Instructivo para Gestion Logistica en Sap PDF

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRAS
NACIONALES Y ENTRADA DE MERCANCÍA PARA LOS GRUPOS DE COMPRAS
GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE INFRAESTRUCTURA
Tabla de contenido
1. Definición ................................................................................................................ 2
2. Contenido ............................................................................................................... 2
2.1. Realizar solicitudes de pedido- ME51N ................................................................... 3
2.2 Liberar solicitud de pedido individual -ME54N ..................................................... 16
2.3 Liberar solicitud de pedido colectiva -ME55 ......................................................... 18
2.4. Modificar la solicitud de pedido- ME52N .............................................................. 25
2.5. Visualizar Solicitud de pedido-ME53N .................................................................. 27
2.6. Crear un contrato marco-ME31K .......................................................................... 30
2.7. Modificar contrato marco-ME32K......................................................................... 41
2.8. Visualizar contrato marco-ME33K ......................................................................... 45
2.9. Crear pedido de compras-ME21N ......................................................................... 48
2.10. Modificar pedido de compras-ME22N ................................................................ 59
2.11. Visualizar pedido de compras-ME23N ................................................................ 61
2.12. Generar reporte de pedidos-ME2N..................................................................... 63
2.13. Crear petición de ofertas-ME41 .......................................................................... 67
2.14. Modificar petición de ofertas-ME42 ................................................................... 72
2.15. Visualizar petición de ofertas-ME43 ................................................................... 74
2.16. Generar reporte de peticiones de oferta-ME4N ................................................. 76
2.17. Realizar entrada de mercancía-MIGO ................................................................. 79
2.18. Visualizar entrada de mercancía-MIGO .............................................................. 84
2.19. Solicitar anticipo-F47 ........................................................................................... 89
2.20. Asignar y tratar solicitudes de pedido-ME57 ...................................................... 92
2.21. Enviar petición de oferta a proveedor (reenvío de la petición de oferta)-ME9A94
2.22. Visualizar dato maestro del acreedor-XK03 ....................................................... 97
2.23. Visualizar pagos de facturas del acreedor-FBL1N .............................................. 99
3. Documentos de referencia ................................................................................. 101
Pág.
WPR-IN-MM-01, Versión: 01 1
Documento generado en el marco del contrato 038 de 2014- Implementación de SAP ERP
Elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras
1. Definición
Este instructivo contiene los pasos para realizar el pedido de materiales, servicios y de
activos fijos con proveedores nacionales. El proceso incluye la elaboración de la solicitud
de pedido hasta la entrada de la mercancía para los grupos de compras centralizados.
2. Contenido
Ingresar a Sap Logon
Ingresar al sistema SAP
Ingresar usuario y clave en el sistema
Pág.
2.1. Realizar solicitudes de pedido- ME51N

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME51N, dar enter o
Otra forma de acceder a la transacción es ingresando por la ruta del menú indicada a
continuación:
Pág.
2. Crear Solicitud de pedido valor menor a 150 SMMLV.
Este componente se utiliza si se desean notificar necesidades de materiales y/o servicios

externos y efectuar un seguimiento de tales necesidades. Las solicitudes de pedido en la
Universidad están sujetas a un procedimiento de liberación (de aprobación o autorización)
por el ordenador de gasto.
3. Al ingresar con la transacción ME51N, presenta tres cuerpos de información; cabecera,

posiciones y detalle de posición, las cuales pueden desplegarse o replegarse con el ícono
que indica abierto o con el ícono que indica cerrado.
En el primer cuerpo: cabecera, lleva a la siguiente vista de la cual se debe seleccionar

alguna de las opciones que inician como se muestra
Pág.
Se debe seleccionar alguna de las que inicien con código Z y que tienen el siguiente
significado y que tienen equivalencia al pedido que después se genere a partir de dicha
solicitud de pedido
EQUIVALENCIAS
SOLPED PEDIDO
ZMNC Solped Menor cuantía Fondos Generales ZPMC Pedido Menor cuantía Fondos generales
ZMCO Solped Menor cuantía Otros Fondos ZPMO Pedido Menor cuantía Otros fondos
ZCSU solped Contrato Marco de suministros ZPSU Pedido suministros
ZCIP Pedido Invitación Pública
ZCPU Solped contratación ZPDP Pedido global de suministro
4. Puede ingresar un texto de cabecera que se refiere a observaciones generales del

proceso, en el ejemplo PAPELERÍA PARA EL PROYECTO 21 como se muestra
Pág.
5. Se ingresa a las posiciones o sea, a los ítems que se van a ingresar. Se selecciona en I, el
tipo de imputación: Activo fijo, Orden interna, Centro de Costo, Proyecto o U desconocido.
Debido a que es necesario calcular el valor de la Solicitud de pedido con el fin de conocer
el valor del CDP que se hace mediante la solicitud de precompromiso (CDP), se
recomienda utilizar en principio la imputación U y cuando se conozca el No. Del CDP, se
cambia a tipo de imputación por alguna de las demás.
Pág.
6. De igual forma en P o tipo de posición se selecciona siempre normal N. (en blanco)
7. Selecciona el material del maestro como se muestra
Pág.
8. No es necesario llenar el texto breve de descripción, porque lo trae del maestro de

materiales o del registro info, se coloca cantidad solicitada, fecha de entrega, centro
logístico, grupo de compras como se muestra
9. En los detalles de posición se puede hacer por cada una de las posiciones una
descripción más precisa del material. Para pasar a los detalle de cada posición de debe dar
clic en la casilla siguiente. Se señala la que se va a trabajar.
El menú por posición es el siguiente
Pág.
Aquí se pueden asignar datos de: material, cantidades y fecha, valoración (cuando se
ingresa manualmente un valor o se trae del maestro de materiales, la fuente de
aprovisionamiento utilizado cuando se tiene un contrato de suministro o cuando se utiliza
el registro info, el estatus o estado de la solicitud de pedido, persona de contacto del
proveedor, textos adicionales para la posición, dirección de entrega que se selecciona
desde la tabla anexa de direcciones de la Universidad, listado ME01 y datos del cliente que
corresponde al responsable o usuario solicitante.
10. De acuerdo con lo recomendado en el numeral 5 de este documento, cuando se indica

