ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION Y VENTAS DE LA TIENDA DE ROPA

“UKELELE FLORENCIA” PARA LA BUSQUEDA DE FALENCIAS Y MEJORAMIENTO

DE PROCESOS

JESUS DANIEL URQUINA SUAREZ

BAIRON FERNANDO PEREZ RUIZ

PRESENTADO A:
RUTH DARY ESCOBAR SARRIA

UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA
ANALISIS DE SISTEMAS
FLORENCIA-CAQUETA
2021

1
 CONTENIDO
INTRODUCCION................................................................................................................5
PRESENTACION DEL PROBLEMA..................................................................................6
OBJETIVOS.......................................................................................................................7
General...........................................................................................................................7
Específicos......................................................................................................................7
MARCO TEORICO.............................................................................................................8
Análisis del sistema........................................................................................................8
Antecedentes sobre análisis de sistemas...................................................................8
¿Qué es el análisis de sistemas?...............................................................................9
Clasificacion de los sistemas .....................................................................................9
Marketing .....................................................................................................................10
Producto .......................................................................................................................10
Mercado .......................................................................................................................10
Demanda .....................................................................................................................10
Servicio al cliente..........................................................................................................10
Comunicación...........................................................................................................11
Base de datos...........................................................................................................11
Datos.........................................................................................................................11
Teoría de bases de datos.............................................................................................12
Modelos de datos......................................................................................................12
Entidad – Relacion....................................................................................................13
Base de datos (SGBD)..............................................................................................13
METODOLOGIA...............................................................................................................14
DESARROLLO METODOLOGICO..................................................................................15
FASE I...........................................................................................................................15
RECOLECCION DE DATOS........................................................................................15
Reseña histórica de la organización.........................................................................15
Objeto Social.............................................................................................................15
Misión........................................................................................................................15
Visión.........................................................................................................................16
Ubicación...................................................................................................................16

2
 Radio de acción........................................................................................................16
Sector al que pertenece............................................................................................16
¿Cómo este sistema contribuye a la región?...........................................................16
Estructura organizacional.........................................................................................17
Encuesta al gerente..................................................................................................17
FASE II..........................................................................................................................20
ANALISIS DE LA EMPRESA........................................................................................20
¿Por qué es un sistema?..............................................................................................20
Clasificación del sistema..............................................................................................20
Objetivo del sistema.....................................................................................................20
Elementos del sistema..................................................................................................21
Corrientes de entrada...................................................................................................21
Recursos materiales.....................................................................................................21
Recursos financieros....................................................................................................22
Recursos humanos.......................................................................................................22
Información adicional....................................................................................................22
Procesamiento..............................................................................................................22
Corrientes de salida......................................................................................................23
Retroalimentación.........................................................................................................23
Relación entre los cargos.............................................................................................24
Fases del sistema de fabricación y venta....................................................................24
Fabricación................................................................................................................24
Control de calidad.....................................................................................................25
Clasificación y empaque...........................................................................................25
Venta.........................................................................................................................25
Supra-sistema...............................................................................................................25
Diagrama ”Ukelele Florencia”.......................................................................................26
Sistema.........................................................................................................................27
Subsistema...................................................................................................................27
Medio............................................................................................................................28
Recursos.......................................................................................................................29
Comportamiento........................................................................................................31

3
 Sinergia.....................................................................................................................31
Recursividad..............................................................................................................31
Entropía.....................................................................................................................29
Entropía negativa......................................................................................................30
Homeóstasis..............................................................................................................30
FASE III.........................................................................................................................31
ANÁLISIS DE PROCESOS......................................................................................31
Proceso general de comercializacion:......................................................................31
Actores:.....................................................................................................................31
Proceso de producción y distribución de productos:................................................33
Actores:.....................................................................................................................33
ANALISIS DE REQUERIMIENTOS..........................................................................34
Requerimientos:........................................................................................................34
Funcionales:..............................................................................................................34
No funcionales:.........................................................................................................34
Diccionario de datos..................................................................................................37
FASE IV........................................................................................................................40
DETECCIÓN DE ERRORES....................................................................................40
FASE V.........................................................................................................................41
BÚSQUEDA DE POSIBLES SOLUCIONES............................................................41
FASE VI........................................................................................................................42
MODELADO DE SOLUCIONES...............................................................................42
CONCLUSIONES.............................................................................................................44
REFERENCIAS................................................................................................................45

4
 INTRODUCCION

Toda empresa o microempresa que lleve a cabo un proceso productivo o preste

un servicio siempre está en la búsqueda de ampliar su rentabilidad y reconoce que el
buen servicio al cliente es un objetivo clave. 
La industria de ropa al ser un sector con un alto grado de competencia, tanto para
actores nacionales como internacionales, implica que empresas y microempresas
nacionales busquen estar siempre a la vanguardia con las últimas tendencias del medio
tanto en el diseño de sus productos como en la manera de comercializarlos.
Una de estas microempresas nacionales es “Ukelele Florencia”, que se caracteriza
por su calidad, garantía, duración, uso y seguridad de sus productos, pero que no
obstante cuenta con algunas falencias en su sistema de manejo haciendo que haya
ciertos puntos a mejorar.
Por consiguiente, se analizará la metodología de identificación de procesos que se
llevan a cabo en el momento de compra y venta de los productos solicitados en
“Ukelele Florencia”, para identificar sus problemas y hallar posibles soluciones a estos
mismos.

5
 PRESENTACION DEL PROBLEMA

Teniendo en cuenta el previo análisis que hemos realizado a la microempresa “Ukelele

Florencia” y los diferentes procesos que se manejan para su funcionamiento, se ha
podido evidenciar una falencia o un problema en el manejo de datos, presentándose
este en dos situaciones en particular: la primera situación se evidencia al momento de
realizar el pedido de insumos o productos a sus diferentes proveedores, al tener un alto
rango de proveedores que vienen de diferentes partes no cuentan con un sistema
organizacional o una base de datos que evite un descontrol en precios y cantidades en
la compra de estos mismo, generando así muchas veces retardos y malentendidos en
la obtención de estos suministros, haciendo que a su vez haya una pequeña perdida
monetaria. La segunda situación se evidencia al momento del registro de ventas en
caja, debido a que este se genera de manera completamente manual, hace difícil llevar
un conteo detallado de ventas y poder así mismo calcular el rango de ganancias o
pérdidas en su defecto (diarias, mensuales o anuales).

