Naylatatianagarciarodriguez Act7

VERSIÓN CÓDIGO
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS 1 RH-MPP-001
PROCESOS Y FECHA PÁGINA
PROCEDIMIENTOS DE
VINCULACIÓN DE 10-11-2021 1
PERSONAL
PROPUESTA PARA PROCESOS DE ACUERDO CON NORMATIVIDAD Y

PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE MGM INGENIERIA Y PROYECTOS
INTEGRANTES
NAYLA TATIANA GARCIA RODRIGUEZ
SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE LA EMPRESA MGM INGENIERIA Y
PROYECTOS
TÉCNICO EN RECURSOS HUMANOS
BOGOTA D.C.
2021
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO
NAYLA TATIANA GARCIA JORGE ALVARO NAYLA TATIANA GARCIA
AUXILIAR DE RECUROS HUMANOS INSTRUCTOR AUXILIAR DE RECUROS HUMANOS

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE MGM INGENIERIA Y PROYECTOS
TÉCNICO EN RECURSOS HUMANOS
BOGOTA D.C.
2021
AUXILIAR DE RECUROS INSTRUCTOR AUXILIAR DE RECUROS HUMANOS

HUMANOS
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL

PROCEDIMIENTOS TÉCNICOS DE LA EMPRESA SIGMA INFLABLES
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN:
1. OBJETIVOS DE
MANUAL…………………………………………………………....4
1.1 Objetivos general…………………………………………………………………..….5
1.2 Objetivos específicos………………………………………………………………....6
2. ANTECEDENTES……………………………………………………………..……...7
2.1 Sistema de gestión de calidad……………………………………………………….8
2.2 Norma ISO 19011……………………………………………………………………..9
2.3 Principios de auditoría……………………………………………………………….10
3. PRODUCTO NO CONFORME……………………………………………………...11
4. MARCO NORMATIVO………………………………………………………………..12
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL……………………………………………......13
6. Procesos………………………………………………………………………………..14
6.1 Procedimientos de talento humano………………………………………………..15
6.2 Análisis de la documentación………………………………………………………16
6.3 Historia de la documentación………………………………………………………17
7 GLOSARIO…………………………………………………………………………...18
8 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO………………………………………………….19
8.1 DE SELECCIÓN DE PERSONAL………………………………………………….20
8.2 Diagrama de flujo procedimientos de selección, Preselección, Vinculación y
. Contratación de personal……………………………………………………………21
8.3 Descripción del proceso de evaluación de desempeño, selección, Preselección
y Contratación de personal………………………………………………………………… 22
8.4 Diagrama de flujo procedimiento de evaluación de desempeño………………23

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PROCEDIMIENTOS DE
VINCULACIÓN DE 10-11-2021
PERSONAL
8.3 Descripción del proceso de evaluación de desempeño, selección, Preselección

y Contratación de personal………………………………………………………………… 22
8.4 Diagrama de flujo procedimiento de evaluación de desempeño……………….23
9 FORMATOS…………………………………………………………………………...24
9.1 Formato de evaluación de desempeño……………………………………………25
9.2 Instructivo de evaluación de desempeño………………………………………….26
9.3 Formato de requisición de personal…………………………………………….....27
9.4 Hoja de vida comparativa…………………………………………………………...28
9.5 Formato de entrevista……………………………………………………………….29
9.6 Formatos (3 de cada uno de los procesos del área de talento humano)..........30
10 ABREVIATURAS……………………………………………………………………..31
11 MATERIALES REQUERIDOS………………………………………………………32
12 CONCLUSIONES…………………………………………………………………….33

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PROCEDIMIENTOS DE
VINCULACIÓN DE 10-11-2021
PERSONAL
INTRODUCCIÓN
El Manual de Procesos y Procedimientos del prensente trabajo busca explicar que se

maneja en la empresa MGM Ingenieria y proyectos la cúal desea brindar mayor
información para los clíentes y empleados, describiendo paso a paso las diferentes
normativas que se rigen en la empresa

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
1. OBJETIVOS DE MANUAL
1.1 Objetivos general
 Diseñar el Manual de Procesos y Procedimientos de Nuestra Política de RSE y

Valor Compartido permanece en mejora continua, y garantiza nuestros
resultados de manera articulada a la promoción de prácticas laborales dignas,
la prevención del trabajo infantil, el respeto al medio ambiente y las
comunidades cercanas a nuestra operación.
1.2 Objetivos específicos
 Fuimos invitados por parte de Pacto Global al programa SOMOS PLANETA de

la UN RADIO, emisora de la Universidad Nacional de Colombia, con el objetivo
de compartir nuestra experiencia en la implementación de proyectos de
eficiencia energética y energías renovables.

