MODELO DE OPERACIÓN

Módulos de: CI, CO, RQ

CASTROVIRREYNA

Aprobado el: ___/____/____

Por el Cliente: Por BCTS:

_______________________ _______________________
Juan Carlos Rodríguez Gisela Medina
Director del Proyecto Consultor del Proyecto
CASTROVIRREYNA BCTS

_______________________
Arturo Gagliuffi
Líder Técnico del Proyecto
CASTROVIRREYNA
Índice
1.0 GENERALIDADES DEL MODELO DE OPERACION ...........................................................................3
1.1 Alcance ...................................................................................................................................................3
1.2 Objetivos .................................................................................................................................................3
1.3 Metodología Empleada...........................................................................................................................3
1.4 Personal Entrevistado ............................................................................................................................3
2.0 SITUACION ACTUAL .............................................................................................................................4
2.1 Área Logística .........................................................................................................................................4
2.1.1 Control de Inventarios (CI) .............................................................................................................4
2.1.2 Requisiciones (RQ) ........................................................................................................................4
2.1.3 Compras (CO)................................................................................................................................4
3.0 DIAGRAMA DE PROCESO ...................................................................................................................5
3.1 Ciclo Cuentas por Pagar (Egresos) ........................................................................................................5
4.0 MODELO DE OPERACION ...................................................................................................................6
4.1 Área Logística .........................................................................................................................................6
4.1.1 Control de Inventarios (CI) .............................................................................................................6
4.1.2 Compras (CO)..............................................................................................................................15
4.1.3 Requisiciones (RQ) ......................................................................................................................26

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1.0 GENERALIDADES DEL MODELO DE OPERACION
1.1 Alcance

El alcance del trabajo de análisis administrativo realizado en la Empresa CASTROVIRREYNA por parte de
BCTS, comprendió el período del 19 de Enero del 2010 al 4 de Febrero del 2010 y cubrió las siguientes
áreas:

✓ Control de Inventarios (CI)

✓ Requisiciones (RQ)
✓ Compras (CO)

Dichas áreas fueron consideradas como las principales a estudiar. El trabajo como consultor consistió en
levantar, analizar, resumir y clasificar la información que fue considerada de importancia relativa para
obtener un conocimiento razonable del negocio y sus principales actividades.

Si durante las presentaciones se establece un cambio de fondo de las aplicaciones de los módulos
Logísticos es necesario replantear el proyecto en su nivel y alcance.

1.2 Objetivos

✓ El objetivo principal es adaptar la empresa al modelo de negocio del Software Exactus ERP TM con
ajustes mínimos de parametrización y definición.

✓ Obtener un conocimiento suficiente de las principales operaciones del negocio. Con el fin de cumplir este
objetivo, se elaboraron entrevistas con los usuarios repasando con los mismos, los principales ciclos de
las áreas operativas.

1.3 Metodología Empleada

Se realizaron entrevistas para conocer y entender las diferentes operaciones de la organización con el fin de
realizar una demostración en donde se explicará a los principales encargados de cada área, el
funcionamiento de Exactus ERP TM en sus principales ciclos, en este caso específico el modelo comercial.

1.4 Personal Entrevistado

A continuación se detalla por área las personas que fueron entrevistadas y que fueron partícipes de las
reuniones.

Departamento Puesto Personal Modulo (s) a

Entrevistado Utilizar
Logística Jefe de Arturo Gagliuffi CI, CO, RQ
Planeamiento
Sistemas Jefe de Sistemas Juan Carlos CI, CO RQ
Rodríguez
Proyectos Jefe de Proyectos Pablo Cateriano CI, CO, RQ
Contabilidad Contador General Gustavo Cortijo CI, CO, RQ

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2.0 SITUACION ACTUAL
2.1 Área Logística

2.1.1 Control de Inventarios (CI)

Los inventarios se registran en almacenes en Lima y Provincias. Actualmente cuentan con un sistema de
inventarios y tienen los almacenes separados por sub.almacenes y localizaciones.
Es necesario tener sub. Almacenes, ya que hay materiales del almacén que deben estar resguardados, por
ejemplo, los explosivos, u ocupan un volumen considerable, como las maderas.
Los sub. Almacenes, se encuentran en alguna área de la mina, sin embargo, esta alejados del almacén
principal y no cuentan con los recursos de tecnología.
Por lo tanto, todos los registros de entrada y salida y guías automáticas, son registrados en el almacén
principal, los demás almacenes llevan controles manuales temporales.
La dificultad actual es el control. A veces llega la mercadería a los sub-almacenes y las guías se pierden y
esto dificulta tener actualizado el sistema. Si bien es cierto esto no depende de un sistema, se esta
aprovechando el cambio de software para regular políticas que permitan tener el control de inventarios
actualizado.
Por otro lado alguna mercadería llega en horarios que no son de trabajo o fines de semana, con lo que se
hace la gestión de llegado a su destino final, pero a veces no se regulariza en el sistema.
El control es la principal debilidad actual.

Los tipos de operaciones que realizan son:

Ingreso por Órdenes de compra

Ingreso por Préstamos

2.1.2 Requisiciones (RQ)

Los requerimientos se quieren controlar en base a nuevas políticas que han sido documentadas en un
informe, sin embargo estas políticas, podrán ser modificadas en base a la forma que Exactus controla el
módulo.

