MANUAL DE LA POLÍTICA

DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 1 / 12 Vigencia: marzo de 2019

MANUAL DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Desarrollo Organizacional
Marzo de 2019

TABLA DE CONTENIDO
Presentación 3
1. Principio Administrativo 3
2. Alcance 3
3. Referencias 3
4. Política Documental 3
5. Directrices para el diseño de Documentos y Formatos 4
5.1 Necesidad de crear, actualizar y eliminar un documento 5
5.2 Lineamientos para el diseño de manuales 5
5.3 Lineamientos para hacer caracterizaciones 7
5.4 Lineamientos en el diseño de procedimientos e instructivos 7
5.5 Lineamientos para elaborar formatos 8
5.6 Formatos para hojas membretadas, presentación Power Point 8
5.7 Flujogramas 8-9
5.8 Registros de Auditorías y visita de Autoridades. 9
6. Organización y custodia de registros 10
7. Responsabilidad y Autoridad en la Gestión Documental 10
7.1 Vicepresidentes y Gerentes 10
7.2 Líderes o Responsables de Procesos 10
7.3 Otros colaboradores 10
8. Niveles de aprobación de documentos y formatos 11
9. Formatos Empleados 11

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 2 / 12 Vigencia: marzo de 2019

1. PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS.

Definir los lineamientos para el control de toda la información documentada

física y/o electrónica que se administra en la Compañía, desde la creación, uso,
mantenimiento, actualización y/o eliminación de los documentos internos y
externos.

2. ALCANCE.

Éste manual aplica para todos los colaboradores de la Compañía. No aplicará a

documentos externos donde los grupos de interés, tengan sus propios
lineamientos y la compañía deba o acepte mantenerlos.

3. REFERENCIAS.

 Normatividades de Sistemas de Gestión (ISO 9001:2015, 14001:2015,

45001:2018.
 Procedimiento de Archivo.
 Ley General de Archivos 594/2000
 Resolución 57839/2017
 Cumplimiento Código PBIP.
 Guía Técnica GTC-ISO/TR 10013.
 Sistema BASC.

4. POLÍTICA DOCUMENTAL.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 3 / 12 Vigencia: marzo de 2019

COMPAS y sus filiales se comprometen a cumplir con la normatividad vigente y

adoptar las mejores prácticas, metodologías y estándares para la gestión de la
documentación planteadas desde esta política, de la siguiente manera:

 La información documentada, es propiedad intelectual de la

Compañía y está prohibida su reproducción total o parcial,
comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 La empresa implementa, mantiene y mejora las metodologías para
asegurar que la información documentada se distribuya, se tramite,
se organice, se disponga y se conserve con el fin de garantizar la
integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
 El diseño establecido para el registro de la información documentada
no debe ser alterado por los usuarios.
 Los documentos que obedezcan a una normatividad legal deben
cumplir con el estándar que haya definido la Autoridad.
 De acuerdo con la sensibilidad y confidencialidad de la información,
los Grupos de Interés pueden tener acceso a ello, previa autorización
de la Vicepresidencia correspondiente. Para tal fin se debe firmar el
acuerdo de confidencialidad correspondiente.
 El responsable o generador de los documentos, debe socializarlos a
todos aquellos que estén involucrados en él y debe enviar a Gestión
Humana las evidencias de socialización.
 La compañía tiene la responsabilidad de asegurarse que todo el
personal directo tenga acceso a la información documentada.
 Los funcionarios de COMPAS y sus filiales deben reportar cualquier
anomalía que atente contra la integridad de la empresa a nivel
documental.
 Los funcionarios de COMPAS y sus filiales, deben garantizar el
cumplimiento de los estándares documentales.
 Los responsables de la documentación deben velar por mantenerla
actualizada y vigente.

5. DIRECTRICES PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS Y FORMATOS.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 4 / 12 Vigencia: marzo de 2019

Los líderes de proceso deben tener en cuenta las siguientes

especificaciones para diseñar los documentos y formatos que requieran:

 Especificaciones de las hojas en Word: hoja tamaño CARTA. Tipo de

letra ARIAL, tamaño 12, márgenes de las hojas NORMAL, orientación
Vertical (puede ser horizontal cuando se trate de cuadros o gráficos que
requieran posicionar la hoja a éste tamaño). Las hojas no deben tener
marca de agua, ni color diferente al blanco, como tampoco bordes
resaltados.

 Encabezado de la Hoja: aplica para la creación de documentos tipo:

manuales, procedimientos, instructivos, programas. En la parte superior
de la hoja, siempre debe ir el encabezado como lo muestra la figura. El
logo de la Compañía va en la parte superior izquierda. Centrado deberá
ir el nombre del documento en letra: Arial mayúscula, tamaño 14 y
resaltada en negrilla. La codificación va en la parte inferior, pero el
responsable del proceso debe dejarla en blanco para que Desarrollo
Organizacional sea quien diligencie las casillas.

