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VALIDACIN DOCUMENTAL EN EL SUBPROCESO DE RECEPCIN.

La validacin de los documentos que acompaan un embarque es igual de importante que la comprobacin fsica de de lasa cantidades y referencias recibidas, ya que de ello depende mantener la legalidad de la comercializacin de las mercancas, llevar su adecuado registro contable y mantener un mejor control sobre los inventarios. Usualmente se puede presentar las siguientes situaciones en relacin a la validacin documental. 1. Falta de documentos que validen la mercanca a recibir, tal como la factura de venta o el registro de nacionalizacin (en el caso de importaciones) o permiso especial de transporte para materiales restringidos por la ley. 2. Documentos no correspondientes a la mercanca recibida, por ejemplo que una factura de venta puede venir registrada una cantidad de producto distinta a la que realmente llega al almacn o la estipulada en la orden de compra o de produccin. Es necesario que se deje constancia de las mercadera que ingresa al almacn identificando todos los datos que se requiera para una informacin clara y oportuna, adems se dejara constancia de quien o quienes realizan la operacin en procura de asignar responsables al proceso. A continuacin se presenta un modelo de documento de recibo de mercancas, los campos a diligenciar sern aquellos soportados en los documentos auxiliares del proceso como factura comercial o nota de remisin y lista de empaque, en todo caso se corroborara lo documental con lo fsico.

Modelo de documento de recibo de mercancas.

1. FECHA DE ELABORACIN VALIDACIN DE RECEPCIN DE MERCANCAS 2. Informacin del proveedor. NIT: Nombre o razn social: 3. Datos del vehiculo y unidades de carga. No. De identificacin del vehiculo. 4. Detalle de la mercanca recibida. Identificacion del remolque. Factura o remisin No. DD MM AAAA

Referencia

Unidad de medida

Cantidad

Descripcin del articulo

5. Informacin de quien recibe. Nombre: Cargo: Firma de recibo a conformidad:

DOCUMENTOS AUXILIARES DE LA OPERACIN.

FACTURA COMERCIAL:

La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un titulo valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene la identificacin de las partes, la clase y cantidad de la mercanca vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de emisin, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este sujeta la respectiva operacin econmica. Este documento suele llamarse factura de compraventa. El Cdigo de comercio colombiano, en el artculo 772 define la factura como: Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta. e. Fecha de su expedicin. f. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operacin. h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Modelo de factura comercial.


Nombre de la compaa Rgimen Direccin: Ciudad: Telfono: Facturar a: Nombre: Nombre de la compaa: Direccin: Ciudad: Telfono: REF. CANTIDAD DESCRIPCIN FACTURA DE VENTA NIT. FECHA DE EXPEDICION: DD/MM/AAA FECHA DE VENCIMIENTO: DD/MM/AAA FACTURA DE VENTA N: RESOLUCIN DIAN:

NIT.

UNIDAD DE MEDIDA

PRECIO UNITARIO

TOTAL PRECIO

SUBTOTAL IVA TOTAL

LISTA DE EMPAQUE: Es el documento en el cual los artculos embalados se encuentren detallados por bultos, con la respectiva indicacin de las unidades contenidas en cada uno y, su contenido, es comparado con el de otros documentos como la factura comercial. Modelo de lista de empaque. LISTA DE EMPAQUE Datos del proveedor. Razn social: Direccin: Razn social: Direccin: No. Factura DIAN:(1) NIT: Ciudad: Datos del proveedor. NIT: Ciudad: Tel: Fecha: DD/MM/AAAA Tel:

Peso Contenido Dimensiones Unidad de Cantidad bruto de Ref.(13) de cada de cada medida(12) (2) cada bulto (3) bulto (4) bulto (5)

Otra informacin Mtodo de Embalaje : (6) Marcas y nmeros : (7) Nmero total de Bultos (8) Volumen total (9) Peso Neto Total (10) Peso Bruto Total (11)

Diligenciamiento: Segn la numeracin sealada diligenciamiento del mismo. en el formato indicamos la clave para el

1. Referencia al nmero de factura que corresponde. Si se omite la referencia a la factura puede resultar difcil emparejar los documentos, si estos se separan. 2. Nmero total de cajas por tipo de mercadera comprendidas en el embarque. Si no indica la cantidad de cajas que contienen el mismo tipo de mercancas, ser ms difcil comprobar la expedicin. 3. Contenido de cada unidad de embalaje. Si no se describe correctamente el contenido, ser difcil identificar las partidas. 4. Dimensiones exteriores de unidad de embalaje. Si se omiten las dimensiones y la unidad de medida, pueden surgir dudas. 5. Peso bruto de cada unidad de embalaje. Si se omiten el peso o la unidad de peso, pueden producirse demoras. 6. Forma de embalar las mercaderas. Si se encuentran en paletas, deber indicarse. Si requieren una manipulacin especial, deber indicarse tambin. 7. Forma de marcar las cajas y los nmeros utilizados. 8. Nmero total de bultos de la expedicin. 9. Volumen total de la expedicin, en metros cbicos. 10. Peso neto total (excluido el embalaje) de la expedicin. 11. Peso bruto total de la expedicin enviada. Si se omite el peso neto o se confunde con el peso bruto, pueden surgir malentendidos y gastos adicionales. 12. Indicar la unidad de medida o unidad comercial, (cantidad estandarizada de una determinada magnitud fsica). 13. Referencia. Identificar Cdigo de identificacin del artculo comercial o SKU (Cdigo de referencia).

REMISIN. La Nota de Remisin es aquel documento que se utiliza casi excluyentemente a instancias de un contexto mercantil para acreditar o dejar constancia de la entrega de un pedido. El mismo para que tenga efecto y validez deber ser s o s firmado por el receptor de la mercanca hecho que dar constancia que la mercadera ha sido recibida correctamente y de acuerdo a las condiciones convenidas. En tanto, dentro de lo que se conoce como compra venta, que puede responder a cualquier ndole, libros, muebles, etc., la nota de remisin servir como prueba documental que la entrega de bienes se hizo conforme. Requisitos de una Gua de Remisin. Los requisitos son los siguientes: Membrete o razn social de la casa vendedora Numeracin correlativa Lugar y fecha Nombre o razn social de comprador Direccin del cliente Detalle de los artculos Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.) Precio unitario y total Firma del vendedor Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artculos.

Modelo de remisin.
Nombre de la compaa Direccin: Ciudad: Telfono: Datos del cliente: Nombre de la compaa: Direccin: Ciudad: Telfono: REF. CANTIDAD DESCRIPCIN NIT. FECHA: REMISIN N: FACTURA DD/MM/AA A

NIT.

UNIDAD DE MEDIDA

PRECIO UNITARIO

TOTAL PRECIO

TOTAL Recib conforme

___________________ Vendedor

_____________________ cliente.