OFICIO 220-238982 DEL 16 DE DICIEMBRE DE 2020

ASUNTO: DEBIDA DILIGENCIA EN EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE –

SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO PARA LA
PREVENCIÓN DEL LA/FT.

Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se anuncia en la

referencia mediante el cual eleva una consulta relacionada con la debida diligencia
en el conocimiento del cliente de las compañías obligadas a adoptar un
SAGRLAFT, en los términos del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida
por esta Superintendencia.

Previamente a responder su inquietud debe señalarse que, en atención al derecho

de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con
fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las
materias a su cargo y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni
comprometen la responsabilidad de la Entidad

También es procedente informarle, para efecto del conteo de términos en la

atención de su consulta, que mediante el artículo 5º de la parte resolutiva del
Decreto Legislativo 491 del 28 de marzo de 2020, con ocasión de la emergencia
sanitaria derivada del Coronavirus COVID-19 y mientras ésta se mantiene, el
Gobierno Nacional amplió los términos para que entidades como esta
Superintendencia atiendan peticiones de consulta en treinta y cinco (35) días.

El caso a que se refiere su consulta es particular, por lo que esta Oficina no se

referirá específicamente al mismo; no obstante, atendiendo el derecho del
consultante a ser orientado sobre el tema que le resulta de interés, se expondrán
algunas consideraciones generales sobre el asunto.

Advertido lo anterior, esta Oficina se referirá a su consulta la cual fue planteada en

los siguientes términos:

“SEGÚN EL CAPITULO X DE LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA DE 2017

EMITIDA POR LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES EL
 BENEFICIARIO FINAL "HACE REFERENCIA A LAS PERSONAS
NATURALES QUE FINALMENTE POSEEN O CONTROLAN A UNA
CONTRAPARTE O LA PERSONA NATURAL EN CUYO NOMBRE SE
REALIZA UNA OPERACIÓN O NEGOCIO. INCLUYEN TAMBIÉN A LAS
PERSONAS QUE EJERCEN UN CONTROL EFECTIVO FINAL SOBRE LA
PERSONA JURÍDICA U OTRA ESTRUCTURA JURÍDICA O ES O SON
TITULARES DEL 25% O MÁS DE SU CAPITAL, EN CASO DE TENER
NATURALEZA SOCIETARIA", DE IGUAL FORMA, LA MISMA CIRCULAR
NOS INDICA QUE SE DEBE EJECUTAR PROCESO DE DEBIDA
DILIGENCIA SOBRE AQUELLAS PERSONAS QUE SE IDENTIFIQUEN
COMO BENEFICIARIO FINAL.

EN ESE ORDEN DE IDEAS, QUISIÉRAMOS PREGUNTAR A LA

SUPERINTENDENCIA, HASTA DÓNDE SE DEBE LLEGAR EN LA
IDENTIFICACIÓN DE EL BENEFICIARIO FINAL SI POR EJEMPLO
TENEMOS EL SIGUIENTE CASO:

TENEMOS AL CLIENTE, JAIME TORRES SAS, LA COMPOSICIÓN

ACCIONARIA DE ESE CLIENTE NOS DICE QUE, PEÑA SAS, DUEÑES
SAS, DAVILA SAS, ALVAREZ SAS, CADA UNO DE ELLOS POSEE UN
25% DE PARTICIPACIÓN ACCIONARIA, PERO ADEMÁS A CADA UNO
DE ESTAS PERSONAS JURÍDICAS LAS COMPONEN OTRAS
PERSONAS JURÍDICAS CUYA PARTICIPACIÓN ACCIONARIA LA
COMPONEN OTRAS EMPRESAS. LO ANTERIOR SUPONE QUE EN
PRIMERA INSTANCIA NO SE PUDE IDENTIFICAR A LA PERSONA
NATURAL QUE POSEE ESE 25%, Y EN CASO DE IDENTIFICARLA, SE
IDENTIFICARIA DE FORMA INDIRECTA Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN
UNA REGLA ARITMETICA EN CASO DE QUE SE CONOZCA SU NOMBRE
EN ALGUNA DE LAS COMPAÑÍAS QUE HACEN PARTE DE JAME
TORRES SAS, SERÍA MENOS DEL 25%.

