Fundamentos de la Administración

Sitio: capacitacion.edifito.com
Curso: Administración de Edificios y Condominios
Libro: Fundamentos de la Administración
Imprimido por: Jorge Valenzuela
Día: jueves, 17 de febrero de 2022, 01:55
Tabla de contenidos
Presentación del relator e Introducción

Etapas del proceso administrativo

Las funciones del administrador

¿Cómo funciona un edificio o condominio?

La importancia de la planificación

Planificación de la dotación de personal

Planificación de mantenciones

Proceso de compra de insumos y contratación de servicios

Seguros obligatorios y como contratarlos

¿Cómo se calcula el gasto común?

Gestión de Cobranza de los Gastos Comunes

Informes y rendición de cuentas

Presentación del relator e Introducción

Juan Carlos Ortuzar - Presentación

Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo consta de distintas actividades que en conjunto logran un fin, en este caso el
funcionamiento integral del condominio. Estas actividades se agrupan en fases para entender su objetivo
principal.

Las etapas del proceso administrativo son las siguientes:

1. Planificación

2. Organización

3. Dirección

4. Control

Todas las actividades que realiza el administrador de un condominio se pueden relacionar a una de estas
etapas y es importante que al comenzar un nuevo proceso (como podría ser tomar una nueva comunidad o
partir un nuevo año de trabajo) se empiece con la planificación.

Planificación

Las tareas de planificación son las que llevan hacia la definición de objetivos y metas concretas para la
comunidad en todos los ámbitos relacionados al condominio más la definición de pasos a seguir para
concretar estos objetivos.

En esta etapa entonces se realiza la definición de objetivos de corto y largo plazo más los planes de acción.

Organización

Para transformar los planes en acciones concretas se necesitará asignar recursos y luego coordinar las acciones
para que se realicen. En esta etapa es donde se contrata al personal necesario para cumplir los objetivos y se
definen las necesidades económicas.

Dirección

Las actividades de dirección son las que se realizan una vez que los planes ya están en movimiento, donde lo
más importante es la reevaluación de los planes y el funcionamiento de los recursos.

Control

Finalmente tenemos las actividades de control y se refieren a todas las que se realizan con la intención de
identificar si los planes de acción se están cumpliendo en tiempo y forma hacia la consecución de los objetivos
propuestos. Actividades como generar reportes y dar cuenta de los avances tanto al comité como a la
asamblea de copropietarios son algunas de las más importantes para llevar el control.
Estas actividades se entrelazan en un ciclo continuo, donde se debe volver a planificar y hacer cambios
constantes para asegurarse de que los objetivos se cumplirán.
Las funciones del administrador
De acuerdo al Artículo 23 de la Ley 19.537 son funciones del Administrador

1. Las que se establezcan en el Reglamento de Copropiedad.

2. Las que específicamente les conceda la Asamblea de Copropietarios tales como:

Cuidar los bienes de dominio común.

Cerciorarse de que la infraestructura de soporte de redes de telecomunicaciones no sea intervenida

por terceros con el objeto o efecto de impedir el ingreso de distintos operadores de
telecomunicaciones.

Efectuar los actos necesarios para realizar la certificación de las instalaciones de gas y el
mantenimiento y certificación de los ascensores, montacargas y escaleras o rampas mecánicas y sus
instalaciones.

Ejecutar los actos de administración y conservación y los de carácter urgente sin recabar previamente
acuerdo de la asamblea, sin perjuicio de su posterior ratificación.

Cobrar y recaudar los gastos comunes.

Velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria y
las del reglamento de copropiedad.

Representar en juicio, activa y pasivamente, a los copropietarios, con las facultades del inciso primero
del artículo 7º del Código de Procedimiento Civil, en las causas concernientes a la administración y
conservación del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o con terceros.

Citar a reunión de la asamblea.

Pedir al tribunal competente que aplique los apremios o sanciones que procedan al copropietario u
ocupante que infrinja las limitaciones o restricciones que en el uso de su unidad le imponen esta ley, su
reglamento y el reglamento de copropiedad.

El administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su administración en las épocas que
se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de copropietarios o el Comité de
Administración.

El administrador será personalmente responsable de velar por la seguridad y expedición de las vías de
acceso.

