CONSEJOS PARA LLEVAR EN ORDEN UN CONTROL ESCOLAR

- Todo proceso debe realizarse en tiempo y forma.

- NO se debe dejar nada para después.
- Se debe dar seguimiento a los casos hasta concluirlos.
- El Encargado de Control Escolar es responsable de sus
procesos, NO la persona que le ayuda.
- Aprenda a decir NO y siga siendo feliz.

1
 ÍNDICE

Presentación 3
Preinscripción 4
Inscripción en línea 7
Reinscripción en línea 14
Captura de Horarios 21
Por Grupo 21
Por Profesor 22
Carga Académica 23
Materias a un Grupo 24
Materias a un Grupo de alumnos 25
Actas de Examen 26
Actas Ordinarias 26
Captura Fechas de Examen por materia 26
Actas Complementarias 30
Actas Extraordinarias 30
Actas de Regularización 33
Actas Especiales 34
Correcciones de Calificaciones 36
Requisitos para solicitar Certificado Electrónico de Estudios 38

2
 PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos para Encargados de Control Escolar, de la Universidad

Autónoma de Sinaloa, nace de la necesidad de contar con un documento que establezca de
manera explícita los procedimientos relacionados con la gestión y administración escolar –
historial académico de nuestro alumnado-, con la finalidad de que oriente y coadyuve en la
consecución de resultados de manera eficiente y eficaz. Es decir, toda actividad encomendada
a una persona o a un grupo de ellas, tiene implícitos procedimientos que se realizan para
poder cumplir con objetivos diversos dentro de nuestra institución.
El Manual de Procedimientos para Encargados de Control Escolar, es un documento en el que
se compilan los diferentes procedimientos necesarios para que cada una de las etapas por las
que transitan nuestros estudiantes se realicen con calidad; y teniendo como fin establecer una
adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en
forma ordenada y sistemática. Dicho documento está debidamente fundamentado en nuestra
normatividad institucional: estatutos y reglamentos que emanan de la Ley Orgánica (UAS,
2006).
Así mismo, nos permite evitar confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero
también, es un instrumento de rendición de cuenta acerca de qué, cómo, cuándo y
dónde deberán de implementarse las labores que son responsabilidad de cada una de las
diferentes áreas.
Por otro lado, el Manual de Procedimientos para Encargados de Control Escolar, debe cumplir
con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión académica y
administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1. Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia,
responsabilidades y políticas institucionales.
2. Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan
realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3. Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar
omisiones.
4. Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes para garantizar una mayor eficiencia
académica y administrativa.
5. Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6. Permite la integración de todos los colaboradores, así como la funcionalidad integral
del personal.
En conclusión, el Manual de Procedimientos para Encargados de Control Escolar, permite a
los responsables de Control Escolar de cada Unidad Académica de nuestra institución conocer
claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo.

Dr. Alfonso Mercado Gómez

Director General

3
 PREINSCRIPCIÓN
1.- Verificar que el recibo de Preinscripción esté pagado al menos 24 horas hábiles antes de intentar
registrarlo.

Se hace clic aquí.

Aquí se teclea la ficha.

2.- Capturar promedio de ingreso.

Verificar que el ciclo

escolar sea el correcto.

Se teclea la ficha y se hace clic

en botón MOSTRAR.

4
3.- Subir Fotografía.

2.- Luego se escribe el número

de ficha.

3.- Se selecciona la foto en archivo JPG.

1.- Se hace clic
aquí. 4.- Se hace clic en GUARDAR

4.- Constancia de preinscripción (verificar que cumpla con los requisitos solicitados en la convocatoria).

2.- Se escribe el número

de ficha y se hace clic en
el botón ENVIAR.
1.- Se hace clic aquí.

5
Aparecerá la siguiente pantalla en la cual se muestra la CONSTANCIA DE PREINSCRIPCIÓN que se puede imprimir
o guardar en PDF para mandarla por correo.

5.- Consulta de Listado por nombres.

2.- Aquí aparecerá el listado de aspirantes pertenecientes a su unidad académica.

Cuando soliciten fichas nuevas, esta lista se actualizará con los nuevos aspirantes.

1.- Se hace clic aquí.

6
 INSCRIPCIÓN EN LÍNEA

Se hace clic en
Inscripción.

1.- Revisión de foto

1.- Se hace clic en Revisión

de foto.

