MANUAL DE USUARIO

PROCESO DE COMPRA LUBRICANTES

Cliente: SAP
Aplicación: Proyecto LUBES

Versión: V 1.0
Autor: Indra
Plantilla: Guía de usuario

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Contenido

OBJETIVO.......................................................................................................................................

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO...................................................................................

REQUISITOS...................................................................................................................................

1. DATOS ORGANIZATIVOS.......................................................................................................

2. DATOS MAESTROS.................................................................................................................

3. CONDICIONES EMPRESARIALES..........................................................................................

4. ROLES......................................................................................................................................

ETAPA DEL PROCESO..................................................................................................................

5. CREACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRA ZCOM.......................................................................

6. CREACIÓN DE LA ENTRADA DE MERCANCÍAS ZCOM.....................................................

7. CREACIÓN DEL PEDIDO DE TRASLAD ZCOT....................................................................

8. CREACIÓN DE LA EM DEL PEDIDO DE TRASLADO ZCOT................................................

FLUJOGRAMA..............................................................................................................................

APROBADO POR.........................................................................................................................

Control de Versiones

Versió Responsable Fecha Descripción del cambio

n
1.0 Indra 07/10/2021 Creación del documento

1.

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CREACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRA ZCOM

OBJETIVO
En este documento se realiza la descripción detallada del nuevo proceso de
creación de pedidos de compra ZCOM y ZCOT manera masiva y automática
respectivamente desde la transacción ZMM_CREAR_PED_LUBES.
.

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO

El nuevo proceso de compra comienza con la creación del pedido de compras
ZCOM, el cual se realiza desde la carga de un archivo txt enviado por el equipo
RLESA España a través de correo en base a una estructura ya establecido.
Este pedido de compras apunta al nuevo centro logístico virtual (4006) indicado
en la tabla de constantes.

En el monitor se procede a realizar la entrada de mercancía del pedido ZCOM a

este nuevo centro logístico virtual 4006 con almacén 0001, dando pase al
equipo de contabilidad para poder realizar el registro de la factura del costo de
los materiales.

Creado la EM de la clase de pedido ZCOM, se procede a realizar la creación de

la nueva clase de documentos de traslado ZCOM, el cual se lleva a cabo en el
monitor de compras. A esta nueva clase de documento de traslado es donde se
imputarán los costos indirectos asociados a la comprad de los materiales.

El comprador debe cargar los costos indirectos con sus respectivos acreedores
por cada código de condición asociadas en esta clase de pedido de traslado
ZCOT, caso contrario no será posible la EM de dicho pedido de traslado.

Finalmente se procede a realizar la EM de la clase de pedido de traslado ZCOT,

siendo esta nueva clase una copia espejo del pedido de compra ZOM, dejando
listo los materiales en el centro de destino final para su posterior venta.

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REQUISITOS
1. DATOS ORGANIZATIVOS
 Sociedad
 Organización de compras
 Centros
 Organización de ventas
 Canal
 Grupo de compras
: 1063 - REPSOL MARKETING SAC
: 0003 - Lubricantes
: 4006, 4008, 4127
: PE05 - Lubricantes REMARSAC
: 10 - Traslados
: 003 - Lubricantes

2. DATOS MAESTROS
 Materiales: LUBE - Lubricantes y ZLUX - Lubricantes ALFANUMERICO
 Proveedor: 300001676 - REPSOL LUBRIC. Y ESPEC. S.A.

3. CONDICIONES EMPRESARIALES
El proceso empresarial descrito en este modelo forma parte de una cadena
mayor de procesos o escenarios empresariales integrados. Por tanto, debe
haber completado los siguientes procesos y cumplir las siguientes
condiciones empresariales antes de comenzar con este escenario:

Procesos Observaciones
Guía de planificación de compras

Guía de la carga de precios

4. ROLES
Rol de usuario Nombre técnico Etapa del proceso
Comprador 058:1063:03L:MM:SA12 ZMM_CREAR_PED_LUBES
7_S1300ZP1 Creación del pedido ZCOM.

ZMM_CREAR_PED_LUBES
creación de la EM de la clase
de pedido ZCOM.

ZMM_CREAR_PED_LUBES
creación del pedido de

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 traslado ZCOT.

ZMM_CREAR_PED_LUBES
creación de la EM de la clase
de pedido ZCOT.

En tabla de mantenimiento de autorización se deben configurar los siguientes

accesos.