Ejecutar los actos de administración y conservación y los de carácter urgente (sin recabar, previamente,
acuerdo de la Asamblea, sin perjuicio de su posterior ratificación).
Cobrar y recaudar los gastos comunes y sus incrementos por concepto del fondo común de reserva y
primas de seguro de incendio, previstos en la Ley de Condominios y en su Reglamento.

Mantener en el condominio una nómina actualizada de los copropietarios, con sus respectivos
domicilios registrados.

Mantener actualizado el archivo de documentos del condominio y a disposición de los copropietarios.

Salvo que el Reglamento de Copropiedad establezca lo contrario, contratar, por cuenta y riesgo de cada
copropietario, el seguro de incendio de la respectiva unidad, en el caso que aquel no lo hiciere y velar
por el cumplimiento de las medidas de seguridad contenidas en la Ley de Copropiedad (y,
particularmente, impedir que los copropietarios efectúen cambios en las instalaciones interiores de la
unidad de su dominio, que puedan comprometer la seguridad de los copropietarios, de las restantes
unidades o del condominio en general).

Velar por la observancia de las disposiciones legales y reglamentarias sobre copropiedad inmobiliaria y
las del Reglamento de Copropiedad, y poner en conocimiento del Comité de Administración las
transgresiones que detecte.

Representar en juicio -activa y pasivamente- a los copropietarios, en las causas concernientes a la

administración y conservación del condominio, sea que se promuevan con cualquiera de ellos o con
terceros.

Adoptar o proponer al Comité de Administración, medidas tendentes a precaver la ocurrencia de

accidentes y a resguardar la integridad personal de los copropietarios y de sus familias, así como sus
bienes, dentro del condominio, denunciando la ocurrencia de todo hecho ilícito a Carabineros,
Investigaciones o al juez competente.

Mantener una lista actualizada de teléfonos y direcciones -que correspondan a la localidad donde está
ubicado el condominio- de servicios de urgencia, hospitales, clínicas y médicos, para casos de traslado
o atención de enfermos o accidentados, así como del Cuerpo de Bomberos.

Velar por la debida iluminación de espacios de circulación interiores y del ámbito del condominio.

Fiscalizar que se respeten las horas de descanso nocturnos establecidas en el Reglamento de

Copropiedad.

Poner en conocimiento del Comité de Administración cualquier acto de ocupación ilícito o de daño a
los bienes comunes o a las unidades, sea por copropietarios o por terceros.

Si se viere comprometida la seguridad o conservación de los bienes comunes o de las unidades, por
efecto de filtraciones, inundaciones, emanaciones de gas u otros desperfectos, no encontrándose el
propietario, arrendatario u ocupante que facilite o permita el acceso, el Administrador podrá ingresar
forzadamente a una unidad. Para ello deberá hacerlo acompañado de un miembro del Comité de
 Administración, quien levantará acta detallada de la diligencia, incorporando la misma al Libro de
Actas del Comité de Administración, dejando copia de ella en el interior de la unidad. Los gastos que se
originen serán de cargo del o de los responsables del desperfecto producido.

Proponer, al Comité de Administración, la adopción de medidas para resguardar el ingreso al

condominio de personas ajenas a éste, sea en calidad de visitantes o de prestadores de servicios.

Abrir una cuenta corriente bancaria o una cuenta de ahorro, exclusiva, a nombre del condominio,
registrando el nombre de la o las personas designadas por la Asamblea de Copropietarios como
habilitadas para girar en ella, y

En general, todas aquellas otras funciones que específicamente le encomienden las mencionadas ley y
reglamento, el Reglamento de Copropiedad o que le asigne el Comité de Administración (arts. 23 y 36
de la Ley de Condominios y arts. 26 a 28 de su reglamento).

El Administrador está obligado a rendir cuenta documentada de su administración, en los plazos y

forma que se le hayan fijado en el Reglamento de Copropiedad o por el Comité de Administración y,
además, cada vez que lo solicite la Asamblea de Copropietarios o el Comité de Administración y,
también, al término de su gestión. Para estos efectos, los copropietarios tendrán acceso a la
documentación correspondiente.

3. A falta de disposiciones sobre la materia en el reglamento de copropiedad y en el silencio de la asamblea,

serán funciones del administrador las señaladas en esta la ley y su reglamento.

