Gestión de diseño II – Diseño estratégico ¿Cómo hacer un SPRINT de diseño?

Tomado del libro: SPRINT, Cómo resolver grandes problemas y probar nuevas ideas en solo cinco días. Los autores de
este libro, Jake Knapp, Jhon Zeratsky, Braden Kowitz, ellos trabajan para Google Ventures. (Estos dos libros de ellos es
los súper recomiendo)

En una era de recursos limitados, las empresas son más reacias que nunca a comprometerse con grandes proyectos
de diseño sin un conocimiento profundo de sus posibilidades de éxito.
Google ha desarrollado un método para acelerar el proceso de diseño y, al mismo tiempo, ofrecer información valiosa.
El proceso desarrollado por Google Ventures se denomina “sprint de diseño”.
Se centra en obtener información sobre cuestiones comerciales críticas en un período de tiempo muy corto de solo
cinco días, el proceso se basa en el pensamiento de diseño. Por lo tanto, intenta obtener esos conocimientos mediante
un diseño rápido, desarrollo de prototipos y pruebas de usuarios.

Google Ventures toma 300 millones de dólares del dinero de Google e invierte ese dinero en nuevas empresas, pero
no se limitan a dar dinero a las empresas y se van, están ayudando continuamente a las empresas a crear nuevos
productos y resolver grandes problemas, pero debido a que hay tantas empresas en las que invierten y tantos
productos que pueden desarrollar, necesitaron establecer un método rápido para resolver problemas, lo que idearon
y perfeccionaron es el método Sprint, es un método que puede usar para resolver problemas que tienen mucho en
juego, para los que no hay suficiente tiempo o simplemente tienen bloqueos creativos, también se puede utilizar este
método para probar una nueva idea de negocio que tiene sin correr muchos riesgos.
Hay diferentes maneras de hacerlo, las empresas en Colombia aun no están tan preparadas para hacerlo completo,
pero puede hacerse en versiones condensadas, identificando del método que se puede incluir según la empresa,
(incluir solo las cosas que considere absolutamente esenciales para implementar)

El sprint de diseño es un proceso de cinco fases, cada fase tarda aproximadamente un día u ocho horas en realizarse.
Entonces, un sprint se puede hacer en cinco días, debe programar cinco días en su calendario de lunes a viernes de
10 a.m. a 5 p.m.

Las cinco fases del sprint de diseño de Google son:

1. Comprender
2. Bocetear
3. Decidir
4. Prototipar
5. Validar
El sprint de diseño es un proceso lineal, pero también se recomienda, en empresas que lo realizan por primera vez
que realicen revisiones basadas proyectos previos e iteren desde allí.

Antes de empezar que debe tener en cuenta para la planeación:

- Debes escribir un resumen para establecer el objetivo del sprint y hacer que todos estén en la misma página.
- Debes recopilar o realizar una investigación de usuarios para obtener información que pueda ayudar en el
trabajo que realiza durante el sprint.
- Considerar quién debería estar en su equipo Sprint, el proceso Sprint de Google está diseñado para que lo
ejecuten equipos en lugar de individuos, eso significa reunir a todos y asegurarse de que todos apunten en
la misma dirección.
- El equipo ideal incluirá representantes de todas las funciones relevantes y en todos los niveles de la
organización, reúna un equipo de menos de siete personas y elija un decisor; el decisor suele ser la persona
responsable en última instancia del resultado. comúnmente es el gerente de producto o podría ser el director
ejecutivo de una empresa emergente, también puede invitar a personas externas, por ejemplo, un usuario
representativo o una parte interesada.
- Necesitas un espacio adecuado para el sprint. Por lo general, será adecuado un lugar luminoso, tranquilo,
con mucho espacio en la pared y suficiente espacio para que la gente se mueva.
- Tienes que reunir suministros para las fases de boceto y creación de prototipos.
(Tablero grande, marcadores de tres por cinco, notas adhesivas, papel blanco grande y Adhesivos de puntos)
- Por último, debes elegir un buen ejercicio para romper el hielo para iniciar tu sprint de diseño. (selecciónalo
según el perfil de la empresa)
- Es posible que algunos miembros de su equipo no hayan trabajado juntos antes. Entonces, es bueno
comenzar con una actividad para que puedan conocerse.

