Taller 2

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Índice
TALLER 2 1
Descripción de la empresa 4
Nombre de la empresa: Administradora Colombiana de Pensiones(Colpensiones) 4
Dirección: Carrera 10 No. 72 - 33 Torre B Piso 11 Bogotá D.C. - Cundinamarca 4
Página web: https://www.colpensiones.gov.co/ 4
Datos cuantitativos 4
Datos cualitativos 4
Visión: 4
Valores: 5
Principios: 5
Objetivos: 5
Fines: 6
Objetivos de la empresa: 6
Inventario de los sistemas de información. 6

Portal Web Aportante 6
Trámites Electrónicos 7
Sede Electrónica 9
Trámites 10
Transparencia y Acceso a la información pública 12
Gestión del talento humano 13
Gestión de la medicina laboral 13
Gestión Financiera 14
Principales problemas identificados. 14

De los sistemas de información. 14
Que no son de los sistemas de información. 16
Filosofía de la empresa 18
Misión 18
Visión 18
Objetivos 18
Principios 19
Valores 19
Políticas 20
Cadena de Valor 20
Diagrama de la estructura del plan estratégico 20
Posición Estratégica de la empresa con respecto a los problemas de los sistemas de

información de la organización 22
Definiciones 22
Problemas y estrategias: 23
Matriz DOFA 27
Formular las estrategias. 31

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Definir proyectos 33
Análisis proyecto creación módulo del sistema de información. 38

Sistema de información y organización. 38
Definir el problema 38
Identificar causas. 39
Especificar la solución 39
Identificar requerimientos de información 39
Describir y modelar los procesos usando bizagi. 40
Diseño y creación módulo del sistema de información. 41

Descripción general del módulo. 41
Roles del módulo 41
Requerimientos 41
Desarrollo de trámite 41
Programación. Un aspecto por cada integrante de grupo. 42

Lenguaje de programación 42
IDE: 42
Motor de bases de datos 43
Sistema operativo 43
Interface de usuario 43
Pruebas. 43
Conversión. 44
Producción y mantenimiento. 45
Conclusiones. 46
Bibliografía. 48
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Taller 2
1. Descripción de la empresa
Nombre de la empresa: Administradora Colombiana de

Pensiones(Colpensiones)
Dirección: Carrera 10 No. 72 - 33 Torre B Piso 11 Bogotá D.C.

- Cundinamarca
Página web: https://www.colpensiones.gov.co/
Datos cuantitativos
- Año de fundación: Se creó en el 2007, bajo la ley 1151 de 2007 y entró en
funcionamiento el 1 de Octubre de 2012 tras el cierre definitivo del Instituto de
Seguros Sociales(ISS)
- Número de empleados: 2491 empleados bajo decreto 310 DE 2017
- Utilidad anual: $243.000.000.000 para 2020
- Crisis:
Datos cualitativos
- Misión:
Colpensiones es una empresa del Estado que administra integralmente el
Régimen de Prima Media con prestación definida (RPM), y los servicios
sociales complementarios, brindando calidad en la atención y generando
confianza en los colombianos mediante la protección económica, durante el
ciclo de vida, ante los riesgos de invalidez, vejez y sobrevivencia.
- Visión:
En el 2022, Colpensiones será reconocida como la mejor opción de
protección de la vejez de los colombianos, por la calidad y efectividad en la
atención al ciudadano y la innovación en sus procesos para facilitar el ahorro
para la vejez, invalidez y sobrevivencia.
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- Valores:
En Colpensiones, los valores se manifiestan en una forma de ser:
“Como personas, y como empresa, somos íntegros y nos debemos a nuestra
palabra y compromiso”, por ende, los valores corporativos son:
● Diligencia
● Transparencia
● Justicia
● Respeto
● Honestidad
● Integridad
● Compromiso
- Principios:
Empresa industrial y comercial del Estado, organizada como entidad
financiera de carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. Adopta un
nuevo modelo de operación que mejora la efectividad en el servicio al
ciudadano, sus procesos de evaluación y control de la gestión y dar
respuesta oportuna a las solicitudes o trámites de los ciudadanos.
- Objetivos:
En el plan estratégico vigente los objetivos estratégicos se presentan
agrupados en perspectivas que denotan aspectos clave a trabajar para
ejecutar la estrategia institucional. Las perspectivas definidas para
representar la estrategia vigente son:
1. Usuario
● Incrementar en los usuarios el nivel de recordación de la marca
“Colpensiones” como sinónimo de confianza para depositar los
aportes y ahorros para la protección hoy y mañana
● Fortalecer la implementación de la política pública de protección
a la vejez, a través de la administración efectiva del RPM y
servicios sociales complementarios
● Incrementar la cobertura y el ahorro en los BEPS
2. Financiera
● Asegurar la sostenibilidad financiera de la Administradora.
● Optimizar la gestión financiera del RPM y BEPS
3. Procesos
● Promover la transformación digital en la gestión institucional
para hacer más eficientes los procesos, trámites y servicios.
● Implementar mejores prácticas de gestión, con enfoque en
procesos y riesgos para responder a los cambios en el entorno
y a las expectativas de las partes interesadas.
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4. Gestión de Conocimiento y Talento Humano

● Transformar la cultura organizacional hacia un enfoque de
servicio, innovación y creatividad
● Ser reconocida como una de las mejores empresas para
trabajar.
- Fines:
De conformidad con el artículo 155 de la Ley 1151 de 2007, la Administradora
Colombiana de Pensiones (Colpensiones), hace parte del Sistema General
de Pensiones (SGP) y tiene por objeto la administración estatal del Régimen
de Prima Media con Prestación Definida y la administración del Sistema de
Ahorro de Beneficios Económicos Periódicos del que trata el Acto Legislativo
01 de 2005 y las demás prestaciones especiales que determine la
Constitución y la Ley, en su calidad de entidad financiera de carácter
especial.
Objetivos de la empresa:
La Administradora Colombiana de Pensiones(Colpensiones) fue creada como
respuesta al problema de gestionar integralmente las prestaciones económicas
asignadas a la entidad y de administrar los aportes de los usuarios y beneficiarios.
Su objetivo principal es la administración estatal del Régimen de Prima Media con
Prestación Definida, las prestaciones especiales que las normas legales le asignen,
al igual que la administración del Sistema de Ahorro de Beneficios Económicos
Periódicos (BEPS) de que trata el Acto Legislativo 01 de 2005.
Además, Colpensiones busca que los colombianos puedan tener una base
financiera sólida para su vejez, queriendo poder administrar las prestaciones
pensionales de la mayoría de colombianos y asi poder cumplir la misión principal de
la entidad
2. Inventario de los sistemas de información.

2.1. Portal Web Aportante
URL:https://pwa.colpensionestransaccional.gov.co/
Este portal es un canal de atención para los empleadores y aportantes
independientes en cuanto a las deudas por aportes pensionales o inconsistencias
en pagos con el fin de depurar la información y como medio para realizar los
respectivos pagos pendientes. Este portal tiene múltiples funciones y servicios entre
los cuales se encuentran:
- El acceso a la información de colpensiones sobre la organización o como
persona independiente de forma confidencial y segura ya que tiene un
certificado digital con renovación anual de manera gratuita
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- La generación de estados de cuenta con información detallada sobre las

obligaciones del cotizante.
- Corregir posibles inconsistencias en el reporte de pago a la vez que su
respectivo pago por diferencias de pago mediante el aplicativo virtual PSE.
- La generación de certificados de pagos desde octubre 2012 hasta la fecha,
así como la identificación de los pagos efectuados por o a favor de los
empleados que registran inconsistencias con la afiliación en el régimen de
prima media.
- Es posible mediante este aplicativo realizar liquidaciones de cálculos
actuariales públicos, cuotas partes pensionales y bonos pensionales.
También la simulación de estos cálculos actuariales privados e informes
sobre posibles inconsistencias a través de formularios electrónicos con la
descripción detallada de las deudas.
- La información disponible según la condición del cotizante ya sea
pensionado, fallecido u otro, para ajustar o corregir la correlación y el ingreso
base de cotización. Entre otros.
Este módulo del sistema de información es de carácter electrónico y entre sus

características principales se identifica la captura de la información de cada
aportante así como la actualización constante de estos datos, el almacenamiento de
los pagos y aportes realizados periódicamente así como el registro de las solicitudes
realizadas a lo largo de su duración con la entidad.
La información procesada por el módulo es referida hacia los pagos y la situación
financiera del cotizante con la entidad para finalmente distribuir esta información de
manera agradable, dando a conocer su situación actual con sus aportes, las
solicitudes realizadas y la opción de generar nuevos trámites con la organización
Se considera como un sistema de información del tipo TPS (Sistema de

procesamiento de transacciones) ya que recolecta, almacena, modifica y recupera
toda la información generada por las transacciones (pagos) producidas en la
entidad. Esto dado a que este módulo se encarga de controlar y mostrar toda la
información acerca del estado del cotizante con la entidad a nivel financiero de
modo que monitoriza los programas transaccionales.
2.2. Trámites Electrónicos

https://www.colpensionestransaccional.gov.co/sede_electronica/tramites/
Este módulo está referido a una dirección electrónica que permite identificar los
trámites que pueden realizar los usuarios vía electrónica, a través del cual se puede
acceder de forma segura y realizar con todas las garantías legales, los
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procedimientos y servicios que requieran los usuarios a través de los trámites

electrónicos, los cuales permiten la fácil disponibilidad de información y manejo de
ella por parte de los usuarios sin la necesidad de asistir a una sede física; además
se cuenta con una app (colpensiones), la cual permite realizar trámites electrónicos,
por lo cual se cuenta con dos plataformas online dentro de las cuales encontramos
disponible los siguientes trámites:
- Afiliación : Este apartado cuenta con tres (3) opciones, las cuales hacen
referencia a los posibles escenarios en los cuales se puede basar un usuario,
los cuales son:
- Vinculación inicial: permite realizar la primera vinculación de los
usuarios que quieren hacer parte del régimen pensionario de
colpensiones, dentro del cual se permite la asociación de toda clase de
persona que realice o ejerza un trabajo, desde estudiantes hasta
trabajadores independientes; además de constatar la afiliación con la
normativa respectiva a cada caso particular que puede presentar un
usario al afiliarse por primera vez.
- Retracto: permite cancelar la afiliación de la pensión del usuario del
régimen llevado a cabo por colpensiones, dentro del cual se explican y
se asesora de los riesgos que lleva consigo el cancelar la afiliación,
además, presenta las opciones de liquidación y los tiempos
establecidos para la realización de esta.
- Traslados: permite el cambio de fondo de pensiones y cesantías del
usuario, y su respectiva validez y equivalencia en las distintas
entidades competentes del sector pensionario, además de presentar al
usuario un resumen histórico de sus aportes a lo largo de su estancia
en la entidad.
- Certificación de afiliado: Permite la creación de un documento que