Accesos en la tabla de mantenimiento de autorizaciones

PERFIL  PERFIL
USUARIO Programa
Negocio Código de transacción SAP
PU10040 Compras ZMM_CREAR_PED_LUBES ZMM_MONITOR_OC '02

PU10040 Compras ZMM_CREAR_PED_LUBES ZMM_CREAR_PEDIDO_LUBES '02

PU10040 Compras ZMM_CREAR_PED_LUBES ZMM_CREACION_OC '02

PU10040 Compras ZMM_AMPL_MATERIAL ZMM_MATERIAL_AMPLIACION '02

ETAPA DEL PROCESO

5. CREACIÓN DEL PEDIDO DE COMPRA ZCOM
a. Utilización
Crear un pedido de compra de manera masiva con referencia a un txt
que nos hará llegar el proveedor (RLESA).

b. Requisitos
Carga de solicitud de pedido por parte de planificación de compras y
carga de precios y ampliación de materiales al centro 4006 con almacén
0001.

c. Configuración relacionada
Para la compra de materiales de lubricantes se utilizará dos clases de
documentos:

Clases de ZCOMPedido Comb y Lub

Documento ZCOT Ped. Trasl Comb y Lub

d. Procedimiento

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 Para la creación de pedidos de compra de lubricantes, vamos a utilizar
la clase de pedido de compra ZCOM y la clase de pedido de traslado
ZCOT, previamente se debe hacer la ampliación de los materiales a
utilizar.

Para ello se está implementando una transacción Z que nos permitirá la

ampliación masiva de los materiales que serán parte del proceso de
compras, para el nuevo centro logístico 4006 este desarrollo podrá ser
usado en cualquier momento del proyecto que se requiera hacer una
ampliación masiva.

Para ello se debe hacer la configuración de la tabla de mantenimiento.

 Ingresar a la transacción: ZMM_AUTORIZACION.

 Clic en nuevo.

Aquí se deben registrar los valores detallados en el punto de 4 roles de la tabla de

mantenimiento.

A continuación, se detalla el formato de carga de la ampliación de materiales.

Campos del formato de carga:

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 Campo Dato Ref.
Número de material 100496
Ramo O
Tp. Material LUBE
Centro 4006
Almacén 0001
Organización de ventas PE05
Canal de distribución 10
Grupo de materiales  
Grupo de imputación para material  
Grupo de tipos de posición del maestro de material  
Jerarquía de productos  
Grupo de materiales 3  
Grupo de porte del material 05
Grupo de verificación p.verificación de disponibilidad CH
Grupo de carga OIL
Centro de beneficio 4100001
Grupo de compras 003
Indicador ABC  
Característica de planificación de necesidades ND
Clase de aprovisionamiento X
Indicador de período M
Area de valoración 4006
Categoría de valoración 3120
Indicador de control de precios V
Cantidad base 1
Precio medio variable/Precio interno periódico 0.00
Lote X
Unidad de medida de salida  

Archivo de referencia.

 Ingresamos a la transacción ZMM_AMPL_MATERIAL.

 Seleccionamos el archivo Excel con los datos de ampliación.

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 Clic en abrir.

 Clic en ejecutar.

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 Resultado de la carga a modo test.

 Si todo es conforme, regresamos para ejecutar el proceso a modo real.

 Quitar el flag de modo test.
 Clic en ejecutar.

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 Resultado de la carga real.

Terminada la aplicación de los materiales, se procede con la creación del

pedido de compra ZCOM, cabe indicar que este proceso de ampliación es
único para la salida en vivo.

Para los materiales nuevos que se creen después de la salida en vivo se

podrían ampliar con la transacción estándar SAP MM02, considerando el
volumen de los mismos, caso contrario se podría hacer desde esta misma
transacción Z.

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 Ingresamos a la transacción ZMM_CREAR_PED_LUBES
 Clic en el botón [Mantenimiento Campos reporte], donde se pueden
indicar los valores de unidad base de la OC y el centro de destino final de
nuestra compra.

 Seleccionamos la segunda opción <Creación de Orden de Compra>

 Clic en ejecutar

 Seleccionar la opción <Carga Doc.Orden de Compra>

 Ubicar el archivo txt de carga

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 Seleccionar el archivo txt
 Clic en abrir

 Formato de carga txt

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 Clic en ejecutar

 Si el importe calculado no es correcto, este se podría modificar.

 Clic en el botón <Mantenimiento campos reporte>, modificar la unidad

base y volver a probar la carga del archivo.

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 Si el importe calculado es correcto se procede a ejecutar, desmarcando el
modo test.
 Clic en ejecutar.

 En el reporte ALV nos mostrará los errores encontrados durante la carga,

estas observaciones deben ser coordinadas con el equipo responsable para
su pronta solución.