Como necesidad establecemos que, aunque la tienda de ropa tiene un gran rango de
acción, este se puede mejorar aún más. Claramente este no siendo su problema
actual, pero que basándonos en la visión de la microempresa y en una encuesta
realizada a la gerente de esta, podemos afirmar que para poder llevar a cabo dicha
visión y cumplir con el objetivo propuesto de expandir su negocio a tal grado de poder
convertirlo en una empresa a su 100%, es necesario investigar diferentes maneras de
aumentar su radio de acción.

Con base a lo anterior y para dar solución a los ya mencionados problemas o falencias
debemos preguntarnos: ¿Cómo podemos mejorar los procesos de compra y venta
de insumos y su manejo de datos para el aumento en el rango de acción de la
tienda de ropa “Ukelele Florencia”?

6
 OBJETIVOS

General:

 Analizar el sistema de información y ventas que maneja la microempresa

“Ukelele Florencia” al momento de la obtención y venta de sus insumos.

Específicos:

 Recolectar información por medio de administradores, trabajadores y clientes

para su respectivo análisis.

 Identificar las diferentes fuentes de entropía o desmejoramiento que existen en

sus procesos.

 Modelar una posible solución a las falencias del sistema ya previamente

analizado.

7
 MARCO TEORICO

Análisis del sistema

Antecedentes sobre análisis de sistemas:

● Tecnología: Aplicación de un conjunto de conocimientos y habilidades con el

objetivo de facilitar los problemas de la sociedad hasta lograr satisfacerlas en un
ámbito concreto.

● Análisis: Separación de las partes de esos problemas o realidades hasta llegar

a conocer los elementos fundamentales que los conforman y las relaciones que
existen entre ellos.

● Síntesis: se refiere a la composición de un todo por reunión de sus partes o

elementos, que se puede realizar uniendo las partes, fusionándolas u
organizándolas de diversas maneras.

● Organización: Se conoce como organización a la forma como se dispone un

sistema para lograr un resultado deseado. 

● Método: Procedimiento concreto que se emplea, de acuerdo con el objeto y con

los fines de la investigación, para propiciar resultados coherentes. En otras
palabras, una serie de pasos sucesivos que conducen a una meta en específico.

● Metodología: Conjunto de prácticas, procedimientos, y reglas utilizadas por

aquellos que trabajan en una disciplina; es decir, es un conjunto de métodos de
trabajo.

● Proceso: Conjunto de actividades, debidamente ordenadas, que tienen por

objetivo obtener una circunstancia u acto específico

● Modelo: Es un bosquejo que representa un conjunto real con cierto grado de

precisión y en la forma más completa posible, pero sin pretender aportar una
réplica de lo que existe en la realidad.

● Datos: Representaciones simbólicas, bien sea mediante números o letras de

una recopilación de información la cual puede ser cualitativa o cuantitativa.
Facilitan la deducción de una investigación o un hecho.

8
¿Qué es el análisis de sistemas?:

Según Senn: “Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí

para lograr un objetivo común”. 1 Siguiendo este planteamiento, podemos decir que un
sistema es un grupo de elementos que realizan actividades para alcanzar un objetivo
en común. Existiendo de alguna manera una cierta similitud con la definición de
análisis, que se nos plantea como un conjunto de elementos que guardan estrechas
relaciones entre sí y que mantienen a un sistema directo o indirectamente unido de
modo más o menos estable, persiguiendo normalmente algún tipo de objetivo en
específico.
Con base a lo anterior podemos decir entonces que un análisis de sistema consiste en
investigar sistemas y necesidades actuales para proponer sistemas mejores.

Clasificación de los sistemas:

 Sistemas físicos o concretos: estos sistemas están compuestos por

elementos tangibles, por ejemplo, maquinas, equipos u objetos. En informática,
nos referimos a estos sistemas como el hardware.
 Sistemas abstractos: son sistemas conformados por elementos cognitivos, por
ejemplos los planes, las hipótesis y las ideas. Estos sistemas son conocidos
como software en el campo de la informática
 Sistemas abiertos: este tipo de sistemas se intercambia materia, energía o
información con el ambiente.
 Sistemas cerrados: son aquellos sistemas en los cuales el intercambio de
materia, energía o información con ambiente es considerado como nulo.
 Sistemas estáticos: son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo.
 Sistemas dinámicos: sistemas que cambian con el paso del tiempo.
 Sistemas jerárquicos: en estos sistemas existen múltiples relaciones de
dependencia o subordinación entre los elementos que conforman una
organización, por ejemplo, el gobierno de una ciudad.
 Sistemas de control: sistemas jerárquicos en los cuales algunos elementos
controlan a otros.
 Sistemas determinísticos: son aquellos en los que es previsible el resultado
que se puede obtener, por ejemplo, una polea, una palanca o un programa de
computadora.
 Sistemas probabilísticos: en estos sistemas no podemos previsualizar el
resultado que se obtendrá, por ejemplo, el clima, el comportamiento de una
mosca o el sistema económico mundial.

1
James A. Senn, Análisis y diseño de sistemas de información, p.19.

9
Marketing:

El marketing actual es entendido desde la perspectiva de la satisfacción de las

necesidades del consumidor y se compone de un conjunto amplio de herramientas
disponibles para lograr tal fin. Según Buck: “Marketing es la planificación y ejecución de
todos los aspectos y actividades relativas de un producto con objeto de influir sobre los
consumidores para que se compre la mayor cantidad posible a un precio óptimo que
maximice el beneficio de la empresa a largo plazo” 1.

Producto:

Cualquier bien material, servicio o idea que posea valor para el consumidor y sea
susceptible de satisfacer una necesidad.

Mercado:

Un mercado es un conjunto de consumidores (personas físicas u organizaciones) que

comparten una necesidad o un deseo, y que podrían estar dispuestos a satisfacer esa
necesidad o deseo a través del intercambio de otros elementos de valor.

Demanda:

Es la formulación expresa de un deseo. Dicho deseo estará condicionado por los

recursos disponibles del individuo y por los estímulos de marketing que se reciben.