4. Adicional a estas las que resulten del proceso de negociación del Administrador y la Comunidad

contratante.
¿Cómo funciona un edificio o condominio?
Las comunidades pueden verse como una empresa conformada como una Sociedad Anónima, más o menos
de esta forma:

Los Accionistas, son los Copropietarios.

El Directorio, está conformado por el Comité de Administración.

La Gerencia General, es el Administrador del Condominio.

El Personal, está conformado por el Mayordomo, los Conserjes y Personal Auxiliar.

Por lo anterior los Copropietarios tienen la responsabilidad de proveer los recursos necesarios para el buen
funcionamiento y mantención de cualquier condominio. El objetivo básico de la vida en comunidad es el
mejoramiento de la calidad de vida de los copropietarios y el fortalecimiento de la propia comunidad. Para
lograr sus objetivos el proceso de desarrollo de cada comunidad debe tener en cuenta las necesidades de cada
uno de sus integrantes. Por esto es necesario el desarrollo del proceso de comunicación con el objetivo de
escuchar y conocer con claridad los objetivos y las necesidades de la comunidad. En este sentido, es muy
importante establecer una comunicación fluida y clara en el manejo de los fondos recaudados en el
condominio.

La comunicación clara de las diferentes actividades que se tienen planificadas en beneficio de la comunidad es
una buena alternativa a desarrollar, someter la planificación a la revisión y sugerencias de los interesados,
siempre en un clima de respeto y cordialidad.
La importancia de la planificación
Todo edificio o comunidad por muy básica que ésta sea, mantiene en sus instalaciones ciertos equipos y
maquinas que necesitan ser conservadas en buen estado de uso y operatividad, por lo cual, pasa a ser un tema
relevante e importante dentro de la gestión del administrador de una comunidad.

Una de las principales características de la gestión del administrador es el hecho de que existe una gran
variedad de actividades y obligaciones con las que debe cumplir. Esta continua suma de deberes hace que
muchas veces no se den respuestas oportunas ni el seguimiento adecuado a dichas tareas.

El administrador comienza por preocuparse de la planificación necesaria de las diferentes instalaciones y de

los espacios comunes existente, así por ejemplo: las techumbres o cubiertas son parte de un espacio común y
en temporada de lluvias deben estar en perfectas condiciones, las piscinas en temporada estival, no tengan
fallas, la mantención de las calderas, de modo que estén a apunto en la llegada del invierno, cuando deben
comenzar las acciones para obtener el sello verde, las bombas de agua a punto, la sanitización de estanques de
agua, las cámaras de aguas lluvia, las aguas de lluvia van a cámaras subterráneas y hay planificar su limpieza
para que no se tapen, y evitar inundaciones.

Todo esto requiere una inversión y la comunidad debe conocer los beneficios asociados a estas inversiones.

En este sentido, la planificación es el proceso que por excelencia nos permitirá una racionalización de recursos
para lograr el máximo rendimiento posible. La planificación nos permite mejorar la toma de decisiones y
acercarnos de manera contundente a la consecución de los objetivos propuesto.

El Ministerio de vivienda y Urbanismo (MINVU) enfatiza en su “Manual de copropietario: Vida en comunidad” y

el “Manual de uso y mantención de espacios comunes de condominios” de la CCHC destacan la importancia de
la planificación.

Para lograr hacer un buen plan de mantenimiento, es de suma importancia que el Administrador conozca cada
una de las instalaciones y de los bienes y espacios comunes que dispone el Condominio, haciendo un
levantamiento detallado de éstas.

Una buena planificación se puede dividir en tres grandes aspectos:

1. Planificación a corto plazo: Consiste en definir las tareas o actividades más urgentes o cercanas. Por lo

general, implicará definir responsables por cada uno de los temas que se definan a corto plazo. Un
ejemplo de ello es: Mantención mensual del sistema de bombeo de Agua, Mantención de Ascensores (en la
actualidad es obligatorio), Mantención de Salas Térmicas (Calderas), Mantención semanal de Piscinas y
Jardines, inspección de medidores de agua caliente y agua fría sanitaria, en el fondo reconocer claramente
lo que se necesita poner mayor atención en forma rutinaria, y que no genere inconvenientes en el diario
vivir a los residentes.
 Herramienta: Las herramientas más útiles en este caso es construir un diagrama o carta Gantt o
simplemente una agenda personal y revisarla semanalmente para programar las distintas actividades que
llevara a efecto en forma diaria, sobre todo, tener y mantener un libro de actas ordenado y completo, con
el registro de los responsables a cargo de las tareas a desarrollar y hacerle un seguimiento en mesas de
trabajo en los tiempos indicados por la comunidad.

