Pinar - 2020-2031

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL MAGT04.03.14.
12
INTEGRADOS VERSIÓN 2
(SISTEDA, SGC y MECI)
FECHA DE
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ENTRADA EN En revisión
GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DE
LA INFORMACIÓN VIGENCIA
GESTIÓN DOCUMENTAL PINAR
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE DESARROLLO E INNOVACIÓN

INSTITUCIONAL
SUBDIRECCIÓN DE TRÁMITES, SERVICIOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
PINAR 2020 – 2031

Versión 2
INSTANCIA DE APROBACIÓN CONSEJO SUPERIOR DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO
MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI
Agosto 2019
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación
por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.
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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL MAGT04.03.14.12
FECHA DE
CONTENIDO
1. Introducción
2. Contexto Estratégico
2.1 Misión del Municipio de Santiago de Cali
2.2 Visión del Municipio de Santiago de Cali
2.3 Código de Buen Gobierno
2.4 Estructura Orgánica
3. Visión Estratégica del Plan Institucional de Archivos – PINAR
4. Identificación de la situación actual
5. Estado de la Gestión Documental
6. Definición de aspectos críticos
6.1 Priorización de aspectos críticos y Ejes Articuladores
7. Objetivos Estratégicos Documentales
8. Mapa de Ruta
9. Herramienta de Seguimiento
10. Glosario
11. Bibliografía
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FECHA DE
1. INTRODUCCIÓN
El Plan Institucional de Archivos –PINAR-, es un instrumento de planificación en materia

de gestión documental a corto, mediano y largo plazo orientado para servir de apoyo a la
Administración Municipal de Santiago de Cali, en la implementación y fortalecimiento de la
función archivística a partir de las necesidades identificadas para el cumplimiento del
Programa de Gestión Documental alineados con la visión estratégica de la Entidad.
La Alcaldía de Santiago de Cali en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de

2000 y el Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015, del Ministerio de Cultura, en su
artículo 2.8.2.5.8 “Instrumentos archivísticos” como una de sus estrategias fundamentales,
desarrolla el Plan Institucional de Archivos de la entidad (PINAR), teniendo como punto de
referencia las necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos elaborado
en 2018, el Plan de Trabajo Archivístico, el autodiagnóstico de la gestión documental en la
dimensión de información y comunicación del Modelo Integrado de Gestión y Planeación
(MIPG) y los diferentes planes de mejoramiento generados para dar cumplimiento al
Departamento Administrativo de Control Interno y al Archivo General de la Nación.
Del mismo modo, de acuerdo con el grado de madurez de la entidad, se identificaron los
aspectos críticos de la gestión documental teniendo como referente cinco ejes
articuladores que se priorizan acorde con las necesidades a satisfacer estableciéndose
objetivos a desarrollar, priorización de necesidades y el mapa de ruta para el seguimiento
y control de su ejecución buscando mejorar la gestión documental al interior de la entidad
y como consecuencia de ello garantizar información de primera mano para la toma de
decisiones, prevención del daño antijurídico, transparencia y los derechos de los
ciudadanos.
Es importante señalar que las entidades públicas sin la planeación de su función

archivística le es complejo cumplir con el mandato constitucional de garantizar el acceso y
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FECHA DE
apropiación de la información y la participación ciudadana; sino se tiene una gestión

documental adecuada y planificada y sin el establecimiento de sistemas de seguridad de
recuperación de la información en formatos físicos y electrónicos.
El presente documento ha sido elaborado conforme con las directrices emanadas por el
Archivo General de la Nación como órgano rector de la función archivística, sustentado en
las capacidades actuales de la entidad y orientado conforme con las capacidades de
desarrollo institucional y los demás planes programas y proyectos que se adelantan desde
cada organismo y/o repartición administrativa.
2. CONTEXTO ESTRATÉGICO
2.1. Misión del Municipio de Santiago de Cali
El Municipio de Santiago de Cali, como ente territorial, genera las condiciones necesarias
para la oportuna prestación de los servicios públicos y sociales, a través de la
planificación del desarrollo económico, social, ambiental y del territorio y, de la
administración efectiva de los recursos, propiciando la participación ciudadana en la
gestión pública, el ejercicio de los derechos y deberes constitucionales y la convivencia
pacífica de sus habitantes, con el fin de mejorar su calidad de vida.
2.2 Visión del Municipio de Santiago de Cali
Para el año 2027 el municipio de Santiago de Cali será un territorio reconocido a nivel
nacional e internacional como el municipio líder en la integración social, económica y
cultural de su población, habiendo logrado reducir sustancialmente sus brechas sociales,
a través de un desarrollo incluyente, sostenido, participativo y transparente en su gestión
pública. Soportando dicho desarrollo en su papel de principal polo de desarrollo
económico y social de la ciudad - región, en el uso eficiente de sus recursos naturales y
de su infraestructura de servicios, en la dinámica de su riqueza socio-cultural urbana y
rural, en la competitividad de sus propuestas artísticas, culturales y deportivas, en la
integración de su diversidad étnica, en la fortaleza estructurante de su sector académico,
en el esfuerzo articulado de su sector empresarial y en el dialogo permanente entre la
ciudadanía y la administración, para la construcción constante de la paz y convivencia en
su territorio. En el marco de esta visión de desarrollo, Santiago de Cali se consolidará
como un territorio incluyente, líder, innovador, que le apuesta al bienestar de su población
como motor principal y centro de sus decisiones; priorizando el talento, la disciplina, el
trabajo, la dedicación, la honestidad, la cultura ciudadana y el desarrollo de los aspectos
propios de su diversidad multicultural y pluriétnica; facilitando las condiciones para la
generación de ingresos que permitan mejorar las condiciones de vida de todos sus
habitantes y la competitividad de la ciudad.
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FECHA DE
Convirtiéndose en modelo de política social en el país, promoviendo la construcción de

entornos y estilos de vida saludables que conlleven a una mejor calidad de vida de su
población; destacándose por el liderazgo en la adopción, formulación y adaptación de
políticas públicas con plena participación de la población, diferentes sectores y actores
que incidan de manera favorable y potente sobre la salud, la educación, la cultura, el
deporte, el bienestar social y la calidad de vida de los ciudadanos.
Propendiendo por un ordenamiento territorial sostenible que dinamice las diferentes zonas
de la ciudad, facilitando el crecimiento sostenible, e incluyendo su ruralidad bajo criterios
de sustentabilidad y sostenibilidad ambiental, humana, económica y equidad social; en el
cual los sistemas establecidos en su Plan de Ordenamiento Territorial - espacio público,
equipamientos, servicios públicos y movilidad- se desarrollen sobre la lógica de la
eficiencia, responsabilidad ambiental, equidad, competitividad y disfrute de sus habitantes,
fortaleciendo el concepto de espacio público y de uso compartido de la ciudad, con un
sistema de movilidad, donde se respete el peatón y tenga prioridad el transporte público y
los medios alternativos sobre el automóvil particular.
Consolidando la relación de Santiago de Cali con sus municipios vecinos, convirtiéndose

en la ciudad líder de la región de la cuenca del Pacífico con centro de actividades de
alcance subnacional, nacional e internacional, con un propósito que permitirá aprovechar
sus ventajas económicas comparativas identificando y favoreciendo acciones sobre el
territorio que impulsen su competitividad.
2.3 GESTIÓN ÉTICA
La Administración del Municipio de Santiago de Cali, expidió el Decreto N° 411.0.20.0252

del 29 de Abril de 2016 por medio del cual adopta la Política de Gestión Ética que
contiene la declaración de principios, valores y directrices éticas, con el fin de difundir en
el contexto organizacional, el establecimiento de relaciones ecuánimes, respetuosas y
diáfanas entre los servidores públicos y todos sus grupos de interés.
2.4 ESTRUCTURA ORGANICA
De conformidad con el decreto extraordinario No. 411.0.20.0516 del 28 de septiembre de

2016 por el cual se determina la estructura de la Administración Central y las funciones de
sus dependencias con aplicación a partir del 2017, se presenta la estructura orgánica
funcional, la cual hace que hallan nuevos responsables funcionales que de acuerdo con
su competencia producen, reciben, custodian y/o transforman información soportada en
documentos independientemente de su formato y que impactan la función archivística en
la entidad.
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FECHA DE
3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
La Alcaldía de Santiago de Cali se compromete con la conservación y preservación de los

documentos de archivo físicos y electrónicos articulando los planes, programas y
proyectos de los Sistemas de Gestión y Control Integrados y con el Programa de Gestión
Documental en todos los niveles de la entidad en concordancia con el diagnóstico del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) implementando los procesos
archivísticos acorde con la normativa vigente con el fin de garantizar la seguridad, acceso,
consulta y recuperación de la información.
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FECHA DE
4. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ARCHIVISTICA
El Programa de Gestión Documental realizó entre el 2017 y 2018, el diagnóstico de la

situación actual de los archivos del Municipio, evidenciando que la entidad cuenta 27.208
metros lineales de archivo en los diferentes Organismos y reparticiones administrativas,
sin incluir las inspecciones de policía urbana, inspecciones superiores de policía,
inspecciones de segunda categoría, comisarías de familia, casas de justicia, centros de
atención local integrada y las Instituciones Educativas de las Secretarías de Seguridad y
Justicia, Desarrollo Territorial y Participación Ciudadana y Educación1 respectivamente.
Por la ausencia de un archivo central municipal, la entidad se ha visto en la necesidad

manifiesta de ocupar locales, oficinas, bodegas y acondicionar espacios inadecuados
para resguardar documentos de archivo los cuales han causado deterioro y perdida de
acervos documentales por hongos y humedad, obligando su reconstrucción conforme con
el Acuerdo 007 de 2014.
Se tienen identificados lugares inadecuados que están siendo utilizados como depósitos
de documentos donde se resguardan 7.439 metros lineales de archivo y ninguno cumple
con las especificaciones técnicas que debe tener un archivo de conformidad con el
Acuerdo 049 del 2000 del Archivo General de la Nación, lo cual evidencia la alta
dispersión documental de la entidad así como perdida y deterioro de la información
contenida en documentos de archivo.
De igual forma se identificaron fondos acumulados, archivos sin ningún tipo de criterio de
organización archivística, y la insuficiencia de personal idóneo, capacitado y/o con
conocimientos académicos y técnicos en las tareas archivísticas.
Entre las razones por la cuales se llegó a esta situación es por el desconocimiento legal
de la función archivística por parte del nivel directivo, restricciones presupuestarias,
desbordamiento de copias innecesarias, estilos de dirección inconformes con la gestión
previa y no contemplar la gestión documental dentro de un enfoque estratégico que busca
la protección y conservación del patrimonio documental.
Esta situación ha conllevado a que se generen hallazgos administrativos por parte de la

