CICLO CONTABLE EN UNA

EMPRESA
COMERCIALIZADORA:
MARCO TEÓRICO

OBJETIVO

llustrar el marco teórico que define la operatoria del ciclo contable en una empresa
comercializadora.
 “an son aquellas que tieneneno como Estado de Resultados
ra j ve nd
ac er
ió lo
n so
s rd A
us cl ie nt es si oceerlses
n pha Los principales rubros que mostrará el Estado de Resultados serán:
Sa
jalizadoras O de e ci al iz
introducción * Ingresos por Ventas (Ventas)
sos, cueentan con flotillas
as empresas a o canclar0s A y, en ente
Imal gunoes ca e * Costo de Ventas
r menor O cd
oejetivo adquirir P + Utilidad Bruta
modificaciones. al pOr o 195 produ a sus client ndas de barrio, farmacias, * Gastos de Operación
ías, tie!
p a e ados ferreter » Utilidad en Operación
de vehiculos sas,rc
+
pa
vaio
de em p re .

tipo El rubro que principalmente hace la diferencia entre una Empresa de Servicios
etc. y una
Comercializadora es el Inventario de Mercaderías. Para la administración
Una empresa Inventario de Mercaderias las empresas adoptan un Sistema de Registro
del
en
ciclo Conta ble Inventarios, el que puede ser Perpetuo o Periódico. El sistema
de
del de registro de
Descripción sa inventarios que utilizaremos en este capítulo será el de Inventario
Perpetuo.
dora
Comercializa El Sistema de Registro de Inventario Perpetuo es aquel que
as Lo! mantiene un saldo
le - Empres actualizado de las existencias de mercaderías y del costo
Ciclo Contab de venta, tanto en unidades
como en Quetzales.
menos
Como complemento del Sistema de Registro de
Inventarios, las empresas
comercializadoras deben adoptar un método de valuació
Costo de ventas n de inventarios para
inventario de (Costo) registrar el costo de las mercaderías vendidas. Entre
los métodos más conocidos
Costos del) Compra de mercadería están: Primero en Entrar-Primero en Salir (PEPS; FIFO),
producto mercadería Método de Costo Específico,
menos Método de Promedio Ponderado, Método Último en
Entrar-Primero en Salir (UEPS-
_—
LIFO). Este último método no es aceptado
Gasto de ventas y
fiscalmente, ni por las Normas
Internacionales de Información Financiera. Más
| adelante desarrollaremos un ejemplo
o pa | Gastos administrativos de cómo operan los métodos de valuación de
inventarios.

Principales transacciones de una

empresa comercializadora
4 aros
o Las principales transacciones que lleva
los Estados Financier a cabo una empresa Comercializadora
Principales rubros en las siguientes: son

Asi aran las empresas comercializadoras son:r 1. Aporte inicial, dotación de biene
s y servicios y contratación de perso
leros básicos PIU
queGeneral, Estado de iaci e A de
en el Patrimonio . Compra de mercaderías al crédi nal.
od elos, Balance to y al contado.

wm N
rra ia - Devolución de mercadería a
, rel E tado de Flujos de Efectivo. Los ma las cita: vencimiento, otros).
los proveedores por diferentes
causas (estado,
de servicios con algunas variantes como
empresas
dd - Pago a los proveedores.

Ooh
. Venta de mercaderías al crédito
Balance General y contado.
. Recepción de devoluciones de
mercadería por parte de los clien
causas (estado, vencimiento, otros tes por diferentes
incipales rubros queel Balance General de una o,
mostrará
empresa ).
de pl . Cobro a los clientes,
serán: Cuentas por Cobrar, Inventario
Y
clic . Pago de servicios recibidos
Estanterías, Montacargas, Vehículos, Cuentas por pag co
(sueldos, servicios técnicos,
Edificios publicidad, seguros, etc.). servicios públicos,
etc. 9. Obtención y pago de financia
miento bancario.
10. Retiros por parte del propietari
indivi ual o sociedad
ici s (individ
El patrimonio es similar al de una empresa de servicio 11. Regularización de operaciones
o o declaración de dividendos.
de fin de mes.
anónima). 12. Cierre Contable.

