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Para analizar un negocio agropecuario es preciso saber cómo, por ejemplo, la tierra y
ganado que se tiene en uso, las materias primas y servicios que se les aplican y los
beneficios que de ellos se obtienen.
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Existen importantes limitaciones para la efectividad del análisis basadas simplemente en
las cuentas. La mayoría de los agricultores, ganaderos, madereros, etc., tienen más de
una línea de producción y, aun cuando se puede calcular por las cuentas la producción
de determinadas actividades, no es posible establecer todas las inversiones hechas por la
misma, por dos razones. En primer lugar, la información a través de la cual se compilan
las cuentas, no indica necesariamente el empleo que se dio a todos los materiales,
servicios, etc., como, por ejemplo, compramos 5 toneladas de fertilizantes compuesto,
no indica a que cosecha o cosechas se aplico dicho producto. En segundo lugar, en una
granja la producción de una actividad puede ser empleada por otra; puede cultivarse
plátanos o guineo y darlo como alimento a los cerdos; de estas transferencias internas
entre actividades de la granja, ¿como deben ser aplicadas correctamente en la
contabilidad?
Debe intentarse un posterior análisis de la información para que los márgenes brutos de
las determinadas actividades puedan calcularse; el margen bruto es la diferencia entre el
rendimiento de una actividad agropecuaria y los gastos variables de producción. Las
facturas, registros y presupuestos hechos por el agricultor, ganadero o granjero
constituyen la fuente de información para este fin.
Una vez reunida la información sobre determinadas actividades, pueden ser analizadas y
calcularse las medidas que pueden compararse con los patrones correspondientes, si es
que existen dichos patrones.
Si se va a emprender una o las dos etapas anteriores, el trabajo se realizará con mucha
más facilidad y eficacia si desde el inicio se implementa un sistema de contabilidad,
registros y presupuestos trazados para proporcionar la necesaria información.
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ALGUNOS TEMAS DE INVESTIGACION DE DIFERENTES CULTIVOS QUE
SE LLEVAN A CABO EN EL CAMPO.
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6. Cuanto tiempo dura el proceso desde la siembra hasta la cosecha del café
7. ¿Se cultiva café orgánico en nuestro territorio?, ¿Cuáles son las zonas donde se
lleva a cabo esta laborar?
1. Cuales son las actividades principales que se llevan a cabo en una granja
porcina en Nicaragua.
2. Mencione las diferentes razas de cerdos que tenemos en nuestro país,
haciendo un poco de historia de las mismas, desde cuando se establecieron,
de donde se importaron, etc.
3. Cuanto tiempo dura la preñez o parición de los cerdos, a los cuantos meses
se destetan, y porque se le quitan los colmillos.
4. Diga cuales son las zonas donde mejor se desarrollan estas granjas.
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XIII- SOBRE EL CULTIVO DE SOYA
XIV- SOBRE EL CULTIVO DE TRIGO
XV- SOBRE EL CULTIVO DE AJONJOLI
XVI- SOBRE EL CULTIVO DE PLATANOS
XVII- SOBRE EL CULTIVO DE MELONES
XVIII- SOBRE EL CULTIVO DE SANDIAS
XIX- SOBRE ELCULTIVO DE PAPAYA
XX- SOBRE EL CULTIVO DE YUCA
XXI- SOBRE ELCULTIVO DE GRANADILLA
XXII- SOBRE EL CULTIVO DE LA PITAHAYA
XXIII- SOBRE EL CULTIVO DEL MARAÑON
XXIV- SOBRE EL CULTIVO DE MANI
XXV- SOBRE EL CULTIVO DEL CACAO
XXVI- SOBRE EL CULTIVO DE LAS FLORES
XXVII- SOBRE EL CULTIVO DE LA GUANABANA
XXVIII-SOBRE EL CULTIVO DE LA PALMA AFRICANA
XXIX- SOBRE EL CULTIVO DEL MAMON CHINO
XXX- SOBRE EL CULTIVO DE UVA MORADA, VERDE, ETC.