Departamento Administrativo de Control Interno en las diferentes auditorías que adelantan
y de manera especifica al proceso de Gestión Documental por la imposibilidad de realizar
transferencias documentales de archivo al no contar con un archivo central; inapropiado
almacenamiento de los documentos por el alto volumen documental que desborda la
capacidad institucional, el desconocimiento y la falta de aplicación de las políticas
1 La complejidad para la consecución de la logística requerida para visitar en sitio cada una de las instalaciones no
permite un pleno diagnóstico de las dimensiones y estados de los acervos documentales.
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FECHA DE
operativas del proceso y la carencia de aplicación de instrumentos archivísticos en el

acervo documental producido durante su existencia.
Del mismo modo, el Informe de Gestión y Desempeño Institucional MIPG, de la Función

Pública de abril 2018, que evaluó inicialmente el año 2017 en su Dimensión de
Información y Comunicación permitiendo a las entidades vincularse con su entorno y
facilitar la ejecución de sus operaciones internas, dio un resultado en su Política de
Gestión Documental de 68,7 ubicándose en la calificación en el cuarto quintil como buen
desempeño. Para la evaluación del año 2018 publicada en mayo de 2019 aumentó la
calificación al 73,9, es decir un incremento de 5,2 puntos con relación a la vigencia
inmediatamente anterior, lo cual demuestra que pese a las grandes debilidades
evidenciadas en la entidad se han desarrollado las estrategias y actividades adecuadas
que permiten mejorar la calidad del manejo de la información contenida en documentos.
Finalmente, cabe destacar que aplicando el ciclo PHVA unido a la revisión y actualización
del Plan Institucional de Archivos (PINAR) se redujeron de veinticuatro (24) a dieciocho
(18) aspectos críticos en la gestión documental evidenciándose nuevamente un avance
en la función archivística de la entidad, fruto de la capacidad de reacción del equipo líder
del proceso y el constante apoyo del Comité Interno de Archivo en su momento, hoy
inmerso en el Consejo Superior de Desarrollo Administrativo, avanzándose en el
instrumento de las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento categorías
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos, documentación del Programa de Gestión Documental, implementación del
instructivo de limpieza y desinfección, actualización de Tablas de Retención Documental e
incorporación de los instrumentos de gestión de la información pública en el proceso de
gestión documental.
5. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD
El Archivo General de la Nación en su guía metodológica y a través de unos criterios de

evaluación y ejes articuladores normalizó la manera de analizar y evaluar el estado en
que se encuentra la gestión documental, con respecto a los mismos se encontró lo
siguiente:
Tabla N° 1 Estado de la Gestión Documental
No
EJE N° CUESTIONARIO Existe ¿Por qué?
existe
A Se considera el ciclo vital de los