acredita que el ciudadano se encuentra afiliado al Régimen de Prima
Media (RPM) con Prestación Definida administrado por
COLPENSIONES, en el cual registra el nombre, tipo y número de
documento, estado y fecha de afiliación.
Este documento sirve de soporte a los ciudadanos para vinculaciones
laborales, para personas independientes o por prestación de servicios.
- Corrección de Historia Laboral: permite realizar el seguimiento de
las semanas cotizadas por parte del afiliado, esto se presenta en caso
de encontrar inconsistencias en el cálculo presentado por parte de la
entidad; las solicitudes se presentan en cuatro grupos:
- Período tradicional, que corresponde a los ciclos de cotización
comprendidos entre enero de 1967 y diciembre de 1994.
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- Período Post, que corresponde a los ciclos de cotización de

enero de 1995 en adelante.
- Actualización de periodos cotizados en fondos privados de
pensiones.
- Actualización de los periodos cotizados a entidades públicas
diferentes al ISS hoy Colpensiones
- Pensión vejez tiempos privados: Obtener el reconocimiento a la

pensión de vejez, si el afiliado alcanzó la edad y el tiempo de trabajo
requeridos: A partir del 1° de enero del año 2014 la edad se
incrementó a 57 años de edad para la mujer, y 62 años para el hombre
y del 1° de enero del año 2005 el número de semanas cotizadas se
incrementó en 50 y a partir de 2006 en 25 semanas por cada año
hasta llegar en el año 2015 a un total de 1300 semanas, de
conformidad con la ley 797 de 2003.
El trámite en línea solo está disponible para la solicitud de pensión
tiempos privados
- Solicitud de notificación electrónica: Realiza la solicitud por parte

del afiliado para permitir que COLPENSIONES notifique novedades,
actualización de datos, consignaciones, revisiones, certificaciones,
consultas, devoluciones, libranzas, solicitudes y gestiones de
novedades de nómina de manera electrónica y para un fácil acceso
para el afiliado.
- Mis transacciones: Consulta las transacciones realizadas por el
usuario, permitiendo la visualización de las transacciones en proceso y
las ya consolidadas, además de agruparlas en las categorías
anteriormente mencionadas por fecha y el número total de
transacciones hechas.
- Dashboard: presenta de manera gráfica la cantidad de trámites que
ha presentado el afiliado en la entidad, mediante la categorización de
los distintos canales por los cuales se presta atención en la plataforma,
los cuales son:
- Actualización de datos, Afiliaciones, Generación de certificados,
Solicitudes pensionales.
-
2.3. Sede Electrónica
https://sede.colpensiones.gov.co/login
En este módulo llamado sede electrónica está basado en ser netamente parte de un
apartado electrónico, ya que es pensado de parte del gobierno de las Mintic como
una sede en la que los usuarios puedan realizar los mismos trámites que en una
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sede física pero con la comodidad de hacerlo en casa, además de descongestionar

las sedes físicas, en este módulo tenemos diferentes tipos de funciones que son:
- Certificados: En este se encuentran una variedad de certificados que puede
obtener el beneficiario, como lo es Certificado de afiliación, Certificado de no
pensión, Certificado de vinculación BEPS y envía tus certificados de
pensionado a tu correo electrónico, siendo este un sistema de procesamiento
de transacciones (TPS) ya que maneja los datos producidos en cada
transacción.
- Consultas: En este apartado encontramos “Envía tu historia laboral a tu

correo electrónico” en el cual el afiliado solo deberá ingresar sus datos
personales como lo son el tipo de documento y el número de este,
automáticamente se tendrá que escribir o cambiar el correo electrónico en el
que quiere recibir su historia laboral. Luego el apartado “Estado de tu
solicitud”, el cual listará todos los estados de las solicitudes hechas por el
afiliado, y por último “Historia laboral unificada”, en el cual el afiliado podrá
observar un resumen de toda su historia laboral y además descargarla, este
también siendo este un sistema de procesamiento de transacciones (TPS).
- Simuladores: En este apartado podremos encontrar una serie de funciones

las cuales permiten que el afiliado pueda simular una serie de pronósticos
futuros, de la siguiente manera, puede tan solo hacer una simulación y
calcular el valor de su pensión, hacer un cálculo actuarial empleador privado
o proyectar su ahorro en BEPS, este también siendo este un sistema de
procesamiento de transacciones (TPS).
- Trámites: En este apartado el afiliado puede hacer una serie de trámites
directamente sin tener que ir a una sucursal física entre los que se
encuentran, actualización de datos del afiliado, hacer correcciones de su
historia laboral, pensión de vejez tiempos privados, por su puesto hacer
peticiones, quejas o reclamos y por últimos vinculación al programa BEPS de
Colpensiones.
Como se puede observar, la mayoría de las funciones de este módulo del sistema
de información se basa en un sistema de procesamiento de transacciones (TPS), ya
que tiene como característica que una transacción es una interacción entre dos o
más partes donde ocurre un intercambio
de bienes o elementos de valor (información, dinero, etc)
2.4. Trámites
URL: https://www.colpensiones.gov.co/publicaciones/3090/tramites/#afiliados
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El módulo Trámites se encarga de brindar información específica y detallada de

cada uno de los trámites, ofertas públicas de adquisición(OPA) y Servicios que
realiza Colpensiones, para su funcionamiento se divide en 5 perfiles de búsqueda,
para los cuales ofrece los diferentes trámites asociados a cada perfil, los perfiles
que nos permite filtrar son:
- Afiliados: En este perfil encontramos todo los trámites relacionados con los
usuarios que se encuentran afiliados a Colpensiones y realizan su aporte de
pensión en dicha entidad, para estos usuarios el módulo de trámites ofrece
una basta cantidad de opciones de las cuales el usuario podrá conocer toda
la información necesaria de forma detallada y clara
- No Afiliados/No vinculados: En este perfil se encuentran los trámites,
OPAs y servicios que las personas que aún no están afiliadas o vinculadas a
colpensiones pueden realizar en la entidad, entre ellos se destacan los
trámites relacionados con la afiliación y certificados de no afiliación y no
pensión
- Pensionado, indemnizado y beneficiario: Este perfil va dirigido a las
personas que por su edad, enfermedad u otro motivo ya se encuentran
pensionadas y su pensión es pagada por Colpensiones, también a aquellas
personas que ya alcanzaron la edad de pensión y no completaron sus
semanas mínimas de cotización y son indemnizadas por dicha situación y por
último a las personas que ya ciemplen los requisitos para gozar de la pensión
pero aun no la están recibiendo.
- BEPS: Se refiere a Beneficios Económicos Periódicos, los cuales son
protección para la vejez, que se ofrece como parte de los Servicios Socun
mecanismo individual, independiente, autónomo y voluntario de iales
Complementarios y que se integra al Sistema de Protección para la Vejez,
con el fin de que las personas de escasos recursos que participen en este
mecanismo, obtengan hasta su muerte un ingreso periódico, personal e
individual.
- Empleador: Este último perfil va dirigido a todos los empleadores, tanto
personas naturales como jurídicas, que realizan los aportes de pensión de
sus empleados por medio de Colpensiones, sirviendo como un canal
informativo muy importante para la aclaración de todos los trámites que ellos
necesitan realizar.
Este módulo es del tipo KMS( Knowledge Management System o Sistemas para
gestión del Conocimiento) ya que almacena información que permite a sus usuarios
informarse y conocer más a fondo cada unos de los registros que contiene, dando
un gran aporte de conocimiento de los trámites, ofertas públicas de
adquisición(OPA) y Servicios que ofrece Colpensiones a todos sus usuarios
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2.5. Transparencia y Acceso a la información pública

URL:https://www.colpensiones.gov.co/publicaciones/3017/transparencia-y-acceso-
a-la-informacion-publica/#opt_planeacion
gestión del Conocimiento) ya que almacena información que permite a los usuarios
informarse acerca de cómo está estructurado colpensiones, cuales son las
contrataciones que hace y cual es la normativa que tiene la empresa.
El módulo de transparencia y acceso a la información pública es un sistema que

toda empresa pública debe tener, en este se muestra toda la información acerca de
la empresa como por ejemplo Misión,Visión,funciones, deberes, plan anual de
adquisiciones, presupuesto general etc.
El módulo permite buscar información por el nombre o se puede filtrar por las
siguientes categorías:
● Información de la Entidad
Esta sección nos muestra cómo está conformada Colpensiones, nos muestra
su organigrama, misión, visión, metas las funciones y deberes que debe
cumplir la entidad, sus procesos, todas las líneas de atención que ofrecen
etc.
● Normativa
Esta sección como su nombre lo indica contiene toda la normativa de la
empresa entre estas encontramos su normograma,proyectos
normativos,leyes.normativa interna,resoluciones,documento único sectorial
etc.
● Contratación
Esta sección muestra todas las adquisiciones y contrataciones que ha tenido
colpensiones durante el año, también tiene un manual de contratación y
adquisiciones, y un plan general de compras
● Planeación, Presupuestos e Informes
Esta sección nos muestra todo lo relacionado a la planeación de los
presupuestos de la compañía, adicionalmente adjunta algunos informes
acerca de la gestión de la compañía y los planes de mejoramiento a futuro
● Trámites
Este es un módulo completo el cual se describió anteriormente
● Participa
Esta sección le permite al usuario ver los talleres, encuestas, foros que tiene
Colpensiones adicionalmente tiene un chat para los colombianos en el
exterior y nos muestra informes acerca de la participación ciudadana
● Datos Abiertos
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Esta sección nos da información acerca del registro de activos de

información, registro de publicaciones, costos de reproducción, programa de
gestión documental, esquema de publicación de información etc.
● Información Específica para Grupos de Interés
Esta sección le da información al usuario en diferentes categorías que son:
○ Mujeres
○ Niños, Niñas, Jóvenes y Adolescentes
○ Población Vulnerable
○ Poblacion en situacion de discapacidad auditiva
gestión del Conocimiento) ya que almacena información que permite a los usuarios
informarse acerca de cómo está estructurado colpensiones, cuales son las
contrataciones que hace y cual es la normativa que tiene la empresa.
2.6. Gestión del talento humano

Esta es el área encargada de manejar todo el talento humano tiene varios
procedimientos entre los cuales se encuentra en verificar y cuantificar el desempeño
de los servidores públicos de Colpensiones con relación al logro de las metas y
objetivos institucionales y el nivel de desarrollo de sus competencias laborales en el
marco de las funciones asignadas para al final en los informes de gestión adjuntar
dicho desempeño también es el área encargada de Gestionar el conocimiento y la
innovación apalancado en el uso de las Tecnologías de la Información y la
Comunicación (TIC), para potenciar las capacidades de los servidores públicos, con
el fin de generar valor mediante la actualización, desarrollo y transmisión de
conocimientos.
2.7. Gestión de la medicina laboral

Esta es el área encargada de la determinación de la pérdida de capacidad
laboral/ocupacional y revisión del estado de invalidez de los pensionados, esta área
se encarga de revisar la historia clínica y la pertinencia de la solicitud después de
realizar la cita de valoración médico laboral (en los casos que aplique), calificación
documental, solicitud de exámenes y proyección de dictamen preliminar y por último
el dictamen en primera oportunidad o el dictamen de revisión del estado de
invalidez. Para la determinación de la incapacidad laboral el usuario deberá adjuntar
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2.8. Gestión Financiera

Esta es el área encargada de controlar y registrar las operaciones asociadas al flujo
de recursos financieros de manera eficiente, de la Administradora Colombiana de
Pensiones Colpensiones, Fondos de reserva pensional RPM y el Programa de
Beneficios Económicos BEPS esta funcional inicialmente recibe el presupuesto
aprobado de la vigencia anual y cupos futuros de la Administradora y finaliza con la
publicación de los estados financieros, también la gestión financiera es la encargada
de Registrar las transacciones asociadas a la ejecución presupuestal de la vigencia
y de los cupos futuros, de la Administradora y Fondos a cargo también está
encargada de gestionar la operación bancaria de Colpensiones bajo los criterios de
seguridad, eficiencia y separación patrimonial de la Administradora, Fondo
Pensional por riesgo y BEPS
3. Principales problemas identificados.