tipo de imputación “U”, el sistema no solicitará el CDP. En este caso se pueden diligenciar
todos los demás datos ya mencionados y se deja la imputación para cuando sea expedido
el CDP. Se grabar la solicitud de pedido en forma temporal y cuando se tenga el CDP se
modifica con la transacción ME52N. Para que esto ocurra se deben tener los registros info
que corresponden a las cotizaciones vigentes que se tengan del material. En caso de no
existir, se debe solicitar su creación a la instancia respectiva. Para obtener el valor del CDP
se debe hacer lo siguiente: En Fuente de aprovisionamiento se da Asignar fuentes aprov,
el sistema muestra las opciones, se señala el valor escogido como se muestra
En caso de existir un contrato de suministro, el sistema adjudica directamente el material

al proveedor que tiene el contrato como se muestra
Pág.
Nota: Para explicar cómo se calcula el valor del precompromiso se continúa el ejemplo con
estos materiales que tienen contrato de suministro.
Con el ícono salida a lista
Lleva a una planilla como se muestra
Pág.
En opciones
Muestra la siguiente vista en la que se señala la opción /Z1DEFAULT como se muestra
Pág.
Al dar doble clic en ella me muestra la siguiente pantalla en la que se puede observar el
valor de la Solicitud de pedido sin IVA. A este valor se le agrega el IVA que corresponde al
que al del precompromiso. Para el ejemplo es de 6.300*1.16 = 7.308
Pág.
El ícono se puede utilizar en cualquier momento para que indique lo que falta.
Siempre que en la posición aparezca en el campo St el ícono , indica que tiene algún
dato por ingresar o con error. Cuando no presenta novedades y se puede grabar aparece
el ícono y emite el mensaje “Durante la verificación no apareció ningún mensaje” se
graba y emite el mensaje
11. Cuando se haya expedido el CDP se modifica la solicitud de pedido con la transacción
ME52N, cambiando el tipo de imputación de U por K centro de costo, F orden interna o P
proyecto. Se hace el ejercicio con K, el sistema pedirá por cada posición el número de CDP
como se muestra
Pág.
Se le ingresa el CDP y el sistema llena los demás datos. Lo propio se hace con cada
posición y al final se da verificar con el ícono y se graba. Emite el mensaje la solictud

de pedido ha sido modificada.
Pág.
12. El sistema guardará un archivo en PDF de las fuentes de aprovisionamiento, que se
podrá consultar en el ícono servicios para objeto, que sirve de soporte en

cualquier momento para efectos administrativos o para organismos de control, como
se observa.
Pág.
2.2 Liberar solicitud de pedido individual -ME54N

continuación:
2. Ingresar el número de la solicitud de pedido, se selecciona o se da doble clic en el

listado que aparece en resumen documento activo. Para el ejemplo se indica la solicitud
de pedido 10000081 como se muestra:
Pág.
3. Como se observa en el lado derecho se encuentran los niveles 00, 02, 03 de liberación.
El primero corresponde al creador de la solicitud de pedido y permite que sólo hasta que
éste se encuentre totalmente seguro de haber terminado su Solicitud de Pedido lo pase a
la siguiente instancia. El 02, Grupo de Compras Centralizado lo ejecuta este grupo para
compras con cargo a Fondos Generales o para materiales que tienen contrato de
suministro. El 03, corresponde a la única ordenación que hace el respectivo Ordenador del
Gasto del centro de costo que se eligió. En cada caso el correspondiente ejecutor de la
liberación le da clic en el ícono y cambia a como se muestra:
Pág.
4. Al dar grabar aparece el mensaje: La solicitud de pedido 0010000081 ha sido

modificada. Sólo hasta ese momento se puede convertir en Pedido.
2.3 Liberar solicitud de pedido colectiva -ME55

continuación:
Pág.
2. Indicar en la vista las diferentes maneras de liberar las solicitudes de pedido como se
muestra (por rango de solicitudes, por material, por grupo de compras, entre otras):
Pág.
3. Cuando no se indica ninguna variable, con el ícono , muestra todos las solicitudes de
pedido que tenga por liberar. Se le debe indicar el código de liberación para el ejemplo se
seleccionó el código “00 Creador” como se muestra:
4. Al dar ejecutar con me lleva a la siguiente vista, en este caso solo tiene una solped
por liberar, en caso de tener varias solicitudes, señalas las que quiere liberar y grabar.
Pág.
Nótese como en este paso la nota dice: Se puede liberar, indicando que aún no se ha
liberado la solicitud de pedido.
5. Al grabar le muestra la siguiente vista:
Nótese como en este paso la nota dice: en el segundo Liberación efectuada indicando que
ya se liberó la solicitud de pedido.
Pág.
15. Crear Solicitud de pedido por valor mayor o igual a 150 SMMLV y por valor mayor o
igual a 2000 SMMLV.
La solicitud de pedido se realiza de igual manera que una solicitud de pedido por valor
inferior a 150 SMMLV descrita en los pasos anteriores. Se crea al momento de iniciar el
proceso para que obtenga las aprobaciones del ordenador de gasto y del Comité Técnico
en Contratación. Se hace todo el proceso de Invitación pública por fuera de SAP y cuando
se tenga seleccionados el o los proponentes se realiza la modificación de la solicitud de
pedido, asignándolos como proveedor fijo. La solicitud de pedido se convertirá luego a
Contrato Marco en SAP y este a pedido.
Las solicitudes de pedido y por valor mayor o igual a 2000 SMMLV requerirán aprobación
del Consejo Superior.
Lo referente a documentos generados como: Análisis de Conveniencia para Contratar,

