MARCO REFERENCIAL

Marco Teórico

En la actualidad en necesario que toda organización cuente con una estructura definida y
una serie de documentos que permita establecer la forma como esta organizada esta, cual
es el rol de cada integrante de la organización, sus funciones y responsabilidades, la forma
como se deben hacer las actividades asignadas, conocer las líneas de mandos, jefes
inmediatos y los parámetros definidos para los procesos y procedimientos dentro de la
organización, todo esto con la finalidad de que los procesos se hagan de acuerdo a lo
establecido por la gerencia y optimizar tiempo y recursos, de esta manera se busca que la
organización cumpla las metas establecidas y que además de ser rentable sea competitiva y
perdure posicionada en el mercado.

La organización debe velar porque cada departamento este enfocado en cumplir con los
objetivos establecidos para él, por tanto el departamento de gestión del talento humano
debe garantizar entre otras cosas la disponibilidad de un organigrama de la empresa, y una
serie de manuales de funciones y procedimientos que guie a los demás integrantes de la
organización en la consecución de las metas asignadas, y que además haya claridad de las
funciones y responsabilidades de cada cargo de la organización.

La estructura de cada organización puede ser diferente y depende de los objetivos

planteados para la organización, su actividad económica y forma de gestión interna.

Según Chiveato (2003), una estructura organizacional “se refiere a la forma como se
ordenan o disponen los diferentes cargo o unidades de una organización”.[1]

Más extensamente diría que una estructura organizacional es la forma como está
conformada interna y administrativamente una organización, también incluye la forma
como se distribuyen las actividades y responsabilidades dentro de ella.

Como se dijo anteriormente, toda estructura organizacional debe ser formalizada a través de
documentos institucionales y organigramas, los cuales establecen la jerarquía, funciones y
responsabilidades, formas de hacer el trabajo, y requerimientos mínimos para desempeñar
el cargo.
Si definimos el termino organización según diferentes autores podemos decir que una
organización es una entidad social en donde existen reglas y normas que deben impartirse a
toda la organización. Esta está compuesta por una agrupación de subsistemas en donde se
realizan ciertas actividades, en esta se delegan tareas a cada área funcional, la gerencia se
encarga de esta delegación, y coordinación de las actividades con el fin de alcanzar
objetivos y metas comunes, al unirse estos esfuerzos se tiene más posibilidades de alcanzar
los objetivos organizacionales.

Por otro lado, para la delegación de actividades es necesario contar con una estructura
organizacional, la cual nos permita dividir (eso se hace para definir la jerarquización,
definiendo así la responsabilidad), organizar (esto definirá que labor desempeñara cada uno
de los miembros de la organización), y clasificar las actividades de la organización, con el
objetivo de distribuir actividades, responsabilizar así a las personas y optimizar el
funcionamiento de la organización.

La estructuración organizacional, por medio de generación de áreas, puestos y nivele

facilita la coordinación de todos los miembros de la empresa. La estructuración permitirá a
la organización definir y orientar el trabajo, evitando la duplicidad de tareas, pérdida de
tiempo y dinero.

El organigrama es la representación de la estructura organizacional, en el organigrama de

cada organización podremos observar el titulo de cada cargo desempeñado la cual exhibirá
la relación superior-subordinado, y los cuadros dentro del organigrama definirá los distintos
puestos de trabajo que existen en la organización.

Una de las principales características de una estructura organizacional es el principio de

especialización o departamentalización, en donde se establecen bloques de trabajo en los
que se lleva a cabo determinadas actividades, dichas estructuras además pueden ser
centralizadas o descentralizadas dependiendo del margen de autonomía que tenga en cuanto
a la toma de decisiones.

En cuanto a estructura organizacional se puede afirmar que “cuando la enorme cantidad de

investigaciones que se han realizado sobre la estructura organizacional se analiza, se hace
evidente una convergencia acerca de varias configuraciones posibles, las cuales difieren en
cuanto a sus diseños estructurales, las situaciones en las que se encuentran y aun en los
períodos históricos en los que primero se desarrollaron”.[2]

Generalmente se habla de 4 tipos de estructuras organizacionales:

Lineal. Contempla como principio organizador la jerarquía, es decir, la autoridad directa

del jefe sobre sus subordinados, ya que sobre él recaen todas las decisiones y todas las
responsabilidades. Es una estructura que privilegia la rapidez, la contabilidad clara y
sencilla, dado que los cargos están muy bien delimitados en la estructura, atendiendo los
empleados a la guiatura de un jefe compartido. Es el modelo preferido por empresas
pequeñas, de baja producción y poco capital humano.