Lunes - Sesión de comprensión

Su objetivo es crear un conocimiento compartido sobre el problema empresarial en el que se está trabajando.
Reúne a todos y descomprime todo el conocimiento de su equipo sobre el problema con charlas relámpago, donde
los expertos en conocimiento utilizan de 10 a 15 minutos para compartir sus conocimientos sobre el problema.
Los temas típicos de una charla relámpago son los objetivos comerciales, conocimientos de la investigación de
usuarios, una descripción general de productos competitivos, oportunidades técnicas, etc.
Como parte de las charlas relámpago, puede ser una buena idea tener una presentación por alguien de la alta
dirección que describa por qué el problema en el que está trabajando es importante para la empresa.
Otras actividades típicas de la fase de comprensión son: demostraciones de soluciones que ya están disponibles,
un recorrido detallado de cualquier solución propuesta, creando recorridos de usuario y realizando investigaciones
de usuarios. En la sesión de comprensión, también es una buena idea tener claras las métricas de éxito (las métricas
deben ser útiles y no extraídas de la nada)
- Cuando realiza la sesión de comprensión, es importante involucrar a todo el equipo.
- No permita que un individuo o un grupo dominen el proceso.
- La idea es asegurarse de que todos estén en la misma página y la única forma de hacerlo es si se escucha a
todos.
¿cómo?
Paso 1
Luego de la presentación de la necesidad crearán un mapa. Se comienza por el final esperado, se busca pensar en
cómo sería el mejor final para este proyecto, se busca ser optimista con el objetivo a largo plazo, podría ser tan simple
como las personas que compran su producto o las personas que se inscriben en su programa, a continuación, enumere
los actores de la historia, estos son personajes que harán parte de su resultado final, a menudo sus clientes, también
podría se puede incluir personas que ayudarán a facilitar el proceso como un equipo de ventas.

Paso 2
Luego debe llenar los vacíos del mapa, identificando qué pasos deben ocurrir para lleve a los actores al resultado final
use flechas y palabras una vez que tenga su mapa colocado en la pared, invite a expertos y pregúnteles si este mapa
se ve bien o que le hace falta, utilice la ayuda de los expertos para completar todos los vacíos del mapa.

Después de la revisión de expertos:

Paso 3
Debe crear un escenario pesimista, esto implica hacer un viaje en el tiempo, adelantarse un año y visualizar cuando
todo resultó ser un desastre y preguntarse qué salió mal. Se escribe una larga lista de problemas potenciales y estos
problemas se reformulan como oportunidades. Ej: ¿cómo podemos hacer que el cliente haga clic en este botón?,
¿cómo podemos lograr que más personas vean nuestro logotipo? Los autores dicen que leyendo el: ¿cómo
podríamos? lista se siente mucho mejor que leer la lista de problemas, estas preguntas impulsan la mente creativa
del equipo.

Paso 4
Estos: - ¿Cómo podríamos hacer? - se escriben en post-it de tres por cinco, se colocan en una pared, después de que
el equipo sienta que ha abordado la mayoría de los problemas y se comienzan a ordenar por temas y grupos.
Paso 5
El equipo entra en modo de votación silenciosa, es silencioso porque evita el pensamiento de grupo, evita la
persuasión social, permite que las personas tomen libremente sus propias decisiones. La votación se hace con
adhesivos de puntos, cada integrante del equipo tiene 3 puntos adhesivos para votación.
La votación silenciosa también implica que los miembros del equipo se pongan al día en todas las preguntas que se
formularon. El decisor obtiene cuatro puntos de reorganizar todas las cartas que tienen puntos y su tarea es volver a
reorganizar el mapa, pronto todo el equipo reconocerá el evento en el mapa en el que deben concentrarse, así como
también un actor en el que deben enfocarse. estos son ahora los objetivos para el sprint.

Martes - Sketch Day

Es un esfuerzo individual. Todos tienen la tarea de encontrar una solución detallada al problema.
Es una buena idea hacer esto en papel por dos razones: Primero, es rápido y no se necesita tiempo para realizar
cambios. En segundo lugar, todo el mundo puede dibujar, por lo que pueden participar incluso si no conocen ninguna
herramienta para hacer bocetos.
Para la resolución de problemas particularmente complejos y a gran escala, es posible que desee dividir el problema
en partes manejables y asignar a las personas una parte en lugar de todo el problema.
El objetivo de Sketch Day es plasmar tantas ideas como sea posible.
Si su equipo es grande y genera un montón de ideas, es posible que desee asignar una hora al final del día.
para reducir rápidamente el número de ideas a un número más manejable antes de entrar en el tercer día del sprint.