2. Planificación a mediano plazo: Implica planificar una serie de actividades, tareas o instancias con un

objetivo final, por ejemplo, la planificación del cronograma de mantenciones de la comunidad. Un modo
eficiente de planificar las tareas de esta manera es por medio de una “carta Gantt”. En ella se exponen de
manera vertical las tareas a realizar y en la horizontal los meses y cada una de las semanas de cada mes. Se
marcan cuanto tiempo llevará cada una de las actividades planificadas. Un ejemplo se estas actividades
son las mantenciones de los estanques de almacenamiento de agua, la inspección de fugas de agua,
alarmas de incendio y sensores de humo, citofonia, intercambiadores de calor, techumbre, pintura piscina,
vacaciones del personal,etc.

3. Planificación a largo plazo: Implica descubrir y conocer las inquietudes e intereses de la comunidad para

poder trabajar en pro de generar habilidades o modificar conductas. Para poder lograr esto se requiere una
planificación más compleja y plazos más extensos. Para todo este proceso MINVU propone 4 etapas:
Diagnóstico, planificación, ejecución y evaluación de resultados. Dentro de las herramientas señaladas se
encuentran;

a. Grupos Focales: La herramienta de grupos focales se trabaja a través de conversaciones grupales

orientadas. El objeto de esta metodología es extraer información, la que aparece en la misma

discusión, y es útil para diagnosticar el estado de una determinada comunidad o grupo.

b. Árbol de problemas: Es una actividad de utilidad pues la comunidad reconoce algunas problemáticas

manifiestas, permitiendo reconocer e identificar las causas y los efectos que la producen. Al ser
identificadas las causas, se pueden planificar posibles respuestas (actividades) para modificar las
conductas que facilitan los efectos indeseados. Un ejemplo, utilización en forma optima el uso de la
calefacción, tarifa, prorrateo, tarifa plana, etc.

c. El llevar a cabo lo planificado debe ser considerando los recursos económicos que implican, el tener

empresas que lleven a cabo el proyecto, considerando el efecto que se desea conseguir.

d. Evaluar los resultados que están obteniendo y si estaba de acuerdo al primer diagnóstico, esto con

lleva que, de haberlo logrado, se puede volver a diagnosticar y en caso contrario encontrar el punto
donde se genero la desviación para no lograr el objetivo final.

La mejora constante es parte de la dinámica que todo administrador debe mantener.

Planificación de la dotación de personal
El éxito de las instituciones y organizaciones depende en gran medida de lo que las personas que al conforman
hacen y cómo lo hacen por lo que invertir en las personas puede generar grandes beneficios.

Por ello una buena gestión de talento Humano se convierte en el socio estratégico de todas las demás áreas,
siendo capaz de potenciar el trabajo en equipo y transformar la comunidad radicalmente.

Dentro de la práctica del administrador este es un punto focal, pues una fuerza laboral adecuada acerca a las
comunidades al cumplimiento de sus objetivos. Una buena gestión implica ejecutar estrategias para que el
condominio funcione todo el año.

Por ello se sugieren los siguientes tips:

1. El administrador debe conocer la legislación y el marco de las relaciones laborales, además de las

exigencias adicionales de otras organizaciones estatales relacionadas con la actividad.

2. El contrato de trabajo junto con una descripción del cargo, debe contener el perfil de exigencias y

requisitos de la actividad. Ese es el punto de partida de un proceso sistemático de Reclutamiento y

Selección de personal.

3. Se recomienda desarrollar un archivo de candidatos elegibles para la reposición o reemplazo de los

cargos claves de la comunidad.

4. Un edificio no se detiene en periodo de vacaciones, y tiene que seguir funcionando con normalidad.

Por ello la importancia de planificar las vacaciones del personal, idealmente un mes antes del proceso,
a partir de noviembre o los primeros días de diciembre. Es importante que esta planificación quede
por escrito, para tener claros los reemplazos y poder visualizarlos una buena herramienta es la Carta
Gantt, no olvidar a que para los reemplazos en verano es necesaria la certificación OS10. (Blog Edifito).