D documentos integrando aspectos Están inmersos en la función archivística, políticas del proceso de
1 si
M administrativos, legales, funcionales y Gestión Documental y en el Programa de Gestión Documental.
I técnicos.
N 2 Se cuentan con todos los instrumentos no Se cuenta con los instrumentos archivísticos, a excepción de la
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FECHA DE
No
existe
Tabla de Valoración Documental (TVD) que se presentó
archivísticos socializados e
propuesta al Comité Interno de Archivo y falta desarrollar el Banco
implementados.
Terminológico de Series, Subseries y Tipo Documentales.
Se cuenta con procesos de seguimiento, Las auditorías al Proceso de Gestión Documental establecen
3 evaluación y mejora para la gestión si seguimiento, evaluación y mejora de la Gestión Documental
documental. complementado con los planes de mejoramiento.
La política de Gestión Documental esta validada por los Sistema
Se tiene establecida la política de gestión
4 si de Gestión y Control Integrados y aprobada por el Comité
documental.
Coordinador de Control Interno el 23 de Septiembre de 2014.
Se encuentra en desarrollo el contrato macroproyectos para la
Los instrumentos archivísticos involucran implementación de un SGDEA basado en ECM, AE y BPM
5 si
la documentación electrónica. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
(Pendiente la estructura del PINAR)
Se cuenta con procesos y flujos Se encuentran establecidos por el Sistema de Gestión y Control
6 si
documentales normatizados y medibles. Integrados
I
N Se documentan procesos o actividades de El proceso de Gestión documental está modelado y caracterizado
7 si
I gestión de documentos. y validado por el Sistema de Gestión y Control Integrados
S Se cuenta con la infraestructura adecuada
No existe Archivo Central. Hay insuficiencia de espacio para
T 8 para resolver las necesidades no
custodiar y archivar documentos de archivo.
R documentales y de archivo.
A El personal de la entidad conoce la Sin embargo, se encuentra resistencia en la aplicación de las
C importancia de los documentos e políticas y lineamientos del Programa de Gestión Documental y
I 9 interioriza las políticas y directrices si normalización de las comunicaciones de la entidad por parte
O concernientes a la gestión de los algunos servidores públicos y contratistas en todos los niveles
N documentos. jerárquicos.
No se tienen cubiertas las necesidades de personal, insumos y
D Se cuenta con el presupuesto adecuado
elementos de bioseguridad para desarrollar la función archivística.
E 10 para atender las necesidades no
El proyecto de inversión que soporta la aplicación de la función
A documentales y de archivo.
archivística es reducido cada vigencia fiscal.
R
A Se cuenta con la Política del Sistema de Gestión Documental
C
C ORFEO que establece las condiciones de consulta y acceso y los
H
C instrumentos de gestión de la información pública contemplados
I
E Se cuenta con políticas que garanticen la en el desarrollo normativo de la Ley de Transparencia y acceso a
V
S 1 disponibilidad y accesibilidad de la si la información.
O
O información. http://www.cali.gov.co/gobierno/publicaciones/115433/transparenc
S
ia_y_acceso_a_la_informacion_publica/
A http://intranet2.cali.gov.co/?q=groups/pol%C3%ADticas-del-
L sistema-de-gesti%C3%B3n-documental-orfeo
A Se cuenta con personal idóneo y suficiente
I para atender las necesidades No se cuenta con el personal idóneo y suficiente para atender las
N 2 no
documentales y de archivo de los necesidades archivísticas de la entidad.
F ciudadanos.
O Se realiza divulgación semanal a través de notas informativas
R Se cuenta con un esquema de
sobre el proceso de gestión documental en la Intranet de la
M 3 comunicación en la entidad para difundir la si
entidad, las actividades de capacitación en Gestión Documental y
A importancia de la gestión de documentos.
circulares informativas radicadas en el SGDEA.
C
I 4 Se cuenta con un esquema de no Las capacitaciones en gestión documental no están articuladas
O capacitación y formación interna para la con el plan institucional de capacitación, se dictan por solicitud
N gestión de documentos, articulados con el expresa para atender un plan de mejoramiento.
plan institucional de capacitación. Únicamente se articulan las jornadas de Inducción y Reinducción
5 Se cuenta con instrumentos archivísticos si Se cuenta con el Formato de Control de ingreso de documentos a
de descripción y clasificación para sus expedientes (MAGT04.03.18.P01.F14) ,Formato Descriptor de
archivos. Archivos(MAGT04.03.18.P01.F14), Tablas de Retención
Documental y el Formato Único de Inventario Documental-FUID
(MAGT04.03.18.P01.F02) , Formato Indice Documental
(MAGT04.03.18.P01.F19), Formato de Referencia Cruzada
(MAGT04.03.18.P01.F21)
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FECHA DE
No
existe
El personal hace buen uso de las
El uso de las herramientas tecnológicas destinada a la
herramientas tecnológicas destinadas a la
6 si administración de la información se da mediante Directorio Activo
administración de la información de la
con claves de acceso y su respectiva trazabilidad documental.
entidad.
Se ha establecido la caracterización de
La caracterización de usuarios esta validada por el Sistema de
7 usuarios de acuerdo a sus necesidades de si
Gestión y Control Integrados
información.
Se cuenta con iniciativas para fomentar el Se cuenta con la iniciativa de Eficiencia Administrativa y Cero
8 uso de nuevas tecnologías para optimizar si Papel y el uso de la firma mecánica para los documentos de
el uso del papel. carácter interno.
Se tiene implementada la estrategia de Se encuentra en proceso de implementación la estrategia de
9 Gobierno Digital (Antes gobierno en línea si Gobierno Digital liderada por el Departamento Administrativo de
-GEL) las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Se cuenta con canales (locales en línea)
Se cuenta con la Oficina de Atención al Ciudadano con el canal
10 de servicio, atención y orientación al si
presencial, chat, virtual, telefónico y el servicio de Redes Sociales.
ciudadano.
Se tiene Plan de conservación aprobado, Plan de Trabajo
Archivístico y Modelo de requisitos para la Gestión del documento
Se cuenta con procesos de herramientas Electrónico y avance significativo en el Sistema Integrado de
normalizados para la preservación y Conservación.
1 si
conservación a largo plazo de los El Departamento Administrativo de Tecnologías de la Información
documentos. y las Comunicaciones tiene procesos y procedimientos de copia
de respaldo, almacenamiento y políticas de manejo de la
P
información digital
R
E Funcionan los metadatos en los documentos incorporados en el
S actual sistema de gestión documental y aquellos que son
Se cuenta con un esquema de metadatos,
E 2 si digitalizados en el taller de digitalización. Se está implementando
integrado a otros sistemas de gestión.
R el Modelo de requisitos para la gestión de documentos
V electrónicos.
A El Municipio no cuenta con Archivo Central
Se cuenta con archivos centrales e
C 3 no Se cuenta con el archivo histórico y distintos depósitos de archivo
históricos.
I que fungen archivos centrales segmentados por organismos.
O La conservación y preservación se basa
N La Gestión Documental en la entidad está basada en la Ley
en la normativa, requisitos legales,
4 si General de Archivos, Decretos Reglamentarios y Acuerdos
administrativos y técnicos que le aplican a
D reglamentarios del Archivo General de la Nación.
la entidad.
E Se encuentra en proceso de construcción el Sistema Integrado de
L Se cuenta con un sistema integrado de Conservación (SIC). El Plan de Conservación Documental que
A 5 no
conservación – SIC-. hace parte integral del SIC fue aprobado por el Comité Interno de
I Archivo.
N
F Se cuenta con una infraestructura
La infraestructura no es la adecuada para la conservación y
O adecuada para el almacenamiento,
6 no preservación documental acorde con el volumen documental que
R conservación y preservación de la
custodia la entidad.
M documentación física y electrónica.
A No hay un procedimiento avalado y aprobado sobre valoración y
C Se cuenta con procesos documentados de disposición final, sin embargo el proceso de ajuste de TRD
7 no
I valoración y disposición final. contempla la Valoración y Disposición final a nivel de series y
O subseries
N Se tiene implementados los estándares Se cuenta con las políticas sobre conservación y preservación
8 que garanticen la preservación y si documental las cuales están en implementación. Y el documento
conservación de los documentos. de Plan de conservación documental
Se cuenta con esquema de migración y No se cuenta con un esquema de migración y conversión
9 no
conversión normatizados. normatizados.
Se cuenta con modelos o esquemas de No se cuenta con un modelo de continuidad de negocios ante el
10 no
continuidad del negocio. evento de una tragedia o desastre.
A 1 Se cuenta con políticas asociadas a las si Se cuenta con la política de Seguridad de la Información avalada
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FECHA DE
No
existe
por el Sistema de Gestión y Control Integrados del 14 de
herramientas tecnológicas que respaldan
Septiembre de 2017, Versión 3.
la seguridad, usabilidad, accesibilidad,
http://www.cali.gov.co/tic/publicaciones/1344/polticas_seguridad_d
integridad y autenticidad de la información.
e_la_informacin/
Se cuenta con herramientas tecnológicas,
Las herramientas tecnológicas disponibles permiten el buen uso
acordes a las necesidades de la entidad,
2 si de los documentos con el Sistema de Gestión Documental Orfeo y
las cuales permiten hacer buen uso de los
las aplicaciones ofimáticas.
documentos.
S Se cuenta con la Política de Protección de Datos del 22 de agosto
P Se cuenta con acuerdos de
de 2014 publicada en la página web de la entidad.
E 3 confidencialidad y políticas de protección si
http://www.cali.gov.co/tic/publicaciones/1344/polticas_seguridad_d
C de datos a nivel interno y con terceros.
e_la_informacin/
T
O Se preparó un proyecto de fortalecimiento del sistema electrónico
Se cuenta con políticas que permitan de documentos basado en plataformas BPM y CRM, el cual
S adoptar tecnologías que contemplen
T 4 si terminó proceso de licitación y se encuentra contratado.
servicios de contenidos orientados a
E gestión de los documentos. Se cuenta con la guía para la implementación de sistemas de
C información (MAGT04.04.01.18.P02.G01)
N Las aplicaciones son capaces de generar y
El sistema de gestión documental electrónica de documentos
O gestionar documentos de valor
5 si tiene inmersa la TRD donde se reflejan los tiempos de retención
L archivístico, cumpliendo con los procesos
de los documentos.
O establecidos.
G Se encuentra estandarizada la
I administración y gestión de la información
C La administración, gestión y seguridad de la información está
y los datos en herramientas tecnológicas
O 6 si articulada con el Sistema de Gestión Documental ORFEO donde
articuladas con el sistema de gestión de
S están inmersas las Tablas de Retención Documental.
seguridad de la información y los procesos
Y archivísticos.
D Se cuenta con mecanismos técnicos que
E permitan mejorar la adquisición, uso y Se cuenta con las especificaciones técnicas para la adquisición
S 7 si
mantenimiento de las herramientas y/o alquiler de equipo informático (MAGT04.04.01.18.P01.L01).
E tecnológicas.
G
U A través de la página Web de la Alcaldía cualquier ciudadano
R Se cuenta con tecnología asociada al puede hacer uso de las peticiones, quejas, reclamos y
I 8 servicio del ciudadano, que le permita la si sugerencias, El Chat institucional y uso de las redes sociales que
D participación e interacción. administra el Departamento Administrativo de las Tecnologías de
A la Información y las Comunicaciones.
D Se cuenta con los modelos de Análisis y Valoración de Riesgos,
Se cuenta con modelos para la Mapa de Riesgo por Proceso, Seguimiento del Mapa de Riesgo
9 identificación, evaluación y análisis de si por Procesos, Mapa de Riesgo Institucional y Mapa de Riesgo de
riesgos. Corrupción aprobados por el Sistema de Gestión y Control
Integrados
Se cuenta con directrices de seguridad de
Se encuentran inmersas en las Política de Seguridad de la
información con relación al recurso
10 si Información y la Política del Sistema de Gestión Documental
humano, al entorno físico y electrónico, al
ORFEO, Directorio Activo y roles de usuario
acceso y los sistemas de información.
F La Gestión Documental en la entidad cumple con los
La gestión documental se encuentra
O requerimientos del nuevo Modelo Integrado de Planeación y
1 implementada acorde con el modelo si
R Gestión (MIPG) dentro de la Quinta Dimensión de Información y
integrado de planeación y gestión.
T Comunicación.
A La Gestión Documental está articulada con el Sistema de Gestión
L y Control Integrados a través del formato de modelación de
Se tiene articulada la política de gestión
E procesos MEDE01.05.02.18.P01.F09 y el instructivo de
2 documental con los sistemas y modelos de si
C Caracterización de Procesos del Modelo de Operación por
gestión de la entidad.
I Procesos. El proceso de gestión documental se encuentra
M caracterizado.
I 3 Se cuenta con alianzas estratégicas que no No existen alianzas estratégicas con ninguna entidad o instancia
E permitan mejorar e innovar la función asesora para mejorar e innovar la función archivística. La
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FECHA DE
No
existe
experiencia con el AGN y SENA no arrojó los resultados
archivística de la entidad.
esperados.
Se aplica el marco legal y normativo En la Gestión Documental de la entidad se tiene en cuenta la
4 si
concerniente a la función archivística. normativa archivística.
Se cuenta con un sistema de Gestión El Sistema de Gestión Documental cuenta con estándares de la
5 Documental basado en estándares si norma ISO 15489 sobre las buenas prácticas de gestión
nacionales e internacionales. documental y la ISO 31000 sobre la Gestión del Riesgo.
Se ha implementado el Modelo de Operación por Procesos (MOP)
Se tiene implementadas acciones para la
6 si que va impactar la forma en que se realizan las tareas misionales
gestión del cambio.
al interior de la entidad.
En el Modelo de Operación por Procesos (MOP) se encuentra
Se cuenta con procesos de mejora
7 si caracterizado mediante el ciclo PHVA el Macroproceso de
continua.
Seguimiento y Evaluación.
N Se contaba con el Comité Interno de Archivo, el cual fue
T Se cuenta con instancias asesoras que
reemplazado a partir del 12 de octubre de 2018 se expidió el
O 8 formulen lineamientos para la aplicación si
Decreto Municipal 4112.0.10.20.0599 de 2018 que crea el
de la función archivística de la entidad.
Consejo Superior de Desarrollo Administrativo.
Y Se tienen identificados los roles y En la modelación del proceso de Gestión Documental se
A
9 responsabilidades del personal y las áreas si encuentran identificados los roles y responsabilidades del
R frente a los documentos. personal de archivo.
T
I Sin embargo, se presentan situaciones como la reducción del
C presupuesto del proyecto de inversión o contratación de personal
La alta dirección está comprometida con el
U sin el perfil adecuado, carencia de elementos y espacios así como
10 desarrollo de la función archivística de la si
L el compromiso en los niveles jerárquicos para el cumplimiento de
entidad.
A la función archivística afecta el logro de este criterio en su
C totalidad
En el siguiente cuadro presenta el balance consolidado de los ejes articuladores impactados

en la gestión documental de la entidad:
Ejes Articuladores Si No Total

Administración de Archivo 7 3 10
Acceso a la Información 8 2 10
Preservación de la Información 4 6 10
Aspectos Tecnológicos y de Seguridad 10 0 10
Fortalecimiento y Articulación 9 1 10
TOTAL 38 12 50
Porcentaje (%) 76 24 100
De los cincuenta (50) criterios que maneja la evaluación de la gestión documental

establecidos por el Archivo General de la Nación, treinta y ocho (38) criterios han sido
impactados positivamente, lo cual representa el 76% del total de la evaluación, quedando
por avanzar en doce (12) criterios distribuidos en cuatro (4) ejes articuladores que
representan el 24% del total.
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FECHA DE
6. DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
Los aspectos críticos identificados desde Programa de Gestión Documental de la Alcaldía

