Procedimiento para el control de la Codigo P-DG-01

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Fecha emisión 26 de marzo 2020

1. OBJETIVO : Establecer una metodología para el manejo, control, revisión, aprobación,

actualización y distribución de los documentos del Sistema de Gestión (SG) de la
empresa, con el fin de garantizar su disponibilidad y la realización de las actividades
bajo las disposiciones vigentes.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno desde su
generación o ingreso hasta la distribución, y a los de origen externo que hacen parte del
SG de la empresa.

3. RESPONSABLES
Los responsables para garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente
procedimiento son: la Alta Dirección, Líderes de Proceso, Equipos de Trabajo de los
Procesos y la Administración del Sistema Integrado de Gestión.

b. La edición definitiva de la información documentada (documentos) es responsabilidad

del proceso de Gestión de la Calidad.

c. La modificación de la información documentada (documentos) debe ser

aprobada por el proceso (cargo) que aprobó el documento actualmente vigente.

d. La difusión apropiada de la información documentada (documentos) es

responsabilidad del coordinador de calidad.

e. La responsabilidad de tener copias de seguridad de los archivos magnéticos que

contienen la información documentada (documentos) es de Gestión de Calidad.

f. La responsabilidad de que la información documentada (documentos) esté protegida

adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o
pérdida de integridad), es del coordinador de calidad para el caso de los documentos
originales, y de los Líderes de los procesos para el caso de los documentos que se
encuentran en los puntos de uso.
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4. DEFINICIONES

● Acceso: Conjunto de medidas establecidas para consultar los registros de solamente a

las
personas autorizadas. Aplica para los registros diligenciados en papel y para los
registros
que se llevan en bases de datos.

● Almacenamiento
Especifica el quien, dónde y cómo se deben almacenar los registros de tal manera que
se garantice su integridad y protección. Está conformado por los siguientes atributos:

Lugar: Determina el sitio de almacenamiento de tal manera que se garantice la

conservación del registro y de la información Ej.: se pueden almacenar en archivador,
gaveta, en el disco duro entre otros.

Medio: Determinar el medio de almacenamiento dependiendo de cada caso: Ej.: En

papel, en archivo magnético, microficha, cintas, CD, entre otros.

● Clasificación: Acción de organizar los registros de acuerdo a un criterio definido.

Especifica la manera como se deben organizar u ordenar los registros para facilitar su
almacenamiento y posterior recuperación de una manera ágil, depende de cada caso.

Se puede tener en cuenta la manera de archivar por ej. Por carpeta, por orden
cronológico, por orden alfabético, por proveedor, por fecha, por tipo de
servicio/producto, etc.la documentación relacionada que se utiliza en el Proceso, las
referencias normativas que le afectan, así como las definiciones de la terminología
utilizada en la ficha y los riesgos identificados en el Proceso.

A la hora de redactar estas fichas hay que tener en cuenta que quede reflejado todo el
Proceso. Siempre que haya una modificación en el mismo, debe reflejarse en la ficha

● Documento
Información y el medio en el que está contenida.

● Documento Externo
 Documento que describe y regula actividades relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestión de la empresa , generados al exterior del Sistema Integrado de Gestión. Estos
documentos corresponden a Normas Obligatorias, Leyes, Decretos, Resoluciones,
Acuerdos, Manuales de Proveedores y demás, relacionados con los Procesos del
Sistema Integrado de Gestión. Los nombres utilizados en las publicaciones
originales de estos documentos se conservan en el Sistema Integrado de Gestión.

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● Documento Interno
Documento que describe el que hacer de los Procesos del Sistema Integrado de
Gestión nde la empresa ; son elaborados y generados al interior de la organización
con el fin de mejorar la funcionalidad de sus Procesos, dentro de ellos se contemplan
los manuales de calidad, los procedimientos, instructivos, protocolos, guías, fichas de
caracterización, formatos, planos.

● Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

● Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión
inicial( o cuando se anecesario).

● Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto

de vista del cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.

● Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

● Distribución: Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a

los interesados
para su aplicación.

● Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los

documentos. Pueden ser de forma o de fondo.

● Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o

contenido.

● Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y
responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.
 ● Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético
entregado a un tercero
con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO
CONTROLADA”,
sobre estas no hay responsabilidad de actualización.

● Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el

Sistema Integrado de Gestión.

● Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.

● Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es

recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde,
cuándo, por qué y cómo.

● Listado maestro de información documentadas Interna y Externas : relación

de la información documentada vigente, clasificada por procesos, publicada en la
intranet,

junto con la resolución reglamentaria o acta de comité que la aprueba y la relación de la

base legal aplicable.