XXXI- SOBRE LA CRIANZA Y ENGORDE DE POLLO
XXXII- SOBRE LA CRIANZA DE CONEJOS
XXXIII-SOBRE LA CRIANZA DE PERROS
XXXIV- SOBRE LA CRIANZA DE ANIMALES O ESPECIES EXOTICAS
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Cualquier actividad que se emprenda en este sentido es un factor básico en el proceso de
desarrollo integral del hombre, como base fundamental para el avance constante de la
producción agropecuaria en América Latina.
Muy comúnmente ocurre en una empresa o negocio agropecuario que se descubre que
la ganancia resulta menor de lo esperado, debido a que no se registraron
convenientemente muchos de los gastos o ingresos obtenidos.
Por otra parte, al observar en forma general el procedimiento para tomar decisiones en
una finca, se confirma el papel esencial que desempeña la contabilidad agrícola.
Todos los bienes que posee una empresa para utilizar en sus operaciones, o se, aquellos
elementos que constituyen la entidad y que en cualquier momento pueden representarle
un ingreso en efectivo, reciben el nombre general de Activo. En este grupo se clasifican
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los terrenos, las construcciones rurales, las existencias de materias primas, inventarios
de insumos, inventarios de alimentos para los trabajadores, inventarios de materiales
para construcción, inventario de animales vivos para la venta, los animales de trabajo,
cría o engorde de ganado, maquinaria y equipo agrícola, las cuentas por cobrar, etc.
Para el funcionamiento de la finca se pueden necesitar otros bienes, además del capital
que se posee. En este caso, se pueden conseguir los bienes de dos formas:
1. Obteniendo dinero a través de prestamos de particulares o del sistema
financiero nacional o sea los bancos, con la finalidad exclusiva de adquirir
bienes.
2. A través de crédito de los suplidores de los insumos que normalmente
utiliza la finca, estableciendo una política de pago que puede ser a 30, 60, o 90
días, pagaderos al salir la cosecha, o cualquier otra modalidad convenida con los
proveedores.
Aunque no es necesario que el agricultor conozca a fondo todos los términos y libros de
la contabilidad, por lo menos se requiere que lleve algunas anotaciones esenciales.
EL INVENTARIO Y SU VALORACION
En una relación detallada de los bienes o valores que constituyen la finca e intervienen
en su producción. Es necesario considerar el valor actual de cada uno de los bienes,
teniendo en cuenta sus características particulares mediante una valoración apropiada.
Se presenta a continuación los aspectos mínimos que debe contemplar un inventario, así
como algunas consideraciones para su valoración.
TIERRAS Y MEJORAS
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1. Cultivos anuales o transitorios
2. Cultivos permanentes
3. Pastos cultivados (limpios y no limpios)
4. Montes (con o sin pasto)
5. Otras áreas (caminos, construcciones, etc.)
Para la valoración de las tierras y los cultivos o actividades, se tienen en cuenta los
siguientes criterios:
Los terrenos y mejoras se valoran de acuerdo con estos conceptos:
1. Costo de adquisición
2. Valor de mercado
3. Valor de capitalización (de acuerdo al rendimiento esperado de los cultivos o
empresas ganaderas que haya en cada lote)
En esta sección se detallan todas las estructuras permanentes tales como casas, establos,
ranchos, silos, cercas, gallineros o galeras para crianza de pollos o gallinas, etc. Para su
valoración se usa el criterio del costo de construcción menos la depreciación acumulada.
La depreciación de un bien es la perdida de valor que sufre debido a tres causas
principales:
1. Desgaste físico por su uso
2. Obsolescencia por innovaciones posteriores, y
3. Deterioro por el paso del tiempo
El método mas utilizado para calcular la depreciación es el de la línea recta o lineal, en
el cual la depreciación anual se obtiene así:
Costo de adquisición o construcción/años de vida útil.