Servicio al cliente:

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin

de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un
uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de marketing.
Según Renata Paz: “El servicio al cliente no es una decisión optativa sino un elemento
imprescindible para la existencia de la empresa y constituye el centro de interés
fundamental y la clave de su éxito o fracaso” 2. Dándonos a entender que el servicio al
cliente engloba todas esas acciones que realiza la empresa para aumentar el nivel de

21
Buck, Introducción al Marketing: Conceptos básicos. 2001. P.3
PAZ Renata, Servicio al cliente: La comunicación y calidad del servicio en la atención al cliente.2005.
P.1

10
satisfacción de sus clientes. Además de que representa un sistema de mejora continua
en la empresa.

Comunicación:

La comunicación tiene un papel fundamental en el servicio al cliente. Considerando que

los clientes constituyen la razón de ser de la empresa, ya que toda empresa que desee
permanecer en el mercado necesita tener clientes fieles, y es allí donde juega un papel
importante a través de la comunicación mediante su personal. Aunque estamos en la
era de las telecomunicaciones, la mayor parte de los contactos se siguen dando en
persona. En este sentido la autora define la comunicación como; “La transmisión de
información entre dos o más seres humanos; por información entendemos deseos,
intenciones, decisiones u opiniones. 1

Base de datos:

Es un almacén de datos relacionados con diferentes modos de organización. Una base

de datos representa algunos aspectos del mundo real, aquellos que le interesan al
usuario. Y que almacena datos con un propósito específico. Con la palabra “datos” se
hace referencia a hechos conocidos que pueden registrarse, como ser números
telefónicos, direcciones, nombres, etc.

Datos:

Son los hechos que describen sucesos y entidades. Los datos son comunicados por
varios tipos de símbolos tales como las letras del alfabeto, números, movimientos de
labios, puntos y rayas, señales con la mano, dibujos, etc. En particular se destacan dos
tipos de datos, los significativos y los pertinentes.

 Datos significativos: Para ser significativos, los datos deben constar de

símbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua.
 Datos pertinentes: Se tienen datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser
utilizados para responder a preguntas propuestas.

11
PAZ Renata, Servicio al cliente: La comunicación y calidad del servicio en la atención al cliente.2005.
P.8

11
Teoría de bases de datos:

La teoría de bases de datos incluye los principios formales para definir y manipular
datos estructurados e interrelacionados. Para definir los datos se utiliza un modelo de
datos y para su manipulación un lenguaje. Diferentes modelos de datos se han
propuesto buscando un mayor nivel expresivo para representar el mundo real.
La potencia y limitaciones de cada modelo se pueden evaluar desde un punto de vista
teórico y se evidencian desde un punto de vista práctico cuando se trata de
implementarlos en aplicaciones tradicionales y modernas.
Estas últimas generalmente requieren tipos de datos complejos.
Los lenguajes de manipulación de datos tienen como propósito ofrecer facilidad,
simplicidad y flexibilidad a la hora de utilizarlos para actualizar y recuperar información
desde la base de datos. Los lenguajes de manipulación son, en su gran mayoría,
declarativos, lo que reduce significativamente el tiempo de desarrollo y mantenimiento
de las aplicaciones.

Modelos de datos:

Un modelo de datos es una serie de conceptos que puede utilizarse para describir un
conjunto de datos y las operaciones de estas para manipularlos. Hay dos tipos de
modelos de datos: los “modelos conceptuales” y los “modelos lógicos”. Los
modelos conceptuales se utilizan para representar la realidad a un alto nivel de
abstracción.
Mediante los modelos conceptuales se puede construir una descripción de la realidad
fácil de entender. En los modelos lógicos, las descripciones de los datos tienen una
correspondencia sencilla con la estructura física de la base de datos.
En el diseño de bases de datos se usan primero los modelos conceptuales para lograr
una descripción de alto nivel de la realidad, y luego se transforma el esquema
conceptual en un esquema lógico. El motivo de realizar estas dos etapas es la
dificultad de abstraer la estructura de una base de datos que presente cierta
complejidad.
Los modelos conceptuales deben ser buenas herramientas para representar la
realidad, por lo que deben poseer las siguientes cualidades:

 Expresividad: Deben tener suficientes conceptos para expresar perfectamente

la realidad.
 Simplicidad: Deben ser simples para que los esquemas sean fáciles de
entender.

12
  Minimalidad: Cada concepto debe tener un significado distinto.
 Formalidad: Todos los conceptos deben tener una interpretación única, precisa
y bien definida. En general, un modelo no es capaz de expresar todas las
propiedades de una realidad determinada, por lo que hay que añadir
afirmaciones que complementen el esquema. Algunos modelos con frecuencia
utilizados en las bases de datos son:

Entidad – Relación:

Denominado por sus siglas como: E - R; Este modelo representa a la realidad a través
de entidades, que son objetos que existen y que se distinguen de otros por sus
características, por ejemplo: un alumno se distingue de otro por sus características
particulares como lo es el nombre, o el número de identificación asignado al entrar a
una institución educativa, así mismo, un empleado, una materia, etc. Las entidades
pueden ser de dos tipos:

 Tangibles: Son todos aquellos objetos físicos que podemos ver, tocar o sentir.
 Intangibles: Todos aquellos eventos u objetos conceptuales que no podemos
ver, aun sabiendo que existen, por ejemplo: la entidad materia, sabemos que
existe, sin embargo, no la podemos visualizar o tocar.

Las características de las entidades en base de datos se llaman atributos, por ejemplo,
el nombre, dirección teléfono, grado, grupo, etc. Son atributos de la entidad alumno;
Clave, número de seguro social, departamento, etc. Son atributos de la entidad
empleado. A su vez una entidad se puede asociar o relacionar con más entidades a
través de relaciones.