 Documento eespecífico: Es aquel que hace referencia al quehacer cotidiano.

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 5. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

A. El usuario interesado en la elaboración de un documento nuevo o en la

modificación de un documento existente, elabora el formato F-GC-01 “Solicitud
de gestión de documentos” y lo envía a Gestión de Calidad para su edición
(creación o modificación). Esta debe realizarse en idioma Español. Para
garantizar el control de cambios, los cambios en los documentos quedarán
identificados en dicho formato.

B. Para garantizar la legibilidad de los documentos, debe haber claridad,

precisión y coherencia en su redacción. Los usuarios no deberán hacer
anotaciones ni enmendaduras sobre ellos para garantizar su preservación y
legibilidad. Para lograr que sean fácilmente identificables, los documentos
llevarán un código y un nombre, así:

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 C. Una vez elaborados los documentos por parte de gestión de calidad, debe
Enviarlos para aprobación de su idoneidad y adecuación, antes de ser
distribuidos. La distribución de los documentos sólo se inicia cuando estén
aprobados por las Personas autorizadas, según se indica en el capítulo 3
(Responsabilidades) del Presente documento.

D. El documento deberá ser actualizado en su versión tanto en el documento

Mismo como en el Listado Maestro de Documentos de Origen interno (F-GC-02).

Los originales de los documentos deberán imprimirse y firmarse por el cargo

queCorresponda, y guardarse como evidencia de su aprobación.

E. El medio de soporte de la información documentada será archivos electrónicos

(para los documentos originales que se encuentran en poder de Gestión de
Calidad) o papel (para aquellos documentos que se encuentran en Poder de los
usuarios).

F. El coordinador de Gestión de Calidad deberá distribuir los documentos

actualizados a los usuarios, para garantizar su disponibilidad y adecuación para
su uso, dónde y cuándo se necesiten. A partir de allí, los usuarios Serán
responsables que la información documentada esté protegida adecuadamente.
Como evidencia de la entrega, el usuario deberá firmar en el Formato F-GC-03
“Constancia de distribución documentada”, por correo eectrónico o por medio de
una lista de asistencia con los soportes de los documentos.
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 G. Gestión de Calidad deberá recoger los obsoletos y destruirlos para evitar su uso
no intencionado, guardando sólo el original del documento obsoleto Identificado
con un sello de “OBSOLETO” para conservar su historia.

H. No se deben imprimir ni fotocopiar información documentada (documentos

excepto formatos), ni copiar archivos de medios magnéticos, salvo bajo la
autorización de gestión calidad.

I. Los documentos (excepto los formatos) que están vigentes y en poder de

los usuarios llevan un sello indicando “COPIA CONTROLADA”. Los originales de
los documentos, que se conservan en el proceso de Gestión de calidad no
llevarán éste sello, para facilitar su fotocopiado en el momento en que se vayan
a distribuir.

J. El formato F-GC-04 “Listado maestro de documentos de origen externo” indica

cuáles de éstos documentos son los vigentes. Es responsabilidad del jefe de
proceso donde se utilicen, su control y actualización. Se mantendrá la
identificación con la cual vienen de la entidad emisora. Los documentos de
origen externo de carácter controlado, deberán estar identificados con un sello
de “COPIA CONTROLADA “

6. FORMATOS

 F-GC-01: Solicitud de Gestión de Información documentada (Documentos).

 F-GC-02: Listado Maestro de Información documentada (Documentos) de origen interno

 F-GC-03: Constancia de distribución de Información documentada (documentos)

 F-GC-04: Listado Maestro de Información documentada (documentos) de origen
Externo.
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Constancia de distribución documental
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Listado de maestro de documentos
origen externo
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Registros
1 OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para el control de la información documentada,

Evidencia de los resultados alcanzados (registros) por el SGC de la empresa .de manera tal
que se garantice su adecuada Identificación, acceso, protección, recuperación,
almacenamiento, preservación, Retención y disposición.

2. ALCANCE

Estas directrices se deben aplicar en el control de la información documentada (registros) que

permiten soportar el Sistema de Gestión de la entidad

3. DEFINICIONES

 Acceso al registro: Decisión concerniente al permiso solamente para consultar el

registro, o el permiso y la autoridad para consultarlo y modificarlo.

 Almacenamiento del registro: Definición del lugar en el cual se archiva temporal o

definitivamente un registro del SGC o SGSI.

 Archivo: Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una
institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

 . Archivo de gestión: Archivo establecido y organizado por cada uno de los órganos,
unidades orgánicas o unidades funcionales de la entidad, en él se administra, custodia y
conserva el acervo documentario de revisión o consulta frecuente de cada una de estas
áreas.