1
10

MA
 mayor general y
Estas transacciones se registran en el diario general, se trasladan al
se resumen en la balanza de comprobación. Sistemas de Registro de Inventarios

será
Cada fin de mes o cuando la empresa lo establezca, aunque el período máximo
para las Las existencias de mercaderías que administran las empresas comercializadoras se
de un año, deberán correrse asientos o partidas de regularización O ajuste
Las controlan mediante dos sistemas posibles: Sistema de inventario perpetuo o
cuentas que lo requieran, previo a elaborar los estados financieros.
permanente y Sistema de inventario periódico.
regularizaciones o ajustes de fin de mes usualmente incluyen: 1) Registro de pasivos
acumulados a fin de mes, tales como sueldos, salarios, prestaciones, laborales,
Sistema de Registro de Inventario Perpetuo o Permanente
cuotas patronales, impuestos, servicios públicos, etc. 2) Regularización de pagos
anticipados, tales como alquileres anticipados, seguros anticipados, publicidad
El sistema de registro de inventario perpetuo o permanente mantiene un control
anticipada, etc. 3) Regularización de anticipos recibidos de clientes. 4) Registro de
permanente de los inventarios, pues por cada ítem en el inventario lleva el registro de
ingresos devengados. 5) Registro de depreciaciones de activos no corrientes
cada unidad que ingresa y sale del inventario, así como de las existencias. Este
correspondientes al mes, conforme las vidas útiles establecidas. Las regularizaciones
control se opera mediante un mayor auxiliar manual o por medio de un sistema
o ajustes, al igual que las transacciones ordinarias, se documentan, se operan en el
computarizado, el cual muestra lo siguiente: La fecha de la transacción, la
diario general, se trasladan al mayor general y luego se prepara una balanza de
identificación del documento fuente, el monto de la transacción, el tipo de transacción,
comprobación ajustada, que es la que sirve de base para preparar los estados
etc. Este registro auxiliar permite que en todo momento se pueda conocer el valor
financieros definitivos.
exacto de las existencias de mercaderías y el valor acumulado del costo de ventas.
Esto se debe a que el mismo determina el costo al momento de hacerse la venta, ya
El Catálogo de Cuentas de una empresa comercializadora es similar al de una que al registrarse la salida de un producto también se registra su cantidad y costo.
empresa de servicios, varían principalmente algunos nombres de cuentas, tales
como: Ingresos por Ventas en lugar de Ingresos por Servicios, Inventario de Como ejemplo a continuación se muestra un formato del registro auxiliar de
Mercaderías en lugar de Inventario de Suministros o Materiales. inventarios bajo el sistema de registro de inventario perpetuo:
Al llegar el final del año fiscal, las empresas comercializadoras deben proceder a INVENTARIOS
efectuar el cierre contable. El cierre implica dejar en cero las cuentas de ingresos y
— y Amueblados de Sala 222222
gastos, y cualquier otra cuenta transitoria, tal como la de retiros del propietario, o Or Entradas Salidas Existencias |
dividendos declarados. Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio no se cierran, puño 'No. - Descrip- Canti- ol canti Canti-- 1
simplemente se trasladan al siguiente período contable. Los asientos de cierre se ¡Fecha Partida ción Código | dad C.U. Total | dad _C.U. 'Total |: «dad C.U. Total :
operan en el diario general, se trasladan al mayor general y se genera una balanza 8 4 Compra 103.1 | 8 3,000 24,000 8 3,000.00 24,000.
de comprobación post-cierre. E1 m0 0005: Compra 103.4: [14 :2,950 31,800.10 0200000 100001 :42 > 2,983.93: 35,800:
20 __6b__ Venta 103.1 2,983 8,950| 9 2,983.33 26,850.
A A A: 7 2,983,83 17.900)
ad