2.1.3 Compras (CO)

Las compras en Castrovirreyna se ejecutan a traves de diferentes modalidades,de acuerdo a las nuevas
politicas se pretende controlar de una mejor manera el registro de ordenes de Compra.
Tipos de Ordenes de Compra en Castrovirryena

1. Compras Nacionales.
2. Compras Importadas.
3. Compras de Emergencia.
4. Compras de mercaderia puestos en Mina.
5. Compras a traves de Consignación de Mercaderia.
6. Compras por acuerdo de Precio

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3.0 DIAGRAMA DE PROCESO

3.1 Ciclo Cuentas por Pagar (Egresos)

Ciclo Cuentas por Pagar

En el proceso de compras es importante destacar que la solicitud de compra es opcional, además es importante mencionar que se podrían
ingresar las facturas desde CP y luego integrar al embarque sin embargo esto no es recomendado dentro del proceso natural del módulo.
Inventarios

Entrada
Control

Entrada
a Inventario
Calculo a Inventario
º a Costo Real o
Punto Reorden a Costo Real o
Ajuste a Costo
Estimado
Estimado
Compras

Solicitud Orden de Embarque /

Pedidos Compra de Es Movimiento Liquidacion
De Compra Compra Devolución
Sugeridos Bienes Importacion Contable Importacion
Cuentas por

AnÁlisis Reporte
Pagar

Calculo de
Factura /NC de Registro Antigüedad o Pago x Nuevo Saldo Diferencias
Cheques Diferencial
Compra Otras Facturas Vencimiento Transferencia Documentos Cambiarias
Cambiario
Bancario
Control

Impresión
Transferencias Conciliación
Cheque
Bancaria
Contabilidad
General

Asiento
Asiento Asiento Asiento Ingreso de Asiento Diferencial
Asiento
Factura de Factura de Ingreso de MercaderÍa o Cambiario
Cheque
Compra Compra Mercadería Ajuste Costo

Los aspectos más relevantes a analizar en el ciclo del sistema son:

• La factura de compra relacionada con los embarques de las Órdenes de Compra.

• La Liquidación de Importación requiere formulación de Aranceles.
• Se va a realizar el ingreso de mercadería a costo detallar costo promedio en línea mas costos
adiconales.
• El uso de la cuenta puente de Transito Local y Transito Exterior.
• Cálculo del Costo en los Embarques y en la Liquidación de Compras.

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4.0 MODELO DE OPERACION
4.1 Área Logística

4.1.1 Control de Inventarios (CI)

4.1.1.1 Codificación de los artículos

Es necesario codificar los artículos, según los requerimientos de Exactus, de acuerdo campos requeridos en
el maestro de artículos. El código del artículo es un campo alfanumérico de 20 posiciones. El usuario deberá
controlar la numeración de los códigos de acuerdo a la definición que decida. Es importante tomar en cuenta
que se debe hacer una depuración de la maestra actual antes de configurarla en Exactus.
Los campos que se han definido de uso para Castrovirreyna en la maestra son los siguientes:

En el maestro de articulos se definirán los siguientes campos:

1. Codigo de Articulo
2. tipo de articulo
3. Descripciòn corta
4. Descripcion Detallada- campo Notas
5. Existencias por total de articulo
a. Mínima
b. Reorden
c. Máxima
6. Existencias por total de articulo/almacen
a. Mínima
b. Reorden
c. Máxima
7. Impuesto, todos los articulos estan afectos a IGV
8. Impuesto afecta costo, para todos los articulos, ‘N’
9. Bodega
10. Unidades
a. Almacenamiento
b. Detalle
11. Cuentas (articulo –cuenta)
12. Clasificaciones (detalladas en este informe) Trigger en base a logica para que amarre
familia y subfamilia
13. Especificaciones
14. Fotos
15. Conteo ciclico
16. Lotes- fecha de vencimiento- quimicos-explosivos y medicinas.

4.1.1.2 Tipos de Artículos

Código Descripción Inventariable

T Producto Terminado Si
V Servicios varios No
V Activos y intangibles No

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4.1.1.3 Clasificación de Inventarios

La clasificación de los artículos en Exactus son campos opcionales, sin embargo son de vital importancia
para analizar la información de Inventarios, teniendo en cuenta que los reportes de este modulo consideran
dentro del filtro de información estos campos .Existen seis campos de clasificaciones que no son
dependientes unos de otros.
No es necesario que los artículos estén clasificados, sin embargo se recomienda hacerlo.

Se definen los siguientes usos para cada clasificación de inventarios de Exactus ERP:

Clasificación Uso Unidad de Medida

FAMILIA Familia UND
SUBFAMILIA Sub. Familia UND
GRUPO Grupo de Productos UND
CRITICO Material Critico UND

4.1.1.4 Método de Costeo

El método de costeo elegido de acuerdo a las normas tributarias peruanas.

Método de costeo fiscal: Costo Promedio en línea.

Método de costeo comparativo: Estándar.

4.1.1.5 Uso de Bodegas

Castrovirreyna y Corpo cuentan con las bodegas que se detallan a continuación, tipo todos los artículos a
excepción de los Explosivos y la Madera, los cuales por la peligrosidad y tamaño están en lugares más
alejados. El almacén de planta a su vez, tiene todo lo necesario para la operación de la misma. Los
almacenes de Préstamo, registrarán los prestamos que se dan a la compañía o contratistas, es necesario
que esto no este dentro de los almacenes de trabajo, ya que no deben tomarse en cuenta para el calculo del
stock mínimo, máximo o puntos de re orden.

Compañía Código Numero de Serie Descripción

CASTRO B01 001 Almacen Lima
CASTRO B14 014 Almacen Callao
CASTRO B10 010 Almacen Central Mina
CASTRO B1A 010 Almacen Planta
CASTRO B1B 010 Almacen Polvorin Explosivos
CASTRO B1C 010 Almacen cancha de Madera
CASTRO B1D 010 Almacen Farmacia
CASTRO B1E 010 Almacen Obsoletos
CASTRO B1F 010 Almacen de Prestamos
CASTRO B1G 010 Almacen de Consignación
CASTRO RUTA 001 Almacen ficticio- mercaderia en ruta
CORPO B03 003 Almacen Lima
CORPO B07 007 Almacen Callao
CORPO B06 010 Almacen Mina
CORPO B6A 010 Almacen Planta
CORPO B6B 010 Almacen Polvorin Explosivos
CORPO B6C 010 Almacen cancha de Madera
CORPO B6D 010 Almacen Farmacia
CORPO B6E 010 Almacen Obsoletos
CORPO B6F 010 Almacen de Prestamos
CORPO B6G 010 Almacen de Consignación
CORPO RUTA 001 Almacen ficticio-mercaderia en ruta

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4.1.1.6 Uso de Localizaciones

Se usaran las Localizaciones por pasillo, estante y nivel. De otro lado también será usado para determinar
la ubicación del petróleo, entre otros.
El uso de las localizaciones es irreversible, sin embargo es sugerida para realizar una adecuada toma de
inventarios en los almacenes.
La localización general para todos los almacenes por el momento se ha configurado como UBPRN.