3.1. De los sistemas de información.
3.1.1. Introducción: Colpensiones posee un módulo de ejecución de
trámites el cual permite realizar una pequeña parte de trámites
que posee colpensiones, lo cual es un problema para sus
usuarios, ya que existen una gran parte de los trámites que
requieren atención personal, lo cual puede resultar más
complejo ya que los puntos de atención normalmente tienen
largas filas y tiempos de atención bastante altos.
Situación actual: Existencia de un módulo de trámites que no
permite realizar todos los trámites que tiene Colpensiones.
Situación deseada: Se desea tener un mayor soporte virtual
para aumentar la cantidad de trámites que se atienden de
manera remota. Pero nos encontramos que se necesitan el
consumo de servicios de otras entidades en algunos casos, y
en otros casos el manejo de información que no se tiene acceso
desde el actual módulo de trámites.
Preguntas: ¿Es suficiente el actual módulo de trámites para
disminuir las largas filas y demoras en los trámites?¿Pueden las
entidades de terceros facilitar los datos a un nuevo módulo?¿Es
necesario un nuevo módulo o es mejor una ampliación del ya
existente?
3.1.2 La empresa no tiene un módulo de gestión contable completo,
donde se pueda obtener la información de todos los registros
contables de cada persona con la organización, así como los
movimientos efectuados a lo largo del tiempo, haciendo la
analogía con la parte de extractos en una entidad bancaria. Por
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ahora solo es posible observar si se está a salvo con la

organización o el monto que debe ser cancelado ya sea por
valores obligatorios o de requerimientos.
La situación deseada sería un módulo en el cual se pudiera
observar cada uno de los movimientos realizados con la
organización de manera que el usuario tenga una constancia de
sus actividades financieras. Del mismo modo para los
empleadores para que puedan llevar una contabilidad correcta
de acuerdo con la cantidad de personas con las que tiene
compromisos salariales.
¿Existe alguna manera de tener acceso al historial de los
registros financieros de los usuarios con la organización?
3.1.3 Introducción: Colpensiones no posee una facilidad para

acceder a los manuales de como usar sus sistemas de
información, en el caso del sistema de información la sede
electrónica, los manuales de como usar sus módulos son
difíciles de encontrar, aun siendo un sistema muy intuitivo,
deberían estar a la mano los pasos de como realizar ciertos
trámites para usuarios que se les sea más difícil el manejo de la
tecnología o de las páginas web en general.
Situación actual: Actualmente se encuentran algunos links con
manuales pero la mayoría de ellos están desactualizados o con
links rotos.
Situación deseada: Se desearía que existiera una herramienta
de manuales la cual permita una interacción directa con cada
uno de los sistemas de información, esto en el fin de que el
usuario tenga una mejor experiencia con los servicios que se
proporcionan.
Preguntas: ¿Colpensiones posee un manual que permita a los
usuarios consultar cualquier paso a paso para usar un sistema
de información?
¿Se podría crear un sistema de información dedicado a la
actualización y mantenimiento de manuales ?
3.1.4 Problemas con verificación de datos

● Introducción: Colpensiones no cuenta con una verificación en dos
pasos para casos de cédulas de ciudadanía duplicadas, suplantación o
doble cedulación.
● Situación actual: estas verificaciones se ven prolongadas por un
largo tiempo.
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● Situación deseada: Sería ideal tener macros que faciliten estas

tareas, pero al no tener una conexión directa con la registraduría
nacional, sería óptimo tener un módulo para la conexión directa con la
base de datos de la registraduría y realizar estos trámites de manera
oportuna.
● Preguntas:
¿Colpensiones cuenta con el acceso a información del estado de
identificación de los contribuyentes?
¿Una solución viable sería la creación de un módulo para el traspaso
de información bilateral entre colpensiones y la registraduría civil?
¿facilita la creación de este módulo crear seguridad en los
contribuyentes respecto a sus aportes a pensión y la corrección de
datos evitando así los fraudes?
3.1.5
● Introducción: Colpensiones no posee un módulo digital para dar a
conocer los diferentes talleres que ofrecen a las entidades externas
también no posee un módulo para la solicitud de talleres y gestión del
material educativo para apoyar las diferentes campañas que se
realizan en entidades externas, entonces para la solicitud de talleres y
material educativo se vuelve un proceso muy demorado debido a que
es difícil la comunicación entre Colpensiones y las entidades externas
● Situación Actual: Es dificil encontrar informacion acerca de los
talleres y campañas que ofrece colpensiones adicionalmente la
solicitud de talleres y de material educativo se vuelve un proceso muy
demorado en donde la comunicación entre Colpensiones y las
entidades externas se vuelven complicadas y con muchos errores
● Situación Deseada: Encontrar información mas facil acerca de los
talleres y campañas que ofrece colpensiones también hacer que la
solicitud de talleres y de material educativo sea un proceso mucho
más organizado donde se facilite la comunicación entre Colpensiones
y las entidades externas
3.2. Que no son de los sistemas de información.

3.2.1. Los tiempos de respuesta para la carga de las páginas y
redireccionamiento son altos(mayor a 3 segundos en promedio),
lo cual puede ser un factor importante que afecta la experiencia
de usuario a la hora de usar cada uno de los módulos
disponibles.
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3.2.2. Introducción: Existe una pequeña falta de actualización que

podría ser tanto de las computadoras de los usuarios como en
los propios sistemas de información de Colpensiones.
Situación actual: Se conoce que este es un factor que podría
hacer que existan ataques y así los sistemas que no pueden
brindar la actualización necesaria contribuirán a que no se
puedan resolver los problemas que no se pudieron detectar
durante el desarrollo.
Situación deseada: Se espera mantener un plan de
actualización periódica o automática.
Preguntas: ¿Es posible crear un programa o estrategia que
pueda mantener una actualización periódica o automática?
3.2.3. Introducción: Los documentos cargados a los sistemas de

información son verificados por personal humano. El problema
está en los tiempos de espera de esta verificación que retrasan
los trámites inherentes a la institución generando
inconvenientes en los usuarios.
Situación deseada: Se desearía mayor agilidad en la
verificación y expedición de algunos certificados por lo que
tendría que mejorar la organización interna de la empresa o el
uso de mayor cantidad de personal para poder suplir la
demanda de solicitudes y trámites.
3.2.4. Problema con verificación de datos.

● Introducción: hay problemas con la verificación de datos. Por
ejemplo se pueden presentar casos como el siguiente: se
realiza la doble cedulación por parte de la registraduría, al haber
un usuario con esa cédula ya registrada el nuevo usuario
víctima de la doble cedulación no podrá ser contribuyente con la
empresa.
● Situación actual: esta situación se presenta cuando se
presenta este error por parte de la registraduría. Cuando este
tipo de cosas pasan, se envía la novedad a colpensiones y no
se da apertura de usuario hasta que la registraduría corrige la
información.
● Situación deseada: Lo ideal sería tener un módulo par la
asignación de usuario temporal, y que esté relacionado con la
registraduría para la la correcta asignación de datos personales
al usuario afectado
● Preguntas
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¿De qué manera se puede sistematizar la actualización de

datos mediante las bases de datos de la registraduría?
3.2.5. Problema con consulta estado de solicitud.
● Introducción: Hay problemas cuando se ha sido respondida
una solicitud debido a que hay demasiado tiempo entre que se
termina una solicitud y en lo que el usuario recibe la respuesta
de la solicitud, esto genera inconformismo entre los usuarios
debido a los tiempos que tiene que esperar para recibir la
respuesta de la solicit
● Situación actual: Alto tiempo de demora entre lo que es
solucionada una solicitud y en lo que el usuario recibe la
respuesta de dicha solicitud a veces los tiempos van por
tiempos de 1 semana.
● Situación deseada: Disminuir tiempo de demora entre lo que
es solucionada una solicitud y en lo que el usuario recibe la
respuesta de dicha solicitud en al menos 3 días
4. Filosofía de la empresa
- Misión
Colpensiones es una empresa del Estado que administra integralmente el Régimen
de Prima Media con prestación definida (RPM), y los servicios sociales
complementarios, brindando calidad en la atención y generando confianza en los
colombianos mediante la protección económica, durante el ciclo de vida, ante los
riesgos de invalidez, vejez y sobrevivencia.
- Visión
En el 2022, Colpensiones será reconocida como la mejor opción de protección de la
vejez de los colombianos, por la calidad y efectividad en la atención al ciudadano y
la innovación en sus procesos para facilitar el ahorro para la vejez, invalidez y
sobrevivencia.
- Objetivos
En el plan estratégico vigente los objetivos estratégicos se presentan agrupados en
perspectivas que denotan aspectos clave a trabajar para ejecutar la estrategia
institucional. Las perspectivas definidas para representar la estrategia vigente son:
1. Usuario
18
● Incrementar en los usuarios el nivel de recordación de la marca