de Santiago de Cali se consolidaron con el diagnóstico de la situación actual de los
archivos de gestión, los planes de mejoramiento al proceso de gestión documental y el
autodiagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) realizados al
Programa de Gestión Documental, el proceso modelado, el desarrollo de los indicadores y
el mapa de riesgos obteniéndose los siguientes resultados en la siguiente tabla:
Tabla No.2 Aspectos críticos.
ASPECTOS ESTRATEGIA DE
N° RIESGO RESPONSABLE
CRITICOS SOLUCION
Pérdida y deterioro documental de las actuaciones que Despacho Alcalde –
soporta el actuar del municipio. Departamento
La Administración Represamiento documental por la imposibilidad de realizar Administrativo de
Municipal no Desarrollo e
transferencias documentales.
cuenta con un Innovación
Archivo Central Aumento de la dispersión documental en depósitos que no Institucional – Proyecto Archivo
1 cumplen con las condiciones mínimas de almacenamiento
acorde con las Departamento General Municipal.
necesidades archivístico. Administrativo de
documentales del Riesgo de pérdida de procesos judiciales por inadecuado Contratación Pública –
municipio. manejo de los documentos de archivo. Unidad Administrativa
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás Especial de Gestión de
normas que la reglamentan. Bienes y Servicios
Represamiento de cajas de archivo sin ubicación en los
archivos de gestión poniendo en riesgo la adecuada
disposición, consulta y conservación de documentos de
archivo. Departamento
Riesgo de pérdida de documentos por una inadecuada Administrativo de Conseguir y
Imposibilidad de custodia y almacenamiento documental. Desarrollo e acondicionar un
realizar Innovación depósito de
2
transferencias Disminución de espacios laborales, incomodidad y riesgo de Institucional - Unidad archivo para recibir
Documentales aparición de enfermedades profesionales Administrativa transferencias
Estratégica de Gestión documentales.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas de Bienes y Servicios
reglamentarias del Archivo General de la Nación.
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías del
Departamento Administrativo de Control Interno.
Deterioro de la documentación por factores físicos, Gestionar el
Los espacios mecánicos, ambientales y biológicos. mejoramiento de
utilizados como Riesgo de pérdida de la información por encontrarse las condiciones
depósitos de dispersa. actuales de los
Secretarios y
archivo no depósitos de
Directores de
3 cumplen con las archivo ante la
Despacho de los
condiciones Unidad
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y demás Organismos
mínimas de Administrativa
conservación de normas que la reglamentan. Especial de
documentos. Gestión de Bienes
y Servicios.
Falta de mobiliario Deterioro de documentos por almacenamiento inadecuado. Secretarios y Gestionar el
4 adecuado en los Dificultad de acceso, consulta y recuperación de la Directores de mobiliario ante la
archivos de información. Despacho de los Unidad
Página 13 de 32
FECHA DE
CRITICOS SOLUCION
Acumulación de archivos sin ubicación en estantería
poniendo en riesgo la adecuada disposición, consulta y
gestión. Organismos Administrativa
conservación de los documentos de archivo.
Especial de
Falta de dotación
de unidades de Sustentar las
conservación, cantidades
cajas, ganchos necesarias de
plásticos y Departamento dotación
Exposición de los documentos a agentes biológicos,
carpetas para la Administrativo de archivística
5 químicos y ambientales agilizando el deterioro físico
protección de los Contratación Pública – necesarias con la
ocasionando perdida de documentos de archivo.
documentos Todos los Organismos especificación
acorde con el técnica para ser
volumen incluidas en el plan
documental de la anual de compras.
entidad.
Perdida de información e ineficiencia en el servicio, la
Archivos de transparencia en el acceso de la información de las partes
gestión, inactivos interesadas.
Desarrollar un plan
y fondos Dificultad de acceso, consulta y recuperación de la de trabajo en las
acumulados de las información. reparticiones
reparticiones Fraccionamiento y duplicidad de expedientes. Secretarios y
administrativas que
administrativas no Directores de
6 Hallazgos administrativos por parte de las auditorías del requieran
se encuentran Despacho de los
Departamento Administrativo de Control Interno. organizar e
organizados e Organismos
Riesgo de proceso disciplinario. inventariar
inventariados de
Riesgo de pérdida de procesos judiciales. archivos de
acuerdo con la
gestión.
Ley General de Prescripción de procesos judiciales, de cobro, peticiones,
Archivos. quejas y reclamos por error en la gestión archivística.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Desarrollar

reglamentarias del Archivo General de la Nación. actividades de
Secretarios y intervención de
Existencia de
Directores de fondos
7 Fondos
Riesgo de pérdida de documentos de archivo y la memoria Despacho de los acumulados
Acumulados.
institucional. Organismos mediante un plan
de trabajo
archivístico.
Incumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Elaborar la Tabla
Falta desarrollar
Archivos, Decreto Único Reglamentario No.1080 de 2015, de Valoración
los instrumentos
articulo 2.8.2.5.8. Literal (G). Departamento Documental (TVD)
archivísticos de
Falta de normalización terminológica de las relaciones y Administrativo de para organizar los
Tabla de
definiciones del lenguaje propio de la entidad. Desarrollo e fondos
Valoración
Desorganización y pérdida de documentos de archivo Innovación acumulados y el
8 Documental y
acumulados sin criterio archivístico. Institucional – Banco
Banco
Subdirección de Terminológico de
Terminológico de
Trámites, Servicios y Tipos, Series y
tipos, series y
Pérdida de memoria institucional. Gestión Documental Subseries
subseries
Documentales
documentales
(BANTER).
Departamento
Administrativo de
Continuar con el
Desarrollo e
No se cuenta con desarrollo del
Innovación
el Sistema Incumplimiento en la aplicación de la Ley 594 de 2000, Art. Sistema Integrado
Institucional -
9 Integrado de 46 y Normas reglamentarias del Archivo General de la de Conservación
Departamento
Conservación Nación. (SIC) para su
Administrativo de las
(SIC). aprobación y
Tecnologías de la
aplicación
Información y las
Comunicaciones
Página 14 de 32
FECHA DE
CRITICOS SOLUCION
Implementar la
articulación del
documento físico
Aplicación inapropiada de los procesos, procedimientos y con el documento
Subdirección de
lineamientos archivísticos adoptados. electrónico a
Falta integrar e Trámites, Servicios y
través del proyecto
implementar la Gestión Documental –
de la Plataforma
articulación del Departamento
10 Integradora.
documento físico Administrativo de las
Fortalecer la
con el documento Tecnologías de la
gestión y
electrónico. Información y las
conservación del
Duplicidad de información por producción de copias Comunicaciones
documento físico y
innecesarias de los documentos.
la implementación
y preservación del
documento digital.
Comprometer a
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Secretarios,
reglamentarias del Archivo General de la Nación. Directores de
Despacho y Jefes
Falta de cultura
Riesgo de procesos disciplinarios o judiciales. Consejo Superior de de Oficina sobre el
archivística y
Desarrollo cumplimiento legal
exigencia del nivel Hallazgos administrativos por parte de las auditorías de la
Administrativo – del Programa de
directivo para dar Dirección de Control Interno.
Departamento Gestión
11 cumplimiento a las
Administrativo de Documental y
políticas del
Desarrollo e llevar el tema a
Programa de
Pérdida o deterioro de la información al no contar con un Innovación Consejo de
Gestión
plan para proteger los documentos contra los diferentes Institucional Gobierno frente a
Documental.
riesgos. los procesos de
empalme entre
Gobierno entrante
y saliente.
Desarrollar el Plan
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas de Capacitaciones
reglamentarias del Archivo General de la Nación. en Gestión
Subdirección de Documental.
Falta de cultura
Trámites, Servicios y Fortalecer el
archivística y el
Incumplimiento de las políticas del Programa de Gestión Gestión Documental - desarrollo de la
desinterés por
Documental. Departamento Escuela de gestión
parte de
Administrativo de documental
servidores
Dificultad de acceso, consulta y recuperación de la Desarrollo e Publicación de
públicos y
información. Innovación notas informativas
12 contratistas en la
Institucional semanales en la
correcta aplicación
Desorganización y pérdida de documentos de archivo intranet sobre
de las políticas y
acumulados sin criterio archivístico. Gestión
lineamientos del
Documental.
programa de
Gestión Implementar un
Subdirección
Documental. sistema de
Estratégica del Talento
Hallazgos administrativos por parte de las auditorías del autoformación
Humano (Subproceso
Departamento Administrativo de Control Interno. basado en
de Capacitación y
plataformas e-
Estímulos)
Learning.
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas
Insuficiencia de reglamentarias del Archivo General de la Nación. Contar con el
Secretarios y
personal para Pérdida de documentos de archivo por no tener personal personal idóneo y
Directores de
13 desarrollar las que aplique criterios archivísticos en la organización de los necesario para
Despacho de los
actividades archivos. desarrollar la
Organismos
archivísticas Hallazgos administrativos por parte de las auditorías del función archivista.
Departamento Administrativo de Control Interno.
14 Realizar Perdida de la información. Subdirección Implementar el
Página 15 de 32
FECHA DE
CRITICOS SOLUCION
Perdida de la trazabilidad documental en un proceso o Estratégica de Talento
formato de Entrega
procedimiento. Humano -
del Cargo en los
seguimiento del Departamento
casos de retiro,
paz y salvo Administrativo de
Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas traslado, entrega
documental. Desarrollo e
reglamentarias del Archivo General de la Nación. de cargos en la
Innovación
entidad.
Institucional
Falta desarrollar la Subdirección de
totalidad de los Tramites, Servicios y Elaborar y formular
programas Gestión Documental - los programas
específicos Riesgo de pérdida de documentos por falta de un Departamento específicos del
15
estipulados en el procedimiento estipulado. Administrativo de Programa de
Programa de Desarrollo e Gestión
Gestión Innovación Documental.
Documental Institucional
Falta terminar la Incumplimiento de los lineamientos y políticas del Programa
implementación de de Gestión Documental. Asesorar y orientar
los Centros de a los Organismos
Incumplimiento de la política del Sistema de Gestión Secretarios y
Documentación y que faltan por
Documental ORFEO. Directores de
16 Correspondencia implementar el
Despacho de los
en algunas Centro de
Organismos
reparticiones Hallazgos administrativos por parte de las auditorías del Documentación y
administrativas de Departamento Administrativo de Control Interno. Correspondencia.
la entidad.
Perdida de la información por deterioro, a causa de la Subdirección de
manipulación física de los documentos. Tramites, Servicios y Fortalecer el plan
Falta de
Gestión Documental - de trabajo de
digitalización de
Departamento Digitalización para
17 series
Administrativo de las series
documentales de Sustracción documental.
Desarrollo e documentales de
conservación total.
Innovación conservación total.
Institucional
Consejo Superior de
Desarrollo
Administrativo - Oficializar el
Departamento Diagnóstico
Administrativo de integral de
Desarrollo e Archivos
Innovación
Institucional
Establecer por
Ausencia de la
política del
autoevaluación de
Consejo Superior
la función Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas
18 de Desarrollo
archivística (AFA) reglamentarias del Archivo General de la Nación.
Administrativo las
en los
Autoevaluaciones
Organismos.
anuales de la
Todos los organismos función archivística
en los Organismos.
Implementar la
Autoevaluación de
la función
archivística (AFA)
anual en los
Organismos.
6.1 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
Página 16 de 32
FECHA DE
Los aspectos críticos del proceso de Gestión Documental fueron evaluados con cada eje
articulador definidos en el Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR
del Archivo General de la Nación, los cuales sirven para el análisis y la valoración del
impacto de las necesidades; y están basados en los principios de la función archivística
dados en el Artículo 4 de la Ley 594 de 2000, dichos ejes articuladores son los siguientes:
1. Administración de archivos: Involucra aspectos de infraestructura, personal,

presupuesto, normativa, políticas, procesos y procedimientos.
2. Acceso a la información: incluye aspectos de transparencia, la participación y el

servicio al ciudadano y la organización documental.
3. Preservación de la información: incluye aspectos de conservación y

almacenamiento de la información.
4. 4. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: Abarca aspectos de

infraestructura Tecnológica y seguridad informática.
5. Fortalecimiento y seguridad: Involucra la armonización de la gestión documental