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
3. ANTECEDENTES
1993 – MGM nace de un emprendimiento de sus socios fundadores, que de
manera consciente e innovadora le brindan al mercado un proyecto
empresarial novedoso basado en servicios de ingeniería.
1999 – Primer gran proyecto de Infraestructura: Obra de redes eléctricas de la
primera Troncal Transmilenio Calle 80 (Bogotá).
2004 – Iniciamos operaciones en la sede de MGM en Cali, Valle.
2008 – Nos certificamos en ISO 9001:2000 y ejecutamos proyectos bajo
estándares internacionales con ingenieros de la U.S. Embassy en Base
Guardacostas (Tumaco).
2011 – Nos trasladamos a sede actual en Bogotá y nos certificamos en ISO
9001:2008 y OHSAS 18001:2007.
2013 – Instauración de grupo empresarial: COLINCOL, SGM y Egreci. Nos
certificamos en ISO 14001:2004.
2016 – MGM le apuesta a la innovación con su participación en el programa
Pactos por la Innovación de Colciencias.
2017 – Puesto n° 1 Sector Construcción Ranking Pymes Revista Dinero ed.
526 (septiembre, 2017).
MGM obtuvo reconocimiento por su Sistema de Gestión de Innovación,
otorgado por Colciencias y CCB (diciembre, 2017).
Fuimos finalistas en Premio Gacela (septiembre, 2017).
2018 – Recibimos la calificación de Grandes Contribuyentes (Resolución 12635
de 2018 de la DIAN).
Obtuvimos la certificación de Buenas Prácticas de Innovación por el Programa
de Innovación CENTELLA (junio, 2018).
Puesto n° 122 Sector Construcción Ranking 5000 empresas más grandes del
país ed. 544 (22 junio 2018).
La Cámara de Comercio de Bogotá y Colciencias nos otorgaron 1 cupo de
formación avanzada en Innovación en el Programa Boston Experiencia –
Boston, Massachusetts, EE. UU. (febrero 2018).
Logramos la re certificación de las normas ISO 9001 y 14001 en su versión
2015.
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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
2.1 Sistema de gestión de calidad
En MGM INGENIERIA Y PROYECTOS las normas relacionadas con el sistema de

gestión de calidad, el ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. El SIG promueve y
facilita de manera continua en la gestión de los procesos, así como la satisfacción de
los procesos en la presentación de los servicios a nuestros clientes, colaboradores y
demás grupos de interés
2.2 Normativa ISO 19011
Brinda y orientar la realización de auditorias de sistema de gestión de calidad,

incluyendo cada principio de auditoria para la orientación de evaluaciones de
competencias de los individuos que participan en cada proceso de auditoría.
2.3 Principios de auditoría
Los principios de auditoria nos brindan herramientas eficientes para un apoyo de

políticas y controles de gestión brindándonos información de como debe mejorar una
organización con su desempeño. Las conclusiones de la auditoria piden que sean
permanentes y suficientes para permitir que los auditores puedan trabajar
independientemente.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
3. PRODUCTO NO CONFORME
Un producto no conforme es aquel que no cumple con los requisitos ya sea del cliente,
la ley, de la entidad, de nomas y especificaciones relacionadas según el producto o
servicio que se identifico en portafolio de servicio mostrado por la empresa.
Teniendo en cuenta que esta norma se rigüe tanto como a productos y servicios y hay
que tenerse encueta con los productos no conformes, como puede ser el envió de un
cliente con retraso o alguna falla.
 Identificar la naturaleza no conforme examinar las alternativas de disposición

de cada unidad no conforme.
 Identificar que producto son determinados como no conformes.
 Archivar cada existencia de no conformidades, determinar cual es el producto
que se encuentra en la inconformidad.