“Colpensiones” como sinónimo de confianza para depositar los
aportes y ahorros para la protección hoy y mañana
● Fortalecer la implementación de la política pública de protección
a la vejez, a través de la administración efectiva del RPM y
servicios sociales complementarios
● Incrementar la cobertura y el ahorro en los BEPS
2. Financiera
● Asegurar la sostenibilidad financiera de la Administradora.
● Optimizar la gestión financiera del RPM y BEPS
3. Procesos
● Promover la transformación digital en la gestión institucional
para hacer más eficientes los procesos, trámites y servicios.
● Implementar mejores prácticas de gestión, con enfoque en
procesos y riesgos para responder a los cambios en el entorno
y a las expectativas de las partes interesadas.
4. Gestión de Conocimiento y Talento Humano
● Transformar la cultura organizacional hacia un enfoque de
servicio, innovación y creatividad
● Ser reconocida como una de las mejores empresas para
trabajar.
- Principios
Empresa industrial y comercial del Estado, organizada como entidad financiera de
carácter especial, vinculada al Ministerio de Trabajo. Adopta un nuevo modelo de
operación que mejora la efectividad en el servicio al ciudadano, sus procesos de
evaluación y control de la gestión y dar respuesta oportuna a las solicitudes o
trámites de los ciudadanos.
- Valores
En Colpensiones, los valores se manifiestan en una forma de ser:
“Como personas, y como empresa, somos íntegros y nos debemos a nuestra
palabra y compromiso”, por ende, los valores corporativos son:
● Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades
asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención,
prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los
recursos del Estado.
● Transparencia: Soy claro y actúo con sinceridad, generando
confianza en los demás y sin nada que ocultar.
● Justicia: Actúo con imparcialidad, garantizando los derechos de las
personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.
19
● Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las

personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su
procedencia, títulos o cualquier otra condición.
● Honestidad: Actuar siempre con fundamento en la verdad,
cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre
favoreciendo el interés general.
● Integridad: Soy coherente y actúo con rectitud, me debo a mi palabra
y compromiso como persona y como colaborador de la Entidad.
● Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como
servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y
resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en
mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.
- Políticas
Colpensiones está comprometida con la administración eficaz, eficiente y efectiva de
los aportes, ahorros de los ciudadanos en el régimen de prima media y servicios
sociales complementarios para su protección hoy y mañana, ante los riesgos de
invalidez, vejez y sobrevivencia, mediante la prestación de un servicio más
innovador, más oportuno, más cercano, más ágil y confiable para sus partes
interesadas, que asegure el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y de
la organización, a través de la potencialización y desarrollo del talento humano, la
transformación digital en sus procesos y la gestión de los riesgos a nivel estratégico,
táctico y operativo, enmarcado en el mejoramiento de su modelo de gestión.
- Cadena de Valor
La cadena de valor de Colpensiones es el modelo gráfico que describe la ejecución
articulada y complementaria de las actividades que generan valor a los clientes,
usuarios y partes interesadas de la empresa.
Está conformada por los macroprocesos estratégicos, misionales, de apoyo y de

control y evaluación, que reúnen el conjunto de procesos generadores de resultado
a nivel institucional, orientados al cumplimiento de las funciones constitucionales y
legales de la misión y de la visión de la empresa
- Diagrama de la estructura del plan estratégico

20
Visión Misión Principios Objetivos Políticas y

Valores
Sede Este sistema de Este sistema de Está relacionado Está relacionado Está relacionado
Electrónica información está información está con el principio de con los servicios de con las políticas
relacionado con la relacionado con la mejorar la los procesos ya ya que promueve
visión ya que ayuda a visión ya que ayuda a actividad en el que el sistema la administración
los usuarios a realizar los usuarios a realizar servicio al promueve la eficaz, eficiente y
sus trámites de una sus trámites de una ciudadano y dar transformación efectiva de los
manera ágil y rápida manera ágil y rápida respuesta digital en la gestión aportes
oportuna a las institucional para
solicitudes o hacer más
trámites de los eficientes los
ciudadanos procesos, trámites
y servicios
Transparencia y Este sistema de Está relacionado con Está relacionado Está relacionado Este sistema de
Acceso a la información está la misión ya que con el principio de en los objetivos información está
información relacionado con la permite a los usuarios llevar un control de financieros ya que relacionado con
calidad en la atención saber cómo está la la gestión ayuda a la empresa la honestidad ya
pública al ciudadano compañía documental y a los usuarios que muestra toda
actualmente para así saber cómo está la información de
generar confianza a financieramente la la empresa a
los usuarios. compañía y ver en nivel económico
que se ha gastado
el dinero
Trámites Este sistema está Este sistema de Está relacionado Está relacionado Esta relacionado
relacionado con la información está con el principio de con los servicios de con la politica en
visión ya que permite relacionado con la mejorar la los procesos ya la prestación de
a los usuarios ver visión ya que ayuda a actividad en el que el sistema un servicio más
cómo realizar un los usuarios a realizar servicio al promueve la innovador, más
21
tramite y asi el usuario sus trámites de una ciudadano y dar transformación oportuno, más
puede realizar el manera ágil y rápida respuesta digital en la gestión cercano, más ágil
trámite de una forma oportuna a las institucional para y confiable para
fácil y ágil solicitudes o hacer más sus partes
trámites de los eficientes los interesadas
ciudadanos procesos, trámites
y servicios
Portal Web Está relacionado con Este sistema de Está relacionado Está relacionado Está relacionado
Aportante la visión ya que información está con el principio de con los servicios de con las políticas
permite a los relacionado con la mejorar la los procesos ya ya que promueve
aportantes ver todos visión ya que ayuda a actividad en el que el sistema la administración
los aportes que ha los aportantes a servicio al promueve la eficaz, eficiente y
realizado y realizar sus trámites ciudadano transformación efectiva de los
adicionalmente facilita de una manera ágil y digital en la gestión aportes
el ahorro de la rápida institucional para
pensión de los hacer más
usuarios eficientes los
procesos, trámites
y servicios
Trámites Este sistema está Este sistema de Está relacionado Está relacionado Está relacionado
Electrónicos relacionado con la información está con el principio de con los servicios de con las políticas
visión ya que permite relacionado con la mejorar la los procesos ya ya que promueve
a los usuarios ver visión ya que ayuda a actividad en el que el sistema la administración
cómo realizar un los usuarios a realizar servicio al promueve la eficaz, eficiente y
trámite por internet y sus trámites de una ciudadano y dar transformación efectiva de los
así reducir el tiempo manera ágil y rápida respuesta digital en la gestión aportes
que el usuario se oportuna a las institucional para
demoraria si realizara solicitudes o hacer más
el trámite en una trámites de los eficientes los
oficina ciudadanos procesos, trámites
y servicios
5. Posición Estratégica de la empresa con

respecto a los problemas de los sistemas de
información de la organización
5.1. Definiciones
Debilidades: Actividades de gerencia, mercadeo, finanzas,
producción, I+D que limitan o inhiben el éxito de una organización.
Oportunidades: Tendencias económicas, sociales, políticas,
tecnológicas y competitivas, así como hechos que podrían de forma
significativa beneficiar a una organización en el futuro.
Fortalezas: Actividades internas de una organización que se llevan a
cabo especialmente bien.
Amenazas: Tendencias económicas, sociales, políticas, tecnológicas y
competitivas, así como hechos que son potencialmente dañinos para
la posición competitiva presente o futura de la organización.
22
5.2. Problemas y estrategias:

5.2.1. Colpensiones no posee una facilidad para acceder a los
manuales de como usar sus sistemas de información, en el
caso del sistema de información la sede electrónica, los
manuales de como usar sus módulos son difíciles de encontrar,
aun siendo un sistema muy intuitivo, deberían estar a la mano
los pasos de como realizar ciertos trámites para usuarios que se
les sea más difícil el manejo de la tecnología o de las páginas
web en general. La solución para este problema es desarrollar
unos manuales para el público acerca de los sistemas de
información para que así las personas puedan saber cómo
utilizar los sistemas de información y así puedan realizar sus
trámites de una manera más fácil.
Principal fortaleza:
Talento humano calificado
Principal oportunidad:
Tecnología de vanguardia disponible al presupuesto
Principal debilidad:
Tiempos prolongados de atención
Principal amenaza:
Presencia de virus en el sistema que genere pérdidas de información.
Estrategias
FO: Gracias a que se cuenta con talento humano calificado y capaz de
entender y diseñar complejos sistemas, se puede hacer uso de
tecnología avanzada que supla las necesidades de la organización en
cada área y mejore los procesos existentes.
DO: Se busca aprovechar las oportunidades para revertir las

debilidades para ello sería efectivo aprovechar la tecnología para
generar una plataforma mucho más ágil para el usuario y así reducir
de gran manera los tiempos de espera del cliente para tener acceso a
la información.
FA: Como se cuenta con personal capacitado para el manejo digital de

los sistemas de información, se busca desarrollar módulos protegidos
que eviten la presencia de virus y hackers que quieran poner en riesgo
la amplia información contenida.
DA: La aplicación de nuevos módulos mejor desarrollados

conseguirían la reducción considerable en los tiempos de atención al
23
usuario, estas mejoras incluyen el mejor procesamiento de los datos y

la protección de los mismos para evitar demoras y riesgos por la
presencia de virus informáticos.
5.2.2. Otro problema tratado es la falta de un módulo de gestión

contable completo, donde se pueda obtener la información de
todos los registros contables de cada persona con la
organización, así como los movimientos efectuados a lo largo
del tiempo. A pesar de que es posible observar si se está a
salvo con la organización o el monto que debe ser cancelado ya
sea por valores obligatorios o de requerimientos, es necesario
el acceso a los registros contables de cada usuario. Se debería
crear un módulo en el cual los usuarios particulares como los
empleadores puedan observar cada uno de los movimientos
realizados con la organización para tener constancia de sus
actividades financieras y llevar un control sobre las mismas.
La capacidad financiera y de capital humano para la creación y mejora
de sus herramientas.
Avance tecnológico para propiciar la satisfacción de los usuarios
Incurrir en sobrecostos en relación a los beneficios logrados.
Principal amenaza:
Pérdida de clientes por no confiar en cómo la organización maneja sus
recursos
Estrategias
FO: Es posible aprovechar el creciente avance tecnológico con el uso
de diferentes recursos gracias a que se cuenta con capital humano
capaz de apropiar estas tecnologías y con el músculo financiero para
solventarlas.
DO: Aprovechando la oportunidad de que con el uso de tecnologías se

logra la satisfacción de los clientes, se evitará perder dinero pues la
lealtad conseguida con el cliente solventa los sobrecostos.
FA: Al hacer uso de herramientas mejoradas y cuyos objetivos son

cumplidos, se elimina la amenaza de pérdida de clientes pues estas
herramientas aumentan la confiabilidad en la organización
DA: Claramente se propone el uso adecuado de los recursos

haciéndolos más eficientes sin dejar de lado el correcto
24
funcionamiento de los recursos en pro de la confiabilidad del cliente en