Figura 1

Pie de Página: todos los documentos llevan una leyenda en la parte

inferior de la hoja como lo describe la figura 2.

Figura 2

NOTA 2: existen documentos que son diseñado de acuerdo a un

requerimiento o normativa legal. Estos tendrán una estructura única que lo
diferenciará de un documento general. Ejemplo: Plan estratégico de
seguridad vial, Informe de Revisión por la Dirección, Misión, visión, políticas
y reglamentos. (Plan y evaluación de protección)

5.1 Necesidad de crear, actualizar y eliminar un documento.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 5 / 12 Vigencia: marzo de 2019

 Cualquier colaborador puede crear y/o sugerir mejoras a los

documentos o formatos informándole al responsable del documento y
solicitando el cambio.
 Cuando el responsable del documento que solicita el cambio o
modificación involucre personal de otras áreas que no dependan de
él, deberá socializar el cambio a todas las personas que involucre y
contar con su respectiva aprobación.
 La vigencia de un documento o formato está sujeta a lo descrito en la
tabla de retención documental - TRD.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 6 / 12 Vigencia: marzo de 2019

5.2 Lineamientos para el diseño de Manuales.

¿Qué es un manual?

El manual, permite describir cómo se establecen las políticas, normas,

reglamentos de un proceso. Son determinantes de las
responsabilidades, coordinación de actividades y eficiencia de los
colaboradores.

 La primera hoja estará compuesta de una portada ilustrativa donde

muestra imágenes de COMPAS. Ver figura 6 (5)
 La segunda hoja se compone de la tabla de contenido en el siguiente
orden como se muestra en la figura 4 y 5. Algunos puntos varían
dependiendo del tipo de manual.
 El responsable del documento debe informarle a Desarrollo
Organizacional las inclusiones o exclusiones que quiera realizar en la
tabla de contenido.

Figura 4, Tabla de contenido.

TABLA DE CONTENIDO PÁGINAS

1. Introducción 1
2. Objetivo del manual 5
3. Alcance del manual 7
4. Referencias 9
5. Definiciones 12
6. Descripciones del proceso 16
6.1 xxxxx 24
6.2 xxxxx 28
6.3 xxxxx 38
7. Formatos empleados 45
8. Archivos Generados 47
9. Anexos 48
9.1 Tablas 49
9.2 Cuadros 54
9.3 Figuras 65

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 7 / 12 Vigencia: marzo de 2019

Figura 5: modelo del Manual

5.3 Lineamientos para elaboración de caracterizaciones.

¿Qué es una caracterización? Es un documento donde se describe

cómo está compuesto un proceso.

¿Para qué es importante Caracterizar un proceso?

 Permite describir cómo funciona un proceso permitiendo identificar
quiénes hacen parte del proceso, los riesgos inherentes y las
reglamentaciones que se deben cumplir. Se cuenta con un formato
diseñado para realizar las caracterizaciones. Ver formato y Guía
adjunta.

5.4 Lineamientos en el diseño de Procedimientos e Instructivos.

¿Qué es un procedimiento?
Es la descripción de un conjunto de acciones u operaciones que tienen
que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo
resultado bajo las mismas circunstancias.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 8 / 12 Vigencia: marzo de 2019

¿Qué es un Instructivo?

Es la descripción paso a paso de una actividad o una tarea.

El responsable o Líder del proceso, debe diseñar el documento desde

las plantillas establecidas por Desarrollo Organizacional.

5.5 Lineamientos para elaborar Formatos.

¿Qué es un formato?
Es un documento que permite darle trazabilidad a una tarea de forma
electrónica o física.
 Una vez el responsable del proceso haya diseñado el formato debe
enviarlo a Desarrollo Organizacional asegurándose de informar quien
diligencia el formato y quien lo custodia.
 Los formatos deben estar relacionados dentro de un documento con
el fin de darle trazabilidad.

5.6 Formatos para hojas membretadas y las plantillas en Power Point.

 Para acceder a las plantillas de Power Point y cartas en Word, se

debe ingresar desde la intranet al módulo comunicaciones y
descargar el formato requerido.

5.7 Flujogramas.

Es aplicable para los instructivos, donde se debe explicar el paso a

paso de tareas.

Una vez se haya descrito el procedimiento, los participantes de cada

tarea y qué registros se generan, se deben identificar los pasos del
procedimiento de manera cronológica.

