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RESTAURANTE Y ASADERO DE POLLOS NI PIO

Versión: 1
Fecha: 17/10/2021
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PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES Y COMPRAS SST

OBJETIVO
Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan
incidencia en la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente
de peligro para los trabajadores. y establecer las pautas para desarrollar la
selección, evaluación y re-evaluación de proveedores.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la compañía que requieran realizar
compras de productos, bienes y servicios.
TERMINOS Y DEFINICIONES:
PRODUCTO/SERVICIO: Cualquier bien o servicio que es percibido como capaz
de satisfacer una necesidad que presenta la oferta de una empresa y/o persona
natural.
UNIDAD: Hace referencia a la unidad de embalaje del producto.
REQUISICIÓN: Requerimiento que expresa la necesidad de adquirir un producto o
servicio.
ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se formalizan y se comunican
los requerimientos al Proveedor; generalmente se utiliza en la compra de bienes
tangibles.
REQUISICIÓN EXTRAORDINARIA: Hace referencia a las requisiciones de
suministros realizadas en las fechas no programadas.
PROVEEDOR: Persona y/o empresa que proporciona un producto y/o servicio
necesario para el desarrollo de las actividades de una empresa.
DESARROLLO E ACTIVIDADES:

N° ACTIVIDAD RESPONSANBLE
IDENTIFICAR NECESITAD: Por medio del
seguimiento periódico al SG-SST se
identifican las diferentes necesidades que van Personal en general de
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surgiendo, además del método observativo de la empresa.
la Gerencia y los demás miembros de la
empresa.
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IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE
PROVEEDOR:
Cuando surge la necesidad de adquirir un
producto o servicio, se identifica el proveedor
por medio del Listado Maestro de
Proveedores, en casos que no exista el
proveedor que entregue el producto o
servicio requerido, se investiga por medio de
directorio telefónico, referencias de los
empleados u otros medios, las posibles
personas o empresas que ofrezcan el
Producto o servicio requerido.
Se contacta al proveedor por vía telefónica,
internet o personalmente, con el fin de
solicitarle la información requerida para llenar
el formato de Selección, Evaluación y
Reevaluación
del Proveedor, y teniendo en
2 cuenta los resultados se selecciona o no al
Proveedor.
Solicitud de cotizaciones a proveedor: Se
busca en el listado maestro de proveedores,
los proveedores adecuados para solicitarles
cotización, teniendo en cuenta que:

En el caso que existe únicamente un solo

proveedor en el mercado del bien o el servicio
que se va a adquirir se hace una sola
cotización independiente del valor de la
compra. Las cotizaciones podrán ser
realizadas telefónicamente.

REALIZACIÓN DE COMPRA: Una vez se

haya elegido el proveedor más conveniente
3 para la compra (según cotización y calidad de
productos/servicios ofrecidos), se diligencia
pedido
4 VERIFICACIÓN DE PRODUCTO Y/O
SERVICIO:
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una vez el producto y/o servicio sea entregado

por el proveedor se verifica que cumpla con
las especificaciones dadas, de no ser así
comunica al proveedor para realizar
devolución para su corrección.
DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS
COMPRADOS:
Una vez culminada la compra en el caso de
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productos se envían los mismos
distribuyéndolos según las requisiciones
presentadas.
EVALUACIÓN Y RE-EVALUACIÓN DEL
PROVEEDOR:
Semestralmente se aplica diligenciando el
formato de selección, evaluación y re-
evaluación de proveedores. Con los
resultados obtenidos se actualiza el listado
maestro de proveedores, sí el proveedor
resulta CONFIABLE, queda exento
de la siguiente evaluación, si el proveedor
resulta REGULARMENTE CONFIABLE, se le
solicita al proveedor la corrección de sus
fallas, para ello se le envía por escrito las
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deficiencias u observaciones que se hayan
detectado durante el periodo de evaluación y
si el proveedor resulta NO CONFIABLE, se
solicita al proveedor plan de acción y sede
termina con la alta dirección su
Permanencia en el Listado. A los proveedores
únicos se les aplican los criterios de
evaluación, sin embargo, son únicamente con
fines de monitoreo, ya que en algunos casos
no es posible contar con
Otras alternativas para proveer el servicio o
producto.
RETROALIMENTACIÓN AL PROVEEDOR:
Se envía carta informando al proveedor su
7 clasificación y las acciones que deberá tomar
(si así lo requiere), máximo 30 días después
de realizada la evaluación
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FLUJOGRAMA

GENERALIDADES:

 Se aceptarán cotizaciones oficiales y pueden ser emitidas por el proveedor

a través de fax o medio electrónico.
 Las realizaciones de las cotizaciones se hacen telefónicamente y son con
fines informativos, pues el menor precio no siempre será seleccionado,
pues también se tiene en cuenta la calidad de los productos o servicios
cotizados y los servicios post-venta ofrecidos.
 Sólo se realizan cotizaciones para productos que se compran por primera
vez o esporádicamente, con el fin de determinar qué proveedor ofrece
mejores condiciones de negociación.
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 Para productos comunes se realiza la compra con los proveedores

seleccionados, según Listado Maestro de Proveedores.
 A los proveedores únicos se les aplican los criterios de evaluación, sin
embargo, son únicamente con fines de monitoreo, ya que en algunos casos
no es posible contar con algunas alternativas para proveer el servicio o
producto.

El empleador debe establecer y mantener un procedimiento con, el fin de

garantizar que se identifiquen y evalúen· en las especificaciones relativas a las
compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas
con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST por parte de la empresa.

GASTOS E INVERSIONES SST

Inversión o gasto Valor Observaciones
Inversión en Mejoras SST $
Actividades de capacitación Interna en SST $
Actividades en capacitación Externa en SST $
Salario personal responsable del tema SST $
Equipo de Protección personal $
Capacitación y certificación en alturas $
Equipos para la brigada $
Botiquín $
Extintores $
Exámenes médicos de Ingreso $
Servicios $
Maquinaria $
Productos químicos $
Equipos $
Otros $
$
TOTAL GASTOS EN INVERSIONES SST $