Características de una organización lineal

1. Consiste en relación vertical directa.

2. La autoridad fluye de arriba hacia abajo.

3. El funcionamiento de este sistema es muy sencillo.

4. Facilita saber de quién se deben recibir órdenes y a quién se deben dar.

5. Existe una relación directa entre superiores y subordinados.

6. El superior tomará decisiones dentro del ámbito de su autoridad.

Funcional. Propone la división de las labores de la organización en unidades

hiperespecializadas, cada una al mando de un jefe independiente, que coordina su equipo de
trabajo y permite la comunicación con los demás equipos. Es una estructura versátil,
flexible y muy popular, especialmente para empresas de mayor envergadura y abundante
personal.

Características de una Organización Funcional

1. El trabajo se divide según funciones específicas.

2. Se otorga autoridad a los especialistas para dar órdenes e instrucciones en relación con

funciones.
3. La decisión se toma solo después de realizar consultas con la autoridad de la unidad
funcional

relativo a su área especializada.

4. Los ejecutivos y supervisores cumplen con las responsabilidades de la autoridad de la

autoridad de la unidad funcional.

Ventajas de una Organización Funcional

1. Beneficio de la especialización: en este tipo de organización, cada trabajo lo realiza un

especialista. Ayuda a mejorar la eficiencia de la organización.

2. Reducción de la carga de trabajo: se espera que cada persona se ocupe de un solo tipo de
trabajo. Eso reduce el trabajo innecesario que se les asigna.

3. Relevo a los ejecutivos de línea: Bajo la organización funcional, las instrucciones son
dadas por el especialista directamente a los trabajadores reales. Por lo tanto, los ejecutivos
de línea no tienen Problema relacionado con el trabajo rutinario.

4. Producción en masa: la producción a gran escala se puede lograr con la ayuda de la

especialización y estandarización.

5. Flexibilidad: cualquier cambio en la organización se puede introducir sin ninguna

dificultad

De Staff. Un modelo empresarial minimalista, que prefiere depositar en contrataciones

externas (outsourcing o tercerización) muchas de las funciones que en otros modelos
implicarían la construcción de una unidad de trabajo. Es un modelo flexible y moderno, que
sin embargo requiere de una fluidez de capitales que justifique no tener un equipo propio en
vez de subcontratarlo.
Características de una organización Staff

1. La autoridad fluye de arriba hacia abajo

2. Los oficiales de línea tomarán decisiones sobre la base de las sugerencias de los oficiales
de staff.

3. Los oficiales de staff no tienen poder para tomar decisiones ni control sobre sus
subordinados.

4. Los trabajadores reciben las instrucciones solo de los oficiales de línea.

Ventajas de una Organización Staff

1. Un oficial de línea puede tomar decisiones acertadas sobre la base del asesoramiento
adecuado del oficial de staff.

2. La carga de trabajo de los oficiales de línea se reduciría en cierta medida,

3. Promueve el funcionamiento eficiente de los oficiales de línea.

4. Se siguen los principios de unidad de mando en la organización de la línea y del staff.

5. Se pone a disposición del joven una muy buena oportunidad para formarse.

6. Facilita a los trabajadores trabajar más rápido y mejor.

7. Permite a la organización utilizar eficazmente la experiencia y el asesoramiento del

oficial de estado mayor.[3]

Desventajas de una Organización Staff

1. Si los poderes de la autoridad no están claramente definidos, se producirá confusión en

toda la organización.

2. Los oficiales de línea pueden rechazar el consejo de los oficiales de staff sin ningún
motivo.

3. Los oficiales de staff pueden subestimar los poderes de los oficiales de línea.

4. Los oficiales de staff no están involucrados en la implementación real del programa.

5. Los oficiales de staff no son responsables si no se obtienen resultados favorables.

6. La diferencia de opinión entre los oficiales de línea y los oficiales de staff frustrará el
propósito mismo de la especialización.

