DIRECCION DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS PASIVOS ACTORIALES 1997 1997 PAPEL ARCHIVO
DESARROLLO Y FINANCIEROS POR JUBILACIONES HISTORICO
ORGANIZACIONAL PERSONAL
DESVINCULADO

6 (1997) DIRECCION DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS ESTIMATIVO DE BONOS 1997 1997 PAPEL ARCHIVO
DESARROLLO Y FINANCIEROS PENSIONALES HISTORICO
ORGANIZACIONAL INGESISTEMAS
6 (1997) DIRECCION DE MANUALES DE FUNCIONES MANUAL DE FUNCIONES 1997 1997 PAPEL ARCHIVO
DESARROLLO DE EMPLEADOS DE HISTORICO
ORGANIZACIONAL TELEANTIOQUIA
6 (1997) DIRECCION DE MANUALES DE FUNCIONES PLANTA DE CARGOS Y 1997 1997 PAPEL ARCHIVO
DESARROLLO ORGANIGRAMAS HISTORICO
ORGANIZACIONAL

5.5. Identificación de documentos que son para descarte documental

Una vez verificada la Tabla de Valoración Documental y el Inventario del

Fondo Acumulado, se determinó que ninguna serie o subserie (Estudios
Administrativos y Financieros y Manuales de Funciones) son para descarte
documenta, ya que estas son de Conservación Total y pasan al Archivo Histórico.

5.6. Condiciones Físicas del Depósito de Archivo

ACUERDO 049 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se desarrolla el

artículo 61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general
de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

Condiciones generales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes

aspectos:

Ubicación

- Terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas de inundación y

que ofrezca estabilidad.

- Situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados

u objetivos bélicos.

- Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y

su natural incremento.
 Aspectos estructurales

- Estantería de 2.20 metros de alto, la resistencia de las placas y pisos

deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1.200 k/mt2, cifra
que se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor
tamaño señalado.

- Pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material

ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.

- Las pinturas deberán igualmente poseer propiedades ignífugas, y tener el

tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.

Capacidad de almacenamiento

Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:

- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación

del material documental.

- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos

que establezcan los procesos de retención y valoración documental.

Distribución

- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar

con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.

- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y, prestación de servicios

estarán fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.

- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósitos, tomando en

cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función
desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.

Áreas de depósito. 

Estantería

- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,

evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,

resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable.

- Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso
de 100 kg/mt lineal.

- La estantería total no deberá tener más de 100 metros de longitud.

- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se

deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En
todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la

manipulación y el acceso del operario a la documentación.

- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.

- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes

alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una
graduación cada 7 cm., o menos.

- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados

para evitar desgarres en la documentación.

- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de

almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
 Distribución de estanterías

- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio

mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.

- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un

mínimo de 70 cm. y un corredor central mínimo de 120 cm.

- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la

documentación acorde con la signatura topográfica.

- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se

recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Mobiliario para obras de gran formato

Además de las características anotadas deberán dimensionarse para

contener un número de obras, cuyo peso y volumen no dificulte su manipulación.
Así las gavetas de las planotecas tendrán una profundidad de 5 cm o menos. Cada
una de ellas debe poseer sistemas de rodamiento que disminuyan la fricción y
vibraciones, eliminando el riesgo de atascamiento o caída de la gaveta.

Archivadores verticales

Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales

estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción
documental.

Mobiliario para documentos en otros formatos

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o
digital como disquetes, C.D. principalmente, se debe contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
 Contenedores

- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas

distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y
función.

- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o

sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la
conservación de los mismos.

- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se

dispone de estos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto.

- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de

almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la
documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales
metálicos.

- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior

debe ser mínimo de 4 cm.

- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y
digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:

- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y

en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.

- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y

contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará
en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las
respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones
requeridas para garantizar su preservación.
 - Los disquetes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación
plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidas retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservación contendrá sólo un disquete o C.D.

Condiciones ambientales y técnicas. 

Condiciones ambientales

Material documental: Soporte de papel.

