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La curiosa ley que explica por qué hay

empleados cuya única función parece ser
convocar reuniones inútiles
BBC Radio 4
Serie "Leyes que no son leyes"

22 mayo 2021

GETTY IMAGES

¿Has notado que si tienes dos horas para hacer una tarea la terminas pero si tienes cinco, te toma
todo ese tiempo?
"El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización".

Eso escribió en un ensayo humorístico y paradójico para la revista The Economist en 1955 Cyril
Northcote Parkinson, probablemente sin anticipar que iba a ser citada repetidamente por
personas frustradas en todo el mundo.

Tuvo eco porque "captura algo que puedes reconocer instantáneamente como verdad", señala
Phil Coggan, columnista de The Economist sobre gestión y trabajo.

"Posponemos las cosas y todos tratamos de prolongar las tareas si no tenemos nada más que
hacer en el día".

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La frase empezó a conocerse como la "ley de Parkinson" y, así como la ley de Boyle explica
cómo el gas se propaga hasta ocupar un espacio, esta habla de cómo el trabajo se expande para
llenar el tiempo.

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El "banco de tiempo" creado por un asesor de J.F. Kennedy

que se convirtió en un fenómeno internacional

Según el creador mismo, "es una ley fundamental de la burocracia".

"Es una ley de la naturaleza, por supuesto: yo no la inventé, la descubrí. Y tiene una serie de
corolarios importantes", decía.

Y son esos, para Coggan, lo más interesante del ensayo.

Muchos para hacer poco

Después de los dos párrafos en los que explica la idea básica de que estiramos nuestra tarea
hasta llenar el tiempo disponible, "la mayor parte (del texto) trata sobre la burocracia y cómo a
 los funcionarios les gusta nombrar a otros funcionarios para que trabajen para ellos".

El trabajo crea trabajo, para hacer frente a ese nuevo trabajo empleas subordinados, lo cual crea
más trabajo...

Al final, el trabajo está infestado de empleados encargados de que se haga el trabajo, que en
realidad no están haciendo ningún trabajo.

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Las pirámides de las organizaciones empiezan a generar capas que no tienen otro propósito que
introducir jerarquías, que ayudan a promover a unos empleados para complacerlos y mantenerlos
motivados.

Es burocracia sin creatividad.

Coggan admira la sucinta observación de Parkinson sobre cómo la capacidad de trabajo

añadido supera con creces la demanda.

"Tiene una explicación maravillosa de por qué ocurre eso: no empleas a un solo subordinado
porque puede convertirse en tu rival, así que nombras dos o tres, para que compitan entre sí y
no contigo.

"Luego, pasas mucho tiempo instruyéndolos sobre el trabajo que tienen que hacer, y
revisándolo una vez que lo han hecho.
 "Yo fui brevemente funcionario antes que periodista, y lo que ocurría era que escribías un
memorándum que pasaba al siguiente nivel y luego al que estaba por encima, y eventualmente
a otros tres superiores.

"Al final, se produciría algo que casi no tenía relación con el inicial. Pero eso creaba trabajo para
muchos y justificaba sus posiciones y sus salarios más altos.

"Esa es la forma maravillosa en la que Parkinson explicó por qué la burocracia tiende a
multiplicarse".

¿Hacemos una reunión?

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¿Otra reunión?... ¡Nooooo!

Parkinson era un historiador naval pero su resumen sucinto y entretenido del comportamiento
humano lo convirtió en un famoso comentarista sobre estructuras organizativas e hizo carrera
como orador corporativo..

Y aunque estamos hablando de estructuras que crecían con relaciones internas cada vez más
complicadas hace 70 años, muchos argumentan que en la actualidad tales problemas todavía
existen: que muchos lugares de trabajo siguen siendo como un organismo vivo que crece y se
reproduce.
"Algo similar sucede hoy, por supuesto, con las reuniones", señala Coggan.

"Cuando empecé a ser columnista inventé una ley que dice que el 80% del tiempo del 80% de
la gente en las reuniones se desperdicia y creo que es una regla bastante general.

"La mayoría de los asistentes a las reuniones están ahí, cruzados de brazos o mirando sus
teléfonos, esperando a que estas terminen".

Una regla que quizás debería existir es que no debería convocarse otra hasta que no se
compruebe que algo tangible ha ocurrido desde la reunión anterior.