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 Hasta este momento se ha cargado en una tabla Z el ID de la carga, pero
sin número de orden de compra.

 Para retomar la creación de nuestro pedido de compra debemos ir al

reporte de la OC, que es la segunda opción de nuestro proceso de OC.
 Retornamos a la pantalla de creación.
 Seleccionamos la opción <Reporte Doc. Orden de compra>.
 La fecha de carga aparece por default en los filtros de entrada las cuales se
pueden modificar a demanda del usuario.
 Luego clic en ejecutar.

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 Nos mostrará un ALV con los ID creados según los filtros de entrada
 Primera parte del ALV

 Segunda parte del ALV, donde se pueden apreciar las observaciones

presentadas durante el proceso de carga, estas corresponden a diferencias
de precios en los materiales, para poder retomar la creación del pedido de
compra estas deben ser subsanadas (Véase el manual de carga de precio).

 Con las observaciones ya subsanadas, se podrá retomar la creación del

pedido de compra ZCOM.

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 Se posiciona en una las filas del ID a tratar y le damos clic en el botón
[Generar OC].

 Al finalizar la creación se actualiza el reporte ALV con el número de la OC

ZCOM creada.

 En el ALV se tiene un acceso directo a la transacción ME23N con la cual se

podrá acceder a la visualización del pedido compra.

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 La OC creada ZCOM tiene los mismos niveles de aprobación actuales
vigentes y está deberá ser aprobada por la transacción estándar ME28.

 Aprobada la OC ZCOM se procede a ingresar al monitor de la OC para

continuar con el proceso de compra.

 Estando en el reporte ALV le damos clic en el botón de atrás.

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 Clic nuevamente en el botón atrás

 Seleccionamos la opción <Monitor de Orden de Compra>.

 Clic en ejecutar.

 Indicamos los criterios de selección.

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 Luego clic en ejecutar.

 Si nuestro pedido no cuenta con la aprobación requerida nos mostrará el

status en rojo

 Si la actualización es en línea se puede actualizar dando clic en el botón

que se encuentra en el monitor de pedido de compra sin necesidad de salir
y volver a entrar al monitor de pedido de compra.

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6. CREACIÓN DE LA ENTRADA DE MERCANCÍAS
ZCOM
 Seleccionamos la línea de la OC a ingresar y le damos clic en <Crear EM
ZCOM>.

 Echa la EM ZCOM el ALV se actualiza con el número del documento de

material.

 Con el registro de la EM ZCOM ya se podría realizar el registro de la factura

del pedido ZCOM.

7. CREACIÓN DEL PEDIDO DE TRASLAD ZCOT

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 En el monitor de orden de compra, se cuenta con el botón de
<Mantenimiento campos reporte>, donde se podrá especificar el centro
logístico del destino final de los lubricantes.

 Indicar el centro de destino final.

 Clic en tomar para actualizar los parámetros ingresados

 Seleccionamos la línea a trabajar

 Clic en el botón <Crear Ped. Traslado ZCOT>

 SAP pide confirmar la conformidad del centro destino.

 Clic en SI.

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  Nuevamente el ALV se actualizará con el número del pedido de traslado
ZCOT creado

8. CREACIÓN DE LA EM DEL PEDIDO DE TRASLADO

ZCOT
Para poder realizar la EM del pedido de traslado ZCOT es necesario tener la
asignación de los costos indirectos de importación en esta nueva clase, caso
contrario no podrá realizar la EM (Documento de material).

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 La asignación de los costos se hará por la transacción estándar SAP con la
transacción ME22N y adicionalmente se debe asignar el proveedor
respecto a cada condición.

 Sin el proveedor asignado no se podrá realizar la EM del pedido de traslado

ZCOT.

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 Asignar los proveedores en el pedido de traslado, seleccionando la
condición y dando clic en la lupa, para asignar al acreedor.

 En el campo acreedor indicar el código del acreedor (Proveedor del costo

indirecto).

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 Terminada la asignación de los costos indirectos se procede a realizar la
EM del pedido de traslado, dando clic en el botón [Crear EM ZCOT].

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FLUJOGRAMA

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Página 28 de 29
APROBADO POR

PRADO IMAN, LUIS GUTIERREZ CRUZADO,

Consultor SAP MM INDRA TUYGGY
Jefe de proyectos INDRA

HUARANGA GIRALDO, LOPEZ ASENCIOS, YANET

ALFREDO Jefe TI REPSOL
Dueño de proceso de compras
REPSOL

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