Algunas herramientas para efectuar un buen análisis de contexto.

En análisis del contexto de una organización es una tarea clave para lanzar
una estrategia corporativa. La norma ISO 9001 2015 ha incluido este trabajo en su cláusula 4,
con el objetivo de resaltar su importancia en la gestión de la calidad.

 1. Análisis PEST

Con esta herramienta de análisis estratégico podremos analizar el entorno en el que queremos
crear o establecer nuestra empresa, negocio o proyecto. Nos permite identificar cambios de
escenario en nuestro sector o en la región para detectar posibles oportunidades de crecimiento.
El nombre es un acrónimo de cuatro factores:

 Políticos: estabilidad política, la posibilidad de cambio de gobierno que dé lugar a cambios

en políticas fiscales o en materia de subvenciones.
 Económicos: economía en crecimiento o en recesión, tendencia del consumo, situación
de confianza o de inestabilidad, el nivel de inflación.
 Socioculturales: hábitos sociales, cambios en los gustos o en las modas de la gente,
formas de comunicación habituales, demografía, salud, valores.
 Tecnológicos: tecnología actual, posibles avances, desarrollos en marcha, conocimientos,
inversión en I+D, información…

Debemos analizar en qué medida cada uno de estos factores macro ambientales podría influir
positiva o negativamente en nuestra empresa.
2. Análisis PESTEL
Es una variación del anterior que añade dos factores más a los cuatro del análisis PEST. Además
de tener en cuenta los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos, se analizarán
también los factores:

 Ecológicos: por ejemplo, el cambio climático puede tener consecuencias en diversos

sectores como el turístico o el de las aseguradoras. Las leyes de protección
medioambiental o las regulaciones en materia de gestión de residuos o de energías
también pueden influir en una empresa.
 Legales: leyes contra la discriminación, leyes de defensa del consumidor, leyes
antimonopolio, licencias, legislación laboral, leyes de protección de la salud, sectores con
una protección especial…

3. Análisis FODA
Es una herramienta de análisis estratégico que nos permite analizar la situación interna y
externa de una empresa o proyecto. Es como hacer una fotografía de la situación de nuestra
empresa. Por eso, dado que esta situación no es estática, sino que evoluciona continuamente a lo
largo del tiempo, además de utilizarlo para elaborar el plan de negocio de nuestra empresa,  es
bueno repetirlo posteriormente cada cierto tiempo.

Objetivo
Conocer la situación real en la que se encuentra la organización, empresa o proyecto en cada
momento y, en función de ello, planear la estrategia de futuro más adecuada.
El nombre de esta herramienta de análisis es un acrónimo de Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas.

Fortalezas y Debilidades
Forman parte del análisis interno, es decir, de las cosas que podemos controlar,

Oportunidades y Amenazas
Forman parte del análisis externo, es decir, cosas que externas a nuestra empresa que no
podemos controlar porque no dependen de nosotros.

Para analizar los datos se elabora una matriz:

Análisis interno

FORTALEZAS DEBILIDADES
 Identificar en qué destaca nuestra
empresa, cuáles son nuestros puntos
fuertes. Por ejemplo, habilidades
profesionales y personales, que nos
diferencian de la competencia.
Reconocer en qué estamos fallando o que
nos hace vulnerables con respecto a la
competencia. Son factores críticos que
debemos eliminar o, al menos, tratar de
reducir. Por ejemplo, tener pocos
conocimientos o experiencia sobre algo
que necesitamos para mejorar nuestra
situación como empresa.

Análisis externo

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Identificar elementos externos que nos
puedan beneficiar o que podamos
aprovechar a nuestro favor en un
momento determinado. Salarios del
mercado, oferta / demanda de la
profesión, crecimiento de la economía,
tendencia del negocio.
 
No podemos controlar estos elementos
externos, pero si los identificamos y
somos previsores podremos
aprovecharlos y sacarles el mayor
partido.
Identificar posibles amenazas que escapan
a nuestro control. Una vez más, se trata de
elementos externos que no podemos
controlar, pero el hecho de identificar estos
riesgos o amenazas antes de que se
produzcan nos permitirá estar preparados
y podremos defendernos. Por ejemplo,
problemas legales o una elevada
competencia.