4.1.1.7 Control de Lotes

Se dejará configurado el sistema para el uso de Lotes. El sistema actual no tiene esa funcionalidad y es
complicado para la empresa poder instalar esta funcionalidad en la puesta en marcha. Sin embargo lo harán
posteriormente creando nuevos artículos y trasladando el saldo correcto por cada lote creado. La
configuración de los lotes será de:
✓ Caducidad
✓ Mínimos de vida útil – compra, venta, consumo

4.1.1.8 Uso de Especificaciones de Artículos

Se ha decidido hacer uso de esta funcionalidad. Se determinarán especificaciones cualitativas y

cuantitativas. Cabe señalar que estas definiciones nos permitirán contar con un maestro que reúna toda la
información necesaria para efectuar una compra adecuada.

Atributo Clase Valores

Frágil Cualitativo ‘S’,’N’
Toxico Cualitativo ‘S’,’N’
Inflamable Cualitativo ‘S’,’N’
Presión Cualitativo ‘S’,’N’
Temperatura Cualitativo ‘S’,’N’

4.1.1.9 Mínimos, Máximos y Puntos de Reorden

Se hará uso de esta funcionalidad por artículo y por almacén. Dentro de las tareas del área de logística será
emitir los reportes de sugerencia de Compra, con los datos ingresado en la maestra de artículos

4.1.1.10 Tipo de Transacciones

Se usaran los tipos de transacciones estándares que estarán asociadas a los documentos de Inventario.

Código Descripción
~CC~ Consumo
~FF~ Fisico
~MM~ Miscelaneo
~OO~ Compras
~RR~ Reserva
~SS~ Coto
~TT~ Traspaso
~VV~ Venta

Los paquetes de Transacciones serán usados para diferenciar las operaciones de los almacenes De esta
forma los documentos pendientes de aplicar al inventario se podrán diferenciar y el almacenero solo vera
sus transacciones pendientes, adicionalmente se hará uso de una distinción por los tipos de transacción a
usar.

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 Código Descripción
Venta Venta
Traslado Transferencias
Ajuste al costo Ajuste al costo
Miscelaneo Misceláneos
Ajuste Fisico Ajuste al inventario Físico

4.1.1.11 Toma de Inventario Físico

La toma de inventario se realizara utilizando las hojas de Excel que se extraen por almacén, las cuales serán
cargadas en forma masiva.

4.1.1.12 Uso de Consecutivos de Transacciones

Transacciones
Descripción Nombre Mascara Asociadas
AJFISICO Ajuste Físico NNN99999999 F
AJUCOST Ajuste al Costo NNN99999999 S
AJUMISC Ajuste Misceláneo NNN99999999 M
COMMINA Consumos Mina NNN99999999 V
COMPRA Compra NNN99999999 O
CONLIMA Consumo Lima NNN99999999 V
DESV Desvalorización NNN99999999 S
TRALIMA Transferencia Lima NNN99999999 T
TRAMINA Transferencia Mina NNN99999999 T
VENTA Venta NNN99999999 V

4.1.1.13 Unidades de Medida

El sistema permite manejo de diferentes unidades de medida. El requerimiento principal es que la unidad de
medida de Compra sea distinta a la usada en los almacenes.

4.1.1.14 Codificación Contable

Se ha decidido que la codificación de la misma estará acorde a la subfamilia de artículos, de esta manera, el
personal de Logística asignado a mantener la maestra de artículos no deberán coordinar previamente con el
Contador, solo lo hará en caso se cree una subfamilia nueva.

Código Nombre cta_inventario costo venta cuenta consumo

010 EXPLOSIVOS Y ACCESORIOS 25-2-4-1-01 69-1-1-1-01 61-3-2-1-01
011 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 25-2-1-1-01 69-1-1-1-01 61-3-2-1-98
012 ACEROS 25-2-4-1-02 69-1-1-1-01 61-3-2-1-02
013 MADERA Y SOSTENIMIENTO 25-2-4-1-03 69-1-1-1-01 61-3-2-1-03
014 INSUMOS QUIMICOS 25-2-4-1-04 69-1-1-1-01 61-3-2-1-04
015 FILTROS 25-2-4-1-05 69-1-1-1-01 61-3-2-1-05
PRODUCTOS DE TRANSMISION DE
016 POTENCIA 25-2-4-1-06 69-1-1-1-01 61-3-2-1-06
017 TUBERIAS, MANGUERAS Y ACCESORIOS 25-2-4-1-07 69-1-1-1-01 61-3-2-1-07
018 VALVULAS 25-2-4-1-08 69-1-1-1-01 61-3-2-1-08
019 SELLOS 25-2-4-1-09 69-1-1-1-01 61-3-2-1-09
020 MATERIALES ELECTRICOS 25-2-4-1-10 69-1-1-1-01 61-3-2-1-10