con otros modelos de gestión.
Al evaluar los aspectos críticos impactados por la entidad frente a los criterios de
evaluación del Archivo General de la Nación se obtiene la siguiente tabla de priorización:
Tabla N°3. Priorización de Aspectos Críticos
PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS
EJES ARTICULADORES
Acceso a Aspectos
N° ASPECTOS CRITICOS Preservació Fortalecimient
Administració la Tecnológico TOTA
n de la oy L
n de Archivos Informació s y de
Información Articulación
n Seguridad
La Administración Municipal no cuenta
1 con un Archivo Central acorde con las 7 8 4 10 9 38
necesidades documentales del municipio.
Imposibilidad de realizar transferencias
2 7 8 4 10 9 38
Documentales
Los espacios utilizados como depósitos de
3 archivo no cumplen con las condiciones 7 8 4 10 9 38
mínimas de conservación de documentos.
Falta de mobiliario adecuado en los
4 7 8 4 10 9 38
archivos de gestión.
Falta de dotación de unidades de
conservación, cajas, ganchos plásticos y
5 carpetas para la protección de los 7 8 4 10 9 38
documentos acorde con el volumen
documental de la entidad.
Página 17 de 32
FECHA DE
Archivos de gestión, inactivos y fondos

acumulados de las reparticiones
6 administrativas no se encuentran 7 8 4 10 9 38
organizados e inventariados de acuerdo
con la Ley General de Archivos.
7 Existencia de Fondos Acumulados. 7 8 4 10 9 38
Falta desarrollar los instrumentos
archivísticos de Tabla de Valoración
8 7 8 4 10 9 38
Documental y Banco Terminológico de
tipos, series y subseries documentales
No se cuenta con el Sistema Integrado de
9 7 8 4 10 9 38
Conservación (SIC).
Falta integrar e implementar la articulación
10 del documento físico con el documento 7 8 4 10 9 38
electrónico.
Falta de cultura archivística y exigencia
del nivel directivo para dar cumplimiento a
11 7 8 4 10 9 38
las políticas del Programa de Gestión
Documental.
Falta de cultura archivística y el desinterés
por parte de servidores públicos y
12 contratistas en la correcta aplicación de 7 8 4 10 9 38
las políticas y lineamientos del programa
de Gestión Documental.
Insuficiencia de personal para desarrollar
13 7 8 4 10 9 38
las actividades archivísticas
Realizar seguimiento del paz y salvo
14 documental. (Entrega del Cargo 7 8 4 10 9 38
MATH02.06.06.18P03F01)
15 Falta desarrollar la totalidad de los
programas específicos estipulados en el 7 8 4 10 9 38
Programa de Gestión Documental
Falta terminar la implementación de los
Centros de Documentación y
16 7 8 4 10 9 38
Correspondencia en algunos Organismos
de la entidad.
Falta de digitalización de series
17 7 8 4 10 9 38
documentales de conservación total.
18 Ausencia de la autoevaluación de la
función archivística (AFA) en los 7 8 4 10 9 38
Organismos.
TOTAL 126 144 72 180 162
Nota: la valoración responde al número de requisitos impactados en la Entidad en cada uno de los ejes
articuladores frente a los solicitados por el Archivo General de la Nación - criterios de evaluación del Manual
de formulación del Plan Institucional de Archivos (PINAR).
Del mismo se modo se relacionan los aspectos críticos con el eje articulador como se
evidencia en la siguiente Tabla:
Tabla N°4 Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.
ASPECTO CRITICO EJE ARTICULADOR TOTAL

La Administración Municipal no cuenta con un Archivo Central acorde con las Administración de
126
necesidades documentales del municipio. Archivos
Los depósitos de archivo no cumplen con las condiciones mínimas de conservación Preservación de la
72
de documentos. Información
Página 18 de 32
FECHA DE
Administración de
Falta de mobiliario adecuado en los archivos de gestión y depósitos de archivo. 126
Archivos
Falta de dotación de unidades de conservación, cajas y carpetas para la protección Preservación de la
72
de los documentos acorde con el volumen documental de la entidad. Información
Administración de
Insuficiencia de personal idóneo para desarrollar las actividades archivísticas 126
Archivos
Realizar seguimiento del paz y salvo documental (Entrega del Cargo Administración de
126
MATH02.06.06.18P03F01) Archivos
Falta de cultura archivística y desinterés por parte de servidores públicos y Administración de
126
contratistas por no considerar importante el tema de archivo. Archivos
Archivos de gestión de las reparticiones administrativas no se encuentran Preservación de la
72
organizados e inventariados de acuerdo con la Ley General de Archivos. Información
Falta desarrollar los instrumentos archivísticos de Tabla de Valoración Documental y Acceso a la
144
Banco Terminológico de tipos, series y subseries documentales. Información
Preservación de la
Existencia de Fondos Acumulados. 72
Información
Administración de
Imposibilidad de realizar transferencias documentales de archivo. 126
Archivos
Aspectos
Falta articular el documento físico con el documento electrónico. Tecnológicos y de 180
Seguridad
Falta de compromiso o desconocimiento del nivel directivo para dar cumplimiento a Administración de
126
las políticas del Programa de Gestión Documental. Archivos
Preservación de la
No se cuenta con el Sistema Integrado de Conservación (SIC). 72
Información
Falta desarrollar los programas específicos estipulados en el Programa de Gestión Preservación de la
72
Documental. Información
Falta terminar la implementación de los Centros de Documentación y Administración de
126
Correspondencia en algunos Organismos de la entidad. Archivos
Acceso a la
Falta de digitalización de series documentales de conservación total. 144
Información
Falta implementar la autoevaluación de la función archivística (AFA) en los Administración de
126
Organismos. Archivos
7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS DOCUMENTALES
A partir de los aspectos críticos encontrados en la gestión documental de la entidad se

establecieron y se identificaron los siguientes objetivos, planes, programas y proyectos:
Tabla N° 5 Objetivos Estratégicos Documentales
PLANES / PROGRAMAS /
N° ASPECTO CRITICO OBJETIVOS
PROYECTOS
La Administración Municipal no cuenta con un
Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General
1 Archivo Central acorde con las necesidades Plan de Desarrollo Municipal
del Municipio.
documentales del municipio.
Imposibilidad de realizar transferencias Conseguir y acondicionar un depósito de archivo
2 Plan de Acción
Documentales para recibir transferencias.
Página 19 de 32
FECHA DE
Gestionar el mejoramiento de las condiciones

Los espacios utilizados como depósitos de archivo
actuales de los depósitos de archivo ante la Unidad
3 no cumplen con las condiciones mínimas de Plan Anual de Adquisiciones
Administrativa Especial de Gestión de Bienes y
conservación de documentos.
Servicios.
Gestionar el mobiliario ante la Unidad
Falta de mobiliario adecuado en los archivos de
4 Administrativa Especial de Gestión de Bienes y Plan Anual de Adquisiciones
gestión.
Servicios.
Falta de dotación de unidades de conservación, Sustentar las cantidades necesarias de dotación
cajas, ganchos plásticos y carpetas para la archivística necesarias con la especificación
5 Plan Anual de Adquisiciones
protección de los documentos acorde con el técnica para ser incluidas en el plan anual de
volumen documental de la entidad. compras.
Archivos de gestión, inactivos y fondos acumulados
Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones
de las reparticiones administrativas no se encuentran
6 administrativas que requieran organizar e Plan de Acción
organizados e inventariados de acuerdo con la Ley
inventariar archivos de gestión.
General de Archivos.
Desarrollar actividades de intervención de fondos
7 Existencia de Fondos Acumulados. acumulados mediante un plan de trabajo Plan de Acción
archivístico.
Falta desarrollar los instrumentos archivísticos de Elaborar la Tabla de Valoración Documental
Tabla de Valoración Documental y Banco (TVD) para organizar los fondos acumulados y el
8 Programa de Gestión Documental
Terminológico de tipos, series y subseries Banco Terminológico de Tipos, Series y Subseries
documentales Documentales (BANTER).
Continuar con el desarrollo del Sistema Integrado
No se cuenta con el Sistema Integrado de
9 de Conservación (SIC) para su aprobación y Plan Estratégico de Tecnologías de
Conservación (SIC). la Información y las
aplicación
Comunicaciones (PETIC)
Implementar la articulación del documento físico Plan de Acción - Departamento

con el documento electrónico a través del proyecto Administrativo de Tecnologías de la
Falta articular el documento físico con el documento de la Plataforma Integradora. Información y las Comunicaciones
10
electrónico.
Fortalecer la gestión y conservación del Plan de Acción – Departamento
documento físico y la implementación y Administrativo de Desarrollo e
preservación del documento digital. Innovación Institucional
Comprometer a Secretarios, Directores de
Despacho y Jefes de Oficina sobre el
Falta de cultura archivística y exigencia del nivel
cumplimiento legal del Programa de Gestión
11 directivo para dar cumplimiento a las políticas del Programa de Gestión Documental
Documental y llevar el tema a Consejo de
Programa de Gestión Documental.
Gobierno frente a los procesos de empalme entre
Gobierno entrante y saliente.
Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión
Documental.
Falta de cultura archivística y el desinterés por parte Implementar un sistema de autoformación basado Plan Institucional de
de servidores públicos y contratistas en la correcta en plataformas e-Learning. Capacitaciones
12
aplicación de las políticas y lineamientos del
Fortalecer el desarrollo de la Escuela de gestión
programa de Gestión Documental. Programa de Gestión Documental
documental
Publicación de notas informativas semanales en la
intranet sobre Gestión Documental.
Insuficiencia de personal para desarrollar las Contar con el personal idóneo y necesario para
13 Plan de Acción
actividades archivísticas desarrollar la función archivista.
Verificar el cumplimiento del formato Entrega del Plan de Acción – Departamento
Realizar seguimiento del paz y salvo documental.
14 Cargo en los casos de retiro, traslado, entrega de Administrativo de Desarrollo e
(Entrega del Cargo MATH02.06.06.18P03F01)
cargos en la entidad. Innovación Institucional
Página 20 de 32
FECHA DE
Falta desarrollar la totalidad de los programas

