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Caso práctico de planificación y gestión de proyectos

TR038 Planificación y Gestión de Proyectos

Ing. Lorena Elizabeth Cuenca Sáenz

Máster en Diseño, Gestión y Dirección de Proyectos de Cooperación Internacional

12 de mayo de 2021
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CASO PRÁCTICO

CONTEXTO DEL TEMA

Considere que usted trabaja en una de las empresas de un grupo dedicado a desarrollos

estratégicos que aborda temas de alta confidencialidad, por lo que es muy cuidadosa a la hora de

contratar servicios externos.

Actualmente está evaluando una iniciativa de alto interés, por lo que no es proclive a

contratar consultoría externa a no ser que sea imprescindible.

En este caso, ha contratado a una consultora, perteneciente al mismo grupo, para que

desarrolle la planificación de un proyecto cuya viabilidad aún está en estudio.

Actualmente el equipo directivo está evaluando el informe entregado por la consultora

contratada para desarrollar el plan de ejecución de un proyecto y no se siente confortable a la

hora de decidir sobre la calidad del mismo, puesto que el tiempo y los recursos requeridos según

el plan presentado se desvían de los estimado iniciales previstos por la empresa para esta

iniciativa.

Después de dos horas de reunión revisando el plan presentado no se logra el consenso

necesario para tomar decisiones respecto a si iniciar la ejecución del proyecto tal como está

planteado, o reformularlo o, en último caso, abandonarlo.

Los principales cuestionamientos suscitados se relacionan con la calidad y completitud

del alcance, con que el tiempo total excede las metas establecidas y los histogramas de recursos

muestran fluctuaciones bruscas y recurrentes lo que dificultaría la incorporación y

desincorporación del personal requerido. Por otra parte, no hay consenso acerca del alcance y

tipo de contratos propuestos para la ejecución.

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Uno de los directivos participantes hace mención al hecho de que ninguno de los

presentes tiene formación específica en gestión de proyectos y sugiere que sea revisado por algún

especialista interno que prepare un informe que arroje luz sobre las principales dudas surgidas en

la reunión y que ayude a tomar la decisión. Así queda acordado.

El presidente de la empresa, sabiendo que usted es un profesional competente que está

especializándose en diseño, gestión y dirección de proyectos, está considerando la posibilidad de

asignarle la tarea de revisar el plan entregado por la consultora contratada y hacer las

recomendaciones pertinentes; pero antes quiere saber cómo plantearía usted la forma de abordar

la tarea.

En concreto, le solicita un documento en el que describa, de forma resumida, cómo

abordaría los temas siguientes en caso de serle asignada la tarea:

1. ¿Cómo validaría la calidad del alcance del proyecto, presentado en la estructura

desagregada del trabajo (EDT)?

2. ¿Qué análisis haría con el objeto de proponer una aceleración del cronograma del

proyecto y acortar el tiempo de ejecución para lograr la meta establecida?

3. ¿Qué recomendaciones haría para nivelar los requerimientos de recursos de forma de

tratar que no se excedan los límites predefinidos?

4. ¿Qué criterios utilizaría para estudiar la opción de contratar total o parcialmente la

ejecución del proyecto y, en caso de ser conveniente, qué número y tipo de contrato(s)

recomendaría?
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DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO

1. ¿Cómo validaría la calidad del alcance del proyecto, presentado en la estructura

desagregada del trabajo (EDT)?

La validación de la calidad del alcance del proyecto se basa en la estructura desagregada

del trabajo (EDT), debemos partir por definir un plan de gestión del proyecto formulando las

cuatro primeras etapas que son la clave para obtener un buen desarrollo del proyecto.

El alcance del proyecto primero se basa en los requerimientos para satisfacer las partes

interesadas, se debería evaluar cada uno de los requerimientos para saber si satisface cada una de

las fases que se plantearon; una vez analizada la desagregación y los resultados que se esperan

obtener, podremos establecer si nuestro alcance esta siendo bien planteado o necesita hacer

ajustes a las faces y a los requerimientos.

2. ¿Qué análisis haría con el objeto de proponer una aceleración del cronograma

del proyecto y acortar el tiempo de ejecución para lograr la meta establecida?

Con el objeto de proponer una aceleración al cronograma del proyecto, se debe revisar las

actividades de las faces del alcance del proyecto, con el fin de establecer las actividades que se

pueden ejecutar al mismo tiempo sin incurrir en costos adicionales por el inicio anticipado de

dichas actividades; establecer materiales, insumos, herramientas, talento humano y

documentación necesarios para establecer las actividades y acortar el tiempo de ejecución del

proyecto.

3. ¿Qué recomendaciones haría para nivelar los requerimientos de recursos de

forma de tratar que no se excedan los límites predefinidos?

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En la planificación del proyecto se encuentra la etapa donde se establecen los recursos

necesarios para que la actividad , la epata y el alcance del proyecto se cumpla; se debe establecer

los recursos humanos que constituyen el equipo del proyecto y deben ser estimados de acuerdo

con el cronograma para su oportuna incorporación y desincorporación del proyecto; los recursos

físicos deben ser planificados de acuerdo a la necesidad que se presente y entregados de manera

oportuna y a tiempo con el fin de que la fase se cumpla sin incremento de costo por retrasos en

los insumos.

4. ¿Qué criterios utilizaría para estudiar la opción de contratar total o

parcialmente la ejecución del proyecto y, en caso de ser conveniente, qué número

y tipo de contrato(s) recomendaría?

El criterio que establecería para la contratación total sería los riesgos que va asumir el

contratista en caso de que haya variaciones en el costo de la realización de cada una de las

actividades para cumplir el alcance del proyecto.

El tipo de contratación que sugiero es el contrato de precio fijo, debido a que con un

monto fijo el contratista se compromete a entregar el proyecto terminado dentro del plazo

establecido, sin afectar la calidad e incrementos por variaciones en los costos.

El número de contratos dependerá del proyecto que se vaya a ejecutar, las etapas se

podrían contratar mediante contratos fijos.

Bibliografía.

1- FUNIBER (2021) Planificación y gestión de proyectos.