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
4. MARCO NORMATIVO
NORMA FECHA DESCRIPCIÓN
Constitución Política de 1991 El pueblo la ejerce en forma directa o por medio de sus
Colombia representantes en los términos que la constitución
establece. En todo caso de incompatibilidad entre la
constitución y la ley u otra norma jurídica se aplicarán las
disposiciones constitucionales. Los particulares solo son
responsables ante las autoridades por infringir la
constitución
Código sustantivo de trabajo 1950 Se ordena por el artículo 46 del decreto ley 3743 de
1950, que fue publicada en el diario oficial #27.622
Ley 50 1990 “Por la cual se introduce reformas al código sustantivo

del trabajo y se dictan otras disposiciones” (Diciembre
28) Una vez reunidos los tres elementos de que trata
este artículo se entiende que existe contrato de trabajo y
no deja de serlo por razón del nombre que se le dé ni de
otras condiciones o modalidades que se le agregue.
Ley 789 2002 El sistema de protección social so constituye como el

conjuntos de políticas públicas orientadas a disminuir la
vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los
colombianos especialmente de los más desprotegidos,
Creación de fondo de protección social como una cuenta
especial de la nación, sin personería jurídica adscrita al
ministerio del trabajo y seguridad social o a la entidad
que haga sus veces, cuyo objeto será la financiación de
programas proyectos estructurados para la obtención de
la paz.
Ley 100 1993 El sistema de seguridad social integral tiene por objeto
garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la
comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la
dignidad humana, mediante la protección de las
contingencias que la afecten
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
6. PROCESOS
6.1 Procedimientos de talento humano
6.2 Análisis de la documentación

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
6.2 Análisis de la documentación
Realizamos un diagnóstico documental para realizar la revision de los siguientes

puntos:
- Aspectos administrativos
- Procesos archivisticos
- Pautas de conservacion
- Infraestructura de archivo
- Tecnologia de gestion
- Cumplimietno normativo
6.3 Historia de la documentación
la historia de la documentación de la empresa nos servira para

- Almacenar la documentación
- Recuperar de inmediato los documentos almacenados
Otras funciones:
- Reunir los documentos de la empresa
- Proposición de documentos
7. GLOSARIO
Archivo: Fábrica o local documentos clasificados donde se produce una institución o

personal.
Backup: Respaldo o copia de seguridad.
Criterios de calificación: Juicio o decisión adaptada a una cosa.
Documento electrónico de archivo: Inventario generado, recibido, almacenado y
comunicado por medios electrónicos.
Gestión documental: Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar los documentos.
Manual de funciones: Documento técnico normativo de gestión industrial donde se
describe una función básica.
PDF: Formato de almacenamiento para documentos independientes.
Requisitos de formación académica: Documentos exigidos al momento de general
una selección de personal.
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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Sistema de información: Objeto complejo cuyas partes están realizadas al menos

con uno de los componentes del sistema de información.
Tipo documental: Servicio de telecomunicaciones que permite una transferencia de
datos.
Verificación de requisitos mínimos: Condición obligatoria y legal para acceder a una
vacante de empleo.
Gestión del recurso humano: es el conjunto de actividades necesarias para dirigir a
las personas o recursos humanos dentro de la empresa, partiendo del reclutamiento,
selección, capacitación, recompensas, evaluación del desempeño, salud ocupacional y
bienestar, entre otros, que conduzcan a la obtención de valor agregado para la
compañía, los colaboradores y el entorno.
Manual de Funciones: Se entiende como manual de funciones las
responsabilidades que se han asignado a un cargo dentro de una organización.
RAM: Random Acces Memory: Memoria de acceso aleatorio. Memoria
donde la computadora almacena datos que le permiten al procesador acceder
rápidamente al sistema operativo, las aplicaciones y los datos en uso. Tiene
estrecha relación con la velocidad de la computadora. Se mide en megabytes.
Realidad virtual: Simulación de un medio ambiente real o imaginario que se
puede experimentar visualmente en tres dimensiones. La realidad virtual puede
además proporcionar una experiencia interactiva de percepción táctil, sonora y
de movimiento.
Reclutamiento de Personal: Consiste en un conjunto de procedimientos que
tienden a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar
cargos dentro de la organización. Básicamente es un sistema de información,
mediante el cual la organización divulga y ofrece al mercado de recursos
humanos oportunidades de empleo que pretende llenar.
Requisición de Personal: Hace referencia a la solicitud para el reemplazo y el
puesto de nueva creación, que se notifica a través de una requisición al
departamento de selección de personal o a la sección encargada de estas
funciones, señalando los motivos que las están ocasionando, la fecha en que
deberá estar cubierto el puesto, el tiempo por el cual se va a contratar,
departamento turno y horario
Requisitos de experiencia: Se consignan los requisitos de conocimientos