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021 MATERIALES DE FERRETERIA 25-2-4-1-11 69-1-1-1-01 61-3-2-1-11
022 MATERIAL LABORATORIO 25-2-4-1-12 69-1-1-1-01 61-3-2-1-12
023 LLANTAS 25-2-4-1-13 69-1-1-1-01 61-3-2-1-13
024 REP CARGADORES FRONTALES 25-3-1-1-01 69-1-1-1-01 61-3-3-1-01
025 REP MINI CARGADORES 25-3-1-1-02 69-1-1-1-01 61-3-3-1-02
026 REP SCOOPS 25-3-1-1-03 69-1-1-1-01 61-3-3-1-03
027 REP MICRO SCOOPS 25-3-1-1-04 69-1-1-1-01 61-3-3-1-04
028 REP TRACTORES 25-3-1-1-05 69-1-1-1-01 61-3-3-1-05
029 REP MOTONIVELADORAS 25-3-1-1-06 69-1-1-1-01 61-3-3-1-06
030 REP RODILLOS 25-3-1-1-07 69-1-1-1-01 61-3-3-1-07
031 REP EXCAVADORAS 25-3-1-1-08 69-1-1-1-01 61-3-3-1-08
032 REP RETROEXCAVADORAS 25-3-1-1-09 69-1-1-1-01 61-3-3-1-09
033 REP VOLQUETES 25-3-1-1-10 69-1-1-1-01 61-3-3-1-10
034 REP DUMPER 25-3-1-1-11 69-1-1-1-01 61-3-3-1-11
035 REP LOCOMOTORAS 25-3-1-1-12 69-1-1-1-01 61-3-3-1-12
036 REP WINCHES 25-3-1-1-13 69-1-1-1-01 61-3-3-1-13
037 REP PALAS 25-3-1-1-14 69-1-1-1-01 61-3-3-1-14
038 REP EQUIPOS DE PERFORACION 25-3-1-1-15 69-1-1-1-01 61-3-3-1-15
039 REP COMPRESORAS 25-3-1-1-16 69-1-1-1-01 61-3-3-1-16
040 REP GENERADORES DE ENERGIA 25-3-1-1-17 69-1-1-1-01 61-3-3-1-17
041 REP EQUIPOS LIVIANOS 25-3-1-1-18 69-1-1-1-01 61-3-3-1-18
042 REP EQUIPOS ELECTRONICOS 25-3-1-1-19 69-1-1-1-01 61-3-3-1-19
043 REP EQUIPOS ELECTRICOS 25-3-1-1-20 69-1-1-1-01 61-3-3-1-20
044 REP BOMBAS 25-3-1-1-21 69-1-1-1-01 61-3-3-1-21
045 REP EQUIPOS ALIMENTACION 25-3-1-1-22 69-1-1-1-01 61-3-3-1-22
046 REP EQUIPOS CHANCADO 25-3-1-1-23 69-1-1-1-01 61-3-3-1-23
047 REP EQUIPOS CLASIFICACION 25-3-1-1-24 69-1-1-1-01 61-3-3-1-24
048 REP EQUIPOS MOLIENDA 25-3-1-1-25 69-1-1-1-01 61-3-3-1-25
049 REP EQUIPOS FLOTACION 25-3-1-1-26 69-1-1-1-01 61-3-3-1-26
050 REP EQUIPOS SEPARACION 25-3-1-1-27 69-1-1-1-01 61-3-3-1-27
051 INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS 25-2-4-1-14 69-1-1-1-01 61-3-2-1-14
052 MAT SEGUR MED AMB Y COMUNIDADES 25-2-4-1-15 69-1-1-1-01 61-3-2-1-15
053 MAT ADMINISTRACION 25-2-4-1-16 69-1-1-1-01 61-3-2-1-16
054 MAT FARMACIA 25-2-4-1-17 69-1-1-1-01 61-3-2-1-17
MAT SIST INFORMATICA Y
055 COMUNICACIONES 25-2-4-1-18 69-1-1-1-01 61-3-2-1-18
056 SERVICIOS 03-9-0-0-00 03-9-0-0-00 03-9-0-0-00
057 ACTIVOS 03-9-0-0-00 03-9-0-0-00 03-9-0-0-00

4.1.1.15 Esquema de Impuestos por Artículo

Todos los artículos están afectos a IGV, a excepción de los proveedores del exterior y las comunidades
campesinas.

Código Descripción % Impuesto 1 % Impuesto 2

IGV Impuesto 19% 0%
ND No definido 0% 0%

4.1.1.16 Consideraciones de Volúmenes Transaccionales

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 Compañía Documento Cantidad Mensual

Castro Ingresos 462

Castro Salidas 3143
Corpo Ingresos 376
Corpo Salidas 2032

4.1.1.17 Datos Históricos

Los moviimientos historicos se analizarán en el sistema antiguo, a Exactus ingresaran saldos que se
registrarán en base a la toma de inventarios programada.

4.1.1.18 Parametrización

Basados en las características de configuración anteriormente definidas para el módulo de Control de

Inventarios, así como otros parámetros generales del mismo módulo, los Parámetros Generales de dicho
módulo se configuran de la siguiente manera:

Tab General

Tab Indicadores

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Tab Contable

Tab Ajustes

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No se realizarán las transacciones en línea, en este modulo para que el usuario no se displaya el asiento al
generar sus transacciones. La generación de asientos se realizará a fin de mes

Tab Código Barras

No aplica

4.1.1.19 Reportes Adicionales CI

Reportes Estandares que seran utilizados son :

La lista de reportes requeridos son:

 Kardex valorizado
 Ingresos y salidas por articulo
 Consumos por centro de costo
 Reportes de stock mínimo y puntos de reorden.

4.1.1.19.1 Nombre Reporte Adicional 1>

Descripción: Reporte de consumos de Ventas a terceros.

Parámetros: Rangos de fechas, Contribuyente.
Columnas: Código de contribuyente, Código de artículo, Descripción, Unidad de medida, Cantidad,
Precio Sol, precio en USD, Total en Sol, Total USD.
Orden: Mes, Código de Contribuyente
Totales y subtotales: Código de Contribuyente.
Estimado de Tiempo y Costo: 4 horas

4.1.1.19.2 <Nombre Reporte Adicional 2>

Descripción: Reporte de Consumos

Parámetros:
Columnas: destino, centro de costo, descripción, familia, subfamilia, línea de producto, orden, critico,
unidad de medida, código de Ítem, fecha, cantidad, precio soles, precio USD, total soles, total USD
Orden: Destino, Centro de Costo
Totales y subtotales: --

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 Estimado de Tiempo y Costo: 4 horas

4.1.1.19.3 <Nombre Reporte Adicional 2>

Descripción: REPORTE PARA EL DAC- necesito detalle de este reporte

Parámetros:
Columnas:
Orden:
Totales y subtotales:
Estimado de Tiempo y Costo:

4.1.1.20 Consideraciones Adicionales

Venta de Articulos a Terceros

En este modulo se registrará la venta de articulos a los teceros que incluye Corporación, se utilizará
una transacción de inventario tipo Venta, con lo cual se rebaja el stock del inventario. El asiento
contable que genera esta transacción sera como sigue:

En el módulo de Inventarios donde X = valor del costo del artículo. La cuentas contables son
obtenidas de la tabla articulo cuenta que se detalla en este informe.