Esta parte del inventario contempla el detalle de la maquinaria y equipo de la finca. Por
lo tanto, aquí se detallan elementos tales como tractores, vehículos, maquinaria,
motobombas, equipo lechero, equipo avícola, juegos de arados, juegos de gradas, juegos
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de sembradoras, cosechadoras, silos para almacenar granos básicos, trigo, ajonjolí,
herramientas y enseres, etc. Para calcular el valor de estos elementos se debe tener en
cuenta también el concepto de depreciación mencionado anteriormente.
ANIMALES
Dentro de este rubro se diferencian dos tipos con características económicas y contables
distintas:
1. Ganado de renta (Reproductores, ganado de productos tales como leche, cerdos,
caballos, huevos, etc.), los que sufren agotamiento, y cuyos productos se colocan
en el inventario separadamente del animal. Para su valoración se utilizan dos
conceptos: Agotamiento y valor de mercado.
2. Ganado de crecimiento y engorde, que no sufre agotamiento y cuyos productos
no se separan del mismo animal que los produce, al cual quedan incorporados.
Para su valoración se utilizan varios métodos de los mencionados anteriormente,
aunque el mas usual es el del valor de mercado.
Aquí se detallan el valor de las deudas tanto a personas como entidades privadas,
financieras, etc.
La valoración del efectivo y dinero que se posee no implica ningún esfuerzo adicional,
puesto que basta con contar el efectivo en caja y solicitar a los bancos un estado de las
cuentas bancarias. En cuanto a las cuentas por cobrar, su valoración supone la
preparación de una lista de los clientes o deudores que tengan saldos pendientes con la
finca, no considerados aquellos que se consideren incobrables.
La depreciación es uno de los elementos de los costos que se deben tener en cuenta en
cualquier labor agrícola. Este factor se relaciona con el uso de artículos de carácter
durable, y se refiere a la perdida constante de valor que experimentan.
La depreciación se debe al desgaste gradual del bien (maquinaria, equipos, edificios,
etc.), o al principio de obsolescencia, el cual expresa que el articulo se vuelve anticuado
cada año debido a la disponibilidad de equipos mas modernos en el mercado.
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Puesto que la mayoría de estos elementos no se desgastan en un solo año, se trata de
distribuir el valor de la depreciación en el periodo de años de vida útil del bien.
Varios conceptos básicos se deben considerar al calcular la depreciación:
1. Valor inicial o de compra. Es el precio o valor original del articulo o bien.
2. Valor de construcción de un bien como, por ejemplo: Casas, edificios, Casa
hacienda, bodegas de almacenamiento, etc.
3. Vida útil. Es el tiempo (numero de años, meses u horas, unidades de producción)
que se calculan que puede durar el bien que se deprecia. Este termino de calcular
en la práctica, en especial porque no se puede generalizar debido al trato
diferente que se le da a cada artículo, pero se puede hacer una aproximación de
su valor.
TASA DE DEPRECIACION
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Equipos para medios de comunicación 50% (2 años)
(Cámaras de videos y fotográficos, entre
otros)
Los demás 20% (5 años)
1. Metodo directo o lineal conocido como linea recta. La depreciación por año
calculada por este método, es igual para cada uno de los años de la vida útil.
Para obtenerla se utiliza la siguiente relación. Costo de adquisición o
construcción/vida útil del bien. Un ejemplo para ilustrar este método, tenemos
un tractor nuevo marca John Deere el que nos costo C$ 240,000.00, si la vida
útil es de 5 años, si aplicamos la formula tendríamos lo siguiente: 240,000.00/5
años tenemos una depreciación anual de C$ 48,000.00, pero si la hacemos por
meses tendría el resultado siguiente 240,000.00/60 meses para un valor de C$
4,000.00
2. Método decreciente. Con este método la depreciación es diferente para cada
uno de los años, pues se trabaja sobe el valor no depreciado. Para utilizar este
método es necesario conocer la tasa de depreciación, valor que debe ser lo mas
aproximado posible, tomando el ejemplo del tractor nuevo cuyo costo de
adquisición es de C$ 240,000.00, si la tasa anual de depreciación utilizando este
método decreciente tuviese los siguientes resultados para los primeros tres años:
240,000.00*20% nos da un valor de depreciación anual de C$ 48.000.00 para el
primer año, para el segundo año tendríamos C$ 240,000.00-48,000.00=C$
192,000.00-20% valor de la depreciación para este año es de C$ 38,400.00, y
para el tercer año tendría el resultado siguiente C$ 192,000.00-
38,400.00=C$153,600.00*20% C$ 30,720.00, este seria el valor de la
depreciación para el tercer año. Este método presenta para fines fiscales algo
mas real en vista que la depreciación se va asignando de acuerdo al desgaste que
va teniendo el bien, es lógico que cuando nuevo rinde mas, pero en la medida de
su uso su rendimiento es menor.