desarrollados en ejercicio de una profesión, ocupación u oficio
Requisitos de formación académica: Se consignan aquí el nivel de
escolaridad, profesiones, títulos, certificados mínimos que se exigen para el
desempeño del empleo
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Selección de Personal: Actividad mediante la cual la empresa escoge el

personal idóneo para proveer los cargos vacantes.
Selección de personal: Conjunto de pasos o actividades mediante los cuales
se escoge e incorpora un aspirante que cumple los requisitos especificados por
el COPNIA en el manual de funciones y requisitos para el desempeño de
empleo en su planta de personal.
Sistema de información: Conjunto de elementos relacionados entre sí de
acuerdo a ciertas reglas que aporta a la organización y que sirve la información
necesaria para el logro de sus fines. Debe recoger, almacenar, y procesar
datos de la propia organización y de fuentes externas facilitando la elaboración
y presentación de los mismos.
Sistemas de gestión de bases de datos: El sistema de gestión de bases de
datos es un conjunto integrado de programas, procedimientos y lenguajes que
suministra a distintos tipos de usuarios los medios necesarios para describir y
manipular los datos almacenados en una base de datos y garantizar su
seguridad.
Software: Estos son los programas informáticos que hacen posible la
ejecución de tareas específicas dentro de un computador. Por ejemplo, los
sistemas operativos, juegos o programas como Word, Excel, PowerPoint.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada
fase del ciclo vital de los documentos.
Telemática: combinación de las palabras "telecomunicaciones" e "informática".
Disciplina que asocia las telecomunicaciones con los recursos de la
informática.
Tic: Tecnologías de la información y comunicación empleadas para la
transmisión de contenidos a través de Internet, las cuales funcionan como
medios y aplicaciones en el desarrollo de las actividades de los individuos.
Gracias a estas, los campos de la educación, cultura, política, opinión y demás
han logrado avanzar en la distribución y masificación de sus contenidos, planes
de acción y trabajo y las diversas funcionalidades en sus áreas. Las TIC actúan
como herramientas y medios para el envío de mensajes a cada instante en la
red. Otro concepto que se asocia con estas es como Sociedad de la
información, gracias a los avances de Internet el conocimiento ya no solo
reside en los padres, profesores, escuelas, universidades y centros de
investigación, hoy día el rápido acceso al mundo virtual permite a todos los
usuarios hallar todo tipo de contenidos. Sin embargo, el problema de ello reside
en la calidad de la información.
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Troyano (Trojan horse; caballo de Troya): programa que contiene un código
dañino dentro de datos aparentemente inofensivos. Puede arruinar parte del
disco rígido.
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del
mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos
formando un expediente (unidad documental compleja).
Verificación de requisitos mínimos: Es la verificación que se realiza con
base en la documentación aportada por el aspirante, en concordancia con perfil
requerido para el empleo de conformidad con el Manual Específico de
Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales del COPNIA.
Manual de funciones: se entiende como manual de funciones las responsabilidades
que se han asignado a un cargo dentro de una organización.
Permiso por calamidad o reglamentaria: espacio de tiempo no programado, al cual
el colaborador deba presentarse de manera inmediata (licencia de maternidad, licencia
paternidad, luto etc).
Permiso, licencia no remunerada o no reglamentaria: tiempo programado por el
colaborador para atender asuntos personales durante su jornada laboral y que su
presencia sea irremplazable (citas médicas, requerimiento de alguna autoridad etc).
Subsidio de operación: es una suma de dinero otorgado por la organización al
personal que realiza labores fuera de la ciudad por más de un día y que deba
pernoctar (pasar la noche o dormir en un lugar fuera de la vivienda habitual), para
cubrir gastos de alimentación, refrigerio y lavado de ropa, es de aclarar que este
subsidio hace parte de la base de liquidación de las prestaciones sociales.
Horas extras: hacen referencia al tiempo que un empleado labora como tiempo
adicional a su jornada de trabajo habitual o contractual.