Cuenta Contable Descripción Debe Haber

69x Costo de Ventas X
2x Cuenta de Inventario X

En el modulo de Cuentas por Cobrar donde X = valor de Precio del articulo

Cuenta Contable Descripción Debe Haber

70X Venta X
40X IGV X
12X Cuentas por Cobrar X

CONSIDERACIONES

1. Para el costo de articulos provenientes de Compras,el calculo es en base al costo promedio en linea,
donde intervienen el valor de precio de compra y adcionalmente el valor del flete.
Dependiendo del artículo se realizará una liquidación de la orden de compra. (El detalle de este
procedimiento se describe en el modulo de Compras).

2. Para el caso de las transferencias entre almacenes, se utilizará un almacen de RUTA, las
transferencias se registraran del Callao a Ruta generandose la guia de Remisión. Posteriormente al
recibir la mercaderia en la mina, se hara la transferencia del almacen de ruta a Mina. Los pendientes
que queden en el almacen de Ruta , se analizarán si son consecuencias de Robo, deterioro, etc.
Este analisis lo realizará el coordinador Logistico.

3. El costo de articulos provenientes de Compras,el calculo es en base al costo promedio en linea,

donde intervienen el valor de precio de compra y adcionalmente el valor del flete.
Dependiendo del artículo se realizará una liquidación de la orden de compra. (El detalle de este
procedimiento se describe en el modulo de Compras).

4. Para realizar el registro de venta (salida de stock del almacen) el sistema requiere el ingreso del
precio de venta. El costo que asumirá para la transacción será el costo promedio en linea que tenga
la momento de realizar la operación).
Por lo tanto, el cálculo de precio de Venta será un cálculo manual donde multiplicará el costo en
linea por un porcentaje de acuerdo a una tabla regulada.De otro lado la operación en CI debe

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 realizarse al entregar la mercaderia, independientemente del registro de facturas en el modulo de
cuentas por Cobrar. Las ventas se facturará a fin de mes. Se obtendrá la información de la venta
usando el contribuyente-

5. Las ventas de explosivos a los Contratistas no se realizaran por este modulo. Para este caso se
realizará un cosumo a un centro de costos que detalla al Contratista. El detalle de este
procedimiento se realiza en el modulo de Requisiciones

6. Los centros de costo tienen inherentes los proyectos y se distingue ademas la clasificación si
pertenecen a gasto, costo de Producción, Inversión o Exploración.
Para los centros de costo de exploración e Inversión se transfiere a cuentas de balance el monto
imputado en la cuenta de variación de Existencias, se determina los montos transferidos de acuerdo
al centro de costo seleccionado. El detalle de los asientos se describe en el modulo de
Requisiciones.

Ejemplos por cada tipo

Procedimiento tipo corpo-intercompañia

Las transacciones Intercompañia entre Castro y Corpo son de dos tipos.

Venta de articulos del almacen

Para la venta de articulos al almacen se registra el documento de venta en el modulo de inventario,
de la misma formacomo se detalla las ventas de contratistas

Prestamo de mercaderia
Para registrar los prestamos entre compañias, se realizará una transferencia al almacen de
prestamos. Cuando la mercaderia es devuelta, se realiza otra transferencia de mercaderia al
almacen mina.

4.1.1.21 Transacciones que se registrarán en el módulo

 Transferencias entre almacenes

 Ajuste fisico - toma de inventarios
 Venta de articulos
 Ajuste al costo
 Compra intecompañla
 Baja de articulos
 Reserva de articulos
 Cierre de Mes- Saldos a una fecha de corte.

4.1.2 Compras (CO)

4.1.2.1 Listado de Proveedores

El maestro de Proveedores ya existe en el sistema Exactus, debido a que tienen instalado el modulo de
Cuentas por Pagar.

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4.1.2.2 Relación Artículo Proveedor.

Una vez que se hayan ingresado y grabado todos los datos del proveedor, se puede proceder a establecer
los artículos que suministra el proveedor específico, los datos principales a cargar se muestran en un
ejemplo a continuación.

Precio por Unidad de Factor de Plazo % Ajuste costo

Artículo Proveedor
Volumen compra Conversión Reabastecimiento
<Valor UND 1 0 15
0008 10105049736
numérico>

La relación de artículo proveedor se creará antes de la generación de la Orden. Es una tarea del operador
Logístico que la realizará antes de solicitar la cotización para ser evaluado

4.1.2.3 Artículo Compra

Para establecer las características del artículo relacionadas con el proceso de compra y asignar los
proveedores que abastecen el mismo debe modificar la información en la pantalla donde se encuentra una
serie de información relativa al artículo que únicamente afectan las transacciones de este módulo y que se
establecen para que los artículos se adapten a las particularidades de las compras.

Descripción de Impuesto Arancel Bodega Recibe de % Variación Imp. Afecta

Artículo
compra Más costo
Código del Nombre del Código de Código de Almacén del Se coloca S o % de variación ‘N’.Indica si el
articulo articulo en la Impuesto IGV Arancel, si artículo. N. que puede valor del
orden de no lo tiene Este campo Hay artículos aceptaren el impuesto
compra colocar ND no es que el embarque(nota afecta o no al
necesario, proveedor de ingreso) costo del
existe una envía de producto.
tabla donde mas, los para todos
se relaciona cuales los casos se
articulo _ pueden ser configurará
almacén aceptados con ‘N’
por la
empresa

Nota: La descripción de compra por defecto el sistema coloca la descripción establecida en el módulo de
Inventarios pero en Compras se puede utilizar una descripción adicional.

Se usará recibe de mas para conceptos como cables etc..