Base de datos (SGBD):

Un Sistema Gestor de Base de Datos (SGBD) o DGBA (Data Base Management

System) es un conjunto de programas no visibles que administran y gestionan la
información que contiene una base de datos. Los gestores de base de datos o gestores
de datos hacen posible administrar todo acceso a la base de datos ya que tienen el
objetivo de servir de interfaz entre ésta, el usuario y las aplicaciones.  el gestor de base
de datos controla cualquier operación ejecutada por el usuario contra la base de
datos. Para poder desarrollar esta función, es habitual que se necesiten emplear

13
herramientas específicas, como sistemas de búsqueda y de generación de informes,
además de distintas aplicaciones.1

11
Rigaux P, SchollM. & Voisard A. Introduction to Spatial Databases: Applications to GIS, Morgan
Kaufmann. 2001. P.400

14
 METODOLOGIA

 Fase 1
Recolección de información: En esta fase se recolectará la información
necesaria para llevar a cabo el análisis de la microempresa y sus procesos
para ello se utilizarán los siguientes métodos:
 Encuesta al gerente
 Visita a la microempresa
 Observación y análisis detallado de la microempresa y sus acciones
o procesos
 Fase 2
Análisis de la microempresa: Para la fase dos se analizará y clasificara la
microempresa dentro de los diferentes criterios de la teoría general de
sistemas, se podrán observar datos como: misión, visión, reseña histórica,
clasificación previamente mencionada, estructura general, ubicación, cargos
entre otros datos.
 Fase 3
Análisis de procesos: Dentro de la fase tres se desarrollará el análisis
entrando en la materia de análisis de sistemas, dando descripciones de los
distintos procesos desarrollados en la microempresa y modelándolos
mediante el modelo Bizagi. Además, también se podrán encontrar sus
actores, requerimientos funcionales y no funcionales, diagramas de casos de
uso, diagramas de clases y su diccionario de datos.
 Fase 4
Detección de errores: Este paso dará una visión clara sobre los errores
encontrados en los procesos previamente analizados, justificando dichos
errores.
 Fase 5
Búsqueda de posibles soluciones: Se presentarán las posibles soluciones
que podemos ofrecer como grupo para los errores encontrados.
 Fase 6
Modelado de soluciones: Se realizará el modelado mediante el modelo
Bizagi de los procesos del sistema con las soluciones encontradas.

15
 DESARROLLO METODOLOGICO

FASE I

RECOLECCION DE DATOS

Para la fase de recolección se datos se citó al gerente de la microempresa y se llevó a

cabo una investigación en la microempresa con objetivo de observación y análisis, por
último, se tomó en cuenta la información proporcionada por empleados del lugar.

Reseña histórica de la organización:

En el 2016, nace “UKELELE FLORENCIA” fundada por Rosalba Torres Montañez. Con

la idea en la cabeza de crear una marca de moda que fuera respetuosa con el bolsillo
del cliente, la decisión sobre cómo hacerlo fue muy sencilla y realmente obvia. Se
comercializan tejidos de buena calidad para complacer las peticiones de su cliente,
encargo de artículos y distribución de estos. Desde el comienzo la microempresa conto
con un gran impacto en el sector comercial textil, sus precios y calidad cumplían con
las expectativas de sus clientes. Actualmente “UKELELE FLORENCIA” sigue creciendo
estable y constantemente a pesar de sus falencias.

Objeto social:

El objeto social de “UKELELE FLORENCIA” son el gerente, asesores comerciales y

domiciliarios, la función de la gerente seria administrar los activos de la microempresa,
así como llevar el registro de los productos que existan en bodega. Los asesores
comerciales se enfocan en dialogar con los clientes de manera física respecto a las
características que tienen el/los productos de su interés, como darle a conocer el precio
y calidad de estos. Por ultimo los domiciliarios, su objetivo es recaudar información
respecto sobre al cliente que diligencia un producto para su compra a distancia.

Misión:

Ofrecer a nuestros clientes productos de calidad a precios cómodos que cumplan con
sus necesidades y exigencias, abarcando sus gustos de acuerdo con su estilo de ver y
vivir la vida.

16
Visión:

Ser una microempresa líder y reconocida en la venta de ropa, lograr una extensión y
crear nuestras propias cadenas de almacenes, proporcionando cada día más un
servicio de excelencia a nuestros clientes y que al mismo tiempo nos permitan competir
en el mercado nacional con los mejores precios del mercado.

Ubicación:

La única sede física se encuentra ubicada en Florencia Caquetá, en el Barrio Lenin,

con dirección carrera 16.a # 11b-54.

Radio de acción:

La tienda de ropa “UKELELE FLORENCIA” actualmente actúa a nivel municipal,

comercializando de manera física como virtual mediante sus redes sociales, se realizan
ventas en diferentes barrios pertenecientes a Florencia Caquetá.

Sector al que pertenece:

La microempresa pertenece al sector privado.

¿Cómo este sistema contribuye a la región?:

El ser humano necesita hace uso de prendas de vestir con diferentes propósitos, ya
sea para cubrirse del frio o simplemente lucir bien, a razón de cumplir con esta
necesidad, se originan tiendas que comercializan estos productos.
“UKELELE FLORENCIA” ofrece a la ciudadanía estos preciados productos con
diferentes diseños, estilos y colores, todo esto con objetivo a suplir una necesidad
común.

17
Estructura organizacional:

La microempresa con los cargos de: Gerente, asesor comercial, vendedor y

domiciliarios.
Organizados de la siguiente manera:

Gerente

Asesor
Domiciliario Vendedor
comercial

Encuesta a la gerente:

 ¿De qué manera obtienen la materia prima en “UKELEKE FLORENCIA”?

Los productos que comercializamos principalmente provienen de otras

microempresas textiles que nos ofrecen la materia prima a por mayor.

 ¿En algunas ocasiones han tenido perdidas en ventas?

Si, lastimosamente en muchas ocasiones no contamos con lo que un cliente

busca, ya sea por talla, diseño o colores de ropa.

 ¿Ha recibido en algún momento determinado quejas por parte de sus clientes?

No, hasta el momento no se ha recibido ninguna queja.

 ¿Qué porcentaje de ganancias se obtiene por cada producto vendido?

No podría decir una cifra exacta, pero me atrevo a decir que alrededor de un
65% al coste original de cada producto.

18
 Porcentaje de ganancias

35%

70%

gastos ganancias

 ¿Cuáles son los precios de los productos mayormente comercializados?