2.- Se selecciona la carrera

deseada.

7
Seleccionar carrera.

Seleccionar una letra.

Si la foto tiene las características deseadas se autoriza y se da clic en botón ENVIAR DATOS.

8 se
Si la foto no cumple con los requisitos solicitados
rechaza y se indica en observaciones el motivo.
2.- Revisión de expediente.

1.- Se hace clic aquí.

Seleccionar carrera.

Seleccionar una letra.

9
 Seleccionar ver expediente.

Revisar el expediente, si tiene los requisitos solicitados se autoriza y clic en botón ENVIAR DATOS

Si el expediente no cumple con los requisitos se rechaza y se indica en observaciones el motivo.

3.- Asignar recibo de pago.

1.- Se hace clic aquí.

10
Seleccionar carrera.

Seleccionar letra.

Clic en Asignar hoja de pago.

Seleccionar el importe.

11
4.- Inscribir alumnos (Para poder inscribir a un alumno primero debe verse reflejado el pago en sistema, de lo
contrario NO podrá hacerlo).

1.- Se hace clic aquí.

Seleccionar carrera.

Seleccionar una letra.

12
 Se asigna grupo y damos clic en editar para capturar el promedio.

Capturar el promedio del certificado.

Se hace clic en
botón INSCRIBIR

Nota: Después de esto se debe de esperar el tiempo necesario para que el SACE agende su escuela en el turno
correspondiente para el proceso de revisión y asignación de números de cuenta. Hecho esto le aparecerán los
alumnos de nuevo ingreso con su número de cuenta en el nuevo ciclo escolar. Para esto primero debe estar
cerrado el ciclo escolar anterior.

13
 REINSCRIPCIÓN EN LÍNEA
1.- Revisión de fotografía.

1.- Se hace clic aquí.

Seleccionar carrera.

Seleccionar letra.

14
 Si la foto cumple con los requisitos requeridos se autoriza y enviar datos.

Si la foto no cumple con los requisitos se rechaza y se le indica en observaciones el motivo.

2.- Revisión de expediente.

1.- Se hace clic aquí.

Selecciona carrera.

15
 Seleccionar letra.

Se da clic en ver expediente.

Si el expediente cumple los requisitos solicitados se autoriza y clic en botón ENVIAR DATOS.

16
 Si el expediente no cumple con los requisitos se rechaza y se indica en observaciones el motivo.

3.- Imprimir hoja de pago.

1.- Se hace clic aquí.

Se captura el número de cuenta y se hace clic en botón ENVIAR.

17
4.- Estado de la Reinscripción.

1.- Se hace clic aquí. 2.- Seleccionar carrera.

Capturar plan de estudio.

Aquí se muestra la situación del Listado:

Foto y Documentos: A: Aceptado. R: Rechazado.

Vigencia: X: No inscrito. A: Activo.

Procesado: No: No inscrito. Si: Ya inscrito.

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5.- Reingreso individual.

Se selecciona carrera, plan, se captura periodo, grupo,

número de cuenta y se hace clic en botón ENVIAR.

Luego aparecerá el nombre y número de seguro social que tenga el alumno,

ya capturados los datos se da clic en botón GUARDAR.

19
LOTES DE REINGRESO

2.- Se crea el lote.

1.- Se hace clic aquí.

3.- Se hace clic en cerrar.

4.- Al hacer clic en Relación se
mostrará el listado de alumnos que
corresponde a ese lote.

20
 Nota: Este proceso lo realiza el encargado de control escolar de cada unidad académica.
(no lo hace el SACE) Con esto se ponen en estatus ACTIVO a todos los alumnos de reingreso
que haya en cada uno de los lotes.

1.- Se hace clic aquí para como su nombre lo indica ACTULIZAR PADRÓN Y ESTUDIOS.

CAPTURA DE HORARIOS (En inscripción se va al apartado Horarios):

Por grupo:

1.- Se hace clic aquí.

2.- Se captura la carrera y el grupo
y se hace clic en botón ACEPTAR.

Se capturan los datos requeridos y clic en botón GUARDAR.