la organización.
5.2.3. Problema: Colpensiones posee un módulo de realización de

trámites el cual no permite realizar todos los trámites que tiene
Colpensiones para sus usuarios. Esto conlleva a que sus sedes
de atención presencial presentan largas filas y demoras en la
atención a los usuarios, lo que a su vez produce disconformidad
a los usuarios.
El manejo interno de los datos está muy bien construido e
implementado
La creciente digitalización y cantidad de avances tecnológicos que
avanzan a diario
Problemas de corrupción interna y malos manejos de recursos
Principal amenaza:
Deficiencia del sistema pensional colombiano, junto con la
inestabilidad política y económica del país
Estrategias
FO: El gran manejo interno de los datos que se tiene es una gran
ventaja para tomar la decisión de realizar una nueva implementación
de un módulo que use tecnologías de la mejor calidad y con gran
innovación
DO: Haciendo uso de tecnologías nuevas y la gran accesibilidad a las

mismas se puede buscar una monitorización de las personas que
trabajan en la empresa y así evitar todo tipo de problemas de
corrupción, además con el uso de modelos y simulaciones poder elegir
en el mejor destino de los recursos y así no malgastar los mismo
FA: Con el manejo de datos bien realizado que existe, permite que al
realizarse modificaciones en el sistema pensional, la adaptació este
nuevo sistema sea más rápida y la migración de datos y nuevas
condiciones que se den sean muchísimo menor el impacto generado
en todos los sistemas información internos y externos de la entidad
DA: Con la ayuda de soluciones tecnológicas se busca mejorar la

utilización de los recursos además de contribuir a una disminución y
una deseada desaparición de problemas de corrupción y
administración, además esto permitiría una mejor preparación para
una reforma pensional, lo que evitará problemas generales para la
empresa.
25
5.2.4. Problema: Colpensiones no posee un módulo digital para dar a

conocer los diferentes talleres que ofrecen a las entidades
externas también no posee un módulo para la solicitud de
talleres y gestión del material educativo para apoyar las
diferentes campañas que se realizan en entidades externas,
entonces para la solicitud de talleres y material educativo se
vuelve un proceso muy demorado debido a que es difícil la
comunicación entre Colpensiones y las entidades externas
Amplia variedad de talleres y campañas ofrecidas por Colpensiones
La creciente digitalización y cantidad de avances tecnológicos que
avanzan a diario
Altos tiempos de demora en la solicitud y realización de talleres y de
material educativo
Principal amenaza:
Pérdida de clientes debido a la competencia entre los otros fondos de
pensiones
Estrategias
FO: Gracias a que se cuenta con una amplia variedad de talleres y
campañas se puede hacer uso de dicha fortaleza para así poder crear
un módulo para ofertar dichos talleres y poder así atraer a más
usuarios
DO: Sería efectivo aprovechar la tecnología para generar una

plataforma mucho más ágil para el usuario y así reducir de gran
manera los tiempos de demora en la solicitud y realización de talleres
y de material educativo
FA: Debido a la amplia variedad de talleres y campañas que ofrece

Colpensiones se puede dar a conocer los servicios y ventajas que
presta Colpensiones en comparación con otros fondos de pensión y
así hacer que los clientes escojan Colpensiones por encima de otros
fondos de pensiones
DA: Al reducir los tiempos de demora en la solicitud y realización de

talleres y de material educativo podemos evitar que los clientes se
vayan a otros fondos de pensiones debido a la confianza que se
tendrá en Colpensiones
5.2.5. Colpensiones no posee una solución a clientes con problemas

de identificación relacionados a la registraduría.
26
Principal fortaleza: El intercambio de información de bases de datos

es muy efectivo y ágil.
Principal oportunidad: Fácil acceso a las herramientas informáticas
que permiten el intercambio de información.
Principal debilidad: No hay una conexión directa con trámites con
las diferentes entidades gubernamentales.
Principal amenaza: Corrupción en las bases de datos de las
organizaciones gubernamentales, por ende un recelo a su acceso.
Estrategias:
D1: El proceso de verificación de datos del usuario no cuenta
con una estructura determinada para las peticiones en caso de
tener problemas con el documento de identificación de un
nuevo contribuyente
O1:En la actualidad se cuenta con gran variedad de frameworks
y herramientas informáticas que facilitan en gran medida la
implementación de sistemas de software para el fácil acceso,
fácil intercambio y fácil manejo de información.
O2:Colpensiones cuenta con un músculo financiero que permite
la implementación de nuevas tecnologías dentro del margen
reglamentario ligado a sus objetivos.
F1:La actualización, mantenimiento, perfeccionamiento y gestión
general de las herramientas web es más que excelente, con total
conocimiento de sus alcances.
F2: el correcto aprovechamiento de la herramienta visual que
representa la página web, pues permite identificar de manera intuitiva
los distintos procesos que se pueden, se ésta y se llevaron a cabo por
parte de los usuarios.
A1: La dificultad para dar respuesta a peticiones que estén ligadas a
temas legales netamente tratados por las ramas legales
gubernamentales.
5.2.6.
5.3. Matriz DOFA
Estrategias DOFA Oportunidades Amenazas
O1 Tecnología de vanguardia A1 Presencia de virus en

robusta, confiable, amigable el sistema que genere
27
y disponible al presupuesto pérdidas de

información.
O2 La creciente digitalización y A2 Pérdida de clientes por

cantidad de avances inconformidades
tecnológicos que avanzan a
diario
O3 Fácil Acceso a la A3 Alta competencia entre

información de procesos y los fondos de pensión
resultados al ser digitales y
de fácil acceso
O4 A4 Gran espera en
desembolsos de
presupuestos
O5 A5 Deficiencia del sistema

pensional colombiano
Fortalezas FO FA
F1 Capital humano F1- Gracias a que se cuenta Como se cuenta con

altamente competitivo y O1 con talento humano personal capacitado
capacitado calificado y capaz de para el manejo digital
entender y diseñar de los sistemas de
complejos sistemas, se información, se busca
puede hacer uso de desarrollar módulos
tecnología avanzada que protegidos que eviten
supla las necesidades de la la presencia de virus y
organización en cada área y hackers que quieran
mejore los procesos poner en riesgo la
existentes. amplia información
contenida.
F2 Amplia variedad de F3- El gran manejo interno de F2-

talleres y campañas O2 los datos que se tiene es A3 Debido a la amplia
ofrecidas por una gran ventaja para tomar variedad de talleres y
Colpensiones. la decisión de realizar una campañas que ofrece
nueva implementación de Colpensiones se
un módulo que use puede dar a conocer
tecnologías de la mejor los servicios y ventajas
calidad y con gran que presta
innovación Colpensiones en
comparación con otros
fondos de pensión y
así hacer que los
clientes escojan
Colpensiones por
encima de otros fondos
de pensiones
28
F3 El manejo interno de F2- Gracias a que se cuenta F3- Con el manejo de

los datos está muy bien O1 con una amplia variedad de A5 datos bien realizado
construido e talleres y campañas se que existe, permite que
implementado puede hacer uso de dicha al realizarse
fortaleza para así poder modificaciones en el
crear un módulo para ofertar sistema pensional, la
dichos talleres y poder así adaptació este nuevo
atraer a más usuarios sistema sea más
rápida y la migración
de datos y nuevas
condiciones que se
den sean muchísimo
menor el impacto
generado en todos los
sistemas información
internos y externos de
la entidad
F4 Estandarización de los F4- La estandarización permite F4-

procesos O3 incluso disminuir los costos A4
de operación al hacerlos
más eficientes
Debilidades DO DA
D1 Problemas de D1 Haciendo uso de D1- La aplicación de

corrupción interna y -O2 tecnologías nuevas y la A2 nuevos módulos mejor
malos manejos de gran accesibilidad a las desarrollados
recursos mismas se puede buscar conseguirían la
una monitorización de las reducción considerable
personas que trabajan en la en los tiempos de
empresa y así evitar todo atención al usuario,
tipo de problemas de estas mejoras incluyen
corrupción, además con el el mejor procesamiento
uso de modelos y de los datos y la
simulaciones poder elegir protección de los
en el mejor destino de los mismos para evitar
recursos y así no malgastar demoras y riesgos por
los mismo la presencia de virus
informáticos.
D2 Altos tiempos de D2 Sería efectivo aprovechar la D1- Con la ayuda de

demora en la solicitud y -O1 tecnología para generar una A5 soluciones
realización de talleres y plataforma mucho más ágil tecnológicas se busca
de material educativo para el usuario y así reducir mejorar la utilización
de gran manera los tiempos de los recursos
de demora en la solicitud y además de contribuir a
realización de talleres y de una disminución y una
material educativo deseada desaparición
de problemas de
corrupción y
administración,
29
además esto permitiría

una mejor preparación
para una reforma
pensional, lo que
evitará problemas
generales para la
empresa.
D3 D1- Garantizar un
A5 presupuesto para la
tecnología de la
empresa hará que a la
vez que crecen las
bases de datos y se
crea nuevo software
pueda mantenerse un
excelente soporte y
mantenimiento,
evitando problemas
informáticos por falta
de recursos
económicos
D4 D2- Al reducir los tiempos

A3 de demora en la
solicitud y realización
de talleres y de
material educativo
podemos evitar que los
clientes se vayan a
otros fondos de
pensiones debido a la
confianza que se
tendrá en
Colpensiones
6. Formular las estrategias.