Elaborar y formular los programas específicos del
15 específicos estipulados en el Programa de Gestión Programa de Gestión Documental
Documental
Falta terminar la implementación de los Centros de Asesorar y orientar a los Organismos que faltan Programa de Gestión Documental /
16 Documentación y Correspondencia en algunas por implementar el Centro de Documentación y Plan de acción de organismos que
reparticiones administrativas de la entidad. Correspondencia (CDC). faltan por implementar CDC
Falta de digitalización de series documentales de Fortalecer el plan de trabajo de Digitalización para

conservación total. las series documentales de conservación total.
Oficializar el Diagnóstico integral de Archivos Programa de Gestión Documental
Ausencia de la autoevaluación de la función Establecer por política del Consejo Superior de

18 Desarrollo Administrativo las Autoevaluaciones
archivística (AFA) en los Organismos. Programa de Gestión Documental
anuales de la función archivística en los
Organismos.
8. MAPA DE RUTA
Los planes y proyectos asociados con la gestión documental contenidos en el Plan

Institucional de Archivos – PINAR - de la Alcaldía de Santiago de Cali para el periodo
2020 – 2031, sin dejar de lado actualizaciones y revisiones anuales que deben realizarse
debido a que la ejecución de las actividades, los procesos presupuestales y cambios que
se presenten en la normativa nacional pueden impactar la programación del mapa de ruta
establecido.
Tabla N°6. Mapa de Ruta
Corto Mediano
Plazo
Largo Plazo
Plazo
PLANES / PROGRAMAS / 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
N° OBJETIVOS
PROYECTOS 20 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
20 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
1 Elaborar y Presentar el Proyecto Archivo General del Municipio. Plan de Desarrollo Municipal
Conseguir y acondicionar un depósito de archivo para recibir

2 Plan de Acción
transferencias.
Gestionar el mejoramiento de las condiciones actuales de los
3 depósitos de archivo ante la Unidad Administrativa Especial de Plan Anual de Adquisiciones
Gestión de Bienes y Servicios.
Gestionar el mobiliario ante la Unidad Administrativa Especial de
4 Plan Anual de Adquisiciones
Gestión de Bienes y Servicios.
Sustentar las cantidades necesarias de dotación archivística
5 necesarias con la especificación técnica para ser incluidas en el plan Plan Anual de Adquisiciones
anual de compras.
Desarrollar un plan de trabajo en las reparticiones administrativas que
6 Plan de Acción
requieran organizar e inventariar archivos de gestión.
Desarrollar actividades de intervención de fondos acumulados
7 Plan de Acción
mediante un plan de trabajo archivístico.
Página 21 de 32
FECHA DE
Elaborar la Tabla de Valoración Documental (TVD) para organizar

8 los fondos acumulados y el Banco Terminológico de Tipos, Series y Programa de Gestión Documental
Subseries Documentales (BANTER).
Continuar con el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación Plan Estratégico de Tecnologías de la
9
(SIC) para su aprobación y aplicación Información y las Comunicaciones
(PETIC)
Plan de Acción - Departamento
Implementar la articulación del documento físico con el documento
Administrativo de Tecnologías de la
electrónico a través del proyecto de la Plataforma Integradora.
Información y las Comunicaciones
10
Plan de Acción – Departamento
Fortalecer la gestión y conservación del documento físico y la
Administrativo de Desarrollo e
implementación y preservación del documento digital.
Innovación Institucional
Comprometer a Secretarios, Directores de Despacho y Jefes de
Oficina sobre el cumplimiento legal del Programa de Gestión
Documental y llevar el tema a Consejo de Gobierno frente a los
procesos de empalme entre Gobierno entrante y saliente.
Desarrollar el Plan de Capacitaciones en Gestión Documental. Programa de Gestión Documental
Implementar un sistema de autoformación basado en plataformas e-
Plan Institucional de Capacitaciones
Learning.
12
Fortalecer el desarrollo de la Escuela de gestión documental Programa de Gestión Documental
Publicación de notas informativas semanales en la intranet sobre
Gestión Documental.
Contar con el personal idóneo y necesario para desarrollar la función
13 Plan de Acción
archivista.
Realizar seguimiento del paz y salvo documental en los casos de Plan de Acción – Departamento
14 retiro, traslado, entrega de cargos en la entidad. (Entrega del Cargo Administrativo de Desarrollo e
MATH02.06.06.18P03F01) Innovación Institucional
Elaborar y formular los programas específicos del Programa de
Gestión Documental.
Programa de Gestión Documental /
Asesorar y orientar a los Organismos que faltan por implementar el
16 Plan de acción organismos que faltan
Centro de Documentación y Correspondencia (CDC).
implementar el CDC.
Fortalecer el plan de trabajo de Digitalización para las series
documentales de conservación total.
Oficializar el Diagnóstico integral de Archivos Programa de Gestión Documental
Establecer por política del Consejo Superior de Desarrollo
Administrativo las Autoevaluaciones anuales de la función Programa de Gestión Documental
18
archivística en los Organismos.
Implementar la Autoevaluación de la función archivística (AFA)
Plan de Acción
anual en los Organismos.
9. HERRAMIENTA DE SEGUIMIENTO
Para el seguimiento del Plan Institucional de Archivos (PINAR) se identificaron veinticinco