3. Método de la suma de los dígitos de los años. La depreciación calculada por
este método es también diferente para cada año, lo cual presenta también ciertas
ventajas en algunas circunstancias. Según este método, el valor de la
depreciación se obtiene así:
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El valor de la depreciación del segundo año seria de C$ 64,000.00
Como podrán observar, es una buena practica la de calcular la depreciación bajo este
método dado que en los primeros años se le asigna una cantidad mayor y en los años
posteriores una cantidad menor.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Es muy difícil en determinados tipos de agricultura, calcular términos como vida útil y
el valor final de salvamento. Como en la mayoría de las fincas (caso general de
Latinoamérica) no se llevan registros de producción o de uso de las maquinas, no se
podrá saber que trato se les da a los aparatos, ni generalizar con precisión para los
diversos equipos usados.
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ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
Esta constituido por todos los valores en cuya rotación se basan las actividades de la
empresa agrícola. En sentido estricto solo se incluirán aquí: Efectivo en caja, caja chica,
cuentas corrientes en bancos nacionales y extranjeros, cuentas por cobrar clientes,
prestamos y adelantos a empleados, otras cuentas por cobrar (de fácil y rápido cobro),
inventario de ganado de engorde y otras partidas de bastante liquidez.
ACTIVO INTERMEDIO
Se incluyen todos los valores que son de menor liquidez en el activo corriente, pero no
de tanta duración en la empresa como el activo no corriente. Dentro del activo
intermedio se pueden señalar entonces: el inventario de mercaderías y existencias, los
insumos agropecuarios en bodega, los granos y cosechas en almacén para la venta, los
forrajes en bodega para la venta, etc.
ACTIVO NO CORRIENTE
Esta caracterizado por las inversiones de carácter permanente y de cuyo valor es difícil
que el empresario disponga con rapidez en el momento que lo desee. Por lo tanto,
dentro de los activos no corrientes se consideran: Terrenos, Construcciones, Maquinaria
y Equipo Agrícola, Inventario de ganado lechero o de Cría, Inventario de animales de
trabajo, Reproductores y Reproductoras en servicio, Mobiliario y Equipo de Oficina,
Equipo de Computo, Equipo Rodante, Equipo de Riego, Pozos Artesianos, Cercas,
Corrales, Pila de Inmersión, Manga, Edificios o Casas para uso de la Administración,
trabajadores, colonos, Inversiones permanentes, Cultivos permanentes, etc. Los bienes
que sean depreciables o agotables se les deben deducir la depreciación acumulada o el
agotamiento acumulado.
ACTIVO INTANGIBLE
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OTROS ACTIVOS
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
Se incluyen en este grupo las deudas exigidas en un corto plazo máximo hasta un año,
en este rubro tenemos a los abastecedores de insumos para la agricultura, ganadería,
sueldos y salarios de los trabajadores de la finca, hacienda, granja, las prestaciones
sociales a que tienen derechos todos los obreros, técnicos, profesionales y otros,
servicios de energía, agua potable, servicios telefónicos, alquiler de equipos, impuestos,
dividendos, prestamos bancarios, habilitaciones para las cosechas, o para la compra de
animales para la reproducción y trabajo, etc.