4.1.2.4 Compradores

Cuando se definen las órdenes de compra que se enviarán al proveedor, se debe establecer quién es el
comprador. El comprador se asocia con algún empleado de la empresa quien debe responsabilizarse por
darle seguimiento a la orden de compra y que generalmente, es quien crea esa orden

Comprador Empleado Nombre Email

01 07976399 Arturo Gagliuffi
02 40458985 Carlos Ibanez
03 10610081 Ricardo García

4.1.2.5 Gastos

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En esta opción se definen los tipos de gastos que se podrán asociar con las liquidaciones de compra, así
como la forma en la que serán distribuidos entre los artículos asociados.

Código Descripción Tipo de Prorrateo

AV Ad valorem no registrado Cantidad
OT Otros Cantidad
FL Flete Flete
SS Seguro Precio
FL Flete

4.1.2.6 Parámetros del Módulo (CO)

General

Ordenes

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Embarques

Varios

Pedidos

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Direcciones

La dirección de embarque default será la que se muestra, sin en embargo esta podrá cambiarse en cada
orden.

Contable

Rubros

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Presupuesto

4.1.2.7 Formatos de Impresión a Modificar:

Los formatos a modificar son:

Orden de Compra 4 horas

Embarque 4 horas

Los reportes estandares a usar son :

Seguimiento a la mercadería pendiente de recibir.

Orden de Compra
Listado de Ordenes de Compra pendientes
Liquidaciones de Compra

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4.1.2.8 Reportes Adicionales

Reportes asumidos por Castrovirreyna

4.1.2.8.1 <Nombre Reporte Adicional 1>

Descripción: Líneas de Orden de Compra

Parámetros: rango de fechas
Columnas: fecha de la orden, numero de la orden, estado, nombre del proveedor, descripción del
producto, total.
Orden: fecha, número
Totales y subtotales:
Estimado de Tiempo y Costo:

4.1.2.8.2 <Nombre Reporte Adicional 2>

Descripción: Evolutivo de ordenes de servicio

Parámetros: Fecha, estado, familia
Columnas Subfamilia, descripción del producto,
Orden,:fecha,
Totales y subtotales:
Estimado de Tiempo y Costo:4 horas

4.1.2.8.3 <Nombre Reporte Adicional 3>

Descripción: Seguimiento de ordenes de servicio

Parámetros: Fecha, estado, familia
Columnas Subfamilia, descripción del producto, valor en meses columnas del rango solicitado
Orden: Rango de fecha.
Totales y subtotales: Total general.
Estimado de Tiempo y Costo: 4 horas

4.1.2.8.4 <Nombre Reporte Adicional 3>

Descripción: Stock de almacén de consignación

Parámetros: Bodega, estado, Familia, subfamilia, Línea, Orden, Articulo
Columnas Familia, Subfamilia, artículo, descripción del producto, stock en el almacén, stock en la
orden de compra total de stock, costo, total valor
Orden: familia, articulo
Totales y subtotales: Total valor
Estimado de Tiempo y Costo: 4 horas

4.1.2.9 Consideraciones Adicionales

Transacciones que se registrarán desde el módulo

Las Órdenes de Compra registradas en este módulo se referirán solo a artículos Inventariables.
La empresa CASTROVIRREYNA y CORPO registra actualmente órdenes de compra por diferentes
conceptos.

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Se trabajará con Órdenes de Compra solicitadas por las areas requirientes y Ordenes de Compra que se
generarán en base al analisis del stock mímino o punto de reorden que debe tener la empresa en cada
almacen.
Se adjunta a este documento el flujo del proceso de compras Nacionales y compras Importadas.

Opciones que se usarán del Módulo

1. Registro de solicitudes de Compra

2. Registro de Ordenes de Compra. Se detalla mas abajo los tipos de ordenes que se registrarán en el
sistema.
3. Aprobaciones de Ordenes de Compra
4. Registro de Embarques- Recepción de la mercadería. En el embarque se registrará las cantidades
recibidas físicamente, sera necesario imprimir la recepción de mercaderia del sistema y entregarsela
al proveedor para que la adjunte a la factura que serà recibida por Contabilidad.
5. Devolución de Embarques. Por dos conceptos:
a. Ingreso erróneo del embarque
b. Devolución del artículo por rechazo en la calidad del mismo
6. Liquidaciones de Compra
Las liquidaciones de los embarques del exterior se realizan con toda los documentación que
sustentan la liquidación. Aquí se consideraran los gastos de flete que incrementa el costo del
artículo.
Exactus contempla esta funcionalidad de calcular los prorrateos de los gastos comunes
incrementando el costo de los productos que intervienen en una liquidación.

Procedimientos que se recomienda documentar:

Manejo de fletes en la compañía.

El costo de los articulos que ingresan al almacen es referido a dos origenes principalmente, el valor
de la orden de Compra y el costo del flete.

Para esto se analizarán dos casos.

1. Si el costo del flete le corresponde a un solo articulo, se procederá como sigue :

a. Se registrará la nota de embarque la cual sera ingresada al almacen (estado recibida)
pero no se liquidará.
b. Se procederá a realizar la liquidación de compra incrementando el costo con el valor del
flete.

Sobre los asientos contables que generan los despachos de Almacen

Modulo de Compras

Las cuentas contables son obtenidas de la tabla articulo_cuenta, que esta referencia en este
informe.

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Inventario 2X X
Cuenta puente 28X X

Modulo de Cuentas por Pagar Registro manual en el modulo

Cuenta Contable Debe Haber

Compras 60 X
Impuesto 40X X

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 Cuenta por pagar 421x X

Modulo de Contablidad General - al mayorizar el doble asiento

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta puente 28x X
Variación de existencias X
61x

Tipos de Ordenes de Compra.

7. Compras Nacionales.
8. Compras Importadas.
9. Compras de Emergencia.
10. Compras de mercaderia puestos en Mina
11. Compras a traves de Consignación de Mercaderia
12. Compras por acuerdo de Precio
13. Compras de caja chica no debe ingresar al inventario.

Compras Nacionales.

Para compras regulares nacionales, el area de Logstica lanza la orden de compra al proveedor
solicitando la entrega en los almacenes de Lima.
Cuando la mercaderia llega se realiza la nota de Embarque (nota de ingreso). Los productos
seran traslados a los almacenes de provincia por una transferencia, el sistema generará una
guia de remisión para que el transportista interno de la empresa pueda hacer el traslado del
mismo.