(25) objetivos y ciento tres (103) actividades, para lo cual se utilizará la herramienta de
seguimiento para cada uno de los planes, programas y proyectos aplicables y la unidad
Página 22 de 32
FECHA DE
de medida de la ejecución realizada.
Tabla N° 7 Herramienta de seguimiento.
PLANES /
N PROGRAMAS RESPONSABLE OBJETIVOS ACTIVIDADES MEDIDA
° / PROYECTOS
Despacho Alcalde – Actualizar los requerimientos técnicos del
Departamento proyecto.
Administrativo de Consolidar la encuesta archivística e información
Desarrollo e sobre el nivel de organización de inventarios
Innovación documentales.
Elaborar y
Institucional– Analizar los cambios resultantes con los Aprobación
Plan de Presentar el
Departamento requerimientos presentados. Proyecto Archivo
1 Desarrollo Proyecto Archivo
Administrativo de Actualizar el documento de requerimientos General
Municipal General del
Contratación técnicos del proyecto. Municipal.
Municipio.
Pública – Unidad Presentar propuesta al Consejo Superior de
Administrativa Desarrollo Administrativo (CSDA) para su
Especial de Gestión aprobación.
de Bienes y
Servicios Decreto de Declaratoria de Bien de uso Público.
Departamento Proyectar oficio a la Unidad Administrativa
Administrativo de Estratégica de Gestión de Bienes y Servicios
Desarrollo e Conseguir y sobre la necesidad de un espacio o depósito de
Innovación acondicionar un archivo.
Depósito de
Institucional - depósito de Realizar documento técnico sustentando la
2 Plan de Acción archivo
Unidad archivo para necesidad de almacenamiento archivístico. acondicionado.
Administrativa recibir Realizar mesa de trabajo entre las partes
Estratégica de transferencias. interesadas para informar las condiciones
Gestión de Bienes y mínimas requeridas.
Servicios
Gestionar el Identificar los depósitos de archivo que requieran
mejoramiento de mejoramiento en sus instalaciones.
Número de
las condiciones
Identificar posibilidades de recursos por inversión depósitos de
actuales de los
o funcionamiento para mejorar las condiciones archivo
Secretarios y depósitos de
de los archivos. identificados en
Plan Anual de Directores de archivo ante la
3 Proyectar oficio a la Unidad Administrativa sus condiciones
Adquisiciones Despacho de los Unidad
Estratégica de Gestión de Bienes y Servicios mínimas para el
Organismos Administrativa
solicitando el mejoramiento de los depósitos almacenamiento
Especial de
identificados que resguardan patrimonio de documentos
Gestión de
documental. de archivo.
Bienes y
Servicios.
Identificar las necesidades de mobiliario Inclusión en el
Gestionar el requeridas para la salvaguardia del patrimonio Plan Anual de
mobiliario ante la documental. Adquisiciones las
Secretarios y Unidad Identificar posibilidades de recursos por inversión especificaciones
Plan Anual de Directores de Administrativa o funcionamiento para mejorar las condiciones técnicas de
4
Adquisiciones Despacho de los Especial de de los archivos. mobiliario
Organismos Gestión de Solicitar mediante oficio a la Unidad necesario para la
Bienes y Administrativa Especial de Gestión de Bienes y salvaguarda del
Servicios. Servicios, el mobiliario requerido. patrimonio
documental.
Sustentar las Elaborar documento técnico sobre las Inclusión en el
cantidades necesidades de dotación archivística en la Plan Anual de
necesarias de entidad. Adquisiciones las
Departamento dotación especificaciones
Administrativo de archivística Proyectar oficio sobre la responsabilidad que técnicas de los
Plan Anual de
5 Contratación necesarias con la tienen los Organismos en el cuidado y elementos
Adquisiciones
Pública – Todos los especificación salvaguardia del patrimonio documental bajo su archivísticos
Organismos técnica para ser custodia. necesarios para
incluidas en el desarrollar la
plan anual de función
compras. archivística.
Página 23 de 32
FECHA DE
PLANES /
° / PROYECTOS
Proyectar circular sobre la adopción del Plan de
Trabajo Archivístico Integral.
Proyectar circular sobre el cumplimiento legal de
tener los inventarios documentales para el
proceso de empalme entre gobierno entrante y
Desarrollar un saliente.
plan de trabajo en Realizar mesa de trabajo con los Organismos Número de
las reparticiones identificados que tienen bajo su custodia fondos segmentos de
Secretarios y acumulados y archivos inactivos sin inventariar
administrativas archivo de los
Planes de Directores de para socializar el Plan de Trabajo Archivístico
6 que requieran organismos que
Acción Despacho de los Integral con sus respectivas responsabilidades.
organizar e han organizado
Organismos Contratar por parte de los Organismos que
inventariar sus archivos de
archivos de poseen fondos acumulados personal idóneo para gestión.
gestión. su intervención archivística con sus respectivos
elementos de bioseguridad.
Realizar seguimiento sobre el grado de avance
de organización e inventario de fondos
acumulados y archivos.
Preparar informe sobre el avance de
organización de fondos acumulados y archivos.
Seleccionar grupo idóneo de personas para
Desarrollar intervenir fondos acumulados. Numero de
actividades de Suministrar elementos de protección y Organismos que
Secretarios y intervención de bioseguridad. poseen fondos
El Plan de Desarrollar actividades de limpieza y
Directores de fondos acumulados y
7 Conservación desinfección del fondo a intervenir.
Despacho de los acumulados que han
Documental
Organismos mediante un plan Realizar clasificación e identificación de realizado
de trabajo documentos. actividades de
archivístico. Levantar el inventario documental en el Formato intervención.
Único de Inventario Documental (FUID).
Compilación de información institucional a fin de
reconstruir la historia de la entidad.
Elaborar la Tabla Entrevista con productores documentales
de Valoración Análisis e información de la información Tabla de
Documental recolectada. Valoración
(TVD) para Diagnóstico en el que se establezca el nivel de Documental
organizar los organización del fondo elaboración. (TVD) aprobada
fondos
acumulados Presentar propuesta de TVD al Consejo Superior
Departamento de Desarrollo Administrativo (CSDA) para su
Administrativo de aprobación.
Desarrollo e Identificar los tipos documentales y series
Programa de Innovación documentales de la entidad.
8 Gestión Institucional – Clasificar los tipos documentales, series y
Documental Subdirección de subseries documentales generales y específicas.
Trámites, Servicios Banco
Elaborar Banco Desarrollar un esquema de registro de
y Gestión Terminológico de
Terminológico de construcción de un vocabulario controlado de
Documental Tipos, Series y
Tipos, Series y series documentales.
Realizar reagrupamiento de tipos y series Subseries
Subseries
documentales acorde con el término general y Documentales
Documentales
específico. (BANTER)
(BANTER).
Consolidar y preparar la información para aprobado.
desarrollar propuesta de BANTER.
Presentar propuesta de BANTER al Consejo
Superior de Desarrollo Administrativo (CSDA)
para su aprobación.
Plan Estratégico Departamento Continuar con el Desarrollar mesas de trabajo entre las partes Sistema
de Tecnologías Administrativo de desarrollo del involucradas. Integrado de
9 de la Desarrollo e Sistema Presentar el Plan de Conservación Documental. Conservación –
Información y Innovación Integrado de Presentar el Plan de Preservación Digital a Largo SIC – aprobado y
las Institucional - Conservación Plazo por parte de DATIC. validado.
Página 24 de 32
FECHA DE
PLANES /
° / PROYECTOS
Presentar propuesta del Sistema Integrado de
Conservación ante el Consejo Superior de
Desarrollo Administrativo (CSDA) para su
Comunicacione Departamento (SIC) para su
aprobación.
s (PETIC) Administrativo de aprobación y
las Tecnologías de aplicación
Plan de Acción - Implementar la Realizar mesas de trabajo entre el Departamento
Departamento articulación del Administrativo de Tecnologías de la Información
Administrativo Departamento documento físico y las Comunicaciones y Subdirección de
de Tecnologías Administrativo de con el documento Trámites, Servicios y Gestión Documental para Desarrollo de la
de la las Tecnologías de electrónico a definir roles y responsabilidades. Plataforma
Información y la Información y las través del Desarrollar plan de trabajo. Integradora
las Comunicaciones proyecto de la Evaluar y dar seguimiento a la articulación del
Comunicacione Plataforma documento físico con el documento electrónico a
s Integradora. través del proyecto de la Plataforma Integradora.
10 Realizar mesas de trabajo entre el Departamento
Fortalecer la Administrativo de Tecnologías de la Información
gestión y y las Comunicaciones y Subdirección de
Plan de Acción Trámites, Servicios y Gestión Documental.
conservación del
– Departamento Subdirección de Implementación
documento físico Definir las estrategias de preservación de
Administrativo Trámites, Servicios del MoReq
y la documentos digitales.
de Desarrollo e y Gestión Sistema de
implementación y Fortalecer la implementación de los metadatos
Innovación Documental Backup
preservación del en el sistema de gestión documental.
Institucional
documento Evaluación y seguimiento al fortalecimiento de la
digital. gestión y conservación del documento físico y el
documento digital.
Comprometer a Recopilar la información de carácter legal sobre
Secretarios, los procesos de empalme.
Circular sobre el
Directores de Identificar dentro del informe de empalme donde
cumplimiento de
Despacho y Jefes se relacionan el estado de los inventarios de la
la Política
de Oficina sobre entidad.
Consejo Superior de Archivística y la
el cumplimiento Proyectar Circular para la firma del presidente del
Desarrollo obligación legal
legal del Consejo Superior de Desarrollo Administrativo.
Administrativo – de entregar los
Programa de Programa de Enviar por Orfeo la Circular al gabinete y
Departamento inventarios
11 Gestión Gestión gabinete extendido municipal, asesores y jefes
Administrativo de documentales de
Documental Documental y de apoyo a la unidad de gestión o quien haga
Desarrollo e cada organismo
llevar el tema a sus veces.
Innovación frente al proceso
Consejo de Realizar seguimiento a la aplicación de la circular
Institucional de empalme
Gobierno frente a frente a los inventarios documentales. entre gobierno
los procesos de
entrante y
empalme entre
saliente.
Gobierno entrante
y saliente.
Estructurar los temas de capacitación en gestión
documental acorde con los hallazgos
administrativos al proceso de gestión
documental.
Programar capacitaciones acorde a las Número de
Desarrollar el
Subdirección de solicitudes recibidas. capacitaciones
Programa de Plan de
Trámites, Servicios realizadas en
Gestión Capacitaciones Dar capacitación, resolver dudas de los
y Gestión gestión
Documental en Gestión asistentes, pasar listado de asistencia y tomar
Documental documental
Documental. registro fotográfico.
anualmente.
Levantar acta y listado de asistencia de la
12 capacitación.
Entregar acta firmada para numeración y
archivamiento.
Realizar mesa de trabajo con el área de
Subdirección Implementar un capacitaciones de Talento Humano para Sistema de
Estratégica de sistema de desarrollar de manera virtual el proyecto de autoformación
Plan
Talento Humano autoformación capacitaciones en gestión documental. basado en
Institucional de
( Proceso de basado en plataformas e-
Capacitaciones Definir plataforma e-Learning.
Estimulo y plataformas e- Learning
Capacitaciones) Learning. Definir propuesta de temáticas en gestión implementado.
documental.
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FECHA DE
PLANES /
° / PROYECTOS
Elaborar vídeos específicos en gestión
documental.
Cargar el contenido en la plataforma e-Learning.
Realizar pruebas de acceso.
Definir los temas de cada Escuela de Gestión
Documental.
Asignar responsables de cada Escuela.
Desarrollar Presentación de cada Escuela por Número de
Fortalecer el parte del responsable.
Subdirección de Escuela de
Programa de desarrollo de la
Trámites, Servicios Reservar el sitio donde se desarrollaran las gestión
Gestión Escuela de
y Gestión escuelas. documental
Documental Gestión
Documental Atender la logística del evento. realizadas
Documental
Dictar la Escuela y atender dudas del público anualmente.
presente.
Levantar acta por parte del expositor.
Entregar acta firmada para numeración y archivo.
Definir el tema de la nota de la semana acorde Número de notas
Publicación de
con las actividades desarrolladas y generadas informativas
notas
Subdirección de dentro del proceso de gestión documental y semanales
Programa de informativas
Trámites, Servicios enviarla para su publicación. publicadas en la
Gestión semanales en la
y Gestión intranet sobre
Documental intranet sobre
Documental Gestión
Gestión
Documental
Documental
anualmente
Definir necesidades de contratación acorde al Inclusión en el
volumen y estado de inventarios y disponibilidad manual de
presupuestal. funciones las
Contar con el Contratar personal idóneo para desarrollar la competencias
Secretarios y
personal idóneo y función archivista en el organismo contratante. generales,
Directores de
13 Plan de Acción necesario para específicas y
Despacho de los
desarrollar la conductas
Organismos
función archivista asociadas para
los cargos que
exigen formación
archivista
Subdirección Realizar
Plan de Acción Estratégica del seguimiento del
Formato Entrega
– Departamento Talento Humano paz y salvo
del Cargo
Administrativo -Departamento documental en Realizar seguimiento a la implementación del
14 MATH02.06.06.1
de Desarrollo e Administrativo de los casos de formato.
8P03F01
Innovación Desarrollo e retiro, traslado,
implementado.
Institucional Innovación entrega de cargos
Institucional en la entidad
Realizar el análisis y diagnóstico para la
elaboración de cada programa específico del
Subdirección de Identificar las partes involucradas para
Tramites, Servicios Elaborar y desarrollar mesas de trabajo para cada programa
específico del Programa de Gestión Documental. Programas
y Gestión formular los
Desarrollar la formulación de cada programa específicos del
Programa de Documental - programas
específico del Programa de Gestión Documental. Programa de
15 Gestión Departamento específicos del
Gestión
Documental Administrativo de Programa de Presentar propuesta de los programas
Documental
Desarrollo e Gestión específicos al Consejo Superior de Desarrollo
aprobados.
Innovación Documental. Administrativo (CSDA) para su aprobación.
Institucional Publicar los programas específicos del Programa
de Gestión Documental.
Divulgar y socializar los programas específicos
del Programa de Gestión Documental.
Programa de Secretarios y Asesorar y Identificar los Organismos que faltan por Número de
16 Gestión Directores de orientar a los implementar el Centro de Documentación y Asesorías y
Documental / Despacho de los Organismos que Correspondencia (CDC). orientaciones a
Página 26 de 32
FECHA DE
PLANES /
° / PROYECTOS
Proyectar Circular a los Organismos identificados los Organismos
faltan por sobre el cumplimiento de la política de los Centro que faltan por
Plan de acción implementar el de Documentación y Correspondencia. implementar los
todas las Organismos Centro de Informar a al Departamento Administrativo de Centro de
dependencias Documentación y Control Interno sobre el grado de implementación Documentación y
Correspondencia. de los CDC en la entidad. Correspondencia
.
Subdirección de Informar a los delegados del Equipo Técnico de
Tramites, Servicios Fortalecer el plan Archivo (ETA) sobre la necesidad de digitalizar Número de
y Gestión de trabajo de series documentales de Conservación Total. series
Programa de Documental - Digitalización Proyectar Circular al nivel directivo sobre la documentales de
17 Gestión Departamento para las series necesidad de digitalizar series de conservación conservación
Documental Administrativo de documentales de total. total e imágenes
Desarrollo e conservación digitalizadas por
Divulgar las condiciones mínimas requeridas
Innovación total. Organismo.
para la digitalización de documentos.
Institucional
Consejo Superior de Presentar y sustentar ante el Consejo Superior
Desarrollo de Desarrollo Administrativo el Diagnóstico
Administrativo - Oficializar el integral de Archivos.
Programa de Diagnóstico
Departamento Diagnóstico Oficialización del Diagnóstico integral de
Gestión integral de
Administrativo de integral de Archivos.
Documental Archivos
Desarrollo e Archivos
aprobado
Innovación
Institucional
Sustentar ante el Consejo Superior de Desarrollo
Establecer por Administrativo la necesidad de implementar la Aprobación de la
política del Autoevaluación Anual de la Función Archivística Autoevaluación
Consejo Superior (AFA) en los Organismos. Anual
Todos los de Desarrollo Aprobación del formato de Autoevaluación Anual Institucional de la
Programa de
organismos de la Administrativo las de la Función Archivística (AFA). función
Gestión
Administración Autoevaluaciones archivística por
Documental Validar ante la Subdirección de Gestión
Municipal anuales de la parte del Consejo
Organizacional el formato de Autoevaluación
función Superior de
18 Anual de la Función Archivística (AFA).
archivística en los Desarrollo
Organismos. Implementación del formato de Autoevaluación Administrativo.
Anual de la Función Archivística (AFA).
Socializar ante el Equipo Técnico de Archivo
(ETA) la aprobación de la Autoevaluación de la
función archivística (AFA) anual en los
Organismos.
Implementar la Proyectar Circular al nivel directivo sobre el Número de
Todos los Autoevaluación cumplimiento de la autoevaluación. autoevaluaciones
Planes de organismos de la de la función Desarrollar las autoevaluaciones de la función de la función
acción Administración archivística (AFA) archivística (AFA) anual en los Organismos. archivística
Municipal anual en los Consolidar la información recogida de las (AFA) realizas
Organismos. autoevaluaciones de la función archivística (AFA) anualmente.
anual en los Organismos.
Presentar informe institucional de la
Autoevaluación de la función archivística en la
entidad.
10. GLOSARIO
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a