4. Modelo de las 7 S
A diferencia de la mayoría de las herramientas de análisis estratégico que suelen centrarse en el
análisis externo, el Modelo de las 7 S, desarrollado a principios de los años 80 por Tom Peters y
Robert Waterman, dos consultores de la firma McKinsey & Company, apunta directamente al
interior de nuestra compañía. El modelo analiza, concretamente, 7 factores, cuyos nombres en
inglés empiezan por S y que, según sus autores, son los 7 factores fundamentales de
cualquier estructura organizativa:

 Estrategia (Strategy)
 Estructura (Structure)
  Sistemas (Systems)
 Estilo (Style)
 Valores compartidos (Shared values)
 Personal (Staff)
 Habilidades (Skills)

La idea del modelo es que las organizaciones no operan como un conjunto de silos estancos, sino
más bien como una red de piezas interconectadas.

Por eso es fundamental que los siete factores recogidos en el modelo estén alineados para
que nuestra empresa tenga éxito.

En este sentido, a la hora de implementar cualquier nueva estrategia, se deberá comprobar

previamente todos ellos mantendrían su alineación, una vez implementada. Si la respuesta es
que no para todos o parte de los factores, será necesario replantearse parte o la totalidad de la
estrategia antes de proceder a su implementación.

Para verlo más claro, lo mejor es dibujar un octógono y colocar cada una de las S en uno de sus
vértices. Excepto los valores compartidos que, como son compartidos, los situaremos en el centro
del octógono. Después, trazaremos líneas que vayan desde cada vértice hasta los demás.
5. Las 5 fuerzas de Porter
Esta herramienta de análisis estratégico, ideada por el ingeniero y profesor Michael Porter en
1979, todavía sigue vigente. El modelo delimita un marco que nos permite analizar el nivel de
competencia dentro de un sector para poder idear, así, una estrategia de negocio que haga
rentable nuestra empresa.

En este sentido, es ideal para elaborar un análisis de contexto, dado que es fundamental
analizar la competencia, por lo que este modelo es especialmente interesante para
emprendedores.

Las cinco fuerzas de Porter son las siguientes:

 Poder de negociación de los compradores o clientes

 Poder de negociación de los proveedores o vendedores
 Amenaza de nuevos competidores
 Amenaza de productos sustitutos
 Rivalidad entre los competidores.

Cómo definir el contexto de la organización utilizando SWOT e Ishikawa

Siempre nos hacemos preguntas sobre cómo definir el Contexto de la Organización en la ISO
9001: 2015. Hay quienes quieren saber: ¿Qué herramienta utilizar?; cómo hacer la definición del
contexto; si el método X, Y o Z es el adecuado; por citar un ejemplo. La verdad es que no existe
correcto o incorrecto, ni siquiera una herramienta obligatoria para ello. Si su auditor requiere
alguna, puede decirle a él y preguntar dónde está escrito en la norma que es obligatorio usar la
herramienta A, B o C.

Sin embargo, una de las herramientas más utilizadas para determinar el contexto es la Matriz
SWOT, que ya era utilizada en los planes de negocio mucho antes de que la ISO 9001:
2015 requiriera ese análisis. En este post, me gustaría proponer una forma de hacer la matriz
SWOT aún más eficaz, mezclándola con el diagrama de Ishikawa.
Piense en todos los aspectos de su empresa

Básicamente, para realizar un análisis SWOT, usted necesita analizar su empresa en 4 aspectos
fundamentales:

 Las fuerzas que ella ya posee;

 Las oportunidades que pueden ser perseguidas,
 Las debilidades que necesitan ser atacadas;
 y las amenazas que rondan el negocio.

Es relativamente sencillo hacer este análisis, sin embargo, a la hora de profundizar el análisis y
pensar en cada uno de estos ítems por separado, puede ser un poco complejo ver la organización
de forma más sistémica, pero generalizada.

Esto va a garantizar un mayor nivel de detalle a su análisis y ayudarle a ver su empresa en su

conjunto, no dejando de lado ningún requisito importante.

Ejemplo de análisis del contexto de la organización que combina SWOT e Ishikawa

Para ejemplificar, imagine que vamos a realizar el análisis SWOT de la Tornearía Ramos (Yo no
tengo torno, es sólo un ejemplo mismo, je je). Vamos a analizar las fuerzas de esa empresa.
Basta seguir con la metodología SWOT y enfocar nuestro análisis en los 6Ms de Ishikawa,
entonces, podríamos llegar a las siguientes conclusiones:

Maquinarias:
 Maquinaria nueva, lo que confiere más agilidad a los procesos;
 Sistemas de torno computarizado (Torno Control Numérico), lo que garantiza mayor número
de piezas conformes;
Materiales:
 Asociación con buenos proveedores, garantizando la continuidad y la conformidad de las
materias primas.
Mano de obra:
 Equipo experimentado y baja rotación, lo que garantiza más agilidad y confiabilidad en los
procesos.
Medio ambiente:
 Tradición en el mercado de tornería
Método:
 Proceso de calibración de los equipos consolidado, garantizando un bajo número de retrabajo
Medidas:
  No encontrado.