6.1. Nombre de la estrategia:
Desarrollo de Módulo de trámites complementario
Objetivos:
● Contratar un empresa de software que cumpla los estándares y
certificaciones de alta calidad en software para que realice el
desarrollo e integración del Módulo de trámites complementario
30
● Aumentar la cantidad de usuarios en el portal web de trámites donde

se encontraran integrados el módulo ya desarrollado y el que se
pretende desarrollar, buscando disminuir la cantidad de usuarios en
las oficinas y mejorar la atención en dichos canales y los nuevos
canales que se dispongan
Problema asociado:
Colpensiones posee un módulo de realización de trámites el cual no permite
realizar todos los trámites que tiene Colpensiones para sus usuarios. Esto
conlleva a que sus sedes de atención presencial presentan largas filas y
demoras en la atención a los usuarios, lo que a su vez produce
disconformidad a los usuarios.
Factores Internos:
● Soporte y mantenimiento de los módulos
● Empleados requeridos para realizar las tareas manuales que requiera
el módulo
● Capacidad instalada en los servidores del portal web
Factores Externos:
● Cantidad de usuarios a satisfacer
● Acceso a internet en los clientes
Acciones estratégicas:
Se busca la contratación de una empresa dedicada al desarrollo de software
que cumpla los estándares de calidad establecidos por las normas ISO
27001, ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, para el desarrollo de un
módulo de trámites que pueda complementar el actual módulo y permitir a los
usuarios un 100% de disponibilidad de trámites web, lo que traducirá en más
facilidad a los usuarios y mejoras en la atención presencial para aquellos que
no deseen usar el portal web y quieran remitirse a las sedes de atención
presencial
Estrategias DOFA:
● F3-O2 El gran manejo interno de los datos que se tiene es una gran
ventaja para tomar la decisión de realizar una nueva implementación
de un módulo que use tecnologías de la mejor calidad y con gran
innovación
● F3-A5 Con el manejo de datos bien realizado que existe, permite que
al realizarse modificaciones en el sistema pensional, la adaptació este
nuevo sistema sea más rápida y la migración de datos y nuevas
condiciones que se den sean muchísimo menor el impacto generado
en todos los sistemas información internos y externos de la entidad
31
6.2. Nombre de la estrategia: Desarrollo de un módulo que dé solución a

los problemas relacionados con identificación de nuevos usuarios.
Objetivos:
● Implementar un sistema modular similar al usado para el registro y
seguimiento de usuarios, pero que se acople de mejor manera a las
necesidades de algunos usuarios que presenten errores de
identificación ligados a la registraduría nacional.
● Facilitar el acceso y la conformidad de nuevos usuarios que presenten
este inveniente brindando una rápida solución y una fácil adaptación al
sistema de pensiones.
Problema asociado: Algunos usuarios se ven afectados por problemas con

su identificación ante las bases de datos brindadas por el estado, debido a
temas de doble cedulación, suplantaciones
Factores Internos: Esta estrategia surge aprovechando la fortaleza

1(excelente gestión de los medios informáticos), y como respuesta a la
debilidad 1(problemas de usuarios)
Factores Externos: esta estrategia busca el aprovechamiento de las

oportunidades 1 y 2 (aprovechamiento informático y financiamiento) y tratar
de minimizar la amenaza 1 (dificultades con peticiones de vinculación).
Acciones estratégicas: Esta estrategia está relacionada con las acciones

estratégicas F1O2, F1A1, D1O1, D1A1.
6.3. Nombre de la estrategia: Desarrollo de un módulo que complementa

las funciones realizadas por el portal web del aportante
Objetivos:
● Mostrar los registros de pagos tanto para usuarios particulares como
para los empleadores.
● Mejorar la confiabilidad de los usuarios con el sistema y la entidad, de
manera que sepan los pagos realizados y su situación con la
organización.
Problema asociado: Los usuarios solo pueden ver si tienen alguna deuda o
pago pendiente pero no tienen la certeza de que se cobra lo correcto o se
hacen los mismos cobros de forma errónea.
32
Factores Internos: Esta estrategia surge haciendo uso de la fortaleza

1(personal capacitado), para aprovechar la oportunidad 1(uso de recursos
tecnológicos avanzados)
Factores Externos: Esta estrategia busca aprovechar la oportunidad 4(La

creciente digitalización y cantidad de avances tecnológicos) para evitar la
amenaza 2 (pérdida de clientes por baja confiabilidad).
Acciones estratégicas: Esta estrategia está relacionada con las acciones

estratégicas F1O1, O4A1, D1O1.
7. Definir proyectos
7.1
● Nombre del proyecto:
Desarrollo de un módulo del sistema de información documental de
Colpension para la gestión de manuales de usuario.
● Planteamiento del problema:
Colpensiones no posee una facilidad para acceder a los manuales de

como usar sus sistemas de información, en el caso del sistema de
información la sede electrónica, los manuales de como usar sus
módulos son difíciles de encontrar, aun siendo un sistema muy
intuitivo, deberían estar a la mano los pasos de como realizar ciertos
trámites para usuarios que se les sea más difícil el manejo de la
tecnología o de las páginas web en general. Actualmente se
encuentran algunos links con manuales pero la mayoría de ellos están
desactualizados o con links rotos. Se desearía que existiera una
herramienta de manuales la cual permita una interacción directa con
cada uno de los sistemas de información, esto en el fin de que el
usuario tenga una mejor experiencia con los servicios que se
proporcionan.
● Objetivo general:
Desarrollar un módulo que permita la gestión de manuales de usuario
para así complementar el sistema de información documental de
Colpensiones
● Objetivos específicos:
- Conocer las debilidades y fortalezas de la gestión de manuales
actual de Colpensiones.
33
- Confirmar la satisfacción de los usuarios frente a las facilidades

de acceso a manuales.
- Identificar el ordenamiento de cada paso para la utilización de
cada sistema de información.
● Estrategia asociada:
Se busca aprovechar las oportunidades para revertir las debilidades
para ello sería efectivo aprovechar la tecnología para generar una
plataforma mucho más ágil para el usuario y así reducir de gran
manera los tiempos de espera del cliente para tener acceso a la
información.
● Factores internos y externos asociados:

Se asocia a aplicación de nuevos módulos mejor desarrollados ya que
estos conseguirían la reducción considerable en los tiempos en que el
usuario puede desarrollar cada actividad dentro de la web, estas
mejoras incluyen el mejor procesamiento de los datos y la protección
de los mismos para evitar demoras y riesgos por la presencia de virus
informáticos.
7.2
● Nombre del proyecto: Módulo Complementario de atención de
trámites de Colpensiones
Colpensiones es una entidad de servicios pensionales que presta
muchísimos trámites a sus usuarios, estos trámites se pueden realizar
de manera presencial en oficinas de la entidad y algunos de ellos en el
actual modelo de trámites de colpensiones en su página web. Dado
que los trámites disponibles en el módulo web son aproximadamente
el 40%, aún existe una gran cantidad de trámites que no se pueden
realizar de manera remota, lo que lleva a grandes filas, retrasos y
demoras en la atención y solución de dichos trámites en las oficinas de
la entidad.
Se busca desarrollar un nuevo módulo de trámites especializados, el
cual pueda juntarse con el módulo existente y ofrecer a los usuario la
totalidad de trámites que ofrece Colpensiones, todo en un solo lugar
sin necesidad de moverse a las oficinas y disponible para todos los
usuarios
- Aumentar la capacidad de los servidores de Colpensiones para
una mayor cantidad de usuarios
34
- Desarrollo de servicios que permitan en consumo de los

microservicios facilitados por las empresas que se necesitan en
la realización de trámites
- Ajustar complementación entre el módulo antiguo y el nuevo
- Reajuste de personal en las áreas de soporte a los módulos
● Estrategia asociada:
Desarrollo de Módulo de trámites complementario,
- Soporte y mantenimiento de los módulos
- Empleados requeridos para realizar las tareas manuales que
requiera el módulo
- Capacidad instalada en los servidores del portal web
- Cantidad de usuarios a satisfacer
- Acceso a internet en los clientes
7.3
● Nombre del proyecto: Módulo de talleres y campañas
Colpensiones no posee un módulo digital para dar a conocer los
diferentes talleres que ofrecen a las entidades externas también no
posee un módulo para la solicitud de talleres y gestión del material
educativo para apoyar las diferentes campañas que se realizan en
entidades externas, entonces para la solicitud de talleres y material
educativo se vuelve un proceso muy demorado debido a que es difícil
la comunicación entre Colpensiones y las entidades externas
Desarrollar un módulo que permita realizar todo el proceso de solicitud
de talleres, donde se puede observar los talleres que está ofreciendo
colpensiones y poder realizar la solicitud de los talleres y el material
educativo
○ Visualización de los talleres y campañas que realiza
colpensiones.
○ Creación de solicitud en donde entidades externas puedan
solicitar talleres para realizar en Colpensiones
○ Creación de solicitud en donde entidades externas puedan pedir
material educativo en Colpensiones
● Estrategia asociada: Desarrollo de un módulo para talleres y
campañas de Colpensiones
7.4
35
● Nombre del proyecto: Desarrollo de módulo complementario al portal

web del aportante
El portal web del aportante da a conocer poca información contable
generando incertidumbre sobre el registro de todos los movimientos
realizados en la entidad
● Objetivo general: Desarrollar un módulo que permita obtener la
información de todos los registros contables de cada persona con la
organización, así como los movimientos efectuados a lo largo del
tiempo.
- Acceso a los registros contables de cada usuario.
- Generación de constancias de pago y paz y salvos con la
organización.
- Generar satisfacción en el cliente al poder tener a la mano los
movimientos de su dinero.
-
● Estrategia asociada: Desarrollo de un módulo complementario que
mejore los servicios ofrecidos por el portal web del aportante (PWA)
Está asociado al uso de fortalezas para aprovechar oportunidades
(FO). Dado a la presencia de desarrolladores web altamente
competitivos y a la capacidad monetaria de la organización, se
aprovecha la oportunidad de mejora de los módulos instaurados hoy
en día con el fin de hacerlos más eficaces en el cumplimiento de sus
objetivos aumentando la satisfacción de los usuarios.
7.5
● Nombre del proyecto: Creación de un nuevo módulo que soporte los
procesos de vinculación de usuarios con problemas de identificación.
● Planteamiento del problema: Existen usuarios que no se pueden
vincular debido a problemas de identificación.
● Objetivo general: Desarrollar un módulo de sistema de información

que se ajuste de la mejor manera a la vinculación de los usuarios.
- Aumentar la eficiencia y la calidad en la captación de usuarios y
su satisfacción con la plataforma
- Facilitar a los usuarios su vinculación con la empresa ante
tediosas esperas y problemas con papeleo.
● Estrategia asociada: Desarrollo de un módulo que complementa la
vinculación de usuarios
36
● Factores internos y externos asociados: Está asociado a factores

internos (La actualización, mantenimiento, perfeccionamiento y gestión
general de las herramientas web es más que excelente, con total
conocimiento de sus alcances), y factores externos(aprovechamiento
de las herramientas informáticas actuales y el músculo financiero de la
empresa).
Matriz de proyectos para la decisión
Selección de proyectos: Utilizando una matriz de selección de proyectos, en

equipo con el ingeniero y un monitor de la oficina, se obtuvieron los
siguientes resultados:
1 2 3 4 5 6 Total
Alternativas
Duración Impacto Beneficios Costos Demanda Viabilidad
Hasta 20 Hasta 20 Hasta 20 Hasta 20 Hasta 10 Hasta 10 Hasta 100
Desarrollo de un 15 13 18 10 7 5 71
módulo del
sistema de
información
documental de
Colpension para la
gestión de
manuales de
usuario.
Módulo 18 16 18 9 8 7 76
Complementario
de atención de
trámites de
Colpensiones
Módulo de talleres 18 16 16 10 5 8 73
y campañas
Desarrollo de 15 17 16 12 6 6 72
módulo
complementario al
portal web del
aportante
Creación de un 12 10 15 9 6 10 62
nuevo módulo que
soporte los
37
procesos de
vinculación de
usuarios con
problemas de
identificación
Según los resultados obtenidos en la matriz de proyectos, el proyecto

seleccionado será: “Módulo Complementario de atención de trámites de
Colpensiones ”
8. Análisis proyecto creación módulo del sistema

de información.
8.1. Sistema de información y organización.
El proyecto Módulo Complementario de atención de trámites de
Colpensiones busca ir de la mano con la estrategia Desarrollo de
Módulo de trámites complementario la cual se describió anteriormente
y está asociada a las estrategias DOFA F3-O4 y F3-A5. Por otra parte,
se tiene una relación estrecha con la visión y misión, ya que se hace
referencia al punto de la calidad y efectividad de la atención a los
usuarios que tanto se recalca en la empresa, a su vez, hace parte de
uno de los valores fundamentales de la compañía, asimismo que se
une a uno de los objetivos estratégicos por la innovación y uso de
tecnología de vanguardia
8.2. Definir el problema

Situación actual: Existencia de un módulo de trámites que no permite
realizar todos los trámites que tiene Colpensiones.
Situación deseada: Se desea tener un mayor soporte virtual para
aumentar la cantidad de trámites que se atienden de manera remota.
Pero nos encontramos que se necesitan el consumo de servicios de
otras entidades en algunos casos, y en otros casos el manejo de
información que no se tiene acceso desde el actual módulo de
trámites.
38
8.3. Identificar causas.