Catálogo o Nomenclatura de Cuentas

Es un catálogo que incluye todas las cuentas que se utilizan en una empresa para
fines de registro y para fines de presentación de reportes financieros. En la sección
de Anexos (Anexo A) se incluye el detalle del catálogo que se utilizará en esta guía,
aplicable a empresas comercializadoras. El catálogo incluye una codificación decimal
de hasta tres dígitos y los nombres de cada una de las cuentas, así como la
clasificación a la que corresponden.
Para facilitar la comprensión del ciclo contable de empresas comercial
izadoras, en
todos los ejercicios y problemas resueltos en esta Guía se utilizan
los Códigos
incluídos en este Catálogo de Cuentas, inclusive en los formatos de
los Estados
Financieros.
Sistema de Registro de Inventario Periódico
El sistema de registro de inventario periódico requiere de conteos físicos periódicos
de las existencias, para poder determinar la exactitud de las existencias y por
diferencia determinar el costo de la mercadería vendida. Una de las principales
debilidades de este sistema es que la empresa no puede saber en determinado
momento cuál es el monto de sus existencias, ni en unidades ni en valores
monetarios, ni tampoco cuál es el costo de las mercaderias vendidas.
Ello implica que la empresa solo puede saber el monto exacto del inventario y el del
costo de ventas, hasta el momento en que efectúe el conteo físico y lo valúe, lo cual
por lo general se hace al final de un período contable (mensual, trimestral, semestral
o anual). Vale la pena aclarar que efectuar estos conteos físicos con mucha
frecuencia es caro, y el margen de error es bastante alto, pues no existen puntos de
referencia para poder comparar. Muchas empresas se ven obligadas a efectuar
conteos dobles y hasta triples, para lograr una razonable exactitud en los mismos.

12 13
 A determinar el costo de la forma más apegada a la realidad, y del momento en que se
tario periódico, al no ejercer un con los movimientos de los
En conclusión, el sistema de inven robos , fraudes, O realiza cada una de las transacciones relacionadas
te el extra vío,
sobre las existencias, facilita O permi inventarios.
el costo de la merc ader ía vendi da.
existencias, y altera
Los métodos de valuación de inventarios más populares son:
costo de ventas bajo este sistema es el
El formato que se utiliza para calcular el +» Promedio ponderado (PP)
siguiente: * Primero en entrar, primero en salir (PEPS)
+ Costo específico
+ Minorista
Sistema de Inventario Periódico +» — Último en entrar, primero en salir (UEPS)
Determinación del Costo de Ventas _ ES
entar cial) Aa QKX:
Éste último método de valuación no es permitido ni por las leyes fiscales, ni por las
(+) Compras (disponible)
normas contables internacionales.
-) Inventario (final)
'Gosto.de Ventas(costo de praducto A continuación se desarrolla un pequeño ejemplo sobre cómo operan los métodos
más utilizados de valuación de inventarios (Promedio Ponderado y Primero en Entrar,
Primero en Salir). Se analiza el movimiento del mes de enero 20XX del artículo XX.
Vale la pena aclarar que recientemente la Superintendencia de Administración Tabla 1-1: Movimiento del inventario, artículo XX. Mes enero 20XX.
Tributaria (SAT), ha establecido como obligatorio un reporte semestral de inventarios,
para cierto tipo de contribuyentes, el que entre otros aspectos incluye el detalle de
Unidades compradas en enero 20XX
las mercaderías con la indicación de: Código del producto, unidad de medida,
AA nidades
a QO-00
descripción, cantidad, costo unitario y costo total.

Este reporte debe elaborarse cada 30 de junio y 31 de diciembre, y remitirse en forma

electrónica a la SAT a más tardar el 31 de julio y 31 de enero, respectivamente. El
reporte aplica para los contribuyentes del Impuesto sobre la renta que estén afectos
al régimen sobre utilidades.

Dado que la tendencia en el registro de los inventarios, sea por voluntad de las Unidades vendidas en enero 20XX e
empresas o por cumplir con sus obligaciones fiscales, es hacia el control permanente, Inventario Final al 31 de enero 20XX
en el curso Contabilidad para Administradores 2 nos enfocaremos al "Sistema de ES
registro de inventario permanente o perpetuo”.

Métodos de Valuación de los Inventarios y determinación del

Costo de Ventas

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de ventas, tanto por el

sistema de registro de inventario perpetuo o permanente, como por el sistema de Ojunidades
a QU01(
registro de inventario periódico, tiene un inconveniente en la valuación de las _45 unidades a 015.00 = 675.00
mercaderías. Ello se debe a que éstas se adquieren en fechas diferentes y con
precios diferentes, por lo que no es posible tener una similitud en los valores de las
mercaderías compradas, ni en las que permanecen como existencias.