Compras Importadas.

Para compras Importadas a diferencia de las nacionales, deberá agregarse los costos
adicionales originados por los gastos de aduana, fletes, seguros en una opción que se denomina
Liquidación de compra.

Compras de Emergencia.

Las compras de emergencia se realizan en horarios no habituales.(Sabado , Domingo y

feriados) Para realizar una compra de emergencia el requierente deberá registrar el pedido al
almacen o en su defecto la solicitud de compra, en caso se refiera a bienes o activos fijos.
Deberá enviar un mail al correo del encargado logistico adjuntadole el documento de pedido.
Con este documento el encargado logistico procede a realizar la compra y entregarla al
transportista interno para su envio.
El encargado Logistico regularizará la orden de compra y la nota de ingreso y verficará que se
realice el despacho del pedido solicitado por el requiriente.

Compras de Mercaderia puesto en Mina, polvorines y madera.

El encargado Logistico emitirá la orden de compra registrando la direccion de entrega. El
proveedor generará su guia y Castrovirreyna registra la nota de ingreso cuando la mercaderia
llegue a los almacenes.

14. Compras a traves de Consignación de Mercaderia.

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 Las Compras a travez de consignación de Mercaderia se registrarán de la siguiente manera:

1. Registra la orden de compra por el total de la mercaderia entregada, en un artículo y

bodega que corresponden a consignación.
2. Los articulos ingresan fisicamente al almacen de consignación, sin embargo no figuran
como saldo de inventarios.
3. Los ingresos se realizarán en forma parcial una vez a la semana, de acuerdo a un
promedio de consumo analizado por el operador logistico.
4. Se realiza el consumo de mercaderia, con el centro de costo solicitante.
5. Se prepara un reporte en crystal que muestre el stock actual del articulo en almacen
mas el backorder de las ordenes de compra dirigidas al almacen de consignación.
6. Cada factura creada se asociará a la nota o notas de ingreso al almacen.

Los asientos contables se registran a continuación:

Por el ingreso de mercaderia de la orden de compra registrada: Se obtiene las cuentas

contables de la tabla articulo_cuenta

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Inventario 2x X
Cuenta Puente 28x X

Por el consumo de mercaderia: Se obtiene las cuentas contables de la tabla articulo_cuenta

y el centro de costo es obtenido de la transaccion.

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de inventario 2x X
Cuenta de Consumo con X
centro de Costo 61x

Por el regisro de la factura:

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de compra por X
consignación 60x
Impuesto 40x X
Cuenta Por Pagar 421x X
Al mayorizar el doble
asiento
Cuenta 61X X
Cuenta puente 28x X

Se debe tener en cuenta que el stock real de articulos de este almacen sera la suma del
stock del almacen mas los pendientes de las ordenes de compra que se direccionan a la
bodega de consignación.

15. Compras por acuerdo de Precio. Este caso se registra igual que una compra nacional. La
diferencia es que al crear la orden de compra, los precios seran obtenidos de una lista de
precios ingresada en el sistema para el proveedor seleccionado de acuerdo al contrato pactado.

16. Compras por servicios varios y activos fijos.Se registrarán en el modulo de Requisiciones

Estas compras no serán inventariables. La aprobación de estas ordenes serán dadas al realizar el
embarque, con lo cual se registra la aceptación del servicio.

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APROBACION DE ORDENES

La aprobación de Órdenes de Compra se realizará por niveles de aprobacion por montos en una
opcion confgurable. La funcionalidad del sistema, en este aspecto se reduce a la aprobación en el
area logistico administrativo.
Los rangos de montos no pueden repetirse y estan asociados a un usuario o grupos de usuario que
deben aprobar la Orden de Compra, de acuerdo a la configuración registrada por cada grupo,
usuarios y secuencia de aprobación. Estos grupos se distinguen por moneda.

A tener en cuenta:

El maestro de Proveedores debe ser creado en la moneda en la cual el proveedor nos entrega su
lista de precios, para dar mayor facilidad al generar las órdenes de compra.

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4.1.3 Requisiciones (RQ)

4.1.3.1 Usuario por centro de Costo

La tabla usuario/centro de costo, permite dar seguridad por centro de costo a los usuarios al solicitar pedidos
de almacén y generar requisiciones. Esta tabla nos permite dar autorización al registrar, emitir y aprobar
documentos.

CENTRO USUA USAR APROB SOBREGI USAR APROBA APROBA APROBA SOBREGI REGISTR REGISTR
_COSTO RIO _PED AR_PED RAR_PED _REQ R1_REQ R2_REQ R3_REQ RAR_REQ AR_PED AR_REQ
AGAG
E-1-1-03 LUIFFI N N N S S N S N N N
AGAG
E-2-1-01 LUIFFI N N N S S N S N N N
AGAG
E-2-1-02 LUIFFI N N N S S N S N N N
AGAG
E-2-1-04 LUIFFI N N N S S N S N N N

4.1.3.2 Configuración de los tipos de consumo.

A través de esta opción se configura el tipo de Contabilidad, para la generación del asiento contable en los
pedidos a almacén. Las opciones son Artículo, Pedido.

Ajuste Sub_tipo Tipo_contabilidad

~CC~ Desperdicio
~CC~ Gasto Articulo
~CC~ Retrabajo
~CC~ Normal

4.1.3.3 Comprador por usuario.

A travez de esta configuración se define caul será el comprador por default de acuerdo al usuario que
registre los documentos, para el caso de Castrovirreyna los usuarios de Logistica registraran la orden de
compra y seran los compradores que hagan seguimiento a la transacción.
Comprador Nombre del
Usuario Nombre del usuario
Comprador
Agagliuffi Arturo Gagliuffi 01 Arturo Gagliuffi
Cibanez Carlos Ibanez 02 Carlos Ibanez
Rgarcia Ricardo García 03 Ricardo García
Marla Riva Bocanegra-MRIVA-04

4.1.3.4 Mantenimiento de Clasificación.

A traves de la clasificación2 configurado en el Maestro de articulos, en esta tabla se configura el tipo de

articulo, los cuales pueden ser :

Inventariable
Bien Capital
Bien Corriente
Inventariable no contable
Servicio

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El módulo de requisiciones permitirá realizar pedidos al almacen a los articulos que pertenezcan a
clasificaciones configuradas en esta tabla como inventariables, las demas clasificaciones solo podran ser
usadas para generar requisiciones y Ordenes de compra de servicios por este modulo.
Los articulos asociados a clasificaciones que no tengan configuración en esta tabla, no podran visualizarse
en este modulo.Se debe tener en consideración este punto al crear una nueva clasificación.
Esta clasificación esta relacionada, ademas con la partida presupuestaria, para el control de gastos, en caso
de contar con el modulo de Presupuestos.