¿Cómo?
Paso1
El martes por la mañana se hace que los miembros del equipo se destaquen y den presentaciones de tres minutos
sobre posibles soluciones, esto se hace usando soluciones existentes de una variedad de empresas dentro o fuera de
su industria, el equipo puede elegir un facilitador para esbozar un dibujo rápido en el tablero de cada uno de los
participantes, esta sesión de presentación de ideas durará unas dos horas.
Paso 2
Después del almuerzo, el equipo entrará en un modo de dibujo silencioso, cada miembro del equipo tomará cuatro
hojas de papel
Hoja 1: Se acercarán al tablero con la lista de bocetos de ideas y reunirán qué ideas les parecen más prometedoras y
Hoja 2: Tomará esas ideas originales y tratará de combinarlas y mezclarlas de una manera que sea única.
Hoja 3: la doblarán tres veces para obtener ocho secciones diferentes en cada sección, allí harán bocetos muy toscos
hechos en menos de un minuto o menos, (eso es un minuto para cada uno de los ocho bocetos)
Hoja 4: revisarás tus bocetos preliminares y crearás un guion gráfico de tres partes de eventos que tendrán que
suceder para que su solución cobre vida.
Cuando el equipo esté dibujando no necesita preocuparse por la calidad de su dibujo, los autores dicen que los
mejores bocetos son solo un rectángulo aproximado con conceptos, todo este proceso de dibujo puede llevarle hasta
acabar el día.

Miércoles - Decide Day

Se trata de tomar una decisión sobre qué idea se va a llevar a la fase de prototipo, pero el día de la decisión es más
que tomar una decisión, también se trata de averiguar cómo sus soluciones pueden entrar en conflicto con sus
objetivos y habilidades.

Por la mañana, puede comenzar el día enumerando rápidamente cualquier suposición que esté haciendo sobre
aspectos como el presupuesto, los usuarios, la capacidad tecnológica y los impulsores comerciales.
Luego se reúnen los bocetos de solución de todos y se pegan en una pared en una fila larga, se pide a la gente que
camine con los puntos adhesivos agregándolos en las mejores opciones y en las soluciones interesantes, para crear
un mapa de calor de lo que creen que es interesante, colocando sus puntos.
Luego el equipo se reúne alrededor e identifica los grupos de puntos más altos se establece un temporizador de tres
minutos para cada grupo, pasan tres minutos discutiendo los pros y los contras de cada solución potencial que ha sido
identificada por grupos de puntos. (no se permiten la persona que se le ocurrió la solución exponer antes de que los
grupos identifiquen pros y contras en tres minutos) luego de esto el o los creadores tendrán también tres minutos
para explicar por qué hicieron lo que hicieron. Este enfoque estructurado permite que un equipo pierda tiempo en
una discusión prolongada, no hay ida y vuelta.
Todas las ideas reciben una critica por igual, de esta manera obtienes respuestas más honestas.
Depende del decisor elegir soluciones no hay más votaciones, es su responsabilidad revisar cada idea y mirar los
conflictos que genera, debe tener el objetivo inicial en mente durante su revisión y preguntarse ¿Desea llevar una
gran idea a la creación de prototipos?, ¿O vas a elegir, digamos, un top 5 y llevarlos adelante?
Debería buscar refinar constantemente su lista y eliminar ideas que simplemente no son factibles, al principio del
proceso.

Finalmente, el decisor simplemente elige 3 ideas antes del final del día,

El equipo se reúne e intenta combinar esas tres soluciones en un guión gráfico más largo, un guión de lo que van a
intentar estar haciendo prototipos al día siguiente.
Los guiones gráficos deben mostrar cada interacción con el usuario en un proceso paso a paso y serán su
especificación para su prototipo. También es posible que desee definir una historia de usuario o dos para ayudar a
reforzar la especificación.

Jueves - Día del prototipo

Tiene un solo día para crear un prototipo que sus usuarios pueden probar el último día.
En primer lugar, haga un guión gráfico de lo que va a construir si aún no lo ha hecho. Para construir un prototipo,
puede utilizar cualquier herramienta de su elección. Simplemente elija uno que domine lo suficiente para crear
prototipos rápidamente. Lo importante es:
- No intente aprender una nueva herramienta en este día.
- Simplemente use lo que le resulte más cómodo.
- Aprovechar todo el equipo.
 - Asigne tareas y haga que todos construyan o ayuden con algo.
- La creación de prototipos No es solo para los ingenieros.
- Haga que las personas documenten, escriban, revisen y planifiquen una prueba de usuario o cualquier
actividad que contribuya a su objetivo final.

a la mañana siguiente comienza la creación de prototipos, solo tiene un día para crear el prototipo, por lo que es
importante que el equipo deje listo el script antes del cuarto día, el jueves se trata de ejecución, se trata de crear el
prototipo, que es básicamente una cáscara parece el producto terminado, pero simplemente no es funcional.
Piense en un coche deportivo llamativo sin motor el propósito de un prototipo es medir la reacción inicial de las
personas, las reacciones iniciales pueden darle la mayor parte de la información que necesita para determinar si su
solución es viable, los autores dicen que el 90% de las veces pueden hacer un prototipo simplemente usando keynote
o PowerPoint, el otro 10% del tiempo podría crear la página de destino o un video en su sitio web, si es un producto
físico, podría tomar un producto existente y modificarlo al final del día debe tener un prototipo rápido construido y
estar listo para las entrevistas al día siguiente

Viernes - validar su idea.