Para resolver este problema, la contabilidad ha encontrado una solución a

través de
la definición de diferentes métodos de valuación de los inventarios
, que buscan

14 15
 Jornalización de las operaciones del movimiento de mercaderías
bajo el Sistema de Inventario Perpetuo
Fecha Node Cuentas afectadas / Código Nombre Debe Haber
e
Entra rc
r, Prime (PEPS).
Salirn
ro ene A transacción nta
0 Prm — Descripción
EOS
25 unidades a Q20.00 (15) Adquisición inventario
(mercaderias para la venta)
103 Inventario
Costo de ventas 100 Bancos (contado)
15 unidades a Q15.00 (5) 200 Cuentas por pagar
o
Enero 20: Q50.00
30 unidades a Q15.00 (5) PR E AR All) AAA
Enero 25: 0150.00 «——— (..)
XX 2 Pago cuentas por pagar por
Enero 30: 0450.00 compra de mercaderlas al
15 unidades a Q10.00 (2) crédito
Total 0650.00 200 Cuentas por pagar xr
| 5 unidades a Q10.00 (2) E NS es 210 Bancos
(--)
p AX 3 Facturación venta mercaderías
po, 3.a) Facturación: :
100 Bancos (contado) xx

[ AO :
¿Primero en Entrar, Primero:en Salir (PEPS) | 400 Ingresos por xx
ventas
Inventario Final ES : 3:b) Salida de las mercaderías
25 unidades a Q20.00 (15) 500 Costo de ventas
Enero 15: Q500.00 | E 103 — Inventario
Enero 5: Q225.00 «—————— 15 unidades a Q15.00 (5)
(-.-)
XX 4 Cuentás por cobrar por ventas al
Total Q725.00 30 unidades a Q15.00 (5)
E rédito RES E
100 Bancos
E a E ¿ 1017 Cuentas — por
p cobrar A
15 unidades a Q10.00 (2)
5 unidades a Q10.00 (2)
A continuación se desarrollará la operatoria en el diario del ejemplo relacionado con
los métodos de valuación de inventarios, y se basará en los valores del método
Promedio Ponderado (PP).

Registro Contable de los movimientos del Inventario bajo el Para analizar las transacciones del ejemplo relacionado con los métodos de valuación
Sistema de Inventario Perpetuo o Permanente de inventarios, basado en los valores del método Promedio Ponderado (PP), ver la
Tablas 1-1 de este mismo capítulo.
Para. dar una idea inicial de la forma en que se registran las transacciones
relacionadas con el movimiento de mercaderías bajo el sistema de inventario
perpetuo o permanente, a continuación mostramos los diferentes tipos de
transacciones relacionadas. Para simplificar la presentación de las transacciones,
obviaremos los aspectos fiscales, es decir, el Impuesto al Valor Agregado
(IVA)

16 17
a
 Empresa AARA en quetzales)
20XX (cifras en q
Operatoria del Libro Diario durante el mes de enero ro 20XX Continuación Diario correspondiente al mes de enero 20XX...
ene
respondiente al mes de
Diario cor
Debe Haber
T Código Nombre 30 6b b) Salida de las mercaderías
Node Cuentas afectadas
Fecha (venta de 30 unidades del producto X
transacción Descripción _ a Q15.278 c/u s

utsición mercaderías para la 103 Inventario 458.33

pur al contado (adquisición de 20
unidades del producto X a Q10.00

Empresa XX
É Mes de enero 20XX (cifras en quetzales)
Producto X

Registro Auxiliar de Inventarios 2007

Salidas

Adquisición mercaderias para la

venta al crédito (adquisición de 25
unidades del producto X a (20.00

200 Cuentas por 500.00

_Pagar (crédito)

