SENA

Curso: Administración Documental en el Entorno Laboral

Ficha: 2401719

Ensayo

Importancia de los Archivos

Presentado al Instructor:

Carlos Alberto Pérez

Presentado por:

Carlos Andrés Medina

Copacabana (Antioquia), septiembre 3 de 2021

La historia de los archivos se remonta a 30 siglos atrás, donde las civilizaciones
más antiguas del mundo como la de Grecia, Mesopotamia, Egipto, El Indo y la
del Rio Amarillo de China; donde los reyes, monarcas, emperadores entre
otros, le daban una importancia muy marcada a los temas de archivo, donde
tenían personas e instalaciones encargadas para la realización y el cuidado de
los documentos que se producían durante sus actuaciones; ya que buscaban
con esto no ser recordados a través de la historia, cuando ya no existieran.

Las personas más importantes de las civilizaciones antiguas sabían que si

querían ser recordados después de que fallecieran, sería por medio de hechos
que estuvieran debidamente documentados, situación por la cual le daban gran
relevancia al tema archivístico que en esas épocas era conocido como Archeión
que significa principio, origen.

Así mismo, instituciones importantes para los estados como las religiosas,
gubernamentales y económicas, comenzaron a observar que debían tener una
adecuada organización de sus historias desde sus inicios, como también de los
manejos de sus contabilidades, para poder mantenerse vigentes a través del
paso del tiempo.

Teniendo en cuenta lo anterior, resulta increíble que en la actualidad, a pesar

de los procesos archivísticos están debidamente documentados por parte del
Archivo General de la Nación y del Instituto Colombiano de Normas Técnicas
(ICONTEC), los cuales han creado y expedido normas para el manejo de los
archivos, existan entidades y empresas que no le den cumplimiento al correcto
manejo del archivo, ya que constantemente se escucha decir que se perdieron
documentos que son importantes para procesos, disciplinarios, económicos,
judiciales, entre otros.

Con la expedición de la 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, al menos las

entidades estatales han empezado a dar la importancia que merece los temas
archivísticos y se empezó con la profesionalización de los empleados que se
encargan del cuidado y manejo de la documentación.
En la década de los años 90, cuando una persona se incapacitaba tenía que ser
reubicada dentro de una entidad estatal o empresa privada, era enviada al
archivo para que pasara allí su reubicación laboral, situación por la cual no
existía un orden y un adecuado manejo de los documentos; se permitía que se
usaran como bodegas, donde eran llevados los equipos o elementos que ya no
servían, también eran escogidos los sitios más escondidos, donde existían
grietas, paredes húmedas, roedores que dañaban la documentación.

En las empresas y entidades del Estado, solo existía un archivo, donde toda
documentación era guardada sin importar un orden, a pesar de que ya existían
pautas de que debían existir en el proceso archivístico el archivo de gestión, el
central y el histórico, actividad que permite mantener la documentación
vigente y organizada.

Hoy en día, gracias a que una de las principales exigencias para que una
entidad estatal o empresa privada sea certificada en calidad de los procesos
que adelanta, es que tenga un buen manejo del archivo, es por eso que cada
vez son más profesionales y preparados las personas que son encargadas de
los archivos.