7. Los oficiales de línea pueden malinterpretar los consejos dados por los oficiales de staff.

Matricial. La empresa se estructura en base a equipos de trabajo autónomos y

desconectados entre sí, cada uno asignado a un proyecto puntual y compuesto por un
conjunto diverso de trabajadores al mando de un coordinador que se reporta
individualmente a la cabeza de la organización. Es la estructura más dispersa conocida y la
que más le conviene a los gigantescos consorcios empresariales trasnacionales.[4]

Como se nombró anteriormente un organigrama es uno de los documentos que conforman

la estructura organizacional de una entidad, y en él se ve de forma grafica la estructura de la
organización, el tipo de estructura y las líneas de mando dentro de ella.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada
departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y
competencias vigentes.

Pueden mencionarse tres tipos de organigrama. Los organigramas generales son aquellos
que ofrecen una visión simplificada de la organización, ya que sólo exhiben la información
más importante. Los organigramas analíticos, en cambio, muestran datos más detallados y
son más específicos. Por último, los organigramas suplementarios son un complemento de
los analíticos.

No obstante, aunque esta es una clasificación generalizada de los tipos de organigramas

existentes en base a lo que son las funciones que se realizan en cada área, no podemos pasar
por alto tampoco el hecho de que existe otra tipología que gira en torno a lo que es la
estructura de aquellos. Partiendo de esta premisa nos encontramos con los siguientes tipos:

Organigrama horizontal. Se caracteriza por el hecho de que en él lo que son las jerarquías
se muestran de izquierda a derecha.
Organigrama vertical. En su caso, las citadas jerarquías se presentan en forma de
pirámide, es decir, arriba estará la autoridad más importante y abajo el trabajador con
menos poder de decisión.

Organigrama circular. El centro del mismo es la autoridad más importante dentro de la

entidad o compañía y partiendo de él se van formando los círculos que van representando al
resto de miembros de aquella en base a su poder y cargo.

Organigrama mixto. Este tipo se caracteriza por ser una mezcla de los dos primeros tipos
citados.

Organigrama escalar. La principal seña de identidad que identifica a esta clase de

organigrama es que la autoridad se asocia a las sangrías de tal manera que mientras más
sangría tenga una persona dentro de aquel menor poder tendrá dentro de la compañía.

Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable. Es decir,
un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una organización en un
momento determinado. Con el paso del tiempo, toda la estructura y las relaciones existentes
experimentan cambios, que deben ser reflejados con actualizaciones del organigrama o,
incluso, con el diseño y desarrollo de un organigrama completamente nuevo que deje sin
valor el anterior.[5]

Además del organigrama existen otros documentos relevantes en cuanto a lo que se refiere
a la estructura organizacional de una entidad, entre ellos podemos nombrar el manual de
funciones y procedimientos, el primero es un instrumento de la administración de personal
a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos
que conforman la planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el
desempeño de estos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la
existencia de los cargos de una entidad u organismo.[6]

Cualquiera sea la estructura organizacional que tengan las distintas empresas, es necesario
que estas cuenten con un manual de funciones, el cual permitirá a las organizaciones
desarrollar de manera eficaz las metas establecidas, debido a que concreta el campo de
actuación del cargo, y así mejora el cumplimiento de las estrategias. Este manual se
encargará de proporcionar a cada puesto de trabajo sus indicaciones tales como: Funciones,
competencias, responsabilidades y el perfil establecido para los cargos, dándole así a los
colaboradores un mayor conocimiento del puesto y ayuda al área de talento humano en el
proceso de selección y capacitación.

Referente a los manuales de procedimientos, estos son documentos un poco más

específicos y detallados de como se realizan o se deben realizar las distintas actividades
dentro de la entidad, teniendo en cuenta que estos procedimientos no son estáticos debido a
la naturaleza evolutiva que deben tener las organizaciones, es de gran importancia mantener
los procedimientos al día para facilitar además los procesos de inducción de los nuevos
empleados además que contribuye a la calidad y agilidad de los procesos.