 Archivo Central: Archivo establecido y organizado por la Unidad de Asuntos

Administrativos, en él se administra, custodia y conserva el acervo documentario
transferido de los diversos archivos de gestión de la empresa

 Conservación de registros: Mantener la integridad física del medio de soporte y la

información de los re gistros del SGC y SGSI, a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración.
  Custodio del registro: Puesto responsable de la administración y protección de los
registros del SGC/SGSI que le son asignados; se encarga de su almacenamiento,
conservación, disposición y aplicación de los controles definidos en la Lista Maestra de
Registros. La designación del custodio es realizada por el Propietario del Registro, a
través de la Lista Maestra de Registros.

 Disposición de registros: Acción a tomar una vez que el registro ha superado su

tiempo de retención

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas y resultados alcanzados.

4. RESPONSABILIDADES

Los responsables de la difusión, entendimiento, implementación, mantenimiento y

Mejoramiento de éste procedimiento son el Coordinador de Calidad y los
Coordinadores de los procesos.

5. CONDICIONES BÁSICAS

5.1. Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los
requisitos, así como de laOperación eficaz del SGC/SGSI bajo las normas ISO 9001:2015 e
ISO/IEC 27001:2013 respectivamente, deben Controlarse. Estos registros serán establecidos
por el Dueño del proceso con la asistencia técnica de un Especialista de la URCN,( Unidad de
Racionalización) de ser necesaria.

5.2. La Lista Maestra de Registros, es el documento en el cual se establecen los controles para
cada registro, tales como: su identificación, clasificación, almacenamiento, protección, tiempo
de retención y disposición.

5.3. Los registros pueden encontrarse o estar soportados en papel, de manera electrónica
(discos duros, diisquetes, CD, DVD, etc.) u otro medio (aquellos que no pueden ser incluidos en
las categorías anteriores, tales como videocintas, rollos fotográficos, cintas de audio, etc.).

5.4. Los registros deben permanecer legibles, en idioma español, fácilmente identificables y
recuperables para su Uso, dónde y cuándo se necesiten.

5.5. No debe borrarse, bajo ninguna circunstancia, la información registrada originalmente en

un registro; las correcciones a la información plasmada en los registros físicos, deben
realizarse trazando una línea sobre la información a corregir, garantizando que ésta quede
legible, para luego consignar la nueva información al margen de la información original, en el
caso de registros electrónicos se colocará un comentario sobre la información modificada.

En ambos casos se precisará la justificación de la corrección efectuada ya sea en la Parte

posterior del registro (cuando sea físico) o en el comentario añadido (cuando sea electrónico).

5.6. Todas las correcciones a los registros físicos deben ser revisadas y firmadas por el
Custodio del registro.

5.7. Los registros manuscritos, solo deben hacerse utilizando lapicero (no lápiz).

5.8. Los campos de los formatos que resulten no aplicables al momento de generar los
registros, deben ser Invalidados consignando el texto “No aplica” o “N/A”.

6 CONDICIONES ESPECÍFICAS

6.1 Cada registro del SGC/SGSI debe tener una identificación única, siendo estos de tres (3)
tipos: los que provienen de un formato establecido para el SGC/SGSI, los libres de formato (sin
una estandarización) y los Externos (que provienen de otras entidades).

6.2. En el caso de formatos, estos se identifican por su nombre y el código del formato
respectivo, definido de Acuerdo con el Procedimiento para el Control de los Documentos
Internos. El resto de los registros, se Identifican únicamente por su nombre.

Nota 1: Los correos electrónicos considerados como registros del SGC/SGSI se identifican a
través del nombre que se encuentra en el campo “Asunto”.

Nota 2: Eventualmente, para efecto de apoyo, se podrán conservar, manejar o administrar

formatos u otro tipo de documentos impresos
O en medios electrónicos que no estén controlados en el SGC o SGSI, siempre que los mismos
no estén relacionados con el cumplimiento de requisitos o la operación eficaz de dichos
sistemas.

6.3. Los registros físicos se almacenan en archivadores o cualquier otro elemento contenedor
que garantice su conservación, y forman parte del Archivo de gestión del área que gestiona el
proceso asociado al registro.