- Temperatura de 15 a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.

- Humedad relativa entre 45 y 60% con fluctuación diaria del 5%

Material documental: Fotografía.

Blanco y negro: Temperatura 15 a 20°C.

Humedad relativa de 40 a 50%.

Color: Temperatura menor a 10°C.

Humedad relativa de 25 a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18°C.

Humedad relativa de 40 a 50%.

- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2,

solfaclan o multiprosito y extractores de agua de acuerdo con el material a
conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.

- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades

deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de
almacenamiento.

- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.

 - Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate
de las unidades documentales.

Mantenimiento

- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que

no incremente la humedad ambiental.

- Las unidades de conservación requieren un programa de limpieza en seco

y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

ACUERDO 050 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se desarrolla el

artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento
general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo".

Prevención.

Se debe partir de la identificación y levantamiento del panorama de

riesgos, seguido de la evaluación o valoración de las amenazas potenciales. Frente
a estas situaciones se establecerán las medidas preventivas pertinentes, el manejo
de los riesgos inminentes y el establecimiento de un plan de contingencia que
cubra las medidas de reacción necesarias; tales como:

Levantamiento y valoración del panorama de riesgos

Para la identificación y valoración de los posibles riesgos que puedan

afectar el material documental, se puede establecer la siguiente clasificación:

- Riesgos provenientes del exterior del edificio.

- Riesgos provenientes de la estructura del edificio. Riesgos debido a la

inestabilidad de los materiales que componen los acervos documentales.

- Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una
institución o algún tipo de material.
 Para cualquier acervo documental, el riesgo de un desastre es la
combinación de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios,
de los sistemas mecánicos y del material documental. Para evitar lo antes señalado
se procederá previamente a:

- Identificar los peligros geográficos y climáticos que pongan en riesgo el

edificio y las colecciones, tomando nota de la inseguridad ambiental que rodea la
institución con la presencia de industrias o establecimientos adyacentes que se
identifican como riesgos para la institución.

- Revisar el edificio y el lugar que ocupa, observando el estado del terreno

circundante. Dentro del edificio, se hará una evaluación de la infraestructura y el
estado de los materiales, los sistemas de servicios como hidráulicos y eléctricos y
los mecanismos de protección contra incendios.

- Determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman el material

documental, estableciendo el grado presente y tomando medidas preventivas.

- Evaluar igualmente la fragilidad administrativa y de manejo archivístico

teniendo en cuenta la existencia de algún tipo de seguros, inventarios
documentales y de duplicados que puedan existir dentro o fuera del archivo.
Partiendo de la importancia del material documental, se deberán establecer
prioridades de rescate en caso de incendio o de inundación, fijados por la
valoración de los documentos y teniendo en cuenta que todos los documentos de
un archivo revisten igual relevancia.

Medidas preventivas

Una vez se hayan identificado y valorado los riesgos que pongan en

peligro la integridad de los acervos documentales, se establecerá un plan de
contingencia con metas concretas y recursos identificables con el fin de eliminar o
reducir la mayor cantidad de aquellos. Es necesario establecer un programa
regular de inspección y mantenimiento como una de las medidas de prevención
más eficaces.
 Un edificio sin riesgos debe adoptar medidas de protección contra el fuego
como:

- Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios

exteriores de urgencia

- Personal de vigilancia

- Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos:

extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos

- Puertas cortafuego.

Realizar programas regulares de mantenimiento de las instalaciones

eléctricas y asegurarse que las salidas de emergencia sean de fácil acceso y de
abertura desde el interior.

Preparación de un plan de emergencia

La información que se encuentra en un plan de emergencia aborda en

términos generales los siguientes aspectos:

- Números de teléfonos de seguridad, vigilancia, bomberos y policía

- Planos del edificio: disposición de los acervos documentales, del equipo

de emergencia como extinguidores y materiales para intervención, y los puntos
donde la electricidad y el agua puedan suspenderse entre otros

- Detalles de las acciones prioritarias: lista de los documentos a salvar con

prioridad donde se deben incluir los registros de inventario que son útiles, lista de
los documentos que deben ser sometidos a tratamientos especiales

- Orden y detalles de las operaciones de salvamento

- Lista de los medios existentes en el lugar: personal a contactar para el

salvamento, bibliografía especializada, cajas con materiales para intervenciones de
emergencia
 - Lista de recursos externos: restauradores, empresas especializadas para
transporte, eventual congelamiento, lugares para almacenamiento.