PASIVO DIFERIDO
En el pasivo pueden existir los créditos diferidos que están representados por cobros
efectuados por la empresa, pero que implican que la entidad económica brindara un
servicio, o venderá un bien futuramente, aquí tenemos, por ejemplo; el cobro por el
alquiler de maquinaria o equipo agrícola, intereses cobrados por adelantados y no
vencidos, adelantos recibidos de parte de clientes que reserven la compra de algún
animal, o producto, etc.
PASIVO NO CORRIENTE
Lo constituyen las obligaciones a largo plazo, como son: prestamos por pagar a las
instituciones financieras o bancarias, hipotecas por pagar, documentos por pagar,
prendas por pagar, etc.
CAPITAL
REGISTROS CONTABLES
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de base para análisis detallados. De acuerdo al caso especial de cada una, se deberán
diseñar los registros indispensables para controlar su trabajo.
REGISTROS FISICOS
Las finalidades básicas de este tipo de registros no están dirigidas a la determinación del
resultado económico de la empresa, sino también a ayudar al productor a identificar las
principales fallas en el uso de sus factores productivos, para así obtener mayores
beneficios. La caracterización de un problema de uso deficiente de los recursos en la
finca se hace fácil si se analizan las distintas partes de ella, ya sea por cultivos o por
actividades pecuarias. Por tal razón, los registros de gastos y entradas o ingresos,
además de contener la fecha, detalle y valor total del gasto o del ingreso, deben incluir
columnas o espacio adicional para detallar las actividades o recursos a los cuales se
debe adjudicar el gasto o el ingreso.
De esta manera se podrán registrar todos los gastos incurridos en un periodo contable y
al final de este totalizarlos, pero seria difícil saber que recursos productivos se utilizaron
y casi imposible determinar que cantidad de esos gastos corresponden a la agricultura o
ganadería o cualquier otra actividad. Para determinar los recursos utilizados y/o las
empresas en que se usaron, debemos implementar controles adecuados para poder
asignar correctamente los costos y gastos.
Muchas veces se producen gastos por artículos que tienen una vida que se prolonga mas
allá del periodo contable, por ejemplo, una construcción de camino, construcción de
viviendas o bodegas para uso de la hacienda o finca, una maquinaria de tracción animal,
etc., entonces estas obras se clasifican como inversiones o construcciones en proceso,
hasta que dicho bien este disponible para el servicio para el cual fue designado.
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Los registros de ingresos o entradas no difieren mucho de los registros para gastos.
Pueden ser simples, registrándose únicamente la fecha, el detalle o concepto del mismo
y el valor total de la venta o más explícitamente, registrándose por rubro y por
actividad.
Los registros detallados se prefieren a los simples, ya que permiten determinar cuales
son las actividades de mayor beneficio y cual es la cuota de participación de cada
recurso en la explotación. De esta manera el administrador o mandador puede
determinar cual rubro o actividad de la finca no están funcionando adecuadamente,
profundizar en su análisis y descubrir las causas del comportamiento.
Los datos consignados en los registros de entradas y gastos pueden ser agrupados y
sintetizados anuales, semestrales, trimestrales o mensualmente en un resumen de
ingresos y gastos, también se pueden llevar por rubro o actividad. En el resumen se
anotan las diversas entradas y gastos de la finca. La diferencia entre el total de los
ingresos y el total de los gastos nos da la utilidad o perdida de la empresa, esta se puede
determinar por rubro o actividad.
Los registros pueden servir por lo menos para cinco objetivos importantes que son:
1. Cumplir con los registros de la declaración de renta donde estos existan.
2. Medir el éxito de la gestión financiera y el progreso de un año con relación a
otro año, o de un mes a otro, por rubro o actividad.
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3. Proporcionar puntos de comparación con el funcionamiento anterior, de la
misma empresa o con el de otros que sean comparables.
4. Suministrar una fuente continua de datos que ayuden a planificar la empresa
agropecuaria.