Pliego de Condiciones, Evaluaciones de los comités respectivos, Actas de Comité en
Contratación, Resoluciones Rectorales de apertura, adjudicación, actas de apertura y
cierre y demás, se ingresarán a SAP como documentos anexos en la ruta que se indica:
16. Tal como se indicó anteriormente, en la parte superior izquierda se da clic en el ícono
servicios para objeto y despliega la siguiente pantalla
17. El sistema propone buscar en el lugar en que se tiene la información como se muestra:
Pág.
18. Se busca y selecciona el archivo y se dice abrir, el sistema lo crea como objeto.
Cuando se quiera consultar el archivo anexo, se da clic en el mismo ícono y se

selecciona lista de anexos como se muestra:
Pág.
19. Le despliega la lista de los anexos como se muestra:
Pág.
20. Se señala el documento que se quiere observar y con el ícono se puede abrir el
documento.
2.4. Modificar la solicitud de pedido- ME52N

continuación:
2. Al ingresar el sistema trae por defecto la última solicitud de pedido, de igual forma se
puede ingresar el número dando clic en el ícono otro pedido. Otra forma es en
Resumen documento activo se despliegan las solicitudes de pedido pendientes y se da
doble clic en la que se quiere modificar, como se muestra
Pág.
3. Como ejemplo se va cambiar las cantidades, pasando de a 10 en papel bond y 7 en

block.
Pág.
4. De igual forma puede cambiar en las diferentes variables los datos. Nota: tener en
cuenta que el valor de la solicitud de pedido no puede ser superior al del CDP. Si ocurre
esto se deberá pedir un nuevo CDP.
2.5. Visualizar Solicitud de pedido-ME53N

continuación:
2. El sistema trae por defecto la última solped realizada. Si se quiere consultar otra
solicitud, se le ingresa con el ícono otra solicitud de pedido y aparece la vista que se
muestra, allí se digita el número o se selecciona como se indica
3. Al dar enter el sistema trae la solicitud de pedido y allí se puede visualizar cada una de
las variables ingresadas. Para el ejemplo se seleccionó la 10000081 y la vista imputación
como se muestra.
Pág.
Desde esta vista se puede cambiar de visualizar por modificar, en el menú principal se
indica Solicitud de pedido, Visualizar/modificar que equivale a dar clic en el ícono

como se indica
Pág.
Pág.
2.6. Crear un contrato marco-ME31K

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME31K, dar enter o
continuación:
Utilización
El contrato marco se utiliza para especificar los acuerdos y condiciones a los que deben
atenerse las operaciones individuales del contrato marco.
Un Contrato marco se puede crear a partir de una Solicitud de Pedido, de una Petición de
Oferta o sin referencia.
Para el caso sin referencia se procede así:
2. Al ingresar se muestra la siguiente vista de la cual se debe: Ingresar el proveedor,

seleccionar la clase de contrato, fecha del contrato, por defecto coloca el día actual,
organización de Compras y Grupos de Compras.
Pág.
3. Al dar enter o clic en lleva a la siguiente vista, de la cual se diligencia: Vigencia, por
defecto coloca como fecha de inicio el día actual, se coloca la fecha de terminación, valor
total del contrato, condiciones de pago, en datos de referencia se puede colocar por
ejemplo el número de invitación pública, si obedeció a una oferta la fecha y número de
esta, si se trata de un contrato de suministro, se indica el número del CRP padre. También
se puede ingresar el vendedor o contacto en el proveedor, teléfono, como se muestra:
Pág.
4. Al dar enter o lleva al siguiente vista. Aquí se colocan los diferentes materiales o
servicios que se van a adquirir en el contrato. El tipo de imputación será así: si es sin
referencia se coloca U, si se hace con referencia a Solicitud de Pedido el sistema toma la
imputación de ella. Se ingresa cada material o se selecciona, se coloca un texto breve, se
coloca la cantidad prevista a comprar, se coloca la unidad de compra, el precio neto, el
grupo de artículos. Se puede optar por colocar el centro logístico cuando tenga una
destinación específica para el mismo o dejarlo en blanco si aplica para todos los centros
logísticos. La sumatoria de las cantidades por los precios unitarios debería ser igual al valor
previsto colocado al principio.
Pág.
5. Al dar enter el contrato queda creado en SAP. El sistema presenta las siguientes
utilidades, mediante las cuales se puede: marcar o desmarcar todas las posiciones,
insertar líneas, borrar líneas, ir a detalles de cabecera, dirección del proveedor,
interlocutor, verificar estrategias de liberación, observar detalles de posición, datos
adicionales, condiciones de posición, textos de posición, dirección de entrega,
documentación de la orden de entrega, imputaciones, e imputaciones para casos de
servicios (éstas en principio no se utilizarán para la Universidad).
6. Para el tema del interlocutor se da clic en el menú principal en cabecera, interlocutor y

me lleva a la pantalla siguiente:
7. Señalar la primera posición y se da clic en nivel como se muestra:
Pág.
8. Seleccionar CT Interventor y en número se coloca la cédula del empleado, regresa a la

página anterior y graba.
La pantalla queda así:
Pág.
Para el caso de una petición de oferta se procede así:
9. En la pantalla inicial se da clic en Referencia a petición de oferta, como se muestra. Se

digita el número o se busca, para el ejercicio se tomó la 6000000006.
Pág.
10. Al dar enter el sistema solicita seleccionar la clase de contrato, para lo cual se
despliega y se selecciona. Para el ejercicio se seleccionó contrato de suministros, al dar
enter o ejecutar con muestra la siguiente pantalla. Se indica la vigencia del contrato y
el valor.
Pág.
11. Al dar enter el sistema toma los datos de la petición como se muestra en la siguiente
pantalla:
Pág.
12. Se coloca tipo de imputación U y se señalan las posiciones que se quieren tomar para
el contrato como se muestra:
13. Se da clic en: Tomar + Detalle, el sistema lleva a detalles de cada posición como se
indica:
Pág.
14. Si no tiene datos o cambiaron algunos, se da enter y lo lleva a la siguiente posición y