4b b) Salida de las mercaderías

(venta de 5 unidades del producto X
a Q15.278 c/u

101 Cuentas por 375.00

Cobrar crédito
na

b) Salida de las mercaderías

(venta de 15 unidades del producto X

101 Cuentas por 750.00

Cobrar (crédito
1 ¡pu

19
Anotaciones

Preguntas

Falso o Verdad
ero

Las empresas Com

_—
ercializadoras utilizan la cuenta
costo de ventas.
- ¿El sistema de registro (F) (v)
Inventario periódico? de inventarios que
se utiliza en este capitulo
es el de
- ¿El método d e val (F) (v)
uación de inventarios
Fiscales de Guatem PEPS, noes acepta
ala? do por las autoridad
es
- ¿Ala diferencia (F) (v)
entre los Ingresos
Utilidad Bruta? por Ventas y el Cos
to de Ventas se le
'
-
. Las empresas (FP) (v)
comercializadoras
transformarlos. adquieren bienes para su venta, sin
(F) (v)
Complete las respuestas

1. Mencione dos método

s de valuación de
inventarios:
y
2. Si se vende una merca
dería a Q224.00 (1 VA incl
se reflejarán Ingresos por uido) en el Estado de Res
Ventas por: Q ultados
- Si el precio de venta
de una mercadería es
una utilidad de Q225.00 y la empresa
bruta del 30%, entonc desea obtener
Q , es su costo deberá ser de:

. Si se adquiere merca
dería para la venta! por Q112.00 (IVA incluido) en el
Inventario de Mercaderí; as
se reflejará por Q

21
 Se requiere:
Problemas
a. El registro en el libro diario de las transacciones relacionadas con el
cendio. movimiento del inventario, bajo el sistema de inventario perpetuo, y el método
Problema 1-1.
inventario el n caso
de pérdida por in
Cálculo del costo del de valuación Primero en Entrar, Primero en Salir (PEPS), efectuados en el año
lo que un
un en la eciudad, por
n ar 20XX.
X por la noche hubo de la empresa.
El 30 de junio del 20X vari as vela s para | difi cio
-
enc end ió Operar el auxiliar de inventarios para reflejar lo sucedido en el año 20XX.
empleado de la empresa
incendio
velas cayeron al suelo y
provocaron un pavoroso
Debido al fuerte viento las se con ser vab an algunos Determinar el valor del inventario final del producto pantalón de dama.
del edificio. Por fortuna
struyó todo el contenido laron lo siguiente para
el periodo
en otro edifi cio, los cuales reve Calcular la utilidad bruta de la tienda, correspondiente
al año 20XX.
dra coniehles
del 1 al 30 de junio del 20XX: efectuadas (1 al 30 de junio 20XX):
+ Compras brutas de merca derías
160, 000.00.
1 de junio 20XX: Q30,000.00
. inventado de Mercaderías,
o 20XX: Q250,000.00
* Ingresos por ventas, mes de juni 3 0%
+ a (Utilidad bruta/ Ingresos por ventas):
Porcentaje de Utilidad Brut
có el incendio, la pérdida está totalmente
Para tranquilidad del empleado que provo
lo tanto la compañía de seguros exige que en el
cubierta por la póliza de seguro. Por
ado del costo histórico de los inventarios
reclamo por el incendio, se incluya Un estim
destruidos.

Calcule el costo de:

El inventario de mercaderías destruidas el 30 de junio 20XX-
(inventario final 30 de
junio 2013).

Problema 1-2
Administración de inventarios

Almacén Sara administra más de 10 tiendas en la ciudad capital. Suponga que usted
es el encargado de una de esas tiendas. El año fiscal de la empresa finaliza en
diciembre 20XX. La tienda a su cargo inició el año fiscal 20XX, con un inventario de
10 pares de pantalones de dama, con un costo total de Q1,500.00 (sin IVA). Durante
el año 20XX el movimiento de dicho producto fue el siguiente:

Fecha Compras Ventas

Marzo (contado) 60 unidades a Q145.00 c/u 40 unidades a Q200.00 c/u
Agosto (crédito) 40 unidades a Q148.00 c/u
Octubre (crédito) 65 unidades a Q205.00 c/u
Noviembre (contado) 20 unidades a Q150.00 c/u

La empresa utiliza el sistema de inventario perpetuo y el método de valuación Primero

en Entrar, Primero en Salir (PEPS).

22