PROCESO PARA CUENTA COBRO SECOP II

1. ACTA DE EJECUCION: Enviar Pago de seguridad social y Estampilla al correo del enlace de
contratación para la elaboración del Acta de Ejecución. (ver tabla al final). Para la primera y ultima
cuenta debe adjuntarse también la validación del sigeb.

Asunto: ACTA DE EJECUCION CPS XXX MES XXXX

GRUPO ENLACE CORREO

ESTRATIFICACION
OBSERVATORIO DANIELA DUQUE dduqueg@bucaramanga.gov.co
POT (PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL)
CONTROL DE OBRAS
CTP
KARINA ABRIL kabril@bucaramanga.gov.co
GDE (GRUPO DE DESARROLLO ECONOMICO)
LEGALIZACIÓN DE BARRIOS/ CURADURIA CERO
SISBEN MARIA JOSE VILLAOBOS mjvillalobosr@bucaramanga.gov.co
ARCHIVO PLANOS
DESPACHO PAOLA MUJICA mpmujica@bucaramanga.gov.co
PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS

2. SIGEP: Para la primera cuenta se requiere crear la experiencia en el SIGEP y solicitar

validación de la experiencia laboral por correo electrónico dirigido a SIGEP
(sigepsa@bucaramanga.gov.co), asunto: VALIDACION DE EXPERIENCIA PRIMERA CUENTA,
la respuesta debe subirse en la primera cuenta en el secop. Correo con: Nombre, cedula,
secretaria y numero de contrato debe ir en el cuerpo del correo

3. SUPERVISOR: Pasarle al Supervisor para su respectiva revisión y firma:

Acta de Ejecución
Informe de supervisor
Informe de cumplimiento
Evidencias (CD recomendado) o como el supervisor lo requiera
Pago de seguridad social
Estampilla
Correo de validación SIGEP (primera cuenta)

4. SIA OBSERVA: Enviar al correo electrónico los siguientes documentos firmados, en formato PDF
y nombrados de la siguiente forma:
- CPS XXX MES Acta de ejecución
- CPS XXX MES Informe de supervisor
- CPS XXX MES Informe de cumplimiento
Tiempo máximo de envío 1 días después de la fecha del acta de ejecución y antes de las 6:00 pm.
Asunto: PUBLICACION SIA OBSERVA CPS XXX MES XXXX
Los documentos deben estar legibles y completos.

GRUPO ENLACE CORREO

ESTRATIFICACION
OBSERVATORIO
POT (PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL)
SISBEN ANDREA OCHOA zaochoal@bucaramanga.gov.co
ARCHIVO PLANOS
DESPACHO
PRESUPUESTOS PARTICIPATIVOS
CONTROL DE OBRAS
CTP
GDE (GRUPO DE DESARROLLO ECONOMICO) KARINA ABRIL kabril@bucaramanga.gov.co
LEGALIZACIÓN DE BARRIOS/ CURADURIA
CERO
5. SECRETARÍA ADMINISTRATIVA: Radicación de cuenta en la secretaría administrativa:
Se entregan la siguiente documentación por cada cuenta:
• Acta de Ejecución (original y copia)
• Informe de supervisor firmado en original
• Informe de cumplimiento firmado en original
• Evidencias en CD
• Pago de seguridad social del mes correspondiente
• Estampilla original
• Correo electrónico con validación del SIGEP (primera cuenta)
• Correo electrónico de respuesta a la publicación del Sia Observa. (secretaría de planeación)

6. SECOP: Realizar la creación de la factura en Secop II (ver proceso al final) con los documentos
sellados por la secretaria administrativa, deben denominarse iniciando por CPS XXX MES nombre del
documento.

NOTAS:
1. Todos los documentos deben ser impresos en papel ecológico tamaño oficio.
2. Las actas de ejecución tienen validez de 3 días. Es importante recordar que si se solicita el
acta se debe tener todos los demás documentos listos para realizar todo el proceso.

Proceso para crear factura en Secop II

Ingreso Secop II
Mis procesos
Mis contratos
Seleccionar el contrato vigente – Detalle
7. Ejecución del contrato – plan de pagos
Crear

Diligenciar:
Nro. De factura: número del acta de ejecución (ejemplo:001)
Fecha Emisión: Fecha del acta de ejecución
Fecha de Vencimiento: se deja en blanco
Valor Neto: Valor a cobrar de acuerdo al acta de ejecución con decimales
Valor a cobrar: Valor a cobrar de acuerdo al acta de ejecución con decimales
Fecha de Recepción original: Fecha de creación de la factura
Nro. Radicado: número del acta de ejecución (ejemplo:001)

Anexar documentos:
Anexar
Buscar documento: 1. Acta de ejecución+ estampilla (en un solo documento)
Anexar
Cerrar

Anexar
Buscar documento: 2. Informe de Cumplimiento
Anexar
Cerrar

Anexar
Buscar documento: 3. Pago seguridad social
Anexar
Cerrar

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