Aquí se captura el plan de estudios, la clave de materia correspondiente, el aula (por control puede ser la misma que el
grupo), el número de empleado del profesor y la hora en formato de 100 en 100 como marca el ejemplo, de 700 (7:00
horas) a 800 (8:00 horas). Si fuera horario vespertino sería 1300 (13:00 horas) a 1400 (14:00 horas)

21
 Aquí nos aparece el horario por grupo, tenemos
La opción de borrar algún horario que hayamos
capturado mal.
Se debe tener cuidado al revisar pues aparecen
todos los grupos 1, del periodo 1, 3, 5, 7 y 9
respectivamente.

Por profesor:

1.- Se hace clic aquí.

Se captura número de empleado del profesor y clic en botón ACEPTAR.

Se capturan los datos requeridos y clic También tenemos la opción de borrar

en botón GUARDAR. o modificar el horario. 22
Carga académica (En el módulo de SEGUIMIENTO, en el apartado CARGAS):

Materias a un grupo (esto se realiza cuando todos los alumnos de un grupo serán asignados a todas
las mismas materias, es decir las obligatorias):

1
1
18

2.- Se capturan los datos y clic en botón ACEPTAR.

1.- Se hace clic aquí.

Seleccionar la materia en la casilla acción y dar clic en agregar.

NOTA: Si todo se realizó correctamente le saldrá esta pantalla. Pudiera salir la leyenda de que algún(os)
alumno(s) ya tiene la materia cargada, es porque ese(os) alumno(s) ya tiene la materia pasada, lo más común
es que sea un repetidor y por lo tanto en esa materia NO saldrá en actas por ya tenerla aprobada.

23
Materias a un Grupo de alumnos: (Esto se realiza cuando algunos alumnos de un grupo serán asignados a
distintas materias, es decir las optativas):

2.- Se capturan los datos y clic en botón ACEPTAR

1.- Se hace clic aquí.

Aparecerá la siguiente pantalla:

2.- Se hace clic sobre la casilla de la materia o materias

que vaya a cargar solo para un grupo determinado de
alumnos, SON LAS MATERIAS OPTATIVAS DEL PLAN DE
ESTUDIOS.

3.- Se hace clic en botón AGREGAR.

24
Aquí se teclean los números de cuenta de los alumnos de un grupo que lleven solo las materias optativas
previamente seleccionadas. Cada que escriba un número de cuenta debe dar clic al botón AGREGAR para que
aparezca en la caja de números de cuenta. Cuando haya terminado de capturar los números de cuenta de un
grupo, entonces se hace clic en el botón ENVIAR.

5.- Aquí aparecen los números de 4.- Cada que escriba un número de
cuenta que vaya capturando. cuenta. Se hace clic en botón
AGREGAR.

6.- Cuando haya capturad todos los

números de cuenta del grupo, se hace
clic en botón ENVIAR.

NOTA: Si todo se realizó correctamente le saldrá esta pantalla. Pudiera salir la leyenda de que algún(os)
alumno(s) ya tiene la materia cargada, es porque ese(os) alumno(s) ya tiene la materia pasada, lo más común
es que sea un repetidor y por lo tanto en esa materia NO saldrá en actas por ya tenerla aprobada.

25
ACTAS DE EXAMEN.

1.- Se hace clic aquí.

ACTAS ORDINARIAS

1.- Capturar fechas de examen por materia.

1.- Se hace clic aquí.

Se selecciona la carrera, se captura el plan y clic en botón ACEPTAR.

2.- Se captura la fecha de

aplicación del último día de
exámenes, según lo que marque el
calendario escolar vigente. Esta
misma fecha se captura en todas
las materias y se hace clic en botón 26
ENVIAR.
 Aquí ya se refleja la fecha actual.

Para poder generar este tipo de actas es necesario revisar primero el diagnostico que se encuentra en
SEGUIMIENTO y las prelistas de ahí mismo.

Se entra a SEGUIMIENTO, luego a Diagnóstico.

2.- Es necesario analizar cada uno de los puntos que se muestran en

este listado. Los que aparecen marcados de color rojo son a los que
debemos poner atención pues están mostrando algún detalle.
3.- Cuando aparecen en el punto 5 un listado de
En este punto sería correcto que haya alumnos
alumnos que NO tienen carga, se debe revisar si fue
solamente que sean repetidores y todas sus
error de control escolar el no darles carga o si son
materias del semestre actual estén aprobadas.
repetidores.

1.- Se hace clic aquí.