1. Pantalón masculino Jean…………. $ 55.000

2. Zapato femenino tacón……………. $ 85.000
3. Blusa femenina…………………….. $ 35.000
4. Pantalón femenino jean…………… $ 55.000
5. Buso masculino…………………….. $ 30.000
6. Bisutería femenina…………………. $ 45.000
7. Ropa interior femenina…………….. $ 20.000

Pr oductos m as com er cializ ados

85,000
80,000
60,000 55,000 55,000
45,000
40,000 35,000 30,000
20,000
20,000
0
an c ón in
a a n
in
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Je ta en o
je c ul en en
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a fe em
cu en m rf
as m lu
sa em so ría rio
m fe B f Bu te te
n o ló
n si u in
a ló at a B a
nt ap nt op
Pa Z Pa R

 ¿Cuál es el producto más demando y comprado actualmente?

19
 La ropa interior femenina es la más comprada actualmente debido a su bajo
costo y excelente calidad.

 ¿Ha tenido en algún momento dificultades en cuanto a los tiempos de

funcionamiento de la microempresa?

Si, en algunas ocasiones hay problemas con algunos pedidos a los

distribuidores, los mayores casos se ocasionan en fiestas de fin de año debido al
gran número de pedidos entrantes y a que no contamos con una base de datos
que nos maneje las cantidades disponibles en bodega de manera más efectiva.

 ¿Actualmente con cuantos empleados cuenta?

Actualmente nuestra microempresa cuenta con cinco chicas asesoras

comerciales y cuatro hombres encargados del domicilio.

 ¿De cuánto es el promedio de pago mensual y diario que tienen sus empleados?

Pago lo estipulado en el salario mínimo vigente actual, alrededor de treinta y

cinco mil pesos (35.000) por día laboral.

 ¿Mensualmente de cuanto es el promedio de ganancias?

No hay un número exacto en las ganancias, hay meses que se vende mucho,
como hay otros que se vende poco, se me dificulta dar una cifra aproximada.

 ¿Qué metas tiene proyectada a futuro para su negocio?

Ofrecer ropa de mejor calidad que satisfaga las necesidad y gustos de cada
mercado potencial, además de vender ropa a la moda que cumpla con los
requerimientos de estilo cada persona.

 ¿Actualmente cuenta con página web o sede online?

Nuestra microempresa cuenta con una página en Facebook, ahí damos una
vista previa de los nuevos productos.

20
FASE II

ANALISIS DE LA MICROEMPRESA

¿Por qué es un sistema?:

La tienda de ropa “UKELELE FLORENCIA” cumple con las definiciones básicas de un

sistema al ser un conjunto de partes que funcionan de forma sinérgica para lograr una
finalidad, en este caso cada parte de esta microempresa trabaja con la finalidad de
ofrecer vestimenta al ciudadano y la generación de ingresos para las personas que lo
componen.

Clasificación del sistema:

 Según su constitución: Nos enfrentamos a un sistema físico conformado por

componentes del mundo real, como sus activos, sus empleados y su producto
final en un objeto.
 Según su naturaleza: Esta microempresa presenta un sistema abierto por el
intercambio de material con el medio ambiente y quienes lo componen.
 Según sus relaciones: Podemos catalogar este sistema como complejo debido a
sus componentes humanos y diferentes interacciones que realiza con todos sus
subsistemas.
 Según su cambio en el tiempo: El sistema de esta tienda de ropa es un
sistema dinámico que se adapta a las variables del mercado, a lo largo del
tiempo y con el tiempo, analiza todos estos diferentes factores para brindar
retroalimentación y cambios y lograr adaptarse a su entorno.
 Otra clasificación: Otra clasificación que se le puede otorgar a este sistema es
jerárquica, ya que consta de una unidad de mando como un gerente y otra
unidad bajo su supervisión, como los asesores comerciales.

Objetivo del sistema:

Comercializar artículos de ropa y accesorios que cumplan con los estándares de moda
en el mercado para generar los ingresos necesarios que se necesitan con el objetivo de
darse a conocer a nivel nacional, a su vez mantener una relación estable con las
personas que hacen uso de este sistema.

Elementos del sistema:

21
Dentro de este sistema se encuentran elementos variados, todos estos cumplen con
una función específica y única para el total funcionamiento del sistema.
A continuación, se listarán los más relevantes:

 Empleados
 Mostrador
 Programa para vender
 Estanterías
 Implementos y maquinaria para la fabricación de la ropa.
 Almacenaje
 Maniquíes
 Probadores o vestuarios

Corrientes de entrada:

Las corrientes de entrada son la energía que entra al sistema, y que a su vez éste
necesita para mantener su homeóstasis.
Para nuestro caso de ejemplo están divididas en cuatro partes, las cuales son:

 Recursos Materiales.
 Recursos Financieros.
 Recursos Humanos.
 Información.

Recursos materiales:

Dentro de los recursos materiales, para producir una prende de ropa se necesita:

 Algodón
 Seda
 Hilo
 Lana
 Cuero

Recursos financieros:

22
El origen de la microempresa “UKELELE FLORENCIA” esta principalmente basado en
el capital de la dueña actual de la microempresa, eventualmente los activos de esta
fueron creciendo hasta el punto de ser autosuficiente hoy en día.

Recursos humanos:

La microempresa cuenta con recursos humanos especializados en cada área, esta

asignación se llevó a cabo a manos del mismo gerente de la microempresa, cada
empleado es capaz de cumplir con eficacia su objetivo en la microempresa.

Información adicional:

Esta información representa un valor de mucha importancia para el correcto

funcionamiento de la microempresa, se tienen en cuenta los siguientes datos:
 Las fechas importantes del año ya que debido a esta la comercialización de
productos varia, esto desemboca en un aumento o pérdida de ingresos.
 Las ordenes de cada uno de los clientes para así poder preparar su pedido.
 Información acerca de la ropa actualmente de moda en el mercado.