4.1.3.5 Consecutivos de Requisiciones.

Por esta opción se asignan los consecutivos que serán usados parael despacho de pedidos, dede este
modulo, asi como la devolución de articulos.

Siguiente Múltiple
Consecutivo Descripción Mascara Consec. Editable Trans Formato Es Req.
DESP01 Despachos Lima NNNNNNNNNNN DP01000000000 S S R_DOCINV.QRP S
Despachos
DESP02 Central Mina NNNNNNNNNNN DP02000000000 S S R_DOCINV.QRP S

4.1.3.6 Parámetros del Módulo (RQ)

General

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Otros

Contable

Rubros

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Rubros Presupuestos

Solo aplicable en caso tengan activo el modulo de presupuestos

4.1.3.7 Consideraciones Adicionales

Sobre el registro de Pedidos de Almacen. Articulos con control de stock.

Al crear el pedido al almacen se deberá tener en cuenta las siguientes condiciones:

1. Los articulos solicitados se refieren a una inversión, exploración,gasto y costo de producción. El

centro de costo detalla esta clasificación indicando ademas el proyecto al que pertenece en caso
fuera una Inversión.

2. Existe una seguridad de registro de pedidos por centro de costo usuario, donde se detalla el usuario
que podra registrar, emitir o aprobar el pedido. No hay control a este punto de autorización por
Monto.

Los pasos para realizar un pedido al almacen son los siguientes:

Paso 1. Registro de los usuarios del Pedido al almacen (secretario del area), detallando el
centro de costo. Adicionalmente a los tipos de centro de costo detallados anteriormente
existiran centros de costo por cada Contratista. De esta manera se podrá llevar un control de
los consumos de Explosivos de cada uno. Solo se registraran por esta opción los consumos
de Explosivos, los demas consumos de los Contratistas serán registrados en el modulo de
Inventarios con una operación tipo Ventas.
Paso 2. Aprobación de los pedidos la realizará Planeamiento.
Paso 3. Revisión por el área de Logística. Determina si despacha con el stock existente en el
almacen o envia al proceso de compra.

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 DESPACHOS DEL ALMACEN

Si determina que entregará los articulos con el stock existente:

Paso 4. Se procesa al despacho y entrega al usuario. En este proceso se registra el

consumo.

Si el area lógistica decide enviarlo al proceso de compras:

Paso 5. Se crea una solicitud de Compra.

Paso 6. El operador Logistico cotiza, pondera y escoge a un proveedor en forma manual.
Paso 7. Generar Orden de Compra
Paso 8. Aprobacion de la orden de compra-
Paso 9. Recepción de mercaderia al almacen en el módulo de Órdenes de Compra.
Generación del embarque.
La nota de ingreso deberá ser impresa para que el proveedor la adjunte a la
factura según flujo adjunto.

Sobre el registro de solicitud de Requisiciones referidas a servicios y activos.

Cuando el usuario requiriente solicite servicios y activos, se deberá realizar los siguientes pasos:

Paso 1. Registro de los usuarios de la solicitud de Requisición.

Paso 2. Aprobación del jefe de area requiriente. Planeamiento
Paso 3. Revisión de existencia de activo fijo en el almacen de activos.

Si existen activos en el almacen

Paso 4. Registrar traslado de activos en el modulo de activo fijo (mientras no se instala se

hará el seguimiento en una hoja Excel)

Si no existen activos en el almacen.

Paso 7. Se procede a realizar manualmente las cotizaciones y se toma la decisión de

Compra.
Paso 8. Generar Orden de Compra.
Paso 9. Una vez que el servicio o activo sea aceptado por el area requiriente se procederá
al embarque como aceptación del servicio. Se imprimirá un documento en Exactus que
deberá ser adjuntado a la factura según flujo adjunto.

Sobre los asientos contables que generan los despachos de Almacen

En el modulo de requisiciones se generan asientos al realizar el despacho al almacen como sigue:

Para centros de Costo de producción y gasto

Modulo de Requisición (referencia a la tabla ariculo cuenta, que se detalla en este documento)

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Consumo X
61X con el centro de
costo solicitante
Cuenta de Inventario X

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 Para centros de Costo de exploración

Modulo de Requisición (referencia a la tabla ariculo cuenta, que se detalla en este documento

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Consumo X
61X con el centro de
costo solicitante
Cuenta de Inventario 2X X

Modulo de Contabilidad – doble asiento- Proceso de mayorización

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Inventario X
34X
Cuenta de Consumo X
61X

Para centros de Costo de Inversión

Modulo de Requisición (referencia a la tabla ariculo cuenta, que se detalla en este documento

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Consumo X
61X con el centro de
costo solicitante
Cuenta de Inventario 2X X

Modulo de Contabilidad – doble asiento- Proceso de mayorización

Cuenta Contable Debe Haber

Cuenta de Inventario X
339X- Obras en Curso
Cuenta de Consumo X
61X

Posteriormente ingresará al activo, cuando el responsable realice la liquidación de la obra.

4.1.3.7.1 Reporte general de requisiciones de servicio

Descripción: Este reporte permitirá obtener la lista de requisiciones por cada línea de Pedido o
servicio.
Parámetros: rango de fechas, centro de costo, estados
Columnas: Fecha, Ítem, CCsolicitante, Usuario Solicitante, articulo, descripción, unidad de medida,
cantidad y Estado
Orden:
Totales y subtotales: No tiene totales
Estimado de Tiempo y Costo: Incluido

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