Estos números se deben revisar con
mucho cuidado, pues en teoría no
debiera haber alumnos con solo 1
materia cargada o 2. Pero si son
repetidores puede ser el caso que sea
correcto, eso es trabajo de control
escolar revisar si es correcto que
aparezcan esos alumnos con esa
cantidad de materias cargadas. Pues
las materias cargadas, son las actas
en las que van a aparecer.

27
 4.- Los puntos 1, 2 y 3 tal como lo indican, es lo que falta
por hacerse, falta: CAPTURAR HORARIOS, falta capturar
FECHA DE EXAMEN, etc. Al ir corrigiendo esos errores se
quitarán de color rojo y aparecerán de color negro.

En el punto 9 es común que quede en rojo, pues

normalmente todas las escuelas tienen alumnos que
provienen de otras U.A. y por lo tanto aquí se podría
revisar el detalle de quienes son esos alumnos que vienen
de otras U.A. de la UAS.

Después de haber revisado y corregido los errores que nos pudieran aparecer en el
DIAGNÓSTICO, es necesario revisar las PRELISTAS, pues esa son las “ACTAS” que
vamos a generar, es decir que, si en las prelistas hubiese errores o detalles, los
detectaríamos antes de generar las actas.

1.- Se hace clic aquí.

28
 Se selecciona carrera, se captura plan, periodo, grupo y luego clic en botón ENVIAR.

Aquí se debe revisar que cada grupo tenga la cantidad de PRELISTAS igual a las materias que tenga nuestro plan de estudios según el
semestre que se haya cargado. Si no aparecen todas las materias es que hay algún error y es necesario corregirlo; Incluso pudiera haber
prelistas con muy pocos alumnos y si esto no concuerda con nuestro padrón igual habría que corregirse antes de generar actas.

Cuando en las prelistas nos aparece algún profesor con asteriscos (****) es porque en ese grupo en esa materia NO se capturó a ningún
profesor en los HORARIOS, por lo que habría que revisar el horario y capturarlo en inscripción, para ingresar de nuevo a prelistas y que
aparezca el profesor correctamente.

Cuando en las prelistas nos aparece este mensaje, es porque NO hemos dado carga a ningún grupo.

29
Petición de Elaboración de actas ordinarias.

Después que se ha revisado el diagnóstico y las prelistas y se han corregido todos los errores que pudiesen
haber surgido, entonces es el momento de solicitar que se generen las actas ordinarias.

1.- Se hace clic aquí.

Luego de haber hecho la petición por sistema es necesario comunicarse con el jefe del área correspondiente
para que el a su vez solicite al SACE que se generen dichas actas. Esto se hace por medio de un oficio firmado y
sellado por la escuela.

ACTAS COMPLEMENTARIAS

Se hace un oficio dirigido al jefe de área, en el cual se debe de especificar los números de cuenta y nombres de
los alumnos, así como los folios de las actas en las que se van a agregar.

Nota: Para este tipo de actas el alumno no debió aparecer en ninguna otra acta ordinaria, debe ser alumno
formalmente inscrito y estar activo.

ACTAS EXTRAORDINARIAS

Captura de Sinodales

1.- Se hace clic aquí.

Se captura el periodo del ciclo

30
 Se captura la carrera, plan de estudio, clave de la materia,
grupo, fecha de examen y el número de empleado de los
Sinodales y clic en botón Agregar.

Nota: La fecha del examen tiene que ser el último día que marca el calendario escolar para este proceso.

Si hubiera un error existe la posibilidad de

corregir o borrar los Sinodales.

Damos en la opción corregir

31
 Aquí se hace la modificación necesaria y
corregir.

Captura de periodo

1.- Se hace clic aquí.

Se selecciona carrera

Se captura el periodo, así como la fecha de Inicio y de termino respectivamente (esta fecha es en
la cual los alumnos van a poder solicitar y pagar sus recibos), el Importe por examen y el máximo
de materias ya viene predeterminadas. Luego se hace clic en botón GUARDAR.

Nota: Se debe comunicar a tesorería para que le emitan los recibos, de lo contrario los alumnos no podrán
solicitar sus materias respectivas.

Petición para la generar actas extraordinarias

1.- Se hace clic aquí. Se escribe el periodo y clic en botón ENVIAR.

Nota: Después de hacer la petición se tiene que notificar a la jefatura del SACE para la
32
generación de las actas extraordinarias.
ACTAS DE REGULARIZACIÓN.