- La falta de digitalización de muchos de los trámites que ofrece
Colpensiones, genera que los usuarios deban dirigirse a las sedes de
atención y realizarlos de manera presencial, esto genera que en las
sedes presenciales se presenten grandes aglomeraciones y filas lo
que provoca un servicio deficiente y lento.
-
8.4. Especificar la solución

Objetivo general:
Desarrollar un nuevo módulo de trámites especializados, el cual
pueda juntarse con el módulo existente y ofrecer a los usuario la
totalidad de trámites que ofrece Colpensiones, todo en un solo
lugar sin necesidad de moverse a las oficinas y disponible para
todos los usuarios
Objetivos específicos:
- Aumentar la capacidad de los servidores de Colpensiones para
una mayor cantidad de usuarios
- Desarrollo de servicios que permitan en consumo de los
microservicios facilitados por las empresas que se necesitan en
la realización de trámites
- Documentar y promover en los usuario el uso de los servicios
web para la realización de trámites
- Ajustar complementación entre el módulo antiguo y el nuevo
- Reajuste de personal en las áreas de soporte a los módulos
8.5. Identificar requerimientos de información
8.5.1 Requerimientos funcionales

- El sistema permitirá a los usuarios autorizados realizar sus
trámites correspondientes, todo esto de manera interactiva y
simple con el usuario.
- El sistema permitirá al personal de Colpensiones consultar los

trámites que han hecho los usuarios, así como los documentos
que haya subido el usuario para el trámite correspondiente.
- El sistema tendrá la capacidad de interactuar con servicios

externos de otras entidades en los casos que se requieran
39
dichas interacciones, poniendo a disposición de los usuarios

todo en un solo lugar.
- El sistema permitirá a los usuarios cambios, actualización,

aprobaciones de trámites junto a su correspondiente
cronograma.
8.5.2 Requerimientos no funcionales

- El sistema debe soportar una gran cantidad de peticiones y
solicitudes de una gran cantidad de usuarios al mismo tiempo
sin afectar el rendimiento o los tiempos de carga del sistema.
- El sistema debe soportar la subida y guardado de los

documentos que los usuarios realicen para la realización de un
trámite.
- El sistema debe estar soportado por bases de datos bien

diseñadas las cuales soportan gran cantidad de peticiones
simultáneas sin ver afectada la integridad de la información
- El sistema debe estar complementado por un sistema de

seguridad, previniendo phishing, denegación del servicio, o
spoofing por medio del uso de IPv6, IPSec, P2P
8.6. Describir y modelar los procesos usando bizagi.
Enunciado del proceso
El proceso se inicia cuando cualquier usuario desea realizar un trámite. Este

trámite es realizado por el módulo antiguo en caso de que esté presente en
dicho módulo, en caso contrario se realiza en el nuevo módulo. Si se realiza
en el nuevo módulo puede requerir de la realización de un supervisor, la
revisión y aprobación por parte de un supervisor y/o el consumo de un
servicio externo. Por último, cada una de las tareas realizadas Dará un
resultado y será enviado a la siguiente, en caso de ser el último, se mostrará
el resultado al usuario
Proceso:
Realización de trámite
Actores:
40
● Usuario: Actor que inicia el proceso, al solicitar la realización de un

trámite
● Supervisor: Actor encargado de revisar, aprobar o rechazar y
desarrollar manualmente los trámites que requieran sus funciones
● Servicios Externos: Actor no Humano que se encarga de dar
respuesta a las solicitudes que requieren de datos de otras entidades
externas a Colpensiones
9. Diseño y creación módulo del sistema de

información.
9.1. Descripción general del módulo.
9.2. Roles del módulo
9.3. Requerimientos
9.3.1. Desarrollo de trámite
Primera aproximación
41
9.3.1.1. Instrumentos de captura.

9.3.1.2. Roles.
9.3.1.3. Flujo de datos básico
9.3.1.4. Casos de excepción
9.3.1.5. Precondiciones para el proceso.
9.3.1.6. Postcondiciones.
9.3.1.7. Reglas del negocio
9.3.1.8. Mockups
9.3.1.9. Servicios de interoperabilidad
Segunda aproximación
9.3.1.10. Salida.
9.3.1.11. Entrada.
9.3.1.12. Interfaz de usuario.
9.3.1.13. Diseño de bases de datos.
9.3.1.14. Procesamiento.
9.3.1.15. Sincronización de salidas.
9.3.1.16. Procedimientos manuales.
9.3.1.17. Controles.
9.3.1.18. Seguridad.
9.3.1.19. Documentación.
9.3.1.20. Conversión.
9.3.1.21. Cambios organizacionales.
9.3.1.22. Mockups
10. Programación. Un aspecto por cada integrante
de grupo.
10.1. Lenguaje de programación
Para el desarrollo del módulo se requiere un lenguaje de programación
robusto y que permite una gran cantidad de peticiones simultáneas.
Dadas las necesidades necesarias para el desarrollo del módulo, se
debe dividir el desarrollo en BackEnd, FrontEnd y Bases de datos.
Para el Frontend ya se especificará en el apartado de la Interfaz de
Usuario, respecto al Backend se hará uso de un lenguaje robusto en
peticiones REST y SOAP como Java, además para obtener el mayor
provecho del mismo, se hará uso del framework Spring.
10.2. IDE:
Para el entorno de desarrollo se usa visual studio code, esto gracias a
la gran variedad de herramientas que brinda, y su gran funcionalidad y
42
rapidez de compilación, además este IDE, no solo nos permite

desarrollar la parte de los servicios(Backend), sino que también
podremos realizar el desarrollo en paralelo del frontend, lo que es una
gran ventaja respecto al desarrollo
10.3. Motor de bases de datos

Respecto a las bases de datos que se usarán, la mayoría de ellas ya
se encuentra en uso, y están diseñadas en Microsoft SQL Server y
Oracle. Colpensiones ha decidido elegir estos motores de bases de
datos por su gran rendimiento en grandes volúmenes de datos y por
ser motores de bases de datos relacionales que para el manejo de los
tipos de datos que usa Colpensiones es el mejor tipo de Base de
Datos que se puede utilizar.
10.4. Sistema operativo

Este apartado está muy dividido, ya que Colpensiones usa tanto
Windows como Distribuciones de Linux especializadas en los
servidores. En general se ha visto que los servidores de alto
rendimiento y alta demanda son instalados en servidores que utilizan
Linux como Sistema operativo. Por otra parte, para el manejo interno
de la parte manual se utiliza Windows ya que es más amigable con el
usuario promedio
10.5. Interface de usuario

Para la parte visual con el usuario final se usará JavaScript, HTML y
CSS, en este apartado se hará uso de un framework para más
facilidad de integración de estos 3 lenguajes, el framework a usar será
Angular en su última versión estable, este Framework se eligió por su
gran estabilidad y excelente desempeño.
11. Pruebas.
Con el fin de comprobar la integración del sistema de información
globalmente, se verifica el funcionamiento correcto de las interfaces entre los
distintos subsistemas o módulos que lo componen y con los otros que se
comunica, también se prueba el desarrollo en su conjunto determinando si las
especificaciones funcionales y técnicas se cumplen.
43
Luego de realizar una comprobación de los componentes individuales para

integrarlos en un solo conjunto, definimos algunas de las siguientes pruebas
dependiendo del objetivo buscado:
● Pruebas de rendimiento. En este tipo de prueba se busca comprobar que

los tiempos de respuesta están dentro de los intervalos establecidos en las
especificaciones del sistema dependiendo el trámite que se realice.
● Pruebas funcionales Su objetivo es asegurar que el sistema de información
realiza correctamente todas las funciones que se desean o se han detallado
en las especificaciones dadas por el usuario del sistema.
● Pruebas de comunicación. Esta importante prueba determina que las
interfaces entre los componentes del módulo funcionan adecuadamente,
tanto a través de dispositivos remotos, como locales. Asimismo, se han de
probar las interfaces y la interacción del usuario con la herramienta.
● Pruebas de operación. En esta se busca comprobar la correcta
implementación de los procedimientos de operación y funcionamiento del
módulo, incluyendo la planificación y control de trámites, arranque y
rearranque del sistema, entre otros.
● Prueba de aceptación. Es la mejor aproximación para la producción del
sistema. Se trata de poner a disposición del usuario el nuevo desarrollo para
que interactúen con él y realicen sus respectivos trámites, calificando y
comprobando su satisfacción con el mismo y la forma en que es recibido los
complementos al módulo.
● Prueba de seguridad: Se enfoca en garantizar el correcto acceso y
funcionalidad de la información, estas pruebas son realizadas a todos los
usuarios del sistema y con ello verificar las funciones que requiere cada uno
de ellos.
12. Conversión.
- El módulo complementario de atención de trámites de Colpensiones

requiere de transferencia de archivos, por tanto si requiere de
documentación necesaria para la continuación de los procesos que el
usuario requiera. Por tanto es necesario realizar las pruebas
necesarias pues se parte de que el usuario no conoce el proceso
previamente y podría no ejecutarlo de una vez de forma correcta,
además que un aplicativo de prueba que requiere de más recursos y la
complejidad del programa puede necesitarlo.
44
- Una vez finalizado el trámite, el aplicativo genera un archivo con la

información registrada durante el proceso y la validación del proceso el
cual se le manda al correo electrónico o se puede descargar en
archivo PDF.
- Para hacer el cambio donde pasamos del sistema actual al aplicativo

