INSTRUCTIVO CONTRATISTA

El presente instructivo tiene como fin dar a conocer los nuevos lineamientos para el trámite
de pago de honorarios de los contratistas, con base en la circular 01-3-2020-000054 del
24/03/2020 y el alcance contemplado en la circular 01-3-2020-000065 del 2/04/2020.

En primer lugar, EL CONTRATISTA debe organizar la documentación en dos (2) archivos

independientes los cuales deberán llamarse según las siguientes indicaciones:

PRIMER ARCHIVO – CORRESPONDIENTE A LA GESTION FINANCIERA:

GF-CC-RP-MES-AÑO, en donde:

GF: Hace referencia a la clasificación del archivo GESTION FINANCIERA

CC: Hace referencia a la cédula de ciudadanía del contratista
RP: Hace referencia al Registro Presupuestal el cual encontrará en la planilla de pago
N°Compromiso SIIF
MES: El mes objeto de pago (para este caso deberá colocar ABRIL).
AÑO: La vigencia actual 2020.

EJEMPLO 1: GF-22465947-120-ABRIL-2020

Este archivo llamado GF-22465947-120-ABRIL-2020 deberá contener escaneado EN UN SOLO

DOCUMENTO EN FORMATO PDF O ZIP lo siguiente, según sea el caso:

GESTION FINANCIERA PAGOS

Planilla para pagos sin firma descargado de Todos los pagos
https://contratistas.sena.edu.co

Copia de afiliación a seguridad social o Primer pago

certificación que se encuentra afiliado
Soporte de pago de seguridad social Todos los pagos
RUT no mayor a 180 días Primer pago
Exámenes pre ocupacionales vigente (3 años) Primer pago
Constancia de inducción en Seguridad en Salud Primer Pago
en el Trabajo SIIGA
Certificado de afiliación ARL Primer pago
Certificación bancaria no superior a 30 días Primer pago

Ministerio de Trabajo
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Regional Atlántico
Carrera 43 42 40 –PBX: 3344859- 3344861 –Fax: 3740254
www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270
 Póliza completa con el clausulado Primer pago
Factura de venta (Sólo responsable de IVA) Cuando aplique
Legalización gastos de viaje, si los hay Cuando aplique
Formato GTH-F-074 entrega de bienes e Último pago
información de Ejecución Contractual por el
contratista, para el caso del último pago o en
liquidaciones o cesiones de contrato
Certificado de la cuenta AFC y/o AVC y el Cuando se acoja
efectivo pago realizado por el periodo objeto
de cobro
Certificado de la cuenta de aportes voluntarios Cuando se acoja
a fondos de pensiones voluntarias o fondos de
pensiones obligatorias y el valor pagado de los
aportes por el período objeto de cobro
Certificado de intereses de vivienda, Cuando se acoja
corrección monetaria o costo de leasing para
vivienda pagadas en el año anterior
Certificado de pagos efectuados por contratos Cuando se acoja
de prestación de servicios a empresas de
medicina prepagada o por seguros de salud
pagadas en el año anterior
Certificación y soportes según corresponda, Cuando se acoja
deacuerdo al formato GRF-F-063- Certificación
por dependientes contratistas

SEGUNDO ARCHIVO – CORRESPONDIENTE A LA GESTION CONTRACTUAL:

GC-CC-RP-MES-AÑO, en donde:

GC: Hace referencia la clasificación del archivo GESTION CONTRACTUAL

CC: Hace referencia a la cédula de ciudadanía del contratista
RP: Hace referencia al Registro Presupuestal el cual encontrará en la planilla de pago
N°Compromiso SIIF.
MES: El mes objeto de pago (Para este caso deberá colocar ABRIL).
AÑO: La vigencia actual 2020.

EJEMPLO 2: GC-22465947-120-ABRIL-2020

Ministerio de Trabajo
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Regional Atlántico
Carrera 43 42 40 –PBX: 3344859- 3344861 –Fax: 3740254
www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270
Este archivo llamado GC-22465947-120-ABRIL-2020 deberá contener escaneado EN UN SOLO
DOCUMENTO EN FORMATO PDF O ZIP lo siguiente, según sea el caso:

GESTION CONTRACTUAL PAGOS

Informe mensual de actividades Todos los pagos

Evidencias mensuales Todos los pagos

Una vez EL CONTRATISTA tenga los dos (2) archivos con la documentación relacionada
anteriormente, deberá ingresar con su usuario y contraseña a la página web de SECOP II

https://community.secop.gov.co/STS/Users/Login/Index?SkinName=CCE

Ministerio de Trabajo
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Carrera 43 42 40 –PBX: 3344859- 3344861 –Fax: 3740254
www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270
Allí seguirán la siguiente ruta:
Mis procesos/Mis contratos

Detalle en el contrato vigente:

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Carrera 43 42 40 –PBX: 3344859- 3344861 –Fax: 3740254
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Ir al botón siete (7) Ejecución del contrato

Plan de pagos / Crear (Al final de la pantalla extremo derecho)

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Se desplegará la siguiente ventana, en la cual deberá diligenciar los siguientes datos de la
siguiente manera:

1. En el número de la factura 01, 02, 03, 04, etc corresponde al tiempo de ejecución de
cada contrato, es decir para EL CONTRATISTA que inició la ejecución de su contrato
en el mes de enero, el pago correspondiente al mes de abril será la factura N 04, para
el que inició en febrero, el pago de abril será la factura N 03, el que inició en marzo
el pago de abril será la factura N 02 y así sucesivamente.

2. Fecha de emisión, en este punto deberán indicar el último día del mes según el
periodo de pago, es decir, para el mes de abril será el día 30, para el mes de mayo
será el día 31 y así sucesivamente hasta finalizar el contrato.

3. Fecha de vencimiento, se debe registra el último día del mes según corresponda el
pago es decir, para el mes de abril será el día 30, para el mes de mayo será el día 31
y así sucesivamente hasta finalizar el contrato.

4. Valor neto se debe registrar el total mensual descontando las deducciones a que haya
lugar (Lo podrá consultar en la planilla de pagos descargada)

5. Valor total se debe registrar el valor total sin deducciones

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 6. En notas solo se registrará si hubo algún inconveniente durante la ejecución, de lo
contrario deberá registrar la palabra NO APLICA.

7. Fecha de recepción se colocará el último día del mes según corresponda el pago, es
decir, para el mes de abril será el día 30, para el mes de mayo será el día 31 y así
sucesivamente hasta finalizar el contrato.

8. Número de radicación tal como se refleja en el formato planilla pago contratistas,

identificada como ID de proceso. (Lo ubica en el extremo derecho superior de la
planilla).

Una vez diligenciada la información solicitada en la ventana se anexan los dos (2) archivos
denominados en el EJEMPLO 1: GF-22465947-120-ABRIL-2020 y en el EJEMPLO 2: GC-
22465947-120-ABRIL-2020 y se dará ENVIAR A LA ENTIDAD.

NOTA: es necesario que EL CONTRATISTA realice personalmente esta actividad siendo

cuidadoso con la información registrada, con la calidad de los documentos escaneados, con
el orden al guardarlos en formato PDF O ZIP y el cumplimiento con lo aquí establecido. La
planilla se sube sin firma; al anexar la planilla de cuenta de cobro a SECOP II, se entiende la
titularidad y la aprobación de la planilla de cuenta de cobro, una vez se suba el documento a
la plataforma.

Antes de cargar, confirmar y enviar el documento a la Entidad, revise la información

consignada y el documento sea el que realmente va a enviar. De cometerse algún error
genera reprocesos y demoras en el trámite de pago.

GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO MIXTO

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