LA PREGUNTA ES, ¿HASTA DÓNDE SE DEBE LLEGAR A IDENTIFICAR

A ESE BENEFICIARIO TENIENDO EN CUENTA EL EJEMPLO ANTERIOR
Y QUE PROCEDIMIENTOS DE DEBIDA DILIGENCIA SE DEBEN
APLICAR?

¿ES SUFICIENTE SOLO CON LA IDENTIFICACIÓN DE LOS

ACCIONISTAS MAYORITARIOS DIRECTOS INDEPENDIENTEMENTE DE
SI SON PERSONAS NATURALES O NO?”

Al respecto, el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de

Sociedades (Circular No. 100-000005 de 2017), establece la obligación (para las
empresas sujetas a la aplicación del señalado capítulo) de realizar un análisis de
su exposición a este riesgo y establecer su propio sistema de autocontrol y gestión
del Riesgo de LA/FT, según las características y condiciones de su operación, de
su negocio, de los bienes y servicios que ofrece, de su comercialización, de las
áreas geográficas donde opera, de sus Contrapartes y de los Beneficiarios Finales
de sus Contrapartes.

El Capítulo X de la referida Circular Básica Jurídica, establece los aspectos

mínimos que se deben tener en cuenta por parte de la empresa en su SAGRLAFT,
a fin de adelantar el procedimiento de debida diligencia para diferentes
contrapartes.

En tal sentido, el Capítulo X señala, por ejemplo, que cuando la comercialización

de los Productos no permita con facilidad y eficiencia la identificación plena del
cliente, es recomendable concentrar los esfuerzos de conocimiento del cliente en
las personas naturales o jurídicas con las que se celebren negocios que puedan
ser considerados Operaciones Inusuales o que estén por fuera del giro ordinario de
los negocios de la Empresa, y llevar a cabo actividades básicas para tratar de lograr
el conocimiento del cliente, siempre que la naturaleza de la operación y actividad
así lo permita.

Dichas actividades a manera de ejemplo pueden comprenden:

 Conocer por cualquier medio legal el origen de los recursos;

 Verificar la identidad del cliente;
 Verificar y confirmar sus datos de contacto, su actividad económica; y
 Solicitar cualquier documentación adicional que se considere pertinente.

De igual manera, la información que suministre el cliente, así como el nombre de la

persona que la verificó, deben quedar debidamente documentadas, con fecha y
hora, a fin de que se acredite la debida y oportuna diligencia por parte de la
Empresa Obligada y, además, se recomienda construir una base de datos que
permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras.

Si bien la identificación del beneficiario final de las contrapartes es uno de los

elementos más importantes en los procedimientos de debida diligencia, no es la
única actividad en la que la Empresa debe concentrarse, razón por la que el
Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LA/FT con el que cuenta la Empresa
debe contemplar como mínimo las siguientes medidas y procedimientos que
permitan identificar las situaciones de Riesgo de LA/FT, y que contribuyan a
prevenir o gestionar sus consecuencias:
  Evaluación y análisis de operaciones, negocios y contratos;
 Procedimientos de debida diligencia;
 Políticas de reglamentación de manejo de dinero en efectivo en la empresa;
 Otras medidas de prevención y gestión del riesgo como:
o Crear controles en la celebración y ejecución de negocios.
o Establecer herramientas para identificar operaciones inusuales y
operaciones sospechosas.
o Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios y contratos.

De esta manera, en relación con el conocimiento de los accionistas del cliente o

proveedor, la Circular Básica Jurídica de esta Superintendencia establece las
actividades básicas a llevar a cabo con ocasión de la debida diligencia, que debe
estar encaminada a tratar de lograr el mayor conocimiento respecto de estas
contrapartes, siempre que la naturaleza de la operación y actividad así lo permita.

Así, el objeto de los procedimientos de debida diligencia (entre los que está
comprendido el mayor esfuerzo posible para conocer el beneficiario final de las
contrapartes, pero sin limitarse a ello), deben estar encaminados a que las
empresas logren identificar, medir y controlar el riesgo de LA/FT y con fundamento
en él, tomen las medidas correspondientes a fin de que se traduzca en una regla
de conducta que oriente la actuación de la Empresa, sus empleados, asociados,
administradores y demás vinculados o partes interesadas, adelantando como
mínimo los procesos de: i) identificación, medición, monitoreo y control del riesgo;
ii) diseño y aprobación, supervisión y cumplimiento, divulgación y capacitación del
sistema; iii) evaluación y análisis de operaciones, negocios y contratos; iv) debida
diligencia; v) reglamentación del manejo de dinero en efectivo; vi) otras medidas de
prevención y gestión del riesgo; y vii) Reportes de Operaciones Sospechosas a la
Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF.

