Gestión Empresarial

Sustentación de Proyectos

GC-F-004 V.01
DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA ELECTRIC S.A.S. UBICADA EN
EL BARRIO CHICO SUR LOCALIDAD
USME DE LA CIUDAD DE BOGOTÁ

NICOL STEFANIA GUERREO SAMUDIO

JENIFFER MENA VEGA
JULIÁN DAVID PÉREZ MELO
ANA SOFÍA PERICO CAMARGO
ERIKA BRIGIT PRIETO CHAPARRO

GC-F-004 V.01
 Contenido
Contenido
1. Fase de Análisis
1. Fase de Análisis
2. Fase de
2. Fase de
evaluación-sustentación
Proyecto Fases evaluación-sustentación
final.
Proyecto Fases final.
Formativo
Formativo

GC-F-004 V.01
Fase de
Análisis

GC-F-004 V.01
FASE DE ANÁLISIS

CONTENIDO

Caracterización de la unidad productiva

Descripción del problema
Justificación
Objetivo general
Objetivos específicos
Marco Referencia
Metodología
Teorías administrativas y tendencias
Aspectos administrativos

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 Sector
● La unidad productiva ELECTRIC.S.A.S. pertenece al
sector secundario
CARACTERIZACIÓN DE ● Actividad principal de la unidad corresponden al código
CIIU 2432
LA UNIDAD ● Participación en el PIB reflejaron un crecimiento de
PRODUCTIVA Y valores de 3.3% según el DANE

SECTOR Caracterización
● La unidad productiva se constituye como una persona
jurídica
● NIT 900585619-3
● El propietario es el señor “LUIS ALFONSO CHAPARRO
TOBAR”
● Dirección de la unidad productiva es “CRA 1 No 87 F 09
Sur, Barrio Chicó Sur, Localidad de Usme”
● La empresa maneja contrato a término indefinido
● La unidad productiva lleva 8 años en el mercado y
maneja las áreas: Comercial, producción
(Mantenimiento), Administrativo (sistema integrado de
gestión, compras gestión humana), y direccionamiento
estratégico. GC-F-004 V.01
1 DIAGNÓSTICO
PRELIMINAR

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2 PROBLEMA DE
INVESTIGACIÓN

¿Cómo diseñar procedimientos de gestión administrativa a partir de la aplicación

de instrumentos de recolección de información que contribuyan a que la empresa
ELECTRIC S.A.S. ubicada en el barrio chico sur localidad de Usme de la ciudad de
Bogotá optimice su desempeño administrativo y financiero?

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 PROBLEMA DE
2
INVESTIGACIÓN

● ¿Qué estrategias se deben implementar para mejorar el clima organizacional, la

gestión del talento humano, la seguridad y salud en el área de trabajo?
● ¿Cómo crear un plan de acción para que la gestión de inventarios, operaciones
y el área de producción tengan un proceso más eficiente?
● ¿Cómo gestionar eficientemente los procesos de compras, mercados y
mercadeo, ventas y servicios al cliente?
● ¿Qué directriz se puede implementar para mejorar la gestión contable y
financiera y generar información oportuna, confiable y razonable?

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 PROBLEMA DE
2
INVESTIGACIÓN

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3 JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto investigativo busca entender la estructura organizacional de

las empresas de la ciudad de Bogotá, para así poder identificar sus falencias y
diseñar procedimientos para la gestión administrativa, junto con instrumentos
investigativos que permitan recoger la información necesaria para desarrollar un
plan de acción. Para este proyecto se tiene una MIPYMES la cual será objeto de
estudio.

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El alcance del proyecto busca proporcionar acompañamiento por parte del
GAES y asesoramiento para el buen funcionamiento de la empresa y estabilidad
en todos sus procesos tanto administrativos como financieros, tales como
estrategias, planes de acción, gestión y directrices según las necesidades
encontradas en cada área, generando un aporte a sus conocimientos para el
desarrollo de la empresa consiguiendo así la posibilidad de generar mayor
empleo. Además de que permitirá al GAES aplicar los conocimientos vistos a lo
largo del proceso de formación, bien sea para el proyecto de investigación
como para su proyecto de vida.

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4 OBJETIVO GENERAL Y
ESPECÍFICOS

General

Diseñar procedimientos de gestión administrativa a partir de la aplicación de

instrumentos de recolección de información que contribuyan a que la empresa
ELECTRIC S.A.S. ubicada en el barrio chico sur localidad de Usme en la ciudad de
Bogotá optimice su desempeño administrativo y financiero.

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Específicos

Construir estrategias para mejorar el clima organizacional, la gestión del talento humano, la
seguridad y salud en el área de trabajo.

