DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

Finalidad y funciones del departamento de Almacén.

El almacén es el lugar donde se guardan todo lo que tiene en existencia una empresa y en donde
laboran personas –almacenistas- encargadas de llevar un control muy cuidadoso de las
mercancías en existencia. Por lo que de aquí se deduce su finalidad, que es almacenar
mercancías.

Las funciones del almacén son cuidar la mercancía de deterioro, incendios o robo; facilitar la
entrada a personas que tenga autorización para ver la mercancía almacenada; dar información
permanente al departamento de compras respecto a la existencia real de los insumos; tener un
control minucioso sobre las entradas y salidas de los insumos y estar atento para que nos se acabe
la mercancía.

El inventario hace relación con el almacén, pues es un documento en donde se registran todas las
pertenencias propias y disponibles para venderse a los consumidores, es a lo que se le llama
activo corriente o existencias que están orientadas para venderse o para procesarse.

En el almacén puede haber bienes de consumo, pues son los artículos elaborados para y por la
sociedad en un territorio nacional o que son traídas de otros países con la finalidad de cubrir una
demanda. Son diferentes a los bienes de producción, ya que son los orientados a producir otros
materiales.

Bien instrumental es todo aquel equipo, aparato e instrumento que se utiliza para el área
administrativa u operativa (acondicionador de aire, antena, aparato telefónico, entre otros.

Para realizar un abastecimiento se echa mano de una requisición que se refiere a que el
departamento de compras efectúa una autorización para conseguir dichos servicios o bienes.
Requisición de almacén.
Se puede llamar también requisición de compra y se origina cuando se coloca una nota en la
mercancía que esta a punto de terminarse y entonces se informa al Departamento de Compras.
Por ello se comienza con la
elaboración de un
requerimiento de almacén.
Pues el almacenista
necesita los artículos que
están por acabarse. Esta
requisición de compra o de
almacén siempre se hace
en original y dos copias
como mínimo. El original es
para el Departamento de
Compras, una copia para el
Departamento de
Contabilidad o pagos y otra
para el
almacenista.
Proponemos a continuación
un modelo (Formato de
Requisición de Compra):

Normalmente una requisición de compra esta impresa y comprende los siguientes elementos:

6. Precio unitario
1. Número de requisición 7. Precio total
2. Nombre del departamento o persona 8. Costo total de requisición
que solicita 9. Fecha del pedido y fecha de entrega
3. Cantidad de artículos requerida
solicitados 10. Firma autorizada
4. Identificación del número de
catálogo
5. Descripción del artículo
ELEMENTOS PRINCIPALES DE UNA FACTURA: PARTES Y COMPONENTES
QUE LA CONFORMAN.

Datos del Emisor y del receptor de la factura

1. Nombre de Factura: Es decir, denominación social completa de la sociedad.

2.-Dirección: Del domicilio social de la sociedad, también tenemos que validar que la

dirección esté completa.

3. CIF de la empresa: Este dato es imprescindible, y no podemos permitir, que falte o

que esté erróneo.
 

Datos de identificación de la factura:

4. Fecha de Factura: que debe de coincidir con la fecha de entrega del bien o

prestación del servicio.

5. Número de factura: que tienen que ser correlativos y sin saltos en la numeración.

 

Datos identificativos del bien o servicio:

6. El concepto: deberá ser claro y entendible.

 

Datos de totales de factura:

7. Base imponible: es decir el total, antes del IVA de los importes que componen la
factura
8. Tipo de IVA: tipo aplicable de IVA, es decir, 21%, 10% o 4%, según corresponda.
9. Importe del IVA: o lo que es el producto de la Base imponible por el tipo del IVA
10. Total de factura: es decir, base imponible más IVA, en otras palabras, total a
pagar.