La simbología a utilizar en la construcción del flujograma se presenta en

el siguiente cuadro.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 9 / 12 Vigencia: marzo de 2019

Figura Definición
Inicio y fin del diagrama.

Realización de una actividad.

Analizar situación y tomar una decisión.

Indicación del flujo del proceso.

Generación de un registro o un
documento (información documentada).

Base de datos

Conector de páginas. Se deben

enumerar por página.

Almacenamiento de archivo

 Esquematizar cada actividad: es identificar las acciones más

relevantes que serán objeto del nombre de cada tarea y a la cual se
le atribuirá el símbolo.

 Identificar y documentar los pasos del proceso: es describir el

proceso, identificar las entradas y salidas. Definir las actividades
siguientes que se deben realizar.

 Revisar el diagrama completo: Comprobar que no se han omitido

pasos, pequeños bucles, etc. y que el proceso ha quedado con una
secuencia lógica. El resultado final de este paso es el Diagrama de
Flujo del proceso en estudio.
 Aprobación: una vez terminado el flujograma, deberá ser enviado al
área de Desarrollo Organizacional para la revisión final y que pueda
ser subido al sistema para el control de documentos.

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 10 / 12 Vigencia: marzo de 2019

5.8 Registros de Auditorías y visitas de autoridades.

 Los registros generados de las auditorías externas y/o visita de
Autoridades son manejados por cada responsable del proceso
encargado.

6. ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE REGISTROS.

Los registros generados de las actividades descritas en los documentos son

custodiados por el Líder / Responsable del proceso y será por el tiempo
estipulado en la tabla de retención documental – TRD y en la normatividad
legal aplicable. Ver procedimiento de archivo.

7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

7.1 Vicepresidentes y Gerentes.

Responsables de:
 Ser partícipes en la creación de los documentos con los líderes de
procesos.
 Aprobar los documentos que dependan de sus áreas.
 Asegurar que el personal bajo su cargo es consciente de la importancia
de mantener y mejorar la información documentada, y de comunicarla al
resto de colaboradores.
 Garantizar la confidencialidad de la información de acuerdo con la
criticidad del documento o registro.
 Mantener los recursos necesarios para que la información documentada
permanezca en el tiempo.

7.2 Líderes o Responsables de Procesos

Responsables de:
 Actualizar la información documentada. Para ello debe recurrir al
sistema documental, y validar el tiempo de vencimiento
 Aprobar inmediatamente los documentos y formatos subidos al sistema.
 Una vez aprobado el documento, debe socializarlos los cambios a todo
el personal que esté involucrado en el cumplimiento o aplicación de las

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 11 / 12 Vigencia: marzo de 2019

actividades descritas, y presentar las evidencias de la socialización a

Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.
 Mejorar continuamente los documentos desde la implementación de
mejores prácticas.
 Brindar apoyo al colaborador cuando éste solicite consultar cualquier
documento desde el Sistema.

7.3 Otros colaboradores.

Esto aplica para Auxiliares, Asistentes, Operadores, Técnicos.

Responsables de:
 Asistir obligatoriamente a las socializaciones de los procesos que le
informe su jefe inmediato.
 Ingresar periódicamente al sistema documental cuando requiera conocer
el funcionamiento de un determinado proceso. Si no cuenta con usuario,
solicitarlo a través de su Jefe Inmediato.
 Contribuir con el mejoramiento de los documentos apoyándose en su
Jefe Inmediato.
 Cumplir con los procedimientos y formatos que estén asignados a su
cargo.

8 NIVELES DE APROBACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS.

El Software documental contiene tres niveles de aprobación: elaboración,

revisión y aprobación.

Nivel de elaboración: son los funcionarios que tienen la responsabilidad de

construir los documentos y formatos por su participación directa con las
actividades.

Nivel de revisión: son los Jefes Inmediatos de las personas que elaboran
el documento y formato y tienen la responsabilidad de analizar el
documento y validar si cumple con los objetivos asociados al proceso.

Nivel de aprobación: son los funcionarios cuyo nivel jerárquico es superior

a los que revisan el documento y tienen la facultad de dar el visto bueno
final.

9 FORMATOS EMPLEADOS

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.
 MANUAL DE LA POLÍTICA
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: TRV-GDR-MN-169 Versión: 01 Página: 12 / 12 Vigencia: marzo de 2019

 Formato para crear las caracterizaciones

 Formato para plantear indicadores
 Formato para diseñar manuales
 Formato para diseño de procedimientos e instructivos
 Plantillas para diseñar formatos en Excel y Word
 Formato para informe de revisión por la Dirección

Este documento es propiedad intelectual de Compas y sus Filiales. Está prohibida su reproducción total o
parcial, comercialización o divulgación sin previa autorización del propietario.