"¡Pero aún así probablemente convocarían una prerreunión para discutir qué se discutirá en esa
próxima reunión!".

El coeficiente de ineficiencia
Como tantos, al físico matemático Peter Kilmek tampoco le gusta malgastar su tiempo en
reuniones.

Es miembro del Centro de Ciencias de la Complejidad de Viena y, entre otros logros, fue el
primero en demostrar matemáticamente que con el tiempo los gobiernos están destinados a
volverse ineficaces.

Pero hace unos años, después de que su empleador, la Universidad Médica de Viena, hiciera una
reestructuración, descubrió que el tiempo que tenía que dedicar a comités y otras tareas
administrativas se multiplicó por cinco.

"Pasamos de ser un grupo de entre cinco y 10 personas a ser un departamento de 80, y

pensamos que íbamos a ser más productivos. Pero ocurrió lo contrario: estábamos cada vez
más agobiados por el trabajo burocrático, que es lo que queríamos evitar.
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Si tienes que tomar una decisión, lo mejor es no involucrar a mucha gente.

"Siendo investigadores, nos dio curiosidad".

Por casualidad, había leído un libro de Parkinson y quiso convertir la ley y algunos de sus
corolarios en un modelo matemático que pudiera ser probado, en particular algo que llamó el
"coeficiente de ineficiencia".

Y tras analizar gabinetes de todo el mundo, concluyó que el 20 era el número mágico, la
cantidad de miembros que separaba a los órganos eficaces en la toma de decisiones de los que
no lo eran.

El equipo de Kilmek, utilizando un modelo basado en redes de flujo de información, confirmó el

descubrimiento.

El modelo matemático ha servido para evitar el crecimiento burocrático inútil y para aconsejar,
con el respaldo de la ciencia, que "si tienes una decisión importante que tomar, no incluyas
demasiadas personas".

Burocracia en cuarentena
Pero ¿sigue siendo válida la Ley de Parkinson en esta época en la que muchos trabajamos en
casa?

Coggan argumenta que antes de la pandemia gran parte de nuestro comportamiento estaba
impulsado por el hecho de que en cualquier organización había un jefe observando.
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Hay gente que aprovecha el no tener que pretender estar ocupada.

"Sabemos que tenemos que mostrarle a nuestro jefe que estamos ocupados, así que hemos
desarrollado a lo largo de años estrategias —como mirar los documentos, hacer llamadas
telefónicas, etc.— para llenar el tiempo.

"Pero en la cuarentena dejamos de ser observados directamente por el jefe y pienso que eso ha
dividido a la gente en dos grupos.

"Los holgazanes pueden ser eficientes y hacer las tareas lo más rápido posible, para que el resto
del tiempo sea de auténtico ocio, sin tener que pretender que están trabajando.

"Para ellos, la ley ahora es: 'el trabajo se encoje para llenar el menor tiempo requerido'.

"Pero hay otro grupo, que llamo los estajanovistas (personas de la ex Unión Soviética que eran
excepcionalmente trabajadoras y productivas), que están ansiosos pues les preocupa que
parezca que están holgazaneando en casa.

"Para ellos, se disolvieron las barreras entre la oficina y su hogar, de manera que hasta trabajan
más que antes.

"Para ellos, 'el trabajo se expande para llenar todas las horas'".

Zooooom

Entre tanto, los jefes han tenido que encontrar maneras de hacerse notar.
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Los jefes se quedaron sin público que los viera serlo.

"Los gerentes también tienen que demostrar su valor. Cuando estás en una oficina
convencional, deambulan, vienen y charlan y así. Es más difícil hacer eso cuando la gente está
trabajando desde casa, así que Zoom es ideal para este propósito", apunta el columnista.

"He hablado con muchos gerentes y dicen que se pasan los días en reuniones Zoom".

Así que para los gerentes, esa herramienta se ha expandido para llenar el tiempo disponible.

Parkinson no era un activista, escribió una broma que —como todos los chistes buenos— se
basaba en una verdad que se vuelve más cierta a medida que crece la burocracia.

A él las instituciones le parecían graciosas. Si trabajas en una, es mejor que les encuentres la
gracia o corres el riesgo de perder la cordura, o hasta tu empleo, si descubres que es uno de
esos creados para que otro estuviera encargado de supervisarte, justificando el trabajo de otro
más a quien ascendieron, porque su jefe quería un salario más alto y...

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