Vea como quedo el ejemplo de Diagrama de ISHIKAWA.

 
Ahora basta con llenar la SWOT con las fuerzas que usted identificó usando el Ishikawa. Se
percibe que la mecánica de análisis del diagrama (la forma en que utiliza la herramienta) no
cambia, sólo hay un cambio en lo que está buscando. Normalmente, usted estaría buscando la
causa-raíz de un problema ocurrido en su empresa; aquí usted utiliza la estructura del análisis
para buscar los puntos fuertes de su organización.

Esto es interesante porque amplía su campo de visión a la hora de analizar la empresa. La

SWOT, por sí sola, ya ayuda bastante, pero aun así hay mucha información que se puede dejar
de lado y es mucho más complicado intentar evaluar todo al mismo tiempo.

Para encontrar las Oportunidades, Debilidades y Amenazas, basta repetir el proceso de análisis,

buscando, por ejemplo, por amenazas referentes a los materiales utilizados o al ambiente de la
empresa.

Algunas salvedades
Observe que no es obligatorio rellenar TODOS los campos de Ishikawa. Si su empresa no tiene
una fuerza relacionada con las máquinas utilizadas, por ejemplo, no es necesario rellenar este
campo. En mi matriz, no encontré una fuerza relacionada con las medidas.

Sin embargo, la existencia de campos en blanco en el análisis de fuerzas puede revelar una
debilidad o amenaza a su empresa, después de todo, si sus equipos no son los mejores del
mercado, por ejemplo, puede que usted esté trabajando con máquinas obsoletas, reduciendo sus
entregas. Esto puede ser considerado como una oportunidad de mejora.

Además, el diagrama de los 6Ms fue diseñado originalmente por Kaoru Ishikawa para analizar
factores internos de la organización, es decir, situaciones dentro de las organizaciones que
causan problemas de cumplimiento o rendimiento, por ejemplo. Al utilizar este diagrama para
optimizar el análisis SWOT, hay que dejar bien claro que tanto factores internos como factores
externos tienen que entrar en la ecuación.
En mi análisis, por ejemplo, podemos ver en “Medio Ambiente” que hay un factor externo: la
credibilidad (tradición) que la empresa tiene con los clientes que atiende. Es un hecho que esto se
debe al buen desempeño (interno) de la organización, sin embargo, es una percepción del
mercado en que está inserta, una percepción que elementos externos tiene respecto a las
entregas de esa empresa.

Algunos consejos mas

Utilizar estas dos metodologías en conjunto no va a resolver todos sus problemas. Llamar a todo
el equipo (o sólo a los líderes) sigue siendo vital para un análisis SWOT de calidad. Y hacer una
reflexión en cada uno de los aspectos ayudará a no dejar nada de lado.

Además, sugiero fuertemente que usted no analice todos los aspectos en la misma reunión.
Monise también habló sobre esto en el eBook Cómo montar un proceso de gestión de riesgos de
cero , cuando se enfoca, por ejemplo, en las debilidades de su empresa, todos se concentrar en
ese aspecto y el cambio de contexto puede ser un poco complicado, las personas pueden no
conseguir “parar de pensar” en las debilidades. Esto hará que su análisis sea menos productivo o,
incluso, incompleto.

Programe una reunión para las Fuerzas, Oportunidades y otra para las Fuerzas y debilidades, en
días diferentes. Dependiendo de la complejidad de su organización, puede fijar incluso un
encuentro para cada aspecto de la SWOT. De esta forma, usted conseguirá obtener el máximo de
la metodología y hacer un análisis que realmente ayude a su empresa y pensar mejor sobre lo
que puede ayudar u obstaculizarlos a alcanzar los resultados deseados.

No es sobre llenar la hoja de cálculo, es sobre pensar en el futuro

La Definición del Contexto de la Organización por la norma es una manera de hacer que los
gestores de las empresas piensen más allá de la ejecución de sus procesos, atentándose a
aspectos que pueden traer más resultados a las empresas o reducir la posibilidad de que
sorpresas entorpecen la estrategia adoptada por la organización.

Entonces, esta definición no sólo sirve para cumplir con un requisito ISO, ¡por el contrario! Ella
sirve para ayudar a que la empresa sea más sostenible, conectando la situación actual de su
empresa a lo que espera a largo plazo. Y eso significa generar acciones hoy para cosechar los
frutos mañana.