Planificar las vacaciones del personal del edificio con anticipación, permite que la búsqueda del
personal de reemplazo se realice con un tiempo prudente, para tomar decisiones correctas y entregar
las capacitaciones correspondientes.

Contar con un plan o programa para organizar los turnos en estas fechas es importante. Hay que saber qué
persona está reemplazando, en qué turno, quiénes están de vacaciones, cuántos días, cuando regresan, etc.
También es importante comunicar esta información a los copropietarios y a los conserjes, para que ellos
puedan responder con precisión ante las consultas de los residentes. La comunicación con todos los miembros
del condominio es parte fundamental, para eso, el módulo de comunicaciones de Edifito permite informar en
tiempo real, a copropietarios y miembros del comité de administración, sobre cualquier cambio en la dotación.
Lo invitamos a conocer cómo Edifito puede apoyar su gestión. (Blog)
Los horarios a cumplir con las 45 horas semanales, los turnos si serán fijos o rotativos, si será de lunes a
domingo o de lunes a sábado, los part time que se deberán mantener y contratar, esto será parte de la
actividad del Administrador.

Uno de los horarios comunes para cumplir con las 45 horas semanales es tener dotación de lunes a sábado, en
turnos de mañana y tarde, y para el día domingo mantener un part time por un turno largo de 11 horas. Lo
mismo ocurre con el turno de Noche, mantener una persona de lunes a viernes, saliente el sábado en la
mañana (ojo este trabajador también trabaja de lunes a sábado, la diferencia es que tiene 5 turnos en 6 días),
por tanto en la noche del sábado y domingo noche se debe contratar un a persona para que cumpla el turno.

Tener personal con algún grado de conocimientos técnicos es bueno, dado que ayudará a resolver algunos
problemas más inmediatos.

Parte de la actividad de un conserje, es efectuar rondas de inspección de las instalaciones, verificando que
están funcionando correctamente, reemplazar los tachos de basura cuando estos se llenan y ya no está el
personal de aseo, Control riguroso de las personas que acceden al edifico, en especial a las visitas, estar atento
a los sistemas audiovisuales que mantengan para un mejor control.
Planificación de mantenciones

Juan Carlos Ortuzar - Planificación de Mantenciones

Proceso de compra de insumos y contratación de servicios
En la gestión diaria del edificio y para cumplir con su correcto funcionamiento será necesaria la adquisición de
productos o insumos, como por ejemplo papelería, artículos de oficina o artículos de aseo y la contratación de
servicios como por ejemplo la mantención de la piscina o internet para los espacios comunes.

Entonces, como parte de las actividades de planificación, es una buena práctica organizar las compras que se
realizarán a través del año en un presupuesto, dejando un espacio para aquellas compras que no están
presupuestadas desde el inicio pero que si son necesarias.

Es importante para la administración, mantener protocolos para realizar las compras y contrataciones, con tal
de mantener siempre la transparencia con el comité de administración y los copropietarios.

Así, por ejemplo, al realizar la contratación de un servicio, es una buena práctica obtener al menos tres
cotizaciones de proveedores y determinar previo a la recepción de estas, cuales serán las bases sobre las que
se determinará el ganador.

Como esta práctica requiere de bastante trabajo, no es algo que se recomiende para todas las compras, pero al
menos para las que representen una parte importante del gasto común.

Independiente de cual sea el protocolo que se defina para las compras, es importante que exista uno definido
en conjunto con el comité de administración, que este protocolo se cumpla y que se revise constantemente
para asegurarse de que está cumpliendo el objetivo.
Seguros obligatorios y como contratarlos
La ley de copropiedad obliga a los condominios a contar con un seguro contra incendios que cubra no solo los
bienes comunes, sino cada una de las unidades de manera independiente.

En particular la ley 19537 en su artículo 36° establece que todas las unidades de un condominio deberán ser
aseguradas contra riesgo de incendio, salvo que el reglamento de copropiedad establezca lo contrario
incluyéndose en el seguro los bienes de dominio común en la proporción que le corresponda a la respectiva
unidad. Cada copropietario deberá contratar este seguro y, en caso de no hacerlo, lo contratará el
administrador por cuenta y cargo de aquél, formulándole el cobro de la prima correspondiente conjuntamente
con el de los gastos comunes, indicando su monto en forma desglosada de éstos.