así hasta que termina todas las posiciones. Nuevamente se ingresa el interventor, ver paso
8.8, y se graba.
Para el caso de una solicitud de pedido se procede así:
15. En la pantalla se selecciona Ref a sol pedido como se muestra. Se digita o selecciona el
número y se da enter o . Para el ejercicio se tomó la 10000074
Pág.
16. El sistema solicita el proveedor, se digita y se da enter para pasar a la siguiente vista
donde se indica la vigencia y el valor del contrato. En la siguiente vista el sistema trae los
datos de posición de la solicitud de pedido, se debe señalar las posiciones que se quiera y
se da clic en Tomar + Detalle como se muestra:
17. El sistema asume los datos de la solicitud de pedido (solped). Al dar enter lleva a las
vistas de cada posición para que se verifique si es necesario agregar información hasta la
Pág.
última, ejemplo el precio, siempre que la solicitud de pedido no la haya tenido. Se debe
ingresar el interventor como se ha indicado y se graba.
2.7. Modificar contrato marco-ME32K

continuación:
2. La primera vista solicita el contrato marco a modificar, se digita o se busca como se

muestra:
3. Al dar enter o me lleva a la lista de materiales sobre los cuales se va a hacer el

cambio como se muestra. Para el caso se cambia la cantidad de block bond de 10.000 por
5.000.
Pág.
4. Si se quiere cambiar un precio se debe señalar la línea de la posición a cambiar y se da

clic en el ícono detalle de posición, como se muestra
5. En la siguiente vista se da clic en y pasa al detalle de posición
Pág.
Para el ejercicio se cambió el precio de 7.000 a 6.900 como se muestra:
Pág.
6. Si los cambios son en los datos de cabecera: en el menú principal se selecciona cabecera
detalles, como se muestra
Me lleva a la vista inicial, para el ejercicio se cambió el valor del contrato de 50.000.000
por 55.000.000 como se observa
Pág.
2.8. Visualizar contrato marco-ME33K

continuación:
Pág.
2. Ingresar el número del contrato o seleccionar y con enter o lleva a la planilla de

materiales, como se muestra:
3. Se puede observar el detalle de la posición señalándolo y dando clic en el ícono

como se muestra:
Pág.
4. Si se desea observar los datos de cabecera, se da clic en el menú principal en cabecera

detalle, que equivale a dar clic en el ícono , como se muestra:
Pág.
2.9. Crear pedido de compras-ME21N

Crear pedido para compras por valor por valor inferior a 150 SMMLV.
Pág.
continuación:
Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden

aprovisionar materiales para el consumo directo o para el stock. También se pueden
obtener servicios. Además, son posibles las clases de aprovisionamiento especial
"subcontratación", "terceros" (refiriéndose a operaciones comerciales triangulares y
transporte directo al cliente) y "consignación".
Se pueden utilizar pedidos para cubrir las necesidades utilizando fuentes de
aprovisionamiento externas (p. ej. un proveedor proporciona un material o presta un
servicio). También se puede utilizar un pedido para proporcionar un material que se
necesita en uno de sus centros desde una fuente de aprovisionamiento interna, por
ejemplo, desde otro centro. Dichas operaciones implican traslados de mayores distancias.
Las actividades siguientes relacionadas con pedidos (como p. ej. el recibo de materiales y
facturas) se graban en log, así se permite la supervisión del proceso de aprovisionamiento.
Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por
ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un
pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este
proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que,
normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables.
2. Al igual en que en la solicitud de pedido se tienen tres cuerpos de la planilla a saber,

datos de cabecera, datos de posición y detalles de posición
Al ingresar a la transacción se debe ingresar, el tipo de pedido, siempre debe ser el
iniciado con Z, el proveedor (puede hacerse al final cuando se tenga la otra información).
En la cabecera se puede ingresar información en alguno de los siguientes variables
Entrega/factura: indicar condiciones de pago, moneda de negociación, tipo de cambio,

incoterms.
Textos: para ampliar o relatar información importante para el proveedor.
Dirección de entrega.
Comunicación: datos de vendedor, referencia.
Pág.
Interlocutor, o sea responsable en la Universidad.

Datos adicionales: validez, número de licitación (muy importante para los contratos.
Datos de organización: la organización de compras, el grupo de compras y la sociedad y
finalmente el estatus que muestra la ejecución del pedido. Lo anterior como se muestra:
3. En el margen izquierdo al activar: Resumen documento activo se despliega un submenú

que permite desplegar los documentos a partir de los cuales se puede elaborar el pedido
4. Al hacer clic en el ícono me despliega las siguientes opciones
Pág.
Para el ejercicio se seleccionó Solicitudes de pedido.
5. Se puede digitar la Solicitud de pedido, señalarla y arrastrarla hasta el carrito
o se copia con el ícono El sistema copia los

datos de la solicitud de pedido en las posiciones. Para el ejercicio se utilizaron las
solicitudes de pedido 10000080 y 10000081. El sistema trae por defecto el valor que
proveedor tenga para el material en el registro info, sin importar el que sugiera la solicitud
de pedido. Si no existe un registro info, acepta el sugerido en la solicitud de pedido. En
cualquier caso se puede cambiar el proveedor pero si existe un proveedor con un menor
valor, lo indica como sugerencia. Para el ejercicio el sistema sugirió a Papelería y Servicio
como se muestra.
Pág.
6. Cuando aparece el aviso indica que hay actividades por realizar. Para saber cuáles
son se da clic en el ícono . Para el ejercicio está solicitando el precio neto para cada
posición al ingresar los datos la vista cambia como se muestra:
Pág.
Nótese como en el estatus de posición aparece el indicativo y al final tiene un aviso