6.4. Los registros electrónicos deben almacenarse en la carpeta del SGC (SGC_ISO_9001)
según corresponda, ubicadas en servidores administrados por la oficina tecnológica de la
información , oficina responsable de realizar los respaldos (backup) correspondientes.
Nota: Los correos electrónicos considerados como registros del SGC/SGSI deben almacenarse
en formato de mensaje de Outlook (MSG)En las carpetas indicadas anteriormente.
6.5. Los criterios de ordenamiento para asegurar la recuperación inmediata de los registros
almacenados son los siguientes:

a) Alfabéticamente
b) Numéricamente
c) Alfanuméricamente
d) Cronológicamente

6.6 . Los registros deben estar protegidos adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). En el caso de los registros físicos,
estos se deben proteger a fin de asegurar que se mantengan legibles e identificables, y
recuperables, por lo que estos deben ser almacenados en lugares apropiados y seguros a fin
de evitar su deterioro; siendo responsable de ello el Custodio del registro. Así mismo, el
Departamento de Servicios Generales es responsable de asegurar el control del acceso a las
instalaciones de la entidad.

.En el caso de los registros electrónicos, estos se deben proteger contra su pérdida y/o
modificación mediante controles tales como:

a) Claves o contraseñas de acceso a computadores, claves o contraseñas de usuario,

respaldos (backup) u otros, son administrados por la OTI.(oficina tecnológica de
información)

b) Claves o contraseñas de apertura de archivos, claves o contraseñas de protección de

archivos contra escritura, son administrador por el Custodio del registro.

6.7.. El tiempo de retención (mínimo) de los registros se define en la Lista Maestra de Registros
tomando en consideración los requisitos legales, contractuales y reglamentarios vigentes. Para
los registros obligatorios del SGCse deberá tener en cuenta los tiempos de retención
establecidos a continuación
6.8. La disposición de los registros se define en la Lista Maestra de Registros, de acuerdo con
lo siguiente:
a. Los registros electrónicos deben ser eliminados en todos los casos.

b. Los registros físicos pueden eliminarse o en su defecto ser transferidos al Archivo

Central de la empresa por un periodo de tiempo definido antes de su eliminación

6.9 Cuando se haya dispuesto que los registros del archivo de gestión sean transferidos al
Archivo Central de la empresa , se aplicará el Procedimiento de Transferencia Documental al
Archivo Central la entidad . La consulta de estos registros, se realizará mediante el
Procedimiento de Solicitud y Atención de Servicios Archivísticos.

6.10. El Custodio del registro, por lo menos una vez al año, debe realizar verificaciones para
identificar los registros que ya cumplieron su tiempo de retención y coordinar su disposición con
el Propietario del registro.

No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Establece o redefine los registros necesarios para
el SGC/SGSI dentro del alcance de su proceso,
con la asistencia técnica de un Especialista
de la URCN(, unidad de racionalización) de ser Dueño del proceso
1 necesaria.
 Nota: Si se requiere crear, modificar o anular un
formato, se debe seguir el
Procedimiento para el Control de los Documentos
Internos vigente
Identifica el registro asignando el nombre y/o
código, según lo
señalado en el numeral 6.2 del presente
2 documento y registra esta Propietario del registro
información en una versión preliminar de la Lista
Maestra de Registros,
en el campo correspondiente.
Determina que puesto desempeñará el rol de Propietario de registro
Custodio del registro y
registra esta información en el borrador de Lista
Maestra de Registros,
3 en el campo correspondiente.
El medio de soporte de la información
documentada será archivos
Propietario del registro
4 electrónicos (para los documentos originales que
se encuentran en poder de

Gestión de Calidad) o papel (para aquellos

documentos que se encuentran en

poder de los usuarios).

Determina las condiciones de almacenamiento, el
acceso y disposición
del registro, según lo señalado en los numerales
6.2, 6.3, 6.4, 6.5, 6,6 y
6,7 del presente documento y tomando en
5 consideración su medio de
almacenamiento.
Propietario del registro
Esta información se registra en la versión
preliminar de la Lista Maestra de Registros, en los
campos correspondientes.

Nota: El acceso a los registros almacenados del

SGC/SGSI por parte del “Personal de la entidad ,
es administrado por el Custodio del registro
respectivo.
Remite vía correo electrónico la versión preliminar
de la Lista Maestra
6 Propietario del registro
de Registros al Especialista de la URCN (unidad
de racionalización) para su revisión.
Revisa que los campos de la versión preliminar de
la Lista Maestra de registros se hayan establecido
correctamente y actualiza la Lista Maestra de
 Registros, incorporando y/o actualizando la
información de dicho borrador.

Fin del procedimiento.

7
Nota: En caso se requiera, el Especialista de la
URCN (unidad de racionalización) coordinará con
el Propietario del registro los ajustes que
correspondan.

7.Registro

Hoja de control de cambios