Ahora bien, continuando con el conocimiento del beneficiario final de las

contrapartes, es pertinente traer a colación lo señalado por este Despacho en su
Oficio 220-020934 del 13 de febrero de 2020, cuya copia se adjunta a esta
respuesta:

“(…)

11. En los casos en los que la contraparte a la cual se debe realizar la

debida diligencia es una sociedad por acciones simplificada (S.A.S.) o
una sociedad anónima (S.A.), cobijadas por el derecho de reserva de
los libros del comerciante del artículo 61 del Código de Comercio y 74
de la Constitución Política, ¿Cuáles son los procedimientos que se
deben surtir para identificar a los Beneficiarios Finales, Reales y/o
Controlantes de estas contrapartes?

En algunos casos, las contrapartes pueden acogerse a la reserva de ley para

no exponer su composición accionaria; derivada del artículo 61 del Código
de Comercio, no obstante, el Sistema Interno de Prevención del Riesgo de
LA/FT debe contar con suficientes y diversos métodos que permitan a la
empresa obligada aproximarse, lo más posible, al conocimiento del
beneficiario final, real y/o controlante; es decir, dicho sistema no debe
contemplar como únicos métodos la verificación de la información de la
contraparte en el Registro Mercantil, o el requerirla directamente a ésta, en
tanto se arriesga a no poder contar con la información ya sea porque se trata
de aquella que no se refleja en el certificado de existencia y representación,
o porque la contraparte se niega a procurarla argumentando la referida
reserva.

(…) Sobre este particular, como se mencionó anteriormente, “(…) no se ha

pretendido, ni se puede pretender, dar instrucciones para la vulneración del
orden jurídico superior, como lo pueden ser las normas de derecho comercial
o de derecho societario con superior jerarquía, aplicables en materia de
reserva de los libros y papeles del comerciante. (…) de llegar a existir normas
de orden jurídico superior que permitan oponer la reserva de la información
para no revelar datos relativos a los socios o accionistas de los clientes o
proveedores de la Empresa obligada, las mismas deberán ser respetadas
(…)”.

12. En el evento de que una contraparte se rehúse a brindar la

información sobre sus Beneficiarios Finales, Reales y/o Controlantes,
argumentando que el derecho de reserva de los libros del comerciante
que regula a las S.A.S. y a las S.A., tiene jerarquía superior a la Circular,
¿qué medios puede y debe utilizar la empresa obligada para tener
constancia de que realizaron la debida diligencia en el cumplimiento de
la norma, es decir, que hicieron los esfuerzos necesarios para obtener
la información sin que haya sido posible su obtención?

Ahora, frente al argumento de la contraparte de negar la información sobre

la composición accionaria de su capital social amparándose en la reserva
legal, se reitera que dicho sustento debe resultar de recibo por parte de la
empresa, lo cual no le exonera de agotar el resto de métodos establecidos
en sus propio Sistema para acercarse, lo mejor posible, al conocimiento de
 quién resulta ser el beneficiario final, real o controlante de su contraparte y
documentar todos los procedimientos.

(…)”.

Así las cosas, para esta Oficina resulta claro que en ocasiones, en la búsqueda de
la información que le permita a una compañía adelantar la debida diligencia en el
conocimiento de sus potenciales clientes, específicamente, del beneficiario final de
las operaciones comerciales que se pretenden adelantar, se presenten escollos,
tales como la reserva legal planteada, que puede o no, ser aducida por las
contrapartes y, de serlo, constituye un impedimento para el conocimiento del
beneficiario real.

No obstante, debe dejarse evidencia del máximo esfuerzo efectuado por los sujetos
involucrados en el agotamiento del procedimiento contemplado en el propio
SAGRLAFT para este efecto, dando por entendido que el aludido sistema debe
contemplar mecanismos eficaces, pertinentes, eficientes y suficientes para el logro
de este cometido.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se

reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo
28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo,
y que en la Página WEB de esta Entidad puede consultar directamente la
normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias
de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de
consulta.