- Referencias de los precios de los materiales y equipos y los servicios que

se vayan a requerir para facilitar a las divisiones financieras la toma de decisiones.

Reacción en caso de siniestro

Asegurar en primera instancia la seguridad de las personas y alertar a los

servicios de intervención de las emergencias con los que previamente se han
establecido planes conjuntos de trabajo. Se debe contactar rápidamente al
responsable del plan de prevención de desastres quien hará los contactos del
comité de apoyo y de los especialistas, de manejo de emergencia para los consejos
técnicos sobre métodos de acción. Hay que localizar el origen del siniestro y tratar
de neutralizarlo sin tomar riesgos adicionales con el uso de extinguidores,
suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gas entre otros.

Una vez neutralizada la causa del siniestro, se procederá a determinar la

magnitud de los daños. No hay que desechar ningún documento por muy
deteriorado que se encuentre. Si el ambiente está muy húmedo, por agua de
inundación o bomberos, hay que ensayar en bajar las tasas de humedad relativa
para evitar la aparición de microorganismos, pues se debe tener en cuenta que 24
horas bastan para que una infestación se desate. Hay que asegurar una buena
circulación de aire y si es posible instalar técnicamente equipos de
deshumidificación.

Se deberán evaluar las necesidades materiales, financieras y humanas para

las operaciones de salvaguarda, reuniendo de manera sistemática la información
necesaria como fotografía de los documentos y de los locales, inventario del
material afectado.

Se deberán poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificar el

almacenamiento de los materiales de emergencia para suministrar rápidamente
aquellos que hagan falta. Hay que adecuar espacios para almacenamiento y para
adelantar acciones de descarte documental. Así mismo se hace necesario escoger
métodos de tratamiento según las cualidades y los tipos de documentos a tratar, su
valor, el presupuesto y las posibilidades locales de adelantar dos tipos de acción:

a) Secado de documentos

Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del

texto lo que prima sobre la encuadernación.

Secado manual: con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos,

sobre hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede
favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado
hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica
y eficaz, si se dispone del equipo humano necesario.

Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Sólo

los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una
cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un
producto fungicida.

No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo

propalcote o glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente
tipo liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente
hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.

Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá

lavar ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos
bien para que el agua no penetre. Todos los documentos frágiles como las
fotografías, manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por
especialistas.

Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire,

congelación y secado manual, congelación y liolización.

b) Desinfección
 Salvo casos muy excepcionales, e independientemente del método de
secado, será necesaria una desinfección cuando todos los documentos estén secos.
Igualmente se desinfectarán los depósitos.

El equipo mínimo con el que se debe contar incluye:

Lonas, cajas plásticas, restregaderas, traperos, baldes, cuerdas, ganchos de

ropa, esponjas absorbentes, etiquetas adhesivas, lámparas de mano, máscaras,
guantes, overoles, papeles absorbentes y rollos de papel absorbente, plástico en
rollos, extensiones eléctricas, cinta adhesiva para empaque, bolsas plásticas (para
congelamiento), bolsas de basura, marcadores indelebles, termohigrómetros,
productos desinfectantes, secadores de pie y secadores de pelo.