5. Ayudar a obtener crédito de los bancos y otras fuentes de financiamiento.
La amplitud de los registros puede variar desde uno muy sencillo para un fin limitado y
específico, tal como un mapa de campo que muestre las aplicaciones de cal, hasta un
amplio conjunto de registros que comprenda todos los informes sobre la empresa
agropecuaria y finanzas de la familia o de los socios. A continuación, se comentan cinco
de las alternativas posibles:
1. Contabilidad simple de costos de una sola empresa. Mide dentro de la
empresa los costos y los ingresos de un solo producto o empresa agrícola, como,
por ejemplo; cultivo de papas, algodón, maíz, fríjol, ajonjolí, maní, etc. Ventaja.
Proporciona algunos datos de funcionamiento, útiles para la planeacion.
Desventaja. Es el resultado de distribuciones arbitrarias de costos conjuntos y
presta poca utilidad para los fines enumerados antes.
2. Registro para la declaración de renta. El mínimo necesario para una
declaración de renta es: los registros de los ingresos, de los gastos, y de las
depreciaciones o agotamiento de los bienes y animales. Ventaja. Mide los
resultados económicos de la empresa y sirven para los fines de la declaración de
renta con un mínimo de esfuerzo. Desventaja. Pueden ser deficientes en datos
que serian útiles para evaluar el funcionamiento de los rubros o líneas
individuales dentro de la empresa y para la planeacion de reajustes futuros. No
cubren los ingresos o gastos de la familia fuera del negocio agropecuario.
3. Registro global de la empresa agropecuaria. Estos incluyen un registro para el
impuesto sobre la renta complementando con inventarios y datos cuantitativos
del desarrollo de las líneas de producción individuales. Algunos otros registros
parciales podrían ser necesarios para proporcionar una información completa
sobre la empresa agropecuaria. Ventaja. Pueden proporcionar muchos datos para
el análisis y la planificación si se hace un pequeño esfuerzo adicional sobre el
mínimo necesario para la declaración de renta. Desventaja. No proporcionan un
informe completo sobre las finanzas de la familia.
4. Registro global sobre la empresa agropecuaria y las finanzas familiares.
Este registro incluye la información para la declaración de renta y la
planificación sobre las finanzas de la familia al mismo tiempo sobre la empresa.
Ventaja. Puede servir para todos los fines enumerados en la sección anterior.
Además, los registros que incluyen tanto los ingresos y gastos de la empresa, así
como los de la familia y los balances en efectivo, proporcionan las bases
necesarias para verificar continuas comprobaciones que descubren las omisiones
hechas en el proceso de asiento de los mismos. Desventaja. Pueden consumir
mas esfuerzos de los que se justifican por los beneficios recibidos, a menos que
estén planificados muy cuidadosamente, y que sean llevados fielmente e
interpretados con prudencia.
5. Contabilidad completa de costos. Todos los cargos y entradas para las
empresas agropecuarias en conjunto se registran y distribuyen a las cuentas de
los varios rubros o líneas de producción. Ventaja. Están destinados a medir el
éxito financiero de cada una de las líneas de producción total. Desventaja.
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Generalmente dependen de suposiciones arbitrarias sobre la distribución de los
costos conjuntos y son de poca utilidad para la planificación en proporción al
esfuerzo y a la habilidad que requieren.
Sin tener en cuenta la amplitud general de una serie de registros fuera de los tipos
específicos que deben ser incluidos, hay ciertas características que son muy deseables.
Algunas de las características de estos registros se enumeran a continuación, con
ejemplos tomados para una granja avícola comercial, los que también podrían adecuarse
para su uso en otras empresas.
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ser iguales al número de aves al final de año. Así mismo, el dinero en caja al
inicio del mes, mas los ingresos en efectivo de la finca y de la familia, menos,
los gastos en efectivo por los mismos conceptos, deben ser iguales al dinero en
caja al final del mes.
3. Deben ser sencillos y estar de acuerdo con los objetivos seleccionados. Un
sistema de registros es de poco valor si el encargado no puede entenderlo,
llevarlo fácilmente, e interpretarlo con rapidez. Los errores pueden multiplicarse
si el sistema exige la copia repetida de asientos de una parte a otra.