Crear un plan de acción para que la gestión de inventarios, operaciones y el área de

producción tengan un proceso más eficiente

Gestionar eficientemente los procesos de compras, mercados y mercadeo, ventas y servicios

al cliente

Idear una directriz que se pueda implementar para mejorar la gestión contable y financiera y
generar información oportuna, confiable y razonable
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5 MARCO DE REFERENCIA - TEÓRICO

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6 MARCO DE ANTECEDENTES

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6 MARCO CONCEPTUAL

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7 MARCO GEOGRÁFICO

Mapa de la localidad de Usme

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 7 MARCO GEOGRÁFICO

Mapa de la ubicación de la empresa en Usme

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 7 MARCO DEMOGRÁFICO Y GEOGRÁFICO

Imágenes del establecimiento

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7 MARCO DEMOGRÁFICO

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8 MARCO TEMPORAL E HISTÓRICO

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ELECTRIC S.A.S., nace en Bogotá (Colombia) en el año 2013,
desempeñándose en el sector, petroquímico, minero, y energético
del país. La empresa fabricante de accesorios a prueba de
condiciones climáticas, corrosión y explosión, ha implementado
diferentes tareas en el área de producción (Moldeo, Fundición,
Pulido, Mecanizado, Terminado, Pintura y Ensamble), con el fin de
elaborar productos de la mejor calidad y con el ánimo de
continuar creciendo.

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9 MARCO LEGAL Y ANTROPOLÓGICO

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MARCO ANTROPOLÓGICO

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10 DISEÑO METODOLÓGICO

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11 CRONOGRAMA

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PRESUPUESTO

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12 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

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12 ANÁLISIS DE TENDENCIAS ORGANIZACIONALES

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13 GESTIÓN
ADMINISTRATIVA ANÁLISIS EXTERNO E INTERNO

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PROCESO ADMINISTRATIVO

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PLATAFORMA ESTRATÉGICA ACTUAL Y PROPUESTA

(Presente la información de manera gráfica)

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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CADENA DE VALOR

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CADENA DE VALOR VENTAJA COMPETITIVA Y GENERACIÓN DE VALOR

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14. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

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GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
GC-F-004 V.01
 15. GESTIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL

ANÁLISIS:De acuerdo con el instrumento de recolección de información aplicado a

algunos de los trabajadores (12) de la empresa ELECTRIC S.A.S. dentro de ellos están jefe
de Laboratorio, jefe producción, Auxiliar Comercial, Representante comercial, Diseñador,
Representante Legal, Operarios planta (3) y Aux. Seguridad y salud en el trabajo. Se puede
identificar como está gestionado el clima organizacional a partir de las siguientes
preguntas:

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RECOMENDACIONES:Premiar el desempeño laboral de cada funcionario,
otorgándole bonos de regalo, días de compensación laboral o distinciones que
hagan reconocimiento a su efectiva labor dentro del área en la consecución de
objetivos generales dentro de la organización.
Para que estos incentivos puedan ser otorgados por medio de un merecimiento se
hace un planteamiento del cómo deben ser evaluados los trabajadores y observar
si son merecedores de estos incentivos.

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16. GESTIÓN DE LA DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO

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16. GESTIÓN DE LA DE LA SALUD Y LA SEGURIDAD EN EL TRABAJO

Es primordial para los encargados de SG-SST capacitar a todo el personal que

labore dentro de ELECTRIC SAS, como también responder ante cualquier riesgo
ya sea físico, químico o mecánico ya, que en el proceso de producción el
trabajador está en todo momento manipulando máquinas las cuales pueden
llegar a causar un accidente o daños en la salud de manera leve o grave,
Además de tener en cuenta la propagación del covid-19, por otro lado la
empresa ahora mismo no cuenta con un programa de pausas activas lo cual
puede llegar a generar problemas de salud en los trabajadores. otro riesgo que
presentan es depender de los proveedores los cuales son unos de los
primordiales agentes responsables de que se pueda llegar a cumplir con la
entrega del producto al cliente.
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RECOMENDACIONES

● CAPACITAR AL PERSONAL EN EL SG-SST

● UTILIZAR LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DOTACIONES
CORRESPONDIENTES.
● CUMPLIR LAS MEDIDAS SANITARIAS POR EL COVID-19
● IMPLEMENTAR 2 HORARIOS DE PAUSAS ACTIVAS(DE 7 MIN CADA UNA.) POR
JORNADA LABORAL
● UN PROCESO EN TIEMPOS DE ENTREGA DE MANERA PRONTA Y OPORTUNA DE
LA MATERIA PRIMA
● SE RECOMIENDA A LA EMPRESA IMPLEMENTAR UN PLAN DE AUDITORÍAS
INTERNAS Y EXTERNAS PARA SG-SST Y ASÍ MEJORAR LOS PROCESOS QUE SEAN
DEFICIENTES.