5.7. Insumos, Cantidad, Referencia y Costo

5.7.1. Recursos

El proyecto contará con un equipo de un Profesional en Archivística quien

realizará la actividad como coordinadora del Proyecto, un Tecnólogo en Gestión
Documental y dos Auxiliares de Archivo, quienes realizarán la labor operativa. Se
relaciona el costo de los salarios asignados:

5.7.1.1. Recursos Humanos

Cantidad Profesión Costo Unitario/30 Costo Total

días
Tecnólogo en Gestión
1 $65.768 $1.973.036
Documental
2 Auxiliares de Archivo $74.705 $2.241.168
Subtotal $4.214.204
5.7.1.2 Recursos Técnicos

Costo Total IVA

Cantidad Insumos Costo Unitario
incluido
Carpeta de dos tapas
4 legajadora sencilla con $5.500,00 $26.180,00
gancho plástico
2 Caja de archivo x100 $8.000,00 $19.040,00
Estantería metálica liviana de
1 $220.000,00 $261.800,00
5 niveles
50 Tapabocas $520 $30.940,00
50 Guantes $230 $13.685,00
50 Gorro o cofia $27.000 $16.065,00
2 Protectores Oculares $103.500 $246.330,00
2 Overol $80.000 $190.400,00
2 Arnés $86.000 $204.680,00
2 Botas con Punta de Acero $110.000 $261.800,00
Subtotal $1.270.920,00

5.7.1.3. Valor de la propuesta

El valor total de la presente propuesta es de $5.485.124,00, incluidos todos los

costos a que haya lugar, considerado este en precios unitarios.

5.7.1.4 Tiempo

La propuesta que presentamos tiene una vigencia de (1) meses, contados a partir
de la fecha de inicio con la organización.
5.7.1.5 Espacio

Teniendo en cuenta que este archivo es de Conservación Total y por lo tanto pasa
al Archivo Histórico, se necesita lo siguiente:

 04 carpetas
 02 cajas x100

 Espacio en metros cuadros:

Teniendo en cuanta lo anterior se realizó la siguiente formula según la medida de la caja

Cajas

4 cajas – 0.40 mt3

= 4 x 0.40 mt3

= 1.6 mt3
5.8. Clasificación Documental

La clasificación del Archivo Histórico responde a la estructura del fondo

documental compuesto de manera jerárquica, respecto a la estructura orgánico – funcional
de la entidad en cada uno de sus periodos, esta se representa de forma que refleje las
secciones, subsecciones, series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la
aplicación de la Tabla de Valoración Documental según se trate de los archivos.

JUNTA
ADMINISTRADO
RA REGIONAL

REVISORIA
FISCAL

GERENCIA

10

ASESORIA DE
PROYECTOS
ESPECIALES
ASESORIA
11 JURIDICA

12

12
ASESORIA ASESORIA DE
COMUNICACION CONTROL
ES Y RR.PP INTERNO

13 14

DIRECCIÒN
COMERCIAL Y
DIRECCIÒN DIRECCIÒN DIRECCIÒN DE MERCADEO DIRECCIÒN DIRECCIÒN DIRECCIÒN
TELEVISIÒN
PROGRAMACIÒN DESARROLLO RECURSOS ADMINISTRATIVA
TÈCNICA Y PRODUCCIÒN
EDUCATIVA Y
18 ORGANIZACIONAL HUMANOS Y FINANCIERA
CULTURAL

15 16 17
19
20 21

ACUERDO 11 - JULIO DE 1996 - JUNTA ADMINISTRADORA REGIONAL

5.8.1. Distribución en las Estanterías

Esta distribución se realiza de acuerdo al Cuadro de Clasificación Documental,

Inventarios, Tabla de Valoración Documental y su disposición final, así mismo según su
posición dentro de la estructura orgánica funcional

5.9. Ordenación al interior las unidades simples y complejas

5.10. Foliación de las unidades simples y complejas

La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios
de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida
esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad
de la unidad documental o unidad archivística.
 En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de
la gestión administrativa.

En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es

necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto

primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundario (archivo central al
archivo histórico).

Definiciones:

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los
folios de cada unidad documental”.

4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

6. Página: Lo escrito o impreso en una cara...

7. Paginar: Acción de numerar páginas.

Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son
términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en
archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la
ordenación.

Requisitos:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención
Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de
Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o Archivo
Histórico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
 2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente
ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de
orden original, es decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su
producción. El orden original más común es el orden cronológico. El número uno (1)
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia
corresponde a la fecha más antigua.