Una de las extensiones del manual de funciones es el manual de procedimiento el cual es un

componente del sistema de control interno, el cual es creado para obtener información
detallada, ordena, sistemática e integral, y que contiene instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de los distintos puestos
de trabajo.

Marco Conceptual

En busca de una mejor comprensión respecto a los temas tratados, a continuación, se

definen algunos de los términos que se creen serán de relevancia.

Organigrama: Simón Andrade, autor del libro “Diccionario de Economía”, define

Organigrama como: “Expresión gráfica o esquemática de la estructura organizativa de una
empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, política, etc.”. [7]

Se puede decir entonces que un Organigrama representa de forma gráfica como está
organizada la jerarquía dentro de la Organización.

Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que se llevan a

cabo para generar un resultado o producto. Los procesos son mecanismos de
comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para
establecer un orden o eliminar algún tipo de problema.
Procedimientos: Un procedimiento es un método compuesto por pasos claros y
objetivos que deben seguirse para completar la tarea.
La diferencia entre proceso y procedimiento radica en que los procesos son actividades
generales para lograr un objetivo y los procedimientos son pasos puntuales que se deben
seguir para completar una tarea.[8]
Manual: Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un
dispositivo, la corrección de problemas o el establecimiento de procedimientos de trabajo.
Los manuales son de enorme relevancia a la hora de transmitir información que sirva a las
personas a desenvolverse en una situación determinada.

Competencias: las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona

para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad de
calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a un empleo;
capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores,
actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público. [9]

Cargo: Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posición definida en la estructura

organizacional, en el organigrama. La posición define las relaciones entre el cargo y los
demás cargos de la organización. En el fondo son relaciones entre dos o más personas.[10]

Diseño de cargo: es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las

relaciones con los demás cargos para cumplir tecnológicos, empresariales, sociales y
personales del ocupante del cargo.[11]

Descripción de cargos: es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que
lo conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración
detallada de las funciones o tareas del cargo (que hace), la periodicidad de la ejecución
(cuando lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las funciones o tareas (como
lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).[12]

Análisis de cargos: es una verificación comparativa de las exigencias (requisitos) que

dichas tareas o funciones imponen al ocupante; es decir, cuáles son los requisitos físicos e
intelectuales que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del cargo, cuáles son
las responsabilidades que el cargo le impone y en qué condiciones debe desempeñar el
cargo.[13]

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

[1] Iniciación a la administración general, Chiveato Idalberto, Mc Graw Hill, 2003.

[2] El Proceso estratégico: conceptos, contextos y casos, Segunda Edición, Mintzberg
Henry & Quinn J. B., Prentice Hall Hispanoamericana, 1993, Pág. 371.
[3] Management Concepts & Business Ethics, University of Calicut,2011.
[4] María Estela Raffino. Agosto de 2020. "Estructura Organizacional". Argentina.
Concepto.de. https://concepto.de/estructura-organizacional/. Consultado: 19 de septiembre
de 2020.
[5] Julián Pérez Porto y María Merino. 2009. “Definición de organigrama”. Argentina.
Concepto.de. https://definicion.de/organigrama/. Consultado: 19 de septiembre de 2020.
[6] Departamento administrativo de la función pública. Cartilla de administración pública.
Guía para establecer o ajustar el manual especifico de funciones y de competencias
laborales. 2 ed. Bogotá D.C. pag13.
[7] Diccionario de Economía, Tercera Edición, Andrade Simón, Editorial Andrade, 2005,
Pág. 448.
[8] Caterina Chen. 2019. “Proceso y Procedimiento”. Chile. Diferenciador.
https://www.diferenciador.com/diferencia-entre-proceso-y-procedimiento/. Consultado: 22
de septiembre de 2020.
[9] Colombia. (2005) Decreto 2539, Articulo 2, de 22 de Julio, por el cual se establecen las
competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles
jerárquicos de las entidades.
[10] Administración de recursos humanos. 5 ed. CHIAVENATO, Idalberto. McGraw-Hill,
2003. Pág. 292.
[11] Ibidem, Pág. 330.
[12] IDEM.
[13] IDEM.