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
8. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
8.1. Selección de personal
1. Requisición de personal: Los jefes o directores de proyecto deberán presentar al

área de gestión humana o al Coordinador de Contratación y Relaciones Laborales el
formato de requisición de personal FR-GH-003 completamente diligenciado para dar
inicio al proceso de selección y contratación con mínimo diez (10) días de anticipación
a la fecha de inicio de labores.
2. Reclutamiento de personal: Se inicia el proceso publicando la oferta laboral a través

de los portales de empleo habilitados, universidades, fuentes internas y los canales
oficiales de la organización (página web y redes sociales corporativas). Lo anterior con
el apoyo del área de comunicaciones, quienes diseñan la pieza informativa con base
en la información suministrada por el área de gestión humana.
3. Proceso de selección: Se realiza la selección de hojas de vida que cumplan con el

perfil solicitado en la requisición de personal FR-GH-003 y soportado con el manual de
funciones y competencias MA-GH-002 del cargo requerido. Posteriormente, se envían
hojas de vida a los jefes inmediatos para su visto bueno y programación de entrevista.
4. Entrevista: Se llama al candidato seleccionado para confirmar la aceptación de las

condiciones laborales. En caso afirmativo, se programa la entrevista con la gerencia
de gestión humana y los jefes inmediatos cuando el cargo requiera validación técnica
y/o específica.
La entrevista podrá ser realizada de manera virtual o presencial teniendo en cuenta la
disponibilidad de los jefes de área implicados. Cuando los candidatos no superen esta
etapa se debe enviar un mensaje de agradecimiento por su postulación en un periodo
no mayor a dos (2) días.

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PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
5. Pruebas de conocimiento: Se solicita al área que requiere el cargo si desea aplicar

alguna prueba teórica o práctica. Se coordina con el candidato el desarrollo de la
prueba asignada siempre y cuando sea requerida por el área.
6. Pruebas psicotécnicas: Según el cargo a proveer, se programa la prueba y es

remitida vía correo electrónico al candidato para su diligenciamiento. Una vez ha sido
culminada, se procede a su análisis e interpretación. De acuerdo con el código de
ética del psicólogo (Ley 1090 DE 2006) estas pruebas deben ser tratadas de manera
confidencial y su uso no es determinante, por lo que se constituyen en un
complemento del proceso de selección y permiten identificar posibles tendencias del
candidato que pueden incidir en la ejecución de su trabajo.
7. Verificación de perfil mediante la presentación de documentos: Con el fin de

constatar que el candidato reúne los requisitos de formación y/o experiencia, así como
validar que no se encuentra incurso en procesos legales o fiscales, falsedad de
documento y/o antecedentes, se solicitan los siguientes documentos:
• Hoja de vida actualizada

• Cedula 150 %
• Certificados laborales
• certificados académicos (diplomas, actas de grado, posgrados y cursos)
• Tarjeta profesional, cuando aplique.
Simultáneamente, se valida la siguiente información:
• Antecedentes judiciales, fiscales y de policía.

• Veracidad de la Tarjeta profesional. Para disciplinas como ingeniería, se validan a
través del Consejo nacional de ingeniería eléctrica, mecánica y profesiones afines o
por medio del Consejo nacional de ingeniería (COPNIA).
• Tarjeta CONTE (Consejo Nacional de Técnicos Electricistas)