nuevo o con mayor nivel de características, se propone usar la
estrategia en paralelo de forma que ambos módulos están disponibles
para operar conjuntamente. Aunque tiene cierta complejidad por
operar dos sistemas al mismo tiempo, se dan las directrices para que
los usuarios tengan que dirigirse al nuevo módulo para completar sus
trámites y solicitudes. De esta forma, la idea sería que al cabo de poco
tiempo ya todos los usuarios hagan uso únicamente del nuevo
desarrollo.
- Para la documentación se tiene pensado crear un manual de usuario
en el que se explique qué trámites se pueden realizar en el nuevo
sistema y cómo realizar la solicitud de un trámite en específico esto
con el objetivo de que los usuarios se adapten fácilmente al sistema.
- Se planea realizar un análisis piloto del funcionamiento del software,
mediante el cual se busca la estabilidad del funcionamiento del
software.
13. Producción y mantenimiento.
- Se desarrollará una auto-evaluación del estado actual de seguridad de

la información al interior de la entidad (diagnóstico), además aplica y
apropia la política de seguridad de la información, se tienen definido
roles y responsabilidades en materia de seguridad de la información,
ha implementado procedimientos y políticas de gestión de seguridad
de la información, así como la inclusión de la seguridad de la
información.
- Se tiene definido e implementado un esquema de soporte a los

sistemas de información incluyendo si estos son mantenidos por
terceros. Se tienen establecidos criterios de aceptación y Acuerdos de
Nivel de Servicio (ANS) cuando se tenga contratado con terceros el
mantenimiento de los sistemas de información, y se tiene un
procedimiento para el mantenimiento preventivo de los sistemas de
45
información.
- A lo largo del desarrollo se define y ejecuta su plan de mantenimiento

preventivo y evolutivo sobre los Servicios Tecnológicos de la
institución y se aplica un esquema de gobierno de los sistemas de
información durante el ciclo de vida, que incluye planeación, diseño,
desarrollo, pruebas, puesta en producción y mantenimiento.
- Para plantear el correcto desarrollo del proyecto se realizó el diseño de
un cronograma, teniendo como objetivo ser una guía del desarrollo del
proyecto (ANEXO 1).
- Como se conoce una vez está implementado el nuevo desarrollo, se
impone la fase de mantenimiento continuo en la cual se monitorea y
prevé el correcto funcionamiento de la herramienta durante el tiempo.
Es de gran importancia hacer uso de estrategias de mantenimiento
donde según los acuerdos de aceptación se reduzcan a un mínimo los
costos pues mantener en perfectas condiciones la vida de los sistemas
es una tarea costosa.
14. Conclusiones.
14.1. Gracias a la investigación de la descripción de la empresa fue posible
conocer más a fondo la empresa en la cual estamos realizando el
presente taller, lo que nos permitió adentrarnos más en su estructura y
forma de operación para poder realizar este taller
14.2. Por otra parte, conocer los sistemas de información que actualmente
tiene Colpensiones, es un punto importante que nos sirve para poder
conocer qué es lo que hay y poder determinar qué problemas existen o
que cosas faltan y necesitan ser adoptadas, sirviendo como sólida
base para la detección, análisis y propuesta de estrategias y
soluciones
14.3. La identificación de los problemas de la entidad respecto a sus

sistemas de información así como los problemas externos a estos nos
da una vista más clara de que es lo que necesita la empresa, el modo
en que podemos aportar a estos problemas y las soluciones posibles
que se puedan dar, además podemos darnos cuenta de los fallos en
todos los sentidos y servir como enseñanza para evitarlos en los
nuevos proyectos que se propongan.
46
14.4. Es óptimo el uso de las nuevas herramientas informáticas para la

corrección de fallas y faltas dentro de los servicios prestados y permitir
la obtención de los objetivos de la empresa.
14.5. El análisis de los datos de servicios actuales de la empresa permite la

visualización de la falta de un módulo informático, el cual facilita el uso
de la plataforma por parte de los usuarios, además de su integración
con los demás módulos.
14.6. Se puede concluir que el nuevo proyecto de Módulo Complementario

de atención de trámites de Colpensiones será un gran complemento a
los sistemas de información para los usuarios del sistema, ya que este
que facilitara la realización de trámites y la atención al usuario, como
por ejemplo los módulos de sede electrónica y los Trámites
Electrónicos facilitan la realización de los trámites, entro otros y a su
vez se observa que algunos trámites serán automatizados y esto hace
que el tiempo de un trámite para los usuarios sea más corto.
14.7. El proyecto de creación de un módulo permite la visualización de un

desarrollo por etapas efectuando el uso de herramientas que permiten
un escalado en la innovación laboral.
14.8. La implementación del nuevo módulo se basa en mejorar la calidad

del servicio prestado y la satisfacción de los usuarios con la empresa,
garantizando el uso de nuevas, buenas y óptimas tecnologías.
14.9. N/A
14.10. Como se pudo evidenciar en el numeral 10 es esencial que se defina

una estrategia para el desarrollo de cualquier proyecto tecnológico en
este caso de software, ya que será donde cobrará vida el proyecto y
donde el usuario tendrá un interacción directa con el módulo del
sistema de información.
14.11. Se establecieron los tipos de pruebas a usar para comprobar la

integración del nuevo desarrollo de forma global y determinar si las
especificaciones funcionales y técnicas operan correctamente. Se
eligieron la prueba de rendimiento, funcional, comunicación, operación,
aceptación y finalmente la de seguridad.
14.12. Para la conversión al nuevo módulo desarrollado, se tiene en cuenta la

transferencia de archivos que debe haber entre uno y otro, sugiriendo
47
la estrategia en paralelo para la confiable aceptación del usuario con el

nuevo módulo y evitando el detenimiento de las operaciones por
posibles fallos en la nueva herramienta.
14.13. Una vez completado el proceso de conversión, el sistema está en la

etapa de producción la cual se inicia con una etapa de autodiagnóstico
para verificar los temas de seguridad del nuevo desarrollo, se define
un sistema de soporte mediante criterios de aceptación y se determina
la estrategia de mantenimiento preventiva como la más adecuada para
asegurar el correcto funcionamiento del desarrollo. Se realiza un
cronograma para organizar la realización de las tareas en el tiempo.
15. Bibliografía.
Colpensiones. (2020, abril). En nuestra oficina virtual siempre serás el

primero en la fila. Colpensiones, ven por tu futuro ya.
http://www.saludcapital.gov.co/DASEG/Documents/Zona_Transaccional_digit
al.pdf
Colpensiones. (2021, abril). Programa de gestión documental (N.o 01).

https://www.colpensiones.gov.co/loader.php?
lServicio=Tools2&lTipo=descargas&lFuncion=descargar&idFile=11839
Dirección de Gobierno Digital. (2019, abril). PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL – PGD 2021 - 2024 (N.o 7). Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
https://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-81473_recurso_1.pdf
MinTic. (2016, agosto). Caracterización del subsector hardware Colombia (N.o

01). https://colombiatic.mintic.gov.co/679/articles-73978_recurso_1.pdf
Caracteristicas del orgware - Trabajos - karyluna. (n.d.). Retrieved Novembe,

2021, from
https://www.clubensayos.com/Tecnolog%C3%ADa/Caracteristicas-del-
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Colpensiones. (2018). Manual portal del empleador.

https://www.colpensiones.gov.co:8070/publicaciones/928/Manual
%20aportante%20v1.pdf
Colpensiones(2020). Procesos
48
https://www.colpensiones.gov.co/PubEspeciales2/rpm_procesos/
gestion_documental.pdf

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1

Inventario de los sistemas de información. 6

Principales problemas identificados. 14

Posición Estratégica de la empresa con respecto a los problemas de los sistemas de

Formular las estrategias. 31

Análisis proyecto creación módulo del sistema de información. 38

Diseño y creación módulo del sistema de información. 41

Programación. Un aspecto por cada integrante de grupo. 42

Nombre de la empresa: Administradora Colombiana de

Dirección: Carrera 10 No. 72 - 33 Torre B Piso 11 Bogotá D.C.

Página web: https://www.colpensiones.gov.co/

4. Gestión de Conocimiento y Talento Humano

2. Inventario de los sistemas de información.

- La generación de estados de cuenta con información detallada sobre las

Este módulo del sistema de información es de carácter electrónico y entre sus

Se considera como un sistema de información del tipo TPS (Sistema de

2.2. Trámites Electrónicos

procedimientos y servicios que requieran los usuarios a través de los trámites

- Certificación de afiliado: Permite la creación de un documento que

- Período Post, que corresponde a los ciclos de cotización de

- Pensión vejez tiempos privados: Obtener el reconocimiento a la

- Solicitud de notificación electrónica: Realiza la solicitud por parte

sede física pero con la comodidad de hacerlo en casa, además de descongestionar

- Consultas: En este apartado encontramos “Envía tu historia laboral a tu

- Simuladores: En este apartado podremos encontrar una serie de funciones

El módulo Trámites se encarga de brindar información específica y detallada de

2.5. Transparencia y Acceso a la información pública

El módulo de transparencia y acceso a la información pública es un sistema que

Esta sección nos da información acerca del registro de activos de

2.6. Gestión del talento humano

2.7. Gestión de la medicina laboral

2.8. Gestión Financiera

3. Principales problemas identificados.

ahora solo es posible observar si se está a salvo con la

3.1.3 Introducción: Colpensiones no posee una facilidad para

3.1.4 Problemas con verificación de datos

● Situación deseada: Sería ideal tener macros que faciliten estas

3.2. Que no son de los sistemas de información.

3.2.2. Introducción: Existe una pequeña falta de actualización que

3.2.3. Introducción: Los documentos cargados a los sistemas de

3.2.4. Problema con verificación de datos.

¿De qué manera se puede sistematizar la actualización de

● Incrementar en los usuarios el nivel de recordación de la marca

● Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las

Está conformada por los macroprocesos estratégicos, misionales, de apoyo y de

- Diagrama de la estructura del plan estratégico

Visión Misión Principios Objetivos Políticas y

5. Posición Estratégica de la empresa con

5.2. Problemas y estrategias:

DO: Se busca aprovechar las oportunidades para revertir las

FA: Como se cuenta con personal capacitado para el manejo digital de

DA: La aplicación de nuevos módulos mejor desarrollados

usuario, estas mejoras incluyen el mejor procesamiento de los datos y

5.2.2. Otro problema tratado es la falta de un módulo de gestión

DO: Aprovechando la oportunidad de que con el uso de tecnologías se

FA: Al hacer uso de herramientas mejoradas y cuyos objetivos son

DA: Claramente se propone el uso adecuado de los recursos

funcionamiento de los recursos en pro de la confiabilidad del cliente en

5.2.3. Problema: Colpensiones posee un módulo de realización de

DO: Haciendo uso de tecnologías nuevas y la gran accesibilidad a las

DA: Con la ayuda de soluciones tecnológicas se busca mejorar la

5.2.4. Problema: Colpensiones no posee un módulo digital para dar a

DO: Sería efectivo aprovechar la tecnología para generar una