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17. GESTIÓN DE MERCADOS

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 17. GESTIÓN DE MERCADOS

La empresa que representa una mayor parte

del mercado es TECNA con una participación
del 36%, SOLDEXEL con un porcentaje del
31%, ELECTRIC S.A.S. con un porcentaje del
19% y por último ALBRON-EX con un
porcentaje del 7% debido a que la empresa a
pesar de su largo tiempo en el mercado ha
tenido intentos de cierre y por ellos ha
perdido clientes y por ende participación en
el mercado.
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17. GESTIÓN DE MERCADOS

COMPARACIÓN DE PRECIOS

ELECTRIC S.A.S. SOLDEXEL LTDA TECNA S.A. ALBRON-EX

S.A.S

Cajas NEMA 4X Cajas NEMA 4X Cajas NEMA 4X Cajas NEMA 4X

12X12X10 cm 12X12X10 cm 12X12X10 cm 12X12X10 cm
$115.611 $117.867 $120.435 $113.532

Cajas NEMA 7 Cajas NEMA 7 Cajas NEMA 7 Cajas NEMA 7

15X10X10 cm 15X10X10 cm 15X10X10 cm 15X10X10 cm
$410.184 $412.564 $407.658 $411.547

Sello Cortafuego Sello Cortafuego Sello Cortafuego Sello Cortafuego

H-H de 1/2" H-H de 1/2" H-H de 1/2" H-H de 1/2"
$17.472 $18.484 16.540 $15.378

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18. GESTIÓN DEL SERVICIO AL CLIENTE

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GC-F-004 V.01
19. GESTIÓN DE MERCADEO

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Se recomienda a la empresa implementar la estrategia de
marketing-mix propuesta por el GAES en el cual de describe las 4 P,
promoción, precio, plaza y producto.

Se recomienda tener en cuenta la estructura y organización del evento

propuesto por el GAES el cual cuenta con la logística como ficha
técnica, organización del evento, presupuesto, lista de invitados,
programación, recordatorios, etc.

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 21. GESTIÓN DE INVENTARIOS

ANÁLISIS: la empresa administra los inventarios en un

formato de Excel y maneja el tipo de inventario de
productos que se clasifican por referencias, las
familias de a las que pertenecen los productos se
clasifican por líneas: Nema 7, Nema 4 X y mallas a
tierra.
No manejan una codificación en el inventario, no
manejan un método de valuación de inventarios. Los
productos más importantes y de rotación moderada
para la empresa son los sellos cortafuego, cajas GUA,
uniones universales y niples, para la unidad
productiva no hay productos que generen pocos
ingresos, puesto que todos son rotativos.
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 21. GESTIÓN DE INVENTARIOS

Clasificación del inventario. La clasificación de los inventarios es considerada por la

empresa uno de los mejores métodos de control

de mercancía, ELECTRIC S.A.S. emplea el método ABC teniendo en cuenta la rotación de los
productos y su referencia.

Codificación del Inventario: La empresa no maneja códigos de barras adheridos en los

productos, sin embargo manejan una serie de referencias que les permiten identificar los
productos al momento de ser cotizados y facturados. GC-F-004 V.01
Recomendaciones

● Se recomienda a la unidad productiva implementar la codificación de los

productos que propone el GAES
● Se recomienda a la empresa implementar el método de valuación de
inventarios propuesto por el GAES (Método de valuación Primeras entradas,
primeras salidas “PEPS” )

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 CONCLUSIONES DE LA FASE DE ANÁLISIS

● En la caracterización: de la unidad productiva podemos concluir que se encuentra en el

sector secundario, como actividad tiene cuatro códigos CIIU, está conformada como
persona jurídica S.A.S., cuenta con colaboradores hace 8 años e implementa contratos
a término fijo y cuenta con las siguientes áreas:Comercial, producción
(Mantenimiento), Administrativo (sistema integrado de gestión, compras gestión
humana), y direccionamiento estratégico
● El marco teórico: abarca todas las teorías administrativas que la unidad productiva
puede aplicar para su crecimiento y buen funcionamiento
● En el diseño metodológico: se informa que la investigación es descriptiva con método
documental y se describen las fuentes primarias y secundarias de donde se obtuvo
información de la unidad

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● la plataforma estratégica: tuvo tres observaciones una en la misión otra en la visión y
otra en los objetivos y como la unidad productiva no cuenta con valores el Gaes hizo la
recomendación de unos valores.
● el clima organizacional: de la unidad productiva se encuentra en un estado óptimo esto
lo podemos afirmar por la conclusión que se realizó a las encuestas realizadas a los 12
trabajadores.
● En la gestión de inventarios: se evidenció que la unidad no maneja una codificación ni un
método de valuación, pero implementan un formato de Excel para los inventarios y los
clasifican por ABC.
● En el diagnóstico preliminar: La unidad productiva tiene bien definidas sus áreas
funcionales y las debilidades y amenazas que presenta cada una de ellas.