Procesamiento:

 El primer paso es el diseño, se establece el número de pasos necesarios para la

elaboración de una prenda o una colección; para ello, se definen características
y variables como: inspiración, mercado objetivo, tipo de textil, tallaje, cantidad de
cortes, proceso de personalización e insumos.
 La segunda etapa es el patronaje, aquí se dibujan las partes de una prenda
teniendo como referencia una ficha técnica, figurín o muestra física. En esta
etapa se definen los puntos de referencia de los moldes y el escalado de las
tallas necesarias que deben cortarse; se puede realizar de dos formas: manual e
industrial.
 El tercer paso es el tiempo de reposo, consiste en desenrollar el textil en forma
plegada y dejarlo reposar por un período determinado para que recupere su
forma, la cual pudo ser afectada al ser expuesto a procesos como el del
enrollado. Este proceso previene encogimientos y por consiguiente, fallas en las
prendas

23
  El cuarto paso es el trazo, del correcto desarrollo de esta fase depende la
optimización del textil evitando su desperdicio, en este paso se distribuyen las
piezas elaboradas en el proceso de patronaje sobre el tejido previamente
reposado
 El quinto paso es la disposición de las capas del textil sobre la mesa de corte, el
proceso de extendido del textil se puede hacer por medio de un carro
extendedor o manualmente.
 El sexto paso es el proceso de corte en el cual se separan o dividen las piezas
que componen una prenda con la ayuda de un instrumento de corte, tal como lo
son: 

 Cortadora vertical o circular.

 Troqueladora.
 Maquina laser.

Corrientes de salida

Retroalimentación:

La retroalimentación cumple con un papel esencial en el progreso de la microempresa,

esencialmente se centra en un control sostenido de calidad en sus servicios.
Un corto ejemplo de esto es conocer acerca de los productos que los clientes
requieren, pero no se encuentran en venta, con esta información se toma una contra
acción con una finalidad de generar más ingresos.

Relación entre los cargos:

24
 Administrador

Cajero Asesor Domiciliario

comercial

Fases del sistema de fabricación y venta

Fabricación:

En esta parte del sistema se toma el material base para la prenda de vestir se
realiza una serie de procesos que se listaran a continuación:
 Diseño: Se diseña el modelo y de acuerdo con ello se elaboran los
moldes de cartón de 300 micras teniendo en cuenta las tallas y medidas.
Se usan reglas de patronaje.
 Selección de material: Las telas se seleccionan de acuerdo con el artículo
y al modelo que se ha de confeccionar. Los tejidos artesanales como
mantas o fajas son muy caros, por lo que se utilizan solo porciones de
estos en determinados lugares del vestido, únicamente como decoración.
 Trazo: Se tiende la tela en una mesa y sobre ella se colocan los moldes
maximizando la superficie a cortar. Se traza sobre la tela utilizando los
moldes y tizas de colores.
 Corte de tela: Se procede a cortar la tela según el trazo realizado usando
una tijera. Cuando se necesita una cantidad mayor de piezas del mismo
tamaño, por lo menos 10 a 15 paños, se utiliza una cortadora eléctrica
manual para cortar todo el bloque según el trazo realizado encima.
 Habilitado: Se preparan todas las piezas y accesorios necesarios para la
prenda.
 Costura: Se unen las piezas cosiendo con una máquina de coser. A veces
es necesario hilvanar las partes para facilitar la costura.

25
  Remachado: Se remachan los bordes de las costuras para evitar que se
deshilachen en el futuro.
 Acabado: Se cortan y cosen los ojales, se pegan los botones, los cierres,
los bolsillos, etc., en algunos casos se decoran partes del vestido
bordando diseños, o poniendo detalles a croché. Finalmente se cortan los
hilos sobresalientes.
 Planchado: Se plancha el artículo terminado para tener una superficie
impecable.

Control de calidad:

Este subproceso se realiza al mismo tiempo que la selección de los materiales a

utilizar, el personal asignado a esta tarea se encargará de la separación de
tejidos, cueros y demás materiales en buen estado para una buena fabricación
de estos.

Clasificación y empaque:

Una vez fabricados los productos, se clasifican y empaquetan según los

pedidos de los clientes, este proceso incluye examinar cada producto para
detectar cualquier defecto que haya ocurrido durante su proceso de fabricación.

Venta:

La venta de cada producto es realizada por asesores comerciales encargados

de atención al cliente y agentes encargados de direccionar los pedidos en el
domicilio del cliente.

Suprasistema:

"UKELELE FLORENCIA" es parte de un supersistema que podemos definir como un

sistema de comercialización de tejidos, que incluye a diferentes fabricantes y
vendedores de ropa.
En este súper sistema, "UKELELE FLORENCIA" se clasifica como una tienda de ropa
que vende sus productos y diseños con foco en modelos de moda en el mercado textil.

26
Diagrama “Ukelele Florencia”:

Sistema de industria textil y comercio

Superintendencia de Industria y Comercio

Productores textiles

Empresas procesadoras de materias primas y fabricacion de Distribuidoras de ropa

prendas

Distribuidoras de ropa Poblacion general

Poblacion general

Sistema:

27
 Para “Ukelele Florencia” el suprasistema es el ya mencionado sistema de
comercialización de tejidos. Esta totalidad es formada por varios sistemas que actúan
paralela e interrelacionada mente. El objetivo es estudiar el sistema para este caso
analizaremos el sistema de “Ukelele Florencia”:

Corrientes de salida
Corrientes de entrada
Cajero

Gerente

Administrador Vendedor Domiciliarios

Asesor
comercial

Subsistema:

En este caso como ya previamente se ha visto, el sistema de “Ukelele Florencia” está

conformado con diferentes subsistemas, dentro de los cuales encontramos en la
mayoría de los casos como unidad mínima para tomar el subsistema y el sistema
abstracto que compone el “método” la llamada fase de venta:

Asesor comercial Vendedor Domiciliario

Medio:

28
El medio abarca los límites de la empresa o microempresa en su defecto y permite
determinar los alcances funcionales de la misma, en nuestro caso este medio o limite,
se encuentra conformado por todos aquellas tiendas de ropa que compiten en el
mercado, por un lado los clientes pueden ingresar a nuestro medio, además de contar
con el servicio a domicilio, pero el sector textil al ser un mercado tan amplio y de tanta
competencia, en este denominado medio o limite se encuentran todas las demás
tiendas de ropa que entran en competencia directa con “Ukelele Florencia”.

Domicilios o
distribucion
Asesoria
comercial

ventas

 El área que delimita la línea amarilla representa el límite físico de acción de la

empresa.

 Los círculos representan los diferentes subsistemas de la microempresa.

 Los cubos representan los demás sistemas empresariales en el medio o la

llamada competencia directa.