la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
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FECHA DE
ASPECTO CRÍTICO: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística que

presenta la entidad, como resultado de la evaluación de la situación actual.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de

los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez
finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados

archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico funcional del productor, acumulados
en un proceso natural, por una institución en el transcurso de su gestión.
BANCO TERMINOLÓGICO DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES

(BANTER): Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries
y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.
CENTRO DE DOCUMENTACION Y CORRESPONDENCIA (CDC): El Centro de

Documentación y Correspondencia, es el lugar donde se termina el trámite de los documentos
del Sistema de Gestión Documental Orfeo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
CUSTODIA: Responsabilidad jurídica (temporaria o definitiva) del cuidado, protección y

conservación de documentos de los cuales no se conserva la propiedad.
DEPENDENCIA: Área funcional creada en la estructura organizacional de los organismos

y las entidades municipales, a la que se distribuye o asigna funciones para el
cumplimiento del propósito, atribuciones y funciones del respectivo ente público.
DEPOSITO DE ARCHIVO DE GESTIÓN: Lugar destinado exclusivamente para la

Administración, organización y conservación de las Series documentales de una
dependencia, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención
estipulados en la Tabla de Retención Documental.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. Abarca tanto la información contenida

en el documento en si, como las diferentes formas que estos podrían tener tales como los
documentos escritos, los discos duros de computador, disquetes, CD, cintas de vídeo,
audio y afiches, entre otros.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL (FUID): Instrumento de

recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
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FECHA DE
asuntos de un fondo documental.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación
o conservación permanente.
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
GESTIÓN ÉTICA: Proceso mediante el cual la entidad asume su responsabilidad social y

cumple con los fines sociales que ordena la constitución y la ley.
HABEAS DATA: Es el derecho que tienen todas las personas de conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y los
demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección,
tratamiento y circulación de datos personales
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS: Herramientas con propósitos específicos, que tienen

por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la
función archivística.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE REGISTRO: Indice utilizado para describir

en forma ordenada, los formatos del mapa documental de la Administración Central
Municipal.
METADATOS: Datos acerca de los datos o la información que se conoce acerca de la

imagen para proporcionar acceso a dicha imagen.
MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN (MIPG): Es un marco de

referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión
de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los
planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con
integridad y calidad en el servicio.
MODELO DE REQUISITOS (MOREQ): Es un instrumento de planeación el cual formula

los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de
las entidades.
MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS: Estándar organizacional que soporta

la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y
Página 29 de 32
FECHA DE
visión institucional, orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en
su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución
eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
ORGANISMO: Ente público creado por el Concejo Municipal, perteneciente al Sector

Central de la Administración Municipal y cuyo objeto es la formulación de políticas, planes,
programas o proyectos, y en su ejecución cuenta con autonomía administrativa.
PLAN: Instrumento que permite determinar objetivos, metas prioridades y estrategias de

manera general definidas para un periodo de tiempo.
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (PINAR): Es un instrumento para la planeación de

la función archivística, el cual se articula con los demás planes y proyectos estratégicos
previstos por la entidad.
PLAN DE CONTROL: Instrumento de la metodología institucional que establece los

puntos críticos a controlar de las actividades del proceso / subproceso, los criterios para
realizar el control, el método, equipo requerido y su frecuencia de realización.
PLAN DE ACCIÓN Instrumento de programación anual de las metas del plan de

desarrollo que permite a cada dependencia de la administración orientar su quehacer
para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo. A la vez, es el
instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento y la autoevaluación.
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta

estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro años, para alcanzar
objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
PROCEDIMIENTO: Forma establecida para llevar a cabo una actividad o un proceso, en

la cual se debe definir quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.
PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para

generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. La
Administración Municipal de Santiago de Cali define para su Modelo Operativo por
Procesos que estos se clasifican en Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Es el plan elaborado por cada sujeto

obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con
fines de conservación permanente o eliminación.
PROGRAMA DE PRESERVACION: Conjunto de disposiciones destinadas a garantizar la
Página 30 de 32
FECHA DE
accesibilidad permanente a los materiales digitales de archivo.
RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el

normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO: Es una herramienta de gestión

documental de software libre amparada bajo la licencia GNU GPL altamente escalable,
desarrollada bajo PhP que incorpora la idea de "fractalizar procesos" para facilitar la
gestión de los documentos de cualquier empresa.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas

entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos
archivísticos.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia
en cada etapa del ciclo vital.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Unidad que gestiona de manera centralizada y

normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones,
de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
Página 31 de 32
FECHA DE
11. BIBLIOGRAFIA
 Ley General de Archivos 594 de 2000.

 Manual de formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR, Archivo General de
la Nación, 2014.
 Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura.
 Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Santiago de Cali.
 Informe de Gestión y Desempeño Institucional MIPG, de la Función Pública de abril
2017 y 2018.
 Resultados de Auditoria Interna al Proceso de Gestión Documental.
 Decreto Municipal N° 411.0.20.0252 del 29 de Abril de 2016.
Página 32 de 32

Pinar - 2020-2031

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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL MAGT04.03.14.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE DESARROLLO E INNOVACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE TRÁMITES, SERVICIOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

PINAR 2020 – 2031

INSTANCIA DE APROBACIÓN CONSEJO SUPERIOR DE DESARROLLO

MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI

El Plan Institucional de Archivos –PINAR-, es un instrumento de planificación en materia

La Alcaldía de Santiago de Cali en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de

Es importante señalar que las entidades públicas sin la planeación de su función

apropiación de la información y la participación ciudadana; sino se tiene una gestión

2.1. Misión del Municipio de Santiago de Cali

2.2 Visión del Municipio de Santiago de Cali

Convirtiéndose en modelo de política social en el país, promoviendo la construcción de

Consolidando la relación de Santiago de Cali con sus municipios vecinos, convirtiéndose

2.3 GESTIÓN ÉTICA

La Administración del Municipio de Santiago de Cali, expidió el Decreto N° 411.0.20.0252

2.4 ESTRUCTURA ORGANICA

De conformidad con el decreto extraordinario No. 411.0.20.0516 del 28 de septiembre de

3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

La Alcaldía de Santiago de Cali se compromete con la conservación y preservación de los

4. IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL ARCHIVISTICA

El Programa de Gestión Documental realizó entre el 2017 y 2018, el diagnóstico de la

Por la ausencia de un archivo central municipal, la entidad se ha visto en la necesidad

Esta situación ha conllevado a que se generen hallazgos administrativos por parte de la

operativas del proceso y la carencia de aplicación de instrumentos archivísticos en el

Del mismo modo, el Informe de Gestión y Desempeño Institucional MIPG, de la Función

5. ESTADO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD

El Archivo General de la Nación en su guía metodológica y a través de unos criterios de

Tabla N° 1 Estado de la Gestión Documental

A Se considera el ciclo vital de los

En el siguiente cuadro presenta el balance consolidado de los ejes articuladores impactados

Ejes Articuladores Si No Total

De los cincuenta (50) criterios que maneja la evaluación de la gestión documental

6. DEFINICIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

Los aspectos críticos identificados desde Programa de Gestión Documental de la Alcaldía

Tabla No.2 Aspectos críticos.

Incumplimiento de la Ley General de Archivos y Normas Desarrollar

6.1 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES

1. Administración de archivos: Involucra aspectos de infraestructura, personal,

2. Acceso a la información: incluye aspectos de transparencia, la participación y el

3. Preservación de la información: incluye aspectos de conservación y

4. 4. Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: Abarca aspectos de

5. Fortalecimiento y seguridad: Involucra la armonización de la gestión documental

Tabla N°3. Priorización de Aspectos Críticos

PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRITICOS

Archivos de gestión, inactivos y fondos

Tabla N°4 Aspectos Críticos y Ejes Articuladores.

ASPECTO CRITICO EJE ARTICULADOR TOTAL

7. OBJETIVOS ESTRATEGICOS DOCUMENTALES

A partir de los aspectos críticos encontrados en la gestión documental de la entidad se

Gestionar el mejoramiento de las condiciones

Implementar la articulación del documento físico Plan de Acción - Departamento

Falta desarrollar la totalidad de los programas

Falta de digitalización de series documentales de Fortalecer el plan de trabajo de Digitalización para

Ausencia de la autoevaluación de la función Establecer por política del Consejo Superior de

Los planes y proyectos asociados con la gestión documental contenidos en el Plan

Conseguir y acondicionar un depósito de archivo para recibir

Elaborar la Tabla de Valoración Documental (TVD) para organizar

Para el seguimiento del Plan Institucional de Archivos (PINAR) se identificaron veinticinco

de medida de la ejecución realizada.