que indica: Durante la verificación no apareció ningún mensaje, lo que indica que el
pedido se puede grabar.
7. Se puede ampliar la información por cada posición con las siguientes variables
Datos de material: Material del proveedor, cuando este tenga un código propio y se
quiere informar, lote para indicarlo cuando sea necesario.
Cantidad/pesos: indica cantidades, peso o volumen.
Repartos: Cuando se requieren entregas parciales en fechas determinadas.
Entrega: Exceso en cantidad de entrega tolerable, días para reclamación, tipo de
stocks(para almacenes).
Factura para indicar el tipo de impuestos.
Condiciones: para colocar condiciones especiales como descuentos, AIU de
administración, AIU por imprevistos, AIU de utilidad, el IVA generado por el AIU.
Imputación: refleja la cuenta contable asociada al material, el centro de costo, el centro
gestor, el documento presupuestal CDP y la posición presupuestaria.
Textos: cuando haya lugar a ampliación de información sobre el material o servicio.
Dirección de entrega: son los datos del responsable, dirección de entrega del material.
Confirmaciones: sirve para indicar si el proveedor confirmó la recepción del pedido.
Pág.
Crear pedido para compras por valor mayor o igual a 150 SMMLV.
8. El pedido se realiza de igual manera que un pedido por valor inferior a 150 SMMLV. La
única novedad es que en este se utilizará para ejecutar el contrato que se genere en el
proceso de licitación. Mediante él se podrá visualizar por la vista de status los valores
totales que se hayan ejecutado.
Cuando se trate de un contrato por suministro, la disponibilidad, es decir, el valor que se
tiene aún por ejecutar se verá desde el módulo de presupuesto, por la modalidad
adoptada de CDP y CRP papás e hijos.
El proceso de licitación estará íntimamente ligado a las solicitudes de pedido, al contrato
marco y a los pedidos.
Crear pedido de compras para un servicio.
Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden

aprovisionar materiales para el consumo directo o para el stock. También puede obtener
servicios. Además, son posibles las clases de aprovisionamiento especial
"subcontratación", "terceros" (refiriéndose a operaciones comerciales triangulares y
transporte directo al cliente) y "consignación".
Se pueden utilizar pedidos para cubrir las necesidades utilizando fuentes de
aprovisionamiento externas (p. ej. un proveedor proporciona un material o presta un
servicio). También se puede utilizar un pedido para proporcionar un material que se
necesita en uno de sus centros desde una fuente de aprovisionamiento interna, por
ejemplo, desde otro centro. Dichas operaciones implican traslados de mayores distancias.
Las actividades siguientes relacionadas con pedidos (como p. ej. el recibo de materiales y
facturas) se graban en log, así se permite la supervisión del proceso de aprovisionamiento.
Se pueden utilizar los pedidos para operaciones de aprovisionamiento únicas. Si, por
ejemplo, se desea que un proveedor suministre una única vez un material, se crea un
pedido. Si se piensa introducir una relación de suministro a más largo plazo con este
proveedor, es aconsejable establecer lo que se conoce como contrato marco, ya que,
normalmente, éste conlleva condiciones de compra más favorables.
Al igual en que en la solicitud de pedido se tienen tres cuerpos de la planilla a saber, datos
de cabecera, datos de posición y detalles de posición
9. Al ingresar a la transacción se debe ingresar, el tipo de pedido, siempre debe ser el

iniciado con Z, recordar que debe ser equivalente al tipo de solicitud de pedido. El
proveedor es asignado directamente desde la solicitud de pedido, cuando se asignó la
fuente de aprovisionamiento. En la cabecera se puede ingresar información en alguno de
los siguientes variables
Pág.
Entrega/factura: indicar condiciones de pago, moneda de negociación, tipo de cambio,

incoterms.
Textos: para ampliar o relatar información importante para el proveedor.
Dirección de entrega. Comunicación: datos de vendedor, referencia, Interlocutor, o
sea contacto del proveedor.
Datos adicionales: validez, número de licitación (muy importante para los contratos).
Datos de organización: la organización de compras, el grupo de compras y la sociedad
y finalmente el estatus que muestra la ejecución del pedido. Lo anterior como se
muestra.
10. En el margen izquierdo al activar: Resumen documento activo se despliega un

submenú que permite desplegar los documentos a partir de los cuales se puede elaborar
el pedido.
Pág.
11. Al hacer clic en el ícono me despliega las siguientes opciones
Pág.
Para el ejercicio se seleccionó Solicitudes de pedido.
12. Se puede digitar la Solicitud de pedido, señalarla y arrastrarla hasta el carrito
o se copia con el ícono El sistema copia los

datos de la solicitud de pedido en las posiciones. Para el ejercicio se utilizó la solicitud de
pedido 0010000090. Se digita el proveedor en este caso se colocó a Charry Rojas como se
muestra
Pág.
Nótese como en el estatus de posición aparece el indicativo y al final tiene un aviso

que indica: Durante la verificación no apareció ningún mensaje, lo que indica que el
pedido se puede grabar.
13. Se puede ampliar la información por cada posición con las siguientes variables
Datos de material: Material del proveedor, cuando este tenga un código propio y se
quiere informar, lote para indicarlo cuando sea necesario. Cantidad/pesos: indica
cantidades, peso o volumen. Repartos: Cuando se requieren entregas parciales en fechas
determinadas. Entrega: Exceso en cantidad de entrega tolerable, días para reclamación,
tipo de stocks(para almacenes). Factura para indicar el tipo de impuestos. Condiciones:
para colocar condiciones especiales como descuentos, AIU de administración, AIU por
imprevistos, AIU de utilidad, el IVA generado por el AIU. Imputación: refleja la cuenta
contable asociada al material, el centro de costo, el centro gestor, el documento
presupuestal CDP y la posición presupuestaria. Textos: cuando haya lugar a ampliación de
información sobre el material o servicio. Dirección de entrega: son los datos del
responsable, dirección de entrega del material. Confirmaciones: sirve para indicar si el
proveedor confirmó la recepción del pedido. Datos del cliente: corresponde al
responsable por la Universidad
14. Se da clic en grabar y aparece un mensaje como: Ped Menor Cuantía creado bajo el
número 4500000068 ( para el ejercicio).
Pág.
NOTA IMPORTANTE: Para la Universidad, se manejarán los servicios como materiales, ya