 El área comprendida entre la línea amarilla y roja representa el medio o limite.

 Por último, las líneas que conectan nuestra microempresa con las demás,
representa las relaciones e intercambio de información que puede haber entre
ellas.
Recursos:

29
“Ukelele Florencia” cuenta con muchos recursos diferentes que podemos clasificar de
la siguiente manera:

 Recursos humanos: Área con un conjunto de personal adecuado para cada

actividad necesaria para lograr sus objetivos.
 Recursos financieros: Actualmente es autosuficiente y dispone de los medios
necesarios para desarrollar todas sus actividades. Incluso, tiene la capacidad de
generar beneficios para todos los miembros.
 Recursos materiales: La empresa cuenta con diversas fuentes de materias
primas tales como: Distribuidores y máquinas (tejedoras, empaquetadores, etc.).

COMPORTAMIENTO

Sinergia:

“Ukelele Florencia” está altamente integrada, todas sus partes trabajan hacia un
objetivo, todos sus empleados dependen unos de otros, el asesor comercial no puede
hacer su trabajo, si el gerente no elije el producto a exhibir, los domiciliarios no
trabajarían si los asesores de ventas no empaquetan el producto.

Recursividad:

Al hablar de la microempresa “Ukelele Florencia”, podemos aplicar el concepto de

recursividad a través de la jerarquía del supersistema debido a que incluye diferentes
sistemas, como los ya mencionados, producción, control de calidad, envasado y venta,
ellos mismos conformados por subsistemas. del gerente, las herramientas que utiliza y
las corrientes de entrada utilizadas por cada subsistema.

Entropía:

Esta microempresa tiene claramente la presencia de entropía generada principalmente

por los recursos humanos de la empresa, ya que muchas veces no existe la mejor
comunicación entre los empleados debido a la contaminación acústica generada por
los clientes y / o actividades comerciales vecinas. Esto crea fallas en todos los
subsistemas relacionados con el servicio al cliente.
Entropía negativa:

30
La existencia de entropía crea caos en el sistema, la necesidad genera negatividad,
esta se expresa a través del diálogo entre las diferentes subpartes del sistema para
crear un mecanismo que permita enfrentar las dificultades ocasionadas por la entropía
previa de nuestro sistema.

Homeóstasis:

Principalmente se encarga de mantener el equilibrio en un sistema y representa

directamente la relación entre la entropía y la neguentropía, presente en dicho sistema,
se enfoca en la conservación del equilibrio de comunicación entre sistemas diferentes
subsistemas, lo cual está directamente relacionado con la entropía negativa, pues a
través de estos sistemas de mejora de la comunicación estamos capaces de brindar un
servicio integral a nuestros clientes y así lograr nuestro objetivo de empresa.

FASE III

31
ANALISIS DE PROCESOS:

Dentro del sistema de la tienda de ropa “Ukelele Florencia” se desarrollan diferentes

procesos que terminan en el intercambio de un bien material para la generación de
activos en la empresa, dentro de ellos hemos identificado dos procesos principales:
proceso general de comercialización y el proceso de producción y distribución de
productos, para cada uno de estos se realizó su respectivo modelo Bizagi, identificando
sus respectivos actores y requerimientos.
Primeramente, se habla sobre la vista general de comercialización en la empresa o el
denominado proceso general de comercialización:

PROCESO GENERAL DE COMERCIALIZACION:

ACTORES:

 Directos:

 Empresa.
 Clientes.
 Producción.

 Indirectos

 Entes de control nacional (superintendencia de industria y comercio).

 Empresas de servicios públicos.

32
Dentro de este proceso podemos observar las operaciones generales manejadas por la
empresa para la comercialización de sus productos.
El proceso inicia cuando un cliente genera una solicitud de información sobre un
producto, esta solicitud es recibida y procesada por la empresa dando una repuesta
afirmativa o negativa a esta solicitud dependiendo si se cuenta con el producto
solicitado, según su respuesta esta debe ser o no modificada por la empresa al cliente,
en el caso de ser positiva la empresa se encargará de distribuir el producto.
Una vez el producto se encuentre distribuido, esta se encarga de confirmar el pedido
solicitado por el cliente, de ser confirmado el pedido, se procede a hacer el
correspondiente pago y elaboración de factura para poder empaquetar el pedido y en
caso contrario de no ser confirmado el pedido no se realizaría la compra.
Finalmente, el proceso culmina con la firma de la factura del producto y la entrega de
este.

33
PROCESO DE PRODUCCION Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS:

ACTORES:

 Directos:

 Recepción.
 Inspección.
 Compra.

 Indirectos

 Cliente.
 Gerente.
 Proveedor.

34
Este proceso inicia con la recepción de la mercancía solicitada a la fábrica, se verifica
si el pedido recibido fue el solicitado de ser así se procedería con la inspección
detallada de la mercancía para saber las condiciones en las que llego, de no ser así se
procedería a la devolución de la mercancía.
Luego de la inspección para verificar si el pedido se encuentra en condiciones óptimas,
se procede a verificar si la cantidad recibida fue la cantidad solicitada, de ser así se
procede al control de calidad en entrada, se notifica que la mercancía ha sido recibida
correctamente y en óptimas condiciones para ser depositada en bodega y por último se
procede a pagar el monto de costo fijado previamente para el pedido, de no ser así se
procedería a notificar a la fábrica de que el pedido no se encuentra completo.

ANALISIS DE REQUERIMIENTOS

REQUERIMIENTOS:

Funcionales:
 Proveedores o fábricas.
 Clientes.
 Empresa y sus empleados.

No funcionales:
 Productos.
 Pedido de productos.
 Pedido de productos solicitado por el cliente.
 Activos, de la empresa y el cliente.
 Punto físico de la empresa.