3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La

depuración consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de
apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente
depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el
caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la
foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de
series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones
disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de
manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de
conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó

B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de
este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.

2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del

folio en el mismo sentido del texto del documento. Teniendo en cuenta que el folio No. 1 es
para el documento más antiguo dentro de la carpeta.

4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un

espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
 5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al
soporte papel.

6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio
consecutivo que les corresponde, aun cuando estén plegados. En el área de notas del
instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las características del
documento foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de
su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce
de referencia.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren
se numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por
separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.

9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del
instrumento de control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de
documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o
fotografías a una hoja, debe utilizarse pegante libre de ácido).

10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando
lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de
ellas. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia
de las características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que
se consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a
ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al
igual que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce
de referencia.

11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares,

deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de
almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título,
asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos,

tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de
fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De
todos modos debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta,
la cantidad de folios o páginas que contiene.

13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una,
en caso contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de
conservación.

14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando
tachones.

15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o

proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).

16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en

Archivos Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario,
se encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en
el área de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condición. La
foliación de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y
blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados)

que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí
dejar la constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.

18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen
una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico,
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por
contacto. 19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos
digitales –CD ´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la
unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de
consulta. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce de referencia.
5.11. Descripción de las unidades simples y complejas

Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción

documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y
controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la
difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir
de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la
formación y consolidación de la identidad cultural.

Todas las entidades del Estado deben implementar programas de descripción

documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas
informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo
Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la
información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la
Nación y demás archivos generales territoriales, permitiendo la homogenización de la
descripción archivística, el intercambio de la información entre diferentes sistemas
automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los archivos
públicos independientemente de su ubicación geográfica.
Descripción documental Cajas X 100
Descripción documental Carpetas
5.12. Marcación de las unidades de instalación en el Archivo Histórico

La marcación de las Unidades de instalación sea de las siguientes maneras:

Según el cuadro de clasificación: Reconstruye el cuadro de clasificación en
los depósitos, estableciendo espacios reservados para los fondos, secciones y
series.
La signatura topográfica: La signatura topográfica tiene varias cifras,
significando la planta del depósito, estantería, el número de balda y la posición de
la caja en ella.

Estante: 1
Balda: 1

5.13. Servicios Prestados

Debido a que los archivos históricos han adquirido con el paso del tiempo un estatus
de aportación de información científica y cultural se ha consolidado como uno de los
principales centros de acopio de información; quizá, la fuente primaria para la
reconstrucción de la historia de aquí que se derive la importancia de sus servicios, que
además de proveer a los usuarios de la información que desean conocer o al hacer uso de su
derecho constitucional de acceso a la información, se orientan acerca de la utilización del
patrimonio histórico documental contenido en su acervo.
 En efecto, los servicios de archivo están cimentados especialmente en las
necesidades manifestadas por usuarios de acuerdo a las características específicas que
requieran; es decir, debido a que los usuarios requieren la información del acervo para
distintos fines, la planificación de los servicios deberá ser legitimada con su participación.

Uno de los propósitos del archivo es proporcionar oportunamente los documentos o

la información que se requiere, esto puede efectuarse por petición vía mail, mediante un
escrito o personalmente, ya que los servicios no pueden ser indiscriminados, todo archivo
debe establecerlos de acuerdo a parámetros establecidos por normas, políticas, reglamentos
o legislación archivística vigente mismos que deberán estar orientados principalmente a
garantizar el derecho a la información, brindar una atención de calidad, inculcar una mejora
continua, cubrir completamente las necesidades de sus usuarios, difundir los servicios e
información histórica de la Institución. 

Entre sus servicios se encuentran:

De Información: sobre el acceso, consulta y otros servicios que ofrece el Archivo

Histórico.

Asesoramiento y orientación a los ciudadanos en la búsqueda de fuentes

documentales y bibliográficas.

Documental:
Consulta documental bibliográfica
Préstamo de documentos.

Servicio administrativo:
Obtención de copias, informes y certificaciones de cualquier documento de libre
acceso, cuando el estado de conservación lo permita.