Captura de Sinodales.

1.- Se hace clic aquí.

Se captura el periodo del ciclo

Se captura la carrera, plan de estudio,

clave de la materia, grupo, fecha de
examen y el número de empleado de los
Sinodales y agregar.

Nota: La fecha del examen tiene que ser

el último día que marca el calendario
escolar para este proceso.

Si hubiera un error existe la posibilidad de

corregir o borrar los Sinodales.

Aquí se hace la modificación y clic en botón Corregir.

33
Captura de periodos

1.- Se hace clic aquí.

Se captura el periodo, así como la fecha de Inicio y de termino respectivamente (esta fecha es en
la cual los alumnos van a poder solicitar y pagar sus recibos), el Importe por examen y el máximo
de materias ya viene predeterminadas. Luego se hace clic en botón GUARDAR.

Petición de actas de regularización.

1.- Se hace clic aquí.

Nota: Después de hacer la petición se tiene que notificar a la jefatura del SACE para la
generación de las actas de regularización.

ACTAS DE EXÁMENES ESPECIALES

 Si tiene reprobadas 7 o más materias se repite grado.

 Si tiene reprobadas 5 y 6 materias debe de solicitar dictamen de cierre de bachillerato al
departamento de académico legal.
 Si tiene reprobadas de 1 a 4 materias el alumno genera su recibo a través de la página de alumnos,
lo paga en banco, después de reflejado el pago (normalmente son 24 horas hábiles posteriores al
pago) va a control escolar para que le asignen maestros y pueda así presentar sus exámenes.

El encargado de control escolar llena el formato de exámenes especiales con las fechas y numero de empleado
de los profesores para firmarlo y sellarlo y mandárselo al jede de área.

El a su vez lo turnara al SACE para la generación de dichas actas.

34
 Formato de exámenes especiales

Aquí se muestra un claro ejemplo de la solicitud de

exámenes especiales, se captura número de cuenta, el
motivo por el cual se solicita, nombre completo del
alumno, nombre de la unidad académica, nombre de la
carrera, plan de estudio, folio de la hoja de pago, clave de
materia, nombre de la materia, periodo, numero de
empleado del docente y la fecha de aplicación.

Relación de Solicitantes: En este apartado nos muestra la lista de alumnos a la espera de la

asignación de fecha y docente para la aplicación de los exámenes especiales.

35
CORRECCIÓN DE CALIFICACIONES

Para realizar este proceso se tienen 30 días naturales a partir de la fecha capturada en el acta de examen.
Pasado este tiempo ya no se podrán realizar correcciones por este medio.

En SEGUIMIENTO en el apartado MOVIMIENTOS, está la opción MONITOREO DE CORRECCIÓN DE

CALIFICACIONES

Se hace clic aquí.

Aparecerá un listado como el siguiente:

En esta columna aparece

si fue solicitada por el
alumno y/o autorizada
por el profesor.

Solo las que aparezcan con ESTATUS Autorizada por el Prof. Podrán ser incorporadas al LOTE de corrección de
calificaciones, cabe mencionar que el trabajo del encargado de control escolar es verificar las evidencias del
error sobre esa calificación, solicitando a profesor las evidencias del error (lista de asistencia, calificaciones y/o
trabajos que avalen dicho error cometido y que se desea subsanar).

36
Posterior a la revisión y validación de las evidencias del error cometido se procede a crear el LOTE de
corrección de calificaciones, en el cual aparecerán los profesores y alumnos.

Para Crear el LOTE se hace clic en el botón ASIGNAR.

Se hace clic aquí.

Luego se debe imprimir el LOTE para firmarlo y sellarlo y posteriormente enviarse al Jefe de área para que
aplique las correcciones de calificaciones que aparezcan en dicho lote.

Se selecciona el lote y se hace clic en botón IMPRIMIR. Si aparece

vacío, es porque no tiene lotes pendientes de aplicar sus
correcciones.

37
REQUISITOS PARA LA SOLICITUD DE CERTIFICADO ELECTRÓNICO DE ESTUDIOS.

NOTA: UNA VEZ GENERADO EL CERTIFICADO ELECTRÓNICO DE ESTUDIOS, EL ALUMNO PODRÁ EMITIR SU
CARTA DE AUTENTICIDAD DESDE LA PÁGINA: https://dse.uasnet.mx/PUBLICO/certificacion/

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