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
8. Confirmación de referencias laborales: Luego de recibir los documentos se

confirman las certificaciones laborales recibidas de manera telefónica o vía correo
electrónico cuando no se logre contactar con la empresa. Esta información debe
quedar registrada en el formato de verificación de referencias laborales FR-GH-028.
9. Prueba de seguridad: De acuerdo con el cargo y teniendo en cuenta su

responsabilidad sobre bienes de la compañía se programa prueba seguridad de
preempleo con la empresa determinada por MGM INGENIERIA Y PROYECTOS SAS.
Lo anterior es con la finalidad de mitigar los riesgos establecidos en la MA-CI-001
Matriz de Riesgos y Oportunidades. La prueba de seguridad está compuesta por: visita
domiciliaria, validación de antecedentes y poligrafía, las cuales serán aplicadas según
el cargo. En atención a la confidencialidad de la información y con base en la política
de tratamiento de datos personales, el informe de seguridad del candidato por ningún
motivo se puede imprimir o guardar en carpetas compartidas y se debe garantizar el
buen uso de esta información.
10. Examen ocupacional de ingreso: Se programa examen conforme al cargo a

contratar de acuerdo con lo establecido en el perfil biomédico FR-SST-003. Para la
programación de exámenes médicos se debe realizar por la empresa determinada por
MGM INGENIERIA Y PROYECTOS SAS. Luego de obtener los resultados médicos se
deben enviar al área de HSE cuando cuenten con alguna restricción para su
correspondiente aprobación de ingreso del nuevo colaborador y expedición de la carta
de recomendaciones médicas cuando aplique Si es aprobado por el área de HSE se
prosigue a realizar proceso de contratación Se debe imprimir resultado medico y
anexar a los documentos de contratación.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
11. Realización y entrega de informe de selección: Una vez desarrolladas las fases del
proceso de selección, se consolidará el informe en el formato FR-GH-029 INFORME
DE SELECCIÓN. Este documento será enviado a los jefes inmediatos o solicitantes
para suministrar la información del proceso. El análisis de estos resultados está a
cargo de la gerencia de gestión humana con la ayuda de la coordinación de
contratación y relaciones laborales.
Nota 1. No se realiza para todos los cargos y es solo para cuando se requiera.
12. Programación de inducción Mediante correo electrónico y con una antelación de

tres (3) días antes de la contratación, se comunica a la coordinación de formación y
desarrollo la fecha de ingreso del nuevo colaborador con el fin de que se coordine con
las diferentes áreas el proceso de inducción corporativa. Dentro del correo electrónico
se debe suministrar la información general: nombre, cargo, numero de celular y
proyecto. El proceso se debe desarrollar con lo establecido en el manual de inducción
y reinducción, el mismo día de la contratación y como constancia de su realización se
debe suscribir el formato FR-GH-002 Inducción Reinducción.
13. Solicitud de dotación: Se envía correo electrónico con una antelación mínimo de
cinco (5) días antes del ingreso del nuevo colaborador al coordinador o jefe
administrativo, informando los datos necesarios como: nombre del colaborador, cargo,
proyecto y tallas de pantalón, camisa y bota. El formato para conocimiento se
encuentra nombrado Suministro de Dotación y Elementos de protección personal FR-
GH-001.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
14. CONTRATACIÓN:
Consolidación de documentos e identificación de faltantes:

Los documentos de contratación son:
• Hoja de vida actualizada
• Cédula de ciudadanía al 150%
• Documentos del núcleo familiar para afiliaciones EPS – CCF (si aplica)
• Licencia de conducción al 150% (cuando aplique para el cargo)
• Certificados de estudio como bachiller, técnico, tecnólogo y profesional (solicitar los
que apliquen)
• Tarjeta profesional al 150% (cuando aplique para el cargo)
• Curso de manejo defensivo (cuando aplique para el cargo)
• Certificado curso trabajo en alturas vigente (cuando aplique para el cargo)
• Tarjeta Conte (cuando aplique para el cargo)
• Certificación para el manejo de maquinaria (cuando aplique para el cargo)
• Certificados laborales
• Certificación bancaria (Entregar carta de apertura)
• Carnet de vacunas (cuando aplique para el cargo)
• Antecedentes de la policía
• Antecedentes de la procuraduría
• Certificado de afiliación a EPS
• Certificado de afiliación a Pensiones
• Certificado de afiliación a cesantías
• Todos los cursos realizados adicionales a su formación
Nota 2: La carta de apertura de cuenta bancaria debe ser entregada cuando se haya
recibido el visto bueno por parte HSE, con la finalidad de tener el documento un día
anterior a la contratación. Se debe solicitar a la coordinación de nómina la elaboración,
posterior a eso enviar al nuevo colaborador.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Nota 3: Se debe coordinar con el nuevo colaborador fecha y hora para la firma de los
documentos de contratación, adicional estos mismos deben quedar generados al día
anterior del ingreso por motivo que debe realizar proceso de inducción.
Nota 4: Si el colaborador no entrega los documentos del núcleo familiar para realizar
la inclusión a CCF y EPS en un periodo de cinco (5) días hábiles posterior a su
contratación lo debe realizar personalmente.
Nota 5: Si el colaborador tiene un salario superior a los 95 UVT se le solicitara
adicional los documentos y el diligenciamiento del formato FR-GH-030 Retención en la
fuente.
15. Afiliaciones: Las afiliaciones de ARL, EPS y CCF deben quedar radicadas con la
misma fecha de inicio de labores establecida en el contrato y deben realizarse el
mismo día de la contratación. Mientras que la afiliación de ARL debe realizarse por lo
menos un (1) día antes al inicio de labores, teniendo en cuenta que la cobertura
comienza 24 horas después de su radicación.
Nota 6: Si el colaborador desea realizar inclusión de beneficiarios debe traer los
documentos el mismo día de la contratación de lo contrario podrá realizar el trámite
personalmente.
16. Contrato laboral término indefinido, termino fijo obra labor: El tipo de contrato se
realiza de acuerdo con lo indicado en la requisición de personal FR-GH-003, y/o según
sea establecido por la gerencia de gestión humana. Las minutas de los contratos se
encuentran en la VPN para su correspondiente diligenciamiento. Se imprimen dos (2)
ejemplares, Uno (1) para el colaborador el segundo (2) para la empresa. Se debe
entregar copia del contrato con sus correspondientes firmas a los nuevos
colaboradores, con soporte de recibido. La firma de los contratos por parte de la
empresa solo la pueden realizar las personas autorizadas.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Nota 7: Cuando el contrato a suscribir sea a término fijo, se debe elaborar la carta de
finalización de contrato y debe ser comunicada con una antelación mínima de treinta
(30) días, de no hacerlo el contrato se prorrogará automáticamente por el tiempo
inicialmente pactado. Este documento debe ser entregado el mismo día de la firma del
contrato, siguiendo el consecutivo de comunicaciones internas establecido en el área
de gestión humana. El documento es suscrito por la gerencia de gestión humana y
entregado al colaborador para su firma y posterior archivo en la hoja de vida.
17. Entrega, diligenciamiento y firma de documentos y formatos: Se entrega al

trabajador copia del manual de funciones correspondiente al cargo y se solicita su
firma para constancia de recibido, Asimismo se diligencian los siguientes formatos:
• MA-GH-002 Manual de funciones y competencias
• FR-GH-015 Quiz • FR-GH-002 Inducción y Reinducción

• FR-GH-020 Encuesta perfil sociodemográfico y morbilidad
• Declaración de independencia
18. Nómina: Se realiza entrega al coordinador de nómina todos los documentos físicos
del proceso de contratación para el ingreso a ERP del nuevo colaborador.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
19. Comunicaciones: Se envía correo electrónico a la coordinación de comunicaciones

corporativas la información del nuevo colaborador:
• Nombre completo
• Cargo
• Proyecto
• Fotografía
• Numero de celular Esta información tiene la finalidad de presentar y dar la bienvenida
en toda la organización.
20. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Código Sustantivo de Trabajo

• Reglamento interno de trabajo
• MA-GH-002 Manual de funciones y competencias
• MA-GH-003 Manual de inducción y reinducción

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
8.2 diagrama de flujo procedimiento
Selección y Preselección
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Vinculación
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Contratación de personal
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
8.3 Descripción del proceso de evaluación de desempeño, selección,