La ley establece que de no contratarse de forma individual este seguro, debe ser la administración quien lo
contrate y se cobrará junto a los gastos comunes pero como un cobro individual.

A diferencia del seguro individual, el costo de la cobertura de los espacios comunes se distribuirá según
corresponda el porcentaje de derecho de cada unidad de copropiedad, por lo tanto se incluirá dentro del gasto
común.

Existe también la opción de contratar el seguro de forma colectiva, y esta suele ser la mejor opción en términos
de ahorro de costos ya que un seguro colectivo, en general puede ofrecer primas más convenientes para los
contratantes dado que el riesgo se distribuye.

El seguro se puede contratar de forma directa con las compañías aseguradoras o a través de un corredor de
seguros, quien podría conseguir cotizaciones de varias aseguradoras.

En este caso es importante tener varias opciones y analizar en detalle los costos, coberturas y servicios
adicionales que entreguen las aseguradoras, ya que varias incluyen en sus planes algunas asistencias que
podrían ser de gran ayuda para el funcionamiento del condominio.
¿Cómo se calcula el gasto común?
El Gasto Común es el total de los egresos realizados por el condominio con la finalidad de mantener su correcto
funcionamiento y que se hayan registrado en un mes en cuestión.

Por lo tanto, para obtener el total del gasto común de un mes, se debe llevar un acabado registro de todos los
egresos y cuentas por pagar que tenga el condominio, ya sea por compras, servicios, remuneraciones o
cualquier otro motivo.

Remuneraciones

El total líquido que se pagó a las personas contratadas por la comunidad y los pagos de sus leyes sociales e
impuestos correspondientes relativos a los pagos de ese mes

Cuentas por cobrar

Las cuentas de servicios de proveedores que hayan sido emitidas durante el mes en cuestión, independiente
de su fecha de pago.

Egresos de Caja chica

Todos los egresos menores que hayan salido del efectivo

Otros Egresos

Cualquier otro egreso que se haya realizado. Idealmente esta cuenta es muy baja ya que todos los egresos
menores se contabilizan como caja chica y los egresos grandes están planificados con anticipación y se pagan a
través de una factura de servicios de proveedores.

Es importante destacar que solo se contabilizarán en el cálculo de los gastos comunes aquellos egresos que
efectivamente se vayan a cobrar del gasto común. Por ejemplo, en caso de un gasto imprevisto que fuéramos a
pagar con el fondo de reserva (siempre y cuando esté dentro del marco legal), no se contabilizará en el cálculo
del gasto común, puesto que se pagará con otros fondos.

Revisaremos un ejemplo de cálculo de Gasto Común en nuestro taller de Gastos Comunes, este ejemplo
incluye el cálculo de Remuneraciones que también revisaremos en otro taller.
Gestión de Cobranza de los Gastos Comunes
El procedimiento para la gestión de cobranza de los gastos comunes, está descrito en el Artículo 6° de la Ley de
Copropiedad Inmobiliaria 19.537 y el en Artíclo 16° de su respectivo reglamento.

El cobro de los gastos comunes se efectuará por el administrador del condominio, de conformidad a las
normas de la ley y del reglamento de copropiedad y a los acuerdos de la asamblea de copropietarios. En el
correspondiente aviso de cobro deberá constar la proporción señalada en el artículo 13 del presente
reglamento en que el respectivo copropietario debe contribuir a los gastos comunes. Este aviso de cobro
deberá ser remitido por el administrador dentro del mes anterior al que origina el cobro.

La recaudación de los gastos comunes corresponderá al administrador, salvo que el Comité de Administración
la encomiende a otras entidades de derecho público o privado que estén facultadas para prestar este servicio.

Según la ley, la responsabilidad de recaudar será del administrador, siendo esta una de sus tareas más difíciles.
Por lo tanto, es fundamental que el administrador pueda llevar un registro detallado de los montos adeudados
de cada unidad del condominio, de tal manera de identificar posibles riesgos de mora que afecten duramente
al flujo de caja del condominio.

La administración cuenta con algunas herramientas para incentivar el pago de los gastos comunes de parte de
los copropietarios, entre ellas está el cobro de intereses por atraso en los pagos y la posibilidad de corte del
suministro eléctrico cuando la mora supere los 3 meses (sin necesidad de que sean consecutivos).