que presenta algunas ventajas como: La utilización del desarrollo que se hizo para el
manejo del IVA que se devuelve a la Universidad, la utilización del desarrollo que se hizo
para que el sistema guarde el registro de las cotizaciones que se tienen al momento de
elaborar el pedido, la facilidad de seleccionar en la misma tabla tanto materiales como
servicios. Además, no tiene efectos en la parte financiera.
2.10. Modificar pedido de compras-ME22N

continuación:
2. Se indica el pedido a modificar de alguna de las siguientes formas: digitando el número,

seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado.
En este caso, si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido.
Se puede cambiar datos del pedido. En el ejercicio se tomó el pedido 4500000042 y se le
colocó pago de IVA del 16%. En el pedido se tenía IVA=0 como se muestra.
Pág.
3. Cuando se realizan los cambios se da grabar y el sistema genera un mensaje como este:
Pedido de menor cuantía 4500000042 se ha modificado.
Modificar pedido de compras para un servicio.
4. Se indica el pedido a modificar de alguna de las siguientes formas: digitando el número,

seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado. En este caso, si es
otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido.
Se puede cambiar datos del pedido. En el ejercicio se tomó el pedido 4500000068 y se
cambió la fecha de entrega del 13 de noviembre al 05 de diciembre de 2014, como se
muestra.
Pág.
5. Cuando se realizan los cambios se da grabar y el sistema genera un mensaje como este:
Pedido de menor cuantía 4500000068 se ha modificado.
2.11. Visualizar pedido de compras-ME23N

continuación:
Pág.
2. Indicar el pedido a visualizar de alguna de las siguientes formas: digitando el número,

seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado.
En este caso, si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido.
Para el ejercicio se utilizó el 4500000042 y aparece como se muestra:
Se pueden consultar todas las variables dando clic en cualquiera de ellas.
Visualizar pedido de servicio.
3. Se puede indicar el pedido a visualizar de alguna de las siguientes formas: digitando el

número, seleccionándolo, o el sistema propone el último que haya realizado. En este caso,
si es otro pedido se da clic en el ícono para cambiar a otro pedido. Para el ejercicio se
utilizó el 4500000068 y aparece como se muestra
Pág.
Se pueden consultar todas las variables dando clic en cualquiera de ellas.
2.12. Generar reporte de pedidos-ME2N

Este reporte permite visualizar los pedidos por diferentes filtros y rangos de consulta
permitiendo visualizar los pedidos agrupados por proveedor.
continuación:
Pág.
2. Diligenciar alguno de los campos o criterios de consulta que se muestran. Por ejemplo:
documento de compra, organización de compras, material, entre otros.
Pág.
Si no se requiere generar el reporte por algún criterio de consulta se da clic en el icono

para consultar todos los pedidos registrados en el sistema:
Pág.
3. Al dar clic sobre el proveedor o sobre alguno de los pedidos se visualiza en mayor
detalle los datos del pedido y del acreedor con que se realizó la compra como se muestra.
Pág.
2.13. Crear petición de ofertas-ME41

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME41, dar enter o
continuación:
2. Se debe indicar si la solicitud de oferta es centralizada o descentralizada como se

muestra
Pág.
3. Se coloca el plazo para la entrega de la oferta y debe ser al menos un día después de la
fecha del día en que se hace la solicitud. Se coloca la organización de compras (para la
Universidad siempre se coloca 1000, es campo obligatorio), el grupo de compras
(obligatorio). Otros datos no obligatorios son Fecha de entrega, almacén, Grupo de
artículos y un número que identifique la necesidad, este sirve para comparar diferentes
ofertas de una misma necesidad.
Pág.
4. Lleva a una vista en la que se puede listar los diferentes materiales, se diligencia: el
material, texto breve descriptivo, cantidad, unidad de medida, fecha de entrega, centro
logístico y almacén si aplica, en el ejemplo se realizó para tres ítems.
Pág.
5. Se activa el proveedor al cual se desea enviar la petición con el ícono , me lleva al

proveedor, se le indica el proveedor para el caso se utilizó a Papelería El Punto como se
muestra
Pág.
Pág.
6. Creó la petición de oferta 6000000006. Igualmente se puede hacer para otros

proveedores, basta con indicarle el nuevo proveedor con enter me trae los datos. Para el
ejercicio se trabajó con Papelería Y Servicios y me generó la Petición de Oferta
6000000007 y con Sumimás Petición de Oferta 6000000008.
2.14. Modificar petición de ofertas-ME42

continuación:
2. Se indica el número de la petición de oferta. Si no la conoce se puede listar las

peticiones de oferta que haya elaborado: con el ícono , selecciona lo que quiere mirar,
en este caso se selecciona Peticiones de oferta por fecha como se muestra:
Pág.
3. Le despliega la siguiente vista y selecciona la petición de oferta que quiere modificar.
4. Para el ejercicio se va a modificar la petición de oferta 600000008. Al dar me lleva a

los datos de la petición de oferta. Se va a cambiar la cantidad de 15 a 20 un de papel
carbón y de 10 a 15 de cartulina Bristol como se muestra. Se da guardar y el sistema saca
el mensaje: Petición de Oferta Centralizada 600000008 se ha modificado. Se muestra el
cambio en la imagen siguiente. Este procedimiento se repite para todas las peticiones de
oferta que se hayan elaborado. Para el ejercicio se modificaron los datos de las peticiones
600000006 y 600000007
Pág.
2.15. Visualizar petición de ofertas-ME43

continuación:
2. Se indica el número de la petición de oferta, le da enter y trae la información. En el

ejemplo se visualiza la petición 6000000008 como se muestra:
Pág.
3. Desde allí se puede observar datos del proveedor, de interlocutor, estrategias de

liberación, direcciones de entrega, detalle de cada posición, entre otros con los íconos
respectivos. También se puede ir a modificar la petición de oferta desde el menú principal.
Se muestra un detalle de posición generado con el ícono
Pág.
2.16. Generar reporte de peticiones de oferta-ME4N