La parte más importante de la validación es traer un grupo de usuarios finales para probar su prototipo. Es importante
que todo el equipo observe cómo los usuarios interactúan con el producto. ya sea directamente o viendo grabaciones
de su prueba. Un recorrido cognitivo o una breve prueba de usabilidad son excelentes herramientas para usar en esta
fase. Otra buena actividad para validar su diseño es traer a expertos y partes interesadas de la administración para
revisar su idea. Todos los miembros del equipo deben tomar notas y registrar lo que sienten que han aprendido.
tomar estas notas y resumirlas al final del día. Esto debería ayudarlo a decidir si algo necesita iterar y mejorar.
Al final del último día, tómese un tiempo con todo el equipo para reflexionar sobre su experiencia.

¿Porqué solo son cinco entrevistas? según Jakob Nielsen, un experto en investigación de usuarios que ha visto miles
de reseñas de clientes, el ochenta y cinco por ciento de los problemas se observaron después de que solo cinco
personas fueron entrevistadas. Entrevistar a más de cinco personas empieza a mostrar redundancia y cansa al equipo,
así que con sus cinco personas alineadas está bien,
¿Cómo enfocar las entrevistas?
Deben ser una a la vez, se les presenta el prototipo y se les pide que hablen sobre él, en voz alta, quieres saber lo que
están pensando y lo que están sintiendo, hazles preguntas abiertas para profundizar más hazles preguntas como: ¿por
qué piensas eso? o ¿qué más puedes decirme sobre eso?, la clave es concentrarse en sorprender detalles mientras la
entrevista se lleva a cabo por una sola persona, el resto del equipo está en otra habitación viendo cómo se desarrolla
en un monitor, están captando esas cosas sorprendentes y notando patrones para determinar qué pueden hacer para
mejorar su solución. Después de la entrevista se les agradece y les da algún tipo de compensación. (Google
generalmente da certificados de regalo de cien dólares, pero obvio ellos están forrados…) después de que se hacen
todas las entrevistas, se reúne al equipo y se revisa su objetivo a largo plazo. Los autores dicen que ningún problema
es demasiado grande para un Sprint. Sí, esta afirmación suena absurda, pero hay dos grandes razones por las que es
verdad, primero el Sprint obliga a tu equipo a concentrarse en las preguntas más urgentes, segundo, el Sprint te
permite aprender de solo la superficie de un producto terminado y esto ahorra una tonelada de esfuerzo
desperdiciado.

Como dice Google, puede haber tres resultados posibles para un sprint:
- Un fracaso eficiente: quizás sus ideas no funcionaron tan bien, pero aprendiste mucho en el proceso y le
ahorraste a tu equipo mucho tiempo de tomar el camino equivocado.
- Un éxito fallido: quizás algunas ideas funcionaron bien, mientras que otras no. Esto le brinda información
sobre qué se puede mejorar y en qué podría trabajar a continuación.
- Finalmente, una victoria épica. Las ideas que tuvo su equipo han demostrado ser muy prometedoras y
parecen funcionar muy bien. Está listo para pasar a una fase de implementación más seria.

De cualquier manera, solo puedes ganar. Ya sea evitando fallas, aprendiendo dónde se debe trabajar más o generando
un diseño excelente, solo puede emerger del diseño más sabio y con más experiencia.
La ventaja adicional es que el tiempo que ha sacrificado para esto es relativamente corto.

Aunque este es un método probado por Google, también es un concepto relativamente nuevo adaptado de los
métodos ágiles. Puede que sean necesarios algunos intentos dentro de su organización para mantener el Sprint a
cinco días y eso esta bien.
Puedes trabajar para lograr Sprints más rápidos a medida que vayas practicando.
Los Sprints de diseño de Google deberían ayudarlo a tomar un proceso que actualmente lleva meses y hacerlo
divertido y eficiente.

*No sustituye a todos los procesos de diseño, especialmente no para productos muy complejos.
Pero es uno que le permite idear y probar ideas “increíblemente rápido”.
Un equipo de diseño altamente productivo que trabaja en Sprints es más probable que agregue valor comercial y
sea reconocido por su trabajo dentro de la organización.