Sin embargo, creemos que la herramienta más importante con la que cuenta el administrador es la
comunicación. Manteniendo  una comunicación constante, fluida, relevante y oportuna, el administrador
puede incentivar el pago o disminuir considerablemente los tiempos de mora en la comunidad. Es importante
realizar el cálculo y envío del gasto común lo antes posible para acortar estos tiempos, comunicar el monto a
pagar, las condiciones y plazos de pago, junto con facilitar el pago al entregar variadas opciones de pago como
transferencias bancarias, pago en línea y pago en efectivo.

Luego de la primera gestión, una buena práctica es enviar recordatorios previos a la fecha de vencimiento del
gasto común, para que el copropietario pueda planificar y presupuestar el pago a tiempo. Una vez llegada la
fecha de vencimiento hay que actuar inmediatamente, comunicándole al copropietario que ha vencido el
plazo y que a contar de la fecha comenzarán a considerarse intereses, por lo tanto el pago se irá encareciendo
mientras más se postergue.

Finalmente es importante que frente al no pago de los gastos comunes, se recomienda al condominio buscar
asesoría legal para enviar cartas de apremio a morosos o, si fuera necesario, iniciar una cobranza judicial.

Si se dan cuenta, un procedimiento ordenado y un protocolo correctamente definido podrían apoyar mucho a
la gestión de cobranzas y disminuir los tiempos de recuperación de efectivo en un gran porcentaje. Por
supuesto el apoyo tecnológico y legal también es indispensable para esta gestión.
Informes y rendición de cuentas
La ley de copropiedad indica que el administrador estará obligado a rendir cuenta documentada de su
administración en las épocas que se le hayan fijado y, además, cada vez que se lo solicite la asamblea de
copropietarios o el Comité de Administración, en su caso, y al término de su gestión. Para estos efectos, los
copropietarios tendrán acceso a la documentación correspondiente.

Esto significa que el administrador tiene la obligación de mantener el respaldo de toda la gestión, la cual
deberá presentarse a la asamblea de copropietarios cuando corresponda.

Mantener el respaldo de la gestión es lo mínimo que debe cumplir el administrador, sin embargo, aquellos
profesionales de la administración que se destacan en su gestión, son los que son capaces de superar las
expectativativas del comité de administración, presentando reportes capaces de resumir los puntos más
importantes de la gestión, en especial desde el punto de vista financiero, que es uno de los puntos que más
apremia a los copropietarios.

Cuando el administrador está a cargo de proyectos de largo plazo, como por ejemplo podría ser la
implementación de un sistema de energía auto generada, debe entonces respaldar la gestión a través de
informes de seguimiento, mostrando los avances del proyecto, sus costos y sus beneficios esperados.

Los informes y la reportería son partes fundamentales de la etapa de control y servirán no solo para demostrar
una buena gestión frente a los propietarios, sino más bien para identificar a tiempo los potenciales riesgos y
oportunidades de mejora en la gestión, con tal de redireccionar los esfuerzos.

La construcción de un panel de control, donde se pueden identificar de manera rápida los principales
indicadores de gestión, será de gran valor para cualquier administración. Los indicadores clave de gestión los
definirá cada condominio en conjunto con su administrador, sin embargo podemos apoyar con los que
consideramos son algunos de los más importantes.

1. Ingresos: Los ingresos que ha tenido el condominio en un periodo determinado

2. Egresos: Los gastos que ha generado el condominio en un periodo determinado

3. Deudores: La cantidad o porcentaje sobre el total de unidades que mantienen deuda vigente ya sea de
una, dos, tres o más cuotas. Se recomienda mantener un indicador para cada grupo ya que es buena idea
priorizar la gestión de cobranza según el tiempo en mora.

4. Monto en Mora: El monto total de lo adeudado. Se puede también generar un indicador considerando la
probabilidad de recuperación de esos dineros según el tiempo de la mora y el historial de la unidad.

5. Caja (Banco y Fondo de Reserva): El monto disponible al momento del cálculo del indicador. Es importante
tenerlo en mente para entender cual es la disponibilidad de dineros para cubrir las responsabilidades que
se vienen y calcular el flujo de caja en conjunto con las cuentas por cobrar.
6. Plazo de pago: Mide el tiempo promedio que demoran los copropietarios en pagar los gastos comunes y es
un indicador que nos permite medir la evolución de la gestión de cobranza. El objetivo de la
administración debiera ser disminuir constantemente este indicador.