Este reporte permite visualizar las peticiones de oferta de forma resumida mostrando los
materiales asociados a una petición de oferta por proveedor.
continuación:
2. Diligenciar alguno de los campos o criterios de consulta que se muestran. Por ejemplo:
documento de compra, organización de compras, material, entre otros.
Pág.
Si no se requiere generar el reporte por algún criterio de consulta se da clic en el icono

para consultar todos las peticiones de oferta registrados en el sistema:
Pág.
3. Al dar clic sobre el proveedor o sobre alguna de las peticiones de oferta se visualiza el
resumen de los materiales asociados por acreedor como se muestra:
Pág.
2.17. Realizar entrada de mercancía-MIGO

1. Digitar en la casilla superior la transacción MIGO, dar enter o
continuación:
2. Se selecciona A01 Entrada de mercancía como se muestra:
Pág.
3. Se selecciona R01 Pedido como se muestra:
Pág.
4. Se coloca el número del pedido de alguna de las siguientes formas, digitándolo,

seleccionando del listado o trayendo de la lista que aparece en el lado izquierdo en Mis
documentos como se muestra:
5. El indicador entrada de mercancía debe estar en 101. El sistema lo trae por defecto
como se muestra:
6. Al dar enter o clic en el ícono el sistema trae los artículos del pedido como se
muestra:
Pág.
7. Se puede por posición colocar: V en la columna OK tanto si se recibe totalmente, como

si se cambia la cantidad. Para el ejemplo se ingresan 5 de 5 un, del primer ítem, 10 de 10
del segundo y 3 de 5 del tercero como se muestra:
Pág.
8. Se muestra el cuadro completo donde se observa que en el detalle de posición en Ctd

muestra el estado, para el ejercicio del ítem 3, se reciben 3 de 5.
Pág.
9. Se puede verificar la imputación contable digitando verificar y en el estatus aparece en

cada posición el mensaje y en pie de pantalla: Documento es OK
10. Finalmente se da clic en contabilizar o en grabar y aparece un mensaje como:
Documento material 5000000060, para el ejercicio.
2.18. Visualizar entrada de mercancía-MIGO

1. Digitar en la casilla superior la transacción MIGO, dar enter o
continuación:
2. Se selecciona en el menú “A04 Visualizar” como se muestra:
Pág.
3. Se digita el número del material o se copia de la lista que aparece al lado izquierdo, para
el caso se tomó el 50000000062, como se muestra:
Pág.
4. Al dar enter o , el sistema trae los datos de la entrada. Para visualizar cada posición
se da clic en la posición como se indica y en la parte debajo de la planilla muestra el
estado de entrada del material en la posición:
Pág.
5. En el menú de detalle de posición
se puede visualizar
por cada material:
Descripción del material:
Pág.
Cantidad (ya visualizado en el paso 4).

Datos del pedido
Proveedor
Pág.
Imputación
2.19. Solicitar anticipo-F47

1. Digitar en la casilla superior la transacción F-47, dar enter o
Pág.
continuación:
2. Al ingresar a la transacción se despliega la siguiente pantalla. Se digita la sociedad

UDEA, moneda COP, en referencia se coloca el número de la cuenta de cobro, en Tex
cab.doc. Se coloca un texto breve del anticipo, en Acreedor cuenta se coloca el código del
proveedor, si se conoce, o se selecciona de la lista, en In.CME dest se selecciona A,
anticipo como se indica.
Pág.
3. Dar enter para ir a la siguiente pantalla en la que se diligencia: importe: valor del
anticipo sin IVA, Vence: fecha hasta la cual se entregará el anticipo, Doc. compras que
equivale al número del pedido sobre el que se va a hacer el anticipo, este es indispensable
para que el anticipo guarde relación con dicho pedido. CeBe centro de beneficio que
equivale al CeCo centro de costo, Asignación que es el NIT del proveedor y en texto se
puede repetir el concepto un poco más amplio.
Pág.
4. Al Dar grabar indica el número de documento contabilizado.
2.20. Asignar y tratar solicitudes de pedido-ME57

continuación:
Pág.
Esta transacción se utiliza para asignar de forma automática y masiva el proveedor a las
solcitudes de pedido que se encuentran pendientes de asignación del mismo.
2. Indicar en la pantalla el grupo de compras requerido y dar clic en el incono para

traer las solicitudes de pedido.
3. Seleccionar las solicitudes de pedido que requiera asignar el proveedor y dar clic en el
botón
Pág.
2.21. Enviar petición de oferta a proveedor (reenvío

de la petición de oferta)-ME9A
Esta transacción se utiliza para reenviar las peticiones de oferta ya elaboradas y aprobadas
al proveedor.
1. Digitar en la casilla superior la transacción ME9A, dar enter o
continuación:
Pág.
2. Indicar en la pantalla: el número de documento para la petición de oferta y en el campo

“status de tratamiento escoger la opción “1 procesado correctamente” y dar clic en el
icono como se muestra:
Pág.
3.Seleccionar las solicitudes de pedido a reenviar
4.Dar clic en el icono , finalmente, en la ventana que aparece seleccionar la

impresora y luego en el botón imprimir. Nota: si se desea visualizar previamente el
documento se da clic en el icono botón visualización de impresión.
Pág.
2.22. Visualizar dato maestro del acreedor-XK03

1. Digitar en la casilla superior la transacción XK03, dar enter o
continuación:
Pág.
2. Seleccionar el acreedor, sociedad y organización de compras respectivo y seleccionar

los datos de la vista a visualizar: datos generales, datos de sociedad o datos de
organización de compras y dar enter.
3. A continuación se podrán visualizar por pantallas los datos del acreedor.
Pág.
2.23. Visualizar pagos de facturas del acreedor-

FBL1N
1. Digitar en la casilla superior la transacción FBL1N, dar enter o
continuación:
Pág.
2. Ingresar en la siguiente pantalla los siguientes datos:

- Cuenta del acreedor: se debe digitar el código interno del acreedor
- Sociedad: digitar “UDEA”
- Se deben seleccionar la opción de “Partidas abiertas”
Posteriormente, se debe dar clic en el botón .
3. A continuación, saldran todas las partidas abiertas que tiene el acreedor, y se buscará la
relacionada con la operación que deseamos verificar.
Pág.