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● Marco de antecedentes: Se realiza la investigación donde se exponen los
antecedentes del sector en el que se encuentra el proyecto de
investigación.
● Marco conceptual: sirve para sustentar la información,señalando
conceptos que la componen y así orientar al investigador.
● Cronograma de actividades: Se realiza el cronograma de la investigación,
con duración de 1 año dividiendo las actividades de forma organizada
para culminar de forma satisfactoria las misma.
● Presupuesto: Se realiza el cálculo del costo que tiene realizar la
investigación a la unidad productiva electric sas, por parte de los
investigadores.
● Estructura Organizacional: Se realiza la organización de los trabajadores
de forma jerárquica en un organigrama, ayudando así a repartir las
responsabilidades de una mejor manera.
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El proceso administrativo de la empresa se ejecuta de forma óptima, puesto que en cada fase
se tienen claros y concisos los pasos y elementos.

En la gestión de talento humano los subprocesos son y elementos de los mismos son
ejecutados de forma clara en la empresa ELECTRIC S.A.S. la recomendación es implementar el
formato de requisición de nueva vacante para que este proceso sea rápido y óptimo.

El mercadeo en la empresa no está establecido como un proceso, pero se realizan acciones

las cuales han llevado a la empresa a un posicionamiento alto sin embargo es recomendado
establecer un proceso de mercadeo y técnicas para que se pueda sacar un mayor provecho a
este proceso.

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Se diagnosticaron las áreas de la empresa las cuales dieron como resultado,
debilidades y fortalezas de las mismas para así dar con el árbol de problemas y
preguntas de investigación y así dar recomendaciones para posibles soluciones.

Se pudo evidenciar claramente el marco geográfico donde se muestra la ubicación de

la empresa, cabe resaltar que un punto fuerte es la locación del área administrativa,
se mencionó también la demografía básica de la localidad de Usme.

Se analizo las teorías administrativas y tendencias organizacionales a partir de las

cuales se evidencio cuáles aplicaban y cuáles no, además de recomendar el refuerzo
de las mismas o su implementación.

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Se realizo la cadena de valor respectiva de la empresa la cual refleja la calidad de la
misma y lo bien gestionada por parte de los procesos internos.

Se analizaron los competidores de la empresa, la participación de las mismas en el

mercado y se identifico la segmentación de industria, por producto y
geográficamente.

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● ELECTRIC S.A.S., es una unidad productiva que se desarrolla en los sectores:
Petroquímico, minero y energético del país. La empresa fabrica accesorios a prueba
de condiciones climáticas, corrosión y explosión.
● ELECTRIC S.A.S., cuenta con una gestión de atención al cliente bastante formidable y
esto se puede sustentar con los instrumentos de recolección de información
formulados por el GAES, no obstante, cabe destacar que la U.P., puede mejorar aun
mucho más estos procesos.
● ELECTRIC S.A.S. y su cadena de valor ventaja competitiva y generación de valor, están
bien desarrolladas, tiene una buena gestión en la logística de entradas, sus
operaciones de gestión y producción están bien estructuradas, igual que su logística
de salida y sus servicios, no obstante, en el factor de Marketing y ventas son
necesarios unos ajustes.
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 Fase de
Evaluación

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21 GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS

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GC-F-004 V.01
GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS
(EFE)

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GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS
(EFI)

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GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS
(PESTEL)

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GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS
(GBC)

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GESTIÓN ESTRATÉGICA - MATRICES DIAGNÓSTICAS
(PEYEA)

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GC-F-004 V.01
GESTIÓN ESTRATÉGICA — MATRICES DIAGNÓSTICAS

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MAPA ESTRATÉGICO

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CUADRO DE MANDO INTEGRAL.

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GC-F-004 V.01
 CONCLUSIONES DEL PROYECTO

En la primera fase se realizaron diagnósticos preliminares en cada una de las áreas

funcionales de la entidad, mediante instrumentos de recolección de información se
detectaron las características que tenía como fortalezas, falencias y aspectos de la
actividad económica y se procedió a implementar las respectivas propuestas de
mejoramiento adecuando debidamente los procesos llevados a cabo tanto internos
como externos y tener un control óptimo de la entidad, realizando las sugerencias con
el conocimiento adquirido por el proceso académico.

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En la fase de planeación se realizó el diagnóstico de todas las áreas
que tiene la empresa ELECTRIC S.A.S. identificando las falencias que
se están presentando en cada una de ellas dentro de la
organización con el fin de realizar propuestas pertinentes para el
mejoramiento o posibles soluciones.

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GC-F-004 V.01