Servicio de difusión cultural y educativa:

Actividades culturales y educativas para la difusión de la información y de las
fuentes documentales contenidas en el Archivo.
 Visitas guiadas al Archivo concertadas con antelación.

En este mismo orden de ideas pero en lo que atañe el servicio vital que pueda
prestar un archivo a la administración, investigadores y comunidad, denominado de
consulta, actividad mediante la cual se facilitan los documento o cualquier otro soporte con
información contenida en los acervos de interés al usuario previa consulta directa en los
instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos destinado para este
propósito.

Esta consulta se realiza en las salas acondicionadas por el archivo, para este servicio
se orienta al usuario sobre el contenido de los fondos y sobre las formas y medios de
acceso; es decir, proporcionando la información necesaria a fin de que entienda la lógica de
los instrumentos descriptivos, para que pueda solicitar el material que le interese para su
posterior recuperación y consulta.

Cabe mencionar que a partir de la legislación en materia de acceso a la información

y transparencia de las actividades de las instituciones y de organización de los archivos
tocantes a ella, se deja de percibir esta actividad como opcional de un archivo o de
limitación a investigadores privilegiados en tener acceso a ella; es decir, la obligación de
responder ante una petición realizada por cualquier persona en uso legítimo de sus derecho
de conocer los datos contenidos en los archivos, es obligada.
 6. CONCLUSIONES

Los archivos históricos son aquellos a los que se les transfiere los documentos que van a
tener una conservación permanente.

El motivo de esa conservación son los valores que tienen esos documentos.

En estos archivos se desarrollan una serie de funciones y tareas que están en función
de los investigadores, las administraciones, los estudiantes y el resto de los ciudadanos.
 7. RECOMENDACIONES

La ordenación incluye operaciones de desdoble, signatura, sellado, datación,

foliación, numeración y agregación.

La instalación tiene relación con la ordenación. Se puede hacer en cajas de cartón y

libres de ácido, en estanterías.
 8. GLOSARIO
A
Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar
la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la Ley.
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y
técnicos de los archivos.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
Archivo del orden departamental: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por aquellos
que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en
custodia.
 Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos
que recibe en custodia.
Archivo del orden nacional: Archivo integrado por los fondos
documentales procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos
que recibe en custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el
Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental
que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité
de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para
la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por
personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado
como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo: Conjunto de elementos informativos que
individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y
recuperación.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
 C
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de
determinados documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánicofuncional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el
riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y
estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de
una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos,
por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para
su posterior eliminación.
 Descripción documental: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un
documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de
información.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas
y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que
se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas
de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación
total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe
garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por
otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es
de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio
histórico.
 9. CIBERGRAFIA

https://es.slideshare.net/EdisonToledoDaz/los-archivos-histricos

https://es.slideshare.net/EdisonToledoDaz/padre-sacramentino-juan-
arratibel-segn-sus-archivos?next_slideshow=1.

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-05-rotulos-para-carpetas

https://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/
4.%20FOLIACION.pdf.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=52521

ACUERDO 5 DE 2013 (Marzo 15) Por el cual se establecen los criterios básicos
paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

ACUERDO No. 002 (Enero 23 de 2004) “Por el cual se establecen los

lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”.

ACUERDO 4 DE 2013 (marzo 15) Diario Oficial No. 48.754 de 7 de abril

de 2013 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

Resolución 0128 del 20 de mayo de 2010 "Por la cual se actualiza la

metodología de evaluación de Tablas de Retención Documental y de Tablas de
Valoración Documental, se deroga la Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000
y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos".
 ACUERDO No. 002 (14 MAR 2014) • :"PROSPERIDAD PARA TODOS
"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se
dictan otras disposiciones".

ACUERDO 049 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se desarrolla el artículo

61 del capítulo 7º de conservación documentos el reglamento general de archivos
sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

ACUERDO 050 DE 2000 (Mayo 5) "Por el cual se desarrolla el artículo

64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de
archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo".
10. ANEXOS