4. Deben ser convenientes. Especialmente con respecto a la facilidad de hacer
asientos originales donde la actividad o transacción tiene lugar. La manera
lógica de anotar la producción de huevos, por ejemplo, no es un libro de
contabilidad sino en una hoja de registro localizada cerca de los nidos.
5. Deben tener suficiente espacio para anotar todos los detalles de una forma
organizada. Los esfuerzos se desperdician y la exactitud se sacrifica cuando los
esqueletos de registro no tienen espacio amplio para cada asiento.
6. Deben ser accesibles y amistosos. Es decir, deben proporcionar con facilidad
datos sobre ciertas transacciones en particular. Por ejemplo, el contador puede
necesitar un dato de una transacción efectuada cinco años atrás. Para encontrarlo
puede hacerlo guiándose por ciertas clasificaciones, tales como impuestos y
siguiendo en orden cronológico una serie de asientos, o por algún otro
procedimiento.
7. Deben clasificarse de acuerdo a los objetivos escogidos. Un numero
suficiente de columnas o líneas para la clasificación detallada, eliminara
problemas tales como la necesidad de volver a clasificar los gastos de alimentos
para obtener totales separados para alimentos para ponedoras, alimento para
pollos, alimentos para vacas lecheras, alimentos para sementales, etc.
Determinada la amplitud general que debe tener una serie de registros y la clase de
información que debe anotarse, hay todavía algunas decisiones especiales que afectan el
diseño del sistema. A continuación, se mencionan algunas de ellas:
1. El periodo de las cuentas. Muchos agricultores confeccionan sus declaraciones
de renta con base en un periodo contable de un año calendario, sin embargo, en
algunos casos se ha establecido un año fiscal diferente, o se considera este como
una medida aconsejable. Además, existe la duda si deben o no hacerse
resúmenes periódicos dentro del año contable. Estos resúmenes, deberían ser
mensuales o trimestrales, pero en algunos casos, como en el registro de
producción de huevos en una explotación avícola, lo mejor es hacerlo por
periodos de cuatro semanas. Los resúmenes pueden ser necesarios para llevar los
registros del trabajo semanal, o para mostrar los ingresos al detalle por día.
2. Contabilidad a base de ingresos en efectivo o de inventario. La contabilidad
a base de ingresos en efectivo ofrece ciertas ventajas de simplicidad, pero un
método que incluye ajustes para cambios en el inventario puede dar una idea
más exacta de los resultados de la empresa cuando los inventarios tienen grandes
fluctuaciones en un año a otro. En algunos casos el factor determinante serán los
requisitos de la declaración de renta. Si los gastos se cargan a cuentas abiertas y
se registran solamente como pagos totales, muchos detalles útiles para el análisis
de la empresa pueden perderse.
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3. Planificación de los esquemas para los asientos originales. Muchos
agricultores solucionan sus necesidades por medio de una serie de registros más
bien que con un solo libro de contabilidad. El punto lógico para hacer los
asientos originales es en el lugar donde se realiza la actividad. Es decir, la
producción de leche se registra en el lugar del ordeño, la producción de huevos
en las ponedoras o los gastos en efectivo en un pequeño memorando de bolsillo.
Los esquemas separados y cuidadosamente diseñados pueden contribuir
grandemente al registro inmediato y exacto. Es necesario además una previa
planificación para evitar la duplicación innecesaria de los asientos y para
facilitar el resumen total de la información.
4. El desarrollo de los resúmenes. Los asientos originales deben conservarse
para referencias ocasionales, pero pocas veces cumplen enteramente su cometido
mientras no se les incluya los resúmenes de un periodo de tiempo o de una clase
de actividad. Las tareas de: 1. Planear los asientos originales, 2. Desarrollar
resúmenes útiles que están íntimamente relacionados, puesto que la clase de
resúmenes a usar depende de la calidad de información contenida en los
registros y esta a su vez debe planearse teniendo en cuenta los resúmenes que se
desea elaborar.
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