Dentro de los requerimientos funcionales se verbalizan los procesos llevados a cabo

por los actores, estos son las acciones necesarias para que el sistema funcione de
manera normal. A continuación, se presentarán los diagramas de casos de uso de la
tienda de ropa “Ukelele Florencia”:

35
36
37
DICCIONARIO DE DATOS:
Actor Atributo Tipo De Valor Descripción
Dato
Nombre String 30 Nombre del
cliente
Identificación long 10 Documento de
identidad (C.C)
CLIENTE Ubicación String 20 Dirección del
cliente o del
destinatario
Teléfono long 10 Número de
teléfono

Lugar de String 15 Lugar de

destino entrega del
pedido
Fecha en que
se envía el
Fecha Int 7
SOLICITUD DE PEDIDO pedido
Tipo de String 11 Descripción del
producto producto
Hora String 6 Hora en la que
se despacha el
pedido

Cantidad Int 10 Cantidad de

productos
Contenido String 40 Contenido del
PEDIDO
paquete
Código Int 10 Identificación
del paquete

ASESOR COMERCIAL Nombre String 30 Identidad del

empleado
Identificación Int 10 Documento de

38
 identidad (C.C)
Código Int 4 Código interno
del asesor
Cantidad de
dinero que
Salario Int 8
gana por
prestar su
servicio a la
empresa

Variedad de
productos
Catalogo String 18
disponibles

Lugar donde
se encuentra
localizada la
FABRICA/PROVEDORES Ubicación String 15 fábrica o los
proveedores
de los
productos
Número de Int 10 Teléfono
contacto celular de
contacto

Tipo String 10 Variedades del

producto
Precio Int 8 Valor que toma
PRODUCTO el producto
Número de
productos que
Cantidad Int 1
se compra

Productos que
se encuentran
INVENTARIO Productos String 15
en la bodega o
disponibles
para la venta

39
 Cantidad de
productos
Registro de String 20
vendidos (al
ventas
día, mensuales
y anuales)
Registro de long ---------- Valor de
ganancias ganancias
BASE DE DATOS Personal
encargado de
Proveedores String 15
proveer la
materia prima o
la fábrica
encargada
Fecha y hora
en la que se
Fecha String 20
realizó la venta

FASE IV

DETECCION DE ERRORES:

Gracias al análisis realizado en la microempresa “UKELE COLOMBIA”, se logró

identificar dos errores en su funcionamiento:

40
Como primer punto la problemática se evidencia al momento de realizar el pedido de
insumos o productos a sus diferentes proveedores, al tener un alto rango de
proveedores que vienen de diferentes partes no cuentan con un sistema organizacional
que evite un descontrol en precios y cantidades en la compra de estos mismo,
generando así muchas veces retardos y malentendidos en la obtención de estos
suministros, haciendo que a su vez haya una pequeña perdida monetaria.
Como segundo punto la problemática se evidencia al momento del registro de ventas
en caja, debido a que este se genera de manera completamente manual, hace difícil
llevar un conteo detallado de ventas y poder así mismo calcular el rango de ganancias
o pérdidas en su defecto (diarias, mensuales o anuales).
Expresado de forma clara, los errores son los siguientes:
 Se presenta un mal manejo y pérdida de información producida al momento de
realizar un pedido de insumos o productos por parte de la microempresa.
 Existe una falencia en el manejo del registro de ventas en caja.

FASE V

BUSQUEDA DE POSIBLES SOLUCIONES:

Como solución a las problemáticas previamente mencionadas tenemos:

41
  Como primera solución tenemos que por medio de la rama de la ingeniería de
sistemas y mediante nuestros conocimientos sobre las tecnologías de la
información, es posible realizar a modo de capacitación o recomendación, el
comunicar sobre los diferentes sistemas organizacionales que permitan facilitar
un mejor control en precios y cantidades de compra al momento de solicitar los
productos a los proveedores. Como ejemplo de ello tenemos a los sistemas
organizacionales planos que tratan de evitar por completo las estructuras
jerárquicas tradicionales, las cuales han estado asociadas muchas veces a
problemas de comunicación y descontrol.

 Como segunda solución y con la intención de evitar la problemática en el manejo

del registro de ventas en caja, se propone la creación e implementación de un
sistema propio como lo son las bases de datos, además de un sistema de
gestión de bases de datos que permita llevar un registro detallado de ventas,
ganancias, pérdidas y otros datos relevantes como: ganancias mensuales,
porcentajes de ganancia promedio por producto o en su defecto porcentajes de
perdidas.

FASE VI

MODELADO DE SOLUCIONES:

A continuación, se presentará un caso hipotético de implementación por medio de un

diagrama de clases donde se podrá observar detalladamente los actores presentes en

42
el proceso y sus datos, para el caso del modelamiento de la solución se le agregará la
clase: “Base de datos”, en donde esta contendrá los datos del producto y todos los
registros de caja, almacenándolos y ofreciendo métodos de consulta, además de
almacenar los datos de los proveedores.

43
El proceso sigue siendo muy similar al original, aunque presenta algunos cambios:
 El primer cambio se encuentra después de que el cliente solicita información
sobre algún producto, lo que se hace después de recibir la solicitud es consultar
en la base de datos la disponibilidad del producto para así ahorra tiempo en la
búsqueda de este y dar tener unos tiempos de respuesta al cliente óptimos.

 El segundo cambio consiste en el registro de las ventas en la base de datos,

este almacena datos como: tipo de producto vendido, precio del producto, total
de venta por cuenta. Los datos ya no son volátiles y permiten ser consultados
cuando se requieran.

44
 CONCLUSIONES

 La recopilación de datos o información realizada en la microempresa permitió

tener en claro los procesos de funcionamiento desarrollados en la misma y a su
vez generar un modelo de su situación actual.

 Al haber tenido claro el funcionamiento de procesos desarrollados en la

microempresa fue posible identificar las diferentes problemáticas presentes en
estos procesos.

 Por medio del correspondiente análisis al sistema de información se pudieron

plantear posibles soluciones a las problemáticas encontradas, respondiendo a
las necesidades de la microempresa.

45
 REFERENCIAS

 PAZ Renata, Servicio al cliente: La comunicación y calidad del servicio en la

atención al cliente.2005. P.8

 James A. Senn, Análisis y diseño de sistemas de información, p.19

 Buck, Introducción al Marketing: Conceptos básicos. 2001. P.3

 Rigaux P, SchollM. & Voisard A. Introduction to Spatial Databases: Applications

to GIS, Morgan Kaufmann. 2001. P.400

 PAZ Renata, Servicio al cliente: La comunicación y calidad del servicio en la

atención al cliente.2005. P.1

46