3. Documentos de referencia
 Acuerdo Superior 419, por medio del cual se estableció el nuevo Estatuto de
Contratación de la Universidad de Antioquia.
 Resolución Rectoral 39495 del 14 de noviembre de 2014 por el cual se reglamenta

el Acuerdo Superior 419.
Elaboró: Revisó: Aprobó:

Cristian Esteban Soto H Fabio Humberto Londoño Estrada Fabio Humberto Londoño Estrada
Staff de procesos-Proyecto ERP Líder funcional MM Líder funcional MM
Fecha: Fecha: Fecha:

05-DIC-2014 14-ENE-2015 14-ENE-2015
Pág.


Instructivo para Gestion Logistica en Sap PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Instructivo para Gestion Logistica en Sap PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE PEDIDOS DE COMPRAS

NACIONALES Y ENTRADA DE MERCANCÍA PARA LOS GRUPOS DE COMPRAS

GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE INFRAESTRUCTURA

Ingresar al sistema SAP

Ingresar usuario y clave en el sistema

2.1. Realizar solicitudes de pedido- ME51N

2. Crear Solicitud de pedido valor menor a 150 SMMLV.

Este componente se utiliza si se desean notificar necesidades de materiales y/o servicios

3. Al ingresar con la transacción ME51N, presenta tres cuerpos de información; cabecera,

que indica abierto o con el ícono que indica cerrado.

En el primer cuerpo: cabecera, lleva a la siguiente vista de la cual se debe seleccionar

4. Puede ingresar un texto de cabecera que se refiere a observaciones generales del

6. De igual forma en P o tipo de posición se selecciona siempre normal N. (en blanco)

7. Selecciona el material del maestro como se muestra

8. No es necesario llenar el texto breve de descripción, porque lo trae del maestro de

El menú por posición es el siguiente

10. De acuerdo con lo recomendado en el numeral 5 de este documento, cuando se indica

En caso de existir un contrato de suministro, el sistema adjudica directamente el material

Lleva a una planilla como se muestra

Muestra la siguiente vista en la que se señala la opción /Z1DEFAULT como se muestra

posición y al final se da verificar con el ícono y se graba. Emite el mensaje la solictud

12. El sistema guardará un archivo en PDF de las fuentes de aprovisionamiento, que se

podrá consultar en el ícono servicios para objeto, que sirve de soporte en

2.2 Liberar solicitud de pedido individual -ME54N

2. Ingresar el número de la solicitud de pedido, se selecciona o se da doble clic en el

4. Al dar grabar aparece el mensaje: La solicitud de pedido 0010000081 ha sido

2.3 Liberar solicitud de pedido colectiva -ME55

5. Al grabar le muestra la siguiente vista:

Lo referente a documentos generados como: Análisis de Conveniencia para Contratar,

servicios para objeto y despliega la siguiente pantalla

Cuando se quiera consultar el archivo anexo, se da clic en el mismo ícono y se

19. Le despliega la lista de los anexos como se muestra:

2.4. Modificar la solicitud de pedido- ME52N

3. Como ejemplo se va cambiar las cantidades, pasando de a 10 en papel bond y 7 en

2.5. Visualizar Solicitud de pedido-ME53N

indica Solicitud de pedido, Visualizar/modificar que equivale a dar clic en el ícono

2.6. Crear un contrato marco-ME31K

Para el caso sin referencia se procede así:

2. Al ingresar se muestra la siguiente vista de la cual se debe: Ingresar el proveedor,

6. Para el tema del interlocutor se da clic en el menú principal en cabecera, interlocutor y

7. Señalar la primera posición y se da clic en nivel como se muestra:

8. Seleccionar CT Interventor y en número se coloca la cédula del empleado, regresa a la

La pantalla queda así:

Para el caso de una petición de oferta se procede así:

9. En la pantalla inicial se da clic en Referencia a petición de oferta, como se muestra. Se

14. Si no tiene datos o cambiaron algunos, se da enter y lo lleva a la siguiente posición y

Para el caso de una solicitud de pedido se procede así:

número y se da enter o . Para el ejercicio se tomó la 10000074

2.7. Modificar contrato marco-ME32K

2. La primera vista solicita el contrato marco a modificar, se digita o se busca como se

3. Al dar enter o me lleva a la lista de materiales sobre los cuales se va a hacer el

4. Si se quiere cambiar un precio se debe señalar la línea de la posición a cambiar y se da

5. En la siguiente vista se da clic en y pasa al detalle de posición

Para el ejercicio se cambió el precio de 7.000 a 6.900 como se muestra:

2.8. Visualizar contrato marco-ME33K

2. Ingresar el número del contrato o seleccionar y con enter o lleva a la planilla de

3. Se puede observar el detalle de la posición señalándolo y dando clic en el ícono

4. Si se desea observar los datos de cabecera, se da clic en el menú principal en cabecera

2.9. Crear pedido de compras-ME21N

1. Digitar en la casilla superior la transacción ME21N, dar enter o

Se puede usar el pedido para una serie de motivos de aprovisionamiento. Se pueden

2. Al igual en que en la solicitud de pedido se tienen tres cuerpos de la planilla a saber,

Entrega/factura: indicar condiciones de pago, moneda de negociación, tipo de cambio,