Preselección y Contratación de personal
Proceso de evaluación de desempeño: Por Competencias es un proceso

recurrente en el tiempo que tiene como finalidad principal medir el desempeño
de cada integrante de la organización en las competencias propias de su
puesto de trabajo. En un anterior post hablábamos de los 10 motivos para
realizar una Evaluación de Desempeño, que trata de manera detallada los
objetivos y motivaciones para realizarla. El primer paso para realizar una
Evaluación de Desempeño es decidir para cada puesto de trabajo, qué
competencias se quieren incluir y qué grado de exigencia requiere cada una de
ellas. Competencias Generales.
Son competencias no relacionadas directamente con un puesto de trabajo

concreto. Son competencias dirigidas a fomentar la cultura y valores de la
organización, así como requerimientos que la organización quiere hacer
extensibles a todos sus miembros. Competencias necesarias para el puesto de
trabajo. Tendremos por tanto que recopilar todas las competencias que
queremos evaluar para cada puesto de trabajo, incluyendo para cada
competencia una descripción de la competencia junto con sus grados de
cumplimiento.
Estas competencias servirán para crear luego las encuestas con las que cada
integrante de la organización será evaluado. Efectivamente, la evaluación de
360 es la más completa y real que podemos hacer puesto que es la que nos da
una visión más completa sobre una persona, pero como se puede intuir
también es la más complicada técnicamente de realizar. Una vez hemos
decidido las competencias y metodología aplicada a cada puesto de trabajo
necesitaríamos crear los modelos de encuesta para cada puesto y distribuir
entre los evaluadores para su realización.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
Descripción de selección y preselección
Comunicación de la oferta de empleo: O bien a fuentes externas, si la publicación de la

oferta es en webs de empleo, colegios profesionales, en agencias de colocación o
consultoras de recursos humanos.
Realización de pruebas técnicas: Se convocará a los candidatos a realizar las

pruebas de selección para valorar los conocimientos y aptitudes de cada uno de ellos.
Este será un segundo filtro en el proceso de selección.
Entrevista personal: Una vez realizadas las pruebas técnicas, se seleccionará a los
candidatos que mejores resultados hayan obtenido para conocer sus habilidades
personales, aspiraciones, intereses y actitud mediante una entrevista de trabajo.
Incorporación, acogida y adaptación: El proceso de selección no finaliza con la

firma del contrato, sino que al candidato se le continúa evaluando durante los primeros
días de trabajo para saber si realmente cumple con las expectativas, se adapta a la
posición y a la empresa. Normalmente, los contratos llevan incorporado un periodo de
prueba de varios meses para determinar si el candidato cumple o no con lo esperado.
Descripción contratación de personal
No nos debemos fijar en solo rechazar o aceptar también nos debemos fijar en
actitudes y cualidades con el objetivo de cubrir la vacante requerida con sus debidas
características.

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
8.4 Diagrama de flujo procedimiento de evaluación de desempeño

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
9. FORMATO
9.1 Formato de evaluación de desempeño
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
9.2 Instructivo de evaluación de desempeño
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
9.3 Formato de requisición de personal
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
9.4 Hoja de vida comparativa
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
VINCULACIÓN DE
PERSONAL
VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
9.5 Formato de entrevista

VERSIÓN CÓDIGO
PROCEDIMIENTOS DE
PERSONAL
CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Nayla Tatiana Garcia Aprendiz Centro de 10-11-2021
Rodríguez Gestión
Administrativa
CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es) Nayla Tatiana Garcia Centro de 28-11-2021 Finalizacion
Rodríguez Aprendiz Gestión de proyecto
Administrativa

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8.3 Descripción del proceso de evaluación de desempeño, selección, Preselección

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6.2 Análisis de la documentación

6.2 Análisis de la documentación

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6.3 Historia de la documentación

la historia de la documentación de la empresa nos servira para

Archivo: Fábrica o local documentos clasificados donde se produce una institución o

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Selección de Personal: Actividad mediante la cual la empresa escoge el

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad

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8.1. Selección de personal

1. Requisición de personal: Los jefes o directores de proyecto deberán presentar al

2. Reclutamiento de personal: Se inicia el proceso publicando la oferta laboral a través

3. Proceso de selección: Se realiza la selección de hojas de vida que cumplan con el

4. Entrevista: Se llama al candidato seleccionado para confirmar la aceptación de las

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